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Modifications pour le document Assurer le récolement des biens

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/25 14:16
Depuis la version 60.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/28 16:52
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/29 10:32
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -377,6 +377,9 @@
377 377  
378 378  
379 379  
380 +
381 +
382 +
380 380  [[Notice de récolement → clic sur la loupe pour revenir à la sous-campagne de récolement. >>image:1753712642619-341.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
381 381  
382 382  
... ... @@ -594,209 +594,244 @@
594 594  [[Résultat → création du bien et génération automatique de la notice de récolement.>>image:1753713940405-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
595 595  
596 596  
597 -== Récoler sans outil informatique : quelles options ? ==
600 +== Récolement sur le terrain : que faire sans accès à Flora ? ==
598 598  
599 599  **Parfois, des restrictions techniques** (réseau non accessible dans certaines zones, limitations matérielles…) empêchent d’utiliser Flora directement **in situ**, dans les réserves, les salles ou les dépôts.
600 600  
601 601  Dans ce contexte, vous pouvez avoir recours à **deux modes de collecte d’information déconnectée** :
602 602  
603 -|=Mode de collecte|=Description
604 -|**Export papier**|Impression d’une liste de notices localisées dans l’emplacement à récoler, contenant les principales informations documentaires.
605 -|**Application RecolApp**|Application mobile dédiée, permettant de récoler les biens hors connexion puis de synchroniser les données avec Flora.
606 +(% class="active" %)|=Mode|=Source|=Support utilisé sur le terrain|=Mise à jour dans Flora|=Particularités
607 +|**Export papier**|Généré depuis Flora (format d’impression)|Impression papier, triée par numéro d’inventaire|**Mise à jour manuelle** dans les notices après le terrain|Peut contenir photo, état, emplacement ; pratique pour noter à la main
608 +|**RecolApp**|Export manuel depuis Flora vers RecolApp|Application mobile hors connexion|**Synchronisation automatique** à l’import|Permet de récoler, créer et modifier les notices de récolement directement depuis l’application.
606 606  
610 +Avant de pouvoir utiliser des formats papier ou l’application RecolApp, il est impératif que la structure de récolement soit en place dans Flora. Cela signifie que :
607 607  
612 +* **La campagne de récolement** doit avoir été créée,
613 +* **Les sous-campagnes** doivent être définies,
614 +* **Les biens à récoler** doivent être ajoutés,
615 +* Et **les notices de récolement** doivent être générées pour chacun de ces biens.
608 608  
617 +(% class="box infomessage" %)
618 +(((
619 +Ces étapes sont indispensables pour permettre l’export correct des données, que ce soit sous forme de **format d’impression papier** ou de **fichier à injecter dans RecolApp**.
620 +)))
609 609  
622 +=== Les formats d'impressions pour le récolement sur papier ===
610 610  
624 +Une fois vos campagnes et notices de récolement créées dans Flora, vous pouvez générer des **exports imprimables** pour mener votre campagne sans connexion. Deux formats principaux sont proposés selon votre méthode de travail :
611 611  
626 +(% class="active" %)|=Format d’impression|=Objectif principal|=Contenu|=Utilisation recommandée
627 +|Fiche de récolement (liste) pour saisie|Suivi global des biens à récoler|Liste tabulaire (une ligne par bien)|Idéal pour cocher ou annoter rapidement sur le terrain
628 +|Fiche de récolement pour saisie|Fiche détaillée par bien à remplir manuellement|Une fiche par notice, champs vierges|Recommandé si vous devez saisir des constats précis, des anomalies ou localisations nouvelles
612 612  
630 +Procédure d’accès aux formats d’impression :
613 613  
614 -
632 +1. Positionnez-vous dans la **sous-campagne** concernée.
633 +1. Cliquez sur le **bouton d’export** dans la barre d’outils.
634 +1. Sélectionnez le **format d’impression souhaité** dans la liste proposée.
635 +1. (((
636 +Une **nouvelle fenêtre s’ouvre** avec l’aperçu du document prêt à être imprimé.
615 615  )))
616 -)))|(% style="width:300px" %)(((
617 -(% class="box" %)
638 +
639 +(% class="box infomessage" %)
618 618  (((
619 -**Sommaire**
641 +Ces impressions peuvent être emportées sur le terrain, annotées à la main, puis utilisées pour ressaisir ou compléter les notices dans Flora au retour.
