Modifications pour le document Assurer le récolement des biens
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Résumé
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Détails
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... ... @@ -4,7 +4,7 @@ 4 4 |(% style="width:840px" %)((( 5 5 (% class="box" %) 6 6 ((( 7 -Le récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**. 7 +NaLe récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**. 8 8 9 9 Ce guide vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre du récolement décennal dans Flora. 10 10 ))) ... ... @@ -200,7 +200,7 @@ 200 200 201 201 == Éditer le planning d'une campagne == 202 202 203 -Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le format d’impression **Liste des emplacements**.203 +Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le **format d’impression Liste des emplacements**. 204 204 Ce document affiche les **dates prévisionnelles de récolement** des espaces liés à la campagne, et peut ensuite être **imprimé pour diffusion ou affichage**. 205 205 206 206 [[Campagne → choix format d’impression** Liste des emplacements**. >>image:1753692557528-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] ... ... @@ -378,13 +378,12 @@ 378 378 379 379 380 380 381 +[[Notice de récolement → clic sur la loupe pour revenir à la sous-campagne de récolement. >>image:1753707203678-608.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 381 381 382 -[[Notice de récolement → clic sur la loupe pour revenir à la sous-campagne de récolement. >>image:1753712642619-341.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 383 383 384 +[[Résultat → affichage de la sous-campagne de récolement.>>image:1753707373097-989.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 384 384 385 -[[Résultat → affichage de la sous-campagne de récolement.>>image:1753712721709-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 386 386 387 - 388 388 == Comprendre l’état d’avancement des notices de récolement == 389 389 390 390 Dans chaque **sous-campagne**, les notices de biens sont accompagnées d’une **icône colorée** indiquant leur **état d’avancement**. Ces codes visuels vous permettent de **suivre facilement la progression du récolement** et d’identifier rapidement les situations à traiter. ... ... @@ -398,25 +398,20 @@ 398 398 399 399 (% class="box infomessage" %) 400 400 ((( 401 -Astuce : vous pouvez **filtrer** les notices selon ces états grâce au **filtre par état d’avancement**. 400 +**Astuce** : vous pouvez **filtrer** les notices selon ces états grâce au **filtre par état d’avancement**. 402 402 Pour cela, cliquez sur l’**icône entonnoir** dans la barre d’outils des récolements, sélectionnez l’état souhaité, puis cliquez sur **Valider**. 403 403 Pour annuler le filtre, cliquez de nouveau sur l’entonnoir, puis sur **Effacer**. 404 404 ))) 405 405 406 -[[Sous-campagne de récolement → affichage des états d'avancement.>>image:1753697372537-107.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 405 +(% class="wikigeneratedid" %) 406 +[[image:1753697372537-107.png]] 407 407 408 -== Relocaliser un bienpendant le récolement ==408 +== Re localiser pendant le récolement == 409 409 410 -Le récolement est souvent l’occasion de constater que certains biens ne se trouvent **pas à leur emplacement théorique**. Flora permet alors de **corriger la localisation** directement depuis la notice de récolement. 411 411 412 -(% class="box warningmessage" %) 413 -((( 414 -La **relocalisation n'est effective** dans la notice du bien que si vous modifiez l’**état d’avancement** de la notice de récolement. La simple saisie d’un nouvel emplacement ne suffit pas. 415 -))) 416 - 417 417 === Notions d'emplacements === 418 418 419 -Dans Flora, plusieurs t ypes de localisation coexistent pour assurer un suivi rigoureux desmouvements des biens, notamment lors du récolement.Ce tableauvous aideàbienappréhenderles différences:413 +Dans Flora, plusieurs notions de localisation coexistent pour assurer un suivi précis, notamment lors d’un récolement. Le changement de localisation n’est pris en compte dans la fiche bien que si l’état d’avancement de la fiche récolement est modifié et que les nouveaux emplacements (référence ou nouvelle localisation temporaire) sont remplis. 420 420 421 421 (% class="active" %)|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 422 422 Terme ... ... @@ -469,410 +469,313 @@ 469 469 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 470 470 Sert à signaler un changement temporaire de place 471 471 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 472 -Non , valeur uniquement informative466 +Non. 473 473 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 474 474 Localisation temporaire 475 475 ))) 476 476 477 -=== Procédure pour relocaliser un bien === 478 478 479 -1. **Rendez-vous dans la sous-campagne** de récolement. 480 -1. **Cliquez sur l'icône crayon **à gauche du bien concerné pour modifier la notice de récolement. 481 -1. ((( 482 -Dans les champs dédiés : 483 483 484 -* Renseignez le **nouvel emplacement de référence**, si le changement est définitif. 