Modifications pour le document Assurer le récolement des biens
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Résumé
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Détails
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- Contenu
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... ... @@ -4,7 +4,7 @@ 4 4 |(% style="width:840px" %)((( 5 5 (% class="box" %) 6 6 ((( 7 - NaLe récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.7 +Le récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**. 8 8 9 9 Ce guide vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre du récolement décennal dans Flora. 10 10 ))) ... ... @@ -200,7 +200,7 @@ 200 200 201 201 == Éditer le planning d'une campagne == 202 202 203 -Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le **format d’impressionListe des emplacements**.203 +Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le format d’impression** Liste des emplacements**. 204 204 Ce document affiche les **dates prévisionnelles de récolement** des espaces liés à la campagne, et peut ensuite être **imprimé pour diffusion ou affichage**. 205 205 206 206 [[Campagne → choix format d’impression** Liste des emplacements**. >>image:1753692557528-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] ... ... @@ -246,7 +246,7 @@ 246 246 [[Bouton effacer le filtre.>>image:1753694265836-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 247 247 248 248 249 -== Récoler surpièceet surplace par action rapide ==249 +== Récoler un bien par action rapide == 250 250 251 251 L’action rapide permet de valider un bien sans ouvrir sa notice de récolement. Elle est réservée aux cas sans anomalie à signaler. 252 252 ... ... @@ -276,7 +276,7 @@ 276 276 [[Résultat → bien récolé sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753694819576-878.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 277 277 278 278 279 -== Récoler s urpièceetsur placeen lot ==279 +== Récoler des biens en lot == 280 280 281 281 La validation par lot permet d’appliquer l’action rapide **simultanément à plusieurs notices** de récolement, à condition qu’aucune n’ait d’anomalie à signaler. 282 282 ... ... @@ -311,26 +311,113 @@ 311 311 [[Message de confirmation.>>image:1753695520521-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 312 312 313 313 314 -[[Résultat → 5biens récolés sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753695559458-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]314 +[[Résultat → cinq biens récolés sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753695559458-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 315 315 316 316 317 -== Récoler via la notice de récolement == 317 +== Récoler un bien via la notice de récolement == 318 318 319 +Vous devez passer par la **notice de récolement** dès qu’un **constat ou une anomalie** nécessite un traitement individualisé. 319 319 320 - ==Connaître mesétatsd'avancementd'une notice derécolement==321 +Cette méthode est **obligatoire** dans les cas suivants : 321 321 323 +* Marquage défaillant ou absent 324 +* État de conservation dégradé 325 +* Non-conformité avec le registre ou la base 326 +* Mauvaise localisation 327 +* Bien non vu, détruit ou manquant 328 +* Saisie d'un constat d'état complémentaire 322 322 323 -|(% style="width:122px" %)Icône|(% style="width:672px" %)État 324 -|(% style="width:122px" %) |(% style="width:672px" %)Récolé sur pièce et sur place 325 -|(% style="width:122px" %) |(% style="width:672px" %)Récolé non vu, manquant ou détruit 326 -|(% style="width:122px" %) |(% style="width:672px" %)En attente de récolement 330 +((( 331 +Procédure à suivre : 327 327 328 -== Re localiser pendant le récolement == 333 +1. Positionnez-vous sur la notice du bien concerné dans la liste des biens à récoler 334 +1. Cliquez sur l’**icône crayon** pour modifier la **notice de récolement** 335 +1. ((( 336 +Renseignez les anomalies constatées : 329 329 338 +* Précisez la **nature du problème dans les champs dédiés** 339 +* Indiquez la ou les **suites à donner** (à traiter,à marquer, à inventorier, déposer plainte, etc.) 340 +))) 341 +1. Mettez à jour** la date, l'agent récoleur et l’état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, suites à donner) 342 +1. Cliquez sur **Enregistrer **: la notice est à jour et intègre vos constats. 330 330 344 +[[Choix notice de bien à récoler et clic sur le bouton modifier.>>image:1753698865086-809.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 345 + 346 + 347 +[[Notice de récolement → saisie des anomalies et enregistrement.>>image:1753698189331-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 348 + 349 + 350 +[[Résultat → affichage du bien récolé avec des suites à donner.>>image:1753698284257-229.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 351 + 352 + 353 +== Naviguer entre notice de récolement, biens et sous-campagne == 354 + 355 +Une fois la notice de récolement mise à jour, vous pouvez à tout moment **consulter l’ensemble des données saisies** (constats, état d’avancement, suites à donner, etc.). 356 + 357 +Procédure : 358 + 359 +1. Rendez-vous dans la **liste des biens à récoler** 360 +1. Repérez le bien concerné 361 +1. Cliquez sur l’**icône loupe** située à gauche de la ligne du bien. Vous accédez à la **notice complète de récolement**, avec tous les champs renseignés et modifiables selon vos droits. 