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Modifications pour le document Assurer le récolement des biens

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/25 14:16
Depuis la version 53.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/28 12:38
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À la version 40.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/28 10:39
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -4,7 +4,7 @@
4 4  |(% style="width:840px" %)(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 -NaLe récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.
7 +Le récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.
8 8  
9 9  Ce guide vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre du récolement décennal dans Flora.
10 10  )))
... ... @@ -142,7 +142,7 @@
142 142  [[Sous-campagne de récolement  →  bouton ajouter des biens à récoler.>>image:1752848549573-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
143 143  
144 144  
145 -[[Focus → fonctionnalités fenêtre d'ajout des biens à récoler par emplacement.>>image:1753691090075-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
145 +[[Focus → fonctionnalités fenêtre d'ajout des biens à récoler.>>image:1753691090075-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
146 146  
147 147  
148 148  [[Ajouter des biens à récoler → filtre par emplacement. Sélection des notices et validation.>>image:1752849192912-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -180,285 +180,28 @@
180 180  [[Résultat → sous campagne créée et bien à récolés automatiquement générés. >>image:1752851075877-338.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
181 181  
182 182  
183 -== Naviguer entre campagne et sous-campagne ==
183 +== Ouvrir une sous-campagne depuis une campagne ==
184 184  
185 -* Pour **ouvrir une sous-campagne** depuis la campagne, cliquez sur la **loupe associée à l’emplacement lié**..
185 +Pour ouvrir une sous-campagne depuis une campagne, cliquez sur la loupe située dans la liste des emplacements liés.
186 186  
187 -[[Campagne → clic sur la loupe pour ouvrir la sous-campagne.>>image:1753691802617-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
187 +[[Légende>>image:1753691802617-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
188 188  
189 189  
190 -[[Résultat →  ouverture de la campagne de récolement.>>image:1753692311188-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
190 +== Revenir sur une campagne depuis une sous-campagne ==
191 191  
192 192  
193 -* Pour **revenir à la campagne** depuis une sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée à la campagne**, en haut à droite de l’écran.
193 +[[Légende>>image:1753691951692-221.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
194 194  
195 -[[Sous-campagne → clic sur la loupe pour revenir à la campagne.>>image:1753691951692-221.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
196 196  
197 197  
198 -[[Résultat → retour sur la campagne.>>image:1753692262168-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
199 199  
200 200  
201 -== Éditer le planning d'une campagne ==
202 202  
203 -Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le **format d’impression Liste des emplacements**.
204 -Ce document affiche les **dates prévisionnelles de récolement** des espaces liés à la campagne, et peut ensuite être **imprimé pour diffusion ou affichage**.
205 205  
206 -[[Campagne → choix format d’impression** Liste des emplacements**. >>image:1753692557528-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
207 207  
208 208  
209 -[[Résultat → ouverture d'une nouvelle fenêtre : liste des sous-campagnes et dates prévisionnelles de récolement. >>image:1753692577956-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
210 210  
211 211  
212 -= Récoler les biens =
213 -
214 -== Filtrer les biens à récoler dans une sous-campagne ==
215 -
216 -Vous pouvez **filtrer les notices de récolement** pour cibler plus facilement les biens concernés.
217 -
218 -Les filtres disponibles portent sur :
219 -
220 -* **Le numéro d’inventaire**
221 -* **L'emplacement de référence théorique**
222 -* **L'état d’avancement** (ex. : en attente de récolement, récolé avec suite à donner, détruit,...)
223 -
224 - Pour activer les filtres :
225 -
226 -1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements**
227 -1. Indiquez les **critères de filtrage** souhaités
228 -1. Cliquez sur **Valider** : seules les notices correspondant aux critères s’affichent.
229 -
230 -(% class="box infomessage" %)
231 -(((
232 -Ces filtres sont particulièrement utiles pour isoler les objets en attente ou répartir le travail par zone ou par agent.
233 -)))
234 -
235 -[[Ex. Filtres sur les biens à récoler par emplacement théorique et état d'avancement.>>image:1753693905391-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
236 -
237 -
238 -[[Résultat → affichage des biens en attente de récolement de l'étagère G-01-A-01>>image:1753694138543-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
239 -
240 -
241 -Pour désactiver le filtre :
242 -
243 -1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements**
244 -1. Cliquez sur le bouton **Effacer** pour revenir à la liste complète.
