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Modifications pour le document Assurer le récolement des biens

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/25 14:16
Depuis la version 52.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/28 12:29
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À la version 61.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/29 09:08
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -4,7 +4,7 @@
4 4  |(% style="width:840px" %)(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 -NaLe récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.
7 +Le récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.
8 8  
9 9  Ce guide vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre du récolement décennal dans Flora.
10 10  )))
... ... @@ -200,7 +200,7 @@
200 200  
201 201  == Éditer le planning d'une campagne ==
202 202  
203 -Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le **format d’impression Liste des emplacements**.
203 +Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le format d’impression** Liste des emplacements**.
204 204  Ce document affiche les **dates prévisionnelles de récolement** des espaces liés à la campagne, et peut ensuite être **imprimé pour diffusion ou affichage**.
205 205  
206 206  [[Campagne → choix format d’impression** Liste des emplacements**. >>image:1753692557528-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -246,7 +246,7 @@
246 246  [[Bouton effacer le filtre.>>image:1753694265836-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
247 247  
248 248  
249 -== Récoler sur pièce et sur place par action rapide ==
249 +== Récoler un bien par action rapide ==
250 250  
251 251  L’action rapide permet de valider un bien sans ouvrir sa notice de récolement. Elle est réservée aux cas sans anomalie à signaler.
252 252  
... ... @@ -276,7 +276,7 @@
276 276  [[Résultat → bien récolé sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753694819576-878.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
277 277  
278 278  
279 -== Récoler sur pièce et sur place en lot ==
279 +== Récoler des biens en lot ==
280 280  
281 281  La validation par lot permet d’appliquer l’action rapide **simultanément à plusieurs notices** de récolement, à condition qu’aucune n’ait d’anomalie à signaler.
282 282  
... ... @@ -314,7 +314,7 @@
314 314  [[Résultat → cinq biens récolés sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753695559458-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
315 315  
316 316  
317 -== Récoler via la notice de récolement ==
317 +== Récoler un bien via la notice de récolement ==
318 318  
319 319  Vous devez passer par la **notice de récolement** dès qu’un **constat ou une anomalie** nécessite un traitement individualisé.
320 320  
... ... @@ -325,6 +325,7 @@
325 325  * Non-conformité avec le registre ou la base
326 326  * Mauvaise localisation
327 327  * Bien non vu, détruit ou manquant
328 +* Saisie d'un constat d'état complémentaire
328 328  
329 329  (((
330 330  Procédure à suivre :
... ... @@ -337,37 +337,84 @@
337 337  * Précisez la **nature du problème dans les champs dédiés**
338 338  * Indiquez la ou les **suites à donner** (à traiter,à marquer, à inventorier, déposer plainte, etc.)
339 339  )))
340 -1. Mettez à jour** la date, l'agent récoleur et l’état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, suites à donner)
341 +1. Mettez à jour** la date, l'agent récoleur et l’état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, suites à donner)
341 341  1. Cliquez sur **Enregistrer **: la notice est à jour et intègre vos constats.
342 342  
343 -[[Choix notice de bien à récoler et clic sur le bouton modifier.>>image:1753698447721-800.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
344 +[[Choix notice de bien à récoler et clic sur le bouton modifier.>>image:1753698865086-809.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
344 344  
345 345  
346 346  [[Notice de récolement → saisie des anomalies et enregistrement.>>image:1753698189331-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
347 347  
348 348  
349 -[[Résultat → bien récolé avec des suites à donner.>>image:1753698284257-229.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
350 +[[Résultat → affichage du bien récolé avec des suites à donner.>>image:1753698284257-229.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
350 350  
351 -
352 +
353 +== Naviguer entre notice de récolement, biens et sous-campagne ==
354 +
355 +Une fois la notice de récolement mise à jour, vous pouvez à tout moment **consulter l’ensemble des données saisies** (constats, état d’avancement, suites à donner, etc.).
