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Modifications pour le document Assurer le récolement des biens

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/25 14:16
Depuis la version 62.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/29 09:43
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À la version 53.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/28 12:38
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -4,7 +4,7 @@
4 4  |(% style="width:840px" %)(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 -Le récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.
7 +NaLe récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.
8 8  
9 9  Ce guide vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre du récolement décennal dans Flora.
10 10  )))
... ... @@ -200,7 +200,7 @@
200 200  
201 201  == Éditer le planning d'une campagne ==
202 202  
203 -Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le format d’impression** Liste des emplacements**.
203 +Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le **format d’impression Liste des emplacements**.
204 204  Ce document affiche les **dates prévisionnelles de récolement** des espaces liés à la campagne, et peut ensuite être **imprimé pour diffusion ou affichage**.
205 205  
206 206  [[Campagne → choix format d’impression** Liste des emplacements**. >>image:1753692557528-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -246,7 +246,7 @@
246 246  [[Bouton effacer le filtre.>>image:1753694265836-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
247 247  
248 248  
249 -== Récoler un bien par action rapide ==
249 +== Récoler sur pièce et sur place par action rapide ==
250 250  
251 251  L’action rapide permet de valider un bien sans ouvrir sa notice de récolement. Elle est réservée aux cas sans anomalie à signaler.
252 252  
... ... @@ -276,7 +276,7 @@
276 276  [[Résultat → bien récolé sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753694819576-878.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
277 277  
278 278  
279 -== Récoler des biens en lot ==
279 +== Récoler sur pièce et sur place en lot ==
280 280  
281 281  La validation par lot permet d’appliquer l’action rapide **simultanément à plusieurs notices** de récolement, à condition qu’aucune n’ait d’anomalie à signaler.
282 282  
... ... @@ -314,7 +314,7 @@
314 314  [[Résultat → cinq biens récolés sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753695559458-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
315 315  
316 316  
317 -== Récoler un bien via la notice de récolement ==
317 +== Récoler via la notice de récolement ==
318 318  
319 319  Vous devez passer par la **notice de récolement** dès qu’un **constat ou une anomalie** nécessite un traitement individualisé.
320 320  
... ... @@ -325,7 +325,6 @@
325 325  * Non-conformité avec le registre ou la base
326 326  * Mauvaise localisation
327 327  * Bien non vu, détruit ou manquant
328 -* Saisie d'un constat d'état complémentaire
329 329  
330 330  (((
331 331  Procédure à suivre :
... ... @@ -350,7 +350,7 @@
350 350  [[Résultat → affichage du bien récolé avec des suites à donner.>>image:1753698284257-229.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
351 351  
352 352  
353 -== Naviguer entre notice de récolement, biens et sous-campagne ==
352 +== Naviguer entre notice de récolement et sous-campagne ==
354 354  
355 355  Une fois la notice de récolement mise à jour, vous pouvez à tout moment **consulter l’ensemble des données saisies** (constats, état d’avancement, suites à donner, etc.).
356 356  
... ... @@ -358,20 +358,13 @@
358 358  
359 359  1. Rendez-vous dans la **liste des biens à récoler**
360 360  1. Repérez le bien concerné
361 -1. Cliquez sur l’**icône loupe** située à gauche de la ligne du bien. Vous accédez à la **notice complète de récolement**, avec tous les champs renseignés et modifiables selon vos droits.
362 -1. Pour revenir à la sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée**, en haut à droite de l’écran.
360 +1. Cliquez sur l’**icône loupe** située à gauche de la ligne du bien
363 363  
364 -(% class="box infomessage" %)
365 -(((
366 -Astuce : vous pouvez également accéder à cette fiche depuis la notice du bien, via les champs **Récolement en cours** ou **Dernier récolement**.
367 -)))
362 +Vous accédez à la **notice complète de récolement**, avec tous les champs renseignés et modifiables selon vos droits.
368 368  
369 -[[Depuis une sous-campagne → clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753698904656-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
364 +[[Clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753698904656-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
370 370  
371 371  
372 -[[Depuis un bien  → champ **Dernier récolement **: clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753707109840-484.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
373 -
374 -
375 375  [[Résultat → affichage de la notice de récolement avec les données saisies.>>image:1753698940640-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
376 376  )))
377 377  
... ... @@ -379,44 +379,23 @@
379 379  
380 380  
381 381  
382 -[[Notice de récolement → clic sur la loupe pour revenir à la sous-campagne de récolement. >>image:1753712642619-341.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
374 +== Connaître les états d'avancement d'une notice de récolement ==
383 383  
384 384  
385 -[[Résultat → affichage de la sous-campagne de récolement.>>image:1753712721709-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
377 +|(% style="width:122px" %)Icône|(% style="width:672px" %)État
378 +|(% style="width:122px" %)[[image:1753697301456-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Récolé sur pièce et sur place avec ou sans anomalies mineures
379 +|(% style="width:122px" %)[[image:1753697279492-248.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Récolé non vu, manquant ou détruit (anomalies majeures)
380 +|(% style="width:122px" %)[[image:1753697256223-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)En attente de récolement
386 386  
382 +(% class="wikigeneratedid" %)
383 +[[image:1753697372537-107.png]]
387 387  
388 -== Comprendre l’état d’avancement des notices de récolement ==
385 +== Re localiser pendant le récolement ==
389 389  
390 -Dans chaque **sous-campagne**, les notices de biens sont accompagnées d’une **icône colorée** indiquant leur **état d’avancement**. Ces codes visuels vous permettent de **suivre facilement la progression du récolement** et d’identifier rapidement les situations à traiter.
