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Modifications pour le document Assurer le récolement des biens

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/25 14:16
Depuis la version 55.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/28 15:08
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À la version 59.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/28 16:15
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -4,7 +4,7 @@
4 4  |(% style="width:840px" %)(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 -NaLe récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.
7 +Le récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.
8 8  
9 9  Ce guide vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre du récolement décennal dans Flora.
10 10  )))
... ... @@ -200,7 +200,7 @@
200 200  
201 201  == Éditer le planning d'une campagne ==
202 202  
203 -Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le **format d’impression Liste des emplacements**.
203 +Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le format d’impression** Liste des emplacements**.
204 204  Ce document affiche les **dates prévisionnelles de récolement** des espaces liés à la campagne, et peut ensuite être **imprimé pour diffusion ou affichage**.
205 205  
206 206  [[Campagne → choix format d’impression** Liste des emplacements**. >>image:1753692557528-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -377,7 +377,6 @@
377 377  
378 378  
379 379  
380 -
381 381  [[Notice de récolement → clic sur la loupe pour revenir à la sous-campagne de récolement. >>image:1753707203678-608.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
382 382  
383 383  
... ... @@ -397,20 +397,25 @@
397 397  
398 398  (% class="box infomessage" %)
399 399  (((
400 -**Astuce** : vous pouvez **filtrer** les notices selon ces états grâce au **filtre par état d’avancement**.
399 +Astuce : vous pouvez **filtrer** les notices selon ces états grâce au **filtre par état d’avancement**.
401 401  Pour cela, cliquez sur l’**icône entonnoir** dans la barre d’outils des récolements, sélectionnez l’état souhaité, puis cliquez sur **Valider**.
402 402  Pour annuler le filtre, cliquez de nouveau sur l’entonnoir, puis sur **Effacer**.
403 403  )))
404 404  
405 -(% class="wikigeneratedid" %)
406 -[[image:1753697372537-107.png]]
404 +[[Sous-campagne de récolement → affichage des états d'avancement.>>image:1753697372537-107.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
407 407  
408 -== Re localiser pendant le récolement ==
406 +== Relocaliser un bien pendant le récolement ==
409 409  
408 +Le récolement est souvent l’occasion de constater que certains biens ne se trouvent **pas à leur emplacement théorique**. Flora permet alors de **corriger la localisation** directement depuis la notice de récolement.
410 410  
410 +(% class="box warningmessage" %)
411 +(((
412 +La **relocalisation n'est effective** dans la notice du bien que si vous modifiez l’**état d’avancement** de la notice de récolement. La simple saisie d’un nouvel emplacement ne suffit pas.
413 +)))
414 +
411 411  === Notions d'emplacements ===
412 412  
413 -Dans Flora, plusieurs notions de localisation coexistent pour assurer un suivi précis, notamment lors d’un récolement. Le changement de localisation n’est pris en compte dans la fiche bien que si l’état d’avancement de la fiche récolement est modifié et que les nouveaux emplacements (référence ou nouvelle localisation temporaire) sont remplis.
417 +Dans Flora, plusieurs types de localisation coexistent pour assurer un suivi rigoureux des mouvements des biens, notamment lors du récolement. Ce tableau vous aide à bien appréhender les différences :
414 414  
415 415  (% class="active" %)|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
416 416  Terme​
... ... @@ -463,17 +463,118 @@
463 463  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
464 464  Sert à signaler un changement temporaire de place​
465 465  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
466 -Non.
470 +Non, valeur uniquement informative
467 467  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
468 468  Localisation temporaire​
469 469  )))
470 470  
475 +=== Procédure pour relocaliser un bien ===
471 471  
477 +1. **Rendez-vous dans la sous-campagne** de récolement.
478 +1. **Cliquez sur l'icône crayon **à gauche du bien concerné pour modifier la notice de récolement.
479 +1. (((
480 +Dans les champs dédiés :
472 472  
482 +* Renseignez le **nouvel emplacement de référence**, si le changement est définitif.
483 +* Ou saisissez une **nouvelle localisation temporaire**, si le déplacement est ponctuel.
484 +)))
485 +1. Mettez à jour l’**état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, Récolés sur pièce et sur place, emplacement modifié, suites à donner, etc.).
486 +1. Cliquez sur **Enregistrer**.
487 +
488 +(% class="box warningmessage" %)
489 +(((
490 +La modification ne sera **propagée dans la notice du bien** qu’à l’enregistrement, **à condition que l’état d'avancement ait bien été mis à jour**.
