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Modifications pour le document Assurer le récolement des biens

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/25 14:16
Depuis la version 56.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/28 15:31
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À la version 63.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/29 10:32
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -4,7 +4,7 @@
4 4  |(% style="width:840px" %)(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 -NaLe récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.
7 +Le récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.
8 8  
9 9  Ce guide vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre du récolement décennal dans Flora.
10 10  )))
... ... @@ -200,7 +200,7 @@
200 200  
201 201  == Éditer le planning d'une campagne ==
202 202  
203 -Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le **format d’impression Liste des emplacements**.
203 +Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le format d’impression** Liste des emplacements**.
204 204  Ce document affiche les **dates prévisionnelles de récolement** des espaces liés à la campagne, et peut ensuite être **imprimé pour diffusion ou affichage**.
205 205  
206 206  [[Campagne → choix format d’impression** Liste des emplacements**. >>image:1753692557528-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -377,12 +377,15 @@
377 377  
378 378  
379 379  
380 -[[Notice de récolement → clic sur la loupe pour revenir à la sous-campagne de récolement. >>image:1753707203678-608.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
381 381  
382 382  
383 -[[Résultat → affichage de la sous-campagne de récolement.>>image:1753707373097-989.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
384 384  
383 +[[Notice de récolement → clic sur la loupe pour revenir à la sous-campagne de récolement. >>image:1753712642619-341.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
385 385  
385 +
386 +[[Résultat → affichage de la sous-campagne de récolement.>>image:1753712721709-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
387 +
388 +
386 386  == Comprendre l’état d’avancement des notices de récolement ==
387 387  
388 388  Dans chaque **sous-campagne**, les notices de biens sont accompagnées d’une **icône colorée** indiquant leur **état d’avancement**. Ces codes visuels vous permettent de **suivre facilement la progression du récolement** et d’identifier rapidement les situations à traiter.
... ... @@ -403,7 +403,7 @@
403 403  
404 404  [[Sous-campagne de récolement → affichage des états d'avancement.>>image:1753697372537-107.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
405 405  
406 -== Re localiser un bien pendant le récolement ==
409 +== Relocaliser un bien pendant le récolement ==
407 407  
408 408  Le récolement est souvent l’occasion de constater que certains biens ne se trouvent **pas à leur emplacement théorique**. Flora permet alors de **corriger la localisation** directement depuis la notice de récolement.
409 409  
... ... @@ -414,7 +414,7 @@
414 414  
415 415  === Notions d'emplacements ===
416 416  
417 -Dans Flora, plusieurs notions de localisation coexistent pour assurer un suivi précis, notamment lors d’un récolement. Avant de relocaliser un bien, il convient de bien appréhender ces notions. Ce tableau récapitulatif vous y aidera :
420 +Dans Flora, plusieurs types de localisation coexistent pour assurer un suivi rigoureux des mouvements des biens, notamment lors du récolement. Ce tableau vous aide à bien appréhender les différences :
418 418  
419 419  (% class="active" %)|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
420 420  Terme​
... ... @@ -475,7 +475,7 @@
475 475  === Procédure pour relocaliser un bien ===
476 476  
477 477  1. **Rendez-vous dans la sous-campagne** de récolement.
478 -1. **Cliquez sur l'icône crayon **à gauche du bien concerné, pour modifier la notice de récolement.
481 +1. **Cliquez sur l'icône crayon **à gauche du bien concerné pour modifier la notice de récolement.
479 479  1. (((
480 480  Dans les champs dédiés :
481 481  
... ... @@ -487,10 +487,10 @@
487 487  
488 488  (% class="box warningmessage" %)
489 489  (((
490 -La modification ne sera **propagée dans la notice du bien** qu’à l’enregistrement, **à condition que l’état d'avancement ait été mis à jour**.
493 +La modification ne sera **propagée dans la notice du bien** qu’à l’enregistrement, **à condition que l’état d'avancement ait bien été mis à jour**.
491 491  )))
492 492  
493 -[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton modifier. >>image:1753708743299-288.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
496 +[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton modifier. >>image:1753712822221-246.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
494 494  
495 495  
496 496  [[Notice de récolement → saisie d'un nouvel emplacement de référence et modification de l'état d'avancement.>>image:1753709395401-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -501,303 +501,336 @@
501 501  
502 502  == Saisir des informations manquantes sur la notice du bien ==
503 503  
507 +Le récolement peut être l’occasion d’identifier des informations absentes ou incomplètes dans les notices de biens. Flora permet alors de **compléter directement la fiche du bien**, sans interrompre la campagne en cours. Cette opération peut porter sur les champs descriptifs, les techniques, la datation, ou tout autre élément lié à l’identification de l’objet.