362 +1. Pour revenir à la sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée**, en haut à droite de l’écran. 363 + 364 +(% class="box infomessage" %) 365 +((( 366 +Astuce : vous pouvez également accéder à cette fiche depuis la notice du bien, via les champs **Récolement en cours** ou **Dernier récolement**. 367 +))) 368 + 369 +[[Depuis une sous-campagne → clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753698904656-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 370 + 371 + 372 +[[Depuis un bien → champ **Dernier récolement **: clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753707109840-484.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 373 + 374 + 375 +[[Résultat → affichage de la notice de récolement avec les données saisies.>>image:1753698940640-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 376 +))) 377 + 378 + 379 + 380 + 381 + 382 + 383 +[[Notice de récolement → clic sur la loupe pour revenir à la sous-campagne de récolement. >>image:1753712642619-341.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 384 + 385 + 386 +[[Résultat → affichage de la sous-campagne de récolement.>>image:1753712721709-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 387 + 388 + 389 +== Comprendre l’état d’avancement des notices de récolement == 390 + 391 +Dans chaque **sous-campagne**, les notices de biens sont accompagnées d’une **icône colorée** indiquant leur **état d’avancement**. Ces codes visuels vous permettent de **suivre facilement la progression du récolement** et d’identifier rapidement les situations à traiter. 392 + 393 +Les icônes apparaissent dans la **colonne centrale**, à gauche de chaque ligne de bien : 394 + 395 +|(% style="width:122px" %)**Icône**|(% style="width:672px" %)**État de la notice** 396 +|(% style="width:122px" %)[[image:1753697301456-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé sur pièce et sur place; avec ou sans anomalies mineures, ou bien retrouvé 397 +|(% style="width:122px" %)[[image:1753697279492-248.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé non vu, manquant ou détruit (anomalies majeures) 398 +|(% style="width:122px" %)[[image:1753697256223-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien en attente de récolement 399 + 400 +(% class="box infomessage" %) 401 +((( 402 +Astuce : vous pouvez **filtrer** les notices selon ces états grâce au **filtre par état d’avancement**. 403 +Pour cela, cliquez sur l’**icône entonnoir** dans la barre d’outils des récolements, sélectionnez l’état souhaité, puis cliquez sur **Valider**. 404 +Pour annuler le filtre, cliquez de nouveau sur l’entonnoir, puis sur **Effacer**. 405 +))) 406 + 407 +[[Sous-campagne de récolement → affichage des états d'avancement.>>image:1753697372537-107.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 408 + 409 +== Relocaliser un bien pendant le récolement == 410 + 411 +Le récolement est souvent l’occasion de constater que certains biens ne se trouvent **pas à leur emplacement théorique**. Flora permet alors de **corriger la localisation** directement depuis la notice de récolement. 412 + 413 +(% class="box warningmessage" %) 414 +((( 415 +La **relocalisation n'est effective** dans la notice du bien que si vous modifiez l’**état d’avancement** de la notice de récolement. La simple saisie d’un nouvel emplacement ne suffit pas. 416 +))) 417 + 331 331 === Notions d'emplacements === 332 332 333 -Dans Flora, plusieurs notions de localisation coexistent pour assurer un suiviprécis, notamment lors d’unrécolement.Lechangement delocalisationn’est pris en compte dans la fichebienquesil’état d’avancementdelaficherécolement estmodifié etquelesnouveauxemplacements(référenceou nouvellelocalisationtemporaire) sont remplis.420 +Dans Flora, plusieurs types de localisation coexistent pour assurer un suivi rigoureux des mouvements des biens, notamment lors du récolement. Ce tableau vous aide à bien appréhender les différences : 334 334 335 335 (% class="active" %)|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 336 336 Terme ... ... @@ -383,381 +383,287 @@ 383 383 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 384 384 Sert à signaler un changement temporaire de place 385 385 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 386 -Non .473 +Non, valeur uniquement informative 387 387 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 388 388 Localisation temporaire 389 389 ))) 390 390 478 +=== Procédure pour relocaliser un bien === 391 391 480 +1. **Rendez-vous dans la sous-campagne** de récolement. 481 +1. **Cliquez sur l'icône crayon **à gauche du bien concerné pour modifier la notice de récolement. 482 +1. ((( 483 +Dans les champs dédiés : 392 392 393 -== Saisir des informations manquantes sur la notice du bien == 485 +* Renseignez le **nouvel emplacement de référence**, si le changement est définitif. 486 +* Ou saisissez une **nouvelle localisation temporaire**, si le déplacement est ponctuel. 487 +))) 488 +1. Mettez à jour l’**état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, Récolés sur pièce et sur place, emplacement modifié, suites à donner, etc.). 489 +1. Cliquez sur **Enregistrer**. 