Modifications pour le document Assurer le récolement des biens
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Résumé
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Propriétés de la Page (1 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)
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Pièces jointes (0 modifications, 71 ajouts, 0 suppressions)
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Détails
- Propriétés de la Page
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- Contenu
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... ... @@ -142,6 +142,9 @@ 142 142 [[Sous-campagne de récolement → bouton ajouter des biens à récoler.>>image:1752848549573-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 143 143 144 144 145 +[[Focus → fonctionnalités fenêtre d'ajout des biens à récoler par emplacement.>>image:1753691090075-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 146 + 147 + 145 145 [[Ajouter des biens à récoler → filtre par emplacement. Sélection des notices et validation.>>image:1752849192912-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 146 146 147 147 ... ... @@ -155,325 +155,527 @@ 155 155 156 156 1. **Préparez un panier** contenant les notices de biens à récoler. 157 157 1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler depuis un panier.** 158 -1. Sélectionnez le **panier concerné et remplissez les champs requis.**161 +1. Sélectionnez le panier concerné et **remplissez les champs requis.** 159 159 1. Cliquez sur **Valider.** 160 -1. ((( 161 -Flora génère automatiquement : 162 162 163 -* Les **sous-campagnes** à partir des emplacements les plus hauts communs aux notices. 164 -* Les **notices de récolement** pour tous les biens inclus. 165 -))) 164 +Flora effectue automatiquement les opérations suivantes : 166 166 166 +* Création des **sous-campagnes** à partir des **emplacements les plus hauts** communs aux notices. 167 +* Génération des **notices de récolement** pour chaque bien inclus. 168 + 167 167 (% class="box warningmessage" %) 168 168 ((( 169 -Le nombre de biens maximum par sous-campagne est limité à 2000 biens. 170 -Si le panier contient plus de 2000 biens, les biens vont se répartir en plusieurs sous-campagne en fonction de leur emplacement. 171 +Si le panier contient plus de **2000 biens**, Flora répartit automatiquement les notices dans plusieurs sous-campagnes, en fonction des emplacements. 171 171 ))) 172 172 173 173 [[Campagne de récolement → bouton** **ajouter des biens à récoler depuis un panier.>>image:1752850578506-261.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 174 174 175 175 176 -[[Création de la sous-campagne à partir d'un panier.>>image:1752850630973-190.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 177 +[[Création de la sous-campagne à partir d'un panier → saisie des données et validation.>>image:1752850630973-190.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 177 177 178 178 180 +[[Résultat → sous campagne créée et bien à récolés automatiquement générés. >>image:1752851075877-338.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 179 179 180 180 183 +== Naviguer entre campagne et sous-campagne == 181 181 185 +* Pour **ouvrir une sous-campagne** depuis la campagne, cliquez sur la **loupe associée à l’emplacement lié**.. 182 182 187 +[[Campagne → clic sur la loupe pour ouvrir la sous-campagne.>>image:1753691802617-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 183 183 184 184 190 +[[Résultat → ouverture de la campagne de récolement.>>image:1753692311188-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 185 185 186 186 187 - 188 -))) 189 -)))|(% style="width:300px" %)((( 190 -(% class="box" %) 193 +* Pour **revenir à la campagne** depuis une sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée à la campagne**, en haut à droite de l’écran. 194 + 195 +[[Sous-campagne → clic sur la loupe pour revenir à la campagne.>>image:1753691951692-221.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 196 + 197 + 198 +[[Résultat → retour sur la campagne.>>image:1753692262168-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 199 + 200 + 201 +== Éditer le planning d'une campagne == 202 + 203 +Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le format d’impression** Liste des emplacements**. 204 +Ce document affiche les **dates prévisionnelles de récolement** des espaces liés à la campagne, et peut ensuite être **imprimé pour diffusion ou affichage**. 205 + 206 +[[Campagne → choix format d’impression** Liste des emplacements**. >>image:1753692557528-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 207 + 208 + 209 +[[Résultat → ouverture d'une nouvelle fenêtre : liste des sous-campagnes et dates prévisionnelles de récolement. >>image:1753692577956-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 210 + 211 + 212 += Récoler les biens = 213 + 214 +== Filtrer les biens à récoler dans une sous-campagne == 215 + 216 +Vous pouvez **filtrer les notices de récolement** pour cibler plus facilement les biens concernés. 