508 +
509 +(% class="box infomessage" %)
510 +(((
511 +Vous pouvez accéder à la notice du bien depuis la sous-campagne en cliquant sur **le lien hypertexte du numéro d’inventaire** dans la liste des biens à récoler.
512 +)))
513 +
514 +Procédure :
515 +
516 +1. **Dans la sous-campagne**, repérez le bien concerné dans la liste.
517 +1. Cliquez sur le **numéro d’inventaire souligné en bleu** pour **ouvrir la notice du bien. **
518 +1. Sur la notice du bien, cliquez sur l’**icône crayon** pour passer en modification.
519 +1. Choisissez la grille de saisie** 03.Récolement : biens déjà inventoriés, notice minimale**.
520 +1. **Complétez les champs manquants** : désignation, description, dimensions, matières et techniques, etc.
521 +1. Cliquez sur **Enregistrer** pour sauvegarder vos modifications.
522 +
523 +(% class="box infomessage" %)
524 +(((
525 +Lorsque vous ouvrez une notice de bien depuis une sous-campagne, celle-ci s’ouvre dans une **nouvelle fenêtre**.
526 +La **fenêtre initiale**, contenant la sous-campagne et la liste des biens à récoler, reste ouverte en arrière-plan.
527 +Une fois la saisie terminée, vous pouvez **fermer la fenêtre de la notice de bien**.
528 +)))
529 +
530 +[[Sous-campagne de récolement → clic sur le numéro d'inventaire du bien (lien hypertexte).>>image:1753712884402-608.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
531 +
532 +
533 +[[Ouverture d'une nouvelle fenêtre avec la notice de bien → clic sur le bouton modifier.>>image:1753710381080-177.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
534 +
535 +
536 +[[Notice de bien → choix de la grille de saisie.>>image:1753710416684-469.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
537 +
538 +
539 +[[Grille de saisie des biens → modification et enregistrement des données.>>image:1753710476371-194.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
540 +
541 +
504 504  == Ajouter un bien à la liste des biens à récoler ==
505 505  
506 -== Connaître les exports pour récoler sans outil informatique ==
544 +En cours de campagne, il peut être nécessaire d’ajouter un bien qui n’avait pas été prévu initialement : objet réintégré, bien découvert sur place, ou oubli lors de la sélection initiale. Deux cas se présentent alors, selon que le bien existe déjà dans Flora ou non.
507 507  
546 +=== Ajouter un bien déjà existant ===
508 508  
548 +S’il s’agit d’un bien déjà inventorié et documenté dans Flora, vous pouvez l’ajouter à la sous-campagne via le bouton d’ajout manuel.
509 509  
550 +**Procédure :**
510 510  
552 +1. Rendez-vous dans la **sous-campagne concernée**.
553 +1. Cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.
554 +1. Dans la fenêtre qui s’ouvre, **recherchez le bien** par son numéro d’inventaire.
555 +1. Sélectionnez le bien dans les résultats.
556 +1. Cliquez sur **Valider **puis sur **OUI** pour confirmer l'ajout. Une notice de récolement est automatiquement créée pour ce bien dans la sous-campagne.
511 511  
558 +[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton ajouter de biens à récoler.>>image:1753713018938-859.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
512 512  
513 513  
514 -
515 -)))
516 -)))|(% style="width:300px" %)(((
517 -(% class="box" %)
518 -(((
519 -**Sommaire**
561 +[[Ajouter des biens à récoler → recherche par numéro d'inventaire, sélection du bien à récoler et validation ajout.>>image:1753712963796-835.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
520 520  
521 -{{toc depth="3" numbered="true"/}}
522 522  
523 -
524 -)))
564 +[[Massage de confirmation.>>image:1753711653879-124.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
525 525  
526 -(% class="box" %)
527 -(((
528 -**Aller plus loin**
529 529  
530 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
531 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
532 -* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
533 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
567 +[[Résultat sous-campagne de récolement → notice de récolement générée pour le bien ajouté.>>image:1753713079683-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
534 534  
535 -* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
536 -* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
537 -* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
538 -* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
539 -)))
540 540  
541 -(% class="box" %)
570 +=== Ajouter un bien non existant ===
571 +
572 +Si le bien n’est pas encore présent dans la base, il peut être créé **directement depuis la sous-campagne** grâce à une saisie rapide.
