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Code source wiki de Récolement informatisé

Version 1.2 par Doriane Bautista le 2025/05/26 14:37
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1 {{box title="**Sommaire**
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9 = Généralités =
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11 La gestion du récolement dans le progiciel Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.
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13 (((
14 (% class="mark" %)Plus d’informations sur le portail Joconde : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/>>http://www2.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/recolement-informatise.htm]]
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17 L’institut national du patrimoine (INP) propose à la consultation un document intitulé « L’inventaire et le récolement des collections publiques » :
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20 (% class="mark" %)[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]]
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23 == Rappel des textes ==
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25 (% class="CxSpFirst" %)
26 L’article L. 451-2 du code de du patrimoine (ancien article 12 de la loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France) dispose que « les collections des musées de France font l’objet d’une inscription sur un inventaire. Il est procédé à leur récolement tous les dix ans ».
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29 (% class="CxSpMiddle" %)
30 Les opérations de récolement s’appliquent à la totalité des collections du musée, qu’elles soient conservées dans l’établissement ou déposées à l’extérieur.
31
32 (% class="CxSpLast" %)
33 Le récolement est l’opération qui consiste à vérifier, sur pièce et sur place, à partir d’un bien ou de son numéro d’inventaire :
34
35 * La présence du bien dans les collections ;
36 * Sa localisation.
37 * L’état du bien.
38 * Son marquage.
39 * La conformité de l’inscription à l’inventaire avec le bien ainsi que, le cas échéant, avec les différentes sources documentaires, archives, dossiers d’œuvres, catalogues. » (article 11 de l’arrêté du 25 mai 2004).
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41 (% class="CxSpFirst" %)
42 Le récolement, obligatoire au moins une fois tous les dix ans, est mené par campagnes planifiées en fonction de l’organisation du musée, notamment par lieu, par technique, par corpus ou par campagne annuelle » (article 12 de l’arrêté du 25 mai 2004).
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45 (% class="CxSpMiddle" %)
46 Pour chaque bien, les opérations de récolement réalisées et les informations rassemblées sont notées sur des fiches de récolement. L’utilisation de l’exemplaire original de l’inventaire pour la réalisation du récolement est proscrite » (cf. annexe 5, partie 5a, 1er alinéa, de l’arrêté du 25 mai 2004).
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48 (% class="CxSpMiddle" %)
49 Chaque campagne de récolement fait l’objet d’un procès-verbal rédigé par le responsable des collections au sens de l’article L. 442-8 du code du patrimoine. Le procès-verbal est conservé par le musée (article 13 alinéa 1er de l’arrêté du 25 mai 2004).
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52 (% class="Sous-titredossier" %)
53 Cas particuliers à prévoir (cf conséquences du récolement, arrêté du 25 mai 2004)
54
55 1. Si un bien ne porte pas son numéro d’inventaire, il est procédé à son marquage.
56 1. Si un bien a été plusieurs fois inventorié, il est procédé au choix du numéro à prendre en considération pour la gestion du bien. Les renvois nécessaires à l’inventaire sont effectués par utilisation de la rubrique “ Observations ” du registre d’inventaire. Le cas échéant, une explication des raisons de ce choix, qui peuvent concerner un bien ou une série de biens, est portée dans le dossier d’acquisition ou de dépôt de chacun des biens considérés. Les numéros devenus caduques, s’ils ont été portés sur le bien, n’y sont pas effacés mais barrés tout en devant demeurer lisibles.
57 1. Si la destruction irrémédiable d’un bien est constatée, le bien est radié de l’inventaire, dans les conditions prévues à l’article 4 du décret n° 2002-852 du 2 mai 2002.
58 1. Si la disparition d’un bien est constatée, il est procédé à des recherches approfondies. En cas de recherches répétées et infructueuses, la disparition du bien et la date à laquelle elle a été constatée sont, après information de l’instance délibérante compétente, inscrites à l’inventaire, dans la rubrique “ Observations ”. Il est ouvert si besoin un fichier particulier des biens disparus.
59 1. S’il est constaté qu’un bien n’a jamais été inventorié, il est procédé à son inscription sur le registre d’inventaire. A partir des sources disponibles, les éléments relatifs à l’identification et au statut du bien sont complétés ou reconstitués. En l’absence de toute trace d’entrée du bien dans les collections du musée, des éléments de preuve ou de présomption de propriété sont réunis. La mention “ inconnu ” est alors portée dans la rubrique “ mode d’acquisition ” et la rubrique “ Observations ” est complétée par la mention suivante : “ attesté au musée depuis.... ”. Un dossier d’acquisition comportant les informations rassemblées est ouvert.
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61 == Organisation et modalités pratiques ==
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63 Pour toute information les site Joconde et du ministère de la culture sont des mines d’informations :
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65 * [[http:~~/~~/www.culturecommunication.gouv.fr/Regions/Drac-Occitanie/Patrimoines-et-architecture/Musees/Le-recolement-decennal-dans-les-musees>>url:http://www.culturecommunication.gouv.fr/Regions/Drac-Occitanie/Patrimoines-et-architecture/Musees/Le-recolement-decennal-dans-les-musees]]
66 * [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/recolement-informatise.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/recolement-informatise.htm]]
67 * [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/note-circulaire-post-recolement.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/note-circulaire-post-recolement.pdf]]
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69 === Plan de récolement décennal ===
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71 Les opérations de récolement font l’objet d’un plan d’action (plan de récolement décennal) prenant en compte :
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73 * L’espace : répartition des collections dans les divers emplacements.
74 * Le temps : durée pour assurer le récolement (calendrier prévisionnel).
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76 Pour la Description des emplacements il convient de réaliser plusieurs choses :
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78 1. Etablissement d’un plan de localisation des collections à partir des plans des bâtiments concernés en listant tous les lieux contenant des collections. Ces espaces sont identifiés par bâtiment, par niveau, etc. ; cette identification se fait uniquement par rapport aux espaces architecturaux sans prendre en compte les mobiliers. Chaque espace est affecté d’une dénomination précise. Il est préférable que celle-ci soit chiffrée (par exemple : salle A.1) et topographique, mais pas fonctionnelle (par exemple : salle des primitifs, réserve Berger, …) car la dénomination des espaces peut changer d’un récolement à l’autre. Cette cartographie – si possible informatisée – constitue le canevas de référence pour toutes les opérations de récolement.
79 1. Caractérisation de chaque espace ainsi défini en spécifiant, notamment :
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81 * Salles ouvertes au public/réserves.
82 * Espaces situés dans l’enceinte du musée/espaces extérieurs.
83 * Types de collections, nombre approximatif, mode de présentation, de rangement et de conditionnement (par exemple, textiles : 30 tapisseries roulées et suspendues).
84 * Accessibilité.
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86 (% start="3" %)
87 1. Mise en place du plan d’interventions.
