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Modifications pour le document Assurer le récolement des biens

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/25 14:16
Depuis la version 53.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/28 12:38
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À la version 58.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/28 16:01
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -4,7 +4,7 @@
4 4  |(% style="width:840px" %)(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 -NaLe récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.
7 +Le récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.
8 8  
9 9  Ce guide vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre du récolement décennal dans Flora.
10 10  )))
... ... @@ -200,7 +200,7 @@
200 200  
201 201  == Éditer le planning d'une campagne ==
202 202  
203 -Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le **format d’impression Liste des emplacements**.
203 +Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le format d’impression** Liste des emplacements**.
204 204  Ce document affiche les **dates prévisionnelles de récolement** des espaces liés à la campagne, et peut ensuite être **imprimé pour diffusion ou affichage**.
205 205  
206 206  [[Campagne → choix format d’impression** Liste des emplacements**. >>image:1753692557528-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -246,7 +246,7 @@
246 246  [[Bouton effacer le filtre.>>image:1753694265836-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
247 247  
248 248  
249 -== Récoler sur pièce et sur place par action rapide ==
249 +== Récoler un bien par action rapide ==
250 250  
251 251  L’action rapide permet de valider un bien sans ouvrir sa notice de récolement. Elle est réservée aux cas sans anomalie à signaler.
252 252  
... ... @@ -276,7 +276,7 @@
276 276  [[Résultat → bien récolé sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753694819576-878.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
277 277  
278 278  
279 -== Récoler sur pièce et sur place en lot ==
279 +== Récoler des biens en lot ==
280 280  
281 281  La validation par lot permet d’appliquer l’action rapide **simultanément à plusieurs notices** de récolement, à condition qu’aucune n’ait d’anomalie à signaler.
282 282  
... ... @@ -314,7 +314,7 @@
314 314  [[Résultat → cinq biens récolés sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753695559458-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
315 315  
316 316  
317 -== Récoler via la notice de récolement ==
317 +== Récoler un bien via la notice de récolement ==
318 318  
319 319  Vous devez passer par la **notice de récolement** dès qu’un **constat ou une anomalie** nécessite un traitement individualisé.
320 320  
... ... @@ -325,6 +325,7 @@
325 325  * Non-conformité avec le registre ou la base
326 326  * Mauvaise localisation
327 327  * Bien non vu, détruit ou manquant
328 +* Saisie d'un constat d'état complémentaire
328 328  
329 329  (((
330 330  Procédure à suivre :
... ... @@ -349,7 +349,7 @@
349 349  [[Résultat → affichage du bien récolé avec des suites à donner.>>image:1753698284257-229.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
350 350  
351 351  
352 -== Naviguer entre notice de récolement et sous-campagne ==
353 +== Naviguer entre notice de récolement, biens et sous-campagne ==
353 353  
354 354  Une fois la notice de récolement mise à jour, vous pouvez à tout moment **consulter l’ensemble des données saisies** (constats, état d’avancement, suites à donner, etc.).
355 355  
... ... @@ -357,13 +357,20 @@
357 357  
358 358  1. Rendez-vous dans la **liste des biens à récoler**
359 359  1. Repérez le bien concerné
360 -1. Cliquez sur l’**icône loupe** située à gauche de la ligne du bien
361 +1. Cliquez sur l’**icône loupe** située à gauche de la ligne du bien. Vous accédez à la **notice complète de récolement**, avec tous les champs renseignés et modifiables selon vos droits.
362 +1. Pour revenir à la sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée**, en haut à droite de l’écran.
361 361  
362 -Vous accédez à la **notice complète de récolement**, avec tous les champs renseignés et modifiables selon vos droits.
364 +(% class="box infomessage" %)
365 +(((
366 +Astuce : vous pouvez également accéder à cette fiche depuis la notice du bien, via les champs **Récolement en cours** ou **Dernier récolement**.