573 +
574 +**Procédure :**
575 +
576 +1. Rendez-vous dans la **sous-campagne concernée**.
577 +1. Cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.
578 +1. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur le bouton **Nouveau** en bas à droite.
579 +1. Une **grille rapide** s’affiche : saisissez les champs minimaux pour documenter la notice.
580 +1. Si besoin, cliquez sur **Compléter** (en bas à droite) pour ouvrir la notice complète et renseigner des champs supplémentaires.
581 +1. Sinon, cliquez sur **Valider**.
582 +
583 +(% class="box infomessage" %)
542 542  (((
543 -**Icônes principales**
585 +La **notice de bien** est créée dans la table des biens, et une **notice de récolement** est automatiquement générée dans la sous-campagne
544 544  )))
545 -)))
546 546  
588 +[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton ajouter de biens à récoler.>>image:1753713329069-153.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
547 547  
548 548  
591 +[[Ajouter des biens à récoler → création d'un nouveau bien.>>image:1753713390736-226.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
549 549  
550 550  
594 +[[Création d'un nouveau bien → saisie des données et enregistrement.>>image:1753713514335-146.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
551 551  
552 552  
597 +[[Résultat → création du bien et génération automatique de la notice de récolement.>>image:1753713940405-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
553 553  
554 554  
600 +== Récolement sur le terrain : que faire sans accès à Flora ? ==
555 555  
602 +**Parfois, des restrictions techniques** (réseau non accessible dans certaines zones, limitations matérielles…) empêchent d’utiliser Flora directement **in situ**, dans les réserves, les salles ou les dépôts.
556 556  
604 +Dans ce contexte, vous pouvez avoir recours à **deux modes de collecte d’information déconnectée** :
557 557  
606 +(% class="active" %)|=Mode|=Source|=Support utilisé sur le terrain|=Mise à jour dans Flora|=Particularités
607 +|**Export papier**|Généré depuis Flora (format d’impression)|Impression papier, triée par numéro d’inventaire|**Mise à jour manuelle** dans les notices après le terrain|Peut contenir photo, état, emplacement ; pratique pour noter à la main
608 +|**RecolApp**|Export manuel depuis Flora vers RecolApp|Application mobile hors connexion|**Synchronisation automatique** à l’import|Permet de récoler, créer et modifier les notices de récolement directement depuis l’application.
558 558  
610 +Avant de pouvoir utiliser des formats papier ou l’application RecolApp, il est impératif que la structure de récolement soit en place dans Flora. Cela signifie que :
559 559  
612 +* **La campagne de récolement** doit avoir été créée,
613 +* **Les sous-campagnes** doivent être définies,
614 +* **Les biens à récoler** doivent être ajoutés,
615 +* Et **les notices de récolement** doivent être générées pour chacun de ces biens.
560 560  
617 +(% class="box infomessage" %)
618 +(((
619 +Ces étapes sont indispensables pour permettre l’export correct des données, que ce soit sous forme de **format d’impression papier** ou de **fichier à injecter dans RecolApp**.
620 +)))
561 561  
622 +=== Les formats d'impressions pour le récolement sur papier ===
562 562  
624 +Une fois vos campagnes et notices de récolement créées dans Flora, vous pouvez générer des **exports imprimables** pour mener votre campagne sans connexion. Deux formats principaux sont proposés selon votre méthode de travail :
563 563  
626 +(% class="active" %)|=Format d’impression|=Objectif principal|=Contenu|=Utilisation recommandée
627 +|Fiche de récolement (liste) pour saisie|Suivi global des biens à récoler|Liste tabulaire (une ligne par bien)|Idéal pour cocher ou annoter rapidement sur le terrain
628 +|Fiche de récolement pour saisie|Fiche détaillée par bien à remplir manuellement|Une fiche par notice, champs vierges|Recommandé si vous devez saisir des constats précis, des anomalies ou localisations nouvelles
564 564  
630 +Procédure d’accès aux formats d’impression :
565 565  
632 +1. Positionnez-vous dans la **sous-campagne** concernée.
633 +1. Cliquez sur le **bouton d’export** dans la barre d’outils.
634 +1. Sélectionnez le **format d’impression souhaité** dans la liste proposée.
635 +1. (((
636 +Une **nouvelle fenêtre s’ouvre** avec l’aperçu du document prêt à être imprimé.
