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Code source wiki de Récoler des biens

Version 102.1 par Doriane Bautista le 2025/07/30 09:31
Afficher les derniers auteurs
1 (% class="wikigeneratedid" %)
2 (% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**
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4 |(% style="width:840px" %)(((
5 (((
6 (% class="box" %)
7 (((
8 Le récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.
9
10 Ce guide vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre du récolement décennal dans Flora.
11 )))
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13 (((
14 = Qu'est-ce que le récolement décennal ? =
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16 Le récolement décennal vise à vérifier la présence, la localisation, l’état de conservation et la conformité à l’inventaire des biens appartenant aux collections des musées de France, conformément à l’article L.451-2 du Code du patrimoine et l’arrêté du 25 mai 2004. Il permet :
17
18 * De s'assurer de la **traçabilité des biens**,
19 * De corriger les **écarts** entre la réalité physique et les données inventoriées,
20 * D’identifier **les biens manquants, à régulariser **ou** à documenter**,
21 * De garantir la continuité et la fiabilité de la gestion des collections.
22
23 Cette vérification doit être menée **tous les dix ans **sur l’ensemble des collections, y compris celles en dépôt. Elle donne lieu à un procès-verbal signé par le responsable des collections. Les cas particuliers (radiation, disparition, double inventaire…) sont également encadrés réglementairement.
24
25 = Comment fonctionne le récolement dans Flora ? =
26
27 Le récolement dans Flora repose sur trois tables principales :
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29 (% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea; width:147px" %)**Espace de travail**|(% style="background-color:#cbcbea; width:140px" %)**Table**|(% style="background-color:#cbcbea; width:314px" %)**Rôle**|(% style="background-color:#cbcbea; width:205px" %)**Exemple / Utilisation **
30 |(% style="width:147px" %)Décrire|(% style="width:140px" %)Emplacements|(% style="width:314px" %)Structure l'espace muséal de manière hiérarchique. Sert de base à la planification.|(% style="width:205px" %)Musée Flora > Réserves > A - Réserve peinture > Grille A-01
31 |(% style="width:147px" %)Récoler|(% style="width:140px" %)Campagnes de récolement|(% style="width:314px" %)Permet de planifier les opérations par décennie et de créer des sous-campagnes par emplacement ou par panier. |(% style="width:205px" %)Campagne décennale 2025 > Sous-campagne Réserves textiles
32 |(% style="width:147px" %)Récoler|(% style="width:140px" %)Notices de récolement|(% style="width:314px" %)Enregistre les constats réalisés pour chaque bien pendant une campagne. |(% style="width:205px" %)Bien 1987.1.45 : localisé, état bon, marqué sur le bien, conforme au registre.
33
34 == Préparer la base avant de récoler ==
35
36 Avant toute planification dans Flora, certains prérequis sont indispensables :
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38 1. (((
39 **Une arborescence à jour des emplacements** dans la base (table d'autorité Emplacements) :
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41 * Chaque lieu physique contenant des biens doit être saisi et structuré correctement.
42 * Les biens doivent être **localisés dans ces emplacements** dans leur notice documentaire.
43 )))
44 1. (((
45 **Une saisie documentaire suffisamment avancée** :
46
47 * Les biens doivent être présents dans la base (au moins avec une fiche minimale).
48 * Les champs d’identification principaux doivent être renseignés (numéro d’inventaire, domaine, etc.).
49 )))
50 1. (((
51 **Des localisations fiables** :
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53 * Si les localisations ne sont pas à jour, les listes générées risquent d’être inexactes.
54 * Il est donc important de **synchroniser la base avant la campagne**.
55 )))
56 1. (((
57 **Un périmètre clair** :
58
59 * Que souhaite-t-on récoler ? Une salle, une réserve, un type de bien, des dépôts ?
60 * Cela déterminera la méthode à privilégier (par emplacement ou par panier).
61 )))
62
63 == Étapes du récolement dans Flora ==
64
65 Une fois les prérequis vérifiés, le récolement dans Flora s’organise selon une séquence claire en 5 étapes clés :
66
67 1. **Créer la campagne**
68 Définir la période, indiquer le numéro de récolement et les objectifs.
69 1. **Créer les sous-campagnes**
70 À partir d’un emplacement ou d’un panier de biens.
71 1. **Ajouter les biens à récoler**
72 Automatiquement ou manuellement.
73 1. **Effectuer le récolement**
74 En saisie directe ou déconnectée (RecolApp).
75 1. **Clôturer la campagne et produire le procès verbal**
76 Valider les résultats, consigner les anomalies, éditer le procès-verbal.
77
78 == Fonctionnalités du module Récolement ==
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80 Le module Récolement de Flora intègre un ensemble de fonctionnalités clés permettant de structurer, piloter et documenter l’ensemble des opérations de récolement, depuis la planification jusqu’à l’analyse des résultats :
81
82 (% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Fonction**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Détail**
83 |Planification|Définir un périmètre, une période, une équipe
84 |Saisie|Constater la présence, l'état, la localisation réelle, l’état de conservation
85 |Comparaison automatique|Met en évidence les écarts entre localisation de référence et localisation observée
86 |Rapports et exports|Génère des états de suivi, de synthèse ou d’anomalies
87 |Historique|Trace toutes les opérations de récolement avec leur date, leur résultat, et la personne responsable
88 |Liens aux documents|Ajout possible de fiches, constats, photos
89 |Compatible avec la relocalisation|Un bien non localisé ne peut pas être récolé : le récolement pousse à l’utilisation de la relocalisation en amont
90
91 = Planifier les campagnes de récolement =
92
93 La campagne est l’unité centrale de planification dans Flora : elle structure le travail de récolement sur une période donnée, à travers des sous-campagnes (espaces à récoler).
94
95 == Créer une campagne de récolement ==
96
97 1. Rendez-vous dans l’espace de travail **Récoler** > Menu** Récolement** > Sous-menu **Campagne récolmt.**
98 1. Cliquez sur le bouton créer.
99 1. Renseignez les champs requis (libellé, numéro de récolement, dates, etc.).
100 1. Cliquez sur Enregistrer. La campagne est créée, vous pouvez maintenant y ajouter des sous-campagnes.
101
102 (% class="box infomessage" %)
103 (((
104 **Astuce** : vous pouvez **choisir de masquer ou d'afficher la description de la campagne** lors de sa visualisation.
105 )))
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107 [[Campagne de récolement → bouton créer.>>image:1752844034622-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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109
110 [[Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.>>image:1752844118678-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111
112
113 [[Résultat → Campagne de récolement créée. Possibilité de masquer-démasquer la description de la campagne.>>image:1752844204524-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
114
115
116 === Numéro de récolement vs numéro de la campagne : quelle différence ? ===
117
118 Lors de la création d’une campagne de récolement dans Flora, deux champs jouent un rôle structurant dans l’organisation et le suivi à long terme :
119
120 |(% style="background-color:#cbcbea" %)**Champ**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Définition**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Exemple / Utilisation**
121 |**Numéro de récolement**|Identifie le cycle décennal de récolement en cours.|En 2022, on renseigne **2** (deuxième décennie : 2015–2025).