485 -* Ou saisissez une **nouvelle localisation temporaire**, si le déplacement est ponctuel. 486 -))) 487 -1. Mettez à jour l’**état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, Récolés sur pièce et sur place, emplacement modifié, suites à donner, etc.). 488 -1. Cliquez sur **Enregistrer**. 473 +== Saisir des informations manquantes sur la notice du bien == 489 489 490 -(% class="box warningmessage" %) 491 -((( 492 -La modification ne sera **propagée dans la notice du bien** qu’à l’enregistrement, **à condition que l’état d'avancement ait bien été mis à jour**. 493 -))) 475 +== Ajouter un bien à la liste des biens à récoler == 494 494 495 - [[Sous-campagnede récolement→ clic sur leboutonmodifier.>>image:1753712822221-246.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]477 +== Connaître les exports pour récoler sans outil informatique == 496 496 497 497 498 -[[Notice de récolement → saisie d'un nouvel emplacement de référence et modification de l'état d'avancement.>>image:1753709395401-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 499 499 500 500 501 -[[Résultat sur la notice du bien → emplacement de référence automatiquement modifié.>>image:1753709019438-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 502 502 503 503 504 -== Saisir des informations manquantes sur la notice du bien == 505 505 506 -Le récolement peut être l’occasion d’identifier des informations absentes ou incomplètes dans les notices de biens. Flora permet alors de **compléter directement la fiche du bien**, sans interrompre la campagne en cours. Cette opération peut porter sur les champs descriptifs, les techniques, la datation, ou tout autre élément lié à l’identification de l’objet. 507 - 508 -(% class="box infomessage" %) 509 -((( 510 -Vous pouvez accéder à la notice du bien depuis la sous-campagne en cliquant sur **le lien hypertexte du numéro d’inventaire** dans la liste des biens à récoler. 485 + 511 511 ))) 487 +)))|(% style="width:300px" %)((( 488 +(% class="box" %) 489 +((( 490 +**Sommaire** 512 512 513 - Procédure:492 +{{toc depth="3" numbered="true"/}} 514 514 515 -1. **Dans la sous-campagne**, repérez le bien concerné dans la liste. 516 -1. Cliquez sur le **numéro d’inventaire souligné en bleu** pour **ouvrir la notice du bien. ** 517 -1. Sur la notice du bien, cliquez sur l’**icône crayon** pour passer en modification. 518 -1. Choisissez la grille de saisie** 03.Récolement : biens déjà inventoriés, notice minimale**. 519 -1. **Complétez les champs manquants** : désignation, description, dimensions, matières et techniques, etc. 520 -1. Cliquez sur **Enregistrer** pour sauvegarder vos modifications. 494 + 495 +))) 521 521 522 -(% class="box infomessage" %)497 +(% class="box" %) 523 523 ((( 524 -Lorsque vous ouvrez une notice de bien depuis une sous-campagne, celle-ci s’ouvre dans une **nouvelle fenêtre**. 525 -La **fenêtre initiale**, contenant la sous-campagne et la liste des biens à récoler, reste ouverte en arrière-plan. 526 -Une fois la saisie terminée, vous pouvez **fermer la fenêtre de la notice de bien**. 527 -))) 499 +**Aller plus loin** 528 528 529 -[[Sous-campagne de récolement → clic sur le numéro d'inventaire du bien (lien hypertexte).>>image:1753712884402-608.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 501 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]] 502 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]] 503 +* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]] 504 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]] 530 530 506 +* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]] 507 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]] 508 +* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] 509 +* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]] 510 +))) 531 531 532 -[[Ouverture d'une nouvelle fenêtre avec la notice de bien → clic sur le bouton modifier.>>image:1753710381080-177.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 533 - 534 - 535 -[[Notice de bien → choix de la grille de saisie.>>image:1753710416684-469.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 536 - 537 - 538 -[[Grille de saisie des biens → modification et enregistrement des données.>>image:1753710476371-194.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 539 - 540 - 541 -== Ajouter un bien à la liste des biens à récoler == 542 - 543 -En cours de campagne, il peut être nécessaire d’ajouter un bien qui n’avait pas été prévu initialement : objet réintégré, bien découvert sur place, ou oubli lors de la sélection initiale. Deux cas se présentent alors, selon que le bien existe déjà dans Flora ou non. 544 - 545 -=== Ajouter un bien déjà existant === 546 - 547 -S’il s’agit d’un bien déjà inventorié et documenté dans Flora, vous pouvez l’ajouter à la sous-campagne via le bouton d’ajout manuel. 548 - 549 -**Procédure :** 550 - 551 -1. Rendez-vous dans la **sous-campagne concernée**. 552 -1. Cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**. 553 -1. Dans la fenêtre qui s’ouvre, **recherchez le bien** par son numéro d’inventaire. 554 -1. Sélectionnez le bien dans les résultats. 