217 + 218 +Les filtres disponibles portent sur : 219 + 220 +* **Le numéro d’inventaire** 221 +* **L'emplacement de référence théorique** 222 +* **L'état d’avancement** (ex. : en attente de récolement, récolé avec suite à donner, détruit,...) 223 + 224 + Pour activer les filtres : 225 + 226 +1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements** 227 +1. Indiquez les **critères de filtrage** souhaités 228 +1. Cliquez sur **Valider** : seules les notices correspondant aux critères s’affichent. 229 + 230 +(% class="box infomessage" %) 191 191 ((( 192 - **Sommaire**232 +Ces filtres sont particulièrement utiles pour isoler les objets en attente ou répartir le travail par zone ou par agent. 193 193 ))) 194 194 195 -(% class="box" %) 196 -((( 197 -**Aller plus loin** 235 +[[Ex. Filtres sur les biens à récoler par emplacement théorique et état d'avancement.>>image:1753693905391-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 198 198 199 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]] 200 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]] 201 -* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]] 202 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]] 203 203 204 -* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]] 205 -* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]] 206 -* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] 207 -* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]] 238 +[[Résultat → affichage des biens en attente de récolement de l'étagère G-01-A-01>>image:1753694138543-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 239 + 240 + 241 +Pour désactiver le filtre : 242 + 243 +1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements** 244 +1. Cliquez sur le bouton **Effacer** pour revenir à la liste complète. 245 + 246 +[[Bouton effacer le filtre.>>image:1753694265836-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 247 + 248 + 249 +== Récoler un bien par action rapide == 250 + 251 +L’action rapide permet de valider un bien sans ouvrir sa notice de récolement. Elle est réservée aux cas sans anomalie à signaler. 252 + 253 +1. **Positionnez-vous sur le bien à récoler** dans la sous-campagne 254 +1. **Cliquez sur le tampon** (action rapide) associé à la notice 255 +1. ((( 256 +Indiquez : 257 + 258 +* Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé 259 +* La **date de récolement**, si différente de celle proposée 208 208 ))) 261 +1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer l'opération. 209 209 210 -(% class="box" %) 263 +**Cette action renseigne automatiquement les champs :** 264 + 265 +* Récolé le 266 +* Récolé par 267 +* État d'avancement : récolé sur pièce et sur place 268 +* Conformité avec le registre : oui 269 + 270 +[[Récoler sur pièce et sur place par action rapide → saisie des données et validation.>>image:1753694394791-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 271 + 272 + 273 +[[Message de confirmation.>>image:1753694774887-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 274 + 275 + 276 +[[Résultat → bien récolé sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753694819576-878.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 277 + 278 + 279 +== Récoler des biens en lot == 280 + 281 +La validation par lot permet d’appliquer l’action rapide **simultanément à plusieurs notices** de récolement, à condition qu’aucune n’ait d’anomalie à signaler. 282 + 283 +1. **Sélectionnez les notices de biens à récoler** : cochez plusieurs lignes dans la liste des biens à récoler 284 +1. **Cliquez sur l’icône tampon**, qui se trouve dans la **barre d’outils des récolements** 285 +1. ((( 286 +Renseignez : 287 + 288 +* Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé 289 +* La **date de récolement**, si différente de la date du jour 290 +))) 291 +1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer. 292 + 293 +**Cette action renseigne automatiquement les champs :** 294 + 295 +* Récolé le 296 +* Récolé par 297 +* État d'avancement : récolé sur pièce et sur place 298 +* Conformité avec le registre : oui 299 + 300 +(% class="box infomessage" %) 211 211 ((( 212 -** Icônes principales**302 +Astuce : utilisez les **filtres (entonnoir)** pour isoler plus facilement les biens concernés avant de lancer l’action par lot. 213 213 ))) 214 -))) 215 215 305 +[[Sélection des notices à récoler en lot et clic sur le tampon.>>image:1753695447493-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 216 216 217 217 308 +[[Récoler sur pièce et sur place par lot → saisie des données et validation.>>image:1753695502865-294.