637 +)))
566 566  
639 +(% class="box infomessage" %)
640 +(((
641 +Ces impressions peuvent être emportées sur le terrain, annotées à la main, puis utilisées pour ressaisir ou compléter les notices dans Flora au retour.
642 +)))
567 567  
644 +[[Sous-campagne de récolement → bouton d'export et choix du format d'impression.>>image:1753773805164-360.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
568 568  
569 569  
647 +[[Ex. Format d'impression **fiche de récolement (liste) pour saisie**. >>image:1753773690427-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
570 570  
571 -=== Exporter ces notices de récolement pour saisie sur Tablette via Recol'App ===
572 572  
573 -une fois les notices de récolement générées pour un emplacement dans la campagne, il est possible de les [[exporter sur la tablette>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/RecolApp/]] via un fichier zip à télécharger
650 +[[Ex. Format d'impression **fiche de récolement pour saisie**. >>image:1753773662432-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
574 574  
575 -[[image:2021-12-30_16h06_25.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
576 576  
577 -== ETAPE 3 : Saisir les données de récolement des Biens ==
653 +=== Export RecolApp ===
578 578  
579 -=== Travailler déconnecté de Flora ===
655 +Après avoir créé la sous-campagne et généré les notices de récolement dans Flora, vous pouvez exporter les données vers RecolApp pour effectuer le récolement en mode déconnecté, sur tablette.
580 580  
581 -(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
657 +Procédure d’export vers RecolApp :
658 +
659 +1. Positionnez-vous dans la sous-campagne concernée.
660 +1. Cliquez sur **Exporter vers RecolApp**.
661 +1. **Résultat** : Flora génère un **fichier .zip** contenant les données à charger dans l’application RecolApp.
662 +
663 +(% class="box infomessage" %)
582 582  (((
583 -A ce stade apparaissent des difficultés pratiques liées à des problématiques génériques dans tous les musées : Vous n’avez pas accès à votre logiciel de récolement quand vous êtes in situ dans les salles face aux biens. Dans ce cas, il faudra opter pour trois solutions de collecte d’information déconnectée :
584 -- via un tableur.
585 -- via papier-crayon.
586 -- via l'application RecolApp.
665 +Une fois le récolement terminé, les données peuvent être **réintégrées dans Flora** via un import. Pour en savoir plus, consultez la page dédiée à RecolApp (lien disponible dans la rubrique **Aller plus loin**).
587 587  )))
588 588  
589 -//Dans ces cas de figures, il faudra emmener in situ, **non seulement vos registres papier pour vérifier la conformité avec l’inventaire,** mais aussi ~://
668 +[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton exporter vers RecolApp et génération d'un fichier .zip.>>image:1753774658471-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
590 590  
591 -* //Une impression papier de la liste des notices localisées à cet emplacement dans la base documentaire.//
592 -* //Ou un export Excel, ou l'application REcolApp qui contiendra la description à minima des biens à récoler telle que saisie dans la base documentarie des bioens//
593 593  
594 -(% class="CxSpFirst" %)
595 -S’il y a des informations à modifier concernant des notices déjà présentes dans la base documentaire (constat d’état, dimensions, matières-techniques…) notez les et corrigez les notices concernées à votre retour au bureau.
671 += Suivre l'état d'avancement du récolement =
596 596  
597 -(% class="CxSpMiddle" %)
598 -Vous pourrez ensuite utiliser le tableur, in situ, pour saisir les notices inexistantes dans la base documentaire, afin de pouvoir les importer en masse à votre retour au bureau, mais attention, une deuxième problématique sera présente.
673 +Le module Récolement de Flora permet de suivre précisément l’état d’avancement de la campagne, aussi bien au niveau des sous-campagnes que de la campagne principale. Ce suivi s’appuie sur un système de statuts, de pictogrammes et de boutons d’action.
599 599  
600 -(% id="HBiensdE9jainventoriE9smaisnonsaisisdanslabasedocumentaire" class="CxSpMiddle" %)
601 -=== Biens déja inventoriés mais non saisis dans la base documentaire ===
675 +== Suivre l'avancement d'une sous-campagne ==
602 602  
603 -(% class="CxSpLast" %)
604 -Vous risquez de trouver dans vos emplacements,** des biens qui ne sont pas encore saisis dans la base documentaire informatique.** Et dans ce cas apparaitront les options suivantes :
677 +Flora propose un **parcours d’avancement simplifié** pour le suivi des sous-campagnes, grâce à une série de boutons d’action disponibles directement **dans la barre d’outils des sous-campagnes**. Ils permettent de marquer les étapes clés de l’opération, depuis la fin de la préparation jusqu’à la clôture du récolement.