555 -1. Cliquez sur **Valider **puis sur **OUI** pour confirmer l'ajout. Une notice de récolement est automatiquement créée pour ce bien dans la sous-campagne. 556 - 557 -[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton ajouter de biens à récoler.>>image:1753713018938-859.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 558 - 559 - 560 -[[Ajouter des biens à récoler → recherche par numéro d'inventaire, sélection du bien à récoler et validation ajout.>>image:1753712963796-835.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 561 - 562 - 563 -[[Massage de confirmation.>>image:1753711653879-124.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 564 - 565 - 566 -[[Résultat sous-campagne de récolement → notice de récolement générée pour le bien ajouté.>>image:1753713079683-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 567 - 568 - 569 -=== Ajouter un bien non existant === 570 - 571 -Si le bien n’est pas encore présent dans la base, il peut être créé **directement depuis la sous-campagne** grâce à une saisie rapide. 572 - 573 -**Procédure :** 574 - 575 -1. Rendez-vous dans la **sous-campagne concernée**. 576 -1. Cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**. 577 -1. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur le bouton **Nouveau** en bas à droite. 578 -1. Une **grille rapide** s’affiche : saisissez les champs minimaux pour documenter la notice. 579 -1. Si besoin, cliquez sur **Compléter** (en bas à droite) pour ouvrir la notice complète et renseigner des champs supplémentaires. 580 -1. Sinon, cliquez sur **Valider**. 581 - 582 -(% class="box infomessage" %) 512 +(% class="box" %) 583 583 ((( 584 - La**notice de bien**estcréée dans la table des biens, et une **notice de récolement** est automatiquement générée dans la sous-campagne514 +**Icônes principales** 585 585 ))) 516 +))) 586 586 587 -[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton ajouter de biens à récoler.>>image:1753713329069-153.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 588 588 589 589 590 -[[Ajouter des biens à récoler → création d'un nouveau bien.>>image:1753713390736-226.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 591 591 592 592 593 -[[Création d'un nouveau bien → saisie des données et enregistrement.>>image:1753713514335-146.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 594 594 595 595 596 -[[Résultat → création du bien et génération automatique de la notice de récolement.>>image:1753713940405-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 597 597 598 598 599 -== Récolement sur le terrain : que faire sans accès à Flora ? == 600 600 601 -**Parfois, des restrictions techniques** (réseau non accessible dans certaines zones, limitations matérielles…) empêchent d’utiliser Flora directement **in situ**, dans les réserves, les salles ou les dépôts. 602 602 603 -Dans ce contexte, vous pouvez avoir recours à **deux modes de collecte d’information déconnectée** : 604 604 605 -(% class="active" %)|=Mode|=Source|=Support utilisé sur le terrain|=Mise à jour dans Flora|=Particularités 606 -|**Export papier**|Généré depuis Flora (format d’impression)|Impression papier, triée par numéro d’inventaire|**Mise à jour manuelle** dans les notices après le terrain|Peut contenir photo, état, emplacement ; pratique pour noter à la main 607 -|**RecolApp**|Export manuel depuis Flora vers RecolApp|Application mobile hors connexion|**Synchronisation automatique** à l’import|Permet de récoler, créer et modifier les notices de récolement directement depuis l’application. 608 608 609 -Avant de pouvoir utiliser des formats papier ou l’application RecolApp, il est impératif que la structure de récolement soit en place dans Flora. Cela signifie que : 610 610 611 -* **La campagne de récolement** doit avoir été créée, 612 -* **Les sous-campagnes** doivent être définies, 613 -* **Les biens à récoler** doivent être ajoutés, 614 -* Et **les notices de récolement** doivent être générées pour chacun de ces biens. 615 615 616 -(% class="box infomessage" %) 617 -((( 618 -Ces étapes sont indispensables pour permettre l’export correct des données, que ce soit sous forme de **format d’impression papier** ou de **fichier à injecter dans RecolApp**. 619 -))) 620 620 621 -=== Les formats d'impressions pour le récolement sur papier === 622 622 623 -Une fois vos campagnes et notices de récolement créées dans Flora, vous pouvez générer des **exports imprimables** pour mener votre campagne sans connexion. Deux formats principaux sont proposés selon votre méthode de travail : 624 624 625 -(% class="active" %)|=Format d’impression|=Objectif principal|=Contenu|=Utilisation recommandée 626 -|Fiche de récolement (liste) pour saisie|Suivi global des biens à récoler|Liste tabulaire (une ligne par bien)|Idéal pour cocher ou annoter rapidement sur le terrain 627 -|Fiche de récolement pour saisie|Fiche détaillée par bien à remplir manuellement|Une fiche par notice, champs vierges|Recommandé si vous devez saisir des constats précis, des anomalies ou localisations nouvelles 628 628 629 -Procédure d’accès aux formats d’impression : 630 630 631 -1. Positionnez-vous dans la **sous-campagne** concernée. 