391 391  
392 -Les icônes apparaissent dans la **colonne centrale**, à gauche de chaque ligne de bien :
393 -
394 -|(% style="width:122px" %)**Icône**|(% style="width:672px" %)**État de la notice**
395 -|(% style="width:122px" %)[[image:1753697301456-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé sur pièce et sur place; avec ou sans anomalies mineures, ou bien retrouvé
396 -|(% style="width:122px" %)[[image:1753697279492-248.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé non vu, manquant ou détruit (anomalies majeures)
397 -|(% style="width:122px" %)[[image:1753697256223-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien en attente de récolement
398 -
399 -(% class="box infomessage" %)
400 -(((
401 -Astuce : vous pouvez **filtrer** les notices selon ces états grâce au **filtre par état d’avancement**.
402 -Pour cela, cliquez sur l’**icône entonnoir** dans la barre d’outils des récolements, sélectionnez l’état souhaité, puis cliquez sur **Valider**.
403 -Pour annuler le filtre, cliquez de nouveau sur l’entonnoir, puis sur **Effacer**.
404 -)))
405 -
406 -[[Sous-campagne de récolement → affichage des états d'avancement.>>image:1753697372537-107.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
407 -
408 -== Relocaliser un bien pendant le récolement ==
409 -
410 -Le récolement est souvent l’occasion de constater que certains biens ne se trouvent **pas à leur emplacement théorique**. Flora permet alors de **corriger la localisation** directement depuis la notice de récolement.
411 -
412 -(% class="box warningmessage" %)
413 -(((
414 -La **relocalisation n'est effective** dans la notice du bien que si vous modifiez l’**état d’avancement** de la notice de récolement. La simple saisie d’un nouvel emplacement ne suffit pas.
415 -)))
416 -
417 417  === Notions d'emplacements ===
418 418  
419 -Dans Flora, plusieurs types de localisation coexistent pour assurer un suivi rigoureux des mouvements des biens, notamment lors du récolement. Ce tableau vous aide à bien appréhender les différences :
390 +Dans Flora, plusieurs notions de localisation coexistent pour assurer un suivi précis, notamment lors d’un récolement. Le changement de localisation n’est pris en compte dans la fiche bien que si l’état d’avancement de la fiche récolement est modifié et que les nouveaux emplacements (référence ou nouvelle localisation temporaire) sont remplis.
420 420  
421 421  (% class="active" %)|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
422 422  Terme​
... ... @@ -469,279 +469,381 @@
469 469  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
470 470  Sert à signaler un changement temporaire de place​
471 471  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
472 -Non, valeur uniquement informative
443 +Non.
473 473  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
474 474  Localisation temporaire​
475 475  )))
476 476  
477 -=== Procédure pour relocaliser un bien ===
478 478  
479 -1. **Rendez-vous dans la sous-campagne** de récolement.
480 -1. **Cliquez sur l'icône crayon **à gauche du bien concerné pour modifier la notice de récolement.
481 -1. (((
482 -Dans les champs dédiés :
483 483  
484 -* Renseignez le **nouvel emplacement de référence**, si le changement est définitif.
485 -* Ou saisissez une **nouvelle localisation temporaire**, si le déplacement est ponctuel.
486 -)))
487 -1. Mettez à jour l’**état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, Récolés sur pièce et sur place, emplacement modifié, suites à donner, etc.).
488 -1. Cliquez sur **Enregistrer**.
450 +== Saisir des informations manquantes sur la notice du bien ==
489 489  
490 -(% class="box warningmessage" %)
491 -(((
492 -La modification ne sera **propagée dans la notice du bien** qu’à l’enregistrement, **à condition que l’état d'avancement ait bien été mis à jour**.
