Modifications pour le document Assurer le récolement des biens
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Résumé
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... ... @@ -4,7 +4,7 @@ 4 4 |(% style="width:840px" %)((( 5 5 (% class="box" %) 6 6 ((( 7 -Le récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**. 7 +NaLe récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**. 8 8 9 9 Ce guide vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre du récolement décennal dans Flora. 10 10 ))) ... ... @@ -200,7 +200,7 @@ 200 200 201 201 == Éditer le planning d'une campagne == 202 202 203 -Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le format d’impression **Liste des emplacements**.203 +Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le **format d’impression Liste des emplacements**. 204 204 Ce document affiche les **dates prévisionnelles de récolement** des espaces liés à la campagne, et peut ensuite être **imprimé pour diffusion ou affichage**. 205 205 206 206 [[Campagne → choix format d’impression** Liste des emplacements**. >>image:1753692557528-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] ... ... @@ -377,15 +377,12 @@ 377 377 378 378 379 379 380 +[[Notice de récolement → clic sur la loupe pour revenir à la sous-campagne de récolement. >>image:1753707203678-608.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 380 380 381 381 383 +[[Résultat → affichage de la sous-campagne de récolement.>>image:1753707373097-989.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 382 382 383 -[[Notice de récolement → clic sur la loupe pour revenir à la sous-campagne de récolement. >>image:1753712642619-341.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 384 384 385 - 386 -[[Résultat → affichage de la sous-campagne de récolement.>>image:1753712721709-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 387 - 388 - 389 389 == Comprendre l’état d’avancement des notices de récolement == 390 390 391 391 Dans chaque **sous-campagne**, les notices de biens sont accompagnées d’une **icône colorée** indiquant leur **état d’avancement**. Ces codes visuels vous permettent de **suivre facilement la progression du récolement** et d’identifier rapidement les situations à traiter. ... ... @@ -406,7 +406,7 @@ 406 406 407 407 [[Sous-campagne de récolement → affichage des états d'avancement.>>image:1753697372537-107.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 408 408 409 -== Relocaliser un bien pendant le récolement == 406 +== Re localiser un bien pendant le récolement == 410 410 411 411 Le récolement est souvent l’occasion de constater que certains biens ne se trouvent **pas à leur emplacement théorique**. Flora permet alors de **corriger la localisation** directement depuis la notice de récolement. 412 412 ... ... @@ -417,7 +417,7 @@ 417 417 418 418 === Notions d'emplacements === 419 419 420 -Dans Flora, plusieurs t ypes de localisation coexistent pour assurer un suivi rigoureux desmouvements des biens, notamment lors du récolement.Cetableauvousaideàbien appréhenderlesdifférences :417 +Dans Flora, plusieurs notions de localisation coexistent pour assurer un suivi précis, notamment lors d’un récolement. Avant de relocaliser un bien, il convient de bien appréhender ces notions. Ce tableau récapitulatif vous y aidera : 421 421 422 422 (% class="active" %)|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 423 423 Terme ... ... @@ -478,7 +478,7 @@ 478 478 === Procédure pour relocaliser un bien === 479 479 480 480 1. **Rendez-vous dans la sous-campagne** de récolement. 481 -1. **Cliquez sur l'icône crayon **à gauche du bien concerné pour modifier la notice de récolement. 478 +1. **Cliquez sur l'icône crayon **à gauche du bien concerné, pour modifier la notice de récolement. 482 482 1. ((( 483 483 Dans les champs dédiés : 484 484 ... ... @@ -490,10 +490,10 @@ 490 490 491 491 (% class="box warningmessage" %) 492 492 ((( 493 -La modification ne sera **propagée dans la notice du bien** qu’à l’enregistrement, **à condition que l’état d'avancement ait bienété mis à jour**.490 +La modification ne sera **propagée dans la notice du bien** qu’à l’enregistrement, **à condition que l’état d'avancement ait été mis à jour**. 494 494 ))) 495 495 496 -[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton modifier. >>image:17537 12822221-246.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]493 +[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton modifier. >>image:1753708743299-288.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 497 497 498 498 499 499 [[Notice de récolement → saisie d'un nouvel emplacement de référence et modification de l'état d'avancement.>>image:1753709395401-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] ... ... @@ -504,402 +504,348 @@ 504 504 505 505 == Saisir des informations manquantes sur la notice du bien == 506 506 507 -Le récolement peut être l’occasion d’identifier des informations absentes ou incomplètes dans les notices de biens. Flora permet alors de **compléter directement la fiche du bien**, sans interrompre la campagne en cours. Cette opération peut porter sur les champs descriptifs, les techniques, la datation, ou tout autre élément lié à l’identification de l’objet. 508 - 509 -(% class="box infomessage" %) 510 -((( 511 -Vous pouvez accéder à la notice du bien depuis la sous-campagne en cliquant sur **le lien hypertexte du numéro d’inventaire** dans la liste des biens à récoler. 