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Modifications pour le document Assurer le récolement des biens

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/25 14:16
Depuis la version 51.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/28 12:16
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À la version 57.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/28 15:35
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -246,7 +246,7 @@
246 246  [[Bouton effacer le filtre.>>image:1753694265836-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
247 247  
248 248  
249 -== Récoler sur pièce et sur place par action rapide ==
249 +== Récoler un bien par action rapide ==
250 250  
251 251  L’action rapide permet de valider un bien sans ouvrir sa notice de récolement. Elle est réservée aux cas sans anomalie à signaler.
252 252  
... ... @@ -276,7 +276,7 @@
276 276  [[Résultat → bien récolé sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753694819576-878.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
277 277  
278 278  
279 -== Récoler sur pièce et sur place en lot ==
279 +== Récoler des biens en lot ==
280 280  
281 281  La validation par lot permet d’appliquer l’action rapide **simultanément à plusieurs notices** de récolement, à condition qu’aucune n’ait d’anomalie à signaler.
282 282  
... ... @@ -311,47 +311,111 @@
311 311  [[Message de confirmation.>>image:1753695520521-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
312 312  
313 313  
314 -[[Résultat → 5 biens récolés sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753695559458-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
314 +[[Résultat → cinq biens récolés sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753695559458-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
315 315  
316 316  
317 -== Récoler via la notice de récolement ==
317 +== Récoler un bien via la notice de récolement ==
318 318  
319 -Ce mode de saisie est **obligatoire** dès qu’une **anomalie ou une non-conformité** est constatée lors du récolement.
319 +Vous devez passer par la **notice de récolement** dès qu’un **constat ou une anomalie** nécessite un traitement individualisé.
320 320  
321 ->(% class="small" %)Exemples de cas concernés :Marquage défaillant ou absent
322 ->(% class="small" %)État de conservation dégradé
323 ->(% class="small" %)Non-conformité avec le registre ou la base
324 ->(% class="small" %)Mauvaise localisation
325 ->(% class="small" %)Bien non vu, détruit ou manquant
321 +Cette méthode est **obligatoire** dans les cas suivants :
326 326  
323 +* Marquage défaillant ou absent
324 +* État de conservation dégradé
325 +* Non-conformité avec le registre ou la base
326 +* Mauvaise localisation
327 +* Bien non vu, détruit ou manquant
328 +* Saisie d'un constat d'état complémentaire
329 +
327 327  (((
328 -
331 +Procédure à suivre :
329 329  
330 -
333 +1. Positionnez-vous sur la notice du bien concerné dans la liste des biens à récoler
334 +1. Cliquez sur l’**icône crayon** pour modifier la **notice de récolement**
335 +1. (((
336 +Renseignez les anomalies constatées :
337 +
338 +* Précisez la **nature du problème dans les champs dédiés**
339 +* Indiquez la ou les **suites à donner** (à traiter,à marquer, à inventorier, déposer plainte, etc.)
331 331  )))
341 +1. Mettez à jour** la date, l'agent récoleur et l’état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, suites à donner)
342 +1. Cliquez sur **Enregistrer **: la notice est à jour et intègre vos constats.
332 332  
344 +[[Choix notice de bien à récoler et clic sur le bouton modifier.>>image:1753698865086-809.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
333 333  
334 334  
347 +[[Notice de récolement → saisie des anomalies et enregistrement.>>image:1753698189331-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
335 335  
336 -== Connaître les états d'avancement d'une notice de récolement ==
337 337  
350 +[[Résultat → affichage du bien récolé avec des suites à donner.>>image:1753698284257-229.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
338 338  
339 339  
353 +== Naviguer entre notice de récolement, biens et sous-campagne ==
340 340  
341 -|(% style="width:122px" %)Icône|(% style="width:672px" %)État
342 -|(% style="width:122px" %)[[image:1753697301456-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Récolé sur pièce et sur place
343 -|(% style="width:122px" %)[[image:1753697279492-248.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Récolé non vu, manquant ou détruit
344 -|(% style="width:122px" %)[[image:1753697256223-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)En attente de récolement
355 +Une fois la notice de récolement mise à jour, vous pouvez à tout moment **consulter l’ensemble des données saisies** (constats, état d’avancement, suites à donner, etc.).