356 +
357 +Procédure :
358 +
359 +1. Rendez-vous dans la **liste des biens à récoler**
360 +1. Repérez le bien concerné
361 +1. Cliquez sur l’**icône loupe** située à gauche de la ligne du bien. Vous accédez à la **notice complète de récolement**, avec tous les champs renseignés et modifiables selon vos droits.
362 +1. Pour revenir à la sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée**, en haut à droite de l’écran.
363 +
364 +(% class="box infomessage" %)
365 +(((
366 +Astuce : vous pouvez également accéder à cette fiche depuis la notice du bien, via les champs **Récolement en cours** ou **Dernier récolement**.
352 352  )))
353 353  
354 -== Connaître les états d'avancement d'une notice de récolement ==
369 +[[Depuis une sous-campagne → clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753698904656-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
355 355  
356 356  
357 -|(% style="width:122px" %)Icône|(% style="width:672px" %)État
358 -|(% style="width:122px" %)[[image:1753697301456-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Récolé sur pièce et sur place avec ou sans anomalies mineures
359 -|(% style="width:122px" %)[[image:1753697279492-248.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Récolé non vu, manquant ou détruit (anomalies majeures)
360 -|(% style="width:122px" %)[[image:1753697256223-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)En attente de récolement
372 +[[Depuis un bien  → champ **Dernier récolement **: clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753707109840-484.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
361 361  
362 -(% class="wikigeneratedid" %)
363 -[[image:1753697372537-107.png]]
364 364  
365 -== Re localiser pendant le récolement ==
375 +[[Résultat → affichage de la notice de récolement avec les données saisies.>>image:1753698940640-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
376 +)))
366 366  
367 367  
379 +
380 +
381 +[[Notice de récolement → clic sur la loupe pour revenir à la sous-campagne de récolement. >>image:1753712642619-341.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
382 +
383 +
384 +[[Résultat → affichage de la sous-campagne de récolement.>>image:1753712721709-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
385 +
386 +
387 +== Comprendre l’état d’avancement des notices de récolement ==
388 +
389 +Dans chaque **sous-campagne**, les notices de biens sont accompagnées d’une **icône colorée** indiquant leur **état d’avancement**. Ces codes visuels vous permettent de **suivre facilement la progression du récolement** et d’identifier rapidement les situations à traiter.
390 +
391 +Les icônes apparaissent dans la **colonne centrale**, à gauche de chaque ligne de bien :
392 +
393 +|(% style="width:122px" %)**Icône**|(% style="width:672px" %)**État de la notice**
394 +|(% style="width:122px" %)[[image:1753697301456-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé sur pièce et sur place; avec ou sans anomalies mineures, ou bien retrouvé
395 +|(% style="width:122px" %)[[image:1753697279492-248.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé non vu, manquant ou détruit (anomalies majeures)
396 +|(% style="width:122px" %)[[image:1753697256223-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien en attente de récolement
397 +
398 +(% class="box infomessage" %)
399 +(((
400 +Astuce : vous pouvez **filtrer** les notices selon ces états grâce au **filtre par état d’avancement**.
401 +Pour cela, cliquez sur l’**icône entonnoir** dans la barre d’outils des récolements, sélectionnez l’état souhaité, puis cliquez sur **Valider**.
402 +Pour annuler le filtre, cliquez de nouveau sur l’entonnoir, puis sur **Effacer**.
403 +)))
404 +
405 +[[Sous-campagne de récolement → affichage des états d'avancement.>>image:1753697372537-107.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
406 +
407 +== Relocaliser un bien pendant le récolement ==
408 +
409 +Le récolement est souvent l’occasion de constater que certains biens ne se trouvent **pas à leur emplacement théorique**. Flora permet alors de **corriger la localisation** directement depuis la notice de récolement.
410 +
411 +(% class="box warningmessage" %)
412 +(((
413 +La **relocalisation n'est effective** dans la notice du bien que si vous modifiez l’**état d’avancement** de la notice de récolement. La simple saisie d’un nouvel emplacement ne suffit pas.
