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Modifications pour le document Assurer le récolement des biens

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/25 14:16
Depuis la version 42.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/28 11:33
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À la version 56.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/28 15:31
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -142,7 +142,7 @@
142 142  [[Sous-campagne de récolement  →  bouton ajouter des biens à récoler.>>image:1752848549573-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
143 143  
144 144  
145 -[[Focus → fonctionnalités fenêtre d'ajout des biens à récoler.>>image:1753691090075-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
145 +[[Focus → fonctionnalités fenêtre d'ajout des biens à récoler par emplacement.>>image:1753691090075-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
146 146  
147 147  
148 148  [[Ajouter des biens à récoler → filtre par emplacement. Sélection des notices et validation.>>image:1752849192912-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -209,9 +209,9 @@
209 209  [[Résultat → ouverture d'une nouvelle fenêtre : liste des sous-campagnes et dates prévisionnelles de récolement. >>image:1753692577956-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
210 210  
211 211  
212 -= Récoler les biens =
212 += Récoler les biens =
213 213  
214 -== Filtrer les biens à récoler dans une sous-campagne ==
214 +== Filtrer les biens à récoler dans une sous-campagne ==
215 215  
216 216  Vous pouvez **filtrer les notices de récolement** pour cibler plus facilement les biens concernés.
217 217  
... ... @@ -246,20 +246,19 @@
246 246  [[Bouton effacer le filtre.>>image:1753694265836-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
247 247  
248 248  
249 -== Récoler sur pièce et sur place par action rapide ==
249 +== Récoler un bien par action rapide ==
250 250  
251 251  L’action rapide permet de valider un bien sans ouvrir sa notice de récolement. Elle est réservée aux cas sans anomalie à signaler.
252 252  
253 -1. **Se positionner sur le bien à récoler** dans la sous-campagne
254 -1. **Cliquer sur le tampon** (action rapide) associé à la notice
253 +1. **Positionnez-vous sur le bien à récoler** dans la sous-campagne
254 +1. **Cliquez sur le tampon** (action rapide) associé à la notice
255 255  1. (((
256 -Indiquer :
256 +Indiquez :
257 257  
258 -1. Le **nom du récoleur, **si différent de celui proposé
259 -1. La **date de récolement**, si différente de celle proposée
258 +* Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé
259 +* La **date de récolement**, si différente de celle proposée
260 260  )))
261 -1. Cliquer sur **Valider**
262 -1. Confirmer l’opération en cliquant sur **Oui**
261 +1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer l'opération.
263 263  
264 264  **Cette action renseigne automatiquement les champs :**
265 265  
... ... @@ -268,41 +268,250 @@
268 268  * État d'avancement : récolé sur pièce et sur place
269 269  * Conformité avec le registre : oui
270 270  
270 +[[Récoler sur pièce et sur place par action rapide → saisie des données et validation.>>image:1753694394791-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
271 +
272 +
273 +[[Message de confirmation.>>image:1753694774887-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
274 +
275 +
276 +[[Résultat → bien récolé sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753694819576-878.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
277 +
278 +
279 +== Récoler des biens en lot ==
280 +
281 +La validation par lot permet d’appliquer l’action rapide **simultanément à plusieurs notices** de récolement, à condition qu’aucune n’ait d’anomalie à signaler.
282 +
283 +1. **Sélectionnez les notices de biens à récoler** : cochez plusieurs lignes dans la liste des biens à récoler
284 +1. **Cliquez sur l’icône tampon**, qui se trouve dans la **barre d’outils des récolements**
285 +1. (((
286 +Renseignez :
287 +
288 +* Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé
289 +* La **date de récolement**, si différente de la date du jour
290 +)))
291 +1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer.
292 +
293 +**Cette action renseigne automatiquement les champs :**
294 +
295 +* Récolé le
296 +* Récolé par
297 +* État d'avancement : récolé sur pièce et sur place
298 +* Conformité avec le registre : oui
299 +
271 271  (% class="box infomessage" %)
272 272  (((
273 -Cette action doit être répétée **pour chaque bien individuellement**.
302 +Astuce : utilisez les **filtres (entonnoir)** pour isoler plus facilement les biens concernés avant de lancer l’action par lot.
