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Modifications pour le document Assurer le récolement des biens

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/25 14:16
Depuis la version 52.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/28 12:29
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À la version 57.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/28 15:35
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -246,7 +246,7 @@
246 246  [[Bouton effacer le filtre.>>image:1753694265836-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
247 247  
248 248  
249 -== Récoler sur pièce et sur place par action rapide ==
249 +== Récoler un bien par action rapide ==
250 250  
251 251  L’action rapide permet de valider un bien sans ouvrir sa notice de récolement. Elle est réservée aux cas sans anomalie à signaler.
252 252  
... ... @@ -276,7 +276,7 @@
276 276  [[Résultat → bien récolé sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753694819576-878.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
277 277  
278 278  
279 -== Récoler sur pièce et sur place en lot ==
279 +== Récoler des biens en lot ==
280 280  
281 281  La validation par lot permet d’appliquer l’action rapide **simultanément à plusieurs notices** de récolement, à condition qu’aucune n’ait d’anomalie à signaler.
282 282  
... ... @@ -314,7 +314,7 @@
314 314  [[Résultat → cinq biens récolés sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753695559458-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
315 315  
316 316  
317 -== Récoler via la notice de récolement ==
317 +== Récoler un bien via la notice de récolement ==
318 318  
319 319  Vous devez passer par la **notice de récolement** dès qu’un **constat ou une anomalie** nécessite un traitement individualisé.
320 320  
... ... @@ -325,6 +325,7 @@
325 325  * Non-conformité avec le registre ou la base
326 326  * Mauvaise localisation
327 327  * Bien non vu, détruit ou manquant
328 +* Saisie d'un constat d'état complémentaire
328 328  
329 329  (((
330 330  Procédure à suivre :
... ... @@ -337,37 +337,84 @@
337 337  * Précisez la **nature du problème dans les champs dédiés**
338 338  * Indiquez la ou les **suites à donner** (à traiter,à marquer, à inventorier, déposer plainte, etc.)
339 339  )))
340 -1. Mettez à jour** la date, l'agent récoleur et l’état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, suites à donner)
341 +1. Mettez à jour** la date, l'agent récoleur et l’état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, suites à donner)
341 341  1. Cliquez sur **Enregistrer **: la notice est à jour et intègre vos constats.
342 342  
343 -[[Choix notice de bien à récoler et clic sur le bouton modifier.>>image:1753698447721-800.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
344 +[[Choix notice de bien à récoler et clic sur le bouton modifier.>>image:1753698865086-809.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
344 344  
345 345  
346 346  [[Notice de récolement → saisie des anomalies et enregistrement.>>image:1753698189331-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
347 347  
348 348  
349 -[[Résultat → bien récolé avec des suites à donner.>>image:1753698284257-229.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
350 +[[Résultat → affichage du bien récolé avec des suites à donner.>>image:1753698284257-229.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
350 350  
351 -
352 +
353 +== Naviguer entre notice de récolement, biens et sous-campagne ==
354 +
355 +Une fois la notice de récolement mise à jour, vous pouvez à tout moment **consulter l’ensemble des données saisies** (constats, état d’avancement, suites à donner, etc.).
356 +
357 +Procédure :
358 +
359 +1. Rendez-vous dans la **liste des biens à récoler**
360 +1. Repérez le bien concerné
361 +1. Cliquez sur l’**icône loupe** située à gauche de la ligne du bien. Vous accédez à la **notice complète de récolement**, avec tous les champs renseignés et modifiables selon vos droits.
362 +1. Pour revenir à la sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée**, en haut à droite de l’écran.
363 +
364 +(% class="box infomessage" %)
365 +(((
366 +Astuce : vous pouvez également accéder à cette fiche depuis la notice du bien, via les champs **Récolement en cours** ou **Dernier récolement**.