512 -))) 513 - 514 -Procédure : 515 - 516 -1. **Dans la sous-campagne**, repérez le bien concerné dans la liste. 517 -1. Cliquez sur le **numéro d’inventaire souligné en bleu** pour **ouvrir la notice du bien. ** 518 -1. Sur la notice du bien, cliquez sur l’**icône crayon** pour passer en modification. 519 -1. Choisissez la grille de saisie** 03.Récolement : biens déjà inventoriés, notice minimale**. 520 -1. **Complétez les champs manquants** : désignation, description, dimensions, matières et techniques, etc. 521 -1. Cliquez sur **Enregistrer** pour sauvegarder vos modifications. 522 - 523 -(% class="box infomessage" %) 524 -((( 525 -Lorsque vous ouvrez une notice de bien depuis une sous-campagne, celle-ci s’ouvre dans une **nouvelle fenêtre**. 526 -La **fenêtre initiale**, contenant la sous-campagne et la liste des biens à récoler, reste ouverte en arrière-plan. 527 -Une fois la saisie terminée, vous pouvez **fermer la fenêtre de la notice de bien**. 528 -))) 529 - 530 -[[Sous-campagne de récolement → clic sur le numéro d'inventaire du bien (lien hypertexte).>>image:1753712884402-608.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 531 - 532 - 533 -[[Ouverture d'une nouvelle fenêtre avec la notice de bien → clic sur le bouton modifier.>>image:1753710381080-177.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 534 - 535 - 536 -[[Notice de bien → choix de la grille de saisie.>>image:1753710416684-469.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 537 - 538 - 539 -[[Grille de saisie des biens → modification et enregistrement des données.>>image:1753710476371-194.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 540 - 541 - 542 542 == Ajouter un bien à la liste des biens à récoler == 543 543 544 - Encours de campagne, il peut êtrenécessaire d’ajouterun bienqui n’avait pas été prévu initialement: objet réintégré, bien découvertsurplace,ououbli lorsde la sélection initiale. Deux cas se présententalors,selon quelebienexiste déjà dans Floraounon.506 +== Connaître les exports pour récoler sans outil informatique == 545 545 546 -=== Ajouter un bien déjà existant === 547 547 548 -S’il s’agit d’un bien déjà inventorié et documenté dans Flora, vous pouvez l’ajouter à la sous-campagne via le bouton d’ajout manuel. 549 549 550 -**Procédure :** 551 551 552 -1. Rendez-vous dans la **sous-campagne concernée**. 553 -1. Cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**. 554 -1. Dans la fenêtre qui s’ouvre, **recherchez le bien** par son numéro d’inventaire. 555 -1. Sélectionnez le bien dans les résultats. 556 -1. Cliquez sur **Valider **puis sur **OUI** pour confirmer l'ajout. Une notice de récolement est automatiquement créée pour ce bien dans la sous-campagne. 557 557 558 -[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton ajouter de biens à récoler.>>image:1753713018938-859.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 559 559 560 560 561 -[[Ajouter des biens à récoler → recherche par numéro d'inventaire, sélection du bien à récoler et validation ajout.>>image:1753712963796-835.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 514 + 515 +))) 516 +)))|(% style="width:300px" %)((( 517 +(% class="box" %) 518 +((( 519 +**Sommaire** 562 562 521 +{{toc depth="3" numbered="true"/}} 563 563 564 -[[Massage de confirmation.>>image:1753711653879-124.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 523 + 524 +))) 565 565 526 +(% class="box" %) 527 +((( 528 +**Aller plus loin** 566 566 567 -[[Résultat sous-campagne de récolement → notice de récolement générée pour le bien ajouté.>>image:1753713079683-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 530 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]] 531 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]] 532 +* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]] 533 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]] 568 568 535 +* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]] 536 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]] 537 +* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] 538 +* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]] 539 +))) 569 569 570 -=== Ajouter un bien non existant === 571 - 572 -Si le bien n’est pas encore présent dans la base, il peut être créé **directement depuis la sous-campagne** grâce à une saisie rapide. 573 - 574 -**Procédure :** 575 - 576 -1. Rendez-vous dans la **sous-campagne concernée**. 577 -1. Cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**. 578 -1. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur le bouton **Nouveau** en bas à droite. 579 -1. Une **grille rapide** s’affiche : saisissez les champs minimaux pour documenter la notice. 580 -1. Si besoin, cliquez sur **Compléter** (en bas à droite) pour ouvrir la notice complète et renseigner des champs supplémentaires. 581 -1. Sinon, cliquez sur **Valider**. 582 - 583 -(% class="box infomessage" %) 541 +(% class="box" %) 584 584 ((( 585 - La**notice de bien**estcréée dans la table des biens, et une **notice de récolement** est automatiquement générée dans la sous-campagne543 +**Icônes principales** 586 586 ))) 545 +))) 587 587 588 -[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton ajouter de biens à récoler.>>image:1753713329069-153.