632 -1. Cliquez sur le **bouton d’export** dans la barre d’outils. 633 -1. Sélectionnez le **format d’impression souhaité** dans la liste proposée. 634 -1. ((( 635 -Une **nouvelle fenêtre s’ouvre** avec l’aperçu du document prêt à être imprimé. 636 -))) 637 637 638 -(% class="box infomessage" %) 639 -((( 640 -Ces impressions peuvent être emportées sur le terrain, annotées à la main, puis utilisées pour ressaisir ou compléter les notices dans Flora au retour. 641 -))) 642 642 643 -[[Sous-campagne de récolement → bouton d'export et choix du format d'impression.>>image:1753773805164-360.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 644 644 645 645 646 -[[Ex. Format d'impression **fiche de récolement (liste) pour saisie**. >>image:1753773690427-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 647 647 542 +=== Exporter ces notices de récolement pour saisie sur Tablette via Recol'App === 648 648 649 - [[Ex.Format d'impression**fiche de récolement poursaisie**.>>image:1753773662432-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]544 +une fois les notices de récolement générées pour un emplacement dans la campagne, il est possible de les [[exporter sur la tablette>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/RecolApp/]] via un fichier zip à télécharger 650 650 546 +[[image:2021-12-30_16h06_25.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 651 651 652 -== =ExportRecolApp===548 +== ETAPE 3 : Saisir les données de récolement des Biens == 653 653 654 - Aprèsavoir crééla sous-campagneet généréles noticesde récolement dans Flora, vous pouvez exporter les données vers RecolApp pour effectuer le récolementen modedéconnecté, surtablette.550 +=== Travailler déconnecté de Flora === 655 655 656 -Procédure d’export vers RecolApp : 657 - 658 -1. Positionnez-vous dans la sous-campagne concernée. 659 -1. Cliquez sur **Exporter vers RecolApp**. 660 -1. **Résultat** : Flora génère un **fichier .zip** contenant les données à charger dans l’application RecolApp. 661 - 662 -(% class="box infomessage" %) 552 +(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %) 663 663 ((( 664 -Une fois le récolement terminé, les données peuvent être **réintégrées dans Flora** via un import. Pour en savoir plus, consultez la page dédiée à RecolApp (lien disponible dans la rubrique **Aller plus loin**). 554 +A ce stade apparaissent des difficultés pratiques liées à des problématiques génériques dans tous les musées : Vous n’avez pas accès à votre logiciel de récolement quand vous êtes in situ dans les salles face aux biens. Dans ce cas, il faudra opter pour trois solutions de collecte d’information déconnectée : 555 +- via un tableur. 556 +- via papier-crayon. 557 +- via l'application RecolApp. 665 665 ))) 666 666 667 - [[Sous-campagne de récolement →clicsurle bouton exporterversRecolAppet générationd'unfichier.zip.>>image:1753774658471-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]560 +//Dans ces cas de figures, il faudra emmener in situ, **non seulement vos registres papier pour vérifier la conformité avec l’inventaire,** mais aussi ~:// 668 668 562 +* //Une impression papier de la liste des notices localisées à cet emplacement dans la base documentaire.// 563 +* //Ou un export Excel, ou l'application REcolApp qui contiendra la description à minima des biens à récoler telle que saisie dans la base documentarie des bioens// 669 669 670 -= Suivre l'état d'avancement du récolement = 565 +(% class="CxSpFirst" %) 566 +S’il y a des informations à modifier concernant des notices déjà présentes dans la base documentaire (constat d’état, dimensions, matières-techniques…) notez les et corrigez les notices concernées à votre retour au bureau. 671 671 672 -Le module Récolement de Flora permet de suivre précisément l’état d’avancement de la campagne, aussi bien au niveau des sous-campagnes que de la campagne principale. Ce suivi s’appuie sur un système de statuts, de pictogrammes et de boutons d’action. 568 +(% class="CxSpMiddle" %) 569 +Vous pourrez ensuite utiliser le tableur, in situ, pour saisir les notices inexistantes dans la base documentaire, afin de pouvoir les importer en masse à votre retour au bureau, mais attention, une deuxième problématique sera présente. 673 673 674 -== Suivre l'avancement d'une sous-campagne == 571 +(% id="HBiensdE9jainventoriE9smaisnonsaisisdanslabasedocumentaire" class="CxSpMiddle" %) 572 +=== Biens déja inventoriés mais non saisis dans la base documentaire === 675 675 676 -Flora propose un **parcours d’avancement simplifié** pour le suivi des sous-campagnes, grâce à une série de boutons d’action disponibles directement **dans la barre d’outils des sous-campagnes**. Ils permettent de marquer les étapes clés de l’opération, depuis la fin de la préparation jusqu’à la clôture du récolement. 574 +(% class="CxSpLast" %) 575 +Vous risquez de trouver dans vos emplacements,** des biens qui ne sont pas encore saisis dans la base documentaire informatique.