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89 (% class="CxSpLast" %)
90 Sur la base de ce plan de récolement décennal, le musée pourra organiser les campagnes de récolements.
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92 (% class="CxSpLast" id="HCampagnederE9colementdE9cennal" %)
93 === Campagne de récolement décennal ===
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95 Sur la base du plan de récolement décennal, le récolement sera organisé par campagne de récolement, chaque campagne devra :
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97 * Correspondre à un objectif précis et circonscrit (récolement d’une ou de plusieurs salles, d’un type de collections, des dépôts extérieurs….) en cohérence avec le plan de récolement décennal ;
98 * Permettre l’établissement de la cartographie précise de la zone en s’appuyant sur un relevé des espaces (salles, réserves…) et du mobilier (vitrines, armoires, grilles, travées…), chacun de ces éléments recevant une dénomination précise. Si possible la construction d’un plan numérique peut aider à la réalisation de l’inventaire, de très bons logiciels gratuits tel que SketchUp existent.
99 * Permettre de décrire l’ordre opérationnel et le type d’interventions, en prenant en compte les contraintes (accessibilité, matériel…).
100 * Permettre de préciser les moyens humains, techniques et financiers nécessaires et les responsabilités de chacun.
101 * Permettre d’établir un calendrier prévisionnel.
102
103 (((
104 **Progression du récolement décennal :**
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106 * Chaque campagne de récolement fait l’objet d’un procès-verbal (espaces vus, collections récolées, observations….).
107 * Chaque procès-verbal de campagne est annexé au plan de récolement décennal.
108 * Le plan de récolement décennal est mis à jour au terme de chaque campagne pour mesurer l’avancement du récolement décennal ; il peut également, le cas échéant, au vu des conditions de réalisation de chaque campagne, être adapté afin d’assurer au mieux l’achèvement des opérations dans les délais prévus.
109 )))
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113 === Fiches de récolement (support de saisie) ===
114
115 Une fiche de récolement, conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 mai 2004 relatif à l’inventaire et au récolement, comporte au minimum les rubriques suivantes :
116
117 * Identification.
118 * Localisation.
119 * État du bien.
120 * Marquage.
121 * Conformité de l’inscription à l’inventaire avec le bien ainsi que, le cas échéant, avec les différentes sources documentaires, archives, dossiers d’œuvre, catalogues… La fiche de récolement est proposée à titre indicatif ; elle constitue un cadre qui peut être amendé ou complété par le musée en fonction des collections, de leurs spécificités, de leur nombre, des moyens et des équipes disponibles.
122
123 La fiche de récolement offre la possibilité de traiter rapidement des ensembles volumineux ou des séries, en ne récolant que leurs contenants (par exemple, une palette composée uniquement de matériel lithique).
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126 === Procès-verbal de récolement ===
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128 (% class="CxSpFirst" %)
129 L’article 13 de l’arrêté du 25 mai 2004 précise que « chaque campagne de récolement fait l'objet d'un procès-verbal rédigé par le professionnel responsable des collections au sens de l'article L. 442-8 du code du patrimoine. Le procès-verbal doit être conservé par le musée. Le procès-verbal décrit la méthode adoptée, le champ couvert par le récolement, ainsi que les résultats de la campagne, notamment la liste des biens non vus ou manquants, la liste des biens détruits, la liste des biens inventoriés ou à inventorier à l'issue du récolement.
130
131
132 ==== Radiations ====
133
134 (% class="CxSpFirst" %)
135 Un article dédié et un pas à pas est disponible sur [[la radiation.>>http://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Radiation/]]  La radiation d’un bien des collections du musée est un acte du même niveau d’importance que son inscription à l’inventaire. Elle ne peut en aucun cas intervenir sur la décision du seul responsable des collections car, comme l’acquisition, elle ne peut émaner que de la personne morale propriétaire des collections du musée.
136
137 (% class="CxSpLast" %)
138 A la fin du récolement, une radiation ne peut être achevée juridiquement par respect du parallélisme des formes, qu’à l’issue d’une procédure équivalente à l’acte ayant autorisé l’affectation du bien au musée, puis provoqué son inscription sur le registre d’inventaire. Les différentes possibilités de radiation des inventaires sont limitées, selon l’article 4 du décret n° 2002-852 du 2 mai 2002, aux seuls cas suivants :
139
140 * Destruction totale du bien : un procès-verbal doit alors être dressé et validé par l’autorité compétente (c’est-à-dire le propriétaire du musée).
141 * Inscription indue sur l’inventaire : cette inscription doit être signalée à l’autorité compétente, propriétaire du musée, qui autorise la radiation. S’il existe deux enregistrements pour le même bien, on raye l’enregistrement le moins pertinent en effectuant un renvoi vers l’autre. Si une inscription est frappée de nullité par décision de justice, elle sera rayée une fois cette dernière devenue définitive, c’est à dire notamment après exercice d’éventuels recours.
142 * Modification d’affectation entre deux musées de France appartenant à la même personne morale : on radiera le bien dans le registre du musée qui en perd l’affectation et on l’inscrira dans le registre de l’autre musée nouvellement affectataire.
143 * Transfert de propriété, en application des articles L. 451-8 à L. 451-101 du code du patrimoine.
144 * Déclassement, en application des articles L. 451-5 à L. 451-7 du code du patrimoine.III - 3.
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146 ==== Dépôts de plaintes ====
147
148 (% class="CxSpFirst" %)
149 A l’issue de chaque campagne de récolement, plainte est déposée pour les biens manquants au nom de la collectivité ou de l’organisme propriétaire des collections, aux services de police ou de gendarmerie ou encore directement auprès du procureur de la République, territorialement compétents (article 6 du décret n° 2002-852 du 2 mai 2002).
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152 (% class="CxSpMiddle" style="text-align: justify;" %)
153 Sont considérés comme manquants les biens non localisés à la fin d’une campagne malgré des recherches répétées qui se sont révélées infructueuses. Pour chaque dépôt de plainte, un dossier individuel détaillé doit être établi comportant la preuve de l’appartenance du bien à la collection, les éléments d’identification et, dans toute la mesure du possible, une photographie. En l’absence de photographie, il convient de rassembler tous les éléments descriptifs existants. En cas de non-inscription à l’inventaire, tout document justificatif de l’entrée dans la collection (tel que facture, décision ou acte d’acquisition…) est produit.
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157 (% style="margin-bottom: 10pt; text-align: left;text-align:left" %)
158 = Planification des campagnes de récolement =
159
160 (% class="CxSpFirst" %)
161 Dans ce chapitre nous verrons comment organiser la liste des emplacements à récoler, puis comment organiser sa planification dans le temps.
162
163 (% class="CxSpMiddle" %)
164 Il faudra tout d’abord finaliser la liste (hiérarchique) de tous les emplacements du musée (Salles d’exposition, Armoires, Réserves…..). Si votre saisie dans la base documentaire est à jour, il vous suffira de compléter les informations nécessaires dans les notices concernées de la table d’autorité des emplacements.
165
166 (% class="CxSpMiddle" %)
167 Le cas échéant il vous faut saisir l’arborescence des emplacements du musée et y rattacher les biens déjà saisis dans la base documentaire. Si les biens présents dans ces emplacements ne sont pas encore saisis dans la base documentaire Il est possible de procéder à des imports de fichiers Excel pour les créer rapidement ou de le créer manuellement dans la base de données.
168
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170 == Points d’organisation pratique ==
171
172 (% class="CxSpFirst" %)
173 **POINT 1 :** le récolement ne peut pas se dissocier de la problématique de la gestion des registres à cause des biens à inventorier rétrospectivement mis à jour par le récolement.