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 589 589 590 590 591 -[[Ajouter des biens à récoler → création d'un nouveau bien.>>image:1753713390736-226.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 592 592 593 593 594 -[[Création d'un nouveau bien → saisie des données et enregistrement.>>image:1753713514335-146.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 595 595 596 596 597 -[[Résultat → création du bien et génération automatique de la notice de récolement.>>image:1753713940405-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 598 598 599 599 600 -== Récolement sur le terrain : que faire sans accès à Flora ? == 601 601 602 -**Parfois, des restrictions techniques** (réseau non accessible dans certaines zones, limitations matérielles…) empêchent d’utiliser Flora directement **in situ**, dans les réserves, les salles ou les dépôts. 603 603 604 -Dans ce contexte, vous pouvez avoir recours à **deux modes de collecte d’information déconnectée** : 605 605 606 -(% class="active" %)|=Mode|=Source|=Support utilisé sur le terrain|=Mise à jour dans Flora|=Particularités 607 -|**Export papier**|Généré depuis Flora (format d’impression)|Impression papier, triée par numéro d’inventaire|**Mise à jour manuelle** dans les notices après le terrain|Peut contenir photo, état, emplacement ; pratique pour noter à la main 608 -|**RecolApp**|Export manuel depuis Flora vers RecolApp|Application mobile hors connexion|**Synchronisation automatique** à l’import|Permet de récoler, créer et modifier les notices de récolement directement depuis l’application. 609 609 610 -Avant de pouvoir utiliser des formats papier ou l’application RecolApp, il est impératif que la structure de récolement soit en place dans Flora. Cela signifie que : 611 611 612 -* **La campagne de récolement** doit avoir été créée, 613 -* **Les sous-campagnes** doivent être définies, 614 -* **Les biens à récoler** doivent être ajoutés, 615 -* Et **les notices de récolement** doivent être générées pour chacun de ces biens. 616 616 617 -(% class="box infomessage" %) 618 -((( 619 -Ces étapes sont indispensables pour permettre l’export correct des données, que ce soit sous forme de **format d’impression papier** ou de **fichier à injecter dans RecolApp**. 620 -))) 621 621 622 -=== Les formats d'impressions pour le récolement sur papier === 623 623 624 -Une fois vos campagnes et notices de récolement créées dans Flora, vous pouvez générer des **exports imprimables** pour mener votre campagne sans connexion. Deux formats principaux sont proposés selon votre méthode de travail : 625 625 626 -(% class="active" %)|=Format d’impression|=Objectif principal|=Contenu|=Utilisation recommandée 627 -|Fiche de récolement (liste) pour saisie|Suivi global des biens à récoler|Liste tabulaire (une ligne par bien)|Idéal pour cocher ou annoter rapidement sur le terrain 628 -|Fiche de récolement pour saisie|Fiche détaillée par bien à remplir manuellement|Une fiche par notice, champs vierges|Recommandé si vous devez saisir des constats précis, des anomalies ou localisations nouvelles 629 629 630 -Procédure d’accès aux formats d’impression : 631 631 632 -1. Positionnez-vous dans la **sous-campagne** concernée. 633 -1. Cliquez sur le **bouton d’export** dans la barre d’outils. 634 -1. Sélectionnez le **format d’impression souhaité** dans la liste proposée. 635 -1. ((( 636 -Une **nouvelle fenêtre s’ouvre** avec l’aperçu du document prêt à être imprimé. 637 -))) 638 638 639 -(% class="box infomessage" %) 640 -((( 641 -Ces impressions peuvent être emportées sur le terrain, annotées à la main, puis utilisées pour ressaisir ou compléter les notices dans Flora au retour. 642 -))) 643 643 644 -[[Sous-campagne de récolement → bouton d'export et choix du format d'impression.>>image:1753773805164-360.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 645 645 646 646 647 -[[Ex. Format d'impression **fiche de récolement (liste) pour saisie**. >>image:1753773690427-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 648 648 571 +=== Exporter ces notices de récolement pour saisie sur Tablette via Recol'App === 649 649 650 - [[Ex.Format d'impression**fiche de récolement poursaisie**.>>image:1753773662432-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]573 +une fois les notices de récolement générées pour un emplacement dans la campagne, il est possible de les [[exporter sur la tablette>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/RecolApp/]] via un fichier zip à télécharger 651 651 575 +[[image:2021-12-30_16h06_25.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 652 652 653 -== =ExportRecolApp===577 +== ETAPE 3 : Saisir les données de récolement des Biens == 654 654 655 - Aprèsavoir crééla sous-campagneet généréles noticesde récolement dans Flora, vous pouvez exporter les données vers RecolApp pour effectuer le récolementen modedéconnecté, surtablette.579 +=== Travailler déconnecté de Flora === 656 656 657 -Procédure d’export vers RecolApp : 658 - 659 -1. Positionnez-vous dans la sous-campagne concernée. 660 -1. Cliquez sur **Exporter vers RecolApp**. 661 -1. **Résultat** : Flora génère un **fichier .zip** contenant les données à charger dans l’application RecolApp. 662 - 663 -(% class="box infomessage" %) 581 +(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %) 664 664 ((( 665 -Une fois le récolement terminé, les données peuvent être **réintégrées dans Flora** via un import. Pour en savoir plus, consultez la page dédiée à RecolApp (lien disponible dans la rubrique **Aller plus loin**). 