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Modifications pour le document Assurer le récolement des biens

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/25 14:16
Depuis la version 45.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/28 11:39
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À la version 30.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/18 16:38
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -4,7 +4,7 @@
4 4  |(% style="width:840px" %)(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 -NaLe récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.
7 +Le récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.
8 8  
9 9  Ce guide vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre du récolement décennal dans Flora.
10 10  )))
... ... @@ -114,12 +114,13 @@
114 114  
115 115  == Ajouter des sous-campagnes ==
116 116  
117 -Flora permet de créer des sous-campagnes de récolement selon deux approches complémentaires, en fonction de vos besoins et de votre organisation :
117 +Une fois la campagne créée et enregistrée, vous pouvez y associer les espaces à récoler via des sous-campagnes.
118 118  
119 -(% class="active" %)|=Méthode|=Principe|=Cas d’usage privilégié
120 -|**Par emplacement**|Basée sur la **hiérarchie des emplacements physiques** saisie dans la base (ex. : bâtiment > salle > vitrine).|Idéal pour un récolement **progressif par zone** : salle, étage, réserve…
121 -|**Par panier**|Basée sur un **panier de notices de biens**, constitué selon vos critères (domaines, typologies, statuts, etc.).|Utile pour créer un **corpus ciblé** : peintures du XIXe, instruments de musique, dépôts extérieurs…
119 +Deux méthodes sont possibles :
122 122  
121 +* par emplacement à récoler.
122 +* par paniers.
123 +
123 123  === Créer une sous-campagne à partir d'un emplacement à récoler ===
124 124  
125 125  1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter un emplacement à récoler**.
... ... @@ -136,15 +136,12 @@
136 136  
137 137  1. Depuis la sous-campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.
138 138  1. Recherchez les notices de biens dans l’emplacement sélectionné.
139 -1. Sélectionnez les notices à récoler.
140 -1. Cliquez sur **Valider**,** **puis confirmez l'ajout en cliquant sur **Oui**. Les notices de récolement sont générées automatiquement pour les biens sélectionnés.
140 +1. Sélectionnez les notices, puis cliquez sur **Valider. **
141 +1. Confirmez l'ajout en cliquant sur **Oui**. Les notices de biens à récoler sont générées automatiquement.
141 141  
142 142  [[Sous-campagne de récolement  →  bouton ajouter des biens à récoler.>>image:1752848549573-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
143 143  
144 144  
145 -[[Focus → fonctionnalités fenêtre d'ajout des biens à récoler par emplacement.>>image:1753691090075-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
146 -
147 -
148 148  [[Ajouter des biens à récoler → filtre par emplacement. Sélection des notices et validation.>>image:1752849192912-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
149 149  
150 150  
... ... @@ -154,162 +154,26 @@
154 154  [[Résultat sous-campagne de récolement → notices de biens à récoler créées. >>image:1752849341105-592.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
155 155  
156 156  
157 -=== Créer une sous-campagne à partir d'un panier ===
155 +=== Méthode 2 : par panier ===
158 158  
159 -1. **Préparez un panier** contenant les notices de biens à récoler.
160 -1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler depuis un panier.**
161 -1. Sélectionnez le panier concerné et **remplissez les champs requis.**
162 -1. Cliquez sur **Valider.**
157 +1. Préparez un **panier de notices de biens**.
158 +1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter via un panier**.
159 +1. Sélectionnez le panier concerné.
160 +1. Flora génère automatiquement les sous-campagnes à partir des emplacements les plus hauts communs aux notices.
163 163  
164 -Flora effectue automatiquement les opérations suivantes :
165 -
166 -* Création des **sous-campagnes** à partir des **emplacements les plus hauts** communs aux notices.
167 -* Génération des **notices de récolement** pour chaque bien inclus.
168 -
169 -(% class="box warningmessage" %)
170 -(((
171 -Si le panier contient plus de **2000 biens**, Flora répartit automatiquement les notices dans plusieurs sous-campagnes, en fonction des emplacements.
172 -)))
173 -
174 -[[Campagne de récolement  →  bouton** **ajouter des biens à récoler depuis un panier.>>image:1752850578506-261.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
175 -
176 -
177 -[[Création de la sous-campagne à partir d'un panier → saisie des données et validation.>>image:1752850630973-190.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
178 -
179 -
180 -[[Résultat → sous campagne créée et bien à récolés automatiquement générés. >>image:1752851075877-338.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
181 -
182 -
183 -== Naviguer entre campagne et sous-campagne ==
184 -
185 -* Pour **ouvrir une sous-campagne** depuis la campagne, cliquez sur la **loupe associée à l’emplacement lié**..
186 -
187 -[[Campagne → clic sur la loupe pour ouvrir la sous-campagne.>>image:1753691802617-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
188 -
189 -
190 -[[Résultat →  ouverture de la campagne de récolement.>>image:1753692311188-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
191 -
192 -
193 -* Pour **revenir à la campagne** depuis une sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée à la campagne**, en haut à droite de l’écran.