367 +)))
363 363  
364 -[[Clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753698904656-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
369 +[[Depuis une sous-campagne → clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753698904656-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
365 365  
366 366  
372 +[[Depuis un bien  → champ **Dernier récolement **: clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753707109840-484.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
373 +
374 +
367 367  [[Résultat → affichage de la notice de récolement avec les données saisies.>>image:1753698940640-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
368 368  )))
369 369  
... ... @@ -371,23 +371,44 @@
371 371  
372 372  
373 373  
374 -== Connaître les états d'avancement d'une notice de récolement ==
382 +[[Notice de récolement → clic sur la loupe pour revenir à la sous-campagne de récolement. >>image:1753707203678-608.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
375 375  
376 376  
377 -|(% style="width:122px" %)Icône|(% style="width:672px" %)État
378 -|(% style="width:122px" %)[[image:1753697301456-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Récolé sur pièce et sur place avec ou sans anomalies mineures
379 -|(% style="width:122px" %)[[image:1753697279492-248.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Récolé non vu, manquant ou détruit (anomalies majeures)
380 -|(% style="width:122px" %)[[image:1753697256223-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)En attente de récolement
385 +[[Résultat → affichage de la sous-campagne de récolement.>>image:1753707373097-989.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
381 381  
382 -(% class="wikigeneratedid" %)
383 -[[image:1753697372537-107.png]]
384 384  
385 -== Re localiser pendant le récolement ==
388 +== Comprendre l’état d’avancement des notices de récolement ==
386 386  
390 +Dans chaque **sous-campagne**, les notices de biens sont accompagnées d’une **icône colorée** indiquant leur **état d’avancement**. Ces codes visuels vous permettent de **suivre facilement la progression du récolement** et d’identifier rapidement les situations à traiter.
387 387  
392 +Les icônes apparaissent dans la **colonne centrale**, à gauche de chaque ligne de bien :
393 +
394 +|(% style="width:122px" %)**Icône**|(% style="width:672px" %)**État de la notice**
395 +|(% style="width:122px" %)[[image:1753697301456-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé sur pièce et sur place; avec ou sans anomalies mineures, ou bien retrouvé
396 +|(% style="width:122px" %)[[image:1753697279492-248.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé non vu, manquant ou détruit (anomalies majeures)
397 +|(% style="width:122px" %)[[image:1753697256223-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien en attente de récolement
398 +
399 +(% class="box infomessage" %)
400 +(((
401 +Astuce : vous pouvez **filtrer** les notices selon ces états grâce au **filtre par état d’avancement**.
402 +Pour cela, cliquez sur l’**icône entonnoir** dans la barre d’outils des récolements, sélectionnez l’état souhaité, puis cliquez sur **Valider**.
403 +Pour annuler le filtre, cliquez de nouveau sur l’entonnoir, puis sur **Effacer**.
404 +)))
405 +
406 +[[Sous-campagne de récolement → affichage des états d'avancement.>>image:1753697372537-107.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
407 +
408 +== Relocaliser un bien pendant le récolement ==
409 +
410 +Le récolement est souvent l’occasion de constater que certains biens ne se trouvent **pas à leur emplacement théorique**. Flora permet alors de **corriger la localisation** directement depuis la notice de récolement.
411 +
412 +(% class="box warningmessage" %)
413 +(((
414 +La **relocalisation n'est effective** dans la notice du bien que si vous modifiez l’**état d’avancement** de la notice de récolement. La simple saisie d’un nouvel emplacement ne suffit pas.
415 +)))
416 +
388 388  === Notions d'emplacements ===
389 389  
390 -Dans Flora, plusieurs notions de localisation coexistent pour assurer un suivi précis, notamment lors d’un récolement. Le changement de localisation n’est pris en compte dans la fiche bien que si l’état d’avancement de la fiche récolement est modifié et que les nouveaux emplacements (référence ou nouvelle localisation temporaire) sont remplis.
