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Modifications pour le document Assurer le récolement des biens

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/25 14:16
Depuis la version 42.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/28 11:33
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/18 16:30
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -4,7 +4,7 @@
4 4  |(% style="width:840px" %)(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 -NaLe récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.
7 +Le récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.
8 8  
9 9  Ce guide vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre du récolement décennal dans Flora.
10 10  )))
... ... @@ -114,12 +114,13 @@
114 114  
115 115  == Ajouter des sous-campagnes ==
116 116  
117 -Flora permet de créer des sous-campagnes de récolement selon deux approches complémentaires, en fonction de vos besoins et de votre organisation :
117 +Une fois la campagne créée et enregistrée, vous pouvez y associer les espaces à récoler via des sous-campagnes.
118 118  
119 -(% class="active" %)|=Méthode|=Principe|=Cas d’usage privilégié
120 -|**Par emplacement**|Basée sur la **hiérarchie des emplacements physiques** saisie dans la base (ex. : bâtiment > salle > vitrine).|Idéal pour un récolement **progressif par zone** : salle, étage, réserve…
121 -|**Par panier**|Basée sur un **panier de notices de biens**, constitué selon vos critères (domaines, typologies, statuts, etc.).|Utile pour créer un **corpus ciblé** : peintures du XIXe, instruments de musique, dépôts extérieurs…
119 +Deux méthodes sont possibles :
122 122  
121 +* par emplacement à récoler.
122 +* par paniers.
123 +
123 123  === Créer une sous-campagne à partir d'un emplacement à récoler ===
124 124  
125 125  1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter un emplacement à récoler**.
... ... @@ -135,231 +135,157 @@
135 135  ==== Lier les biens à récoler dans l'emplacement ====
136 136  
137 137  1. Depuis la sous-campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.
138 -1. Recherchez les notices de biens dans l’emplacement sélectionné.
139 -1. Sélectionnez les notices à récoler.
140 -1. Cliquez sur **Valider**,** **puis confirmez l'ajout en cliquant sur **Oui**. Les notices de récolement sont générées automatiquement pour les biens sélectionnés.
139 +1. Recherchez les notices dans les emplacements pour les rapatrier.
140 +1. Sélectionnez les notices et cliquer sur valider.
141 +1. Les biens sont ajoutés et les notices de récolement générées.
141 141  
142 142  [[Sous-campagne de récolement  →  bouton ajouter des biens à récoler.>>image:1752848549573-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
143 143  
144 144  
145 -[[Focus → fonctionnalités fenêtre d'ajout des biens à récoler.>>image:1753691090075-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
146 146  
147 147  
148 -[[Ajouter des biens à récoler → filtre par emplacement. Sélection des notices et validation.>>image:1752849192912-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
149 149  
149 +=== Méthode 2 : par panier ===
150 150  
151 -[[Ajouter des biens à récoler → message de confirmation. >>image:1752849300133-140.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
151 +1. Préparez un **panier de notices de biens**.
152 +1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter via un panier**.
153 +1. Sélectionnez le panier concerné.
154 +1. Flora génère automatiquement les sous-campagnes à partir des emplacements les plus hauts communs aux notices.
152 152  
153 -
154 -[[Résultat sous-campagne de récolement → notices de biens à récoler créées. >>image:1752849341105-592.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
155 -
156 -
157 -=== Créer une sous-campagne à partir d'un panier ===
158 -
159 -1. **Préparez un panier** contenant les notices de biens à récoler.
160 -1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler depuis un panier.**
161 -1. Sélectionnez le panier concerné et **remplissez les champs requis.**
162 -1. Cliquez sur **Valider.**
163 -
164 -Flora effectue automatiquement les opérations suivantes :
165 -
166 -* Création des **sous-campagnes** à partir des **emplacements les plus hauts** communs aux notices.
167 -* Génération des **notices de récolement** pour chaque bien inclus.
168 -
169 -(% class="box warningmessage" %)
156 +(% class="box infomessage" %)
170 170  (((
171 -Si le panier contient plus de **2000 biens**, Flora répartit automatiquement les notices dans plusieurs sous-campagnes, en fonction des emplacements.
158 +**Astuce** : si le panier contient plus de 2000 notices, la création est automatiquement découpée en plusieurs sous-campagnes selon les emplacements.