414 +)))
415 +
368 368  === Notions d'emplacements ===
369 369  
370 -Dans Flora, plusieurs notions de localisation coexistent pour assurer un suivi précis, notamment lors d’un récolement. Le changement de localisation n’est pris en compte dans la fiche bien que si l’état d’avancement de la fiche récolement est modifié et que les nouveaux emplacements (référence ou nouvelle localisation temporaire) sont remplis.
418 +Dans Flora, plusieurs types de localisation coexistent pour assurer un suivi rigoureux des mouvements des biens, notamment lors du récolement. Ce tableau vous aide à bien appréhender les différences :
371 371  
372 372  (% class="active" %)|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
373 373  Terme​
... ... @@ -420,263 +420,252 @@
420 420  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
421 421  Sert à signaler un changement temporaire de place​
422 422  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
423 -Non.
471 +Non, valeur uniquement informative
424 424  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
425 425  Localisation temporaire​
426 426  )))
427 427  
476 +=== Procédure pour relocaliser un bien ===
428 428  
478 +1. **Rendez-vous dans la sous-campagne** de récolement.
479 +1. **Cliquez sur l'icône crayon **à gauche du bien concerné pour modifier la notice de récolement.
480 +1. (((
481 +Dans les champs dédiés :
429 429  
430 -== Saisir des informations manquantes sur la notice du bien ==
483 +* Renseignez le **nouvel emplacement de référence**, si le changement est définitif.
484 +* Ou saisissez une **nouvelle localisation temporaire**, si le déplacement est ponctuel.
485 +)))
486 +1. Mettez à jour l’**état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, Récolés sur pièce et sur place, emplacement modifié, suites à donner, etc.).
487 +1. Cliquez sur **Enregistrer**.
431 431  
432 -== Ajouter un bien à la liste des biens à récoler ==
489 +(% class="box warningmessage" %)
490 +(((
491 +La modification ne sera **propagée dans la notice du bien** qu’à l’enregistrement, **à condition que l’état d'avancement ait bien été mis à jour**.
492 +)))
433 433  
434 -== Connaître les exports pour récoler sans outil informatique ==
494 +[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton modifier. >>image:1753712822221-246.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
435 435  
436 436  
497 +[[Notice de récolement → saisie d'un nouvel emplacement de référence et modification de l'état d'avancement.>>image:1753709395401-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
437 437  
438 438  
500 +[[Résultat sur la notice du bien → emplacement de référence automatiquement modifié.>>image:1753709019438-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
439 439  
440 440  
503 +== Saisir des informations manquantes sur la notice du bien ==
441 441  
442 -
443 -)))
444 -)))|(% style="width:300px" %)(((
445 -(% class="box" %)
446 -(((
447 -**Sommaire**
505 +Le récolement peut être l’occasion d’identifier des informations absentes ou incomplètes dans les notices de biens. Flora permet alors de **compléter directement la fiche du bien**, sans interrompre la campagne en cours. Cette opération peut porter sur les champs descriptifs, les techniques, la datation, ou tout autre élément lié à l’identification de l’objet.
448 448  
449 -{{toc depth="3" numbered="true"/}}
450 -
451 -
507 +(% class="box infomessage" %)
508 +(((
509 +Vous pouvez accéder à la notice du bien depuis la sous-campagne en cliquant sur **le lien hypertexte du numéro d’inventaire** dans la liste des biens à récoler.
452 452  )))
453 453  
454 -(% class="box" %)
455 -(((
456 -**Aller plus loin**
512 +Procédure :
457 457  
458 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
459 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
460 -* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
461 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
514 +1. **Dans la sous-campagne**, repérez le bien concerné dans la liste.
515 +1. Cliquez sur le **numéro d’inventaire souligné en bleu** pour **ouvrir la notice du bien. **
516 +1. Sur la notice du bien, cliquez sur l’**icône crayon** pour passer en modification.
517 +1. Choisissez la grille de saisie** 03.Récolement : biens déjà inventoriés, notice minimale**.