605 605  
606 -* **Le bien est déjà inscrit à l’inventaire papier (i**l possède donc déjà un numéro d’inventaire). Il suffira donc de le créer dans la base documentaire, **avec la grille miniale de création de bien pour récolement  **qui contient très peu de champs obligatoires, de le localiser, puis de l'ajouter à l'emplacement à récoler dans la campagne et à saisir sa notice de récolement
679 +Ce suivi repose sur trois actions principales :
607 607  
608 -=== Biens non inventoriés et non saisis dans la base documentaire ===
681 +(% class="active" %)|=**Action**|=**Étape**|=(% style="width: 498px;" %)**Description**|=(% style="width: 221px;" %)**Icône associée**
682 +|**Terminer la saisie**|Fin de préparation|(% style="width:498px" %)Indique que la sous-campagne est prête à être récolée (biens ajoutés, notices générées).|(% style="width:221px" %)[[image:2025-07-29_09h48_39.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
683 +|**Démarrer la saisie**|Lancer le récolement|(% style="width:498px" %)Active la phase de récolement pour l’emplacement : la saisie peut débuter, soit directement dans Flora, soit via RecolApp.|(% style="width:221px" %)[[image:2025-07-29_09h48_46.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
684 +|**Clôturer la saisie**|Fin du récolement|(% style="width:498px" %)Valide la fin du traitement de l’emplacement une fois tous les biens récolés et les anomalies traitées.|(% style="width:221px" %)[[image:2025-07-29_09h48_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
609 609  
610 -* **Le bien n’est pas encore inscrit à l’inventaire papier** : il faudra donc le créer dans la base documentaire avec un numéro d’inventaire rétrospectif, puis[[ l’intégrer au registre des biens affectés ou des biens reçus en dépôt.>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
611 -** **Il sera parfois pratique d'utiliser les  ensemble complexe** pour inventorier sous un seul numéro un nombre important de biens physiquement présents. Dans ce cas de figure on ne saisira pas une notice par bien, mais une notice pour l’ensemble en y a adjoignant éventuellement un registre de sous-inventaire (listing papier ou bureautique). Reportez-vous au manuel de [[gestion des registres d’inventaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] pour ces problématiques.
612 -//A titre d'exemples 1 notice d'ensemble complexe peut concerner//
613 -*** tous les biens d'un donateur localisé à un même emplacement
614 -*** un emplacement dans le musée contenant des biens de nature hétérogène
615 -** Toutefois la saisie des données nécessaires l'intégration aux registres peut prendre beaucoup de temps, eut égard aux champs obligatoires nécessaires (notemment ceux concernant l'acquisition). dans ce cas on indiquera dans l'état d'avancement du récolement : [[image:1663083598490-895.png||height="39" width="389"]]
686 +[[Sous-campagne → bouton modifier l'état d'avancement. >>image:1753775996335-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
616 616  
617 -(% class="CxSpMiddle" %)
618 -En résumé : dans le cas ou vous ne choisiriez pas l'option RecolApp ne partez pas in situ sans emporter une liste des biens localisés à cet endroit dans la base documentaire. Choisissez un format d’impression ou d’export contenant à minima le numéro d’inventaire, les dimensions, matières, techniques et constat d’état.
619 619  
620 -(% class="CxSpMiddle" %)
621 -L’impression (préalablement triée par numéro d’inventaire) aura l’avantage de contenir une photo, si elle existe, vous saurez donc alors s’il vous faut ou non photographier ce bien.
689 +Une fois ces étapes réalisées :
622 622  
623 -(% class="CxSpMiddle" %)
624 -Les exports Excel complet ou 18colonnes n’affichent pas l’image, mais si la colonne Image n’est pas vide (elle contient une url d’accès à l’image), vous saurez que la photo existe.
691 +* Les **sous-campagnes non démarrées** apparaissent en **orange**.
692 +* Les **sous-campagnes en cours** s’affichent en **vert**.
693 +* Les **sous-campagnes clôturées** passent en **gris**.
625 625  
626 -(% id="HRelocalisationsuiteaurE9colement" class="MsoCaption" %)
627 -=== Modification de localisation d'un bien pendant le récolement ===
695 +(% class="box infomessage" %)
696 +(((
697 +Ces couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface de la campagne principale.