345 345  
346 -(% class="wikigeneratedid" %)
347 -[[image:1753697372537-107.png]]
357 +Procédure :
348 348  
349 -== Re localiser pendant le récolement ==
359 +1. Rendez-vous dans la **liste des biens à récoler**
360 +1. Repérez le bien concerné
361 +1. Cliquez sur l’**icône loupe** située à gauche de la ligne du bien. Vous accédez à la **notice complète de récolement**, avec tous les champs renseignés et modifiables selon vos droits.
362 +1. Pour revenir à la sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée**, en haut à droite de l’écran.
350 350  
364 +(% class="box infomessage" %)
365 +(((
366 +Astuce : vous pouvez également accéder à cette fiche depuis la notice du bien, via les champs **Récolement en cours** ou **Dernier récolement**.
367 +)))
351 351  
369 +[[Depuis une sous-campagne → clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753698904656-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
370 +
371 +
372 +[[Depuis un bien  → champ **Dernier récolement **: clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753707109840-484.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
373 +
374 +
375 +[[Résultat → affichage de la notice de récolement avec les données saisies.>>image:1753698940640-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
376 +)))
377 +
378 +
379 +
380 +
381 +[[Notice de récolement → clic sur la loupe pour revenir à la sous-campagne de récolement. >>image:1753707203678-608.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
382 +
383 +
384 +[[Résultat → affichage de la sous-campagne de récolement.>>image:1753707373097-989.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
385 +
386 +
387 +== Comprendre l’état d’avancement des notices de récolement ==
388 +
389 +Dans chaque **sous-campagne**, les notices de biens sont accompagnées d’une **icône colorée** indiquant leur **état d’avancement**. Ces codes visuels vous permettent de **suivre facilement la progression du récolement** et d’identifier rapidement les situations à traiter.
390 +
391 +Les icônes apparaissent dans la **colonne centrale**, à gauche de chaque ligne de bien :
392 +
393 +|(% style="width:122px" %)**Icône**|(% style="width:672px" %)**État de la notice**
394 +|(% style="width:122px" %)[[image:1753697301456-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé sur pièce et sur place; avec ou sans anomalies mineures, ou bien retrouvé
395 +|(% style="width:122px" %)[[image:1753697279492-248.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé non vu, manquant ou détruit (anomalies majeures)
396 +|(% style="width:122px" %)[[image:1753697256223-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien en attente de récolement
397 +
398 +(% class="box infomessage" %)
399 +(((
400 +Astuce : vous pouvez **filtrer** les notices selon ces états grâce au **filtre par état d’avancement**.
401 +Pour cela, cliquez sur l’**icône entonnoir** dans la barre d’outils des récolements, sélectionnez l’état souhaité, puis cliquez sur **Valider**.
402 +Pour annuler le filtre, cliquez de nouveau sur l’entonnoir, puis sur **Effacer**.
403 +)))
404 +
405 +[[Sous-campagne de récolement → affichage des états d'avancement.>>image:1753697372537-107.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
406 +
407 +== Relocaliser un bien pendant le récolement ==
408 +
409 +Le récolement est souvent l’occasion de constater que certains biens ne se trouvent **pas à leur emplacement théorique**. Flora permet alors de **corriger la localisation** directement depuis la notice de récolement.
410 +
411 +(% class="box warningmessage" %)
412 +(((
413 +La **relocalisation n'est effective** dans la notice du bien que si vous modifiez l’**état d’avancement** de la notice de récolement. La simple saisie d’un nouvel emplacement ne suffit pas.
414 +)))
415 +
352 352  === Notions d'emplacements ===
353 353  
354 -Dans Flora, plusieurs notions de localisation coexistent pour assurer un suivi précis, notamment lors d’un récolement. Le changement de localisation n’est pris en compte dans la fiche bien que si l’état d’avancement de la fiche récolement est modifié et que les nouveaux emplacements (référence ou nouvelle localisation temporaire) sont remplis.
418 +Dans Flora, plusieurs types de localisation coexistent pour assurer un suivi rigoureux des mouvements des biens, notamment lors du récolement. Ce tableau vous aide à bien appréhender les différences :
355 355  
356 356  (% class="active" %)|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
357 357  Terme​
... ... @@ -404,15 +404,41 @@
404 404  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
405 405  Sert à signaler un changement temporaire de place​
406 406  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
407 -Non.
471 +Non, valeur uniquement informative
408 408  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
409 409  Localisation temporaire​
410 410  )))
411 411  
476 +=== Procédure pour relocaliser un bien ===
412 412  
478 +1. **Rendez-vous dans la sous-campagne** de récolement.