491 +)))
492 +
493 +[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton modifier. >>image:1753708743299-288.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
494 +
495 +
496 +[[Notice de récolement → saisie d'un nouvel emplacement de référence et modification de l'état d'avancement.>>image:1753709395401-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
497 +
498 +
499 +[[Résultat sur la notice du bien → emplacement de référence automatiquement modifié.>>image:1753709019438-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
500 +
501 +
473 473  == Saisir des informations manquantes sur la notice du bien ==
474 474  
504 +Le récolement peut être l’occasion d’identifier des informations absentes ou incomplètes dans les notices de biens. Flora permet alors de **compléter directement la fiche du bien**, sans interrompre la campagne en cours. Cette opération peut porter sur les champs descriptifs, les techniques, la datation, ou tout autre élément lié à l’identification de l’objet.
505 +
506 +(% class="box infomessage" %)
507 +(((
508 +Vous pouvez accéder à la notice du bien depuis la sous-campagne en cliquant sur **le lien hypertexte du numéro d’inventaire** dans la liste des biens à récoler.
509 +)))
510 +
511 +Procédure :
512 +
513 +1. **Dans la sous-campagne**, repérez le bien concerné dans la liste.
514 +1. Cliquez sur le **numéro d’inventaire souligné en bleu** pour **ouvrir la notice du bien. **
515 +1. Sur la notice du bien, cliquez sur l’**icône crayon** pour passer en modification.
516 +1. Choisissez la grille de saisie** 03.Récolement : biens déjà inventoriés, notice minimale**.
517 +1. **Complétez les champs manquants** : désignation, description, dimensions, matières et techniques, etc.
518 +1. Cliquez sur **Enregistrer** pour sauvegarder vos modifications.
519 +
520 +(% class="box infomessage" %)
521 +(((
522 +Lorsque vous ouvrez une notice de bien depuis une sous-campagne, celle-ci s’ouvre dans une **nouvelle fenêtre**.
523 +La **fenêtre initiale**, contenant la sous-campagne et la liste des biens à récoler, reste ouverte en arrière-plan.
524 +Une fois la saisie terminée, vous pouvez **fermer la fenêtre de la notice de bien**.
525 +)))
526 +
527 +[[Sous-campagne de récolement → clic sur le numéro d'inventaire du bien (lien hypertexte).>>image:1753710315764-140.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
528 +
529 +
530 +[[Ouverture d'une nouvelle fenêtre avec la notice de bien → clic sur le bouton modifier.>>image:1753710381080-177.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
531 +
532 +
533 +[[Notice de bien → choix de la grille de saisie.>>image:1753710416684-469.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
534 +
535 +
536 +[[Grille de saisie des biens → modification et enregistrement des données.>>image:1753710476371-194.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
537 +
538 +
475 475  == Ajouter un bien à la liste des biens à récoler ==
476 476  
541 +En cours de campagne, il peut être nécessaire d’ajouter un bien qui n’avait pas été prévu initialement : objet réintégré, bien découvert sur place, ou oubli lors de la sélection initiale. Deux cas se présentent alors, selon que le bien existe déjà dans Flora ou non.
542 +
543 +=== Ajouter un bien déjà existant ===
544 +
545 +S’il s’agit d’un bien déjà inventorié et documenté dans Flora, vous pouvez l’ajouter à la sous-campagne via le bouton d’ajout manuel.
546 +
547 +**Procédure :**
548 +
549 +1. Rendez-vous dans la **sous-campagne concernée**.
550 +1. Cliquez sur le bouton **Ajouter un bien à récoler**.
551 +1. Dans la fenêtre qui s’ouvre, **recherchez le bien** par son numéro d’inventaire.
552 +1. Sélectionnez le bien dans les résultats.
553 +1. Cliquez sur **Valider **puis sur **OUI** pour confirmer l'ajout. Une notice de récolement est automatiquement créée pour ce bien dans la sous-campagne.
554 +
555 +[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton d'ajout de biens à récoler.>>image:1753711558163-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
556 +
557 +
558 +[[Ajout de biens à récoler → recherche par numéro d'inventaire, sélection du bien à récoler et validation ajout.>>image:1753711717651-200.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
559 +
560 +
561 +[[Massage de confirmation.>>image:1753711653879-124.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
562 +
563 +
564 +[[Résultat sous-campagne de récolement → notice de récolement générée pour le bien ajouté.>>image:1753711810906-325.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
565 +
566 +
567 +=== Ajouter un bien non existant ===
568 +
569 +Si le bien n’est pas encore enregistré dans la base, il doit être **créé dans la table des biens** avant de pouvoir être rattaché à la campagne.
570 +
571 +Procédure :
572 +
573 +1. Rendez-vous dans la **sous-campagne concernée**.
574 +1. Cliquez sur le bouton **Ajouter un bien à récoler**.