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 218 218 219 219 311 +[[Message de confirmation.>>image:1753695520521-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 220 220 221 221 314 +[[Résultat → cinq biens récolés sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753695559458-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 222 222 223 223 317 +== Récoler un bien via la notice de récolement == 224 224 319 +Vous devez passer par la **notice de récolement** dès qu’un **constat ou une anomalie** nécessite un traitement individualisé. 225 225 321 +Cette méthode est **obligatoire** dans les cas suivants : 226 226 323 +* Marquage défaillant ou absent 324 +* État de conservation dégradé 325 +* Non-conformité avec le registre ou la base 326 +* Mauvaise localisation 327 +* Bien non vu, détruit ou manquant 328 +* Saisie d'un constat d'état complémentaire 227 227 330 +((( 331 +Procédure à suivre : 228 228 333 +1. Positionnez-vous sur la notice du bien concerné dans la liste des biens à récoler 334 +1. Cliquez sur l’**icône crayon** pour modifier la **notice de récolement** 335 +1. ((( 336 +Renseignez les anomalies constatées : 229 229 338 +* Précisez la **nature du problème dans les champs dédiés** 339 +* Indiquez la ou les **suites à donner** (à traiter,à marquer, à inventorier, déposer plainte, etc.) 340 +))) 341 +1. Mettez à jour** la date, l'agent récoleur et l’état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, suites à donner) 342 +1. Cliquez sur **Enregistrer **: la notice est à jour et intègre vos constats. 230 230 344 +[[Choix notice de bien à récoler et clic sur le bouton modifier.>>image:1753698865086-809.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 231 231 232 232 347 +[[Notice de récolement → saisie des anomalies et enregistrement.>>image:1753698189331-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 233 233 234 234 350 +[[Résultat → affichage du bien récolé avec des suites à donner.>>image:1753698284257-229.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 235 235 236 -(% id="HAfficherlesnoticesderE9colementniveauparniveauoupourtouslesniveaux" style="margin-left: 0cm;" class="Encarttexte" %) 237 -==== Afficher les notices de récolement niveau par niveau ou pour tous les niveaux ==== 238 238 353 +== Naviguer entre notice de récolement, biens et sous-campagne == 239 239 240 -(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %) 355 +Une fois la notice de récolement mise à jour, vous pouvez à tout moment **consulter l’ensemble des données saisies** (constats, état d’avancement, suites à donner, etc.). 356 + 357 +Procédure : 358 + 359 +1. Rendez-vous dans la **liste des biens à récoler** 360 +1. Repérez le bien concerné 361 +1. Cliquez sur l’**icône loupe** située à gauche de la ligne du bien. Vous accédez à la **notice complète de récolement**, avec tous les champs renseignés et modifiables selon vos droits. 362 +1. Pour revenir à la sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée**, en haut à droite de l’écran. 363 + 364 +(% class="box infomessage" %) 241 241 ((( 242 -**Par défaut : **Le filtre par emplacement (dans l'écran de gauche) permet de ne voir que les biens **d'un niveau** (Exemple : les biens présents dans le tiroir de l'étagere), pour voir ceux qui serainet spécifiquement dans la Boite 1 il faut "descendre dedans" 243 -En cochant la case « afficher les récolements préparés pour tous les niveaux de l’emplacement », nous ferons apparaitre la totalité des biens présents dans tous les niveaux de l' emplacement concerné. 366 +Astuce : vous pouvez également accéder à cette fiche depuis la notice du bien, via les champs **Récolement en cours** ou **Dernier récolement**. 244 244 ))) 245 245 246 -[[image:16 62994468477-740.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]369 +[[Depuis une sous-campagne → clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753698904656-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 247 247 248 248 372 +[[Depuis un bien → champ **Dernier récolement **: clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753707109840-484.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 249 249 250 -[[image:2021-12-30_12h08_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 251 251 252 - (%class="MsoCaption"style="text-align:center;"%)253 - (% class="small" %)Nous observons que ces biens sont tous en attente de récolement (en gras à droite).375 +[[Résultat → affichage de la notice de récolement avec les données saisies.>>image:1753698940640-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 376 +))) 254 254 255 -(% class="box warningmessage" %) 378 + 379 + 380 +[[Notice de récolement → clic sur la loupe pour revenir à la sous-campagne de récolement. >>image:1753712642619-341.