518 +1. **Complétez les champs manquants** : désignation, description, dimensions, matières et techniques, etc.
519 +1. Cliquez sur **Enregistrer** pour sauvegarder vos modifications.
462 462  
463 -* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
464 -* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
465 -* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
466 -* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
467 -)))
468 -
469 -(% class="box" %)
521 +(% class="box infomessage" %)
470 470  (((
471 -**Icônes principales**
523 +Lorsque vous ouvrez une notice de bien depuis une sous-campagne, celle-ci s’ouvre dans une **nouvelle fenêtre**.
524 +La **fenêtre initiale**, contenant la sous-campagne et la liste des biens à récoler, reste ouverte en arrière-plan.
525 +Une fois la saisie terminée, vous pouvez **fermer la fenêtre de la notice de bien**.
472 472  )))
473 -)))
474 474  
528 +[[Sous-campagne de récolement → clic sur le numéro d'inventaire du bien (lien hypertexte).>>image:1753712884402-608.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
475 475  
476 476  
531 +[[Ouverture d'une nouvelle fenêtre avec la notice de bien → clic sur le bouton modifier.>>image:1753710381080-177.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
477 477  
478 478  
534 +[[Notice de bien → choix de la grille de saisie.>>image:1753710416684-469.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
479 479  
480 480  
537 +[[Grille de saisie des biens → modification et enregistrement des données.>>image:1753710476371-194.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
481 481  
482 482  
540 +== Ajouter un bien à la liste des biens à récoler ==
483 483  
542 +En cours de campagne, il peut être nécessaire d’ajouter un bien qui n’avait pas été prévu initialement : objet réintégré, bien découvert sur place, ou oubli lors de la sélection initiale. Deux cas se présentent alors, selon que le bien existe déjà dans Flora ou non.
484 484  
544 +=== Ajouter un bien déjà existant ===
485 485  
546 +S’il s’agit d’un bien déjà inventorié et documenté dans Flora, vous pouvez l’ajouter à la sous-campagne via le bouton d’ajout manuel.
486 486  
548 +**Procédure :**
487 487  
550 +1. Rendez-vous dans la **sous-campagne concernée**.
551 +1. Cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.
552 +1. Dans la fenêtre qui s’ouvre, **recherchez le bien** par son numéro d’inventaire.
553 +1. Sélectionnez le bien dans les résultats.
554 +1. Cliquez sur **Valider **puis sur **OUI** pour confirmer l'ajout. Une notice de récolement est automatiquement créée pour ce bien dans la sous-campagne.
488 488  
556 +[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton ajouter de biens à récoler.>>image:1753713018938-859.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
489 489  
490 490  
559 +[[Ajouter des biens à récoler → recherche par numéro d'inventaire, sélection du bien à récoler et validation ajout.>>image:1753712963796-835.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
491 491  
492 492  
562 +[[Massage de confirmation.>>image:1753711653879-124.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
493 493  
494 494  
565 +[[Résultat sous-campagne de récolement → notice de récolement générée pour le bien ajouté.>>image:1753713079683-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
495 495  
496 496  
568 +=== Ajouter un bien non existant ===
497 497  
570 +Si le bien n’est pas encore présent dans la base, il peut être créé **directement depuis la sous-campagne** grâce à une saisie rapide.
498 498  
499 -=== Exporter ces notices de récolement pour saisie sur Tablette via Recol'App ===
572 +**Procédure :**
500 500  
501 -une fois les notices de récolement générées pour un emplacement dans la campagne, il est possible de les [[exporter sur la tablette>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/RecolApp/]] via un fichier zip à télécharger
574 +1. Rendez-vous dans la **sous-campagne concernée**.
575 +1. Cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.
576 +1. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur le bouton **Nouveau** en bas à droite.
577 +1. Une **grille rapide** s’affiche : saisissez les champs minimaux pour documenter la notice.
578 +1. Si besoin, cliquez sur **Compléter** (en bas à droite) pour ouvrir la notice complète et renseigner des champs supplémentaires.