575 +1. Dans la fenêtre qui s’ouvre, **cliquez sur Nouveau en bas à droite.**
576 +1. **Une grille rapide apparait : elle vous permet de saisir les champs mimimaux pour documenter une notice. Si besoin de compléter plus de champs, cliquer sur compléter en bas à droite. **Sinon, cliquez sur Valider.
577 +1. Une notice de bien est créée dans la table des biens et une notice de récolement est automatiquement créée pour ce bien dans la sous-campagne.
578 +
579 +
580 +
581 +
477 477  == Connaître les exports pour récoler sans outil informatique ==
478 478  
479 479  
... ... @@ -594,46 +594,9 @@
594 594  (% class="CxSpMiddle" %)
595 595  Les exports Excel complet ou 18colonnes n’affichent pas l’image, mais si la colonne Image n’est pas vide (elle contient une url d’accès à l’image), vous saurez que la photo existe.
596 596  
597 -(% id="HRelocalisationsuiteaurE9colement" class="MsoCaption" %)
598 -=== Modification de localisation d'un bien pendant le récolement ===
599 599  
600 -Depuis la version 4.0, la saisie d'un nouvel emplacement de référence ou d'une nouvelle localisation dans la notice de récolement sera automatiquement reportée sur la notice bien l**ors du changement d'état d'avancement de la notice récolement**
601 601  
602 -//Exemple : le bien 880.1.1 initialement localisé dans la boite 1006 est trouvé dans la boite 1046//
603 603  
604 -(% class="MsoCaption" %)
605 -Modifier une fiche récolement [[image:2022-02-25_10h36_53.png||height="32" width="34" class="img-circle img-rounded"]] pour renseigner les nouveaux emplacements et indiquer l'état d'avancement.
606 -
607 -[[image:2022-02-25_10h54_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
608 -
609 -(% class="MsoCaption" %)
610 -Dans la grille de saisie, se trouve la Localisation actuelle théorique ou ancienne et  l'Emplacement de référence théorique ou ancienne. Elles sont pré-remplies par les informations de la fiche Bien dans les champs Localisation actuelle et Emplacement de référence lors de la génération des fiches de récolement.
611 -
612 -(% class="box infomessage" %)
613 -(((
614 -Changer les localisations théoriques ou anciennes ne changera pas la localisation sur la fiche Bien mais uniquement sur la fiche Récolement. De plus, La fiche récolement restera présente dans la campagne et dans la liste des fiches de récolement comme auparavant, elle ne sortira pas de la campagne. IL est donc recommandé de ne pas modifier ces champs
615 -)))
616 -
617 -[[image:1656937191065-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
618 -
619 -Plus bas sur la grille de saisie de la fiche Récolement, se trouve la possibilité de saisir le nouvel emplacement
620 -
621 -[[image:1656937498343-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
622 -
623 -(% class="box warningmessage" %)
624 -(((
625 -ATTENTION : Pour que ce nouvel emplacement soit reporté sur la notice du bien 880.1.1, il faut modifier l'état d'avancement du récolement, par exemple en le passant à Récolé sur pièce et sur place
626 -)))
627 -
628 -[[image:1656937677197-202.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
629 -
630 -L'historique de changement de localisation sera mentionné dans l'historique de récolement sur la notice bien
631 -
632 -[[image:1656938064489-651.png]]
633 -
634 -
635 -[[image:2022-02-25_15h37_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
636 -
637 637  (% id="HETAPE3.1:ImporterdesrE9sultatsderE9colementsaisissurtablette" class="CxSpFirst" %)
638 638  === Importer des résultats de récolement saisis sur tablette via Recol'App ===
639 639  
... ... @@ -643,15 +643,8 @@
643 643  
644 644  [[image:1662995226581-313.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
645 645  
646 -(% id="HETAPE3.2:ImporterdesdonnE9esderE9colementsaisiessuruntableur" class="CxSpFirst" %)
647 -=== Importer des données de récolement saisies sur un tableur ===
648 648  
649 -L'interface d'import générique de Flora musée (notices et photos) permet d'importer des fichiers tabulés dans la table des biens et la photothèque, notamment pour y créer et y localiser les biens qui n'existaient pas encore dans la table documentaire des biens.
650 650  
651 -Il est aussi possible d'importer des notices de récolement qui n'auraient pas été générés via l'interface de flora (attention au lien sur l'emplacement à récoler dans la campagne), se reporter au manuel d'import
652 -
653 -[[image:1662995550681-609.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
654 -
655 655  (% id="HUtilisationduworkflow" class="CxSpFirst" %)
656 656  == ETAPE 4 : Suivi de l'état d'avancement du plan de récolement ==
657 657  
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