352 352  )))
353 353  
354 -== Connaître les états d'avancement d'une notice de récolement ==
369 +[[Depuis une sous-campagne → clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753698904656-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
355 355  
356 356  
357 -|(% style="width:122px" %)Icône|(% style="width:672px" %)État
358 -|(% style="width:122px" %)[[image:1753697301456-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Récolé sur pièce et sur place avec ou sans anomalies mineures
359 -|(% style="width:122px" %)[[image:1753697279492-248.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Récolé non vu, manquant ou détruit (anomalies majeures)
360 -|(% style="width:122px" %)[[image:1753697256223-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)En attente de récolement
372 +[[Depuis un bien  → champ **Dernier récolement **: clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753707109840-484.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
361 361  
362 -(% class="wikigeneratedid" %)
363 -[[image:1753697372537-107.png]]
364 364  
365 -== Re localiser pendant le récolement ==
375 +[[Résultat → affichage de la notice de récolement avec les données saisies.>>image:1753698940640-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
376 +)))
366 366  
367 367  
379 +
380 +
381 +[[Notice de récolement → clic sur la loupe pour revenir à la sous-campagne de récolement. >>image:1753707203678-608.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
382 +
383 +
384 +[[Résultat → affichage de la sous-campagne de récolement.>>image:1753707373097-989.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
385 +
386 +
387 +== Comprendre l’état d’avancement des notices de récolement ==
388 +
389 +Dans chaque **sous-campagne**, les notices de biens sont accompagnées d’une **icône colorée** indiquant leur **état d’avancement**. Ces codes visuels vous permettent de **suivre facilement la progression du récolement** et d’identifier rapidement les situations à traiter.
390 +
391 +Les icônes apparaissent dans la **colonne centrale**, à gauche de chaque ligne de bien :
392 +
393 +|(% style="width:122px" %)**Icône**|(% style="width:672px" %)**État de la notice**
394 +|(% style="width:122px" %)[[image:1753697301456-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé sur pièce et sur place; avec ou sans anomalies mineures, ou bien retrouvé
395 +|(% style="width:122px" %)[[image:1753697279492-248.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé non vu, manquant ou détruit (anomalies majeures)
396 +|(% style="width:122px" %)[[image:1753697256223-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien en attente de récolement
397 +
398 +(% class="box infomessage" %)
399 +(((
400 +Astuce : vous pouvez **filtrer** les notices selon ces états grâce au **filtre par état d’avancement**.
401 +Pour cela, cliquez sur l’**icône entonnoir** dans la barre d’outils des récolements, sélectionnez l’état souhaité, puis cliquez sur **Valider**.
402 +Pour annuler le filtre, cliquez de nouveau sur l’entonnoir, puis sur **Effacer**.
403 +)))
404 +
405 +[[Sous-campagne de récolement → affichage des états d'avancement.>>image:1753697372537-107.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
406 +
407 +== Relocaliser un bien pendant le récolement ==
408 +
409 +Le récolement est souvent l’occasion de constater que certains biens ne se trouvent **pas à leur emplacement théorique**. Flora permet alors de **corriger la localisation** directement depuis la notice de récolement.
410 +
411 +(% class="box warningmessage" %)
412 +(((
413 +La **relocalisation n'est effective** dans la notice du bien que si vous modifiez l’**état d’avancement** de la notice de récolement. La simple saisie d’un nouvel emplacement ne suffit pas.
414 +)))
415 +
368 368  === Notions d'emplacements ===
369 369  
370 -Dans Flora, plusieurs notions de localisation coexistent pour assurer un suivi précis, notamment lors d’un récolement. Le changement de localisation n’est pris en compte dans la fiche bien que si l’état d’avancement de la fiche récolement est modifié et que les nouveaux emplacements (référence ou nouvelle localisation temporaire) sont remplis.
418 +Dans Flora, plusieurs types de localisation coexistent pour assurer un suivi rigoureux des mouvements des biens, notamment lors du récolement. Ce tableau vous aide à bien appréhender les différences :
371 371  
372 372  (% class="active" %)|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
373 373  Terme​
... ... @@ -420,15 +420,41 @@
420 420  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
421 421  Sert à signaler un changement temporaire de place​
422 422  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
423 -Non.
471 +Non, valeur uniquement informative
424 424  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
425 425  Localisation temporaire​
426 426  )))
427 427  
476 +=== Procédure pour relocaliser un bien ===
428 428  
478 +1. **Rendez-vous dans la sous-campagne** de récolement.
479 +1. **Cliquez sur l'icône crayon **à gauche du bien concerné pour modifier la notice de récolement.
480 +1. (((
481 +Dans les champs dédiés :
429 429  
483 +* Renseignez le **nouvel emplacement de référence**, si le changement est définitif.