245 -
246 -[[Bouton effacer le filtre.>>image:1753694265836-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
247 -
248 -
249 -== Récoler sur pièce et sur place par action rapide ==
250 -
251 -L’action rapide permet de valider un bien sans ouvrir sa notice de récolement. Elle est réservée aux cas sans anomalie à signaler.
252 -
253 -1. **Positionnez-vous sur le bien à récoler** dans la sous-campagne
254 -1. **Cliquez sur le tampon** (action rapide) associé à la notice
255 -1. (((
256 -Indiquez :
257 -
258 -* Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé
259 -* La **date de récolement**, si différente de celle proposée
260 -)))
261 -1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer l'opération.
262 -
263 -**Cette action renseigne automatiquement les champs :**
264 -
265 -* Récolé le
266 -* Récolé par
267 -* État d'avancement : récolé sur pièce et sur place
268 -* Conformité avec le registre : oui
269 -
270 -[[Récoler sur pièce et sur place par action rapide → saisie des données et validation.>>image:1753694394791-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
271 -
272 -
273 -[[Message de confirmation.>>image:1753694774887-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
274 -
275 -
276 -[[Résultat → bien récolé sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753694819576-878.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
277 -
278 -
279 -== Récoler sur pièce et sur place en lot ==
280 -
281 -La validation par lot permet d’appliquer l’action rapide **simultanément à plusieurs notices** de récolement, à condition qu’aucune n’ait d’anomalie à signaler.
282 -
283 -1. **Sélectionnez les notices de biens à récoler** : cochez plusieurs lignes dans la liste des biens à récoler
284 -1. **Cliquez sur l’icône tampon**, qui se trouve dans la **barre d’outils des récolements**
285 -1. (((
286 -Renseignez :
287 -
288 -* Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé
289 -* La **date de récolement**, si différente de la date du jour
290 -)))
291 -1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer.
292 -
293 -**Cette action renseigne automatiquement les champs :**
294 -
295 -* Récolé le
296 -* Récolé par
297 -* État d'avancement : récolé sur pièce et sur place
298 -* Conformité avec le registre : oui
299 -
300 -(% class="box infomessage" %)
301 -(((
302 -Astuce : utilisez les **filtres (entonnoir)** pour isoler plus facilement les biens concernés avant de lancer l’action par lot.
303 -)))
304 -
305 -[[Sélection des notices à récoler en lot et clic sur le tampon.>>image:1753695447493-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
306 -
307 -
308 -[[Récoler sur pièce et sur place par lot → saisie des données et validation.>>image:1753695502865-294.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
309 -
310 -
311 -[[Message de confirmation.>>image:1753695520521-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
312 -
313 -
314 -[[Résultat → cinq biens récolés sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753695559458-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
315 -
316 -
317 -== Récoler via la notice de récolement ==
318 -
319 -Vous devez passer par la **notice de récolement** dès qu’un **constat ou une anomalie** nécessite un traitement individualisé.
320 -
321 -Cette méthode est **obligatoire** dans les cas suivants :
322 -
323 -* Marquage défaillant ou absent
324 -* État de conservation dégradé
325 -* Non-conformité avec le registre ou la base
326 -* Mauvaise localisation
327 -* Bien non vu, détruit ou manquant
328 -
329 -(((
330 -Procédure à suivre :
331 -
332 -1. Positionnez-vous sur la notice du bien concerné dans la liste des biens à récoler
333 -1. Cliquez sur l’**icône crayon** pour modifier la **notice de récolement**
334 -1. (((
335 -Renseignez les anomalies constatées :
336 -
337 -* Précisez la **nature du problème dans les champs dédiés**
338 -* Indiquez la ou les **suites à donner** (à traiter,à marquer, à inventorier, déposer plainte, etc.)
339 -)))
340 -1. Mettez à jour** la date, l'agent récoleur et l’état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, suites à donner)
341 -1. Cliquez sur **Enregistrer **: la notice est à jour et intègre vos constats.