122 |**Numéro de la campagne**|Permet de numéroter les campagnes menées dans un même cycle décennal.|**1** pour la première campagne de 2015, **2** pour celle de 2017, etc. Sert au suivi chronologique et à la planification progressive.
123
124 Ce double repérage facilite **le pilotage multi-années** du récolement et l’édition des bilans décennaux exigés réglementairement.
125
126 [[Ex. Création de la 12e campagne du second récolement.>>image:1753784941571-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
127
128 == Ajouter des sous-campagnes ==
129
130 Flora permet de créer des sous-campagnes de récolement selon deux approches complémentaires, en fonction de vos besoins et de votre organisation :
131
132 (% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Méthode**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Principe**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Cas d’usage privilégié**
133 |**Par emplacement**|Basée sur la **hiérarchie des emplacements physiques** saisie dans la base (ex. : bâtiment > salle > vitrine).|Idéal pour un récolement **progressif par zone** : salle, étage, réserve…
134 |**Par panier**|Basée sur un **panier de notices de biens**, constitué selon vos critères (domaines, typologies, statuts, etc.).|Utile pour créer un **corpus ciblé** : peintures du XIXe, instruments de musique, dépôts extérieurs…
135
136 === Créer une sous-campagne à partir d'un emplacement à récoler ===
137
138 1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter un emplacement à récoler**.
139 1. Renseignez les champs requis : **libellé**, **emplacement concerné**, **dates**, etc.
140 1. Cliquez sur **Enregistrer**. La sous-campagne est créée, mais elle ne contient encore aucun bien. Il faut maintenant **ajouter les biens à récoler** dans l’emplacement pour générer les notices de récolement.
141
142 [[Campagne → bouton ajouter un emplacement à récoler.>>image:1752848188511-734.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
143
144
145 [[Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.>>image:1752848287528-181.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
146
147
148 ==== Lier les biens à récoler dans l'emplacement ====
149
150 1. Depuis la sous-campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.
151 1. Recherchez les notices de biens dans l’emplacement sélectionné.
152 1. Sélectionnez les notices à récoler.
153 1. Cliquez sur **Valider**,** **puis confirmez l'ajout en cliquant sur **Oui**. Les notices de récolement sont générées automatiquement pour les biens sélectionnés.
154
155 [[Sous-campagne de récolement  →  bouton ajouter des biens à récoler.>>image:1752848549573-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
156
157
158 [[Focus → fonctionnalités fenêtre d'ajout des biens à récoler par emplacement.>>image:1753691090075-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
159
160
161 [[Ajouter des biens à récoler → filtre par emplacement. Sélection des notices et validation.>>image:1752849192912-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
162
163
164 [[Ajouter des biens à récoler → message de confirmation. >>image:1752849300133-140.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
165
166
167 [[Résultat sous-campagne de récolement → notices de biens à récoler créées. >>image:1752849341105-592.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
168
169
170 === Créer une sous-campagne à partir d'un panier ===
171
172 1. **Préparez un panier** contenant les notices de biens à récoler.
173 1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler depuis un panier.**
174 1. Sélectionnez le panier concerné et **remplissez les champs requis.**
175 1. Cliquez sur **Valider.**
176
177 Flora effectue automatiquement les opérations suivantes :
178
179 * Création des **sous-campagnes** à partir des **emplacements les plus hauts** communs aux notices.
180 * Génération des **notices de récolement** pour chaque bien inclus.
181
182 (% class="box warningmessage" %)
183 (((
184 Si le panier contient plus de **2000 biens**, Flora répartit automatiquement les notices dans plusieurs sous-campagnes, en fonction des emplacements.
185 )))
186
187 [[Campagne de récolement  →  bouton** **ajouter des biens à récoler depuis un panier.>>image:1752850578506-261.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
188
189
190 [[Création de la sous-campagne à partir d'un panier → saisie des données et validation.>>image:1752850630973-190.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
191
192
193 [[Résultat → sous-campagne créée et bien à récolés automatiquement générés. >>image:1752851075877-338.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
194
195
196 == Naviguer entre campagne et sous-campagne ==
197
198 * Pour **ouvrir une sous-campagne** depuis la campagne, cliquez sur la **loupe associée à l’emplacement lié**.
199
200 [[Campagne → loupe pour ouvrir la sous-campagne 2-10-2.>>image:1753691802617-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
201
202
203 [[Résultat →  ouverture de la sous-campagne de récolement.>>image:1753692311188-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
204
205
206 * Pour **revenir à la campagne** depuis une sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée à la campagne**, en haut à droite de l’écran.
207
208 [[Sous-campagne → loupe pour revenir à la campagne.>>image:1753691951692-221.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
209
210
211 [[Résultat → retour sur la campagne.>>image:1753692262168-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
212
213
214 == Éditer le planning d'une campagne ==
215
216 Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le format d’impression** Liste des emplacements**.
217 Ce document affiche les **dates prévisionnelles de récolement** des espaces liés à la campagne, et peut ensuite être **imprimé pour diffusion ou affichage**.
218
219 [[Campagne → choix format d’impression** Liste des emplacements**. >>image:1753692557528-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
220
221
222 [[Résultat → ouverture d'une nouvelle fenêtre : liste des sous-campagnes et dates prévisionnelles de récolement. >>image:1753692577956-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
223
224
225 = Récoler les biens =
226
227 Une fois les campagnes et sous-campagnes créées, la phase de récolement peut débuter. Le récolement s’effectue depuis les sous-campagnes. Selon les cas, vous pouvez valider les biens sans anomalie, modifier plusieurs notices en lot ou saisir les constats directement dans chaque fiche.
228
229 == Filtrer les biens à récoler dans une sous-campagne ==
230
231 Vous pouvez **filtrer les notices de récolement** pour cibler plus facilement les biens concernés.
232
233 Les filtres disponibles portent sur :
234
235 * **Le numéro d’inventaire**
236 * **L'emplacement de référence théorique**
237 * **L'état d’avancement** (ex. : en attente de récolement, récolé avec suite à donner, détruit,...)
238
239 Pour activer les filtres :
240
241 1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements**
242 1. Indiquez les **critères de filtrage** souhaités
243 1. Cliquez sur **Valider** : seules les notices correspondant aux critères s’affichent.
244
245 (% class="box infomessage" %)
246 (((
247 Ces filtres sont particulièrement utiles pour isoler les objets en attente ou répartir le travail par zone.
248 )))
249
250 [[Ex. Filtres sur les biens à récoler par emplacement théorique et état d'avancement.>>image:1753693905391-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
251
252
253 [[Résultat → affichage des biens en attente de récolement de l'étagère G-01-A-01.>>image:1753694138543-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
254
255
256 Pour désactiver le filtre :
257
258 1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements.**
259 1. Cliquez sur le bouton **Effacer** pour revenir à la liste complète.
260
261 [[Bouton effacer le filtre.>>image:1753694265836-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
262
263
264 == Récoler des biens par action rapide ==
265
266 L’action rapide permet de valider un ou plusieurs biens directement depuis la liste, sans ouvrir les notices de récolement. Elle s’utilise uniquement lorsque aucun constat ou anomalie n’est à signaler.