394 394 395 -== Ajouter un bien à la liste des biens à récoler == 491 +(% class="box warningmessage" %) 492 +((( 493 +La modification ne sera **propagée dans la notice du bien** qu’à l’enregistrement, **à condition que l’état d'avancement ait bien été mis à jour**. 494 +))) 396 396 397 - == Connaîtrelesexportspourrécolersans outilinformatique==496 +[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton modifier. >>image:1753712822221-246.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 398 398 399 399 499 +[[Notice de récolement → saisie d'un nouvel emplacement de référence et modification de l'état d'avancement.>>image:1753709395401-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 400 400 401 401 502 +[[Résultat sur la notice du bien → emplacement de référence automatiquement modifié.>>image:1753709019438-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 402 402 403 403 505 +== Saisir des informations manquantes sur la notice du bien == 404 404 405 - 406 -))) 407 -)))|(% style="width:300px" %)((( 408 -(% class="box" %) 409 -((( 410 -**Sommaire** 507 +Le récolement peut être l’occasion d’identifier des informations absentes ou incomplètes dans les notices de biens. Flora permet alors de **compléter directement la fiche du bien**, sans interrompre la campagne en cours. Cette opération peut porter sur les champs descriptifs, les techniques, la datation, ou tout autre élément lié à l’identification de l’objet. 411 411 412 - {{tocdepth="3"numbered="true"/}}413 - 414 - 509 +(% class="box infomessage" %) 510 +((( 511 +Vous pouvez accéder à la notice du bien depuis la sous-campagne en cliquant sur **le lien hypertexte du numéro d’inventaire** dans la liste des biens à récoler. 415 415 ))) 416 416 417 -(% class="box" %) 418 -((( 419 -**Aller plus loin** 514 +Procédure : 420 420 421 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]] 422 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]] 423 -* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]] 424 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]] 516 +1. **Dans la sous-campagne**, repérez le bien concerné dans la liste. 517 +1. Cliquez sur le **numéro d’inventaire souligné en bleu** pour **ouvrir la notice du bien. ** 518 +1. Sur la notice du bien, cliquez sur l’**icône crayon** pour passer en modification. 519 +1. Choisissez la grille de saisie** 03.Récolement : biens déjà inventoriés, notice minimale**. 520 +1. **Complétez les champs manquants** : désignation, description, dimensions, matières et techniques, etc. 521 +1. Cliquez sur **Enregistrer** pour sauvegarder vos modifications. 425 425 426 -* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]] 427 -* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]] 428 -* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] 429 -* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]] 430 -))) 431 - 432 -(% class="box" %) 523 +(% class="box infomessage" %) 433 433 ((( 434 -**Icônes principales** 525 +Lorsque vous ouvrez une notice de bien depuis une sous-campagne, celle-ci s’ouvre dans une **nouvelle fenêtre**. 526 +La **fenêtre initiale**, contenant la sous-campagne et la liste des biens à récoler, reste ouverte en arrière-plan. 527 +Une fois la saisie terminée, vous pouvez **fermer la fenêtre de la notice de bien**. 435 435 ))) 436 -))) 437 437 530 +[[Sous-campagne de récolement → clic sur le numéro d'inventaire du bien (lien hypertexte).>>image:1753712884402-608.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 438 438 439 439 533 +[[Ouverture d'une nouvelle fenêtre avec la notice de bien → clic sur le bouton modifier.>>image:1753710381080-177.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 440 440 441 441 536 +[[Notice de bien → choix de la grille de saisie.>>image:1753710416684-469.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 442 442 443 443 539 +[[Grille de saisie des biens → modification et enregistrement des données.>>image:1753710476371-194.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 444 444 445 445 542 +== Ajouter un bien à la liste des biens à récoler == 446 446 544 +En cours de campagne, il peut être nécessaire d’ajouter un bien qui n’avait pas été prévu initialement : objet réintégré, bien découvert sur place, ou oubli lors de la sélection initiale. Deux cas se présentent alors, selon que le bien existe déjà dans Flora ou non. 447 447 546 +=== Ajouter un bien déjà existant === 448 448 548 +S’il s’agit d’un bien déjà inventorié et documenté dans Flora, vous pouvez l’ajouter à la sous-campagne via le bouton d’ajout manuel. 449 449 550 +**Procédure :** 450 450 552 +1. Rendez-vous dans la **sous-campagne concernée**. 553 +1. Cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**. 554 +1. Dans la fenêtre qui s’ouvre, **recherchez le bien** par son numéro d’inventaire. 555 +1. Sélectionnez le bien dans les résultats. 556 +1. Cliquez sur **Valider **puis sur **OUI** pour confirmer l'ajout. Une notice de récolement est automatiquement créée pour ce bien dans la sous-campagne. 451 451 558 +[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton ajouter de biens à récoler.>>image:1753713018938-859.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 452 452 453 453 561 +[[Ajouter des biens à récoler → recherche par numéro d'inventaire, sélection du bien à récoler et validation ajout.