698 +)))
628 628  
629 -Depuis la version 4.0, la saisie d'un nouvel emplacement de référence ou d'une nouvelle localisation dans la notice de récolement sera automatiquement reportée sur la notice bien l**ors du changement d'état d'avancement de la notice récolement**
700 +[[Campagne  → codes couleurs des états d'avancement des sous-campagnes. >>image:1753776558400-359.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
630 630  
631 -//Exemple : le bien 880.1.1 initialement localisé dans la boite 1006 est trouvé dans la boite 1046//
632 632  
633 -(% class="MsoCaption" %)
634 -Modifier une fiche récolement [[image:2022-02-25_10h36_53.png||height="32" width="34" class="img-circle img-rounded"]] pour renseigner les nouveaux emplacements et indiquer l'état d'avancement.
703 +== Suivre l'état d'avancement d'une campagne ==
635 635  
636 -[[image:2022-02-25_10h54_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
705 +Pour les campagnes, le suivi d’avancement repose sur la modification manuelle du champ **État d’avancement**, situé dans la notice de la campagne.
637 637  
638 -(% class="MsoCaption" %)
639 -Dans la grille de saisie, se trouve la Localisation actuelle théorique ou ancienne et  l'Emplacement de référence théorique ou ancienne. Elles sont pré-remplies par les informations de la fiche Bien dans les champs Localisation actuelle et Emplacement de référence lors de la génération des fiches de récolement.
707 +Pour modifier l’état d’avancement :
640 640  
709 +1. Ouvrez la fiche de la campagne.
710 +1. Passez en modification.
711 +1. Renseignez le champ **État d’avancement** selon votre progression (en préparation, en cours, terminée…).
712 +1. Enregistrez les modifications. Ce statut est visible ensuite en gras dans la fiche de campagne.
713 +
714 +Une fois l’état d’avancement renseigné, la campagne apparaît dans la liste de résultats avec un **code couleur automatique**, facilitant le suivi global :
715 +
716 +(% class="active" %)|=Couleur|=Signification
717 +|Orange|Campagne non démarrée
718 +|Vert|Campagne en cours
719 +|Gris|Campagne clôturée
720 +
641 641  (% class="box infomessage" %)
642 642  (((
643 -Changer les localisations théoriques ou anciennes ne changera pas la localisation sur la fiche Bien mais uniquement sur la fiche Récolement. De plus, La fiche récolement restera présente dans la campagne et dans la liste des fiches de récolement comme auparavant, elle ne sortira pas de la campagne. IL est donc recommandé de ne pas modifier ces champs
723 +Ces couleurs permettent d’identifier rapidement les campagnes à suivre ou à relancer.
644 644  )))
645 645  
646 -[[image:1656937191065-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
726 +[[Campagne  → clic sur le bouton modifier. >>image:1753777082362-456.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
647 647  
648 -Plus bas sur la grille de saisie de la fiche Récolement, se trouve la possibilité de saisir le nouvel emplacement
649 649  
650 -[[image:1656937498343-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
729 +[[Campagne  → modification du champ** État d'avancement **et enregistrement.>>image:1753777137798-665.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
651 651  
652 -(% class="box warningmessage" %)
653 -(((
654 -ATTENTION : Pour que ce nouvel emplacement soit reporté sur la notice du bien 880.1.1, il faut modifier l'état d'avancement du récolement, par exemple en le passant à Récolé sur pièce et sur place
655 -)))
656 656  
657 -[[image:1656937677197-202.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
732 +[[Campagne  → Champ état d'avancement sur la notice.>>image:1753777165966-549.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
658 658  
659 -L'historique de changement de localisation sera mentionné dans l'historique de récolement sur la notice bien
660 660  
661 -[[image:1656938064489-651.png]]
735 +[[Liste de résultats dans les campagnes → codes couleurs des états d'avancement des campagnes.>>image:1753777366829-109.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
662 662  
663 663  
664 -[[image:2022-02-25_15h37_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
738 +== Produire les statistiques et les procès-verbaux ==
665 665  
666 -(% id="HETAPE3.1:ImporterdesrE9sultatsderE9colementsaisissurtablette" class="CxSpFirst" %)
667 -=== Importer des résultats de récolement saisis sur tablette via Recol'App ===
740 +Une fois les emplacements traités, vous pouvez générer des **statistiques de récolement** ainsi que les **PV officiels**.