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 381 + 382 + 383 +[[Résultat → affichage de la sous-campagne de récolement.>>image:1753712721709-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 384 + 385 + 386 +== Comprendre l’état d’avancement des notices de récolement == 387 + 388 +Dans chaque **sous-campagne**, les notices de biens sont accompagnées d’une **icône colorée** indiquant leur **état d’avancement**. Ces codes visuels vous permettent de **suivre facilement la progression du récolement** et d’identifier rapidement les situations à traiter. 389 + 390 +Les icônes apparaissent dans la **colonne centrale**, à gauche de chaque ligne de bien : 391 + 392 +|(% style="width:122px" %)**Icône**|(% style="width:672px" %)**État de la notice** 393 +|(% style="width:122px" %)[[image:1753697301456-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé sur pièce et sur place; avec ou sans anomalies mineures, ou bien retrouvé 394 +|(% style="width:122px" %)[[image:1753697279492-248.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé non vu, manquant ou détruit (anomalies majeures) 395 +|(% style="width:122px" %)[[image:1753697256223-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien en attente de récolement 396 + 397 +(% class="box infomessage" %) 256 256 ((( 257 -Les filtres des Domaines et Typologie ne fonctionnent pas après l'apparition des notices de récolement à saisir, ils sont utilisables uniquement avant pour ne faire apparaitre que certaines notices. 399 +Astuce : vous pouvez **filtrer** les notices selon ces états grâce au **filtre par état d’avancement**. 400 +Pour cela, cliquez sur l’**icône entonnoir** dans la barre d’outils des récolements, sélectionnez l’état souhaité, puis cliquez sur **Valider**. 401 +Pour annuler le filtre, cliquez de nouveau sur l’entonnoir, puis sur **Effacer**. 258 258 ))) 259 259 260 - === Exportercesnoticesderécolementpour saisiesur TabletteviaRecol'App===404 +[[Sous-campagne de récolement → affichage des états d'avancement.>>image:1753697372537-107.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 261 261 262 - unefois les noticesderécolementgénérées pour un emplacementdans la campagne, il estpossiblede les [[exporter sur la tablette>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/RecolApp/]] via unfichier zip àtélécharger406 +== Relocaliser un bien pendant le récolement == 263 263 264 - [[image:2021-12-30_16h06_25.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]408 +Le récolement est souvent l’occasion de constater que certains biens ne se trouvent **pas à leur emplacement théorique**. Flora permet alors de **corriger la localisation** directement depuis la notice de récolement. 265 265 266 -== ETAPE 3 : Saisir les données de récolement des Biens == 410 +(% class="box warningmessage" %) 411 +((( 412 +La **relocalisation n'est effective** dans la notice du bien que si vous modifiez l’**état d’avancement** de la notice de récolement. La simple saisie d’un nouvel emplacement ne suffit pas. 413 +))) 267 267 268 -=== Travailler déconnectédeFlora ===415 +=== Notions d'emplacements === 269 269 270 -(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %) 271 -((( 272 -A ce stade apparaissent des difficultés pratiques liées à des problématiques génériques dans tous les musées : Vous n’avez pas accès à votre logiciel de récolement quand vous êtes in situ dans les salles face aux biens. Dans ce cas, il faudra opter pour trois solutions de collecte d’information déconnectée : 273 -- via un tableur. 274 -- via papier-crayon. 275 -- via l'application RecolApp. 417 +Dans Flora, plusieurs types de localisation coexistent pour assurer un suivi rigoureux des mouvements des biens, notamment lors du récolement. Ce tableau vous aide à bien appréhender les différences : 418 + 419 +(% class="active" %)|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 420 +Terme 421 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 422 +Définition 423 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 424 +Usage courant 425 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 426 +Évolue automatiquement dans la notice du bien ? 