274 274  )))
275 275  
276 -[[Récoler sur pièce et sur place par action rapide → saisie des données et validation.>>image:1753694394791-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
305 +[[Sélection des notices à récoler en lot et clic sur le tampon.>>image:1753695447493-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
277 277  
278 278  
279 -[[Message de confirmation.>>image:1753694774887-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
308 +[[Récoler sur pièce et sur place par lot → saisie des données et validation.>>image:1753695502865-294.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
280 280  
281 281  
282 -[[Résultat → bien récolé sur pièce et sur place. Date et nom du récoleur mis à jour.>>image:1753694819576-878.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
311 +[[Message de confirmation.>>image:1753695520521-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
283 283  
284 284  
285 -== Récoler sur pièce et sur place en lot ==
314 +[[Résultat → cinq biens récolés sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753695559458-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
286 286  
287 287  
288 -== Récoler via la notice de récolement ==
317 +== Récoler un bien via la notice de récolement ==
289 289  
290 -== Connaître mes états d'avancement d'une notice de récolement ==
319 +Vous devez passer par la **notice de récolement** dès qu’un **constat ou une anomalie** nécessite un traitement individualisé.
291 291  
292 -== Re localiser pendant le récolement ==
321 +Cette méthode est **obligatoire** dans les cas suivants :
293 293  
294 -== Saisir des informations manquantes sur la notice du bien ==
323 +* Marquage défaillant ou absent
324 +* État de conservation dégradé
325 +* Non-conformité avec le registre ou la base
326 +* Mauvaise localisation
327 +* Bien non vu, détruit ou manquant
328 +* Saisie d'un constat d'état complémentaire
295 295  
296 -== Ajouter un bien à la liste des biens à récoler ==
330 +(((
331 +Procédure à suivre :
297 297  
298 -== Connaître les exports pour récoler sans outil informatique ==
333 +1. Positionnez-vous sur la notice du bien concerné dans la liste des biens à récoler
334 +1. Cliquez sur l’**icône crayon** pour modifier la **notice de récolement**
335 +1. (((
336 +Renseignez les anomalies constatées :
299 299  
338 +* Précisez la **nature du problème dans les champs dédiés**
339 +* Indiquez la ou les **suites à donner** (à traiter,à marquer, à inventorier, déposer plainte, etc.)
340 +)))
341 +1. Mettez à jour** la date, l'agent récoleur et l’état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, suites à donner)
342 +1. Cliquez sur **Enregistrer **: la notice est à jour et intègre vos constats.
300 300  
344 +[[Choix notice de bien à récoler et clic sur le bouton modifier.>>image:1753698865086-809.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
301 301  
302 302  
347 +[[Notice de récolement → saisie des anomalies et enregistrement.>>image:1753698189331-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
303 303  
304 304  
350 +[[Résultat → affichage du bien récolé avec des suites à donner.>>image:1753698284257-229.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
305 305  
352 +
353 +== Naviguer entre notice de récolement, biens et sous-campagne ==
354 +
355 +Une fois la notice de récolement mise à jour, vous pouvez à tout moment **consulter l’ensemble des données saisies** (constats, état d’avancement, suites à donner, etc.).
356 +
357 +Procédure :
358 +
359 +1. Rendez-vous dans la **liste des biens à récoler**
360 +1. Repérez le bien concerné
361 +1. Cliquez sur l’**icône loupe** située à gauche de la ligne du bien. Vous accédez à la **notice complète de récolement**, avec tous les champs renseignés et modifiables selon vos droits.
362 +1. Pour revenir à la sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée**, en haut à droite de l’écran.
363 +
364 +(% class="box infomessage" %)
365 +(((
366 +Astuce : vous pouvez également accéder à cette fiche depuis la notice du bien, via les champs **Récolement en cours** ou **Dernier récolement**.
367 +)))
368 +
369 +[[Depuis une sous-campagne → clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753698904656-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
370 +
371 +
372 +[[Depuis un bien  → champ **Dernier récolement **: clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753707109840-484.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
373 +
374 +
375 +[[Résultat → affichage de la notice de récolement avec les données saisies.>>image:1753698940640-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
376 +)))
377 +
378 +
379 +
380 +[[Notice de récolement → clic sur la loupe pour revenir à la sous-campagne de récolement. >>image:1753707203678-608.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
381 +
382 +
383 +[[Résultat → affichage de la sous-campagne de récolement.>>image:1753707373097-989.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
384 +
385 +
386 +== Comprendre l’état d’avancement des notices de récolement ==
387 +
388 +Dans chaque **sous-campagne**, les notices de biens sont accompagnées d’une **icône colorée** indiquant leur **état d’avancement**. Ces codes visuels vous permettent de **suivre facilement la progression du récolement** et d’identifier rapidement les situations à traiter.