174
175 (% class="CxSpMiddle" %)
176 **POINT 2 :** Flora a pris le parti de s’appuyer sur les bases documentaires pour éviter toute double saisie et pour pouvoir tirer parti des données informatiques déjà saisie. Le récolement dans Flora a donc pour objectif de compléter la saisie dans les bases documentaires, pour capitaliser sur le travail réalisé.
177
178 (% class="CxSpMiddle" %)
179 **POINT 3 :** le plan de récolement s’appuie sur la table d’autorité hiérarchique des emplacements, et la saisie des informations de récolement en vue de l’édition des PV de récolement s’appuiera sur la localisation des biens.
180
181 (% class="CxSpMiddle" %)
182 Il faut donc veiller à ce que la localisation des biens soit à jour dans Flora et que des déplacements importants ne soient pas prévus pendant la période du récolement (par emplacement).
183
184 (% class="CxSpLast" %)
185 **POINT 4 :** dans la pratique, le premier récolement décennal va mettre en évidence deux types de données manquantes dans la base documentaire :
186
187 1. Les biens déjà inventoriés sur les registres papier mais pas encore saisis dans la base documentaire (on les repérera au fait qu’ils ont généralement déjà un numéro d’inventaire).
188 1. Les biens non inventoriés à inventorier rétrospectivement.
189
190 **POINT 5 :** Comment procéder lorsque l’on ne dispose pas d’accès internet sur place :
191
192 //Sans Application déconnectée sur tablette (Recol'App)//
193
194 1. Imprimer ou exporter dans Excel la liste des biens localisés à cet emplacement dans les bases documentaire.
195 1. Une fois sur place : saisir (sur papier ou dans un tableau Excel à réimporter) les notices des biens inexistantes dans la base documentaire (attention à la numérotation de l’inventaire rétrospectif).
196 1. De retour à un poste Flora : saisir ou importer ces données. Compléter si nécessaire dans Flora les données documentaires annexes (photos, constat d’état…).
197 1. Une fois que le nombre de notices de biens dans Flora correspond au nombre de notices trouvées sur place, générer les notices de récolement pour saisir les résultats et les anomalies ou suites à donner constatée et éditer le PV de l’emplacement.
198
199 //Avec Application déconnectée sur tablette (Recol'App)//
200
201 1. Planifier une campagne avec un emplacement à récoler
202 1. Générer les notices récolement pour les biens localisés dans cet emplacement
203 1. Exporter ces notices sur la tablette
204 1. Aller in situ saisir les résultats (possibilité de créer des notices biens à minima si non présentes sur l'export de la tablette)
205 1. Importer la saisie de la tablette dans Flora
206
207 (% class="CxSpLast" %)
208 **POINT 6 :** Quels sont les champs à remplir dans la table des biens (préconisations SMF) ?
209
210 1. Pour les biens déjà inscrits au registre : à minima les données inscrites sur le registre + Domaine, Dénomination, Titre ou appellation, Matières Techniques, Dimensions, Inscriptions, Auteur (tableaux), date du constat d’état initial et état de conservation initial.
211 1. Pour les biens inventoriés rétrospectivement : Les mêmes champs que précédemment ainsi que les champs obligatoires de la grille de saisie des biens du registre d’inventaire des biens affectés (marquer néant si vous n’avez pas l’info) //: Date d’entrée, avis des instances scientifiques, prix d’achat//.
212
213 == ETAPE 1 : Elaborer le plan de récolement  sur Flora ==
214
215 === Compléter la saisie dans la table des Emplacements ===
216
217 (% class="CxSpFirst" %)
218 Ce plan s’appuie sur la structure hiérarchisée de la table des emplacements existante. On y identifiera les emplacements servant de point de départ à l’élaboration des campagnes de récolement.
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220 (% style="text-align:center" %)
221 [[image:2021-12-28_18h18_22.png||class="img-thumbnail"]]
222
223 (% class="CxSpLast" %)
224 Chaque emplacement défini dans le plan sera défini par :
225
226 (% style="list-style-type:circle" %)
227 * Son type : (bâtiment, niveau…).
228 * Sa dénomination précise (basée sur un identifiant chiffré invariant et éventuellement sur une dénomination fonctionnelle).
229 * Ses caractéristiques : salle ouverte au public / réserve.
230 * Informations sur les collections contenues (type, nombre approximatif, mode de présentation, de rangement de conditionnement, durée prévisible du récolement).
231 * Son accessibilité.
232
233 (% style="text-align:center" %)
234 [[image:2021-12-28_18h23_36.png||class="img-thumbnail"]]
235
236 === Créer les campagnes de récolement ===
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238 (% class="box infomessage" %)
239 (((
240 (% style="text-align:center" %)
241 [[image:Créer une campagne récolement.jpg||class="img-thumbnail"]]
242 )))
243
244 Le schéma de la création d'un campagne est disponible en téléchargement en pdf[[ ici.>>attach:Créer une campagne récolement.pdf]]
245
246 (% class="CxSpFirst" %)
247 La table des campagnes de récolement permet de planifier l’ordre d’exécution du récolement d’une série d’emplacements architecturaux tels que définis dans le plan de récolement (table d’autorité des emplacements). Cette table permet aussi de saisir les informations nécessaires à la préparation de la campagne (calendrier prévisionnel). Son fonctionnement est calqué sur le principe ergonomique de la régie. Pour y accéder, aller dans l'espace de travail Récoler puis la table Récolement et choisir Campagne récolement. Pour créer une campagne cliquer sur [[image:2021-12-30_11h10_55.png||height="22" width="23"]].
248
249 (% style="text-align:center" %)
250 [[image:2021-12-28_18h26_13.png||class="img-thumbnail"]]
251
252 (% class="CxSpMiddle" %)
253 Dans l’exemple, ci-dessous, nous définirons un plan de récolement décennal réalisé en trois campagnes successives. La première campagne concernera les salles d’exposition permanente du musée, les deux suivantes les réserves du musée.
254
255 (% style="text-align:center" %)
256 [[image:2021-12-30_11h09_13.png||class="img-thumbnail"]]
257
258 (% style="text-align: center;" %)
259 (% class="small" %)Saisie d'une campagne de récolement
260
261
262 (% class="CxSpMiddle" %)
263 Le numéro de récolement concerne la décennie en cours. En 2022, nous sommes à la seconde compagne de récolement (2014-2024). Il sera donc égal à deux jusqu’au démarrage du troisième récolement décennal.
264
265 (% class="CxSpMiddle" %)
266 Le numéro d’ordre de la campagne permet de gérer leur succession dans le temps. Ce fonctionnement permettra de programmer dans le temps les campagnes de récolement nécessaires à l’institution.
267
268 (% class="CxSpMiddle" %)
269 Une fois la campagne crée, il faudra choisir les différents emplacements récolés.
270
271 (% class="CxSpMiddle" id="HEtape3:ChoisirlesemplacementsE0rE9coler." %)
272 === Choisir les emplacements à récoler dans chaque campagne ===
273
274 (% class="box infomessage" %)
275 (((
276 (% style="text-align:center" %)
277 [[image:Ajout d'un emplacement de récolement.jpg||class="img-thumbnail"]]
278 )))
279
280 Le schéma de l'ajout de l'emplacement de récolement est téléchargeable[[ ici.>>attach:Ajout d'un emplacement de récolement.pdf]]
281
282 (% class="box infomessage" %)
283 (((
284 Astuce: Choisissez des emplacements peu étendus comme une travée, par exemple, pour organiser votre travail plus facilement et savoir où reprendre le travail. Ajoutez en plusieurs.