579 +1. Sinon, cliquez sur **Valider**.
502 502  
503 -[[image:2021-12-30_16h06_25.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
504 -
505 -== ETAPE 3 : Saisir les données de récolement des Biens ==
506 -
507 -=== Travailler déconnecté de Flora ===
508 -
509 -(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
581 +(% class="box infomessage" %)
510 510  (((
511 -A ce stade apparaissent des difficultés pratiques liées à des problématiques génériques dans tous les musées : Vous n’avez pas accès à votre logiciel de récolement quand vous êtes in situ dans les salles face aux biens. Dans ce cas, il faudra opter pour trois solutions de collecte d’information déconnectée :
512 -- via un tableur.
513 -- via papier-crayon.
514 -- via l'application RecolApp.
583 +La **notice de bien** est créée dans la table des biens, et une **notice de récolement** est automatiquement générée dans la sous-campagne
515 515  )))
516 516  
517 -//Dans ces cas de figures, il faudra emmener in situ, **non seulement vos registres papier pour vérifier la conformité avec l’inventaire,** mais aussi ~://
586 +[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton ajouter de biens à récoler.>>image:1753713329069-153.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
518 518  
519 -* //Une impression papier de la liste des notices localisées à cet emplacement dans la base documentaire.//
520 -* //Ou un export Excel, ou l'application REcolApp qui contiendra la description à minima des biens à récoler telle que saisie dans la base documentarie des bioens//
521 521  
522 -(% class="CxSpFirst" %)
523 -S’il y a des informations à modifier concernant des notices déjà présentes dans la base documentaire (constat d’état, dimensions, matières-techniques…) notez les et corrigez les notices concernées à votre retour au bureau.
589 +[[Ajouter des biens à récoler → création d'un nouveau bien.>>image:1753713390736-226.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
524 524  
525 -(% class="CxSpMiddle" %)
526 -Vous pourrez ensuite utiliser le tableur, in situ, pour saisir les notices inexistantes dans la base documentaire, afin de pouvoir les importer en masse à votre retour au bureau, mais attention, une deuxième problématique sera présente.
527 527  
528 -(% id="HBiensdE9jainventoriE9smaisnonsaisisdanslabasedocumentaire" class="CxSpMiddle" %)
529 -=== Biens déja inventoriés mais non saisis dans la base documentaire ===
592 +[[Création d'un nouveau bien → saisie des données et enregistrement.>>image:1753713514335-146.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
530 530  
531 -(% class="CxSpLast" %)
532 -Vous risquez de trouver dans vos emplacements,** des biens qui ne sont pas encore saisis dans la base documentaire informatique.** Et dans ce cas apparaitront les options suivantes :
533 533  
534 -* **Le bien est déjà inscrit à l’inventaire papier (i**l possède donc déjà un numéro d’inventaire). Il suffira donc de le créer dans la base documentaire, **avec la grille miniale de création de bien pour récolement  **qui contient très peu de champs obligatoires, de le localiser, puis de l'ajouter à l'emplacement à récoler dans la campagne et à saisir sa notice de récolement
595 +[[Résultat → création du bien et génération automatique de la notice de récolement.>>image:1753713940405-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
535 535  
536 -=== Biens non inventoriés et non saisis dans la base documentaire ===
537 537  
538 -* **Le bien n’est pas encore inscrit à l’inventaire papier** : il faudra donc le créer dans la base documentaire avec un numéro d’inventaire rétrospectif, puis[[ l’intégrer au registre des biens affectés ou des biens reçus en dépôt.>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
539 -** **Il sera parfois pratique d'utiliser les  ensemble complexe** pour inventorier sous un seul numéro un nombre important de biens physiquement présents. Dans ce cas de figure on ne saisira pas une notice par bien, mais une notice pour l’ensemble en y a adjoignant éventuellement un registre de sous-inventaire (listing papier ou bureautique). Reportez-vous au manuel de [[gestion des registres d’inventaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] pour ces problématiques.