583 +A ce stade apparaissent des difficultés pratiques liées à des problématiques génériques dans tous les musées : Vous n’avez pas accès à votre logiciel de récolement quand vous êtes in situ dans les salles face aux biens. Dans ce cas, il faudra opter pour trois solutions de collecte d’information déconnectée : 584 +- via un tableur. 585 +- via papier-crayon. 586 +- via l'application RecolApp. 666 666 ))) 667 667 668 - [[Sous-campagne de récolement →clicsurle bouton exporterversRecolAppet générationd'unfichier.zip.>>image:1753774658471-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]589 +//Dans ces cas de figures, il faudra emmener in situ, **non seulement vos registres papier pour vérifier la conformité avec l’inventaire,** mais aussi ~:// 669 669 591 +* //Une impression papier de la liste des notices localisées à cet emplacement dans la base documentaire.// 592 +* //Ou un export Excel, ou l'application REcolApp qui contiendra la description à minima des biens à récoler telle que saisie dans la base documentarie des bioens// 670 670 671 -= Suivre l'état d'avancement du récolement = 594 +(% class="CxSpFirst" %) 595 +S’il y a des informations à modifier concernant des notices déjà présentes dans la base documentaire (constat d’état, dimensions, matières-techniques…) notez les et corrigez les notices concernées à votre retour au bureau. 672 672 673 -Le module Récolement de Flora permet de suivre précisément l’état d’avancement de la campagne, aussi bien au niveau des sous-campagnes que de la campagne principale. Ce suivi s’appuie sur un système de statuts, de pictogrammes et de boutons d’action. 597 +(% class="CxSpMiddle" %) 598 +Vous pourrez ensuite utiliser le tableur, in situ, pour saisir les notices inexistantes dans la base documentaire, afin de pouvoir les importer en masse à votre retour au bureau, mais attention, une deuxième problématique sera présente. 674 674 675 -== Suivre l'avancement d'une sous-campagne == 600 +(% id="HBiensdE9jainventoriE9smaisnonsaisisdanslabasedocumentaire" class="CxSpMiddle" %) 601 +=== Biens déja inventoriés mais non saisis dans la base documentaire === 676 676 677 -Flora propose un **parcours d’avancement simplifié** pour le suivi des sous-campagnes, grâce à une série de boutons d’action disponibles directement **dans la barre d’outils des sous-campagnes**. Ils permettent de marquer les étapes clés de l’opération, depuis la fin de la préparation jusqu’à la clôture du récolement. 603 +(% class="CxSpLast" %) 604 +Vous risquez de trouver dans vos emplacements,** des biens qui ne sont pas encore saisis dans la base documentaire informatique.** Et dans ce cas apparaitront les options suivantes : 678 678 679 - Ce suivi reposesur trois actionsprincipales:606 +* **Le bien est déjà inscrit à l’inventaire papier (i**l possède donc déjà un numéro d’inventaire). Il suffira donc de le créer dans la base documentaire, **avec la grille miniale de création de bien pour récolement **qui contient très peu de champs obligatoires, de le localiser, puis de l'ajouter à l'emplacement à récoler dans la campagne et à saisir sa notice de récolement 680 680 681 -(% class="active" %)|=**Action**|=**Étape**|=(% style="width: 498px;" %)**Description**|=(% style="width: 221px;" %)**Icône associée** 682 -|**Terminer la saisie**|Fin de préparation|(% style="width:498px" %)Indique que la sous-campagne est prête à être récolée (biens ajoutés, notices générées).|(% style="width:221px" %)[[image:2025-07-29_09h48_39.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 683 -|**Démarrer la saisie**|Lancer le récolement|(% style="width:498px" %)Active la phase de récolement pour l’emplacement : la saisie peut débuter, soit directement dans Flora, soit via RecolApp.|(% style="width:221px" %)[[image:2025-07-29_09h48_46.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 684 -|**Clôturer la saisie**|Fin du récolement|(% style="width:498px" %)Valide la fin du traitement de l’emplacement une fois tous les biens récolés et les anomalies traitées.|(% style="width:221px" %)[[image:2025-07-29_09h48_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 608 +=== Biens non inventoriés et non saisis dans la base documentaire === 685 685 686 -[[Sous-campagne → bouton modifier l'état d'avancement. >>image:1753775996335-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 610 +* **Le bien n’est pas encore inscrit à l’inventaire papier** : il faudra donc le créer dans la base documentaire avec un numéro d’inventaire rétrospectif, puis[[ l’intégrer au registre des biens affectés ou des biens reçus en dépôt.>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] 611 +** **Il sera parfois pratique d'utiliser les ensemble complexe** pour inventorier sous un seul numéro un nombre important de biens physiquement présents. Dans ce cas de figure on ne saisira pas une notice par bien, mais une notice pour l’ensemble en y a adjoignant éventuellement un registre de sous-inventaire (listing papier ou bureautique). Reportez-vous au manuel de [[gestion des registres d’inventaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] pour ces problématiques. 