194 -
195 -[[Sous-campagne → clic sur la loupe pour revenir à la campagne.>>image:1753691951692-221.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
196 -
197 -
198 -[[Résultat → retour sur la campagne.>>image:1753692262168-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
199 -
200 -
201 -== Éditer le planning d'une campagne ==
202 -
203 -Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le **format d’impression Liste des emplacements**.
204 -Ce document affiche les **dates prévisionnelles de récolement** des espaces liés à la campagne, et peut ensuite être **imprimé pour diffusion ou affichage**.
205 -
206 -[[Campagne → choix format d’impression** Liste des emplacements**. >>image:1753692557528-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
207 -
208 -
209 -[[Résultat → ouverture d'une nouvelle fenêtre : liste des sous-campagnes et dates prévisionnelles de récolement. >>image:1753692577956-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
210 -
211 -
212 -= Récoler les biens =
213 -
214 -== Filtrer les biens à récoler dans une sous-campagne ==
215 -
216 -Vous pouvez **filtrer les notices de récolement** pour cibler plus facilement les biens concernés.
217 -
218 -Les filtres disponibles portent sur :
219 -
220 -* **Le numéro d’inventaire**
221 -* **L'emplacement de référence théorique**
222 -* **L'état d’avancement** (ex. : en attente de récolement, récolé avec suite à donner, détruit,...)
223 -
224 - Pour activer les filtres :
225 -
226 -1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements**
227 -1. Indiquez les **critères de filtrage** souhaités
228 -1. Cliquez sur **Valider** : seules les notices correspondant aux critères s’affichent.
229 -
230 230  (% class="box infomessage" %)
231 231  (((
232 -Ces filtres sont particulièrement utiles pour isoler les objets en attente ou répartir le travail par zone ou par agent.
164 +**Astuce** : si le panier contient plus de 2000 notices, la création est automatiquement découpée en plusieurs sous-campagnes selon les emplacements.
233 233  )))
234 234  
235 -[[Ex. Filtres sur les biens à récoler par emplacement théorique et état d'avancement.>>image:1753693905391-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
236 236  
237 237  
238 -[[Résultat → affichage des biens en attente de récolement de l'étagère G-01-A-01>>image:1753694138543-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
239 239  
240 240  
241 -Pour désactiver le filtre :
242 242  
243 -1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements**
244 -1. Cliquez sur le bouton **Effacer** pour revenir à la liste complète.
245 245  
246 -[[Bouton effacer le filtre.>>image:1753694265836-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
247 247  
248 248  
249 -== Récoler sur pièce et sur place par action rapide ==
250 -
251 -L’action rapide permet de valider un bien sans ouvrir sa notice de récolement. Elle est réservée aux cas sans anomalie à signaler.
252 -
253 -1. **Positionnez-vous sur le bien à récoler** dans la sous-campagne
254 -1. **Cliquez sur le tampon** (action rapide) associé à la notice
255 -1. (((
256 -Indiquez :
257 -
258 -1. Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé
259 -1. La **date de récolement**, si différente de celle proposée
260 -)))
261 -1. Cliquez sur **Valider**
262 -1. Confirmez l'opération en cliquant sur **Oui**
263 -
264 -**Cette action renseigne automatiquement les champs :**
265 -
266 -* Récolé le
267 -* Récolé par
268 -* État d'avancement : récolé sur pièce et sur place
269 -* Conformité avec le registre : oui
270 -
271 -[[Récoler sur pièce et sur place par action rapide → saisie des données et validation.>>image:1753694394791-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
272 -
273 -
274 -[[Message de confirmation.>>image:1753694774887-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
275 -
276 -
277 -[[Résultat → bien récolé sur pièce et sur place. Date et nom du récoleur mis à jour.>>image:1753694819576-878.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
278 -
279 -
280 -== Récoler sur pièce et sur place en lot ==
281 -
282 -
283 -[[Légende>>image:1753695447493-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
284 -
285 -
286 -[[Légende>>image:1753695502865-294.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
287 -
288 -
289 -[[Légende>>image:1753695520521-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
290 -
291 -
292 -[[Légende>>image:1753695559458-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
293 -
294 -
295 -== Récoler via la notice de récolement ==
296 -
297 -== Connaître mes états d'avancement d'une notice de récolement ==
298 -
299 -== Re localiser pendant le récolement ==
300 -
301 -== Saisir des informations manquantes sur la notice du bien ==
302 -
303 -== Ajouter un bien à la liste des biens à récoler ==
304 -
305 -== Connaître les exports pour récoler sans outil informatique ==
306 -
307 -
308 -
309 -
310 -
311 -
312 -
313 313  
314 314  )))
315 315  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -316,10 +316,6 @@
316 316  (% class="box" %)
317 317  (((
318 318  **Sommaire**
319 -
320 -{{toc depth="3" numbered="true"/}}
321 -
322 -
323 323  )))
324 324  
325 325  (% class="box" %)
... ... @@ -331,10 +331,9 @@
331 331  * [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
332 332  * [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
333 333  
334 -* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
335 -* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
336 336  * [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
337 337  * [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
194 +* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
338 338  )))
339 339  
340 340  (% class="box" %)
... ... @@ -356,17 +356,42 @@
356 356  
357 357  
358 358  
216 +
359 359  
218 +(% class="MsoCaption" %)
219 +
360 360  
221 +
361 361  
223 +
362 362  
363 363  
364 364  
365 365  
228 +(% id="HAfficherlesnoticesderE9colementniveauparniveauoupourtouslesniveaux" style="margin-left: 0cm;" class="Encarttexte" %)
229 +==== Afficher les notices de récolement niveau par niveau ou pour tous les niveaux ====
366 366  
367 367  
232 +(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
233 +(((
234 +**Par défaut : **Le filtre par emplacement (dans l'écran de gauche) permet de ne voir que les biens **d'un niveau** (Exemple : les biens présents dans le tiroir de l'étagere), pour voir ceux qui serainet spécifiquement dans la Boite 1 il faut "descendre dedans"
235 +En cochant la case « afficher les récolements préparés pour tous les niveaux de l’emplacement », nous ferons apparaitre la totalité des biens présents dans tous les niveaux de l' emplacement concerné.