>>image:1753712963796-835.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 454 454 455 455 564 +[[Massage de confirmation.>>image:1753711653879-124.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 456 456 457 457 567 +[[Résultat sous-campagne de récolement → notice de récolement générée pour le bien ajouté.>>image:1753713079683-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 458 458 459 459 570 +=== Ajouter un bien non existant === 460 460 572 +Si le bien n’est pas encore présent dans la base, il peut être créé **directement depuis la sous-campagne** grâce à une saisie rapide. 461 461 462 - === Exporter ces notices de récolement poursaisiesur Tablette via Recol'App ===574 +**Procédure :** 463 463 464 -une fois les notices de récolement générées pour un emplacement dans la campagne, il est possible de les [[exporter sur la tablette>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/RecolApp/]] via un fichier zip à télécharger 576 +1. Rendez-vous dans la **sous-campagne concernée**. 577 +1. Cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**. 578 +1. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur le bouton **Nouveau** en bas à droite. 579 +1. Une **grille rapide** s’affiche : saisissez les champs minimaux pour documenter la notice. 580 +1. Si besoin, cliquez sur **Compléter** (en bas à droite) pour ouvrir la notice complète et renseigner des champs supplémentaires. 581 +1. Sinon, cliquez sur **Valider**. 465 465 466 -[[image:2021-12-30_16h06_25.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 467 - 468 -== ETAPE 3 : Saisir les données de récolement des Biens == 469 - 470 -=== Travailler déconnecté de Flora === 471 - 472 -(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %) 583 +(% class="box infomessage" %) 473 473 ((( 474 -A ce stade apparaissent des difficultés pratiques liées à des problématiques génériques dans tous les musées : Vous n’avez pas accès à votre logiciel de récolement quand vous êtes in situ dans les salles face aux biens. Dans ce cas, il faudra opter pour trois solutions de collecte d’information déconnectée : 475 -- via un tableur. 476 -- via papier-crayon. 477 -- via l'application RecolApp. 585 +La **notice de bien** est créée dans la table des biens, et une **notice de récolement** est automatiquement générée dans la sous-campagne 478 478 ))) 479 479 480 - //Danscescasdefigures, ilfaudraemmenerinsitu,**non seulementvos registrespapier pourvérifierlaconformitéavecl’inventaire,**maisaussi ~://588 +[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton ajouter de biens à récoler.>>image:1753713329069-153.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 481 481 482 -* //Une impression papier de la liste des notices localisées à cet emplacement dans la base documentaire.// 483 -* //Ou un export Excel, ou l'application REcolApp qui contiendra la description à minima des biens à récoler telle que saisie dans la base documentarie des bioens// 484 484 485 -(% class="CxSpFirst" %) 486 -S’il y a des informations à modifier concernant des notices déjà présentes dans la base documentaire (constat d’état, dimensions, matières-techniques…) notez les et corrigez les notices concernées à votre retour au bureau. 591 +[[Ajouter des biens à récoler → création d'un nouveau bien.>>image:1753713390736-226.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 487 487 488 -(% class="CxSpMiddle" %) 489 -Vous pourrez ensuite utiliser le tableur, in situ, pour saisir les notices inexistantes dans la base documentaire, afin de pouvoir les importer en masse à votre retour au bureau, mais attention, une deuxième problématique sera présente. 490 490 491 -(% id="HBiensdE9jainventoriE9smaisnonsaisisdanslabasedocumentaire" class="CxSpMiddle" %) 492 -=== Biens déja inventoriés mais non saisis dans la base documentaire === 594 +[[Création d'un nouveau bien → saisie des données et enregistrement.>>image:1753713514335-146.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 493 493 494 -(% class="CxSpLast" %) 495 -Vous risquez de trouver dans vos emplacements,** des biens qui ne sont pas encore saisis dans la base documentaire informatique.** Et dans ce cas apparaitront les options suivantes : 496 496 497 - * **Le bien est déjà inscrit àl’inventairepapier (i**l possède doncdéjàunnuméro d’inventaire).Il suffira donc dele créerdanslabase documentaire,**aveclagrille miniale decréation de bien pour récolement**quicontient trèspeude champs obligatoires, delelocaliser, puis de l'ajouter à l'emplacementà récoler dans lacampagneet àsaisir sa noticederécolement597 +[[Résultat → création du bien et génération automatique de la notice de récolement.>>image:1753713940405-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 498 498 499 -=== Biens non inventoriés et non saisis dans la base documentaire === 500 500 501 -* **Le bien n’est pas encore inscrit à l’inventaire papier** : il faudra donc le créer dans la base documentaire avec un numéro d’inventaire rétrospectif, puis[[ l’intégrer au registre des biens affectés ou des biens reçus en dépôt.