427 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 428 +Équivalence notice de bien 276 276 ))) 430 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 431 +Emplacement de référence théorique (ou ancien) 432 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 433 +Localisation durable attendue du bien, renseignée dans la notice bien 434 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 435 +Sert de base à la préparation des campagnes 436 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 437 +Non 438 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 439 +Emplacement de référence 440 +))) 441 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 442 +Nouvel emplacement de référence 443 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 444 +Saisie d’un nouvel emplacement fixe lors du récolement 445 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 446 +Si le bien a définitivement changé de lieu 447 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 448 +Oui, si couplée à une validation de la notice de récolement 449 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 450 +Emplacement de référence 451 +))) 452 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 453 +Localisation temporaire théorique (ou ancienne) 454 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 455 +Emplacement temporaire prévu pour un bien, renseigné dans la notice bien 456 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 457 +Utilisée en cas de mouvements planifiés 458 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 459 +Non 460 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 461 +Localisation temporaire 462 +))) 463 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 464 +Nouvelle localisation temporaire 465 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 466 +Saisie manuelle d’une localisation temporaire lors du récolement 467 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 468 +Sert à signaler un changement temporaire de place 469 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 470 +Non, valeur uniquement informative 471 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 472 +Localisation temporaire 473 +))) 277 277 278 - //Dansces casde figures,il faudraemmenerin situ, **non seulement vos registres papierpour vérifier la conformitéavec l’inventaire,**mais aussi ~://475 +=== Procédure pour relocaliser un bien === 279 279 280 -* //Une impression papier de la liste des notices localisées à cet emplacement dans la base documentaire.// 281 -* //Ou un export Excel, ou l'application REcolApp qui contiendra la description à minima des biens à récoler telle que saisie dans la base documentarie des bioens// 477 +1. **Rendez-vous dans la sous-campagne** de récolement. 478 +1. **Cliquez sur l'icône crayon **à gauche du bien concerné pour modifier la notice de récolement. 479 +1. ((( 480 +Dans les champs dédiés : 282 282 283 -(% class="CxSpFirst" %) 284 -S’il y a des informations à modifier concernant des notices déjà présentes dans la base documentaire (constat d’état, dimensions, matières-techniques…) notez les et corrigez les notices concernées à votre retour au bureau. 482 +* Renseignez le **nouvel emplacement de référence**, si le changement est définitif. 483 +* Ou saisissez une **nouvelle localisation temporaire**, si le déplacement est ponctuel. 484 +))) 485 +1. Mettez à jour l’**état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, Récolés sur pièce et sur place, emplacement modifié, suites à donner, etc.). 486 +1. Cliquez sur **Enregistrer**. 285 285 286 -(% class="CxSpMiddle" %) 287 -Vous pourrez ensuite utiliser le tableur, in situ, pour saisir les notices inexistantes dans la base documentaire, afin de pouvoir les importer en masse à votre retour au bureau, mais attention, une deuxième problématique sera présente. 488 +(% class="box warningmessage" %) 489 +((( 490 +La modification ne sera **propagée dans la notice du bien** qu’à l’enregistrement, **à condition que l’état d'avancement ait bien été mis à jour**. 491 +))) 288 288 289 -(% id="HBiensdE9jainventoriE9smaisnonsaisisdanslabasedocumentaire" class="CxSpMiddle" %) 290 -=== Biens déja inventoriés mais non saisis dans la base documentaire === 493 +[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton modifier. >>image:1753712822221-246.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 291 291 292 -(% class="CxSpLast" %) 293 -Vous risquez de trouver dans vos emplacements,** des biens qui ne sont pas encore saisis dans la base documentaire informatique.** Et dans ce cas apparaitront les options suivantes : 294 294 295 - * **Le bienestdéjà inscrit àl’inventairepapier (i**l possède donc déjàun numérod’inventaire). Ilsuffira donc dele créer dans la base documentaire,**avecla grilleminialede création debien pour récolement**quicontient trèspeude champs obligatoires, delelocaliser, puis de l'ajouter à l'emplacementà récoler dans lacampagneet àsaisir sa noticederécolement496 +[[Notice de récolement → saisie d'un nouvel emplacement de référence et modification de l'état d'avancement.>>image:1753709395401-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 296 296 297 -=== Biens non inventoriés et non saisis dans la base documentaire === 298 298 299 -* **Le bien n’est pas encore inscrit à l’inventaire papier** : il faudra donc le créer dans la base documentaire avec un numéro d’inventaire rétrospectif, puis[[ l’intégrer au registre des biens affectés ou des biens reçus en dépôt.