285 )))
286
287 (% class="MsoCaption" style="text-align:center" %)
288 [[image:2021-12-30_10h32_13.png||class="img-thumbnail"]]
289
290 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
291 (% class="small" %)Ajout d'un emplacement
292
293 (% class="MsoCaption" style="text-align:center" %)
294 [[image:2021-12-30_10h29_17.png||class="img-thumbnail"]]
295
296 (% style="text-align: center;" %)
297 (% class="small" %)Saisie d'un emplacement
298
299 Nous avons mis en place 6 emplacements différents dans cet exemple :
300
301 * European Paintings, 1250-1800.
302 * Musical instruments.
303 * Greek and Roman Art.
304 * Réserves MET.
305 * L'aile Americaine.
306 * European Sculpture and Decorative Arts.
307
308 (% class="MsoCaption" style="text-align:center" %)
309 [[image:2021-12-30_10h38_01.png||class="img-thumbnail"]]
310
311 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
312 (% class="small" %)Visu des emplacements récolés
313
314 (% class="CxSpMiddle" %)
315 Prenons maintenant l’exemple de l’emplacement « Musical instruments », en cliquant sur la loupe [[image:2021-12-30_11h27_36.png]]près du terme, vous pourrez vous rendre directement sur l’emplacement en question. Les objets présent sur l'emplacement apparaitrons à droite.
316
317 (% style="text-align:center" %)
318 [[image:2021-12-30_11h28_27.png||class="img-thumbnail"]]
319
320 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
321 (% class="small" %)Emplacement "Musical instruments"
322
323 (% class="CxSpMiddle" %)
324 Nous allons donc faire remonter **tous** les biens de cet emplacement.
325
326 (% class="CxSpMiddle" id="HETAPE4:FaireremonterlesBiens" %)
327 == ETAPE 2 : Générer les notices de récolement des Biens dans l'emplacement ==
328
329 Cette étape doit être réalisée** le plus tard possibl**e afin de prendre en compte les éventuels changements de localisation des biens cpncernés
330
331 (% class="box infomessage" %)
332 (((
333 (% style="text-align:center" %)
334 [[image:Générer les notices de récolements.jpg||class="img-thumbnail"]]
335 )))
336
337 Le schéma de la génération des notices de récolement d'un bien dans l'emplacement est disponible au format pdf[[ ici.>>attach:Générer les notices de récolements.pdf]]
338
339 (% class="MsoCaption" style="text-align:center" %)
340 [[image:2022-02-04_23h44_56.png||class="img-thumbnail"]]
341
342 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
343 (% class="small" %)Préparation des notices biens de l'emplacement et de tous ces contenants.
344
345 === Récoler par domaine / typologie ===
346
347 Possibilité d'ajouter un filtre en choisissant un ou plusieurs Domaines ou une ou plusieurs Typologie, pour préparer des notices de récolement pour uniquement certains domaines ou certains types de Biens.
348
349 (% style="text-align:center" %)
350 [[image:2021-12-30_11h43_52.png||class="img-thumbnail"]]
351
352
353 (% style="text-align:center" %)
354 [[image:2021-12-30_11h42_27.png||class="img-thumbnail"]]
355
356 Cumuler les Domaines ou les Typologies au besoin avec "et" ou "ou".
357
358 (% style="text-align:center" %)
359 [[image:2021-12-30_11h58_50.png||class="img-thumbnail"]]
360
361 (% class="CxSpMiddle" %)
362 Après avoir cliquer sur[[image:2021-12-30_12h04_02.png]]. Nous devons valider ensuite les biens désirés pour ce récolement, la plupart du temps il suffira de tous les sélectionner.
363
364 (% class="box infomessage" %)
365 (((
366 Avec [[image:2022-02-04_23h53_31.png||height="25" width="28"]] préparer les notices de récolement pour ce niveau uniquement, avec [[image:2022-02-04_22h47_34.png||height="38" width="29"]] préparer les notices de récolement pour ce niveau et tous ses contenants. Privilégier [[image:2022-02-04_22h47_34.png||height="35" width="27"]] pour être sûre de ne pas oublier aucun biens à récoler, par exemple : un colonne contenant des tiroirs, pour ne pas oublier de générer les notices de récolement des biens dans les tiroirs.
367 )))
368
369 (% style="text-align:center" %)
370 [[image:2021-12-30_12h01_33.png||class="img-thumbnail"]]
371
372 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
373 (% class="small" %)Listes des biens à sélectionner
374
375 (% class="MsoCaption" style="text-align:center" %)
376 [[image:2021-12-30_12h03_33.png||class="img-thumbnail" height="135" width="445"]]
377
378 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
379 (% class="small" %)Fenêtre de confirmation de la sélection
380
381
382 (% class="Encarttexte" style="margin-left:0cm" %)
383 Cliquer sur[[image:2021-12-30_12h02_57.png]] pour générer les notices de récolement pour saisie, confirmer votre sélection et voici le résultat :
384
385 (% style="text-align:center" %)
386 [[image:2021-12-30_12h11_26.png||class="img-thumbnail"]]
387
388
389 (% class="Encarttexte" id="HAfficherlesnoticesderE9colementniveauparniveauoupourtouslesniveaux" style="margin-left: 0cm;" %)
390 ==== Afficher les notices de récolement niveau par niveau ou pour tous les niveaux ====
391
392
393 (% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
394 (((
395 **Par défaut : **Le filtre par emplacement (dans l'écran de gauche) permet de ne voir que les biens **d'un niveau** (Exemple : les biens présents dans le tiroir de l'étagere), pour voir ceux qui serainet spécifiquement dans la Boite 1 il faut "descendre dedans"
396 En cochant la case « afficher les récolements préparés pour tous les niveaux de l’emplacement », nous ferons apparaitre la totalité des biens présents dans tous les niveaux de l' emplacement concerné.
397 )))
398
399 (% style="text-align:center" %)
400 [[image:1662994468477-740.png||class="img-thumbnail"]]
401
402
403
404 (% style="text-align:center" %)
405 [[image:2021-12-30_12h08_36.png||class="img-thumbnail"]]
406
407 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
408 (% class="small" %)Nous observons que ces biens sont tous en attente de récolement (en gras à droite).
409
410 (% class="box warningmessage" %)
411 (((
412 Les filtres des Domaines et Typologie ne fonctionnent pas après l'apparition des notices de récolement à saisir, ils sont utilisables uniquement avant pour ne faire apparaitre que certaines notices.
413 )))
414
415 === Exporter ces notices de récolement pour saisie sur Tablette via Recol'App ===
416
417 une fois les notices de récolement générées pour un emplacement dans la campagne, il est possible de les [[exporter sur la tablette>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/RecolApp/]] via un fichier zip à télécharger
418
419 (% style="text-align:center" %)
420 [[image:2021-12-30_16h06_25.png||class="img-thumbnail"]]
421
422 == ETAPE 3 : Saisir les données de récolement des Biens ==
423
424 === Travailler déconnecté de Flora ===
425
426 (% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
427 (((
428 A ce stade apparaissent des difficultés pratiques liées à des problématiques génériques dans tous les musées : Vous n’avez pas accès à votre logiciel de récolement quand vous êtes in situ dans les salles face aux biens. Dans ce cas, il faudra opter pour trois solutions de collecte d’information déconnectée :
429 - via un tableur.