342 -
343 -[[Choix notice de bien à récoler et clic sur le bouton modifier.>>image:1753698865086-809.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
344 -
345 -
346 -[[Notice de récolement → saisie des anomalies et enregistrement.>>image:1753698189331-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
347 -
348 -
349 -[[Résultat → affichage du bien récolé avec des suites à donner.>>image:1753698284257-229.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
350 -
351 -
352 -== Naviguer entre notice de récolement et sous-campagne ==
353 -
354 -Une fois la notice de récolement mise à jour, vous pouvez à tout moment **consulter l’ensemble des données saisies** (constats, état d’avancement, suites à donner, etc.).
355 -
356 -Procédure :
357 -
358 -1. Rendez-vous dans la **liste des biens à récoler**
359 -1. Repérez le bien concerné
360 -1. Cliquez sur l’**icône loupe** située à gauche de la ligne du bien
361 -
362 -Vous accédez à la **notice complète de récolement**, avec tous les champs renseignés et modifiables selon vos droits.
363 -
364 -[[Clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753698904656-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
365 -
366 -
367 -[[Résultat → affichage de la notice de récolement avec les données saisies.>>image:1753698940640-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
368 -)))
369 -
370 -
371 -
372 -
373 -
374 -== Connaître les états d'avancement d'une notice de récolement ==
375 -
376 -
377 -|(% style="width:122px" %)Icône|(% style="width:672px" %)État
378 -|(% style="width:122px" %)[[image:1753697301456-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Récolé sur pièce et sur place avec ou sans anomalies mineures
379 -|(% style="width:122px" %)[[image:1753697279492-248.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Récolé non vu, manquant ou détruit (anomalies majeures)
380 -|(% style="width:122px" %)[[image:1753697256223-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)En attente de récolement
381 -
382 -(% class="wikigeneratedid" %)
383 -[[image:1753697372537-107.png]]
384 -
385 -== Re localiser pendant le récolement ==
386 -
387 -
388 -=== Notions d'emplacements ===
389 -
390 -Dans Flora, plusieurs notions de localisation coexistent pour assurer un suivi précis, notamment lors d’un récolement. Le changement de localisation n’est pris en compte dans la fiche bien que si l’état d’avancement de la fiche récolement est modifié et que les nouveaux emplacements (référence ou nouvelle localisation temporaire) sont remplis.
391 -
392 -(% class="active" %)|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
393 -Terme​
394 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
395 -Définition​
396 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
397 -Usage courant​
398 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
399 -Évolue automatiquement dans la notice du bien ?​
400 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
401 -Équivalence notice de bien​
402 -)))
403 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
404 -Emplacement de référence théorique (ou ancien)​
405 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
406 -Localisation durable attendue du bien, renseignée dans la notice bien​
407 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
408 -Sert de base à la préparation des campagnes​
409 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
410 -Non​
411 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
412 -Emplacement de référence​
413 -)))
414 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
415 -Nouvel emplacement de référence​
416 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
417 -Saisie d’un nouvel emplacement fixe lors du récolement​
418 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
419 -Si le bien a définitivement changé de lieu​
420 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
421 -Oui, si couplée à une validation de la notice de récolement​
422 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
423 -Emplacement de référence​
424 -)))
425 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
426 -Localisation temporaire théorique (ou ancienne)​
427 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
428 -Emplacement temporaire prévu pour un bien, renseigné dans la notice bien​
429 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
430 -Utilisée en cas de mouvements planifiés​
431 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
432 -Non​
433 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
434 -Localisation temporaire​
435 -)))
436 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
437 -Nouvelle localisation temporaire​
438 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
439 -Saisie manuelle d’une localisation temporaire lors du récolement​
440 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
441 -Sert à signaler un changement temporaire de place​
442 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
443 -Non.
444 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
445 -Localisation temporaire​
446 -)))
447 -
448 -
449 -
450 -== Saisir des informations manquantes sur la notice du bien ==
451 -
452 -== Ajouter un bien à la liste des biens à récoler ==
453 -
454 -== Connaître les exports pour récoler sans outil informatique ==
455 -
456 -
457 -
458 -
459 -
460 -
461 -
462 462  
463 463  )))
464 464  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -465,10 +465,6 @@
465 465  (% class="box" %)
466 466  (((
467 467  **Sommaire**
468 -
469 -{{toc depth="3" numbered="true"/}}
470 -
471 -
472 472  )))
473 473  
474 474  (% class="box" %)
... ... @@ -512,10 +512,30 @@
512 512  
513 513  
514 514  
254 +(% id="HAfficherlesnoticesderE9colementniveauparniveauoupourtouslesniveaux" style="margin-left: 0cm;" class="Encarttexte" %)
255 +==== Afficher les notices de récolement niveau par niveau ou pour tous les niveaux ====
515 515  
516 516  
258 +(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
259 +(((
260 +**Par défaut : **Le filtre par emplacement (dans l'écran de gauche) permet de ne voir que les biens **d'un niveau** (Exemple : les biens présents dans le tiroir de l'étagere), pour voir ceux qui serainet spécifiquement dans la Boite 1 il faut "descendre dedans"
261 +En cochant la case « afficher les récolements préparés pour tous les niveaux de l’emplacement », nous ferons apparaitre la totalité des biens présents dans tous les niveaux de l' emplacement concerné.