236 +)))
368 368  
238 +[[image:1662994468477-740.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
369 369  
240 +
241 +
242 +[[image:2021-12-30_12h08_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
243 +
244 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
245 +(% class="small" %)Nous observons que ces biens sont tous en attente de récolement (en gras à droite).
246 +
247 +(% class="box warningmessage" %)
248 +(((
249 +Les filtres des Domaines et Typologie ne fonctionnent pas après l'apparition des notices de récolement à saisir, ils sont utilisables uniquement avant pour ne faire apparaitre que certaines notices.
250 +)))
251 +
370 370  === Exporter ces notices de récolement pour saisie sur Tablette via Recol'App ===
371 371  
372 372  une fois les notices de récolement générées pour un emplacement dans la campagne, il est possible de les [[exporter sur la tablette>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/RecolApp/]] via un fichier zip à télécharger
... ... @@ -422,7 +422,43 @@
422 422  (% class="CxSpMiddle" %)
423 423  Les exports Excel complet ou 18colonnes n’affichent pas l’image, mais si la colonne Image n’est pas vide (elle contient une url d’accès à l’image), vous saurez que la photo existe.
424 424  
307 +=== Validation en masse des biens sans anomalie ou suite à donner ===
425 425  
309 +(% class="box infomessage" %)
310 +(((
311 +[[image:Récoler les biens sur pièce et sur place .jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
312 +)))
313 +
314 +Le schéma du récolement des biens sur pièce et sur place en masse est disponible en format PDF  [[ici>>attach:Récoler les biens sur pièce et sur place.pdf]].
315 +
316 +(% class="CxSpFirst" %)
317 +Pour procéder à une validation en masse, il suffira d’aller dans l’onglet [[image:2021-12-30_12h24_07.png]] et de valider les objets [[image:2021-12-30_12h22_41.png||height="32" width="26"]] dont le récolement n’a posé aucun problème. Si l’opérateur de saisie n’a rien à ajouter sur la notice récolement de l’objet, il peut passer par cette validation. Nous validerons donc tous les biens sauf la lampe à huile. Il faut aussi sélectionner un « récoleur » parmi les personnes présente dans l’autorité susnommé et une date de validation.[[image:2021-12-30_12h25_25.png]]
318 +
319 +
320 +[[image:2021-12-30_12h22_35.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
321 +
322 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
323 +(% class="small" %)Validation des biens à récoler.
324 +
325 +[[image:2021-12-30_12h28_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="123" width="424" class="img-thumbnail"]]
326 +
327 +(% class="CxSpMiddle" style="text-align: center;" %)
328 +(% class="small" %)Confirmation de l'opération pour les éléments sélectionnés.
329 +
330 +(% class="CxSpMiddle" %)
331 +Après confirmation de l'opération, les objets ont été validés, nous pouvons l’observer par l’état qui est passé de vert à gris dans l'onglet [[image:2021-12-30_14h33_46.png]] ou [[image:2021-12-30_14h33_16.png]].
332 +
333 +[[image:2021-12-30_14h21_35.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
334 +
335 +(% class="CxSpMiddle" style="text-align: center;" %)
336 +(% class="small" %)Tous.
337 +
338 +[[image:2021-12-30_14h24_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
339 +
340 +(% style="text-align: center;" %)
341 +(% class="small" %)Réalisés sans suites à donner.
342 +
343 +
426 426  === Traitement unitaire des anomalies  et suites à donner ===
427 427  
428 428  Dans ce cas de figure il n'est plus possible de travailler en masse, il faudra saisir les anomalies et les suites à données unitairement dans chaque notice récolement
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