642 +)))
620 620  
621 -{{toc depth="3" numbered="true"/}}
644 +[[Sous-campagne de récolement → bouton d'export et choix du format d'impression.>>image:1753773805164-360.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
622 622  
623 -
624 -)))
625 625  
626 -(% class="box" %)
627 -(((
628 -**Aller plus loin**
647 +[[Ex. Format d'impression **fiche de récolement (liste) pour saisie**. >>image:1753773690427-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
629 629  
630 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
631 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
632 -* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
633 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
634 634  
635 -* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
636 -* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
637 -* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
638 -* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
639 -)))
650 +[[Ex. Format d'impression **fiche de récolement pour saisie**. >>image:1753773662432-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
640 640  
641 -(% class="box" %)
652 +
653 +=== Export RecolApp ===
654 +
655 +Après avoir créé la sous-campagne et généré les notices de récolement dans Flora, vous pouvez exporter les données vers RecolApp pour effectuer le récolement en mode déconnecté, sur tablette.
656 +
657 +Procédure d’export vers RecolApp :
658 +
659 +1. Positionnez-vous dans la sous-campagne concernée.
660 +1. Cliquez sur **Exporter vers RecolApp**.
661 +1. **Résultat** : Flora génère un **fichier .zip** contenant les données à charger dans l’application RecolApp.
662 +
663 +(% class="box infomessage" %)
642 642  (((
643 -**Icônes principales**
665 +Une fois le récolement terminé, les données peuvent être **réintégrées dans Flora** via un import. Pour en savoir plus, consultez la page dédiée à RecolApp (lien disponible dans la rubrique **Aller plus loin**).
644 644  )))
645 -)))
646 646  
668 +[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton exporter vers RecolApp et génération d'un fichier .zip.>>image:1753774658471-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
647 647  
648 648  
671 += Suivre l'état d'avancement du récolement =
649 649  
673 +Le module Récolement de Flora permet de suivre précisément l’état d’avancement de la campagne, aussi bien au niveau des sous-campagnes que de la campagne principale. Ce suivi s’appuie sur un système de statuts, de pictogrammes et de boutons d’action.
650 650  
675 +== Suivre l'avancement d'une sous-campagne ==
651 651  
677 +Flora propose un **parcours d’avancement simplifié** pour le suivi des sous-campagnes, grâce à une série de boutons d’action disponibles directement **dans la barre d’outils des sous-campagnes**. Ils permettent de marquer les étapes clés de l’opération, depuis la fin de la préparation jusqu’à la clôture du récolement.
652 652  
679 +Ce suivi repose sur trois actions principales :
653 653  
681 +(% class="active" %)|=**Action**|=**Étape**|=(% style="width: 498px;" %)**Description**|=(% style="width: 221px;" %)**Icône associée**
682 +|**Terminer la saisie**|Fin de préparation|(% style="width:498px" %)Indique que la sous-campagne est prête à être récolée (biens ajoutés, notices générées).|(% style="width:221px" %)[[image:2025-07-29_09h48_39.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
683 +|**Démarrer la saisie**|Lancer le récolement|(% style="width:498px" %)Active la phase de récolement pour l’emplacement : la saisie peut débuter, soit directement dans Flora, soit via RecolApp.|(% style="width:221px" %)[[image:2025-07-29_09h48_46.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
684 +|**Clôturer la saisie**|Fin du récolement|(% style="width:498px" %)Valide la fin du traitement de l’emplacement une fois tous les biens récolés et les anomalies traitées.|(% style="width:221px" %)[[image:2025-07-29_09h48_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
654 654  
686 +[[Sous-campagne → bouton modifier l'état d'avancement. >>image:1753775996335-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
655 655  
656 656  
689 +Une fois ces étapes réalisées :
657 657  
691 +* Les **sous-campagnes non démarrées** apparaissent en **orange**.
692 +* Les **sous-campagnes en cours** s’affichent en **vert**.
693 +* Les **sous-campagnes clôturées** passent en **gris**.
658 658  
695 +(% class="box infomessage" %)
696 +(((
697 +Ces couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface de la campagne principale.
698 +)))
659 659  
700 +[[Campagne  → codes couleurs des états d'avancement des sous-campagnes. >>image:1753776558400-359.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
660 660  
661 661  
703 +== Suivre l'état d'avancement d'une campagne ==
662 662  
705 +Pour les campagnes, le suivi d’avancement repose sur la modification manuelle du champ **État d’avancement**, situé dans la notice de la campagne.
663 663  
707 +Pour modifier l’état d’avancement :
664 664  
709 +1. Ouvrez la fiche de la campagne.
710 +1. Passez en modification.
711 +1. Renseignez le champ **État d’avancement** selon votre progression (en préparation, en cours, terminée…).
712 +1. Enregistrez les modifications. Ce statut est visible ensuite en gras dans la fiche de campagne.