540 -//A titre d'exemples 1 notice d'ensemble complexe peut concerner//
541 -*** tous les biens d'un donateur localisé à un même emplacement
542 -*** un emplacement dans le musée contenant des biens de nature hétérogène
543 -** Toutefois la saisie des données nécessaires l'intégration aux registres peut prendre beaucoup de temps, eut égard aux champs obligatoires nécessaires (notemment ceux concernant l'acquisition). dans ce cas on indiquera dans l'état d'avancement du récolement : [[image:1663083598490-895.png||height="39" width="389"]]
598 +== Récolement sur le terrain : que faire sans accès à Flora ? ==
544 544  
545 -(% class="CxSpMiddle" %)
546 -En résumé : dans le cas ou vous ne choisiriez pas l'option RecolApp ne partez pas in situ sans emporter une liste des biens localisés à cet endroit dans la base documentaire. Choisissez un format d’impression ou d’export contenant à minima le numéro d’inventaire, les dimensions, matières, techniques et constat d’état.
600 +**Parfois, des restrictions techniques** (réseau non accessible dans certaines zones, limitations matérielles…) empêchent d’utiliser Flora directement **in situ**, dans les réserves, les salles ou les dépôts.
547 547  
548 -(% class="CxSpMiddle" %)
549 -L’impression (préalablement triée par numéro d’inventaire) aura l’avantage de contenir une photo, si elle existe, vous saurez donc alors s’il vous faut ou non photographier ce bien.
602 +Dans ce contexte, vous pouvez avoir recours à **deux modes de collecte d’information déconnectée** :
550 550  
551 -(% class="CxSpMiddle" %)
552 -Les exports Excel complet ou 18colonnes n’affichent pas l’image, mais si la colonne Image n’est pas vide (elle contient une url d’accès à l’image), vous saurez que la photo existe.
604 +(% class="active" %)|=Mode|=Source|=Support utilisé sur le terrain|=Mise à jour dans Flora|=Particularités
605 +|**Export papier**|Généré depuis Flora (format d’impression)|Impression papier, triée par numéro d’inventaire|**Mise à jour manuelle** dans les notices après le terrain|Peut contenir photo, état, emplacement ; pratique pour noter à la main
606 +|**RecolApp**|Export manuel depuis Flora vers RecolApp|Application mobile hors connexion|**Synchronisation automatique** à l’import|Permet de récoler, créer et modifier les notices de récolement directement depuis l’application.
553 553  
608 +=== Exporter des données pour récoler en déconnecté ===
554 554  
555 -=== Traitement unitaire des anomalies  et suites à donner ===
610 +Avant de pouvoir utiliser des formats papier ou l’application RecolApp, il est impératif que la structure de récolement soit en place dans Flora. Cela signifie que :
556 556  
557 -Dans ce cas de figure il n'est plus possible de travailler en masse, il faudra saisir les anomalies et les suites à données unitairement dans chaque notice récolement
612 +* **La campagne de récolement** doit avoir été créée,
613 +* **Les sous-campagnes** doivent être définies,
614 +* **Les biens à récoler** doivent être ajoutés,
615 +* Et **les notices de récolement** doivent être générées pour chacun de ces biens.
558 558  
559 -(% class="CxSpMiddle" %)
560 -Commençons par aller sur cette notice :
617 +(% class="box infomessage" %)
618 +(((
619 +Ces étapes sont indispensables pour permettre l’export correct des données, que ce soit sous forme de **format d’impression papier** ou de **fichier à injecter dans RecolApp**.