419 +Dans Flora, plusieurs types de localisation coexistent pour assurer un suivi rigoureux des mouvements des biens, notamment lors du récolement. Ce tableau vous aide à bien appréhender les différences :
391 391  
392 392  (% class="active" %)|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
393 393  Terme​
... ... @@ -440,17 +440,81 @@
440 440  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
441 441  Sert à signaler un changement temporaire de place​
442 442  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
443 -Non.
472 +Non, valeur uniquement informative
444 444  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
445 445  Localisation temporaire​
446 446  )))
447 447  
477 +=== Procédure pour relocaliser un bien ===
448 448  
479 +1. **Rendez-vous dans la sous-campagne** de récolement.
480 +1. **Cliquez sur l'icône crayon **à gauche du bien concerné pour modifier la notice de récolement.
481 +1. (((
482 +Dans les champs dédiés :
449 449  
484 +* Renseignez le **nouvel emplacement de référence**, si le changement est définitif.
485 +* Ou saisissez une **nouvelle localisation temporaire**, si le déplacement est ponctuel.
486 +)))
487 +1. Mettez à jour l’**état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, Récolés sur pièce et sur place, emplacement modifié, suites à donner, etc.).
488 +1. Cliquez sur **Enregistrer**.
489 +
490 +(% class="box warningmessage" %)
491 +(((
492 +La modification ne sera **propagée dans la notice du bien** qu’à l’enregistrement, **à condition que l’état d'avancement ait bien été mis à jour**.
493 +)))
494 +
495 +[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton modifier. >>image:1753708743299-288.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
496 +
497 +
498 +[[Notice de récolement → saisie d'un nouvel emplacement de référence et modification de l'état d'avancement.>>image:1753709395401-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
499 +
500 +
501 +[[Résultat sur la notice du bien → emplacement de référence automatiquement modifié.>>image:1753709019438-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
502 +
503 +
450 450  == Saisir des informations manquantes sur la notice du bien ==
451 451  
506 +Le récolement peut être l’occasion d’identifier des informations absentes ou incomplètes dans les notices de biens. Flora permet alors de **compléter directement la fiche du bien**, sans interrompre la campagne en cours. Cette opération peut porter sur les champs descriptifs, les techniques, la datation, ou tout autre élément lié à l’identification de l’objet.
507 +
508 +(% class="box infomessage" %)
509 +(((
510 +Vous pouvez accéder à la notice du bien depuis la sous-campagne en cliquant sur **le lien hypertexte du numéro d’inventaire** dans la liste des biens à récoler.
511 +)))
512 +
513 +Procédure :
514 +
515 +1. **Dans la sous-campagne**, repérez le bien concerné dans la liste.
516 +1. Cliquez sur le **numéro d’inventaire souligné en bleu** pour **ouvrir la notice du bien. **
517 +1. Sur la notice du bien, cliquez sur l’**icône crayon** pour passer en modification.
518 +1. Choisissez la grille de saisie** 03.Récolement : biens déjà inventoriés, notice minimale**.
519 +1. **Complétez les champs manquants** : désignation, description, dimensions, matières et techniques, etc.
520 +1. Cliquez sur **Enregistrer** pour sauvegarder vos modifications.
521 +
522 +(% class="box infomessage" %)
523 +(((
524 +Lorsque vous ouvrez une notice de bien depuis une sous-campagne, celle-ci s’ouvre dans une **nouvelle fenêtre**.
525 +La **fenêtre initiale**, contenant la sous-campagne et la liste des biens à récoler, reste ouverte en arrière-plan.
526 +Une fois la saisie terminée, vous pouvez **fermer la fenêtre de la notice de bien**.