172 172  )))
173 173  
174 -[[Campagne de récolement  →  bouton** **ajouter des biens à récoler depuis un panier.>>image:1752850578506-261.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
175 175  
176 176  
177 -[[Création de la sous-campagne à partir d'un panier → saisie des données et validation.>>image:1752850630973-190.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
178 178  
179 179  
180 -[[Résultat → sous campagne créée et bien à récolés automatiquement générés. >>image:1752851075877-338.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
181 181  
182 182  
183 -== Naviguer entre campagne et sous-campagne ==
184 184  
185 -* Pour **ouvrir une sous-campagne** depuis la campagne, cliquez sur la **loupe associée à l’emplacement lié**..
168 +
169 +)))
170 +)))|(% style="width:300px" %)(((
171 +(% class="box" %)
172 +(((
173 +**Sommaire**
174 +)))
186 186  
187 -[[Campagne → clic sur la loupe pour ouvrir la sous-campagne.>>image:1753691802617-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
176 +(% class="box" %)
177 +(((
178 +**Aller plus loin**
188 188  
180 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
181 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
182 +* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
183 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
189 189  
190 -[[Résultat →  ouverture de la campagne de récolement.>>image:1753692311188-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
185 +* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
186 +* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
187 +* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
188 +)))
191 191  
190 +(% class="box" %)
191 +(((
192 +**Icônes principales**
193 +)))
194 +)))
192 192  
193 -* Pour **revenir à la campagne** depuis une sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée à la campagne**, en haut à droite de l’écran.
194 194  
195 -[[Sous-campagne → clic sur la loupe pour revenir à la campagne.>>image:1753691951692-221.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
196 196  
197 197  
198 -[[Résultat → retour sur la campagne.>>image:1753692262168-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
199 199  
200 200  
201 -== Éditer le planning d'une campagne ==
202 202  
203 -Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le **format d’impression Liste des emplacements**.
204 -Ce document affiche les **dates prévisionnelles de récolement** des espaces liés à la campagne, et peut ensuite être **imprimé pour diffusion ou affichage**.
205 205  
206 -[[Campagne → choix format d’impression** Liste des emplacements**. >>image:1753692557528-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
207 207  
208 208  
209 -[[Résultat → ouverture d'une nouvelle fenêtre : liste des sous-campagnes et dates prévisionnelles de récolement. >>image:1753692577956-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
210 210  
211 211  
212 -= Récoler les biens =
213 213  
214 -== Filtrer les biens à récoler dans une sous-campagne ==
215 215  
216 -Vous pouvez **filtrer les notices de récolement** pour cibler plus facilement les biens concernés.
209 +(% id="HETAPE4:FaireremonterlesBiens" class="CxSpMiddle" %)
210 +== ETAPE 2 : Générer les notices de récolement des Biens dans l'emplacement ==
217 217  
218 -Les filtres disponibles portent sur :
212 +Cette étape doit être réalisée** le plus tard possibl**e afin de prendre en compte les éventuels changements de localisation des biens cpncernés
219 219  
220 -* **Le numéro d’inventaire**
221 -* **L'emplacement de référence théorique**
222 -* **L'état d’avancement** (ex. : en attente de récolement, récolé avec suite à donner, détruit,...)
223 -
224 - Pour activer les filtres :
225 -
226 -1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements**
227 -1. Indiquez les **critères de filtrage** souhaités
228 -1. Cliquez sur **Valider** : seules les notices correspondant aux critères s’affichent.
229 -
230 230  (% class="box infomessage" %)
231 231  (((
232 -Ces filtres sont particulièrement utiles pour isoler les objets en attente ou répartir le travail par zone ou par agent.
216 +[[image:Générer les notices de récolements.jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
233 233  )))
234 234  
235 -[[Ex. Filtres sur les biens à récoler par emplacement théorique et état d'avancement.>>image:1753693905391-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
219 +Le schéma de la génération des notices de récolement d'un bien dans l'emplacement est disponible au format pdf[[ ici.>>attach:Générer les notices de récolements.pdf]]
236 236  
221 +(% class="MsoCaption" %)
222 +[[image:2022-02-04_23h44_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
237 237  
238 -[[Résultat → affichage des biens en attente de récolement de l'étagère G-01-A-01>>image:1753694138543-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
224 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
225 +(% class="small" %)Préparation des notices biens de l'emplacement et de tous ces contenants.
239 239  
227 +=== Récoler par domaine / typologie ===
240 240  
241 -Pour désactiver le filtre :
229 +Possibilité d'ajouter un filtre en choisissant un ou plusieurs Domaines ou une ou plusieurs Typologie, pour préparer des notices de récolement pour uniquement certains domaines ou certains types de Biens.