665 665  
714 +Une fois l’état d’avancement renseigné, la campagne apparaît dans la liste de résultats avec un **code couleur automatique**, facilitant le suivi global :
666 666  
716 +(% class="active" %)|=Couleur|=Signification
717 +|Orange|Campagne non démarrée
718 +|Vert|Campagne en cours
719 +|Gris|Campagne clôturée
667 667  
721 +(% class="box infomessage" %)
722 +(((
723 +Ces couleurs permettent d’identifier rapidement les campagnes à suivre ou à relancer.
724 +)))
668 668  
726 +[[Campagne  → clic sur le bouton modifier. >>image:1753777082362-456.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
669 669  
670 670  
671 -
729 +[[Campagne  → modification du champ** État d'avancement **et enregistrement.>>image:1753777137798-665.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
672 672  
673 -
674 674  
675 -
732 +[[Campagne  → Champ état d'avancement sur la notice.>>image:1753777165966-549.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
676 676  
677 -
678 678  
735 +[[Liste de résultats dans les campagnes → codes couleurs des états d'avancement des campagnes.>>image:1753777366829-109.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
679 679  
680 -
681 681  
682 -(% id="HUtilisationduworkflow" class="CxSpFirst" %)
683 -== ETAPE 4 : Suivi de l'état d'avancement du plan de récolement ==
738 +== Produire les statistiques et les procès-verbaux ==
684 684  
685 -=== Sur les emplacements à récoler dans les campagnes ===
740 +Une fois les emplacements traités, vous pouvez générer des **statistiques de récolement** ainsi que les **PV officiels**.
686 686  
687 -(% class="CxSpFirst" %)
688 -En appuyant sur le bouton vert [[image:2021-12-30_16h00_27.png]] « terminer la saisie », démarrer le récolement pour cet emplacement. La personne chargée du récolement pourra alors le commencer. Soit directement sur Flora, soit en déconnecté en passant par l'application RecolApp.
742 +=== Pour une sous-campagne ===
689 689  
690 -[[image:2021-12-30_15h59_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
744 +* Cliquez sur **Statistiques du récolement**.
745 +* Vous obtenez un résumé des constats réalisés, à imprimer ou à conserver.
691 691  
692 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
693 -(% class="small" %)Validation du commencement du récolement
747 +[[image:1753777740936-706.png]]
694 694  
695 -(% class="MsoCaption" %)
696 -[[image:2021-12-30_17h40_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
697 697  
698 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
699 -(% class="small" %)Résultat de la fin de la saisie de l'emplacement, le recolement peut commencer.
750 +[[image:1753777924226-289.png]]
700 700  
701 -(% class="MsoCaption" %)
702 -[[image:2021-12-30_17h42_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
752 +=== Pour la campagne entière ===
703 703  
704 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
705 -(% class="small" %)Dernière étape, cliquer sur le cadena pour valider la fin du récolement de cet emplacement.(%%)​
754 +* Dans les formats d'impressions, cliquez sur **Statistiques pour PV de récolement**.
755 +* Le document synthétise les données globales de toutes les sous-campagnes.
706 706  
707 - Mon emplacement récolé est à présent validé dans ma campagne de récolement, son état passant de vert [[image:2021-12-30_16h32_42.png]] à gris [[image:2021-12-30_16h33_06.png]] . Les autres emplacements en préparation sont en orange [[image:2021-12-30_17h45_11.png]].
757 +[[image:1753777645175-403.png]]
708 708  
709 -[[image:2022-02-07_14h42_24.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
710 710  
711 -(% style="text-align: center;" %)
712 -(% class="small" %)Résultat de la fin du récolement de l'emplacement Greek and Roman Art sur la notice de campagne.
760 +[[image:1753777685081-740.png]]
713 713  
714 -Dans l'exemple ci-dessus, l'Emplacement Greek and Roman Art est terminé.
715 715  
716 -(% class="MsoCaption" %)
717 -Sur l'emplacement, il est possible de :
763 +(% class="box infomessage" %)
764 +(((
765 +Les **modèles de PV** officiels (Musées de France ou Musées nationaux) reprennent une partie de ces statistiques.