479 +1. **Cliquez sur l'icône crayon **à gauche du bien concerné pour modifier la notice de récolement.
480 +1. (((
481 +Dans les champs dédiés :
413 413  
483 +* Renseignez le **nouvel emplacement de référence**, si le changement est définitif.
484 +* Ou saisissez une **nouvelle localisation temporaire**, si le déplacement est ponctuel.
485 +)))
486 +1. Mettez à jour l’**état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, Récolés sur pièce et sur place, emplacement modifié, suites à donner, etc.).
487 +1. Cliquez sur **Enregistrer**.
488 +
489 +(% class="box warningmessage" %)
490 +(((
491 +La modification ne sera **propagée dans la notice du bien** qu’à l’enregistrement, **à condition que l’état d'avancement ait bien été mis à jour**.
492 +)))
493 +
494 +[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton modifier. >>image:1753708743299-288.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
495 +
496 +
497 +[[Notice de récolement → saisie d'un nouvel emplacement de référence et modification de l'état d'avancement.>>image:1753709395401-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
498 +
499 +
500 +[[Résultat sur la notice du bien → emplacement de référence automatiquement modifié.>>image:1753709019438-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
501 +
502 +
414 414  == Saisir des informations manquantes sur la notice du bien ==
415 415  
505 +
416 416  == Ajouter un bien à la liste des biens à récoler ==
417 417  
418 418  == Connaître les exports pour récoler sans outil informatique ==
... ... @@ -535,114 +535,11 @@
535 535  (% class="CxSpMiddle" %)
536 536  Les exports Excel complet ou 18colonnes n’affichent pas l’image, mais si la colonne Image n’est pas vide (elle contient une url d’accès à l’image), vous saurez que la photo existe.
537 537  
628 +
538 538  
539 -=== Traitement unitaire des anomalies  et suites à donner ===
630 +
540 540  
541 -Dans ce cas de figure il n'est plus possible de travailler en masse, il faudra saisir les anomalies et les suites à données unitairement dans chaque notice récolement
542 542  
543 -(% class="CxSpMiddle" %)
544 -Commençons par aller sur cette notice :
545 -
546 -[[image:2021-12-30_14h38_16.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
547 -
548 -(% class="CxSpMiddle" %)
549 -Passons en modification :
550 -
551 -[[image:2021-12-30_14h43_40.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
552 -
553 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
554 -(% class="small" %)Vue sur la notice de récolement du bien et outils de modification pour entrée en saisie.
555 -
556 -(% class="CxSpFirst" %)
557 -Nous avons constaté ici la présence de moisissure et un effacement partiel du numéro d’inventaire. Ces deux problèmes vont donc nécessiter l’intervention d’une restauration à moyen terme.
558 -
559 -(% class="CxSpLast" %)
560 -J’indique donc :
561 -
562 -* L’état d’avancement de la notice, ici « récolé sur pièce et sur place, suite à donner ».
563 -* Les deux problèmes.
564 -* Les suites à donner.
565 -* Le nom du récoleur.
566 -
567 -(% class="MsoCaption" %)
568 -[[image:2021-12-30_14h58_49.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
569 -
570 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
571 -(% style="font-size:11.9px" %)Changement de l'état d'avancement de la notice de "En attente de récolement" à "Récolé sur pièce et sur place, suite à donner".
572 -
573 -(% class="MsoCaption" %)
574 -[[image:2021-12-30_15h10_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
575 -
576 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
577 -(% style="font-size:11.9px" %)Les deux problèmes.
578 -
579 -(% class="MsoCaption" %)
580 -[[image:2021-12-30_15h13_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
581 -
582 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
583 -(% style="font-size:11.9px" %)Les suites à donner qui peuvent se cumuler.
584 -
585 -(% class="CxSpMiddle" %)
586 -Nous voyons donc les modifications sur la notice, après un enregistrement, avec en gras l’état d’avancement du récolement pour ce bien.
587 -
588 -[[image:2021-12-30_15h13_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
589 -
590 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
591 -(% class="small" %)Résultat d'un récolement d'un bien après enregistrement.