493 -)))
452 +== Ajouter un bien à la liste des biens à récoler ==
494 494  
495 -[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton modifier. >>image:1753712822221-246.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
454 +== Connaître les exports pour récoler sans outil informatique ==
496 496  
497 497  
498 -[[Notice de récolement → saisie d'un nouvel emplacement de référence et modification de l'état d'avancement.>>image:1753709395401-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
499 499  
500 500  
501 -[[Résultat sur la notice du bien → emplacement de référence automatiquement modifié.>>image:1753709019438-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
502 502  
503 503  
504 -== Saisir des informations manquantes sur la notice du bien ==
505 505  
506 -Le récolement peut être l’occasion d’identifier des informations absentes ou incomplètes dans les notices de biens. Flora permet alors de **compléter directement la fiche du bien**, sans interrompre la campagne en cours. Cette opération peut porter sur les champs descriptifs, les techniques, la datation, ou tout autre élément lié à l’identification de l’objet.
507 -
508 -(% class="box infomessage" %)
462 +
463 +)))
464 +)))|(% style="width:300px" %)(((
465 +(% class="box" %)
509 509  (((
510 -Vous pouvez accéder à la notice du bien depuis la sous-campagne en cliquant sur **le lien hypertexte du numéro d’inventaire** dans la liste des biens à récoler.
467 +**Sommaire**
468 +
469 +{{toc depth="3" numbered="true"/}}
470 +
471 +
511 511  )))
512 512  
513 -Procédure :
474 +(% class="box" %)
475 +(((
476 +**Aller plus loin**
514 514  
515 -1. **Dans la sous-campagne**, repérez le bien concerné dans la liste.
516 -1. Cliquez sur le **numéro d’inventaire souligné en bleu** pour **ouvrir la notice du bien. **
517 -1. Sur la notice du bien, cliquez sur l’**icône crayon** pour passer en modification.
518 -1. Choisissez la grille de saisie** 03.Récolement : biens déjà inventoriés, notice minimale**.
519 -1. **Complétez les champs manquants** : désignation, description, dimensions, matières et techniques, etc.
520 -1. Cliquez sur **Enregistrer** pour sauvegarder vos modifications.
478 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
479 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
480 +* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
481 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
521 521  
522 -(% class="box infomessage" %)
483 +* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
484 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
485 +* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
486 +* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
487 +)))
488 +
489 +(% class="box" %)
523 523  (((
524 -Lorsque vous ouvrez une notice de bien depuis une sous-campagne, celle-ci s’ouvre dans une **nouvelle fenêtre**.
525 -La **fenêtre initiale**, contenant la sous-campagne et la liste des biens à récoler, reste ouverte en arrière-plan.
526 -Une fois la saisie terminée, vous pouvez **fermer la fenêtre de la notice de bien**.
491 +**Icônes principales**
527 527  )))
493 +)))
528 528  
529 -[[Sous-campagne de récolement → clic sur le numéro d'inventaire du bien (lien hypertexte).>>image:1753712884402-608.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
530 530  
531 531  
532 -[[Ouverture d'une nouvelle fenêtre avec la notice de bien → clic sur le bouton modifier.>>image:1753710381080-177.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
533 533  
534 534  
535 -[[Notice de bien → choix de la grille de saisie.>>image:1753710416684-469.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
536 536  
537 537  
538 -[[Grille de saisie des biens → modification et enregistrement des données.>>image:1753710476371-194.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
539 539  
540 540  
541 -== Ajouter un bien à la liste des biens à récoler ==
542 542  
543 -En cours de campagne, il peut être nécessaire d’ajouter un bien qui n’avait pas été prévu initialement : objet réintégré, bien découvert sur place, ou oubli lors de la sélection initiale. Deux cas se présentent alors, selon que le bien existe déjà dans Flora ou non.
544 544  
545 -=== Ajouter un bien déjà existant ===
546 546  
547 -S’il s’agit d’un bien déjà inventorié et documenté dans Flora, vous pouvez l’ajouter à la sous-campagne via le bouton d’ajout manuel.
548 548  
549 -**Procédure :**
550 550  
551 -1. Rendez-vous dans la **sous-campagne concernée**.
552 -1. Cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.
553 -1. Dans la fenêtre qui s’ouvre, **recherchez le bien** par son numéro d’inventaire.
554 -1. Sélectionnez le bien dans les résultats.
555 -1. Cliquez sur **Valider **puis sur **OUI** pour confirmer l'ajout. Une notice de récolement est automatiquement créée pour ce bien dans la sous-campagne.
556 556  
557 -[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton ajouter de biens à récoler.>>image:1753713018938-859.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
558 558  
559 559  
560 -[[Ajouter des biens à récoler → recherche par numéro d'inventaire, sélection du bien à récoler et validation ajout.>>image:1753712963796-835.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
561 561  
562 562  
563 -[[Massage de confirmation.>>image:1753711653879-124.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
564 564  
565 565  
566 -[[Résultat sous-campagne de récolement → notice de récolement générée pour le bien ajouté.>>image:1753713079683-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
567 567  
568 568  
569 -=== Ajouter un bien non existant ===
570 570  
571 -Si le bien n’est pas encore présent dans la base, il peut être créé **directement depuis la sous-campagne** grâce à une saisie rapide.