>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] 502 -** **Il sera parfois pratique d'utiliser les ensemble complexe** pour inventorier sous un seul numéro un nombre important de biens physiquement présents. Dans ce cas de figure on ne saisira pas une notice par bien, mais une notice pour l’ensemble en y a adjoignant éventuellement un registre de sous-inventaire (listing papier ou bureautique). Reportez-vous au manuel de [[gestion des registres d’inventaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] pour ces problématiques. 503 -//A titre d'exemples 1 notice d'ensemble complexe peut concerner// 504 -*** tous les biens d'un donateur localisé à un même emplacement 505 -*** un emplacement dans le musée contenant des biens de nature hétérogène 506 -** Toutefois la saisie des données nécessaires l'intégration aux registres peut prendre beaucoup de temps, eut égard aux champs obligatoires nécessaires (notemment ceux concernant l'acquisition). dans ce cas on indiquera dans l'état d'avancement du récolement : [[image:1663083598490-895.png||height="39" width="389"]] 600 +== Récolement sur le terrain : que faire sans accès à Flora ? == 507 507 508 -(% class="CxSpMiddle" %) 509 -En résumé : dans le cas ou vous ne choisiriez pas l'option RecolApp ne partez pas in situ sans emporter une liste des biens localisés à cet endroit dans la base documentaire. Choisissez un format d’impression ou d’export contenant à minima le numéro d’inventaire, les dimensions, matières, techniques et constat d’état. 602 +**Parfois, des restrictions techniques** (réseau non accessible dans certaines zones, limitations matérielles…) empêchent d’utiliser Flora directement **in situ**, dans les réserves, les salles ou les dépôts. 510 510 511 -(% class="CxSpMiddle" %) 512 -L’impression (préalablement triée par numéro d’inventaire) aura l’avantage de contenir une photo, si elle existe, vous saurez donc alors s’il vous faut ou non photographier ce bien. 604 +Dans ce contexte, vous pouvez avoir recours à **deux modes de collecte d’information déconnectée** : 513 513 514 -(% class="CxSpMiddle" %) 515 -Les exports Excel complet ou 18colonnes n’affichent pas l’image, mais si la colonne Image n’est pas vide (elle contient une url d’accès à l’image), vous saurez que la photo existe. 606 +(% class="active" %)|=Mode|=Source|=Support utilisé sur le terrain|=Mise à jour dans Flora|=Particularités 607 +|**Export papier**|Généré depuis Flora (format d’impression)|Impression papier, triée par numéro d’inventaire|**Mise à jour manuelle** dans les notices après le terrain|Peut contenir photo, état, emplacement ; pratique pour noter à la main 608 +|**RecolApp**|Export manuel depuis Flora vers RecolApp|Application mobile hors connexion|**Synchronisation automatique** à l’import|Permet de récoler, créer et modifier les notices de récolement directement depuis l’application. 516 516 610 +Avant de pouvoir utiliser des formats papier ou l’application RecolApp, il est impératif que la structure de récolement soit en place dans Flora. Cela signifie que : 517 517 518 -=== Traitement unitaire des anomalies et suites à donner === 612 +* **La campagne de récolement** doit avoir été créée, 613 +* **Les sous-campagnes** doivent être définies, 614 +* **Les biens à récoler** doivent être ajoutés, 615 +* Et **les notices de récolement** doivent être générées pour chacun de ces biens. 519 519 520 -Dans ce cas de figure il n'est plus possible de travailler en masse, il faudra saisir les anomalies et les suites à données unitairement dans chaque notice récolement 617 +(% class="box infomessage" %) 618 +((( 619 +Ces étapes sont indispensables pour permettre l’export correct des données, que ce soit sous forme de **format d’impression papier** ou de **fichier à injecter dans RecolApp**. 620 +))) 521 521 522 -(% class="CxSpMiddle" %) 523 -Commençons par aller sur cette notice : 622 +=== Les formats d'impressions pour le récolement sur papier === 524 524 525 - [[image:2021-12-30_14h38_16.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]624 +Une fois vos campagnes et notices de récolement créées dans Flora, vous pouvez générer des **exports imprimables** pour mener votre campagne sans connexion. Deux formats principaux sont proposés selon votre méthode de travail : 526 526 527 -(% class="CxSpMiddle" %) 528 -Passons en modification : 626 +(% class="active" %)|=Format d’impression|=Objectif principal|=Contenu|=Utilisation recommandée 627 +|Fiche de récolement (liste) pour saisie|Suivi global des biens à récoler|Liste tabulaire (une ligne par bien)|Idéal pour cocher ou annoter rapidement sur le terrain 628 +|Fiche de récolement pour saisie|Fiche détaillée par bien à remplir manuellement|Une fiche par notice, champs vierges|Recommandé si vous devez saisir des constats précis, des anomalies ou localisations nouvelles 529 529 530 - [[image:2021-12-30_14h43_40.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]630 +Procédure d’accès aux formats d’impression : 531 531 532 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 533 -(% class="small" %)Vue sur la notice de récolement du bien et outils de modification pour entrée en saisie. 632 +1. Positionnez-vous dans la **sous-campagne** concernée. 633 +1. Cliquez sur le **bouton d’export** dans la barre d’outils. 634 +1. Sélectionnez le **format d’impression souhaité** dans la liste proposée. 635 +1. ((( 636 +Une **nouvelle fenêtre s’ouvre** avec l’aperçu du document prêt à être imprimé. 