527 +)))
528 +
529 +[[Sous-campagne de récolement → clic sur le numéro d'inventaire du bien (lien hypertexte).>>image:1753710315764-140.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
530 +
531 +
532 +[[Ouverture d'une nouvelle fenêtre avec la notice de bien → clic sur le bouton modifier.>>image:1753710381080-177.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
533 +
534 +
535 +[[Notice de bien → choix de la grille de saisie.>>image:1753710416684-469.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
536 +
537 +
538 +[[Grille de saisie des biens → modification et enregistrement des données.>>image:1753710476371-194.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
539 +
540 +
452 452  == Ajouter un bien à la liste des biens à récoler ==
453 453  
543 +=== Ajouter un bien déjà existant ===
544 +
545 +=== Ajouter un bien non existant ===
546 +
454 454  == Connaître les exports pour récoler sans outil informatique ==
455 455  
456 456  
... ... @@ -572,113 +572,8 @@
572 572  Les exports Excel complet ou 18colonnes n’affichent pas l’image, mais si la colonne Image n’est pas vide (elle contient une url d’accès à l’image), vous saurez que la photo existe.
573 573  
574 574  
575 -=== Traitement unitaire des anomalies  et suites à donner ===
576 576  
577 -Dans ce cas de figure il n'est plus possible de travailler en masse, il faudra saisir les anomalies et les suites à données unitairement dans chaque notice récolement
578 578  
579 -(% class="CxSpMiddle" %)
580 -Commençons par aller sur cette notice :
581 -
582 -[[image:2021-12-30_14h38_16.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
583 -
584 -(% class="CxSpMiddle" %)
585 -Passons en modification :
586 -
587 -[[image:2021-12-30_14h43_40.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
588 -
589 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
590 -(% class="small" %)Vue sur la notice de récolement du bien et outils de modification pour entrée en saisie.
591 -
592 -(% class="CxSpFirst" %)
593 -Nous avons constaté ici la présence de moisissure et un effacement partiel du numéro d’inventaire. Ces deux problèmes vont donc nécessiter l’intervention d’une restauration à moyen terme.
594 -
595 -(% class="CxSpLast" %)
596 -J’indique donc :
597 -
598 -* L’état d’avancement de la notice, ici « récolé sur pièce et sur place, suite à donner ».
599 -* Les deux problèmes.
600 -* Les suites à donner.
601 -* Le nom du récoleur.
602 -
603 -(% class="MsoCaption" %)
604 -[[image:2021-12-30_14h58_49.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
605 -
606 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
607 -(% style="font-size:11.9px" %)Changement de l'état d'avancement de la notice de "En attente de récolement" à "Récolé sur pièce et sur place, suite à donner".
608 -
609 -(% class="MsoCaption" %)
610 -[[image:2021-12-30_15h10_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
611 -
612 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
613 -(% style="font-size:11.9px" %)Les deux problèmes.
614 -
615 -(% class="MsoCaption" %)
616 -[[image:2021-12-30_15h13_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
617 -
618 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
619 -(% style="font-size:11.9px" %)Les suites à donner qui peuvent se cumuler.
620 -
621 -(% class="CxSpMiddle" %)
622 -Nous voyons donc les modifications sur la notice, après un enregistrement, avec en gras l’état d’avancement du récolement pour ce bien.
623 -
624 -[[image:2021-12-30_15h13_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
625 -
626 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
627 -(% class="small" %)Résultat d'un récolement d'un bien après enregistrement.
628 -
629 -(% class="CxSpMiddle" %)
630 -Pour revenir à la liste des notices de récolement, cliquer sur Ré-afficher les récolements de ce niveau... [[image:2021-12-30_15h42_53.png||height="19" width="73"]] Nous constatons désormais sur l’emplacement la présence de 14 biens dans « réalisés sans suite » et d’un bien dans « réalisés suite à donner ».[[image:2021-12-30_15h42_53 copie.png||height="23" width="78"]]
631 -
632 -[[image:2021-12-30_15h42_53 copie 2.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
633 -
634 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
635 -(% class="small" %)Réalisé suite à donner.