** Et dans ce cas apparaitront les options suivantes : 677 677 678 - Ce suivi reposesur trois actionsprincipales:577 +* **Le bien est déjà inscrit à l’inventaire papier (i**l possède donc déjà un numéro d’inventaire). Il suffira donc de le créer dans la base documentaire, **avec la grille miniale de création de bien pour récolement **qui contient très peu de champs obligatoires, de le localiser, puis de l'ajouter à l'emplacement à récoler dans la campagne et à saisir sa notice de récolement 679 679 680 -(% class="active" %)|=**Action**|=**Étape**|=(% style="width: 498px;" %)**Description**|=(% style="width: 221px;" %)**Icône associée** 681 -|**Terminer la saisie**|Fin de préparation|(% style="width:498px" %)Indique que la sous-campagne est prête à être récolée (biens ajoutés, notices générées).|(% style="width:221px" %)[[image:2025-07-29_09h48_39.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 682 -|**Démarrer la saisie**|Lancer le récolement|(% style="width:498px" %)Active la phase de récolement pour l’emplacement : la saisie peut débuter, soit directement dans Flora, soit via RecolApp.|(% style="width:221px" %)[[image:2025-07-29_09h48_46.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 683 -|**Clôturer la saisie**|Fin du récolement|(% style="width:498px" %)Valide la fin du traitement de l’emplacement une fois tous les biens récolés et les anomalies traitées.|(% style="width:221px" %)[[image:2025-07-29_09h48_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 579 +=== Biens non inventoriés et non saisis dans la base documentaire === 684 684 685 -[[Sous-campagne → bouton modifier l'état d'avancement. >>image:1753775996335-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 581 +* **Le bien n’est pas encore inscrit à l’inventaire papier** : il faudra donc le créer dans la base documentaire avec un numéro d’inventaire rétrospectif, puis[[ l’intégrer au registre des biens affectés ou des biens reçus en dépôt.>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] 582 +** **Il sera parfois pratique d'utiliser les ensemble complexe** pour inventorier sous un seul numéro un nombre important de biens physiquement présents. Dans ce cas de figure on ne saisira pas une notice par bien, mais une notice pour l’ensemble en y a adjoignant éventuellement un registre de sous-inventaire (listing papier ou bureautique). Reportez-vous au manuel de [[gestion des registres d’inventaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] pour ces problématiques. 583 +//A titre d'exemples 1 notice d'ensemble complexe peut concerner// 584 +*** tous les biens d'un donateur localisé à un même emplacement 585 +*** un emplacement dans le musée contenant des biens de nature hétérogène 586 +** Toutefois la saisie des données nécessaires l'intégration aux registres peut prendre beaucoup de temps, eut égard aux champs obligatoires nécessaires (notemment ceux concernant l'acquisition). dans ce cas on indiquera dans l'état d'avancement du récolement : [[image:1663083598490-895.png||height="39" width="389"]] 686 686 588 +(% class="CxSpMiddle" %) 589 +En résumé : dans le cas ou vous ne choisiriez pas l'option RecolApp ne partez pas in situ sans emporter une liste des biens localisés à cet endroit dans la base documentaire. Choisissez un format d’impression ou d’export contenant à minima le numéro d’inventaire, les dimensions, matières, techniques et constat d’état. 687 687 688 -Une fois ces étapes réalisées : 591 +(% class="CxSpMiddle" %) 592 +L’impression (préalablement triée par numéro d’inventaire) aura l’avantage de contenir une photo, si elle existe, vous saurez donc alors s’il vous faut ou non photographier ce bien. 689 689 690 -* Les **sous-campagnes non démarrées** apparaissent en **orange**. 691 -* Les **sous-campagnes en cours** s’affichent en **vert**. 692 -* Les **sous-campagnes clôturées** passent en **gris**. 594 +(% class="CxSpMiddle" %) 595 +Les exports Excel complet ou 18colonnes n’affichent pas l’image, mais si la colonne Image n’est pas vide (elle contient une url d’accès à l’image), vous saurez que la photo existe. 693 693 694 -(% class="box infomessage" %) 695 -((( 696 -Ces couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface de la campagne principale. 697 -))) 597 +(% id="HRelocalisationsuiteaurE9colement" class="MsoCaption" %) 598 +=== Modification de localisation d'un bien pendant le récolement === 698 698 699 - [[Campagne→codescouleursdesétatsd'avancementdessous-campagnes.>>image:1753776558400-359.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]600 +Depuis la version 4.0, la saisie d'un nouvel emplacement de référence ou d'une nouvelle localisation dans la notice de récolement sera automatiquement reportée sur la notice bien l**ors du changement d'état d'avancement de la notice récolement** 700 700 602 +//Exemple : le bien 880.1.1 initialement localisé dans la boite 1006 est trouvé dans la boite 1046// 701 701 702 -== Suivre l'état d'avancement d'une campagne == 604 +(% class="MsoCaption" %) 605 +Modifier une fiche récolement [[image:2022-02-25_10h36_53.png||height="32" width="34" class="img-circle img-rounded"]] pour renseigner les nouveaux emplacements et indiquer l'état d'avancement. 