637 +))) 534 534 535 -(% class="CxSpFirst" %) 536 -Nous avons constaté ici la présence de moisissure et un effacement partiel du numéro d’inventaire. Ces deux problèmes vont donc nécessiter l’intervention d’une restauration à moyen terme. 639 +(% class="box infomessage" %) 640 +((( 641 +Ces impressions peuvent être emportées sur le terrain, annotées à la main, puis utilisées pour ressaisir ou compléter les notices dans Flora au retour. 642 +))) 537 537 538 -(% class="CxSpLast" %) 539 -J’indique donc : 644 +[[Sous-campagne de récolement → bouton d'export et choix du format d'impression.>>image:1753773805164-360.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 540 540 541 -* L’état d’avancement de la notice, ici « récolé sur pièce et sur place, suite à donner ». 542 -* Les deux problèmes. 543 -* Les suites à donner. 544 -* Le nom du récoleur. 545 545 546 -(% class="MsoCaption" %) 547 -[[image:2021-12-30_14h58_49.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 647 +[[Ex. Format d'impression **fiche de récolement (liste) pour saisie**. >>image:1753773690427-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 548 548 549 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 550 -(% style="font-size:11.9px" %)Changement de l'état d'avancement de la notice de "En attente de récolement" à "Récolé sur pièce et sur place, suite à donner". 551 551 552 -(% class="MsoCaption" %) 553 -[[image:2021-12-30_15h10_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 650 +[[Ex. Format d'impression **fiche de récolement pour saisie**. >>image:1753773662432-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 554 554 555 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 556 -(% style="font-size:11.9px" %)Les deux problèmes. 557 557 558 -(% class="MsoCaption" %) 559 -[[image:2021-12-30_15h13_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 653 +=== Export RecolApp === 560 560 561 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 562 -(% style="font-size:11.9px" %)Les suites à donner qui peuvent se cumuler. 655 +Après avoir créé la sous-campagne et généré les notices de récolement dans Flora, vous pouvez exporter les données vers RecolApp pour effectuer le récolement en mode déconnecté, sur tablette. 563 563 564 -(% class="CxSpMiddle" %) 565 -Nous voyons donc les modifications sur la notice, après un enregistrement, avec en gras l’état d’avancement du récolement pour ce bien. 657 +Procédure d’export vers RecolApp : 566 566 567 -[[image:2021-12-30_15h13_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 659 +1. Positionnez-vous dans la sous-campagne concernée. 660 +1. Cliquez sur **Exporter vers RecolApp**. 661 +1. **Résultat** : Flora génère un **fichier .zip** contenant les données à charger dans l’application RecolApp. 568 568 569 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 570 -(% class="small" %)Résultat d'un récolement d'un bien après enregistrement. 571 - 572 -(% class="CxSpMiddle" %) 573 -Pour revenir à la liste des notices de récolement, cliquer sur Ré-afficher les récolements de ce niveau... [[image:2021-12-30_15h42_53.png||height="19" width="73"]] Nous constatons désormais sur l’emplacement la présence de 14 biens dans « réalisés sans suite » et d’un bien dans « réalisés suite à donner ».[[image:2021-12-30_15h42_53 copie.png||height="23" width="78"]] 574 - 575 -[[image:2021-12-30_15h42_53 copie 2.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 576 - 577 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 578 -(% class="small" %)Réalisé suite à donner. 579 - 580 -[[image:2021-12-30_15h56_11.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 581 - 582 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 583 -(% class="small" %)Réalisé sans suite 584 - 585 -(% id="HRelocalisationsuiteaurE9colement" class="MsoCaption" %) 586 -=== Modification de localisation d'un bien pendant le récolement === 587 - 588 -Depuis la version 4.0, la saisie d'un nouvel emplacement de référence ou d'une nouvelle localisation dans la notice de récolement sera automatiquement reportée sur la notice bien l**ors du changement d'état d'avancement de la notice récolement** 589 - 590 -//Exemple : le bien 880.1.1 initialement localisé dans la boite 1006 est trouvé dans la boite 1046// 591 - 592 -(% class="MsoCaption" %) 593 -Modifier une fiche récolement [[image:2022-02-25_10h36_53.png||height="32" width="34" class="img-circle img-rounded"]] pour renseigner les nouveaux emplacements et indiquer l'état d'avancement. 594 - 595 -[[image:2022-02-25_10h54_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 596 - 597 -(% class="MsoCaption" %) 598 -Dans la grille de saisie, se trouve la Localisation actuelle théorique ou ancienne et l'Emplacement de référence théorique ou ancienne. Elles sont pré-remplies par les informations de la fiche Bien dans les champs Localisation actuelle et Emplacement de référence lors de la génération des fiches de récolement. 599 - 600 600 (% class="box infomessage" %) 601 601 ((( 602 - Changerles localisationsthéoriques ou anciennes nechangera paslalocalisationsurlafiche Bien maisuniquementsurla ficheRécolement.Deplus,La fiche récolement resteraprésente danslacampagneetdans la listedes fichesderécolementcomme auparavant,ellenesortirapasdelacampagne.ILest doncrecommandéde nepasmodifier ces champs665 +Une fois le récolement terminé, les données peuvent être **réintégrées dans Flora** via un import. Pour en savoir plus, consultez la page dédiée à RecolApp (lien disponible dans la rubrique **Aller plus loin**). 