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Modifications pour le document Assurer le récolement des biens

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/25 14:16
Depuis la version 45.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/28 11:39
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À la version 57.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/28 15:35
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -246,7 +246,7 @@
246 246  [[Bouton effacer le filtre.>>image:1753694265836-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
247 247  
248 248  
249 -== Récoler sur pièce et sur place par action rapide ==
249 +== Récoler un bien par action rapide ==
250 250  
251 251  L’action rapide permet de valider un bien sans ouvrir sa notice de récolement. Elle est réservée aux cas sans anomalie à signaler.
252 252  
... ... @@ -255,11 +255,10 @@
255 255  1. (((
256 256  Indiquez :
257 257  
258 -1. Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé
259 -1. La **date de récolement**, si différente de celle proposée
258 +* Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé
259 +* La **date de récolement**, si différente de celle proposée
260 260  )))
261 -1. Cliquez sur **Valider**
262 -1. Confirmez l'opération en cliquant sur **Oui**
261 +1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer l'opération.
263 263  
264 264  **Cette action renseigne automatiquement les champs :**
265 265  
... ... @@ -274,32 +274,236 @@
274 274  [[Message de confirmation.>>image:1753694774887-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
275 275  
276 276  
277 -[[Résultat → bien récolé sur pièce et sur place. Date et nom du récoleur mis à jour.>>image:1753694819576-878.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
276 +[[Résultat → bien récolé sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753694819576-878.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
278 278  
279 279  
280 -== Récoler sur pièce et sur place en lot ==
279 +== Récoler des biens en lot ==
281 281  
281 +La validation par lot permet d’appliquer l’action rapide **simultanément à plusieurs notices** de récolement, à condition qu’aucune n’ait d’anomalie à signaler.
282 282  
283 -[[Légende>>image:1753695447493-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
283 +1. **Sélectionnez les notices de biens à récoler** : cochez plusieurs lignes dans la liste des biens à récoler
284 +1. **Cliquez sur l’icône tampon**, qui se trouve dans la **barre d’outils des récolements**
285 +1. (((
286 +Renseignez :
284 284  
288 +* Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé
289 +* La **date de récolement**, si différente de la date du jour
290 +)))
291 +1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer.
285 285  
286 -[[Légende>>image:1753695502865-294.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
293 +**Cette action renseigne automatiquement les champs :**
287 287  
295 +* Récolé le
296 +* Récolé par
297 +* État d'avancement : récolé sur pièce et sur place
298 +* Conformité avec le registre : oui
288 288  
289 -[[Légende>>image:1753695520521-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
300 +(% class="box infomessage" %)
301 +(((
302 +Astuce : utilisez les **filtres (entonnoir)** pour isoler plus facilement les biens concernés avant de lancer l’action par lot.
303 +)))
290 290  
305 +[[Sélection des notices à récoler en lot et clic sur le tampon.>>image:1753695447493-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
291 291  
292 -[[Légende>>image:1753695559458-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
293 293  
308 +[[Récoler sur pièce et sur place par lot → saisie des données et validation.>>image:1753695502865-294.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
294 294  
295 -== Récoler via la notice de récolement ==
296 296  
297 -== Connaître mes états d'avancement d'une notice de récolement ==
311 +[[Message de confirmation.>>image:1753695520521-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
298 298  
299 -== Re localiser pendant le récolement ==
300 300  
314 +[[Résultat → cinq biens récolés sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753695559458-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
315 +
316 +
317 +== Récoler un bien via la notice de récolement ==
318 +
319 +Vous devez passer par la **notice de récolement** dès qu’un **constat ou une anomalie** nécessite un traitement individualisé.
320 +
321 +Cette méthode est **obligatoire** dans les cas suivants :
322 +
323 +* Marquage défaillant ou absent
324 +* État de conservation dégradé
325 +* Non-conformité avec le registre ou la base
326 +* Mauvaise localisation
327 +* Bien non vu, détruit ou manquant
328 +* Saisie d'un constat d'état complémentaire
329 +
330 +(((
331 +Procédure à suivre :
332 +
333 +1. Positionnez-vous sur la notice du bien concerné dans la liste des biens à récoler
334 +1. Cliquez sur l’**icône crayon** pour modifier la **notice de récolement**
335 +1. (((
336 +Renseignez les anomalies constatées :
337 +
338 +* Précisez la **nature du problème dans les champs dédiés**
339 +* Indiquez la ou les **suites à donner** (à traiter,à marquer, à inventorier, déposer plainte, etc.)
340 +)))
341 +1. Mettez à jour** la date, l'agent récoleur et l’état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, suites à donner)
342 +1. Cliquez sur **Enregistrer **: la notice est à jour et intègre vos constats.