612 +//A titre d'exemples 1 notice d'ensemble complexe peut concerner// 613 +*** tous les biens d'un donateur localisé à un même emplacement 614 +*** un emplacement dans le musée contenant des biens de nature hétérogène 615 +** Toutefois la saisie des données nécessaires l'intégration aux registres peut prendre beaucoup de temps, eut égard aux champs obligatoires nécessaires (notemment ceux concernant l'acquisition). dans ce cas on indiquera dans l'état d'avancement du récolement : [[image:1663083598490-895.png||height="39" width="389"]] 687 687 617 +(% class="CxSpMiddle" %) 618 +En résumé : dans le cas ou vous ne choisiriez pas l'option RecolApp ne partez pas in situ sans emporter une liste des biens localisés à cet endroit dans la base documentaire. Choisissez un format d’impression ou d’export contenant à minima le numéro d’inventaire, les dimensions, matières, techniques et constat d’état. 688 688 689 -Une fois ces étapes réalisées : 620 +(% class="CxSpMiddle" %) 621 +L’impression (préalablement triée par numéro d’inventaire) aura l’avantage de contenir une photo, si elle existe, vous saurez donc alors s’il vous faut ou non photographier ce bien. 690 690 691 -* Les **sous-campagnes non démarrées** apparaissent en **orange**. 692 -* Les **sous-campagnes en cours** s’affichent en **vert**. 693 -* Les **sous-campagnes clôturées** passent en **gris**. 623 +(% class="CxSpMiddle" %) 624 +Les exports Excel complet ou 18colonnes n’affichent pas l’image, mais si la colonne Image n’est pas vide (elle contient une url d’accès à l’image), vous saurez que la photo existe. 694 694 695 -(% class="box infomessage" %) 696 -((( 697 -Ces couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface de la campagne principale. 698 -))) 626 +(% id="HRelocalisationsuiteaurE9colement" class="MsoCaption" %) 627 +=== Modification de localisation d'un bien pendant le récolement === 699 699 700 - [[Campagne→codescouleursdesétatsd'avancementdessous-campagnes.>>image:1753776558400-359.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]629 +Depuis la version 4.0, la saisie d'un nouvel emplacement de référence ou d'une nouvelle localisation dans la notice de récolement sera automatiquement reportée sur la notice bien l**ors du changement d'état d'avancement de la notice récolement** 701 701 631 +//Exemple : le bien 880.1.1 initialement localisé dans la boite 1006 est trouvé dans la boite 1046// 702 702 703 -== Suivre l'état d'avancement d'une campagne == 633 +(% class="MsoCaption" %) 634 +Modifier une fiche récolement [[image:2022-02-25_10h36_53.png||height="32" width="34" class="img-circle img-rounded"]] pour renseigner les nouveaux emplacements et indiquer l'état d'avancement. 704 704 705 - Pour les campagnes, le suivid’avancementrepose sur lamodificationmanuelledu champ **État d’avancement**,situé dans lanotice dela campagne.636 +[[image:2022-02-25_10h54_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 706 706 707 -Pour modifier l’état d’avancement : 638 +(% class="MsoCaption" %) 639 +Dans la grille de saisie, se trouve la Localisation actuelle théorique ou ancienne et l'Emplacement de référence théorique ou ancienne. Elles sont pré-remplies par les informations de la fiche Bien dans les champs Localisation actuelle et Emplacement de référence lors de la génération des fiches de récolement. 708 708 709 -1. Ouvrez la fiche de la campagne. 710 -1. Passez en modification. 711 -1. Renseignez le champ **État d’avancement** selon votre progression (en préparation, en cours, terminée…). 712 -1. Enregistrez les modifications. Ce statut est visible ensuite en gras dans la fiche de campagne. 713 - 714 -Une fois l’état d’avancement renseigné, la campagne apparaît dans la liste de résultats avec un **code couleur automatique**, facilitant le suivi global : 715 - 716 -(% class="active" %)|=Couleur|=Signification 717 -|Orange|Campagne non démarrée 718 -|Vert|Campagne en cours 719 -|Gris|Campagne clôturée 720 - 721 721 (% class="box infomessage" %) 722 722 ((( 723 -Ces cou leurspermettentd’identifierrapidementles campagnesàsuivre ouàrelancer.643 +Changer les localisations théoriques ou anciennes ne changera pas la localisation sur la fiche Bien mais uniquement sur la fiche Récolement. De plus, La fiche récolement restera présente dans la campagne et dans la liste des fiches de récolement comme auparavant, elle ne sortira pas de la campagne. IL est donc recommandé de ne pas modifier ces champs 724 724 ))) 725 725 726 -[[ Campagne → clic sur le boutonmodifier. >>image:1753777082362-456.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]646 +[[image:1656937191065-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 727 727 648 +Plus bas sur la grille de saisie de la fiche Récolement, se trouve la possibilité de saisir le nouvel emplacement 728 728 729 -[[ Campagne → modification du champ** État d'avancement **et enregistrement.>>image:1753777137798-665.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]650 +[[image:1656937498343-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 730 730 652 +(% class="box warningmessage" %) 653 +((( 654 +ATTENTION : Pour que ce nouvel emplacement soit reporté sur la notice du bien 880.1.1, il faut modifier l'état d'avancement du récolement, par exemple en le passant à Récolé sur pièce et sur place 655 +))) 731 731 732 -[[ Campagne → Champ état d'avancement sur la notice.>>image:1753777165966-549.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]657 +[[image:1656937677197-202.