603 603 ))) 604 604 605 -[[image:1 656937191065-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]668 +[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton exporter vers RecolApp et génération d'un fichier .zip.>>image:1753774658471-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 606 606 607 -Plus bas sur la grille de saisie de la fiche Récolement, se trouve la possibilité de saisir le nouvel emplacement 608 608 609 - [[image:1656937498343-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]671 += Suivre l'état d'avancement du récolement = 610 610 611 -(% class="box warningmessage" %) 612 -((( 613 -ATTENTION : Pour que ce nouvel emplacement soit reporté sur la notice du bien 880.1.1, il faut modifier l'état d'avancement du récolement, par exemple en le passant à Récolé sur pièce et sur place 614 -))) 673 +Le module Récolement de Flora permet de suivre précisément l’état d’avancement de la campagne, aussi bien au niveau des sous-campagnes que de la campagne principale. Ce suivi s’appuie sur un système de statuts, de pictogrammes et de boutons d’action. 615 615 616 - [[image:1656937677197-202.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]675 +== Suivre l'avancement d'une sous-campagne == 617 617 618 - L'historiquedechangement delocalisationseramentionnédansl'historique derécolementsurlanoticebien677 +Dans chaque sous-campagne, vous pouvez suivre et valider les étapes du récolement grâce à un ensemble d’actions situées dans la barre d’outils. 619 619 620 -[[image:1656938064489-651.png]] 679 +|=**Action**|=**Étape**|=**Description**|=**Icône associée** 680 +|**Terminer la saisie**|Fin de préparation|Indique que la sous-campagne est prête à être récolée (biens ajoutés, notices générées).| 681 +|**Démarrer la saisie**|Lancer le récolement|Active la phase de récolement pour l’emplacement : la saisie peut débuter, soit directement dans Flora, soit via RecolApp.| 682 +|**Clôturer la saisie**|Fin du récolement|Valide la fin du traitement de l’emplacement une fois tous les biens récolés et les anomalies traitées.| 621 621 622 622 623 -[[image:2022-02-25_15h37_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 624 624 625 -(% id="HETAPE3.1:ImporterdesrE9sultatsderE9colementsaisissurtablette" class="CxSpFirst" %) 626 -=== Importer des résultats de récolement saisis sur tablette via Recol'App === 627 627 628 -les données saisies sur tablettes doivent etre récupérées sur un PC connecté à FLora (via un fichier zip exporté depis la tablette) 629 629 630 -ce fichier zip devra etre déposé dans l'écran d'import des récolements 631 631 632 -[[image:1662995226581-313.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 633 633 634 -(% id="HETAPE3.2:ImporterdesdonnE9esderE9colementsaisiessuruntableur" class="CxSpFirst" %) 635 -=== Importer des données de récolement saisies sur un tableur === 636 636 637 -L'interface d'import générique de Flora musée (notices et photos) permet d'importer des fichiers tabulés dans la table des biens et la photothèque, notamment pour y créer et y localiser les biens qui n'existaient pas encore dans la table documentaire des biens. 691 + 692 +))) 693 +)))|(% style="width:300px" %)((( 694 +(% class="box" %) 695 +((( 696 +**Sommaire** 638 638 639 - Il estaussi possible d'importer des noticesderécolement qui n'auraientpas étégénérés via l'interface de flora (attention aulien sur l'emplacement àrécolerdans la campagne), se reporteraumanuel d'import698 +{{toc depth="3" numbered="true"/}} 640 640 641 -[[image:1662995550681-609.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 700 + 701 +))) 642 642 643 -(% id="HUtilisationduworkflow" class="CxSpFirst" %) 644 -== ETAPE 4 : Suivi de l'état d'avancement du plan de récolement == 703 +(% class="box" %) 704 +((( 705 +**Aller plus loin** 645 645 646 -=== Sur les emplacements à récoler dans les campagnes === 707 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]] 708 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]] 709 +* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]] 710 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]] 647 647 648 -(% class="CxSpFirst" %) 649 -En appuyant sur le bouton vert [[image:2021-12-30_16h00_27.png]] « terminer la saisie », démarrer le récolement pour cet emplacement. La personne chargée du récolement pourra alors le commencer. Soit directement sur Flora, soit en déconnecté en passant par l'application RecolApp. 712 +* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]] 713 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]] 714 +* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] 715 +* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]] 716 +))) 650 650 651 -[[image:2021-12-30_15h59_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 718 +(% class="box" %) 719 +((( 720 +**Icônes principales** 721 +))) 722 +))) 652 652 653 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 654 -(% class="small" %)Validation du commencement du récolement 655 655 656 -(% class="MsoCaption" %) 657 -[[image:2021-12-30_17h40_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 658 658 659 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 660 -(% class="small" %)Résultat de la fin de la saisie de l'emplacement, le recolement peut commencer. 