430 - via papier-crayon.
431 - via l'application RecolApp.
432 )))
433
434 //Dans ces cas de figures, il faudra emmener in situ, **non seulement vos registres papier pour vérifier la conformité avec l’inventaire,** mais aussi ~://
435
436 * //Une impression papier de la liste des notices localisées à cet emplacement dans la base documentaire.//
437 * //Ou un export Excel, ou l'application REcolApp qui contiendra la description à minima des biens à récoler telle que saisie dans la base documentarie des bioens//
438
439 (% class="CxSpFirst" %)
440 S’il y a des informations à modifier concernant des notices déjà présentes dans la base documentaire (constat d’état, dimensions, matières-techniques…) notez les et corrigez les notices concernées à votre retour au bureau.
441
442 (% class="CxSpMiddle" %)
443 Vous pourrez ensuite utiliser le tableur, in situ, pour saisir les notices inexistantes dans la base documentaire, afin de pouvoir les importer en masse à votre retour au bureau, mais attention, une deuxième problématique sera présente.
444
445 (% class="CxSpMiddle" id="HBiensdE9jainventoriE9smaisnonsaisisdanslabasedocumentaire" %)
446 === Biens déja inventoriés mais non saisis dans la base documentaire ===
447
448 (% class="CxSpLast" %)
449 Vous risquez de trouver dans vos emplacements,** des biens qui ne sont pas encore saisis dans la base documentaire informatique.** Et dans ce cas apparaitront les options suivantes :
450
451 * **Le bien est déjà inscrit à l’inventaire papier (i**l possède donc déjà un numéro d’inventaire). Il suffira donc de le créer dans la base documentaire, **avec la grille miniale de création de bien pour récolement  **qui contient très peu de champs obligatoires, de le localiser, puis de l'ajouter à l'emplacement à récoler dans la campagne et à saisir sa notice de récolement
452
453 === Biens non inventoriés et non saisis dans la base documentaire ===
454
455 * **Le bien n’est pas encore inscrit à l’inventaire papier** : il faudra donc le créer dans la base documentaire avec un numéro d’inventaire rétrospectif, puis[[ l’intégrer au registre des biens affectés ou des biens reçus en dépôt.>>doc:1_Fonctionnalités.D\. Gestion des collections.Registres.WebHome]]
456 ** **Il sera parfois pratique d'utiliser les  ensemble complexe** pour inventorier sous un seul numéro un nombre important de biens physiquement présents. Dans ce cas de figure on ne saisira pas une notice par bien, mais une notice pour l’ensemble en y a adjoignant éventuellement un registre de sous-inventaire (listing papier ou bureautique). Reportez-vous au manuel de [[gestion des registres d’inventaire>>doc:1_Fonctionnalités.D\. Gestion des collections.Registres.WebHome]] pour ces problématiques.
457 //A titre d'exemples 1 notice d'ensemble complexe peut concerner//
458 *** tous les biens d'un donateur localisé à un même emplacement
459 *** un emplacement dans le musée contenant des biens de nature hétérogène
460 ** Toutefois la saisie des données nécessaires l'intégration aux registres peut prendre beaucoup de temps, eut égard aux champs obligatoires nécessaires (notemment ceux concernant l'acquisition). dans ce cas on indiquera dans l'état d'avancement du récolement : [[image:1663083598490-895.png||height="39" width="389"]]
461
462 (% class="CxSpMiddle" %)
463 En résumé : dans le cas ou vous ne choisiriez pas l'option RecolApp ne partez pas in situ sans emporter une liste des biens localisés à cet endroit dans la base documentaire. Choisissez un format d’impression ou d’export contenant à minima le numéro d’inventaire, les dimensions, matières, techniques et constat d’état.
464
465 (% class="CxSpMiddle" %)
466 L’impression (préalablement triée par numéro d’inventaire) aura l’avantage de contenir une photo, si elle existe, vous saurez donc alors s’il vous faut ou non photographier ce bien.
467
468 (% class="CxSpMiddle" %)
469 Les exports Excel complet ou 18colonnes n’affichent pas l’image, mais si la colonne Image n’est pas vide (elle contient une url d’accès à l’image), vous saurez que la photo existe.
470
471 === Validation en masse des biens sans anomalie ou suite à donner ===
472
473 (% class="box infomessage" %)
474 (((
475 (% style="text-align:center" %)
476 [[image:Récoler les biens sur pièce et sur place .jpg||class="img-thumbnail"]]
477 )))
478
479 Le schéma du récolement des biens sur pièce et sur place en masse est disponible en format PDF  [[ici>>attach:Récoler les biens sur pièce et sur place.pdf]].
480
481 (% class="CxSpFirst" %)
482 Pour procéder à une validation en masse, il suffira d’aller dans l’onglet [[image:2021-12-30_12h24_07.png]] et de valider les objets [[image:2021-12-30_12h22_41.png||height="32" width="26"]] dont le récolement n’a posé aucun problème. Si l’opérateur de saisie n’a rien à ajouter sur la notice récolement de l’objet, il peut passer par cette validation. Nous validerons donc tous les biens sauf la lampe à huile. Il faut aussi sélectionner un « récoleur » parmi les personnes présente dans l’autorité susnommé et une date de validation.[[image:2021-12-30_12h25_25.png]]
483
484
485 (% style="text-align:center" %)
486 [[image:2021-12-30_12h22_35.png||class="img-thumbnail"]]
487
488 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
489 (% class="small" %)Validation des biens à récoler.
490
491 (% style="text-align:center" %)
492 [[image:2021-12-30_12h28_23.png||class="img-thumbnail" height="123" width="424"]]
493
494 (% class="CxSpMiddle" style="text-align: center;" %)
495 (% class="small" %)Confirmation de l'opération pour les éléments sélectionnés.
496
497 (% class="CxSpMiddle" %)
498 Après confirmation de l'opération, les objets ont été validés, nous pouvons l’observer par l’état qui est passé de vert à gris dans l'onglet [[image:2021-12-30_14h33_46.png]] ou [[image:2021-12-30_14h33_16.png]].
499
500 (% style="text-align:center" %)
501 [[image:2021-12-30_14h21_35.png||class="img-thumbnail"]]
502
503 (% class="CxSpMiddle" style="text-align: center;" %)
504 (% class="small" %)Tous.
505
506 (% style="text-align:center" %)
507 [[image:2021-12-30_14h24_10.png||class="img-thumbnail"]]
508
509 (% style="text-align: center;" %)
510 (% class="small" %)Réalisés sans suites à donner.
511
512
513 === Traitement unitaire des anomalies  et suites à donner ===
514
515 Dans ce cas de figure il n'est plus possible de travailler en masse, il faudra saisir les anomalies et les suites à données unitairement dans chaque notice récolement
516
517 (% class="CxSpMiddle" %)
518 Commençons par aller sur cette notice :
519
520 (% style="text-align:center" %)
521 [[image:2021-12-30_14h38_16.png||class="img-thumbnail"]]
522
523 (% class="CxSpMiddle" %)
524 Passons en modification :
525
526 (% style="text-align:center" %)
527 [[image:2021-12-30_14h43_40.png||class="img-thumbnail"]]
528
529 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
530 (% class="small" %)Vue sur la notice de récolement du bien et outils de modification pour entrée en saisie.