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 733 733 659 +L'historique de changement de localisation sera mentionné dans l'historique de récolement sur la notice bien 734 734 735 -[[ Liste de résultats dans les campagnes → codes couleurs des états d'avancement des campagnes.>>image:1753777366829-109.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]661 +[[image:1656938064489-651.png]] 736 736 737 737 738 - = Produireles statistiquesetles procès-verbaux =664 +[[image:2022-02-25_15h37_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 739 739 740 -Une fois les emplacements traités, vous pouvez générer des **statistiques de récolement** ainsi que les **PV officiels**. 666 +(% id="HETAPE3.1:ImporterdesrE9sultatsderE9colementsaisissurtablette" class="CxSpFirst" %) 667 +=== Importer des résultats de récolement saisis sur tablette via Recol'App === 741 741 742 -(% class="box infomessage" %) 743 -((( 744 -Les **modèles de PV** officiels (Musées de France ou Musées nationaux) reprennent une partie de ces statistiques. 745 -))) 669 +les données saisies sur tablettes doivent etre récupérées sur un PC connecté à FLora (via un fichier zip exporté depis la tablette) 746 746 747 - ==Pourunesous-campagne==671 +ce fichier zip devra etre déposé dans l'écran d'import des récolements 748 748 749 -* Utilisez le bouton d'export des format d'impression pour éditer les **listes de biens et statistiques du récolement**. 750 -* Vous obtenez un résumé des constats réalisés, à imprimer ou à conserver. 673 +[[image:1662995226581-313.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 751 751 752 -[[Sous-campagne de récolement → bouton d'export et choix du format d'impression.>>image:1753777740936-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 675 +(% id="HETAPE3.2:ImporterdesdonnE9esderE9colementsaisiessuruntableur" class="CxSpFirst" %) 676 +=== Importer des données de récolement saisies sur un tableur === 753 753 678 +L'interface d'import générique de Flora musée (notices et photos) permet d'importer des fichiers tabulés dans la table des biens et la photothèque, notamment pour y créer et y localiser les biens qui n'existaient pas encore dans la table documentaire des biens. 754 754 755 - [[Ex.Formatd'impression →**liste desbiensvus**.>>image:1753777924226-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]680 +Il est aussi possible d'importer des notices de récolement qui n'auraient pas été générés via l'interface de flora (attention au lien sur l'emplacement à récoler dans la campagne), se reporter au manuel d'import 756 756 682 +[[image:1662995550681-609.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 757 757 758 -== Pour la campagne entière == 684 +(% id="HUtilisationduworkflow" class="CxSpFirst" %) 685 +== ETAPE 4 : Suivi de l'état d'avancement du plan de récolement == 759 759 760 -* Dans les formats d'impressions, cliquez sur **Statistiques pour PV de récolement**. 761 -* Le document synthétise les données globales de toutes les sous-campagnes. 687 +=== Sur les emplacements à récoler dans les campagnes === 762 762 763 -[[Campagne de récolement → choix du format d'impression.>>image:1753777645175-403.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 689 +(% class="CxSpFirst" %) 690 +En appuyant sur le bouton vert [[image:2021-12-30_16h00_27.png]] « terminer la saisie », démarrer le récolement pour cet emplacement. La personne chargée du récolement pourra alors le commencer. Soit directement sur Flora, soit en déconnecté en passant par l'application RecolApp. 764 764 692 +[[image:2021-12-30_15h59_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 765 765 766 -[[Ex. Format d'impression → **Statistiques pour PV de récolement**.>>image:1753777685081-740.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 694 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 695 +(% class="small" %)Validation du commencement du récolement 767 767 697 +(% class="MsoCaption" %) 698 +[[image:2021-12-30_17h40_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 768 768 769 - =Exploiter les donnéesdu récolementvialarecherche=770 -) ))700 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 701 +(% class="small" %)Résultat de la fin de la saisie de l'emplacement, le recolement peut commencer. 771 771 772 -En complément des éditions standard (statistiques de campagne, procès-verbaux), vous pouvez affiner l’analyse du récolement en exploitant la base via des **requêtes ciblées**. 703 +(% class="MsoCaption" %) 704 +[[image:2021-12-30_17h42_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 773 773 774 -Ces recherches permettent de : 706 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 707 +(% class="small" %)Dernière étape, cliquer sur le cadena pour valider la fin du récolement de cet emplacement.(%%) 775 775 776 -* préparer les suites à donner (radiations, régularisations, relocalisations), 777 -* suivre des états spécifiques (objets non vus, à marquer, à photographier…), 778 -* ou encore documenter l’état de conservation ou la couverture photographique. 709 + Mon emplacement récolé est à présent validé dans ma campagne de récolement, son état passant de vert [[image:2021-12-30_16h32_42.png]] à gris [[image:2021-12-30_16h33_06.png]] . Les autres emplacements en préparation sont en orange [[image:2021-12-30_17h45_11.png]]. 779 779 780 - Elles s’appuientsur lestables des **campagnes **etl’**historiquedesrécolements**.711 +[[image:2022-02-07_14h42_24.