267
268 Cette validation automatique renseigne les champs suivants :
269
270 * **Récolé le**
271 * **Récolé par**
272 * **État d'avancement** : récolé sur pièce et sur place
273 * **Conformité avec le registre** : Oui
274
275 === Récolement unitaire ===
276
277 1. **Positionnez-vous sur le bien à récoler** dans la sous-campagne.
278 1. **Cliquez sur le tampon** (action rapide) associé à la notice.
279 1. (((
280 Indiquez :
281
282 * Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé
283 * La **date de récolement**, si différente de celle proposée
284 )))
285 1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer l'opération.
286
287 [[Récoler un bien sur pièce et sur place par action rapide → saisie des données et validation.>>image:1753694394791-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
288
289
290 [[Message de confirmation.>>image:1753694774887-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
291
292
293 [[Résultat → bien récolé sur pièce et sur place.>>image:1753694819576-878.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
294
295
296 === Récolement par lot ===
297
298 1. **Sélectionnez les notices de biens à récoler** : cochez plusieurs lignes dans la liste des biens à récoler.
299 1. **Cliquez sur l’icône tampon**, qui se trouve dans la **barre d’outils des récolements.**
300 1. (((
301 Renseignez :
302
303 * Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé
304 * La **date de récolement**, si différente de la date du jour
305 )))
306 1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer.
307
308 (% class="box infomessage" %)
309 (((
310 Astuce : utilisez les **filtres** pour isoler plus facilement les biens concernés avant de lancer l’action par lot.
311 )))
312
313 [[Sélection des notices à récoler en lot et clic sur le tampon.>>image:1753695447493-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
314
315
316 [[Récoler sur pièce et sur place par lot → saisie des données et validation.>>image:1753695502865-294.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
317
318
319 [[Message de confirmation.>>image:1753695520521-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
320
321
322 [[Résultat → cinq biens récolés sur pièce et sur place.>>image:1753695559458-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
323
324
325 == Compléter les notices après une action rapide ==
326
327 Lorsque vous utilisez l'action rapide certains champs (constat sur le numéro d'inventaire, état sommaire...) ne sont pas automatiquement renseignés. Vous pouvez les compléter a posteriori grâce à la **modification par lot**.
328
329 Deux cas de figure se présentent :
330
331 === Vous venez d’utiliser l’action rapide ===
332
333 1. Restez dans la sous-campagne et basculez en mode liste de résultats.
334 1. Dans la liste de résultats: filtrez sur les notices récolées sur pièce et sur place, puis, sélectionnez les notices concernées.
335 1. Lancez la modification par lot depuis la barre d’outils.
336
337 [[Sous-campagne de récolement  → bouton basculer en mode liste de résultats.>>image:1753798101538-780.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
338
339
340 [[Liste de résultats → filtre par état, sélection des notices et clic sur le bouton modifier par lot.>>image:1753798241006-189.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
341
342
343 [[Modification par lot → ajout d'un constat sur le numéro d'inventaire.>>image:1753798415579-667.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
344
345
346 [[Résultat → modification effectuée. Retour à la liste de résultats.>>image:1753798478529-138.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
347
348
349 === Vous souhaitez revenir sur des notices plus tard ===
350
351 1. Effectuez une recherche ciblée dans le menu **Hist. biens récolés** de l’espace de travail **Récoler **:
352
353 * Par **date de récolement** (index Récolé le) ;
354 * Par **agent récoleur** (index Récolé par) ;
355 * Par **état d’avancement**, en filtrant par exemple sur Récolé sur pièce et sur place.
356
357 (% start="2" %)
358 1. Une fois la sélection faite, cliquez sur Modifier le lot de fiches pour compléter les champs nécessaires.
359
360 [[Historique des biens récolés → Rechercher tous les biens récolés sur pièce et sur place le 29/07/2025, par l'administrateur Flora.>>image:1753798597551-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
361
362
363 [[Liste de résultats → sélection des notices et clic sur le bouton modifier par lot.>>image:1753798737285-467.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
364
365
366 [[Modification par lot → ajout d'informations sur la couverture photographique des oeuvres.>>image:1753798829168-525.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
367
368
369 [[Résultat → modification effectuée. Retour à la liste de résultats.>>image:1753798883229-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
370
371
372 == Récoler un bien via la notice de récolement ==
373
374 Vous devez passer par la **notice de récolement** dès qu’un **constat ou une anomalie** nécessite un traitement individualisé.
375
376 Cette méthode est **obligatoire** dans les cas suivants :
377
378 * Marquage défaillant ou absent
379 * État de conservation dégradé
380 * Non-conformité avec le registre ou la base
381 * Mauvaise localisation
382 * Bien non vu, détruit ou manquant
383 * Saisie d'un constat d'état complémentaire
384
385 (((
386 Procédure à suivre :
387
388 1. Positionnez-vous sur la notice du bien concerné dans la liste des biens à récoler.
389 1. Cliquez sur l’**icône crayon** pour modifier la **notice de récolement.**
390 1. (((
391 Renseignez les anomalies constatées :
392
393 * Précisez la **nature du problème dans les champs dédiés**
394 * Indiquez la ou les **suites à donner** (à traiter,à marquer, à inventorier, déposer plainte, etc.)
395 )))
396 1. Mettez à jour** la date, l'agent récoleur et l’état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, suites à donner).
397 1. Cliquez sur **Enregistrer **: la notice est à jour et intègre vos constats.
398
399 [[Choix d'une notice de bien à récoler et clic sur le bouton modifier.>>image:1753698865086-809.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
400
401
402 [[Notice de récolement → saisie des anomalies et enregistrement.>>image:1753698189331-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
403
404
405 [[Résultat → affichage du bien récolé avec suites à donner.>>image:1753698284257-229.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
406
407
408 == Naviguer entre notice de récolement, biens et sous-campagne ==
409
410 Une fois la notice de récolement mise à jour, vous pouvez à tout moment **consulter l’ensemble des données saisies** (constats, état d’avancement, suites à donner, etc.).
411
412 Procédure :
413
414 1. Rendez-vous dans la **liste des biens à récoler**
415 1. Repérez le bien concerné
416 1. Cliquez sur l’**icône loupe** située à gauche de la ligne du bien. Vous accédez à la **notice complète de récolement**, avec tous les champs renseignés et modifiables selon vos droits.
417 1. Pour revenir à la sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée**, en haut à droite de l’écran.
418
419 (% class="box infomessage" %)
420 (((
421 Astuce : vous pouvez également accéder à cette fiche depuis la notice du bien, via les champs **Récolement en cours** ou **Dernier récolement**.