343 +
344 +[[Choix notice de bien à récoler et clic sur le bouton modifier.>>image:1753698865086-809.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
345 +
346 +
347 +[[Notice de récolement → saisie des anomalies et enregistrement.>>image:1753698189331-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
348 +
349 +
350 +[[Résultat → affichage du bien récolé avec des suites à donner.>>image:1753698284257-229.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
351 +
352 +
353 +== Naviguer entre notice de récolement, biens et sous-campagne ==
354 +
355 +Une fois la notice de récolement mise à jour, vous pouvez à tout moment **consulter l’ensemble des données saisies** (constats, état d’avancement, suites à donner, etc.).
356 +
357 +Procédure :
358 +
359 +1. Rendez-vous dans la **liste des biens à récoler**
360 +1. Repérez le bien concerné
361 +1. Cliquez sur l’**icône loupe** située à gauche de la ligne du bien. Vous accédez à la **notice complète de récolement**, avec tous les champs renseignés et modifiables selon vos droits.
362 +1. Pour revenir à la sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée**, en haut à droite de l’écran.
363 +
364 +(% class="box infomessage" %)
365 +(((
366 +Astuce : vous pouvez également accéder à cette fiche depuis la notice du bien, via les champs **Récolement en cours** ou **Dernier récolement**.
367 +)))
368 +
369 +[[Depuis une sous-campagne → clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753698904656-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
370 +
371 +
372 +[[Depuis un bien  → champ **Dernier récolement **: clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753707109840-484.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
373 +
374 +
375 +[[Résultat → affichage de la notice de récolement avec les données saisies.>>image:1753698940640-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
376 +)))
377 +
378 +
379 +
380 +
381 +[[Notice de récolement → clic sur la loupe pour revenir à la sous-campagne de récolement. >>image:1753707203678-608.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
382 +
383 +
384 +[[Résultat → affichage de la sous-campagne de récolement.>>image:1753707373097-989.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
385 +
386 +
387 +== Comprendre l’état d’avancement des notices de récolement ==
388 +
389 +Dans chaque **sous-campagne**, les notices de biens sont accompagnées d’une **icône colorée** indiquant leur **état d’avancement**. Ces codes visuels vous permettent de **suivre facilement la progression du récolement** et d’identifier rapidement les situations à traiter.
390 +
391 +Les icônes apparaissent dans la **colonne centrale**, à gauche de chaque ligne de bien :
392 +
393 +|(% style="width:122px" %)**Icône**|(% style="width:672px" %)**État de la notice**
394 +|(% style="width:122px" %)[[image:1753697301456-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé sur pièce et sur place; avec ou sans anomalies mineures, ou bien retrouvé
395 +|(% style="width:122px" %)[[image:1753697279492-248.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé non vu, manquant ou détruit (anomalies majeures)
396 +|(% style="width:122px" %)[[image:1753697256223-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien en attente de récolement
397 +
398 +(% class="box infomessage" %)
399 +(((
400 +Astuce : vous pouvez **filtrer** les notices selon ces états grâce au **filtre par état d’avancement**.
401 +Pour cela, cliquez sur l’**icône entonnoir** dans la barre d’outils des récolements, sélectionnez l’état souhaité, puis cliquez sur **Valider**.
402 +Pour annuler le filtre, cliquez de nouveau sur l’entonnoir, puis sur **Effacer**.
403 +)))
404 +
405 +[[Sous-campagne de récolement → affichage des états d'avancement.>>image:1753697372537-107.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
406 +
407 +== Relocaliser un bien pendant le récolement ==
408 +
409 +Le récolement est souvent l’occasion de constater que certains biens ne se trouvent **pas à leur emplacement théorique**. Flora permet alors de **corriger la localisation** directement depuis la notice de récolement.
410 +
411 +(% class="box warningmessage" %)
412 +(((
413 +La **relocalisation n'est effective** dans la notice du bien que si vous modifiez l’**état d’avancement** de la notice de récolement. La simple saisie d’un nouvel emplacement ne suffit pas.