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 781 781 782 -Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de recherches utiles. 713 +(% style="text-align: center;" %) 714 +(% class="small" %)Résultat de la fin du récolement de l'emplacement Greek and Roman Art sur la notice de campagne. 783 783 784 - ==Dans les campagnes==716 +Dans l'exemple ci-dessus, l'Emplacement Greek and Roman Art est terminé. 785 785 786 -=== Identifier les campagnes terminées du second récolement et dont le procès-verbal reste à éditer === 718 +(% class="MsoCaption" %) 719 +Sur l'emplacement, il est possible de : 787 787 788 -**Objectif** : repérer, dans le **deuxième récolement décennal**, les campagnes clôturées, mais pour lesquelles le **PV n’a pas encore été produit**. 721 +* Démarrer le récolement [[image:2021-12-30_16h00_40.png]] 722 +* Cloturer l'événement [[image:2021-12-30_16h02_31.png]] 723 +* ajouter un bien à récoler manuellement (dans le cas ou on l'a trouvé in situ alors que sa notice récolement n'avait pas été générée [[image:2021-12-30_16h03_57.png]] 789 789 790 - **Méthode**:725 +[[image:2021-12-30_16h07_59.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 791 791 792 -1. Rendez-vous dans **l'espace de travail Récoler**. 793 -1. Sélectionnez la **table Campagnes. ** 794 -1. ((( 795 -Positionnez-vous sur la **recherche experte **et appliquez les critères suivants : 796 796 797 -* Numéro de récolement = 2 798 -* État d’avancement = terminé PV à éditer 799 -))) 800 -1. Lancez la recherche pour afficher les notices concernées. 728 +[[image:2021-12-30_16h08_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 801 801 802 -[[Recherche experte → ex. Rechercher les campagnes terminées du second récolement et dont le PV reste à éditer.>>image:1753781567199-110.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 803 803 731 +[[image:2021-12-30_16h09_14.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 804 804 805 -== Dans l'historique des récolements == 733 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 734 +(% class="small" %)Fonctionnement des boutons 806 806 807 -=== Identifier les biens récolés lors du premier récolement et nécessitant un marquage === 736 +(% id="HPourlesCampagnes:" class="MsoCaption" %) 737 +=== Sur les Campagnes : === 808 808 809 -**Objectif :** lister les objets déjà récolés lors de la **campagne n°1** du récolement, pour lesquels une **action de marquage** a été identifiée comme suite à donner. 739 +(% class="MsoCaption" %) 740 +Un workflow existe aussi pour les campagnes, pas de bouton cette fois, mais rentrer en modification pour changer son état d'avancement. Le Résultat apparait en gras dans Etat d'avancement de la Campagne sur la notice Campagne et par un changement de pictogramme lors d'une recherche d'une campagne. 810 810 811 - **Méthode:**742 +[[image:2021-12-30_17h22_47.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 812 812 813 -1. Rendez-vous dans **l'espace de travail Récoler**. 814 -1. Sélectionnez la **table Historique des récolements** 815 -1. ((( 816 -Positionnez-vous sur la **recherche experte **et appliquez les critères suivants : 744 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 745 +(% class="small" %)Notice Campagne en préparation qui va être modifié. 817 817 818 -* Numéro de récolement = 1 819 -* Suites à donner contient = à marquer 820 -))) 821 -1. Lancez la recherche pour afficher les notices concernées. 747 +[[image:2021-12-30_16h45_51.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 822 822 823 -[[Recherche experte → ex. Rechercher les biens récolés lors du premier récolement, à marquer.>>image:1753780001739-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 749 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 750 +(% class="small" %)Changer l'état d'avancement. 824 824 752 +[[image:2021-12-30_17h24_37.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 825 825 826 -== Dans les biens == 754 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 755 +(% class="small" %)L'état en cours apparait par un icone lors d'une recherche de campagne de récolement. 827 827 828 -=== Vérifier la documentation photographique des biens === 829 829 830 - **Objectif:**Distinguer lesobjetsphotographiésen argentiqueouennumérique.758 +== ETAPE 5: Editions des statistiques et des PV de récolement. == 831 831 832 - Cetterecherchenécessiteun **croisementdeplusieurstables(biens,photothèque,campagne) **via la recherche par liens.760 +=== Pour les emplacements à récoler dans les campagnes : === 833 833 834 -**Méthode : ** 835 835 836 -1. Rendez-vous dans la table **Biens > Recherche par liens**. 837 -1. Recherchez sur les tables Récolements (par campagne ou numéro de récolement) et Photos (par support technique). 838 -1. Filtrez par **type de support** : NUMÉRIQUE ou ARGENTIQUE. Cela suppose que les photos sont bien **liées aux notices de biens** et que le champ **Support technique** est renseigné. 839 -1. Lancez la recherche pour afficher les notices concernées. 763 +[[image:2021-12-30_16h15_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 840 840 841 -[[Recherche par liens sur les biens → ex. distinguer les objets photographiés en argentique ou en numérique.>>image:1753780719842-575.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 765 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 766 +(% class="small" %)Editer les Statistiques du récolement pour cet emplacement. 