572 572  
573 -**Procédure :**
519 +=== Exporter ces notices de récolement pour saisie sur Tablette via Recol'App ===
574 574  
575 -1. Rendez-vous dans la **sous-campagne concernée**.
576 -1. Cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.
577 -1. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur le bouton **Nouveau** en bas à droite.
578 -1. Une **grille rapide** s’affiche : saisissez les champs minimaux pour documenter la notice.
579 -1. Si besoin, cliquez sur **Compléter** (en bas à droite) pour ouvrir la notice complète et renseigner des champs supplémentaires.
580 -1. Sinon, cliquez sur **Valider**.
521 +une fois les notices de récolement générées pour un emplacement dans la campagne, il est possible de les [[exporter sur la tablette>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/RecolApp/]] via un fichier zip à télécharger
581 581  
582 -(% class="box infomessage" %)
523 +[[image:2021-12-30_16h06_25.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
524 +
525 +== ETAPE 3 : Saisir les données de récolement des Biens ==
526 +
527 +=== Travailler déconnecté de Flora ===
528 +
529 +(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
583 583  (((
584 -La **notice de bien** est créée dans la table des biens, et une **notice de récolement** est automatiquement générée dans la sous-campagne
531 +A ce stade apparaissent des difficultés pratiques liées à des problématiques génériques dans tous les musées : Vous n’avez pas accès à votre logiciel de récolement quand vous êtes in situ dans les salles face aux biens. Dans ce cas, il faudra opter pour trois solutions de collecte d’information déconnectée :
532 +- via un tableur.
533 +- via papier-crayon.
534 +- via l'application RecolApp.
585 585  )))
586 586  
587 -[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton ajouter de biens à récoler.>>image:1753713329069-153.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
537 +//Dans ces cas de figures, il faudra emmener in situ, **non seulement vos registres papier pour vérifier la conformité avec l’inventaire,** mais aussi ~://
588 588  
539 +* //Une impression papier de la liste des notices localisées à cet emplacement dans la base documentaire.//
540 +* //Ou un export Excel, ou l'application REcolApp qui contiendra la description à minima des biens à récoler telle que saisie dans la base documentarie des bioens//
589 589  
590 -[[Ajouter des biens à récoler → création d'un nouveau bien.>>image:1753713390736-226.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
542 +(% class="CxSpFirst" %)
543 +S’il y a des informations à modifier concernant des notices déjà présentes dans la base documentaire (constat d’état, dimensions, matières-techniques…) notez les et corrigez les notices concernées à votre retour au bureau.
591 591  
545 +(% class="CxSpMiddle" %)
546 +Vous pourrez ensuite utiliser le tableur, in situ, pour saisir les notices inexistantes dans la base documentaire, afin de pouvoir les importer en masse à votre retour au bureau, mais attention, une deuxième problématique sera présente.
592 592  
593 -[[Création d'un nouveau bien → saisie des données et enregistrement.>>image:1753713514335-146.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
548 +(% id="HBiensdE9jainventoriE9smaisnonsaisisdanslabasedocumentaire" class="CxSpMiddle" %)
549 +=== Biens déja inventoriés mais non saisis dans la base documentaire ===
594 594  
551 +(% class="CxSpLast" %)
552 +Vous risquez de trouver dans vos emplacements,** des biens qui ne sont pas encore saisis dans la base documentaire informatique.** Et dans ce cas apparaitront les options suivantes :
595 595  
596 -[[Résultat → création du bien et génération automatique de la notice de récolement.>>image:1753713940405-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
554 +* **Le bien est déjà inscrit à l’inventaire papier (i**l possède donc déjà un numéro d’inventaire). Il suffira donc de le créer dans la base documentaire, **avec la grille miniale de création de bien pour récolement  **qui contient très peu de champs obligatoires, de le localiser, puis de l'ajouter à l'emplacement à récoler dans la campagne et à saisir sa notice de récolement
597 597  
556 +=== Biens non inventoriés et non saisis dans la base documentaire ===
598 598  
599 -== Récolement sur le terrain : que faire sans accès à Flora ? ==
558 +* **Le bien n’est pas encore inscrit à l’inventaire papier** : il faudra donc le créer dans la base documentaire avec un numéro d’inventaire rétrospectif, puis[[ l’intégrer au registre des biens affectés ou des biens reçus en dépôt.>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
559 +** **Il sera parfois pratique d'utiliser les  ensemble complexe** pour inventorier sous un seul numéro un nombre important de biens physiquement présents. Dans ce cas de figure on ne saisira pas une notice par bien, mais une notice pour l’ensemble en y a adjoignant éventuellement un registre de sous-inventaire (listing papier ou bureautique). Reportez-vous au manuel de [[gestion des registres d’inventaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] pour ces problématiques.