668 668  
669 -les données saisies sur tablettes doivent etre récupérées sur un PC connecté à FLora (via un fichier zip exporté depis la tablette)
742 +=== Pour une sous-campagne ===
670 670  
671 -ce fichier zip devra etre déposé dans l'écran d'import des récolements
744 +* Cliquez sur **Statistiques du récolement**.
745 +* Vous obtenez un résumé des constats réalisés, à imprimer ou à conserver.
672 672  
673 -[[image:1662995226581-313.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
747 +[[image:1753777740936-706.png]]
674 674  
675 -(% id="HETAPE3.2:ImporterdesdonnE9esderE9colementsaisiessuruntableur" class="CxSpFirst" %)
676 -=== Importer des données de récolement saisies sur un tableur ===
677 677  
678 -L'interface d'import générique de Flora musée (notices et photos) permet d'importer des fichiers tabulés dans la table des biens et la photothèque, notamment pour y créer et y localiser les biens qui n'existaient pas encore dans la table documentaire des biens.
750 +[[image:1753777924226-289.png]]
679 679  
680 -Il est aussi possible d'importer des notices de récolement qui n'auraient pas été générés via l'interface de flora (attention au lien sur l'emplacement à récoler dans la campagne), se reporter au manuel d'import
752 +=== Pour la campagne entière ===
681 681  
682 -[[image:1662995550681-609.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
754 +* Dans les formats d'impressions, cliquez sur **Statistiques pour PV de récolement**.
755 +* Le document synthétise les données globales de toutes les sous-campagnes.
683 683  
684 -(% id="HUtilisationduworkflow" class="CxSpFirst" %)
685 -== ETAPE 4 : Suivi de l'état d'avancement du plan de récolement ==
757 +[[image:1753777645175-403.png]]
686 686  
687 -=== Sur les emplacements à récoler dans les campagnes ===
688 688  
689 -(% class="CxSpFirst" %)
690 -En appuyant sur le bouton vert [[image:2021-12-30_16h00_27.png]] « terminer la saisie », démarrer le récolement pour cet emplacement. La personne chargée du récolement pourra alors le commencer. Soit directement sur Flora, soit en déconnecté en passant par l'application RecolApp.
760 +[[image:1753777685081-740.png]]
691 691  
692 -[[image:2021-12-30_15h59_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
693 693  
694 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
695 -(% class="small" %)Validation du commencement du récolement
763 +(% class="box infomessage" %)
764 +(((
765 +Les **modèles de PV** officiels (Musées de France ou Musées nationaux) reprennent une partie de ces statistiques.
766 +)))
767 +)))
696 696  
697 -(% class="MsoCaption" %)
698 -[[image:2021-12-30_17h40_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
699 699  
700 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
701 -(% class="small" %)Résultat de la fin de la saisie de l'emplacement, le recolement peut commencer.
702 702  
703 -(% class="MsoCaption" %)
704 -[[image:2021-12-30_17h42_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
705 705  
706 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
707 -(% class="small" %)Dernière étape, cliquer sur le cadena pour valider la fin du récolement de cet emplacement.(%%)​
708 708  
709 - Mon emplacement récolé est à présent validé dans ma campagne de récolement, son état passant de vert [[image:2021-12-30_16h32_42.png]] à gris [[image:2021-12-30_16h33_06.png]] . Les autres emplacements en préparation sont en orange [[image:2021-12-30_17h45_11.png]].
710 710  
711 -[[image:2022-02-07_14h42_24.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
712 712  
713 -(% style="text-align: center;" %)
714 -(% class="small" %)Résultat de la fin du récolement de l'emplacement Greek and Roman Art sur la notice de campagne.
715 715  
716 -Dans l'exemple ci-dessus, l'Emplacement Greek and Roman Art est terminé.