262 +)))
517 517  
264 +[[image:1662994468477-740.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
518 518  
266 +
267 +
268 +[[image:2021-12-30_12h08_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
269 +
270 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
271 +(% class="small" %)Nous observons que ces biens sont tous en attente de récolement (en gras à droite).
272 +
273 +(% class="box warningmessage" %)
274 +(((
275 +Les filtres des Domaines et Typologie ne fonctionnent pas après l'apparition des notices de récolement à saisir, ils sont utilisables uniquement avant pour ne faire apparaitre que certaines notices.
276 +)))
277 +
519 519  === Exporter ces notices de récolement pour saisie sur Tablette via Recol'App ===
520 520  
521 521  une fois les notices de récolement générées pour un emplacement dans la campagne, il est possible de les [[exporter sur la tablette>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/RecolApp/]] via un fichier zip à télécharger
... ... @@ -571,7 +571,43 @@
571 571  (% class="CxSpMiddle" %)
572 572  Les exports Excel complet ou 18colonnes n’affichent pas l’image, mais si la colonne Image n’est pas vide (elle contient une url d’accès à l’image), vous saurez que la photo existe.
573 573  
333 +=== Validation en masse des biens sans anomalie ou suite à donner ===
574 574  
335 +(% class="box infomessage" %)
336 +(((
337 +[[image:Récoler les biens sur pièce et sur place .jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
338 +)))
339 +
340 +Le schéma du récolement des biens sur pièce et sur place en masse est disponible en format PDF  [[ici>>attach:Récoler les biens sur pièce et sur place.pdf]].
341 +
342 +(% class="CxSpFirst" %)
343 +Pour procéder à une validation en masse, il suffira d’aller dans l’onglet [[image:2021-12-30_12h24_07.png]] et de valider les objets [[image:2021-12-30_12h22_41.png||height="32" width="26"]] dont le récolement n’a posé aucun problème. Si l’opérateur de saisie n’a rien à ajouter sur la notice récolement de l’objet, il peut passer par cette validation. Nous validerons donc tous les biens sauf la lampe à huile. Il faut aussi sélectionner un « récoleur » parmi les personnes présente dans l’autorité susnommé et une date de validation.[[image:2021-12-30_12h25_25.png]]
344 +
345 +
346 +[[image:2021-12-30_12h22_35.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
347 +
348 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
349 +(% class="small" %)Validation des biens à récoler.
350 +
351 +[[image:2021-12-30_12h28_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="123" width="424" class="img-thumbnail"]]
352 +
353 +(% class="CxSpMiddle" style="text-align: center;" %)
354 +(% class="small" %)Confirmation de l'opération pour les éléments sélectionnés.
355 +
356 +(% class="CxSpMiddle" %)
357 +Après confirmation de l'opération, les objets ont été validés, nous pouvons l’observer par l’état qui est passé de vert à gris dans l'onglet [[image:2021-12-30_14h33_46.png]] ou [[image:2021-12-30_14h33_16.png]].
358 +
359 +[[image:2021-12-30_14h21_35.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
360 +
361 +(% class="CxSpMiddle" style="text-align: center;" %)
362 +(% class="small" %)Tous.
363 +
364 +[[image:2021-12-30_14h24_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
365 +
366 +(% style="text-align: center;" %)
367 +(% class="small" %)Réalisés sans suites à donner.
368 +
369 +
575 575  === Traitement unitaire des anomalies  et suites à donner ===
576 576  
577 577  Dans ce cas de figure il n'est plus possible de travailler en masse, il faudra saisir les anomalies et les suites à données unitairement dans chaque notice récolement
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