842 842 843 843 769 +(% class="MsoCaption" %) 770 +[[image:2021-12-30_16h15_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 844 844 772 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 773 +(% class="small" %)Résultat Statistiques du récolement pour cet emplacement.(%%) 774 +(% id="cke_bm_14743S" style="display:none" %) 845 845 776 +(% id="HPourlaCampagne:" class="MsoCaption" %) 777 +=== Pour les Campagnes : === 846 846 779 +(% class="MsoCaption" %) 780 +[[image:2021-12-30_16h28_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 847 847 848 - 849 -)))|(% style="width:300px" %)((( 850 -(% class="box" %) 851 -((( 852 -**Sommaire** 782 +(% style="text-align: center;" %) 783 +(% class="small" %)Editer les Statistiques pour PV de récolement pour la Campagne. 853 853 854 -{{toc depth="2" numbered="true"/}} 855 -))) 785 +[[image:2021-12-30_16h28_51.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 856 856 857 -(% class="box" %) 858 -((( 859 -**Aller plus loin** 787 +(% style="text-align: center;" %) 788 +(% class="small" %)Résultat des statistiques pour PV de récolement pour la Campagne. 860 860 861 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]] 862 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]] 863 -* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]] 864 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]] 865 865 866 -* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]] 867 -* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]] 868 -* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] 869 -* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]] 870 -))) 791 +=== Modèles de PV musées de France et musées nationaux === 871 871 872 -(% class="box" %) 873 -((( 874 -**Icônes principales** 875 -))) 876 -))) 793 +Les modèles de PV pour [[les musées de France>>attach:PV récolement musées de France.pdf]] et [[les musées nationaux>>attach:PV récolement Musée Nationaux.pdf]] reprennent une partie des statistiques ci dessus. 877 877 795 +[[image:1663163903401-555.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="290" width="584"]] 878 878 797 +(% style="text-align: center;" %) 798 +Non localisés = non vus dans Flora 879 879 800 +Pour les autres parties il faudra passer par des requêtes sur l'historique des récolements 880 880 802 +=== Requêtes sur l'historique des récolements === 881 881 804 +==== Objets nécessitant des modifications à l’inventaire ==== 882 882 806 +A radier (joindre une liste)... rédaction en cours 883 883 808 +==== Objets nécessitant des compléments d’identification ( à marquer, à photographier...) ==== 884 884 810 +via le menu Administration / données, exemple pour la 1ere campagne du récolement N°2 885 885 812 +(% class="box infomessage" %) 813 +((( 814 +Attention, les nombres apparaissant entre parenthése sont comptabilisés sur toute la base documentaire, il faut donc lancer la recherche pour obtenir le résultat 815 +))) 886 886 817 +[[image:1663164804018-111.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 887 887 819 +==== État de conservation du bien ==== 888 888 821 +via le menu Administration / données, exemple pour la 1ere campagne du récolement N°2 889 889 823 +[[image:1663164967991-161.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 890 890 825 +==== Localisation des biens : Exposés dans les salles ou en réserve ==== 891 891 827 +Généralement les campagnes sont organisées par emplacements donc concernent des salles du musée OU des réserves mais rarement les deux 892 892 829 +il est toutefois possible croiser la requete avec l'emplacement de référence des biens en selectionnat la branche de la table d'autorité des emplacements qui regroupe toutes les salles du musée ou toutes les réserves (utiliser 'lassiatnt pour activer la profondeur de recherche" 893 893 831 +[[image:1663165259686-230.png]] 894 894 833 +==== Documentation photographique des biens ==== 895 895 835 +Argentique ou Format numérique 896 896 837 +Cette requête est délicate car il faut croiser la recherche avec la phototheque pour savoir si une notice photo est liée et si elle concerne une photo numérique ou argentiquie 897 897 839 +Utiliser l**a recherche par liens sur les biens** 898 898 841 +choisir l'emplacement à récoler dans la campagne, puis le support de la photo liée au bien (ce qui suppose que le champ a été renseigné ce qui 'est pas toujours le cas) 899 899 843 +[[image:1663166194800-369.png]] 900 900 901 901 902 - 903 903 == ETAPE 6 : Post-récolement == 904 904 905 905 ..en cours de ré-écriture ... ... @@ -1004,6 +1004,8 @@ 1004 1004 ⚠** Si vous souhaitez supprimer une notice de récolement, ce ne sera pas possible car cette dernière est liée au bien (et vice-versa).** 1005 1005 ))) 1006 1006 950 += = 951 + 1007 1007 = Informations du tableau de bord = 1008 1008 1009 1009 Le tableau de bord, présent sur la page d'accueil de Flora, permet de suivre d'un simple clic : ... ... @@ -1017,7 +1017,10 @@ 1017 1017 (% style="text-align: center;" %) 1018 1018 (% class="small" %)En bas du tableau de bord (ici version 4.5 même chose en Version 4). 1019 1019 965 += Questions / réponses = 1020 1020 967 +[[accéder aux questions/réponses>>doc:A masquer.faq.WebHome]] 1021 1021 969 + 1022 1022 (% style="text-align: center;" %) 1023 1023
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