531
532 (% class="CxSpFirst" %)
533 Nous avons constaté ici la présence de moisissure et un effacement partiel du numéro d’inventaire. Ces deux problèmes vont donc nécessiter l’intervention d’une restauration à moyen terme.
534
535 (% class="CxSpLast" %)
536 J’indique donc :
537
538 * L’état d’avancement de la notice, ici « récolé sur pièce et sur place, suite à donner ».
539 * Les deux problèmes.
540 * Les suites à donner.
541 * Le nom du récoleur.
542
543 (% class="MsoCaption" style="text-align:center" %)
544 [[image:2021-12-30_14h58_49.png||class="img-thumbnail"]]
545
546 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
547 (% style="font-size:11.9px" %)Changement de l'état d'avancement de la notice de "En attente de récolement" à "Récolé sur pièce et sur place, suite à donner".
548
549 (% class="MsoCaption" style="text-align:center" %)
550 [[image:2021-12-30_15h10_56.png||class="img-thumbnail"]]
551
552 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
553 (% style="font-size:11.9px" %)Les deux problèmes.
554
555 (% class="MsoCaption" style="text-align:center" %)
556 [[image:2021-12-30_15h13_23.png||class="img-thumbnail"]]
557
558 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
559 (% style="font-size:11.9px" %)Les suites à donner qui peuvent se cumuler.
560
561 (% class="CxSpMiddle" %)
562 Nous voyons donc les modifications sur la notice, après un enregistrement, avec en gras l’état d’avancement du récolement pour ce bien.
563
564 (% style="text-align:center" %)
565 [[image:2021-12-30_15h13_54.png||class="img-thumbnail"]]
566
567 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
568 (% class="small" %)Résultat d'un récolement d'un bien après enregistrement.
569
570 (% class="CxSpMiddle" %)
571 Pour revenir à la liste des notices de récolement, cliquer sur Ré-afficher les récolements de ce niveau... [[image:2021-12-30_15h42_53.png||height="19" width="73"]] Nous constatons désormais sur l’emplacement la présence de 14 biens dans « réalisés sans suite » et d’un bien dans « réalisés suite à donner ».[[image:2021-12-30_15h42_53 copie.png||height="23" width="78"]]
572
573 (% style="text-align:center" %)
574 [[image:2021-12-30_15h42_53 copie 2.png||class="img-thumbnail"]]
575
576 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
577 (% class="small" %)Réalisé suite à donner.
578
579 (% style="text-align:center" %)
580 [[image:2021-12-30_15h56_11.png||class="img-thumbnail"]]
581
582 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
583 (% class="small" %)Réalisé sans suite
584
585 (% class="MsoCaption" id="HRelocalisationsuiteaurE9colement" %)
586 === Modification de localisation d'un bien pendant le récolement ===
587
588 Depuis la version 4.0, la saisie d'un nouvel emplacement de référence ou d'une nouvelle localisation dans la notice de récolement sera automatiquement reportée sur la notice bien l**ors du changement d'état d'avancement de la notice récolement**
589
590 //Exemple : le bien 880.1.1 initialement localisé dans la boite 1006 est trouvé dans la boite 1046//
591
592 (% class="MsoCaption" %)
593 Modifier une fiche récolement [[image:2022-02-25_10h36_53.png||class="img-circle img-rounded" height="32" width="34"]] pour renseigner les nouveaux emplacements et indiquer l'état d'avancement.
594
595 (% style="text-align:center" %)
596 [[image:2022-02-25_10h54_56.png||class="img-thumbnail"]]
597
598 (% class="MsoCaption" %)
599 Dans la grille de saisie, se trouve la Localisation actuelle théorique ou ancienne et  l'Emplacement de référence théorique ou ancienne. Elles sont pré-remplies par les informations de la fiche Bien dans les champs Localisation actuelle et Emplacement de référence lors de la génération des fiches de récolement.
600
601 (% class="box infomessage" %)
602 (((
603 Changer les localisations théoriques ou anciennes ne changera pas la localisation sur la fiche Bien mais uniquement sur la fiche Récolement. De plus, La fiche récolement restera présente dans la campagne et dans la liste des fiches de récolement comme auparavant, elle ne sortira pas de la campagne. IL est donc recommandé de ne pas modifier ces champs
604 )))
605
606 (% style="text-align:center" %)
607 [[image:1656937191065-206.png||class="img-thumbnail"]]
608
609 Plus bas sur la grille de saisie de la fiche Récolement, se trouve la possibilité de saisir le nouvel emplacement
610
611 (% style="text-align:center" %)
612 [[image:1656937498343-297.png||class="img-thumbnail"]]
613
614 (% class="box warningmessage" %)
615 (((
616 ATTENTION : Pour que ce nouvel emplacement soit reporté sur la notice du bien 880.1.1, il faut modifier l'état d'avancement du récolement, par exemple en le passant à Récolé sur pièce et sur place
617 )))
618
619 (% style="text-align:center" %)
620 [[image:1656937677197-202.png||class="img-thumbnail"]]
621
622 L'historique de changement de localisation sera mentionné dans l'historique de récolement sur la notice bien
623
624 [[image:1656938064489-651.png]]
625
626
627 (% style="text-align:center" %)
628 [[image:2022-02-25_15h37_53.png||class="img-thumbnail"]]
629
630 (% class="CxSpFirst" id="HETAPE3.1:ImporterdesrE9sultatsderE9colementsaisissurtablette" %)
631 === Importer des résultats de récolement saisis sur tablette via Recol'App ===
632
633 les données saisies sur tablettes doivent etre récupérées sur un PC connecté à FLora (via un fichier zip exporté depis la tablette)
634
635 ce fichier zip devra etre déposé dans l'écran d'import des récolements
636
637 (% style="text-align:center" %)
638 [[image:1662995226581-313.png||class="img-thumbnail"]]
639
640 (% class="CxSpFirst" id="HETAPE3.2:ImporterdesdonnE9esderE9colementsaisiessuruntableur" %)
641 === Importer des données de récolement saisies sur un tableur ===
642
643 L'interface d'import générique de Flora musée (notices et photos) permet d'importer des fichiers tabulés dans la table des biens et la photothèque, notamment pour y créer et y localiser les biens qui n'existaient pas encore dans la table documentaire des biens.
644
645 Il est aussi possible d'importer des notices de récolement qui n'auraient pas été générés via l'interface de flora (attention au lien sur l'emplacement à récoler dans la campagne), se reporter au manuel d'import
646
647 (% style="text-align:center" %)
648 [[image:1662995550681-609.png||class="img-thumbnail"]]
649
650 (% class="CxSpFirst" id="HUtilisationduworkflow" %)
651 == ETAPE 4 : Suivi de l'état d'avancement du plan de récolement ==
652
653 === Sur les emplacements à récoler dans les campagnes ===
654
655 (% class="CxSpFirst" %)
656 En appuyant sur le bouton vert [[image:2021-12-30_16h00_27.png]] « terminer la saisie », démarrer le récolement pour cet emplacement. La personne chargée du récolement pourra alors le commencer. Soit directement sur Flora, soit en déconnecté en passant par l'application RecolApp.