560 +//A titre d'exemples 1 notice d'ensemble complexe peut concerner//
561 +*** tous les biens d'un donateur localisé à un même emplacement
562 +*** un emplacement dans le musée contenant des biens de nature hétérogène
563 +** Toutefois la saisie des données nécessaires l'intégration aux registres peut prendre beaucoup de temps, eut égard aux champs obligatoires nécessaires (notemment ceux concernant l'acquisition). dans ce cas on indiquera dans l'état d'avancement du récolement : [[image:1663083598490-895.png||height="39" width="389"]]
600 600  
601 -**Parfois, des restrictions techniques** (réseau non accessible dans certaines zones, limitations matérielles…) empêchent d’utiliser Flora directement **in situ**, dans les réserves, les salles ou les dépôts.
565 +(% class="CxSpMiddle" %)
566 +En résumé : dans le cas ou vous ne choisiriez pas l'option RecolApp ne partez pas in situ sans emporter une liste des biens localisés à cet endroit dans la base documentaire. Choisissez un format d’impression ou d’export contenant à minima le numéro d’inventaire, les dimensions, matières, techniques et constat d’état.
602 602  
603 -Dans ce contexte, vous pouvez avoir recours à **deux modes de collecte d’information déconnectée** :
568 +(% class="CxSpMiddle" %)
569 +L’impression (préalablement triée par numéro d’inventaire) aura l’avantage de contenir une photo, si elle existe, vous saurez donc alors s’il vous faut ou non photographier ce bien.
604 604  
605 -(% class="active" %)|=Mode|=Source|=Support utilisé sur le terrain|=Mise à jour dans Flora|=Particularités
606 -|**Export papier**|Généré depuis Flora (format d’impression)|Impression papier, triée par numéro d’inventaire|**Mise à jour manuelle** dans les notices après le terrain|Peut contenir photo, état, emplacement ; pratique pour noter à la main
607 -|**RecolApp**|Export manuel depuis Flora vers RecolApp|Application mobile hors connexion|**Synchronisation automatique** à l’import|Permet de récoler, créer et modifier les notices de récolement directement depuis l’application.
571 +(% class="CxSpMiddle" %)
572 +Les exports Excel complet ou 18colonnes n’affichent pas l’image, mais si la colonne Image n’est pas vide (elle contient une url d’accès à l’image), vous saurez que la photo existe.
608 608  
609 -Avant de pouvoir utiliser des formats papier ou l’application RecolApp, il est impératif que la structure de récolement soit en place dans Flora. Cela signifie que :
610 610  
611 -* **La campagne de récolement** doit avoir été créée,
612 -* **Les sous-campagnes** doivent être définies,
613 -* **Les biens à récoler** doivent être ajoutés,
614 -* Et **les notices de récolement** doivent être générées pour chacun de ces biens.
575 +=== Traitement unitaire des anomalies  et suites à donner ===
615 615  
616 -(% class="box infomessage" %)
617 -(((
618 -Ces étapes sont indispensables pour permettre l’export correct des données, que ce soit sous forme de **format d’impression papier** ou de **fichier à injecter dans RecolApp**.
619 -)))
577 +Dans ce cas de figure il n'est plus possible de travailler en masse, il faudra saisir les anomalies et les suites à données unitairement dans chaque notice récolement
620 620  
621 -=== Les formats d'impressions pour le récolement sur papier ===
579 +(% class="CxSpMiddle" %)
580 +Commençons par aller sur cette notice :
622 622  
623 -Une fois vos campagnes et notices de récolement créées dans Flora, vous pouvez générer des **exports imprimables** pour mener votre campagne sans connexion. Deux formats principaux sont proposés selon votre méthode de travail :
582 +[[image:2021-12-30_14h38_16.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
624 624  
625 -(% class="active" %)|=Format d’impression|=Objectif principal|=Contenu|=Utilisation recommandée
626 -|Fiche de récolement (liste) pour saisie|Suivi global des biens à récoler|Liste tabulaire (une ligne par bien)|Idéal pour cocher ou annoter rapidement sur le terrain
627 -|Fiche de récolement pour saisie|Fiche détaillée par bien à remplir manuellement|Une fiche par notice, champs vierges|Recommandé si vous devez saisir des constats précis, des anomalies ou localisations nouvelles
584 +(% class="CxSpMiddle" %)
585 +Passons en modification :
628 628  
629 -Procédure d’accès aux formats d’impression :
587 +[[image:2021-12-30_14h43_40.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
630 630  
631 -1. Positionnez-vous dans la **sous-campagne** concernée.