414 +)))
415 +
416 +=== Notions d'emplacements ===
417 +
418 +Dans Flora, plusieurs types de localisation coexistent pour assurer un suivi rigoureux des mouvements des biens, notamment lors du récolement. Ce tableau vous aide à bien appréhender les différences :
419 +
420 +(% class="active" %)|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
421 +Terme​
422 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
423 +Définition​
424 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
425 +Usage courant​
426 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
427 +Évolue automatiquement dans la notice du bien ?​
428 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
429 +Équivalence notice de bien​
430 +)))
431 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
432 +Emplacement de référence théorique (ou ancien)​
433 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
434 +Localisation durable attendue du bien, renseignée dans la notice bien​
435 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
436 +Sert de base à la préparation des campagnes​
437 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
438 +Non​
439 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
440 +Emplacement de référence​
441 +)))
442 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
443 +Nouvel emplacement de référence​
444 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
445 +Saisie d’un nouvel emplacement fixe lors du récolement​
446 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
447 +Si le bien a définitivement changé de lieu​
448 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
449 +Oui, si couplée à une validation de la notice de récolement​
450 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
451 +Emplacement de référence​
452 +)))
453 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
454 +Localisation temporaire théorique (ou ancienne)​
455 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
456 +Emplacement temporaire prévu pour un bien, renseigné dans la notice bien​
457 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
458 +Utilisée en cas de mouvements planifiés​
459 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
460 +Non​
461 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
462 +Localisation temporaire​
463 +)))
464 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
465 +Nouvelle localisation temporaire​
466 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
467 +Saisie manuelle d’une localisation temporaire lors du récolement​
468 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
469 +Sert à signaler un changement temporaire de place​
470 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
471 +Non, valeur uniquement informative
472 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
473 +Localisation temporaire​
474 +)))
475 +
476 +=== Procédure pour relocaliser un bien ===
477 +
478 +1. **Rendez-vous dans la sous-campagne** de récolement.
479 +1. **Cliquez sur l'icône crayon **à gauche du bien concerné pour modifier la notice de récolement.
480 +1. (((
481 +Dans les champs dédiés :
482 +
483 +* Renseignez le **nouvel emplacement de référence**, si le changement est définitif.
484 +* Ou saisissez une **nouvelle localisation temporaire**, si le déplacement est ponctuel.
485 +)))
486 +1. Mettez à jour l’**état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, Récolés sur pièce et sur place, emplacement modifié, suites à donner, etc.).
487 +1. Cliquez sur **Enregistrer**.
488 +
489 +(% class="box warningmessage" %)
490 +(((
491 +La modification ne sera **propagée dans la notice du bien** qu’à l’enregistrement, **à condition que l’état d'avancement ait bien été mis à jour**.
492 +)))
493 +
494 +[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton modifier. >>image:1753708743299-288.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
495 +
496 +
497 +[[Notice de récolement → saisie d'un nouvel emplacement de référence et modification de l'état d'avancement.>>image:1753709395401-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
498 +
499 +
500 +[[Résultat sur la notice du bien → emplacement de référence automatiquement modifié.>>image:1753709019438-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
501 +
502 +
301 301  == Saisir des informations manquantes sur la notice du bien ==
302 302  
505 +
303 303  == Ajouter un bien à la liste des biens à récoler ==
304 304  
305 305  == Connaître les exports pour récoler sans outil informatique ==
... ... @@ -422,114 +422,11 @@
422 422  (% class="CxSpMiddle" %)
423 423  Les exports Excel complet ou 18colonnes n’affichent pas l’image, mais si la colonne Image n’est pas vide (elle contient une url d’accès à l’image), vous saurez que la photo existe.
424 424  
628 +
425 425  
426 -=== Traitement unitaire des anomalies  et suites à donner ===
630 +
427 427  
428 -Dans ce cas de figure il n'est plus possible de travailler en masse, il faudra saisir les anomalies et les suites à données unitairement dans chaque notice récolement
429 429  
430 -(% class="CxSpMiddle" %)
431 -Commençons par aller sur cette notice :
432 -
433 -[[image:2021-12-30_14h38_16.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
434 -
435 -(% class="CxSpMiddle" %)
436 -Passons en modification :
437 -
438 -[[image:2021-12-30_14h43_40.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
439 -
440 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
441 -(% class="small" %)Vue sur la notice de récolement du bien et outils de modification pour entrée en saisie.
442 -
443 -(% class="CxSpFirst" %)
444 -Nous avons constaté ici la présence de moisissure et un effacement partiel du numéro d’inventaire. Ces deux problèmes vont donc nécessiter l’intervention d’une restauration à moyen terme.
445 -
446 -(% class="CxSpLast" %)
447 -J’indique donc :
448 -
449 -* L’état d’avancement de la notice, ici « récolé sur pièce et sur place, suite à donner ».
450 -* Les deux problèmes.
451 -* Les suites à donner.
452 -* Le nom du récoleur.
453 -
454 -(% class="MsoCaption" %)
455 -[[image:2021-12-30_14h58_49.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
456 -
457 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
458 -(% style="font-size:11.9px" %)Changement de l'état d'avancement de la notice de "En attente de récolement" à "Récolé sur pièce et sur place, suite à donner".
459 -
460 -(% class="MsoCaption" %)
461 -[[image:2021-12-30_15h10_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
462 -
463 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
464 -(% style="font-size:11.9px" %)Les deux problèmes.
465 -
466 -(% class="MsoCaption" %)
467 -[[image:2021-12-30_15h13_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
468 -
469 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
470 -(% style="font-size:11.9px" %)Les suites à donner qui peuvent se cumuler.