422 )))
423
424 [[Depuis une sous-campagne → loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753698904656-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
425
426
427 [[Depuis un bien  → champ **Dernier récolement **: clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753707109840-484.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
428
429
430 [[Résultat → affichage de la notice de récolement avec les données saisies.>>image:1753698940640-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
431 )))
432
433
434
435 [[Notice de récolement → loupe pour revenir à la sous-campagne de récolement. >>image:1753712642619-341.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
436
437
438 [[Résultat → affichage de la sous-campagne de récolement.>>image:1753712721709-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
439
440
441 == Comprendre l’état d’avancement des notices de récolement ==
442
443 Dans chaque **sous-campagne**, les notices de biens sont accompagnées d’une **icône colorée** indiquant leur **état d’avancement**. Ces codes visuels vous permettent de **suivre facilement la progression du récolement** et d’identifier rapidement les situations à traiter.
444
445 Les icônes apparaissent dans la **colonne centrale**, à gauche de chaque ligne de bien :
446
447 |(% style="background-color:#cbcbea; width:122px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:672px" %)**État de la notice**
448 |(% style="width:122px" %)[[image:1753697301456-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé sur pièce et sur place; avec ou sans anomalies mineures, ou bien retrouvé
449 |(% style="width:122px" %)[[image:1753697279492-248.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé non vu, manquant ou détruit (anomalies majeures)
450 |(% style="width:122px" %)[[image:1753697256223-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien en attente de récolement
451
452 (% class="box infomessage" %)
453 (((
454 Astuce : vous pouvez **filtrer** les notices selon ces états grâce au **filtre par état d’avancement**.
455 )))
456
457 [[Sous-campagne de récolement → affichage des états d'avancement.>>image:1753697372537-107.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
458
459 == Relocaliser un bien pendant le récolement ==
460
461 Le récolement est souvent l’occasion de constater que certains biens ne se trouvent **pas à leur emplacement théorique**. Flora permet alors de **corriger la localisation** directement depuis la notice de récolement.
462
463 (% class="box warningmessage" %)
464 (((
465 La **relocalisation n'est effective** dans la notice du bien que si vous modifiez l’**état d’avancement** de la notice de récolement. La simple saisie d’un nouvel emplacement ne suffit pas.
466 )))
467
468 === Notions d'emplacements ===
469
470 Dans Flora, plusieurs types de localisation coexistent pour assurer un suivi rigoureux des mouvements des biens, notamment lors du récolement. Ce tableau vous aide à bien appréhender les différences :
471
472 (% class="active" %)|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
473 **Terme​**
474 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
475 **Définition​**
476 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
477 **Usage courant​**
478 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
479 **Évolue automatiquement dans la notice du bien ?​**
480 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
481 **Équivalence notice de bien​**
482 )))
483 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
484 Emplacement de référence théorique (ou ancien)​
485 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
486 Localisation durable attendue du bien, renseignée dans la notice bien​
487 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
488 Sert de base à la préparation des campagnes​
489 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
490 Non​
491 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
492 Emplacement de référence​
493 )))
494 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
495 Nouvel emplacement de référence​
496 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
497 Saisie d’un nouvel emplacement fixe lors du récolement​
498 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
499 Si le bien a définitivement changé de lieu​
500 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
501 Oui, si couplée à une validation de la notice de récolement​
502 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
503 Emplacement de référence​
504 )))
505 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
506 Localisation temporaire théorique (ou ancienne)​
507 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
508 Emplacement temporaire prévu pour un bien, renseigné dans la notice bien​
509 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
510 Utilisée en cas de mouvements planifiés​
511 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
512 Non​
513 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
514 Localisation temporaire​
515 )))
516 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
517 Nouvelle localisation temporaire​
518 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
519 Saisie manuelle d’une localisation temporaire lors du récolement​
520 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
521 Sert à signaler un changement temporaire de place​
522 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
523 Non, valeur uniquement informative
524 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
525 Localisation temporaire​
526 )))
527
528 === Procédure pour relocaliser un bien ===
529
530 1. **Rendez-vous dans la sous-campagne** de récolement.
531 1. **Cliquez sur l'icône crayon **à gauche du bien concerné pour modifier la notice de récolement.
532 1. (((
533 Dans les champs dédiés :
534
535 * Renseignez le **nouvel emplacement de référence**, si le changement est définitif.
536 * Ou saisissez une **nouvelle localisation temporaire**, si le déplacement est ponctuel.
537 )))
538 1. Mettez à jour l’**état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, Récolés sur pièce et sur place, emplacement modifié, suites à donner, etc.).
539 1. Cliquez sur **Enregistrer**.
540
541 (% class="box warningmessage" %)
542 (((
543 La modification ne sera **propagée dans la notice du bien** qu’à l’enregistrement, **à condition que l’état d'avancement ait bien été mis à jour**.
544 )))
545
546 [[Sous-campagne de récolement → bouton modifier. >>image:1753712822221-246.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
547
548
549 [[Notice de récolement → saisie d'un nouvel emplacement de référence avec date, agent récoleur et état d'avancement modifié.>>image:1753709395401-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
550
551
552 [[Résultat sur la notice du bien → emplacement de référence automatiquement modifié.>>image:1753709019438-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
553
554
555 == Saisir des informations manquantes sur la notice du bien ==
556
557 Le récolement peut être l’occasion d’identifier des informations absentes ou incomplètes dans les notices de biens. Flora permet alors de **compléter directement la fiche du bien**, sans interrompre la campagne en cours. Cette opération peut porter sur les champs descriptifs, les techniques, la datation, ou tout autre élément lié à l’identification de l’objet.
558
559 (% class="box infomessage" %)
560 (((
561 Vous pouvez accéder à la notice du bien depuis la sous-campagne en cliquant sur **le lien hypertexte du numéro d’inventaire** dans la liste des biens à récoler.
562 )))
563
564 Procédure :
565
566 1. **Dans la sous-campagne**, repérez le bien concerné dans la liste.
567 1. Cliquez sur le **numéro d’inventaire souligné en bleu** pour **ouvrir la notice du bien. **
568 1. Sur la notice du bien, cliquez sur l’**icône crayon** pour passer en modification.
569 1. Choisissez la grille de saisie** 03.Récolement : biens déjà inventoriés, notice minimale**.
570 1. **Complétez les champs manquants** : désignation, description, dimensions, matières et techniques, etc.
571 1. Cliquez sur **Enregistrer** pour sauvegarder vos modifications.
572
573 (% class="box infomessage" %)
574 (((
575 Lorsque vous ouvrez une notice de bien depuis une sous-campagne, celle-ci s’ouvre dans une **nouvelle fenêtre**.
576 La **fenêtre initiale**, contenant la sous-campagne et la liste des biens à récoler, reste ouverte en arrière-plan.
577 Une fois la saisie terminée, vous pouvez **fermer la fenêtre de la notice de bien**.
578 )))
579
580 [[Sous-campagne de récolement → numéro d'inventaire du bien (lien hypertexte).>>image:1753712884402-608.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
581
582
583 [[Notice de bien → bouton modifier.>>image:1753710381080-177.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
584
585
586 [[Notice de bien → choix de la grille de saisie.>>image:1753710416684-469.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
587
588
589 [[Grille de saisie des biens → modification et enregistrement des données.>>image:1753710476371-194.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
590
591
592 == Ajouter un bien à la liste des biens à récoler ==
593
594 En cours de campagne, il peut être nécessaire d’ajouter un bien qui n’avait pas été prévu initialement : objet réintégré, bien découvert sur place, ou oubli lors de la sélection initiale. Deux cas se présentent alors, selon que le bien existe déjà dans Flora ou non.