620 +)))
561 561  
562 -[[image:2021-12-30_14h38_16.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
622 +==== Les formats d'impressions pour le récolement sur papier ====
563 563  
564 -(% class="CxSpMiddle" %)
565 -Passons en modification :
624 +Une fois vos campagnes et notices de récolement créées dans Flora, vous pouvez générer des **exports imprimables** pour mener votre campagne sans connexion. Deux formats principaux sont proposés selon votre méthode de travail :
566 566  
567 -[[image:2021-12-30_14h43_40.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
626 +(% class="active" %)|=Format d’impression|=Objectif principal|=Contenu|=Utilisation recommandée
627 +|Fiche de récolement (liste) pour saisie|Suivi global des biens à récoler|Liste tabulaire (une ligne par bien)|Idéal pour cocher ou annoter rapidement sur le terrain
628 +|Fiche de récolement pour saisie|Fiche détaillée par bien à remplir manuellement|Une fiche par notice, champs vierges|Recommandé si vous devez saisir des constats précis, des anomalies ou localisations nouvelles
568 568  
569 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
570 -(% class="small" %)Vue sur la notice de récolement du bien et outils de modification pour entrée en saisie.
630 +(% class="box infomessage" %)
631 +(((
632 +Ces impressions peuvent être emportées sur le terrain, annotées à la main, puis utilisées pour ressaisir ou compléter les notices dans Flora au retour.
633 +)))
571 571  
572 -(% class="CxSpFirst" %)
573 -Nous avons constaté ici la présence de moisissure et un effacement partiel du numéro d’inventaire. Ces deux problèmes vont donc nécessiter l’intervention d’une restauration à moyen terme.
574 574  
575 -(% class="CxSpLast" %)
576 -J’indique donc :
577 577  
578 -* L’état d’avancement de la notice, ici « récolé sur pièce et sur place, suite à donner ».
579 -* Les deux problèmes.
580 -* Les suites à donner.
581 -* Le nom du récoleur.
582 582  
583 -(% class="MsoCaption" %)
584 -[[image:2021-12-30_14h58_49.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
585 585  
586 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
587 -(% style="font-size:11.9px" %)Changement de l'état d'avancement de la notice de "En attente de récolement" à "Récolé sur pièce et sur place, suite à donner".
639 +==== Export RecolApp ====
588 588  
589 -(% class="MsoCaption" %)
590 -[[image:2021-12-30_15h10_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
591 591  
592 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
593 -(% style="font-size:11.9px" %)Les deux problèmes.
594 594  
595 -(% class="MsoCaption" %)
596 -[[image:2021-12-30_15h13_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
597 597  
598 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
599 -(% style="font-size:11.9px" %)Les suites à donner qui peuvent se cumuler.
600 600  
601 -(% class="CxSpMiddle" %)
602 -Nous voyons donc les modifications sur la notice, après un enregistrement, avec en gras l’état d’avancement du récolement pour ce bien.
603 603  
604 -[[image:2021-12-30_15h13_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
605 605  
606 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
607 -(% class="small" %)Résultat d'un récolement d'un bien après enregistrement.
608 608  
609 -(% class="CxSpMiddle" %)
610 -Pour revenir à la liste des notices de récolement, cliquer sur Ré-afficher les récolements de ce niveau... [[image:2021-12-30_15h42_53.png||height="19" width="73"]] Nous constatons désormais sur l’emplacement la présence de 14 biens dans « réalisés sans suite » et d’un bien dans « réalisés suite à donner ».[[image:2021-12-30_15h42_53 copie.png||height="23" width="78"]]
611 611  
612 -[[image:2021-12-30_15h42_53 copie 2.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
613 613  
614 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
615 -(% class="small" %)Réalisé suite à donner.
616 616  
617 -[[image:2021-12-30_15h56_11.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
618 618  
619 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
620 -(% class="small" %)Réalisé sans suite
621 621  
622 -(% id="HRelocalisationsuiteaurE9colement" class="MsoCaption" %)
623 -=== Modification de localisation d'un bien pendant le récolement ===
624 624  
625 -Depuis la version 4.0, la saisie d'un nouvel emplacement de référence ou d'une nouvelle localisation dans la notice de récolement sera automatiquement reportée sur la notice bien l**ors du changement d'état d'avancement de la notice récolement**
654 +
655 +)))
656 +)))|(% style="width:300px" %)(((
657 +(% class="box" %)
658 +(((
659 +**Sommaire**
626 626  
627 -//Exemple : le bien 880.1.1 initialement localisé dans la boite 1006 est trouvé dans la boite 1046//
661 +{{toc depth="3" numbered="true"/}}
628 628  
629 -(% class="MsoCaption" %)
630 -Modifier une fiche récolement [[image:2022-02-25_10h36_53.png||height="32" width="34" class="img-circle img-rounded"]] pour renseigner les nouveaux emplacements et indiquer l'état d'avancement.