389 +
390 +Les icônes apparaissent dans la **colonne centrale**, à gauche de chaque ligne de bien :
391 +
392 +|(% style="width:122px" %)**Icône**|(% style="width:672px" %)**État de la notice**
393 +|(% style="width:122px" %)[[image:1753697301456-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé sur pièce et sur place; avec ou sans anomalies mineures, ou bien retrouvé
394 +|(% style="width:122px" %)[[image:1753697279492-248.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé non vu, manquant ou détruit (anomalies majeures)
395 +|(% style="width:122px" %)[[image:1753697256223-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien en attente de récolement
396 +
397 +(% class="box infomessage" %)
398 +(((
399 +Astuce : vous pouvez **filtrer** les notices selon ces états grâce au **filtre par état d’avancement**.
400 +Pour cela, cliquez sur l’**icône entonnoir** dans la barre d’outils des récolements, sélectionnez l’état souhaité, puis cliquez sur **Valider**.
401 +Pour annuler le filtre, cliquez de nouveau sur l’entonnoir, puis sur **Effacer**.
402 +)))
403 +
404 +[[Sous-campagne de récolement → affichage des états d'avancement.>>image:1753697372537-107.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
405 +
406 +== Re localiser un bien pendant le récolement ==
407 +
408 +Le récolement est souvent l’occasion de constater que certains biens ne se trouvent **pas à leur emplacement théorique**. Flora permet alors de **corriger la localisation** directement depuis la notice de récolement.
409 +
410 +(% class="box warningmessage" %)
411 +(((
412 +La **relocalisation n'est effective** dans la notice du bien que si vous modifiez l’**état d’avancement** de la notice de récolement. La simple saisie d’un nouvel emplacement ne suffit pas.
413 +)))
414 +
415 +=== Notions d'emplacements ===
416 +
417 +Dans Flora, plusieurs notions de localisation coexistent pour assurer un suivi précis, notamment lors d’un récolement. Avant de relocaliser un bien, il convient de bien appréhender ces notions. Ce tableau récapitulatif vous y aidera :
418 +
419 +(% class="active" %)|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
420 +Terme​
421 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
422 +Définition​
423 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
424 +Usage courant​
425 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
426 +Évolue automatiquement dans la notice du bien ?​
427 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
428 +Équivalence notice de bien​
429 +)))
430 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
431 +Emplacement de référence théorique (ou ancien)​
432 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
433 +Localisation durable attendue du bien, renseignée dans la notice bien​
434 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
435 +Sert de base à la préparation des campagnes​
436 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
437 +Non​
438 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
439 +Emplacement de référence​
440 +)))
441 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
442 +Nouvel emplacement de référence​
443 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
444 +Saisie d’un nouvel emplacement fixe lors du récolement​
445 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
446 +Si le bien a définitivement changé de lieu​
447 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
448 +Oui, si couplée à une validation de la notice de récolement​
449 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
450 +Emplacement de référence​
451 +)))
452 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
453 +Localisation temporaire théorique (ou ancienne)​
454 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
455 +Emplacement temporaire prévu pour un bien, renseigné dans la notice bien​
456 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
457 +Utilisée en cas de mouvements planifiés​
458 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
459 +Non​
460 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
461 +Localisation temporaire​
462 +)))
463 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
464 +Nouvelle localisation temporaire​
465 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
466 +Saisie manuelle d’une localisation temporaire lors du récolement​
467 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
468 +Sert à signaler un changement temporaire de place​
469 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
470 +Non, valeur uniquement informative
471 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
472 +Localisation temporaire​
473 +)))
474 +
475 +=== Procédure pour relocaliser un bien ===
476 +
477 +1. **Rendez-vous dans la sous-campagne** de récolement.
478 +1. **Cliquez sur l'icône crayon **à gauche du bien concerné, pour modifier la notice de récolement.
479 +1. (((
480 +Dans les champs dédiés :
481 +
482 +* Renseignez le **nouvel emplacement de référence**, si le changement est définitif.
483 +* Ou saisissez une **nouvelle localisation temporaire**, si le déplacement est ponctuel.
484 +)))
485 +1. Mettez à jour l’**état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, Récolés sur pièce et sur place, emplacement modifié, suites à donner, etc.).
486 +1. Cliquez sur **Enregistrer**.