703 703 704 - Pour les campagnes, le suivid’avancementrepose sur lamodificationmanuelledu champ **État d’avancement**,situé dans lanotice dela campagne.607 +[[image:2022-02-25_10h54_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 705 705 706 -Pour modifier l’état d’avancement : 609 +(% class="MsoCaption" %) 610 +Dans la grille de saisie, se trouve la Localisation actuelle théorique ou ancienne et l'Emplacement de référence théorique ou ancienne. Elles sont pré-remplies par les informations de la fiche Bien dans les champs Localisation actuelle et Emplacement de référence lors de la génération des fiches de récolement. 707 707 708 -1. Ouvrez la fiche de la campagne. 709 -1. Passez en modification. 710 -1. Renseignez le champ **État d’avancement** selon votre progression (en préparation, en cours, terminée…). 711 -1. Enregistrez les modifications. Ce statut est visible ensuite en gras dans la fiche de campagne. 712 - 713 -Une fois l’état d’avancement renseigné, la campagne apparaît dans la liste de résultats avec un **code couleur automatique**, facilitant le suivi global : 714 - 715 -(% class="active" %)|=Couleur|=Signification 716 -|Orange|Campagne non démarrée 717 -|Vert|Campagne en cours 718 -|Gris|Campagne clôturée 719 - 720 720 (% class="box infomessage" %) 721 721 ((( 722 -Ces cou leurspermettentd’identifierrapidementles campagnesàsuivre ouàrelancer.614 +Changer les localisations théoriques ou anciennes ne changera pas la localisation sur la fiche Bien mais uniquement sur la fiche Récolement. De plus, La fiche récolement restera présente dans la campagne et dans la liste des fiches de récolement comme auparavant, elle ne sortira pas de la campagne. IL est donc recommandé de ne pas modifier ces champs 723 723 ))) 724 724 725 -[[ Campagne → clic sur le boutonmodifier. >>image:1753777082362-456.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]617 +[[image:1656937191065-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 726 726 619 +Plus bas sur la grille de saisie de la fiche Récolement, se trouve la possibilité de saisir le nouvel emplacement 727 727 728 -[[ Campagne → modification du champ** État d'avancement **et enregistrement.>>image:1753777137798-665.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]621 +[[image:1656937498343-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 729 729 730 - 731 -[[Campagne → Champ état d'avancement sur la notice.>>image:1753777165966-549.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 732 - 733 - 734 -[[Liste de résultats dans les campagnes → codes couleurs des états d'avancement des campagnes.>>image:1753777366829-109.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 735 - 736 - 737 -= Produire les statistiques et les procès-verbaux = 738 - 739 -Une fois les emplacements traités, vous pouvez générer des **statistiques de récolement** ainsi que les **PV officiels**. 740 - 741 -(% class="box infomessage" %) 623 +(% class="box warningmessage" %) 742 742 ((( 743 - Les**modèlesdePV**officiels(MuséesdeFranceouMuséesnationaux)reprennent une partiedecesstatistiques.625 +ATTENTION : Pour que ce nouvel emplacement soit reporté sur la notice du bien 880.1.1, il faut modifier l'état d'avancement du récolement, par exemple en le passant à Récolé sur pièce et sur place 744 744 ))) 745 745 746 - == Pour unesous-campagne ==628 +[[image:1656937677197-202.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 747 747 748 -* Utilisez le bouton d'export des format d'impression pour éditer les **listes de biens et statistiques du récolement**. 749 -* Vous obtenez un résumé des constats réalisés, à imprimer ou à conserver. 630 +L'historique de changement de localisation sera mentionné dans l'historique de récolement sur la notice bien 750 750 751 -[[ Sous-campagne de récolement → bouton d'export et choix du format d'impression.>>image:1753777740936-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]632 +[[image:1656938064489-651.png]] 752 752 753 753 754 -[[ Ex. Format d'impression →** liste des biens vus**.>>image:1753777924226-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]635 +[[image:2022-02-25_15h37_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 755 755 637 +(% id="HETAPE3.1:ImporterdesrE9sultatsderE9colementsaisissurtablette" class="CxSpFirst" %) 638 +=== Importer des résultats de récolement saisis sur tablette via Recol'App === 756 756 757 - ==Pourlacampagne entière==640 +les données saisies sur tablettes doivent etre récupérées sur un PC connecté à FLora (via un fichier zip exporté depis la tablette) 758 758 759 -* Dans les formats d'impressions, cliquez sur **Statistiques pour PV de récolement**. 760 -* Le document synthétise les données globales de toutes les sous-campagnes. 642 +ce fichier zip devra etre déposé dans l'écran d'import des récolements 761 761 762 -[[ Campagne de récolement → choix du format d'impression.>>image:1753777645175-403.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]644 +[[image:1662995226581-313.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 763 763 646 +(% id="HETAPE3.2:ImporterdesdonnE9esderE9colementsaisiessuruntableur" class="CxSpFirst" %) 647 +=== Importer des données de récolement saisies sur un tableur === 764 764 765 - [[Ex. Formatd'impression→**Statistiques pourPVde récolement**.>>image:1753777685081-740.