592 -
593 -(% class="CxSpMiddle" %)
594 -Pour revenir à la liste des notices de récolement, cliquer sur Ré-afficher les récolements de ce niveau... [[image:2021-12-30_15h42_53.png||height="19" width="73"]] Nous constatons désormais sur l’emplacement la présence de 14 biens dans « réalisés sans suite » et d’un bien dans « réalisés suite à donner ».[[image:2021-12-30_15h42_53 copie.png||height="23" width="78"]]
595 -
596 -[[image:2021-12-30_15h42_53 copie 2.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
597 -
598 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
599 -(% class="small" %)Réalisé suite à donner.
600 -
601 -[[image:2021-12-30_15h56_11.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
602 -
603 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
604 -(% class="small" %)Réalisé sans suite
605 -
606 -(% id="HRelocalisationsuiteaurE9colement" class="MsoCaption" %)
607 -=== Modification de localisation d'un bien pendant le récolement ===
608 -
609 -Depuis la version 4.0, la saisie d'un nouvel emplacement de référence ou d'une nouvelle localisation dans la notice de récolement sera automatiquement reportée sur la notice bien l**ors du changement d'état d'avancement de la notice récolement**
610 -
611 -//Exemple : le bien 880.1.1 initialement localisé dans la boite 1006 est trouvé dans la boite 1046//
612 -
613 -(% class="MsoCaption" %)
614 -Modifier une fiche récolement [[image:2022-02-25_10h36_53.png||height="32" width="34" class="img-circle img-rounded"]] pour renseigner les nouveaux emplacements et indiquer l'état d'avancement.
615 -
616 -[[image:2022-02-25_10h54_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
617 -
618 -(% class="MsoCaption" %)
619 -Dans la grille de saisie, se trouve la Localisation actuelle théorique ou ancienne et  l'Emplacement de référence théorique ou ancienne. Elles sont pré-remplies par les informations de la fiche Bien dans les champs Localisation actuelle et Emplacement de référence lors de la génération des fiches de récolement.
620 -
621 -(% class="box infomessage" %)
622 -(((
623 -Changer les localisations théoriques ou anciennes ne changera pas la localisation sur la fiche Bien mais uniquement sur la fiche Récolement. De plus, La fiche récolement restera présente dans la campagne et dans la liste des fiches de récolement comme auparavant, elle ne sortira pas de la campagne. IL est donc recommandé de ne pas modifier ces champs
624 -)))
625 -
626 -[[image:1656937191065-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
627 -
628 -Plus bas sur la grille de saisie de la fiche Récolement, se trouve la possibilité de saisir le nouvel emplacement
629 -
630 -[[image:1656937498343-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
631 -
632 -(% class="box warningmessage" %)
633 -(((
634 -ATTENTION : Pour que ce nouvel emplacement soit reporté sur la notice du bien 880.1.1, il faut modifier l'état d'avancement du récolement, par exemple en le passant à Récolé sur pièce et sur place
635 -)))
636 -
637 -[[image:1656937677197-202.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
638 -
639 -L'historique de changement de localisation sera mentionné dans l'historique de récolement sur la notice bien
640 -
641 -[[image:1656938064489-651.png]]
642 -
643 -
644 -[[image:2022-02-25_15h37_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
645 -
646 646  (% id="HETAPE3.1:ImporterdesrE9sultatsderE9colementsaisissurtablette" class="CxSpFirst" %)
647 647  === Importer des résultats de récolement saisis sur tablette via Recol'App ===
648 648  
... ... @@ -652,15 +652,10 @@
652 652  
653 653  [[image:1662995226581-313.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
654 654  
655 -(% id="HETAPE3.2:ImporterdesdonnE9esderE9colementsaisiessuruntableur" class="CxSpFirst" %)
656 -=== Importer des données de récolement saisies sur un tableur ===
642 +
657 657  
658 -L'interface d'import générique de Flora musée (notices et photos) permet d'importer des fichiers tabulés dans la table des biens et la photothèque, notamment pour y créer et y localiser les biens qui n'existaient pas encore dans la table documentaire des biens.
644 +
659 659  
660 -Il est aussi possible d'importer des notices de récolement qui n'auraient pas été générés via l'interface de flora (attention au lien sur l'emplacement à récoler dans la campagne), se reporter au manuel d'import
661 -
662 -[[image:1662995550681-609.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
663 -
664 664  (% id="HUtilisationduworkflow" class="CxSpFirst" %)
665 665  == ETAPE 4 : Suivi de l'état d'avancement du plan de récolement ==
666 666  
1753698189331-358.png
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