471 -
472 -(% class="CxSpMiddle" %)
473 -Nous voyons donc les modifications sur la notice, après un enregistrement, avec en gras l’état d’avancement du récolement pour ce bien.
474 -
475 -[[image:2021-12-30_15h13_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
476 -
477 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
478 -(% class="small" %)Résultat d'un récolement d'un bien après enregistrement.
479 -
480 -(% class="CxSpMiddle" %)
481 -Pour revenir à la liste des notices de récolement, cliquer sur Ré-afficher les récolements de ce niveau... [[image:2021-12-30_15h42_53.png||height="19" width="73"]] Nous constatons désormais sur l’emplacement la présence de 14 biens dans « réalisés sans suite » et d’un bien dans « réalisés suite à donner ».[[image:2021-12-30_15h42_53 copie.png||height="23" width="78"]]
482 -
483 -[[image:2021-12-30_15h42_53 copie 2.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
484 -
485 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
486 -(% class="small" %)Réalisé suite à donner.
487 -
488 -[[image:2021-12-30_15h56_11.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
489 -
490 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
491 -(% class="small" %)Réalisé sans suite
492 -
493 -(% id="HRelocalisationsuiteaurE9colement" class="MsoCaption" %)
494 -=== Modification de localisation d'un bien pendant le récolement ===
495 -
496 -Depuis la version 4.0, la saisie d'un nouvel emplacement de référence ou d'une nouvelle localisation dans la notice de récolement sera automatiquement reportée sur la notice bien l**ors du changement d'état d'avancement de la notice récolement**
497 -
498 -//Exemple : le bien 880.1.1 initialement localisé dans la boite 1006 est trouvé dans la boite 1046//
499 -
500 -(% class="MsoCaption" %)
501 -Modifier une fiche récolement [[image:2022-02-25_10h36_53.png||height="32" width="34" class="img-circle img-rounded"]] pour renseigner les nouveaux emplacements et indiquer l'état d'avancement.
502 -
503 -[[image:2022-02-25_10h54_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
504 -
505 -(% class="MsoCaption" %)
506 -Dans la grille de saisie, se trouve la Localisation actuelle théorique ou ancienne et  l'Emplacement de référence théorique ou ancienne. Elles sont pré-remplies par les informations de la fiche Bien dans les champs Localisation actuelle et Emplacement de référence lors de la génération des fiches de récolement.
507 -
508 -(% class="box infomessage" %)
509 -(((
510 -Changer les localisations théoriques ou anciennes ne changera pas la localisation sur la fiche Bien mais uniquement sur la fiche Récolement. De plus, La fiche récolement restera présente dans la campagne et dans la liste des fiches de récolement comme auparavant, elle ne sortira pas de la campagne. IL est donc recommandé de ne pas modifier ces champs
511 -)))
512 -
513 -[[image:1656937191065-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
514 -
515 -Plus bas sur la grille de saisie de la fiche Récolement, se trouve la possibilité de saisir le nouvel emplacement
516 -
517 -[[image:1656937498343-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
518 -
519 -(% class="box warningmessage" %)
520 -(((
521 -ATTENTION : Pour que ce nouvel emplacement soit reporté sur la notice du bien 880.1.1, il faut modifier l'état d'avancement du récolement, par exemple en le passant à Récolé sur pièce et sur place
522 -)))
523 -
524 -[[image:1656937677197-202.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
525 -
526 -L'historique de changement de localisation sera mentionné dans l'historique de récolement sur la notice bien
527 -
528 -[[image:1656938064489-651.png]]
529 -
530 -
531 -[[image:2022-02-25_15h37_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
532 -
533 533  (% id="HETAPE3.1:ImporterdesrE9sultatsderE9colementsaisissurtablette" class="CxSpFirst" %)
534 534  === Importer des résultats de récolement saisis sur tablette via Recol'App ===
535 535  
... ... @@ -539,15 +539,10 @@
539 539  
540 540  [[image:1662995226581-313.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
541 541  
542 -(% id="HETAPE3.2:ImporterdesdonnE9esderE9colementsaisiessuruntableur" class="CxSpFirst" %)
543 -=== Importer des données de récolement saisies sur un tableur ===
642 +
544 544  
545 -L'interface d'import générique de Flora musée (notices et photos) permet d'importer des fichiers tabulés dans la table des biens et la photothèque, notamment pour y créer et y localiser les biens qui n'existaient pas encore dans la table documentaire des biens.
644 +
546 546  
547 -Il est aussi possible d'importer des notices de récolement qui n'auraient pas été générés via l'interface de flora (attention au lien sur l'emplacement à récoler dans la campagne), se reporter au manuel d'import
548 -
549 -[[image:1662995550681-609.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
550 -
551 551  (% id="HUtilisationduworkflow" class="CxSpFirst" %)
552 552  == ETAPE 4 : Suivi de l'état d'avancement du plan de récolement ==
553 553  
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