632 -1. Cliquez sur le **bouton d’export** dans la barre d’outils.
633 -1. Sélectionnez le **format d’impression souhaité** dans la liste proposée.
634 -1. (((
635 -Une **nouvelle fenêtre s’ouvre** avec l’aperçu du document prêt à être imprimé.
636 -)))
589 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
590 +(% class="small" %)Vue sur la notice de récolement du bien et outils de modification pour entrée en saisie.
637 637  
638 -(% class="box infomessage" %)
639 -(((
640 -Ces impressions peuvent être emportées sur le terrain, annotées à la main, puis utilisées pour ressaisir ou compléter les notices dans Flora au retour.
641 -)))
592 +(% class="CxSpFirst" %)
593 +Nous avons constaté ici la présence de moisissure et un effacement partiel du numéro d’inventaire. Ces deux problèmes vont donc nécessiter l’intervention d’une restauration à moyen terme.
642 642  
643 -[[Sous-campagne de récolement → bouton d'export et choix du format d'impression.>>image:1753773805164-360.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
595 +(% class="CxSpLast" %)
596 +J’indique donc :
644 644  
598 +* L’état d’avancement de la notice, ici « récolé sur pièce et sur place, suite à donner ».
599 +* Les deux problèmes.
600 +* Les suites à donner.
601 +* Le nom du récoleur.
645 645  
646 -[[Ex. Format d'impression **fiche de récolement (liste) pour saisie**. >>image:1753773690427-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
603 +(% class="MsoCaption" %)
604 +[[image:2021-12-30_14h58_49.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
647 647  
606 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
607 +(% style="font-size:11.9px" %)Changement de l'état d'avancement de la notice de "En attente de récolement" à "Récolé sur pièce et sur place, suite à donner".
648 648  
649 -[[Ex. Format d'impression **fiche de récolement pour saisie**. >>image:1753773662432-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
609 +(% class="MsoCaption" %)
610 +[[image:2021-12-30_15h10_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
650 650  
612 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
613 +(% style="font-size:11.9px" %)Les deux problèmes.
651 651  
652 -=== Export RecolApp ===
615 +(% class="MsoCaption" %)
616 +[[image:2021-12-30_15h13_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
653 653  
654 -Après avoir créé la sous-campagne et généré les notices de récolement dans Flora, vous pouvez exporter les données vers RecolApp pour effectuer le récolement en mode déconnecté, sur tablette.
618 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
619 +(% style="font-size:11.9px" %)Les suites à donner qui peuvent se cumuler.
655 655  
656 -Procédure d’export vers RecolApp :
621 +(% class="CxSpMiddle" %)
622 +Nous voyons donc les modifications sur la notice, après un enregistrement, avec en gras l’état d’avancement du récolement pour ce bien.
657 657  
658 -1. Positionnez-vous dans la sous-campagne concernée.
659 -1. Cliquez sur **Exporter vers RecolApp**.
660 -1. **Résultat** : Flora génère un **fichier .zip** contenant les données à charger dans l’application RecolApp.
624 +[[image:2021-12-30_15h13_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
661 661  
626 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
627 +(% class="small" %)Résultat d'un récolement d'un bien après enregistrement.
628 +
629 +(% class="CxSpMiddle" %)
630 +Pour revenir à la liste des notices de récolement, cliquer sur Ré-afficher les récolements de ce niveau... [[image:2021-12-30_15h42_53.png||height="19" width="73"]] Nous constatons désormais sur l’emplacement la présence de 14 biens dans « réalisés sans suite » et d’un bien dans « réalisés suite à donner ».[[image:2021-12-30_15h42_53 copie.png||height="23" width="78"]]
631 +
632 +[[image:2021-12-30_15h42_53 copie 2.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
633 +
634 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
635 +(% class="small" %)Réalisé suite à donner.
636 +
637 +[[image:2021-12-30_15h56_11.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
638 +
639 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
640 +(% class="small" %)Réalisé sans suite
641 +
642 +(% id="HRelocalisationsuiteaurE9colement" class="MsoCaption" %)
643 +=== Modification de localisation d'un bien pendant le récolement ===
644 +
645 +Depuis la version 4.0, la saisie d'un nouvel emplacement de référence ou d'une nouvelle localisation dans la notice de récolement sera automatiquement reportée sur la notice bien l**ors du changement d'état d'avancement de la notice récolement**
646 +
647 +//Exemple : le bien 880.1.1 initialement localisé dans la boite 1006 est trouvé dans la boite 1046//
648 +
649 +(% class="MsoCaption" %)
650 +Modifier une fiche récolement [[image:2022-02-25_10h36_53.png||height="32" width="34" class="img-circle img-rounded"]] pour renseigner les nouveaux emplacements et indiquer l'état d'avancement.