242 242  
243 -1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements**
244 -1. Cliquez sur le bouton **Effacer** pour revenir à la liste complète.
231 +[[image:2021-12-30_11h43_52.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
245 245  
246 -[[Bouton effacer le filtre.>>image:1753694265836-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
247 247  
234 +[[image:2021-12-30_11h42_27.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
248 248  
249 -== Récoler sur pièce et sur place par action rapide ==
236 +Cumuler les Domaines ou les Typologies au besoin avec "et" ou "ou".
250 250  
251 -L’action rapide permet de valider un bien sans ouvrir sa notice de récolement. Elle est réservée aux cas sans anomalie à signaler.
238 +[[image:2021-12-30_11h58_50.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
252 252  
253 -1. **Se positionner sur le bien à récoler** dans la sous-campagne
254 -1. **Cliquer sur le tampon** (action rapide) associé à la notice
255 -1. (((
256 -Indiquer :
240 +(% class="CxSpMiddle" %)
241 +Après avoir cliquer sur[[image:2021-12-30_12h04_02.png]]. Nous devons valider ensuite les biens désirés pour ce récolement, la plupart du temps il suffira de tous les sélectionner.
257 257  
258 -1. Le **nom du récoleur, **si différent de celui proposé
259 -1. La **date de récolement**, si différente de celle proposée
260 -)))
261 -1. Cliquer sur **Valider**
262 -1. Confirmer l’opération en cliquant sur **Oui**
263 -
264 -**Cette action renseigne automatiquement les champs :**
265 -
266 -* Récolé le
267 -* Récolé par
268 -* État d'avancement : récolé sur pièce et sur place
269 -* Conformité avec le registre : oui
270 -
271 271  (% class="box infomessage" %)
272 272  (((
273 -Cette action doit être répétée **pour chaque bien individuellement**.
245 +Avec [[image:2022-02-04_23h53_31.png||height="25" width="28"]] préparer les notices de récolement pour ce niveau uniquement, avec [[image:2022-02-04_22h47_34.png||height="38" width="29"]] préparer les notices de récolement pour ce niveau et tous ses contenants. Privilégier [[image:2022-02-04_22h47_34.png||height="35" width="27"]] pour être sûre de ne pas oublier aucun biens à récoler, par exemple : un colonne contenant des tiroirs, pour ne pas oublier de générer les notices de récolement des biens dans les tiroirs.
274 274  )))
275 275  
276 -[[Récoler sur pièce et sur place par action rapide → saisie des données et validation.>>image:1753694394791-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
248 +[[image:2021-12-30_12h01_33.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
277 277  
250 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
251 +(% class="small" %)Listes des biens à sélectionner
278 278  
279 -[[Message de confirmation.>>image:1753694774887-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
253 +(% class="MsoCaption" %)
254 +[[image:2021-12-30_12h03_33.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="135" width="445" class="img-thumbnail"]]
280 280  
256 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
257 +(% class="small" %)Fenêtre de confirmation de la sélection
281 281  
282 -[[Résultat → bien récolé sur pièce et sur place. Date et nom du récoleur mis à jour.>>image:1753694819576-878.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
283 283  
260 +(% class="Encarttexte" style="margin-left:0cm" %)
261 +Cliquer sur[[image:2021-12-30_12h02_57.png]] pour générer les notices de récolement pour saisie, confirmer votre sélection et voici le résultat :
284 284  
285 -== Récoler sur pièce et sur place en lot ==
263 +[[image:2021-12-30_12h11_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
286 286  
287 287  
288 -== Récoler via la notice de récolement ==
266 +(% id="HAfficherlesnoticesderE9colementniveauparniveauoupourtouslesniveaux" style="margin-left: 0cm;" class="Encarttexte" %)
267 +==== Afficher les notices de récolement niveau par niveau ou pour tous les niveaux ====
289 289  
290 -== Connaître mes états d'avancement d'une notice de récolement ==
291 291  
292 -== Re localiser pendant le récolement ==
293 -
294 -== Saisir des informations manquantes sur la notice du bien ==
295 -
296 -== Ajouter un bien à la liste des biens à récoler ==
297 -
298 -== Connaître les exports pour récoler sans outil informatique ==
299 -
300 -
301 -
302 -
303 -
304 -
305 -
306 -
307 -)))
308 -)))|(% style="width:300px" %)(((
309 -(% class="box" %)
270 +(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
310 310  (((
311 -**Sommaire**
272 +**Par défaut : **Le filtre par emplacement (dans l'écran de gauche) permet de ne voir que les biens **d'un niveau** (Exemple : les biens présents dans le tiroir de l'étagere), pour voir ceux qui serainet spécifiquement dans la Boite 1 il faut "descendre dedans"
273 +En cochant la case « afficher les récolements préparés pour tous les niveaux de l’emplacement », nous ferons apparaitre la totalité des biens présents dans tous les niveaux de l' emplacement concerné.