636 -
637 -[[image:2021-12-30_15h56_11.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
638 -
639 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
640 -(% class="small" %)Réalisé sans suite
641 -
642 -(% id="HRelocalisationsuiteaurE9colement" class="MsoCaption" %)
643 -=== Modification de localisation d'un bien pendant le récolement ===
644 -
645 -Depuis la version 4.0, la saisie d'un nouvel emplacement de référence ou d'une nouvelle localisation dans la notice de récolement sera automatiquement reportée sur la notice bien l**ors du changement d'état d'avancement de la notice récolement**
646 -
647 -//Exemple : le bien 880.1.1 initialement localisé dans la boite 1006 est trouvé dans la boite 1046//
648 -
649 -(% class="MsoCaption" %)
650 -Modifier une fiche récolement [[image:2022-02-25_10h36_53.png||height="32" width="34" class="img-circle img-rounded"]] pour renseigner les nouveaux emplacements et indiquer l'état d'avancement.
651 -
652 -[[image:2022-02-25_10h54_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
653 -
654 -(% class="MsoCaption" %)
655 -Dans la grille de saisie, se trouve la Localisation actuelle théorique ou ancienne et  l'Emplacement de référence théorique ou ancienne. Elles sont pré-remplies par les informations de la fiche Bien dans les champs Localisation actuelle et Emplacement de référence lors de la génération des fiches de récolement.
656 -
657 -(% class="box infomessage" %)
658 -(((
659 -Changer les localisations théoriques ou anciennes ne changera pas la localisation sur la fiche Bien mais uniquement sur la fiche Récolement. De plus, La fiche récolement restera présente dans la campagne et dans la liste des fiches de récolement comme auparavant, elle ne sortira pas de la campagne. IL est donc recommandé de ne pas modifier ces champs
660 -)))
661 -
662 -[[image:1656937191065-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
663 -
664 -Plus bas sur la grille de saisie de la fiche Récolement, se trouve la possibilité de saisir le nouvel emplacement
665 -
666 -[[image:1656937498343-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
667 -
668 -(% class="box warningmessage" %)
669 -(((
670 -ATTENTION : Pour que ce nouvel emplacement soit reporté sur la notice du bien 880.1.1, il faut modifier l'état d'avancement du récolement, par exemple en le passant à Récolé sur pièce et sur place
671 -)))
672 -
673 -[[image:1656937677197-202.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
674 -
675 -L'historique de changement de localisation sera mentionné dans l'historique de récolement sur la notice bien
676 -
677 -[[image:1656938064489-651.png]]
678 -
679 -
680 -[[image:2022-02-25_15h37_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
681 -
682 682  (% id="HETAPE3.1:ImporterdesrE9sultatsderE9colementsaisissurtablette" class="CxSpFirst" %)
683 683  === Importer des résultats de récolement saisis sur tablette via Recol'App ===
684 684  
... ... @@ -688,15 +688,8 @@
688 688  
689 689  [[image:1662995226581-313.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
690 690  
691 -(% id="HETAPE3.2:ImporterdesdonnE9esderE9colementsaisiessuruntableur" class="CxSpFirst" %)
692 -=== Importer des données de récolement saisies sur un tableur ===
693 693  
694 -L'interface d'import générique de Flora musée (notices et photos) permet d'importer des fichiers tabulés dans la table des biens et la photothèque, notamment pour y créer et y localiser les biens qui n'existaient pas encore dans la table documentaire des biens.
695 695  
696 -Il est aussi possible d'importer des notices de récolement qui n'auraient pas été générés via l'interface de flora (attention au lien sur l'emplacement à récoler dans la campagne), se reporter au manuel d'import
697 -
698 -[[image:1662995550681-609.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
699 -
700 700  (% id="HUtilisationduworkflow" class="CxSpFirst" %)
701 701  == ETAPE 4 : Suivi de l'état d'avancement du plan de récolement ==
702 702  
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