595
596 (% class="box infomessage" %)
597 (((
598 Si vous effectuez le récolement via l'application **RecolApp**, **n’utilisez pas la fonctionnalité d’ajout de biens après la génération de la sous-campagne**.
599
600 * Cette fonction est réservée à un usage en saisie directe dans Flora.
601 * Les biens ainsi ajoutés, dont l’emplacement de référence ne correspond pas à celui défini dans la sous-campagne, **ne seront pas pris en compte dans l’export vers RecolApp** et **ne pourront donc pas être récolés en mode déconnecté**.
602 )))
603
604 === Ajouter un bien déjà existant ===
605
606 S’il s’agit d’un bien déjà inventorié et documenté dans Flora, vous pouvez l’ajouter à la sous-campagne via le bouton d’ajout manuel.
607
608 **Procédure :**
609
610 1. Rendez-vous dans la **sous-campagne concernée**.
611 1. Cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.
612 1. Dans la fenêtre qui s’ouvre, **recherchez le bien** par son numéro d’inventaire.
613 1. Sélectionnez le bien dans les résultats.
614 1. Cliquez sur **Valider **puis sur **Oui** pour confirmer l'ajout. Une notice de récolement est automatiquement créée pour ce bien dans la sous-campagne.
615
616 [[Sous-campagne de récolement → bouton ajouter des biens à récoler.>>image:1753713018938-859.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
617
618
619 [[Ajouter des biens à récoler → recherche par numéro d'inventaire, sélection du bien à récoler et validation ajout.>>image:1753712963796-835.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
620
621
622 [[Massage de confirmation.>>image:1753711653879-124.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
623
624
625 [[Résultat sous-campagne de récolement → notice de récolement générée pour le bien ajouté.>>image:1753713079683-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
626
627
628 === Ajouter un bien non existant ===
629
630 Si le bien n’est pas encore présent dans la base, il peut être créé **directement depuis la sous-campagne** grâce à une saisie rapide.
631
632 **Procédure :**
633
634 1. Rendez-vous dans la **sous-campagne concernée**.
635 1. Cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.
636 1. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur le bouton **Nouveau** en bas à droite.
637 1. Une **grille de saisie rapide** s’affiche : saisissez les champs minimaux pour documenter la notice.
638 1. Si besoin, cliquez sur **Compléter** (en bas à droite) pour ouvrir la notice complète et renseigner des champs supplémentaires.
639 1. Sinon, cliquez sur **Valider**.
640
641 (% class="box infomessage" %)
642 (((
643 La **notice de bien** est créée dans la table des biens, et une **notice de récolement** est automatiquement générée dans la sous-campagne
644 )))
645
646 [[Sous-campagne de récolement → bouton ajouter des biens à récoler.>>image:1753713329069-153.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
647
648
649 [[Ajouter des biens à récoler → création d'un nouveau bien.>>image:1753713390736-226.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
650
651
652 [[Création d'un nouveau bien → saisie des données et validation.>>image:1753713514335-146.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
653
654
655 [[Résultat → création du bien et génération automatique de la notice de récolement.>>image:1753713940405-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
656
657
658 == Récolement sur le terrain : que faire sans accès à Flora ? ==
659
660 **Parfois, des restrictions techniques** (réseau non accessible dans certaines zones, limitations matérielles…) empêchent d’utiliser Flora directement **in situ**, dans les réserves, les salles ou les dépôts.
661
662 Dans ce contexte, vous pouvez avoir recours à **deux modes de collecte d’information déconnectée** :
663
664 (% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Mode|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Source|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Support utilisé sur le terrain|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Mise à jour dans Flora|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Particularités
665 |**Export papier**|Généré depuis Flora (format d’impression)|Impression papier, triée par numéro d’inventaire|**Mise à jour manuelle** dans les notices après le terrain|Peut contenir photo, état, emplacement ; pratique pour noter à la main
666 |**RecolApp**|Export manuel depuis Flora vers RecolApp|Application mobile hors connexion|**Synchronisation automatique** à l’import|Permet de récoler, créer et modifier les notices de récolement directement depuis l’application.
667
668 Avant de pouvoir utiliser des formats papier ou l’application RecolApp, il est impératif que la structure de récolement soit en place dans Flora. Cela signifie que :
669
670 * **La campagne de récolement** doit avoir été créée,
671 * **Les sous-campagnes** doivent être définies,
672 * **Les biens à récoler** doivent être ajoutés,
673 * Et **les notices de récolement** doivent être générées pour chacun de ces biens.
674
675 (% class="box infomessage" %)
676 (((
677 Ces étapes sont indispensables pour permettre l’export correct des données, que ce soit sous forme de **format d’impression papier** ou de **fichier à injecter dans RecolApp**.
678 )))
679
680 === Les formats d'impressions pour le récolement sur papier ===
681
682 Une fois vos campagnes et notices de récolement créées dans Flora, vous pouvez générer des **exports imprimables** pour mener votre campagne sans connexion. Deux formats principaux sont proposés selon votre méthode de travail :
683
684 (% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Format d’impression**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Objectif principal**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Contenu**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Utilisation recommandée**
685 |Fiche de récolement (liste) pour saisie|Suivi global des biens à récoler|Liste tabulaire (une ligne par bien)|Idéal pour cocher ou annoter rapidement sur le terrain
686 |Fiche de récolement pour saisie|Fiche détaillée par bien à remplir manuellement|Une fiche par notice, champs vierges|Recommandé si vous devez saisir des constats précis, des anomalies ou localisations nouvelles
687
688 Procédure d’accès aux formats d’impression :
689
690 1. Positionnez-vous dans la **sous-campagne** concernée.
691 1. Cliquez sur le **bouton d’export** dans la barre d’outils.
692 1. Sélectionnez le **format d’impression souhaité** dans la liste proposée.
693 1. (((
694 Une **nouvelle fenêtre s’ouvre** avec l’aperçu du document prêt à être imprimé.
695 )))
696
697 (% class="box infomessage" %)
698 (((
699 Ces impressions peuvent être emportées sur le terrain, annotées à la main, puis utilisées pour ressaisir ou compléter les notices dans Flora au retour.
700 )))
701
702 [[Sous-campagne de récolement → bouton d'export et choix du format d'impression.>>image:1753773805164-360.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
703
704
705 [[Ex. Format d'impression **fiche de récolement (liste) pour saisie**. >>image:1753773690427-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
706
707
708 [[Ex. Format d'impression **fiche de récolement pour saisie**. >>image:1753773662432-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
709
710
711 === Export RecolApp ===
712
713 Après avoir créé la sous-campagne et généré les notices de récolement dans Flora, vous pouvez exporter les données vers RecolApp pour effectuer le récolement en mode déconnecté, sur tablette.
714
715 Procédure d’export vers RecolApp :
716
717 1. Positionnez-vous dans la sous-campagne concernée.
718 1. Cliquez sur **Exporter vers RecolApp**.