661 661 662 -(% class="MsoCaption" %) 663 -[[image:2021-12-30_17h42_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 664 664 665 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 666 -(% class="small" %)Dernière étape, cliquer sur le cadena pour valider la fin du récolement de cet emplacement.(%%) 667 667 668 - Mon emplacement récolé est à présent validé dans ma campagne de récolement, son état passant de vert [[image:2021-12-30_16h32_42.png]] à gris [[image:2021-12-30_16h33_06.png]] . Les autres emplacements en préparation sont en orange [[image:2021-12-30_17h45_11.png]]. 669 669 670 -[[image:2022-02-07_14h42_24.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 671 671 672 -(% style="text-align: center;" %) 673 -(% class="small" %)Résultat de la fin du récolement de l'emplacement Greek and Roman Art sur la notice de campagne. 674 674 675 -Dans l'exemple ci-dessus, l'Emplacement Greek and Roman Art est terminé. 676 676 677 -(% class="MsoCaption" %) 678 -Sur l'emplacement, il est possible de : 679 679 680 -* Démarrer le récolement [[image:2021-12-30_16h00_40.png]] 681 -* Cloturer l'événement [[image:2021-12-30_16h02_31.png]] 682 -* ajouter un bien à récoler manuellement (dans le cas ou on l'a trouvé in situ alors que sa notice récolement n'avait pas été générée [[image:2021-12-30_16h03_57.png]] 683 683 684 -[[image:2021-12-30_16h07_59.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 685 685 686 686 687 -[[image:2021-12-30_16h08_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 688 688 689 689 690 -[[image:2021-12-30_16h09_14.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 691 691 692 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 693 -(% class="small" %)Fonctionnement des boutons 694 694 695 -(% id="HPourlesCampagnes:" class="MsoCaption" %) 696 -=== Sur les Campagnes : === 697 697 698 -(% class="MsoCaption" %) 699 -Un workflow existe aussi pour les campagnes, pas de bouton cette fois, mais rentrer en modification pour changer son état d'avancement. Le Résultat apparait en gras dans Etat d'avancement de la Campagne sur la notice Campagne et par un changement de pictogramme lors d'une recherche d'une campagne. 700 700 701 -[[image:2021-12-30_17h22_47.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 702 702 703 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 704 -(% class="small" %)Notice Campagne en préparation qui va être modifié. 705 705 706 -[[image:2021-12-30_16h45_51.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 707 707 708 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 709 -(% class="small" %)Changer l'état d'avancement. 710 710 711 -[[image:2021-12-30_17h24_37.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 712 712 713 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 714 -(% class="small" %)L'état en cours apparait par un icone lors d'une recherche de campagne de récolement. 715 715 716 716 717 -== ETAPE 5: Editions des statistiques et des PV de récolement. == 718 718 719 -=== Pour les emplacements à récoler dans les campagnes : === 720 720 721 721 722 -[[image:2021-12-30_16h15_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 723 723 724 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 725 -(% class="small" %)Editer les Statistiques du récolement pour cet emplacement. 726 - 727 - 728 -(% class="MsoCaption" %) 729 -[[image:2021-12-30_16h15_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 730 - 731 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 732 -(% class="small" %)Résultat Statistiques du récolement pour cet emplacement.(%%) 733 -(% id="cke_bm_14743S" style="display:none" %) 734 - 735 -(% id="HPourlaCampagne:" class="MsoCaption" %) 736 -=== Pour les Campagnes : === 737 - 738 -(% class="MsoCaption" %) 739 -[[image:2021-12-30_16h28_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 740 - 741 -(% style="text-align: center;" %) 742 -(% class="small" %)Editer les Statistiques pour PV de récolement pour la Campagne. 743 - 744 -[[image:2021-12-30_16h28_51.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 745 - 746 -(% style="text-align: center;" %) 747 -(% class="small" %)Résultat des statistiques pour PV de récolement pour la Campagne. 748 - 749 - 750 -=== Modèles de PV musées de France et musées nationaux === 751 - 752 -Les modèles de PV pour [[les musées de France>>attach:PV récolement musées de France.pdf]] et [[les musées nationaux>>attach:PV récolement Musée Nationaux.pdf]] reprennent une partie des statistiques ci dessus. 753 - 754 -[[image:1663163903401-555.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="290" width="584"]] 755 - 756 -(% style="text-align: center;" %) 757 -Non localisés = non vus dans Flora 758 - 759 -Pour les autres parties il faudra passer par des requêtes sur l'historique des récolements 760 - 761 761 === Requêtes sur l'historique des récolements === 762 762 763 763 ==== Objets nécessitant des modifications à l’inventaire ====
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