274 +)))
312 312  
313 -{{toc depth="3" numbered="true"/}}
276 +[[image:1662994468477-740.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
314 314  
315 -
316 -)))
317 317  
318 -(% class="box" %)
319 -(((
320 -**Aller plus loin**
321 321  
322 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
323 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
324 -* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
325 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
280 +[[image:2021-12-30_12h08_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
326 326  
327 -* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
328 -* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
329 -* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
330 -* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
331 -)))
282 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
283 +(% class="small" %)Nous observons que ces biens sont tous en attente de récolement (en gras à droite).
332 332  
333 -(% class="box" %)
285 +(% class="box warningmessage" %)
334 334  (((
335 -**Icônes principales**
287 +Les filtres des Domaines et Typologie ne fonctionnent pas après l'apparition des notices de récolement à saisir, ils sont utilisables uniquement avant pour ne faire apparaitre que certaines notices.
336 336  )))
337 -)))
338 338  
339 -
340 -
341 -
342 -
343 -
344 -
345 -
346 -
347 -
348 -
349 -
350 -
351 -
352 -
353 -
354 -
355 -
356 -
357 -
358 -
359 -
360 -
361 -
362 -
363 363  === Exporter ces notices de récolement pour saisie sur Tablette via Recol'App ===
364 364  
365 365  une fois les notices de récolement générées pour un emplacement dans la campagne, il est possible de les [[exporter sur la tablette>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/RecolApp/]] via un fichier zip à télécharger
... ... @@ -415,7 +415,43 @@
415 415  (% class="CxSpMiddle" %)
416 416  Les exports Excel complet ou 18colonnes n’affichent pas l’image, mais si la colonne Image n’est pas vide (elle contient une url d’accès à l’image), vous saurez que la photo existe.
417 417  
345 +=== Validation en masse des biens sans anomalie ou suite à donner ===
418 418  
347 +(% class="box infomessage" %)
348 +(((
349 +[[image:Récoler les biens sur pièce et sur place .jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
350 +)))
351 +
352 +Le schéma du récolement des biens sur pièce et sur place en masse est disponible en format PDF  [[ici>>attach:Récoler les biens sur pièce et sur place.pdf]].
353 +
354 +(% class="CxSpFirst" %)
355 +Pour procéder à une validation en masse, il suffira d’aller dans l’onglet [[image:2021-12-30_12h24_07.png]] et de valider les objets [[image:2021-12-30_12h22_41.png||height="32" width="26"]] dont le récolement n’a posé aucun problème. Si l’opérateur de saisie n’a rien à ajouter sur la notice récolement de l’objet, il peut passer par cette validation. Nous validerons donc tous les biens sauf la lampe à huile. Il faut aussi sélectionner un « récoleur » parmi les personnes présente dans l’autorité susnommé et une date de validation.[[image:2021-12-30_12h25_25.png]]
356 +
357 +
358 +[[image:2021-12-30_12h22_35.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
359 +
360 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
361 +(% class="small" %)Validation des biens à récoler.
362 +
363 +[[image:2021-12-30_12h28_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="123" width="424" class="img-thumbnail"]]
364 +
365 +(% class="CxSpMiddle" style="text-align: center;" %)
366 +(% class="small" %)Confirmation de l'opération pour les éléments sélectionnés.
367 +
368 +(% class="CxSpMiddle" %)
369 +Après confirmation de l'opération, les objets ont été validés, nous pouvons l’observer par l’état qui est passé de vert à gris dans l'onglet [[image:2021-12-30_14h33_46.png]] ou [[image:2021-12-30_14h33_16.png]].
370 +
371 +[[image:2021-12-30_14h21_35.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
372 +
373 +(% class="CxSpMiddle" style="text-align: center;" %)
374 +(% class="small" %)Tous.
375 +
376 +[[image:2021-12-30_14h24_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
377 +
378 +(% style="text-align: center;" %)
379 +(% class="small" %)Réalisés sans suites à donner.
380 +
381 +
419 419  === Traitement unitaire des anomalies  et suites à donner ===
420 420  
421 421  Dans ce cas de figure il n'est plus possible de travailler en masse, il faudra saisir les anomalies et les suites à données unitairement dans chaque notice récolement
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