657
658 (% style="text-align:center" %)
659 [[image:2021-12-30_15h59_15.png||class="img-thumbnail"]]
660
661 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
662 (% class="small" %)Validation du commencement du récolement
663
664 (% class="MsoCaption" style="text-align:center" %)
665 [[image:2021-12-30_17h40_43.png||class="img-thumbnail"]]
666
667 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
668 (% class="small" %)Résultat de la fin de la saisie de l'emplacement, le recolement peut commencer.
669
670 (% class="MsoCaption" style="text-align:center" %)
671 [[image:2021-12-30_17h42_05.png||class="img-thumbnail"]]
672
673 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
674 (% class="small" %)Dernière étape, cliquer sur le cadena pour valider la fin du récolement de cet emplacement.(%%)​
675
676 Mon emplacement récolé est à présent validé dans ma campagne de récolement, son état passant de vert [[image:2021-12-30_16h32_42.png]] à gris [[image:2021-12-30_16h33_06.png]] . Les autres emplacements en préparation sont en orange [[image:2021-12-30_17h45_11.png]].
677
678 (% style="text-align:center" %)
679 [[image:2022-02-07_14h42_24.png||class="img-thumbnail"]]
680
681 (% style="text-align: center;" %)
682 (% class="small" %)Résultat de la fin du récolement de l'emplacement Greek and Roman Art sur la notice de campagne.
683
684 Dans l'exemple ci-dessus, l'Emplacement Greek and Roman Art est terminé.
685
686 (% class="MsoCaption" %)
687 Sur l'emplacement, il est possible de :
688
689 * Démarrer le récolement [[image:2021-12-30_16h00_40.png]]
690 * Cloturer l'événement [[image:2021-12-30_16h02_31.png]]
691 * ajouter un bien à récoler manuellement (dans le cas ou on l'a trouvé in situ alors que sa notice récolement n'avait pas été générée [[image:2021-12-30_16h03_57.png]]
692
693 (% style="text-align:center" %)
694 [[image:2021-12-30_16h07_59.png||class="img-thumbnail"]]
695
696
697 (% style="text-align:center" %)
698 [[image:2021-12-30_16h08_43.png||class="img-thumbnail"]]
699
700
701 (% style="text-align:center" %)
702 [[image:2021-12-30_16h09_14.png||class="img-thumbnail"]]
703
704 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
705 (% class="small" %)Fonctionnement des boutons
706
707 (% class="MsoCaption" id="HPourlesCampagnes:" %)
708 === Sur les Campagnes : ===
709
710 (% class="MsoCaption" %)
711 Un workflow existe aussi pour les campagnes, pas de bouton cette fois, mais rentrer en modification pour changer son état d'avancement. Le Résultat apparait en gras dans Etat d'avancement de la Campagne sur la notice Campagne et par un changement de pictogramme lors d'une recherche d'une campagne.
712
713 (% style="text-align:center" %)
714 [[image:2021-12-30_17h22_47.png||class="img-thumbnail"]]
715
716 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
717 (% class="small" %)Notice Campagne en préparation qui va être modifié.
718
719 (% style="text-align:center" %)
720 [[image:2021-12-30_16h45_51.png||class="img-thumbnail"]]
721
722 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
723 (% class="small" %)Changer l'état d'avancement.
724
725 (% style="text-align:center" %)
726 [[image:2021-12-30_17h24_37.png||class="img-thumbnail"]]
727
728 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
729 (% class="small" %)L'état en cours apparait par un icone lors d'une recherche de campagne de récolement.
730
731
732 == ETAPE 5: Editions des statistiques et des PV de récolement. ==
733
734 === Pour les emplacements à récoler dans les campagnes : ===
735
736
737 (% style="text-align:center" %)
738 [[image:2021-12-30_16h15_12.png||class="img-thumbnail"]]
739
740 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
741 (% class="small" %)Editer les Statistiques du récolement pour cet emplacement.
742
743
744 (% class="MsoCaption" style="text-align:center" %)
745 [[image:2021-12-30_16h15_31.png||class="img-thumbnail"]]
746
747 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
748 (% class="small" %)Résultat Statistiques du récolement pour cet emplacement.(%%)
749 (% id="cke_bm_14743S" style="display:none" %)
750
751 (% class="MsoCaption" id="HPourlaCampagne:" %)
752 === Pour les Campagnes : ===
753
754 (% class="MsoCaption" style="text-align:center" %)
755 [[image:2021-12-30_16h28_32.png||class="img-thumbnail"]]
756
757 (% style="text-align: center;" %)
758 (% class="small" %)Editer les Statistiques pour PV de récolement pour la Campagne.
759
760 (% style="text-align:center" %)
761 [[image:2021-12-30_16h28_51.png||class="img-thumbnail"]]
762
763 (% style="text-align: center;" %)
764 (% class="small" %)Résultat des statistiques pour PV de récolement pour la Campagne.
765
766
767 === Modèles de PV musées de France et musées nationaux ===
768
769 Les modèles de PV pour [[les musées de France>>attach:PV récolement musées de France.pdf]] et [[les musées nationaux>>attach:PV récolement Musée Nationaux.pdf]] reprennent une partie des statistiques ci dessus.