484 +* Ou saisissez une **nouvelle localisation temporaire**, si le déplacement est ponctuel.
485 +)))
486 +1. Mettez à jour l’**état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, Récolés sur pièce et sur place, emplacement modifié, suites à donner, etc.).
487 +1. Cliquez sur **Enregistrer**.
488 +
489 +(% class="box warningmessage" %)
490 +(((
491 +La modification ne sera **propagée dans la notice du bien** qu’à l’enregistrement, **à condition que l’état d'avancement ait bien été mis à jour**.
492 +)))
493 +
494 +[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton modifier. >>image:1753708743299-288.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
495 +
496 +
497 +[[Notice de récolement → saisie d'un nouvel emplacement de référence et modification de l'état d'avancement.>>image:1753709395401-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
498 +
499 +
500 +[[Résultat sur la notice du bien → emplacement de référence automatiquement modifié.>>image:1753709019438-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
501 +
502 +
430 430  == Saisir des informations manquantes sur la notice du bien ==
431 431  
505 +
432 432  == Ajouter un bien à la liste des biens à récoler ==
433 433  
434 434  == Connaître les exports pour récoler sans outil informatique ==
... ... @@ -551,114 +551,11 @@
551 551  (% class="CxSpMiddle" %)
552 552  Les exports Excel complet ou 18colonnes n’affichent pas l’image, mais si la colonne Image n’est pas vide (elle contient une url d’accès à l’image), vous saurez que la photo existe.
553 553  
628 +
554 554  
555 -=== Traitement unitaire des anomalies  et suites à donner ===
630 +
556 556  
557 -Dans ce cas de figure il n'est plus possible de travailler en masse, il faudra saisir les anomalies et les suites à données unitairement dans chaque notice récolement
558 558  
559 -(% class="CxSpMiddle" %)
560 -Commençons par aller sur cette notice :
561 -
562 -[[image:2021-12-30_14h38_16.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
563 -
564 -(% class="CxSpMiddle" %)
565 -Passons en modification :
566 -
567 -[[image:2021-12-30_14h43_40.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
568 -
569 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
570 -(% class="small" %)Vue sur la notice de récolement du bien et outils de modification pour entrée en saisie.
571 -
572 -(% class="CxSpFirst" %)
573 -Nous avons constaté ici la présence de moisissure et un effacement partiel du numéro d’inventaire. Ces deux problèmes vont donc nécessiter l’intervention d’une restauration à moyen terme.
574 -
575 -(% class="CxSpLast" %)
576 -J’indique donc :
577 -
578 -* L’état d’avancement de la notice, ici « récolé sur pièce et sur place, suite à donner ».
579 -* Les deux problèmes.
580 -* Les suites à donner.
581 -* Le nom du récoleur.
582 -
583 -(% class="MsoCaption" %)
584 -[[image:2021-12-30_14h58_49.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
585 -
586 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
587 -(% style="font-size:11.9px" %)Changement de l'état d'avancement de la notice de "En attente de récolement" à "Récolé sur pièce et sur place, suite à donner".
588 -
589 -(% class="MsoCaption" %)
590 -[[image:2021-12-30_15h10_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
591 -
592 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
593 -(% style="font-size:11.9px" %)Les deux problèmes.
594 -
595 -(% class="MsoCaption" %)
596 -[[image:2021-12-30_15h13_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
597 -
598 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
599 -(% style="font-size:11.9px" %)Les suites à donner qui peuvent se cumuler.
600 -
601 -(% class="CxSpMiddle" %)
602 -Nous voyons donc les modifications sur la notice, après un enregistrement, avec en gras l’état d’avancement du récolement pour ce bien.
603 -
604 -[[image:2021-12-30_15h13_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
605 -
606 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
607 -(% class="small" %)Résultat d'un récolement d'un bien après enregistrement.
608 -
609 -(% class="CxSpMiddle" %)
610 -Pour revenir à la liste des notices de récolement, cliquer sur Ré-afficher les récolements de ce niveau... [[image:2021-12-30_15h42_53.png||height="19" width="73"]] Nous constatons désormais sur l’emplacement la présence de 14 biens dans « réalisés sans suite » et d’un bien dans « réalisés suite à donner ».[[image:2021-12-30_15h42_53 copie.png||height="23" width="78"]]
611 -
612 -[[image:2021-12-30_15h42_53 copie 2.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
613 -
614 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
615 -(% class="small" %)Réalisé suite à donner.