776 +
777 +)))|(% style="width:300px" %)(((
778 +(% class="box" %)
779 +(((
780 +**Sommaire**
717 717  
718 -(% class="MsoCaption" %)
719 -Sur l'emplacement, il est possible de :
782 +{{toc depth="3" numbered="true"/}}
720 720  
721 -* Démarrer le récolement [[image:2021-12-30_16h00_40.png]]
722 -* Cloturer l'événement [[image:2021-12-30_16h02_31.png]]
723 -* ajouter un bien à récoler manuellement (dans le cas ou on l'a trouvé in situ alors que sa notice récolement n'avait pas été générée [[image:2021-12-30_16h03_57.png]]
784 +
785 +)))
724 724  
725 -[[image:2021-12-30_16h07_59.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
787 +(% class="box" %)
788 +(((
789 +**Aller plus loin**
726 726  
791 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
792 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
793 +* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
794 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
727 727  
728 -[[image:2021-12-30_16h08_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
796 +* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
797 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
798 +* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
799 +* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
800 +)))
729 729  
802 +(% class="box" %)
803 +(((
804 +**Icônes principales**
805 +)))
806 +)))
730 730  
731 -[[image:2021-12-30_16h09_14.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
732 732  
733 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
734 -(% class="small" %)Fonctionnement des boutons
735 735  
736 -(% id="HPourlesCampagnes:" class="MsoCaption" %)
737 -=== Sur les Campagnes : ===
738 738  
739 -(% class="MsoCaption" %)
740 -Un workflow existe aussi pour les campagnes, pas de bouton cette fois, mais rentrer en modification pour changer son état d'avancement. Le Résultat apparait en gras dans Etat d'avancement de la Campagne sur la notice Campagne et par un changement de pictogramme lors d'une recherche d'une campagne.
741 741  
742 -[[image:2021-12-30_17h22_47.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
743 743  
744 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
745 -(% class="small" %)Notice Campagne en préparation qui va être modifié.
746 746  
747 -[[image:2021-12-30_16h45_51.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
748 748  
749 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
750 -(% class="small" %)Changer l'état d'avancement.
751 751  
752 -[[image:2021-12-30_17h24_37.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
753 753  
754 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
755 -(% class="small" %)L'état en cours apparait par un icone lors d'une recherche de campagne de récolement.
756 756  
757 757  
758 -== ETAPE 5: Editions des statistiques et des PV de récolement. ==
759 759  
760 -=== Pour les emplacements à récoler dans les campagnes : ===
761 761  
762 762  
763 -[[image:2021-12-30_16h15_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
764 764  
765 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
766 -(% class="small" %)Editer les Statistiques du récolement pour cet emplacement.
767 767  
768 768  
769 -(% class="MsoCaption" %)
770 -[[image:2021-12-30_16h15_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
771 771  
772 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
773 -(% class="small" %)Résultat Statistiques du récolement pour cet emplacement.(%%)
774 -(% id="cke_bm_14743S" style="display:none" %)
775 775  
776 -(% id="HPourlaCampagne:" class="MsoCaption" %)
777 -=== Pour les Campagnes : ===
778 778  
779 -(% class="MsoCaption" %)
780 -[[image:2021-12-30_16h28_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
781 781  
782 -(% style="text-align: center;" %)
783 -(% class="small" %)Editer les Statistiques pour PV de récolement pour la Campagne.
784 784  
785 -[[image:2021-12-30_16h28_51.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
786 786  
787 -(% style="text-align: center;" %)
788 -(% class="small" %)Résultat des statistiques pour PV de récolement pour la Campagne.
789 789  
790 790  
791 -=== Modèles de PV musées de France et musées nationaux ===
792 792  
793 -Les modèles de PV pour [[les musées de France>>attach:PV récolement musées de France.pdf]] et [[les musées nationaux>>attach:PV récolement Musée Nationaux.pdf]] reprennent une partie des statistiques ci dessus.
794 794  
795 -[[image:1663163903401-555.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="290" width="584"]]
796 796  
797 -(% style="text-align: center;" %)
798 -Non localisés = non vus dans Flora
799 799  
800 -Pour  les autres parties il faudra passer par des requêtes sur l'historique des récolements
801 801  
802 802  === Requêtes sur l'historique des récolements ===
803 803  
... ... @@ -947,8 +947,6 @@
947 947  ⚠** Si vous souhaitez supprimer une notice de récolement, ce ne sera pas possible car cette dernière est liée au bien (et vice-versa).**
948 948  )))
949 949  
950 -= =
951 -
952 952  = Informations du tableau de bord =
953 953  
954 954  Le tableau de bord, présent sur la page d'accueil de Flora, permet de suivre d'un simple clic :
... ... @@ -962,10 +962,9 @@
962 962  (% style="text-align: center;" %)
963 963  (% class="small" %)En bas du tableau de bord (ici version 4.5 même chose en Version 4).
964 964  
965 -= Questions / réponses =
999 +
966 966  
967 -[[accéder aux questions/réponses>>doc:A masquer.faq.WebHome]]
1001 +
968 968  
969 -
970 970  (% style="text-align: center;" %)
971 971  
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