770
771 (% style="text-align:center" %)
772 [[image:1663163903401-555.png||height="290" width="584"]]
773
774 (% style="text-align: center;" %)
775 Non localisés = non vus dans Flora
776
777 Pour  les autres parties il faudra passer par des requêtes sur l'historique des récolements
778
779 === Requêtes sur l'historique des récolements ===
780
781 ==== Objets nécessitant des modifications à l’inventaire ====
782
783 A radier (joindre une liste)... rédaction en cours
784
785 ==== Objets nécessitant des compléments d’identification ( à marquer, à photographier...) ====
786
787 via le menu Administration / données, exemple pour la 1ere campagne du récolement N°2
788
789 (% class="box infomessage" %)
790 (((
791 Attention, les nombres apparaissant entre parenthése sont comptabilisés sur toute la base documentaire, il faut donc lancer la recherche pour obtenir le résultat
792 )))
793
794 (% style="text-align:center" %)
795 [[image:1663164804018-111.png||class="img-thumbnail"]]
796
797 ==== État de conservation du bien ====
798
799 via le menu Administration / données, exemple pour la 1ere campagne du récolement N°2
800
801 (% style="text-align:center" %)
802 [[image:1663164967991-161.png||class="img-thumbnail"]]
803
804 ==== Localisation des biens : Exposés dans les salles ou en réserve ====
805
806 Généralement les campagnes sont organisées par emplacements donc concernent des salles du musée OU des réserves mais rarement les deux
807
808 il est toutefois possible croiser la requete avec l'emplacement de référence des biens en selectionnat la branche de la table d'autorité des emplacements qui regroupe toutes les salles du musée ou toutes les réserves (utiliser 'lassiatnt pour activer la profondeur de recherche"
809
810 [[image:1663165259686-230.png]]
811
812 ==== Documentation photographique des biens ====
813
814 Argentique ou Format numérique
815
816 Cette requête est délicate car il faut croiser la recherche avec la phototheque pour savoir si une notice photo est liée et si elle concerne une photo numérique ou argentiquie
817
818 Utiliser l**a recherche par liens sur les biens**
819
820 choisir l'emplacement à récoler dans la campagne, puis le support de la photo liée au bien (ce qui suppose que le champ a été renseigné ce qui 'est pas toujours le cas)
821
822 [[image:1663166194800-369.png]]
823
824
825 == ETAPE 6 : Post-récolement ==
826
827 ..en cours de ré-écriture
828
829 === Signalement des manquants sur POP/Joconde ===
830
831 [[https:~~/~~/www.culture.gouv.fr/Thematiques/Musees/Pour-les-professionnels/Rendre-les-collections-accessibles-aux-publics/Assurer-la-diffusion-numerique-des-collections/Participer-a-Joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-France/Informations-techniques-liees-a-la-participation-d-un-musee-de-France-a-Joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-France/Specifications-d-export-vers-Joconde-des-biens-constates-manquants-et-voles-a-l-issue-du-recolement-decennal-d-un-musee-de-France>>https://www.culture.gouv.fr/Thematiques/Musees/Pour-les-professionnels/Rendre-les-collections-accessibles-aux-publics/Assurer-la-diffusion-numerique-des-collections/Participer-a-Joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-France/Informations-techniques-liees-a-la-participation-d-un-musee-de-France-a-Joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-France/Specifications-d-export-vers-Joconde-des-biens-constates-manquants-et-voles-a-l-issue-du-recolement-decennal-d-un-musee-de-France]]
832
833 La passerelle d'export POP/Joconde de FLora musée a été adaptée pour permettre le versement des notices de biens manquants tels que décrit dans l'article du site du ministère de la culture ci dessus
834
835 Se reporter à l'article sur [[export POP/Joconde de Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Export POP.WebHome]] pour savoir comment produire le fichier zip à verser sur POP
836
837
838 (% class="CxSpMiddle" id="HSuividesanomalies" %)
839 === Suivi des anomalies ===
840
841 (% class="CxSpMiddle" %)
842 Pour le suivi des anomalies il sera possible de chercher directement l’information sur Flora.
843
844 (% style="text-align:center" %)
845 [[image:2021-12-30_17h48_40.png]]
846
847 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
848 (% class="small" %)Recherche "suite à donner".
849
850 (% style="text-align:center" %)
851 [[image:2021-12-30_18h22_07.png||class="img-thumbnail"]]
852
853 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
854 (% class="small" %)Recherche "état".
855
856
857 (% class="CxSpFirst" id="HClF4turerlessuitesE0donner" %)
858 === (% id="cke_bm_2543S" style="display:none" %) (%%)Clôturer les suites à données ===
859
860 Ne pas oublier de clôturer les suite à donner après les avoir traitées
861
862 Pour une fiche récolement, faire modifier puis changer l'état d'avancement.
863
864 Pour un lot de fiches récolement faire une recherche simple comme ci dessous par exemple :
865
866 (% style="text-align:center" %)
867 [[image:2022-02-25_15h31_26.png||class="img-thumbnail"]]
868
869 (% id="cke_bm_23087S" style="display:none" %) (%%)Puis utiliser l'outil modification par lot de fiches [[image:2022-02-25_14h34_39.png||class="img-circle"]].
870
871 Reproduire l'écran ci-dessous et lancer le traitement ou cliquer sur forcer et mettre uniquement la Nouvelle valeur.
872
873 (% style="text-align:center" %)
874 [[image:2022-02-25_15h25_03.png||class="img-thumbnail"]]
875
876 (% class="CxSpFirst" %)
877 Résultat:
878
879 === Saisie des données minimales de récolement manquantes dans les notices biens ===
880
881 (% class="CxSpFirst" style="text-align:left;text-align:left" %)
882 Les notices des biens saisis dans la base documentaire ne comportent pas forcément les données minimales attendues lors d’un récolement. La liste des biens à récoler dans un emplacement signalera les manques flagrants (dimensions, matières-technique, …) en indiquant les champs manquant avec un point d'exclamation "!" (comme nous pouvons le voir dans le petit encadré[[image:2021-12-28_15h32_44.png]] ci dessous) . Vous pouvez avoir accès à la notice bien directement pour réaliser les modifications souhaitées[[image:2021-12-30_11h27_36.png]] à droite (A gauche, cela ouvre la notice de récolement).
883
884 (% class="MsoCaption" style="text-align:center" %)
885 [[image:2021-12-30_18h00_14.png||class="img-thumbnail"]]
886
887 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
888 (% class="small" %)Modification d'une notice bien en récolement
889
890
891 = Récolement direct sans planification de campagnes =
892
893 (% class="CxSpFirst" %)
894 Dans le cas où la structure n’a pas le temps ou les moyen humain de planifier un récolement, il sera possible de réaliser un récolement ponctuel via l’interface de la notice objet directement.
895
896 (% class="CxSpMiddle" %)
897 Recherchons la notice 2021.1.1 par exemple, appuyons sur le bouton " récolement complémentaire hors campagne de récolement décennal".
898
899 (% style="text-align:center" %)
900 [[image:2021-12-30_18h12_38.png||class="img-thumbnail"]]
901
902 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
903 (% class="small" %)Saisi d'un récolement complémentaire
904
905 (% class="CxSpMiddle" %)
906 Flora va donc créer directement une notice de récolement, vous pouvez décider de la lier ou non à une campagne existante.
907
908 (% style="text-align:center" %)
909 [[image:2021-12-30_18h14_20.png||class="img-thumbnail"]]
910
911 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
912 (% class="small" %)Création d'une notice de récolement
913
914 (% style="text-align:center" %)
915 [[image:2021-12-30_18h16_29.png||class="img-thumbnail"]]
916
917 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
918 (% class="small" %)Notice de récolement crée.
919
920 (% class="MsoCaption" style="text-align:center" %)
921 [[image:2021-12-30_18h19_24.png||class="img-thumbnail"]]
922
923 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
924 (% class="small" %)Résultat sur la notice Bien.
925
926 (% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
927 (((
928 Votre dernier récolement apparaitra ensuite directement sur la notice, comme pour un récolement réalisé via le module. Le plus de cette technique et la rapidité et la simplicité. Le point négatif étant l’impossibilité de préparer son récolement et de ne pouvoir récoler qu’à la volée (notice par notice).
929 )))
930
931 (% class="box warningmessage" %)
932 (((
933 ⚠** Si vous souhaitez supprimer une notice de récolement, ce ne sera pas possible car cette dernière est liée au bien (et vice-versa).**
934 )))
935
936 = =
937
938 = Informations du tableau de bord =
939
940 Le tableau de bord, présent sur la page d'accueil de Flora, permet de suivre d'un simple clic :
941
942 * Les récolements.
943 * Le campagnes de récolements.
944 * Les travaux à réaliser.
945
946 (% style="text-align:center" %)
947 [[image:2021-12-30_18h06_55.png||class="img-thumbnail"]]
948
949 (% style="text-align: center;" %)
950 (% class="small" %)En bas du tableau de bord (ici version 4.5 même chose en Version 4).
951
952 = Questions / réponses =
953
954 [[accéder aux questions/réponses>>doc:.faq.WebHome]]
955
956
957 (% style="text-align: center;" %)
958