719 1. **Résultat** : Flora génère un **fichier .zip** contenant les données à charger dans l’application RecolApp.
720
721 (% class="box infomessage" %)
722 (((
723 Une fois le récolement terminé, les données peuvent être **réintégrées dans Flora** via un import.
724 )))
725
726 [[Sous-campagne de récolement → bouton exporter vers RecolApp et génération d'un fichier .zip.>>image:1753774658471-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
727
728
729 = Suivre l'avancement du récolement =
730
731 Le module Récolement de Flora permet de suivre précisément l’état d’avancement de la campagne et des sous-campagnes. Ce suivi s’appuie sur un système de statuts, de pictogrammes et de boutons d’action.
732
733 == Suivre l'avancement d'une sous-campagne ==
734
735 Flora propose un **parcours d’avancement simplifié** pour le suivi des sous-campagnes, grâce à une série de boutons d’action disponibles directement **dans la barre d’outils des sous-campagnes**. Ils permettent de marquer les étapes clés de l’opération, depuis la fin de la préparation jusqu’à la clôture du récolement.
736
737 Ce suivi repose sur trois actions principales :
738
739 (% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Action**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Étape**|(% style="background-color:#cbcbea; width:498px" %)**Description**|(% style="background-color:#cbcbea; width:221px" %)**Icône associée**
740 |**Terminer la saisie**|Fin de préparation|(% style="width:498px" %)Indique que la sous-campagne est prête à être récolée (biens ajoutés, notices générées).|(% style="width:221px" %)[[image:2025-07-29_09h48_39.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
741 |**Démarrer la saisie**|Lancer le récolement|(% style="width:498px" %)Active la phase de récolement pour l’emplacement : la saisie peut débuter, soit directement dans Flora, soit via RecolApp.|(% style="width:221px" %)[[image:2025-07-29_09h48_46.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
742 |**Clôturer la saisie**|Fin du récolement|(% style="width:498px" %)Valide la fin du traitement de l’emplacement une fois tous les biens récolés et les anomalies traitées.|(% style="width:221px" %)[[image:2025-07-29_09h48_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
743
744 [[Sous-campagne → bouton mise à jour de l'état d'avancement. >>image:1753775996335-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
745
746
747 Une fois ces étapes réalisées :
748
749 * Les **sous-campagnes non démarrées** apparaissent en **orange**.
750 * Les **sous-campagnes en cours** s’affichent en **vert**.
751 * Les **sous-campagnes clôturées** passent en **gris**.
752
753 (% class="box infomessage" %)
754 (((
755 Ces couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface de la campagne principale.
756 )))
757
758 [[Campagne  → codes couleurs des états d'avancement des sous-campagnes. >>image:1753776558400-359.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
759
760
761 == Suivre l'avancement d'une campagne ==
762
763 Pour les campagnes, le suivi d’avancement repose sur la modification manuelle du champ **État d’avancement**, situé dans la notice de la campagne.
764
765 Pour modifier l’état d’avancement :
766
767 1. Ouvrez la fiche de la campagne.
768 1. Passez en modification.
769 1. Renseignez le champ **État d’avancement** selon votre progression (en préparation, en cours, terminée…).
770 1. Enregistrez les modifications. Ce statut est visible ensuite en gras dans la fiche de campagne.
771
772 Une fois l’état d’avancement renseigné, la campagne apparaît dans la liste de résultats avec un **code couleur automatique**, facilitant le suivi global :
773
774 (% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
775 |Orange|Campagne en préparation
776 |Vert|Campagne en cours
777 |Gris|Campagne clôturée
778
779 (% class="box infomessage" %)
780 (((
781 Ces couleurs permettent d’identifier rapidement les campagnes à suivre ou à relancer.
782 )))
783
784 [[Campagne  → bouton modifier. >>image:1753777082362-456.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
785
786
787 [[Campagne  → modification du champ** État d'avancement **et enregistrement.>>image:1753777137798-665.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
788
789
790 [[Campagne  → Champ état d'avancement sur la notice.>>image:1753777165966-549.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
791
792
793 [[Liste de résultats dans les campagnes → codes couleurs des états d'avancement des campagnes.>>image:1753777366829-109.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
794
795
796 == Suivi du récolement depuis le tableau de bord ==
797
798 En complément des statuts et outils intégrés dans les campagnes et sous-campagnes, **le tableau de bord de Flora** offre un suivi global et synthétique du récolement.
799
800 Depuis la page d’accueil, trois encarts dédiés permet d’accéder en un clic :
801
802 * Aux **états d’avancement des objets récolés**, avec des liens directs vers les notices concernées,
803 * Aux **campagnes de récolement**, affichées selon leur statut (en préparation, en cours, clôturées),
804 * Aux **suites à donner** en post-récolement (anomalies à traiter, biens à marquer, etc.).
805
806 Cette vue centralisée facilite le pilotage du récolement pour les responsables et les agents impliqués, en offrant une **vision transversale** de l’ensemble des opérations.
807
808 (% class="box infomessage" %)
809 (((
810 **Astuce** : servez-vous de ces raccourcis du tableau de bord pour accéder rapidement aux notices à compléter ou vérifier l’état d’une campagne, sans passer par les espaces de travail ni les menus.
811 )))
812
813 [[Ex. Tableau de bord →  Suivi des récolements ; Récolement : travaux à réaliser ; Suivi des campagnes.>>image:1753784386186-557.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
814
815
816 = Produire les statistiques et les procès-verbaux =
817
818 Une fois les emplacements traités, vous pouvez générer des **statistiques de récolement** ainsi que les **PV officiels**.
819
820 (% class="box infomessage" %)
821 (((
822 Les **modèles de PV** officiels (Musées de France ou Musées nationaux) reprennent une partie de ces statistiques.
823 )))
824
825 == Pour une sous-campagne ==
826
827 * Utilisez le bouton d'export des format d'impression pour éditer les **listes de biens et statistiques du récolement**.
828 * Vous obtenez un résumé des constats réalisés, à imprimer ou à conserver.
829
830 [[Sous-campagne de récolement → bouton d'export et choix du format d'impression.>>image:1753777740936-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
831
832
833 [[Ex. Format d'impression →** liste des biens vus**.>>image:1753777924226-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
834
835
836 == Pour la campagne entière ==
837
838 * Dans les formats d'impressions, cliquez sur **Statistiques pour PV de récolement**.
839 * Le document synthétise les données globales de toutes les sous-campagnes.
840
841 [[Campagne de récolement → choix du format d'impression.>>image:1753777645175-403.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
842
843
844 [[Ex. Format d'impression → **Statistiques pour PV de récolement**.>>image:1753777685081-740.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
845
846
847 = Exploiter les données du récolement via la recherche =
848 )))
849
850 En complément des éditions standard (statistiques de campagne, procès-verbaux), vous pouvez affiner l’analyse du récolement en exploitant la base via des **requêtes ciblées**.
851
852 Ces recherches permettent de :
853
854 * préparer les suites à donner (radiations, régularisations, relocalisations),
855 * suivre des états spécifiques (objets non vus, à marquer, à photographier…),
856 * ou encore documenter l’état de conservation ou la couverture photographique.