616 -
617 -[[image:2021-12-30_15h56_11.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
618 -
619 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
620 -(% class="small" %)Réalisé sans suite
621 -
622 -(% id="HRelocalisationsuiteaurE9colement" class="MsoCaption" %)
623 -=== Modification de localisation d'un bien pendant le récolement ===
624 -
625 -Depuis la version 4.0, la saisie d'un nouvel emplacement de référence ou d'une nouvelle localisation dans la notice de récolement sera automatiquement reportée sur la notice bien l**ors du changement d'état d'avancement de la notice récolement**
626 -
627 -//Exemple : le bien 880.1.1 initialement localisé dans la boite 1006 est trouvé dans la boite 1046//
628 -
629 -(% class="MsoCaption" %)
630 -Modifier une fiche récolement [[image:2022-02-25_10h36_53.png||height="32" width="34" class="img-circle img-rounded"]] pour renseigner les nouveaux emplacements et indiquer l'état d'avancement.
631 -
632 -[[image:2022-02-25_10h54_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
633 -
634 -(% class="MsoCaption" %)
635 -Dans la grille de saisie, se trouve la Localisation actuelle théorique ou ancienne et  l'Emplacement de référence théorique ou ancienne. Elles sont pré-remplies par les informations de la fiche Bien dans les champs Localisation actuelle et Emplacement de référence lors de la génération des fiches de récolement.
636 -
637 -(% class="box infomessage" %)
638 -(((
639 -Changer les localisations théoriques ou anciennes ne changera pas la localisation sur la fiche Bien mais uniquement sur la fiche Récolement. De plus, La fiche récolement restera présente dans la campagne et dans la liste des fiches de récolement comme auparavant, elle ne sortira pas de la campagne. IL est donc recommandé de ne pas modifier ces champs
640 -)))
641 -
642 -[[image:1656937191065-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
643 -
644 -Plus bas sur la grille de saisie de la fiche Récolement, se trouve la possibilité de saisir le nouvel emplacement
645 -
646 -[[image:1656937498343-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
647 -
648 -(% class="box warningmessage" %)
649 -(((
650 -ATTENTION : Pour que ce nouvel emplacement soit reporté sur la notice du bien 880.1.1, il faut modifier l'état d'avancement du récolement, par exemple en le passant à Récolé sur pièce et sur place
651 -)))
652 -
653 -[[image:1656937677197-202.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
654 -
655 -L'historique de changement de localisation sera mentionné dans l'historique de récolement sur la notice bien
656 -
657 -[[image:1656938064489-651.png]]
658 -
659 -
660 -[[image:2022-02-25_15h37_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
661 -
662 662  (% id="HETAPE3.1:ImporterdesrE9sultatsderE9colementsaisissurtablette" class="CxSpFirst" %)
663 663  === Importer des résultats de récolement saisis sur tablette via Recol'App ===
664 664  
... ... @@ -668,15 +668,10 @@
668 668  
669 669  [[image:1662995226581-313.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
670 670  
671 -(% id="HETAPE3.2:ImporterdesdonnE9esderE9colementsaisiessuruntableur" class="CxSpFirst" %)
672 -=== Importer des données de récolement saisies sur un tableur ===
642 +
673 673  
674 -L'interface d'import générique de Flora musée (notices et photos) permet d'importer des fichiers tabulés dans la table des biens et la photothèque, notamment pour y créer et y localiser les biens qui n'existaient pas encore dans la table documentaire des biens.
644 +
675 675  
676 -Il est aussi possible d'importer des notices de récolement qui n'auraient pas été générés via l'interface de flora (attention au lien sur l'emplacement à récoler dans la campagne), se reporter au manuel d'import
677 -
678 -[[image:1662995550681-609.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
679 -
680 680  (% id="HUtilisationduworkflow" class="CxSpFirst" %)
681 681  == ETAPE 4 : Suivi de l'état d'avancement du plan de récolement ==
682 682  
1753698865086-809.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
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Contenu
1753698904656-316.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +235.5 KB
Contenu
1753698940640-154.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
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