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]649 +L'interface d'import générique de Flora musée (notices et photos) permet d'importer des fichiers tabulés dans la table des biens et la photothèque, notamment pour y créer et y localiser les biens qui n'existaient pas encore dans la table documentaire des biens. 766 766 651 +Il est aussi possible d'importer des notices de récolement qui n'auraient pas été générés via l'interface de flora (attention au lien sur l'emplacement à récoler dans la campagne), se reporter au manuel d'import 767 767 768 -= Exploiter les données du récolement via la recherche = 769 -))) 653 +[[image:1662995550681-609.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 770 770 771 -En complément des éditions standard (statistiques de campagne, procès-verbaux), vous pouvez affiner l’analyse du récolement en exploitant la base via des **requêtes ciblées**. 655 +(% id="HUtilisationduworkflow" class="CxSpFirst" %) 656 +== ETAPE 4 : Suivi de l'état d'avancement du plan de récolement == 772 772 773 - Cesrecherchespermettent de:658 +=== Sur les emplacements à récoler dans les campagnes === 774 774 775 -* préparer les suites à donner (radiations, régularisations, relocalisations), 776 -* suivre des états spécifiques (objets non vus, à marquer, à photographier…), 777 -* ou encore documenter l’état de conservation ou la couverture photographique. 660 +(% class="CxSpFirst" %) 661 +En appuyant sur le bouton vert [[image:2021-12-30_16h00_27.png]] « terminer la saisie », démarrer le récolement pour cet emplacement. La personne chargée du récolement pourra alors le commencer. Soit directement sur Flora, soit en déconnecté en passant par l'application RecolApp. 778 778 779 - Elles s’appuientsur lestables des **campagnes **etl’**historiquedesrécolements**.663 +[[image:2021-12-30_15h59_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 780 780 781 -Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de recherches utiles. 665 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 666 +(% class="small" %)Validation du commencement du récolement 782 782 783 -== Dans les campagnes == 668 +(% class="MsoCaption" %) 669 +[[image:2021-12-30_17h40_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 784 784 785 ->(% class="small" %)Ex. Rechercher les campagnes terminées du second récolement et dont le procès verbal reste à éditer 671 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 672 +(% class="small" %)Résultat de la fin de la saisie de l'emplacement, le recolement peut commencer. 786 786 787 -[[Recherche experte → ex. Rechercher les campagnes terminées du second récolement et dont le PV reste à éditer.>>image:1753779816444-360.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 674 +(% class="MsoCaption" %) 675 +[[image:2021-12-30_17h42_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 788 788 677 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 678 +(% class="small" %)Dernière étape, cliquer sur le cadena pour valider la fin du récolement de cet emplacement.(%%) 789 789 790 - ==Dansl'historique desrécolements==680 + Mon emplacement récolé est à présent validé dans ma campagne de récolement, son état passant de vert [[image:2021-12-30_16h32_42.png]] à gris [[image:2021-12-30_16h33_06.png]] . Les autres emplacements en préparation sont en orange [[image:2021-12-30_17h45_11.png]]. 791 791 792 - >(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens récolés lorsdu premier récolementetnécessitantunmarquage.682 +[[image:2022-02-07_14h42_24.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 793 793 794 -[[Recherche experte → ex. Rechercher les biens récolés lors du premier récolement, à marquer.>>image:1753780001739-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 684 +(% style="text-align: center;" %) 685 +(% class="small" %)Résultat de la fin du récolement de l'emplacement Greek and Roman Art sur la notice de campagne. 795 795 687 +Dans l'exemple ci-dessus, l'Emplacement Greek and Roman Art est terminé. 796 796 797 -== Dans les biens == 689 +(% class="MsoCaption" %) 690 +Sur l'emplacement, il est possible de : 798 798 799 -=== Vérifier la documentation photographique des biens === 692 +* Démarrer le récolement [[image:2021-12-30_16h00_40.png]] 693 +* Cloturer l'événement [[image:2021-12-30_16h02_31.png]] 694 +* ajouter un bien à récoler manuellement (dans le cas ou on l'a trouvé in situ alors que sa notice récolement n'avait pas été générée [[image:2021-12-30_16h03_57.png]] 800 800 801 - **Objectif : **Distinguer lesobjets photographiésenargentiqueouen numérique.696 +[[image:2021-12-30_16h07_59.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 802 802 803 -Cette recherche nécessite un **croisement de plusieurs tables (biens, photothèque, récolement) **via la recherche par liens : 804 804 805 -* Rendez-vous dans la table **Biens > Recherche par liens**. 806 -* Liez les tables Récolements (par campagne) et Photos (par support technique). 807 -* Filtrez par **type de support** : NUMÉRIQUE ou ARGENTIQUE. Cela suppose que les photos sont bien **liées aux notices de biens** et que le champ **Support technique** est renseigné. 