663 +
664 +)))
631 631  
632 -[[image:2022-02-25_10h54_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
666 +(% class="box" %)
667 +(((
668 +**Aller plus loin**
633 633  
634 -(% class="MsoCaption" %)
635 -Dans la grille de saisie, se trouve la Localisation actuelle théorique ou ancienne et  l'Emplacement de référence théorique ou ancienne. Elles sont pré-remplies par les informations de la fiche Bien dans les champs Localisation actuelle et Emplacement de référence lors de la génération des fiches de récolement.
670 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
671 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
672 +* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
673 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
636 636  
637 -(% class="box infomessage" %)
675 +* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
676 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
677 +* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
678 +* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
679 +)))
680 +
681 +(% class="box" %)
638 638  (((
639 -Changer les localisations théoriques ou anciennes ne changera pas la localisation sur la fiche Bien mais uniquement sur la fiche Récolement. De plus, La fiche récolement restera présente dans la campagne et dans la liste des fiches de récolement comme auparavant, elle ne sortira pas de la campagne. IL est donc recommandé de ne pas modifier ces champs
683 +**Icônes principales**
640 640  )))
685 +)))
641 641  
642 -[[image:1656937191065-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
643 643  
644 -Plus bas sur la grille de saisie de la fiche Récolement, se trouve la possibilité de saisir le nouvel emplacement
645 645  
646 -[[image:1656937498343-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
647 647  
648 -(% class="box warningmessage" %)
649 -(((
650 -ATTENTION : Pour que ce nouvel emplacement soit reporté sur la notice du bien 880.1.1, il faut modifier l'état d'avancement du récolement, par exemple en le passant à Récolé sur pièce et sur place
651 -)))
652 652  
653 -[[image:1656937677197-202.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
654 654  
655 -L'historique de changement de localisation sera mentionné dans l'historique de récolement sur la notice bien
656 656  
657 -[[image:1656938064489-651.png]]
658 658  
659 659  
660 -[[image:2022-02-25_15h37_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
661 661  
662 -(% id="HETAPE3.1:ImporterdesrE9sultatsderE9colementsaisissurtablette" class="CxSpFirst" %)
663 -=== Importer des résultats de récolement saisis sur tablette via Recol'App ===
664 664  
665 -les données saisies sur tablettes doivent etre récupérées sur un PC connecté à FLora (via un fichier zip exporté depis la tablette)
666 666  
667 -ce fichier zip devra etre déposé dans l'écran d'import des récolements
668 668  
669 -[[image:1662995226581-313.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
670 670  
671 -(% id="HETAPE3.2:ImporterdesdonnE9esderE9colementsaisiessuruntableur" class="CxSpFirst" %)
672 -=== Importer des données de récolement saisies sur un tableur ===
673 673  
674 -L'interface d'import générique de Flora musée (notices et photos) permet d'importer des fichiers tabulés dans la table des biens et la photothèque, notamment pour y créer et y localiser les biens qui n'existaient pas encore dans la table documentaire des biens.
675 675  
676 -Il est aussi possible d'importer des notices de récolement qui n'auraient pas été générés via l'interface de flora (attention au lien sur l'emplacement à récoler dans la campagne), se reporter au manuel d'import
677 677  
678 -[[image:1662995550681-609.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
679 679  
704 +
705 +
706 +
707 +
708 +
709 +
710 +
711 +
712 +
713 +
714 +
715 +
716 +
680 680  (% id="HUtilisationduworkflow" class="CxSpFirst" %)
681 681  == ETAPE 4 : Suivi de l'état d'avancement du plan de récolement ==
682 682  
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