651 +
652 +[[image:2022-02-25_10h54_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
653 +
654 +(% class="MsoCaption" %)
655 +Dans la grille de saisie, se trouve la Localisation actuelle théorique ou ancienne et  l'Emplacement de référence théorique ou ancienne. Elles sont pré-remplies par les informations de la fiche Bien dans les champs Localisation actuelle et Emplacement de référence lors de la génération des fiches de récolement.
656 +
662 662  (% class="box infomessage" %)
663 663  (((
664 -Une fois le récolement terminé, les données peuvent être **réintégrées dans Flora** via un import. Pour en savoir plus, consultez la page dédiée à RecolApp (lien disponible dans la rubrique **Aller plus loin**).
659 +Changer les localisations théoriques ou anciennes ne changera pas la localisation sur la fiche Bien mais uniquement sur la fiche Récolement. De plus, La fiche récolement restera présente dans la campagne et dans la liste des fiches de récolement comme auparavant, elle ne sortira pas de la campagne. IL est donc recommandé de ne pas modifier ces champs
665 665  )))
666 666  
667 -[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton exporter vers RecolApp et génération d'un fichier .zip.>>image:1753774658471-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
662 +[[image:1656937191065-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
668 668  
664 +Plus bas sur la grille de saisie de la fiche Récolement, se trouve la possibilité de saisir le nouvel emplacement
669 669  
670 -= Suivre l'état d'avancement du récolement =
666 +[[image:1656937498343-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
671 671  
668 +(% class="box warningmessage" %)
669 +(((
670 +ATTENTION : Pour que ce nouvel emplacement soit reporté sur la notice du bien 880.1.1, il faut modifier l'état d'avancement du récolement, par exemple en le passant à Récolé sur pièce et sur place
671 +)))
672 672  
673 +[[image:1656937677197-202.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
673 673  
675 +L'historique de changement de localisation sera mentionné dans l'historique de récolement sur la notice bien
674 674  
677 +[[image:1656938064489-651.png]]
675 675  
676 676  
680 +[[image:2022-02-25_15h37_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
677 677  
682 +(% id="HETAPE3.1:ImporterdesrE9sultatsderE9colementsaisissurtablette" class="CxSpFirst" %)
683 +=== Importer des résultats de récolement saisis sur tablette via Recol'App ===
678 678  
685 +les données saisies sur tablettes doivent etre récupérées sur un PC connecté à FLora (via un fichier zip exporté depis la tablette)
679 679  
687 +ce fichier zip devra etre déposé dans l'écran d'import des récolements
680 680  
681 -
682 -)))
683 -)))|(% style="width:300px" %)(((
684 -(% class="box" %)
685 -(((
686 -**Sommaire**
689 +[[image:1662995226581-313.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
687 687  
688 -{{toc depth="3" numbered="true"/}}
691 +(% id="HETAPE3.2:ImporterdesdonnE9esderE9colementsaisiessuruntableur" class="CxSpFirst" %)
692 +=== Importer des données de récolement saisies sur un tableur ===
689 689  
690 -
691 -)))
694 +L'interface d'import générique de Flora musée (notices et photos) permet d'importer des fichiers tabulés dans la table des biens et la photothèque, notamment pour y créer et y localiser les biens qui n'existaient pas encore dans la table documentaire des biens.
692 692  
693 -(% class="box" %)
694 -(((
695 -**Aller plus loin**
696 +Il est aussi possible d'importer des notices de récolement qui n'auraient pas été générés via l'interface de flora (attention au lien sur l'emplacement à récoler dans la campagne), se reporter au manuel d'import
696 696  
697 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
698 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
699 -* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
700 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
698 +[[image:1662995550681-609.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
701 701  
702 -* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
703 -* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
704 -* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
705 -* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
706 -)))
700 +(% id="HUtilisationduworkflow" class="CxSpFirst" %)
701 +== ETAPE 4 : Suivi de l'état d'avancement du plan de récolement ==
707 707  
708 -(% class="box" %)
709 -(((
710 -**Icônes principales**
711 -)))
712 -)))
703 +=== Sur les emplacements à récoler dans les campagnes ===
713 713  
705 +(% class="CxSpFirst" %)
706 +En appuyant sur le bouton vert [[image:2021-12-30_16h00_27.png]] « terminer la saisie », démarrer le récolement pour cet emplacement. La personne chargée du récolement pourra alors le commencer. Soit directement sur Flora, soit en déconnecté en passant par l'application RecolApp.
714 714  
708 +[[image:2021-12-30_15h59_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
715 715  
710 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
711 +(% class="small" %)Validation du commencement du récolement
716 716  
713 +(% class="MsoCaption" %)
714 +[[image:2021-12-30_17h40_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
717 717  
716 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
717 +(% class="small" %)Résultat de la fin de la saisie de l'emplacement, le recolement peut commencer.