699 +[[image:2021-12-30_16h08_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 808 808 809 809 702 +[[image:2021-12-30_16h09_14.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 810 810 704 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 705 +(% class="small" %)Fonctionnement des boutons 811 811 707 +(% id="HPourlesCampagnes:" class="MsoCaption" %) 708 +=== Sur les Campagnes : === 812 812 710 +(% class="MsoCaption" %) 711 +Un workflow existe aussi pour les campagnes, pas de bouton cette fois, mais rentrer en modification pour changer son état d'avancement. Le Résultat apparait en gras dans Etat d'avancement de la Campagne sur la notice Campagne et par un changement de pictogramme lors d'une recherche d'une campagne. 813 813 713 +[[image:2021-12-30_17h22_47.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 814 814 715 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 716 +(% class="small" %)Notice Campagne en préparation qui va être modifié. 815 815 816 - 817 -)))|(% style="width:300px" %)((( 818 -(% class="box" %) 819 -((( 820 -**Sommaire** 718 +[[image:2021-12-30_16h45_51.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 821 821 822 - {{tocdepth="2"numbered="true"/}}823 -) ))720 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 721 +(% class="small" %)Changer l'état d'avancement. 824 824 825 -(% class="box" %) 826 -((( 827 -**Aller plus loin** 723 +[[image:2021-12-30_17h24_37.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 828 828 829 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]] 830 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]] 831 -* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]] 832 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]] 725 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 726 +(% class="small" %)L'état en cours apparait par un icone lors d'une recherche de campagne de récolement. 833 833 834 -* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]] 835 -* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]] 836 -* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] 837 -* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]] 838 -))) 839 839 840 -(% class="box" %) 841 -((( 842 -**Icônes principales** 843 -))) 844 -))) 729 +== ETAPE 5: Editions des statistiques et des PV de récolement. == 845 845 731 +=== Pour les emplacements à récoler dans les campagnes : === 846 846 847 847 734 +[[image:2021-12-30_16h15_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 848 848 736 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 737 +(% class="small" %)Editer les Statistiques du récolement pour cet emplacement. 849 849 850 850 740 +(% class="MsoCaption" %) 741 +[[image:2021-12-30_16h15_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 851 851 743 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 744 +(% class="small" %)Résultat Statistiques du récolement pour cet emplacement.(%%) 745 +(% id="cke_bm_14743S" style="display:none" %) 852 852 747 +(% id="HPourlaCampagne:" class="MsoCaption" %) 748 +=== Pour les Campagnes : === 853 853 750 +(% class="MsoCaption" %) 751 +[[image:2021-12-30_16h28_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 854 854 753 +(% style="text-align: center;" %) 754 +(% class="small" %)Editer les Statistiques pour PV de récolement pour la Campagne. 855 855 756 +[[image:2021-12-30_16h28_51.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 856 856 758 +(% style="text-align: center;" %) 759 +(% class="small" %)Résultat des statistiques pour PV de récolement pour la Campagne. 857 857 858 858 762 +=== Modèles de PV musées de France et musées nationaux === 859 859 764 +Les modèles de PV pour [[les musées de France>>attach:PV récolement musées de France.pdf]] et [[les musées nationaux>>attach:PV récolement Musée Nationaux.pdf]] reprennent une partie des statistiques ci dessus. 860 860 766 +[[image:1663163903401-555.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="290" width="584"]] 861 861 768 +(% style="text-align: center;" %) 769 +Non localisés = non vus dans Flora 862 862 771 +Pour les autres parties il faudra passer par des requêtes sur l'historique des récolements 863 863 864 - 865 - 866 - 867 - 868 - 869 - 870 - 871 - 872 - 873 - 874 - 875 - 876 876 === Requêtes sur l'historique des récolements === 877 877 878 878 ==== Objets nécessitant des modifications à l’inventaire ==== ... ... @@ -1021,6 +1021,8 @@ 1021 1021 ⚠** Si vous souhaitez supprimer une notice de récolement, ce ne sera pas possible car cette dernière est liée au bien (et vice-versa).** 1022 1022 ))) 1023 1023 921 += = 922 + 1024 1024 = Informations du tableau de bord = 1025 1025 1026 1026 Le tableau de bord, présent sur la page d'accueil de Flora, permet de suivre d'un simple clic : ... ... @@ -1034,7 +1034,10 @@ 1034 1034 (% style="text-align: center;" %) 1035 1035 (% class="small" %)En bas du tableau de bord (ici version 4.5 même chose en Version 4). 1036 1036 936 += Questions / réponses = 1037 1037 938 +[[accéder aux questions/réponses>>doc:A masquer.faq.WebHome]] 1038 1038 940 + 1039 1039 (% style="text-align: center;" %) 1040 1040
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