857
858 Elles s’appuient sur les tables **campagnes **et **historique des biens récolés**.
859
860 Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de recherches utiles.
861
862 == Dans les campagnes ==
863
864 === Identifier les campagnes terminées du second récolement et dont le procès-verbal reste à éditer ===
865
866 **Objectif** : repérer, dans le **deuxième récolement décennal**, les campagnes clôturées, mais pour lesquelles le **PV n’a pas encore été produit**.
867
868 **Méthode** :
869
870 1. Rendez-vous dans **l'espace de travail Récoler**.
871 1. Sélectionnez la **table Campagnes. **
872 1. (((
873 Positionnez-vous sur la **recherche experte **et appliquez les critères suivants :
874
875 * Numéro de récolement = 2
876 * État d’avancement = terminé PV à éditer
877 )))
878 1. Lancez la recherche pour afficher les notices concernées.
879
880 [[Recherche experte → ex. Rechercher les campagnes terminées du second récolement et dont le PV reste à éditer.>>image:1753781567199-110.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
881
882
883 == Dans l'historique des récolements ==
884
885 === Identifier les biens récolés lors du premier récolement et nécessitant un marquage ===
886
887 **Objectif :** lister les objets déjà récolés lors de la **campagne n°1** du récolement, pour lesquels une **action de marquage** a été identifiée comme suite à donner.
888
889 (% class="box infomessage" %)
890 (((
891 Ce type de recherche permet de suivre les anomalies constatées et d'établir un plan d'action pour les traiter en post-récolement.
892 )))
893
894 **Méthode :**
895
896 1. Rendez-vous dans **l'espace de travail Récoler**.
897 1. Sélectionnez la **table Historique des biens récolés**
898 1. (((
899 Positionnez-vous sur la **recherche experte **et appliquez les critères suivants :
900
901 * Numéro de récolement = 1
902 * Suites à donner contient = à marquer
903 )))
904 1. Lancez la recherche pour afficher les notices concernées.
905
906 [[Recherche experte → ex. Rechercher les biens récolés lors du premier récolement, à marquer.>>image:1753780001739-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
907
908
909 == Dans les biens ==
910
911 === Vérifier la documentation photographique des biens ===
912
913 **Objectif : **Distinguer les objets photographiés en argentique ou en numérique.
914
915 Cette recherche nécessite **de croiser plusieurs tables (biens, photothèque,campagne) **via la recherche par liens.
916
917 **Méthode : **
918
919 1. Rendez-vous dans la table **Biens > Recherche par liens**.
920 1. Recherchez sur les tables Récolements (par campagne ou numéro de récolement) et Photos (par support technique).
921 1. Filtrez par **type de support** : NUMÉRIQUE ou ARGENTIQUE. Cela suppose que les photos sont bien **liées aux notices de biens** et que le champ **Support technique** est renseigné.
922 1. Lancez la recherche pour afficher les notices concernées.
923
924 [[Recherche par liens sur les biens → ex. distinguer les objets photographiés en argentique ou en numérique.>>image:1753780719842-575.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
925
926
927 = Saisir un récolement hors campagne =
928
929 Dans certains cas, vous pouvez être amené à réaliser un récolement en dehors du cadre structuré des campagnes. Cela peut être le cas si votre établissement ne dispose pas du temps ou des ressources nécessaires pour planifier en amont.
930
931 Flora permet alors de créer une **notice de récolement directement depuis la fiche d’un bien**.
932
933 (% class="box infomessage" %)
934 (((
935 * **Avantage** : procédure rapide, adaptée à un besoin immédiat (récolement à la volée).
936 * **Limite** : pas de structuration préalable, pas de sélection groupée, ni d’exports globaux associés.
937 )))
938
939 (% class="wikigeneratedid" id="HProcE9duredecrE9ationd2019unrE9colementponctuel" %)
940 **Procédure de création d’un récolement hors campagne : **
941
942 1. Recherchez la notice du bien concerné.
943 1. Ouvrez la fiche et cliquez sur le bouton **Récolement complémentaire hors campagne**.
944 1. Une **notice de récolement** est automatiquement créée et liée au bien.
945 1. Vous pouvez saisir immédiatement les constats (présence, état, localisation…).
946 1. Il est également possible de **lier cette notice à une campagne existante**, si besoin.
947 1. Une fois les données saisies, cliquez sur **Enregistrer.**
948
949 **Résultat : **
950
951 * La nouvelle notice de récolement s’affiche dans la table des récolements.
952 * Elle est rattachée au bien concerné.
953 * Le champ **Dernier récolement** est automatiquement mis à jour dans la fiche du bien.
954
955 [[Notice de bien → Bouton récolement complémentaire hors campagne.>>image:1753783229275-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
956
957
958 [[Notice de récolement → saisie des données et enregistrement. >>image:1753783579343-196.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
959
960
961 [[Résultats → notice de récolement enregistrée avec les données saisies ; lien automatique avec le bien.>>image:1753783660195-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
962
963
964 [[Notice de bien → champ **Dernier récolement** mis à jour.>>image:1753783780493-734.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
965
966
967 = Gérer le post-récolement =
968
969 Une fois le récolement terminé, plusieurs actions complémentaires peuvent être menées pour assurer la continuité de la gestion des collections et préparer les suites nécessaires : signalement des biens manquants, planification des traitements ou valorisation des constats établis.
970
971 == Signaler les biens manquants sur POP/Joconde ==
972
973 Conformément aux directives du ministère de la Culture, les musées de France doivent signaler sur la plateforme POP les biens constatés comme manquants ou volés à l’issue du récolement décennal.
974
975 La passerelle d'export POP/Joconde de Flora Musées a été adaptée pour répondre à cette obligation. Elle permet de générer un fichier d’export conforme, à verser sur la plateforme du ministère.
976
977 == Organiser les traitements post-récolement ==
978
979 Lorsque le récolement met en évidence des constats nécessitant des interventions (reprise de marquage, prises de vue, chantiers de traitement...), il est possible de formaliser ces suites dans Flora.
980
981 Pour cela, vous pouvez **créer des événements internes** pour suivre, organiser et documenter les actions à réaliser.
982
983 Cas d'usage fréquents :
984
985 (% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea; width:397px" %)**Constat lors du récolement**|(% style="background-color:#cbcbea; width:580px" %)**Type d’événement à créer**
986 |(% style="width:397px" %)Marquage absent ou défectueux|(% style="width:580px" %)**Mvt int : Marquage**
987 |(% style="width:397px" %)Bien à photographier|(% style="width:580px" %)**Mvt int : Photographie**
988 |(% style="width:397px" %)Lot d’objets à inventorier ou à étudier|(% style="width:580px" %)**Mvt int : chantier des collections**
989 |(% style="width:397px" %)Bien à restaurer|(% style="width:580px" %)**Traitement de conservation et analyse**
990
991 == Clôturer les suites à donner ==
992
993 Une fois les actions correctives réalisées, il est important de **mettre à jour les états d’avancement des notices de récolement concernées**.