718 718  
719 +(% class="MsoCaption" %)
720 +[[image:2021-12-30_17h42_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
719 719  
722 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
723 +(% class="small" %)Dernière étape, cliquer sur le cadena pour valider la fin du récolement de cet emplacement.(%%)​
720 720  
725 + Mon emplacement récolé est à présent validé dans ma campagne de récolement, son état passant de vert [[image:2021-12-30_16h32_42.png]] à gris [[image:2021-12-30_16h33_06.png]] . Les autres emplacements en préparation sont en orange [[image:2021-12-30_17h45_11.png]].
721 721  
727 +[[image:2022-02-07_14h42_24.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
722 722  
729 +(% style="text-align: center;" %)
730 +(% class="small" %)Résultat de la fin du récolement de l'emplacement Greek and Roman Art sur la notice de campagne.
723 723  
732 +Dans l'exemple ci-dessus, l'Emplacement Greek and Roman Art est terminé.
724 724  
734 +(% class="MsoCaption" %)
735 +Sur l'emplacement, il est possible de :
725 725  
737 +* Démarrer le récolement [[image:2021-12-30_16h00_40.png]]
738 +* Cloturer l'événement [[image:2021-12-30_16h02_31.png]]
739 +* ajouter un bien à récoler manuellement (dans le cas ou on l'a trouvé in situ alors que sa notice récolement n'avait pas été générée [[image:2021-12-30_16h03_57.png]]
726 726  
741 +[[image:2021-12-30_16h07_59.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
727 727  
728 728  
744 +[[image:2021-12-30_16h08_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
729 729  
730 730  
747 +[[image:2021-12-30_16h09_14.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
731 731  
749 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
750 +(% class="small" %)Fonctionnement des boutons
732 732  
752 +(% id="HPourlesCampagnes:" class="MsoCaption" %)
753 +=== Sur les Campagnes : ===
733 733  
755 +(% class="MsoCaption" %)
756 +Un workflow existe aussi pour les campagnes, pas de bouton cette fois, mais rentrer en modification pour changer son état d'avancement. Le Résultat apparait en gras dans Etat d'avancement de la Campagne sur la notice Campagne et par un changement de pictogramme lors d'une recherche d'une campagne.
734 734  
758 +[[image:2021-12-30_17h22_47.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
735 735  
760 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
761 +(% class="small" %)Notice Campagne en préparation qui va être modifié.
736 736  
763 +[[image:2021-12-30_16h45_51.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
737 737  
765 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
766 +(% class="small" %)Changer l'état d'avancement.
738 738  
768 +[[image:2021-12-30_17h24_37.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
739 739  
770 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
771 +(% class="small" %)L'état en cours apparait par un icone lors d'une recherche de campagne de récolement.
740 740  
741 741  
774 +== ETAPE 5: Editions des statistiques et des PV de récolement. ==
742 742  
743 -
776 +=== Pour les emplacements à récoler dans les campagnes : ===
744 744  
778 +
779 +[[image:2021-12-30_16h15_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
780 +
781 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
782 +(% class="small" %)Editer les Statistiques du récolement pour cet emplacement.
783 +
784 +
785 +(% class="MsoCaption" %)
786 +[[image:2021-12-30_16h15_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
787 +
788 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
789 +(% class="small" %)Résultat Statistiques du récolement pour cet emplacement.(%%)
790 +(% id="cke_bm_14743S" style="display:none" %)
791 +
792 +(% id="HPourlaCampagne:" class="MsoCaption" %)
793 +=== Pour les Campagnes : ===
794 +
795 +(% class="MsoCaption" %)
796 +[[image:2021-12-30_16h28_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
797 +
798 +(% style="text-align: center;" %)
799 +(% class="small" %)Editer les Statistiques pour PV de récolement pour la Campagne.
800 +
801 +[[image:2021-12-30_16h28_51.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
802 +
803 +(% style="text-align: center;" %)
804 +(% class="small" %)Résultat des statistiques pour PV de récolement pour la Campagne.
805 +
806 +
807 +=== Modèles de PV musées de France et musées nationaux ===
808 +
809 +Les modèles de PV pour [[les musées de France>>attach:PV récolement musées de France.pdf]] et [[les musées nationaux>>attach:PV récolement Musée Nationaux.pdf]] reprennent une partie des statistiques ci dessus.
810 +
811 +[[image:1663163903401-555.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="290" width="584"]]
812 +
813 +(% style="text-align: center;" %)
814 +Non localisés = non vus dans Flora
815 +
816 +Pour  les autres parties il faudra passer par des requêtes sur l'historique des récolements
817 +
745 745  === Requêtes sur l'historique des récolements ===
746 746  
747 747  ==== Objets nécessitant des modifications à l’inventaire ====
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