766 +)))
767 +)))
718 718  
719 -* Démarrer le récolement [[image:2021-12-30_16h00_40.png]]
720 -* Cloturer l'événement [[image:2021-12-30_16h02_31.png]]
721 -* ajouter un bien à récoler manuellement (dans le cas ou on l'a trouvé in situ alors que sa notice récolement n'avait pas été générée [[image:2021-12-30_16h03_57.png]]
722 722  
723 -[[image:2021-12-30_16h07_59.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
724 724  
725 725  
726 -[[image:2021-12-30_16h08_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
727 727  
728 728  
729 -[[image:2021-12-30_16h09_14.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
730 730  
731 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
732 -(% class="small" %)Fonctionnement des boutons
733 733  
734 -(% id="HPourlesCampagnes:" class="MsoCaption" %)
735 -=== Sur les Campagnes : ===
776 +
777 +)))|(% style="width:300px" %)(((
778 +(% class="box" %)
779 +(((
780 +**Sommaire**
736 736  
737 -(% class="MsoCaption" %)
738 -Un workflow existe aussi pour les campagnes, pas de bouton cette fois, mais rentrer en modification pour changer son état d'avancement. Le Résultat apparait en gras dans Etat d'avancement de la Campagne sur la notice Campagne et par un changement de pictogramme lors d'une recherche d'une campagne.
782 +{{toc depth="3" numbered="true"/}}
739 739  
740 -[[image:2021-12-30_17h22_47.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
784 +
785 +)))
741 741  
742 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
743 -(% class="small" %)Notice Campagne en préparation qui va être modifié.
787 +(% class="box" %)
788 +(((
789 +**Aller plus loin**
744 744  
745 -[[image:2021-12-30_16h45_51.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
791 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
792 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
793 +* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
794 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
746 746  
747 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
748 -(% class="small" %)Changer l'état d'avancement.
796 +* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
797 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
798 +* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
799 +* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
800 +)))
749 749  
750 -[[image:2021-12-30_17h24_37.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
802 +(% class="box" %)
803 +(((
804 +**Icônes principales**
805 +)))
806 +)))
751 751  
752 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
753 -(% class="small" %)L'état en cours apparait par un icone lors d'une recherche de campagne de récolement.
754 754  
755 755  
756 -== ETAPE 5: Editions des statistiques et des PV de récolement. ==
757 757  
758 -=== Pour les emplacements à récoler dans les campagnes : ===
759 759  
760 760  
761 -[[image:2021-12-30_16h15_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
762 762  
763 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
764 -(% class="small" %)Editer les Statistiques du récolement pour cet emplacement.
765 765  
766 766  
767 -(% class="MsoCaption" %)
768 -[[image:2021-12-30_16h15_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
769 769  
770 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
771 -(% class="small" %)Résultat Statistiques du récolement pour cet emplacement.(%%)
772 -(% id="cke_bm_14743S" style="display:none" %)
773 773  
774 -(% id="HPourlaCampagne:" class="MsoCaption" %)
775 -=== Pour les Campagnes : ===
776 776  
777 -(% class="MsoCaption" %)
778 -[[image:2021-12-30_16h28_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
779 779  
780 -(% style="text-align: center;" %)
781 -(% class="small" %)Editer les Statistiques pour PV de récolement pour la Campagne.
782 782  
783 -[[image:2021-12-30_16h28_51.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
784 784  
785 -(% style="text-align: center;" %)
786 -(% class="small" %)Résultat des statistiques pour PV de récolement pour la Campagne.
787 787  
788 788  
789 -=== Modèles de PV musées de France et musées nationaux ===
790 790  
791 -Les modèles de PV pour [[les musées de France>>attach:PV récolement musées de France.pdf]] et [[les musées nationaux>>attach:PV récolement Musée Nationaux.pdf]] reprennent une partie des statistiques ci dessus.
792 792  
793 -[[image:1663163903401-555.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="290" width="584"]]
794 794  
795 -(% style="text-align: center;" %)
796 -Non localisés = non vus dans Flora
797 797  
798 -Pour  les autres parties il faudra passer par des requêtes sur l'historique des récolements
799 799  
829 +
830 +
831 +
832 +
833 +
834 +
835 +
836 +
837 +
800 800  === Requêtes sur l'historique des récolements ===
801 801  
802 802  ==== Objets nécessitant des modifications à l’inventaire ====
... ... @@ -945,8 +945,6 @@
945 945  ⚠** Si vous souhaitez supprimer une notice de récolement, ce ne sera pas possible car cette dernière est liée au bien (et vice-versa).**
946 946  )))
947 947  
948 -= =
949 -
950 950  = Informations du tableau de bord =
951 951  
952 952  Le tableau de bord, présent sur la page d'accueil de Flora, permet de suivre d'un simple clic :
... ... @@ -960,10 +960,9 @@
960 960  (% style="text-align: center;" %)
961 961  (% class="small" %)En bas du tableau de bord (ici version 4.5 même chose en Version 4).
962 962  
963 -= Questions / réponses =
999 +
964 964  
965 -[[accéder aux questions/réponses>>doc:A masquer.faq.WebHome]]
1001 +
966 966  
967 -
968 968  (% style="text-align: center;" %)
969 969  
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