994
995 === Sur une notice individuelle ===
996
997 1. Ouvrez la notice de récolement.
998 1. Cliquez sur **Modifier**.
999 1. Mettez à jour le champ **État d’avancement** avec **Récolé sur pièce et sur place, suites clôturées**.
1000 1. Cliquez sur **Enregistrer**.
1001
1002 [[Notice de récolement → bouton modifier.>>image:1753790854237-118.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1003
1004
1005 [[Notice de récolement → modification du champ **État d'avancement **et enregistrement. >>image:1753790958225-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1006
1007
1008 [[Résultat → état d'avancement mis à jour dans la notice de récolement.>>image:1753790973902-270.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1009
1010
1011 === Par lot de fiches ===
1012
1013 1. Réalisez une recherche pour isoler les fiches concernées dans **l'Historique des biens récolés**.
1014 1. Sélectionnez les notices à modifier.
1015 1. Cliquez sur **Modifier le lot de fiches**.
1016 1. Choisissez l'action Remplacer, sélectionnez le champ **État d’avancement **et renseignez la nouvelle valeur.
1017 1. Lancez le traitement.
1018
1019 (% class="box infomessage" %)
1020 (((
1021 **Astuce** : vous pouvez utiliser l’option **Forcer** dans la modification par lot si le champ contient déjà une valeur, et que vous souhaitez la remplacer pour toutes les notices sélectionnées.
1022 )))
1023
1024 [[Historique des biens récolés → exemple de recherche (biens à marquer du second récolement).>>image:1753791279467-194.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1025
1026
1027 [[Liste de résultats  → sélection des biens et clic sur le bouton modifier en lot.>>image:1753791358344-471.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1028
1029
1030 [[Modification par lot → Remplacer les données du champ **État d'avancement**. >>image:1753791404806-776.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1031
1032
1033 [[Résultat → modification par lot effectuée. Retour à la liste de résultats.>>image:1753791575103-637.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1034
1035
1036 = Supprimer des notices de récolement =
1037
1038 Il peut vous arriver de **générer par erreur des notices de récolement** : mauvaise sélection de biens, bien déjà récolé, etc. Ces notices, une fois créées, **ne peuvent pas être supprimées directement**, car elles sont **liées à des notices de biens**.
1039
1040 [[Message d'erreur → notice de récolement liée à un bien. Suppression impossible.>>image:1753793142544-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1041
1042
1043 Lorsque vous avez généré par erreur des notices de récolement, la suppression doit se faire en deux temps :
1044
1045 == Supprimer le lien entre les notices de biens et les notices de récolement ==
1046
1047 1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Décrire** > menu **Bases**.
1048 1. **Recherchez les biens concernés** dans la table des biens (par emplacement, leur numéro d’inventaire, par discipline, ou la campagne associée ou tout autre critère pertinent).
1049 1. **Sélectionnez les notices de biens** concernées dans la liste de résultats.
1050 1. Cliquez sur **Modifier le lot de fiches** .
1051 1. (((
1052 Dans l'écran de modification par lot :
1053
1054 * Choisissez l’onglet **Remplacer**.
1055 * Sélectionnez le champ Récolement en cours (LAST_RECOL_KEY).
1056 * Cochez l’option **Forcer**.
1057 * Laissez le champ **Nouvelle valeur** vide.
1058 * Cliquez sur **Lancer le traitement**.
1059 )))
1060
1061 (% class="box infomessage" %)
1062 (((
1063 Cette étape supprime le lien entre chaque bien et sa notice de récolement, ce qui rend ensuite leur suppression possible.
1064 )))
1065
1066 >(% class="small" %)Le 29/07/2025, l’administrateur Flora a par erreur généré et récolé des notices de récolement pour des biens déjà récolés un an plus tôt, dans le cadre du même récolement décennal. En analysant la situation, il remarque que toutes ces notices ont en commun la discipline **Sciences de la vie**. Pour procéder à leur suppression, il doit d’abord identifier les biens concernés.** Astuce** : pour maximiser vos chances de cibler précisément ces notices, utilisez **la recherche par liens**, en combinant la table **Biens **avec la table **Récolements**.
1067
1068 [[Ex. Recherche par liens sur les biens.>>image:1753794810591-354.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1069
1070
1071 [[Liste de résultats → sélection des biens à modifier et clic sur le bouton modifier en lot.>>image:1753795344962-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1072
1073
1074 [[Modification par lot → remplacement par le vide du champ **Récolement en cours**.>>image:1753795486438-256.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1075
1076
1077 [[Résultats → modification par lot effectuée. Retour à la liste de résultats.>>image:1753795557143-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1078
1079
1080 == Supprimer les notices de récolement en lot ==
1081
1082 (% class="box infomessage" %)
1083 (((
1084 Une fois le lien rompu avec les notices de biens, la suppression s’effectue sans erreur bloquante.
1085 )))
1086
1087 1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Récoler** > menu **Récolement**.
1088 1. Lancez une **recherche dans la table Historique des biens récolés** pour retrouver les notices à supprimer (par date de récolement, campagne, agent récoleur ou tout autre critère pertinent).
1089 1. Sélectionnez les notices de récolement concernées dans la liste.
1090 1. Cliquez sur **Modifier le lot de fiches** .
1091 1. (((
1092 Dans l'écran de modification par lot :
1093
1094 * Choisissez l’onglet **Supprimer**.
1095 * Cochez l’option** Ignorer les erreurs**.
1096 * Cliquez sur **Lancer le traitement**.
1097 * Confirmez la suppression en cliquant sur **Oui**.
1098 )))
1099
1100 >(% class="small" %)L'administrateur Flora peut maintenant rechercher les notices de récolement à supprimer.
1101
1102 [[Historique des biens récolés → ex. recherche experte.>>image:1753795780592-263.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1103
1104
1105 [[Liste de résultats → sélection des biens à modifier et clic sur le bouton modifier en lot.>>image:1753795934761-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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1110 [[Modification par lot → suppression des notices de récolement.>>image:1753796011088-282.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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1113 [[Message de confirmation suppression.>>image:1753796065920-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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1116 [[Résultats → suppression par lot effectuée. Retour à la liste de résultats.>>image:1753796134120-472.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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1136 * [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
1137 * [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
1138 * [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
1139 * [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
1140 * [[MCC : export POP : signalement des biens constatés manquants ou volés >>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/rendre-les-collections-accessibles-aux-publics/assurer-la-diffusion-numerique-des-collections/participer-a-joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-france/informations-techniques-liees-a-la-participation-d-un-musee-de-france-a-joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-france/specifications-d-export-vers-joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-france]]
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1142 * [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
1143 * [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
1144 * [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
1145 * [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
1146 * [[Rechercher dans Flora >>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]]
1147 * [[Utiliser la recherche générique>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.FAQ Effectuer des recherches génériques dans l'espace de travail Administration.WebHome]]
1148 * [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
1149 * [[Exporter vers POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome]]
1150 * Gérer les évènements internes
1151 * [[Modifier des notices en lot>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Manipuler les données en masse.5\.F\. Modifications globales.WebHome]]
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1156 **Icônes principales**
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