487 +
488 +(% class="box warningmessage" %)
489 +(((
490 +La modification ne sera **propagée dans la notice du bien** qu’à l’enregistrement, **à condition que l’état d'avancement ait été mis à jour**.
491 +)))
492 +
493 +[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton modifier. >>image:1753708743299-288.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
494 +
495 +
496 +[[Notice de récolement → saisie d'un nouvel emplacement de référence et modification de l'état d'avancement.>>image:1753709395401-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
497 +
498 +
499 +[[Résultat sur la notice du bien → emplacement de référence automatiquement modifié.>>image:1753709019438-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
500 +
501 +
502 +== Saisir des informations manquantes sur la notice du bien ==
503 +
504 +== Ajouter un bien à la liste des biens à récoler ==
505 +
506 +== Connaître les exports pour récoler sans outil informatique ==
507 +
508 +
509 +
510 +
511 +
512 +
513 +
306 306  
307 307  )))
308 308  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -415,74 +415,6 @@
415 415  (% class="CxSpMiddle" %)
416 416  Les exports Excel complet ou 18colonnes n’affichent pas l’image, mais si la colonne Image n’est pas vide (elle contient une url d’accès à l’image), vous saurez que la photo existe.
417 417  
418 -
419 -=== Traitement unitaire des anomalies  et suites à donner ===
420 -
421 -Dans ce cas de figure il n'est plus possible de travailler en masse, il faudra saisir les anomalies et les suites à données unitairement dans chaque notice récolement
422 -
423 -(% class="CxSpMiddle" %)
424 -Commençons par aller sur cette notice :
425 -
426 -[[image:2021-12-30_14h38_16.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
427 -
428 -(% class="CxSpMiddle" %)
429 -Passons en modification :
430 -
431 -[[image:2021-12-30_14h43_40.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
432 -
433 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
434 -(% class="small" %)Vue sur la notice de récolement du bien et outils de modification pour entrée en saisie.
435 -
436 -(% class="CxSpFirst" %)
437 -Nous avons constaté ici la présence de moisissure et un effacement partiel du numéro d’inventaire. Ces deux problèmes vont donc nécessiter l’intervention d’une restauration à moyen terme.
438 -
439 -(% class="CxSpLast" %)
440 -J’indique donc :
441 -
442 -* L’état d’avancement de la notice, ici « récolé sur pièce et sur place, suite à donner ».
443 -* Les deux problèmes.
444 -* Les suites à donner.
445 -* Le nom du récoleur.
446 -
447 -(% class="MsoCaption" %)
448 -[[image:2021-12-30_14h58_49.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
449 -
450 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
451 -(% style="font-size:11.9px" %)Changement de l'état d'avancement de la notice de "En attente de récolement" à "Récolé sur pièce et sur place, suite à donner".
452 -
453 -(% class="MsoCaption" %)
454 -[[image:2021-12-30_15h10_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
455 -
456 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
457 -(% style="font-size:11.9px" %)Les deux problèmes.
458 -
459 -(% class="MsoCaption" %)
460 -[[image:2021-12-30_15h13_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
461 -
462 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
463 -(% style="font-size:11.9px" %)Les suites à donner qui peuvent se cumuler.
464 -
465 -(% class="CxSpMiddle" %)
466 -Nous voyons donc les modifications sur la notice, après un enregistrement, avec en gras l’état d’avancement du récolement pour ce bien.
467 -
468 -[[image:2021-12-30_15h13_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
469 -
470 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
471 -(% class="small" %)Résultat d'un récolement d'un bien après enregistrement.
472 -
473 -(% class="CxSpMiddle" %)
474 -Pour revenir à la liste des notices de récolement, cliquer sur Ré-afficher les récolements de ce niveau... [[image:2021-12-30_15h42_53.png||height="19" width="73"]] Nous constatons désormais sur l’emplacement la présence de 14 biens dans « réalisés sans suite » et d’un bien dans « réalisés suite à donner ».[[image:2021-12-30_15h42_53 copie.png||height="23" width="78"]]
475 -
476 -[[image:2021-12-30_15h42_53 copie 2.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
477 -
478 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
479 -(% class="small" %)Réalisé suite à donner.
480 -
481 -[[image:2021-12-30_15h56_11.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
482 -
483 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
484 -(% class="small" %)Réalisé sans suite
485 -
486 486  (% id="HRelocalisationsuiteaurE9colement" class="MsoCaption" %)
487 487  === Modification de localisation d'un bien pendant le récolement ===
488 488  
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