>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] 300 -** **Il sera parfois pratique d'utiliser les ensemble complexe** pour inventorier sous un seul numéro un nombre important de biens physiquement présents. Dans ce cas de figure on ne saisira pas une notice par bien, mais une notice pour l’ensemble en y a adjoignant éventuellement un registre de sous-inventaire (listing papier ou bureautique). Reportez-vous au manuel de [[gestion des registres d’inventaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] pour ces problématiques. 301 -//A titre d'exemples 1 notice d'ensemble complexe peut concerner// 302 -*** tous les biens d'un donateur localisé à un même emplacement 303 -*** un emplacement dans le musée contenant des biens de nature hétérogène 304 -** Toutefois la saisie des données nécessaires l'intégration aux registres peut prendre beaucoup de temps, eut égard aux champs obligatoires nécessaires (notemment ceux concernant l'acquisition). dans ce cas on indiquera dans l'état d'avancement du récolement : [[image:1663083598490-895.png||height="39" width="389"]] 499 +[[Résultat sur la notice du bien → emplacement de référence automatiquement modifié.>>image:1753709019438-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 305 305 306 -(% class="CxSpMiddle" %) 307 -En résumé : dans le cas ou vous ne choisiriez pas l'option RecolApp ne partez pas in situ sans emporter une liste des biens localisés à cet endroit dans la base documentaire. Choisissez un format d’impression ou d’export contenant à minima le numéro d’inventaire, les dimensions, matières, techniques et constat d’état. 308 308 309 -(% class="CxSpMiddle" %) 310 -L’impression (préalablement triée par numéro d’inventaire) aura l’avantage de contenir une photo, si elle existe, vous saurez donc alors s’il vous faut ou non photographier ce bien. 502 +== Saisir des informations manquantes sur la notice du bien == 311 311 312 -(% class="CxSpMiddle" %) 313 -Les exports Excel complet ou 18colonnes n’affichent pas l’image, mais si la colonne Image n’est pas vide (elle contient une url d’accès à l’image), vous saurez que la photo existe. 504 +Le récolement peut être l’occasion d’identifier des informations absentes ou incomplètes dans les notices de biens. Flora permet alors de **compléter directement la fiche du bien**, sans interrompre la campagne en cours. Cette opération peut porter sur les champs descriptifs, les techniques, la datation, ou tout autre élément lié à l’identification de l’objet. 314 314 315 -=== Validation en masse des biens sans anomalie ou suite à donner === 506 +(% class="box infomessage" %) 507 +((( 508 +Vous pouvez accéder à la notice du bien depuis la sous-campagne en cliquant sur **le lien hypertexte du numéro d’inventaire** dans la liste des biens à récoler. 509 +))) 316 316 511 +Procédure : 512 + 513 +1. **Dans la sous-campagne**, repérez le bien concerné dans la liste. 514 +1. Cliquez sur le **numéro d’inventaire souligné en bleu** pour **ouvrir la notice du bien. ** 515 +1. Sur la notice du bien, cliquez sur l’**icône crayon** pour passer en modification. 516 +1. Choisissez la grille de saisie** 03.Récolement : biens déjà inventoriés, notice minimale**. 517 +1. **Complétez les champs manquants** : désignation, description, dimensions, matières et techniques, etc. 518 +1. Cliquez sur **Enregistrer** pour sauvegarder vos modifications. 519 + 317 317 (% class="box infomessage" %) 318 318 ((( 319 -[[image:Récoler les biens sur pièce et sur place .jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 522 +Lorsque vous ouvrez une notice de bien depuis une sous-campagne, celle-ci s’ouvre dans une **nouvelle fenêtre**. 523 +La **fenêtre initiale**, contenant la sous-campagne et la liste des biens à récoler, reste ouverte en arrière-plan. 524 +Une fois la saisie terminée, vous pouvez **fermer la fenêtre de la notice de bien**. 320 320 ))) 321 321 322 - Leschéma durécolementdes bienssurpièceet surplaceenmasseestdisponibleenformatPDF [[ici>>attach:Récolerles biens sur pièceetsurplace.pdf]].527 +[[Sous-campagne de récolement → clic sur le numéro d'inventaire du bien (lien hypertexte).>>image:1753712884402-608.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 323 323 324 -(% class="CxSpFirst" %) 325 -Pour procéder à une validation en masse, il suffira d’aller dans l’onglet [[image:2021-12-30_12h24_07.png]] et de valider les objets [[image:2021-12-30_12h22_41.png||height="32" width="26"]] dont le récolement n’a posé aucun problème. Si l’opérateur de saisie n’a rien à ajouter sur la notice récolement de l’objet, il peut passer par cette validation. Nous validerons donc tous les biens sauf la lampe à huile. Il faut aussi sélectionner un « récoleur » parmi les personnes présente dans l’autorité susnommé et une date de validation.[[image:2021-12-30_12h25_25.png]] 326 326 530 +[[Ouverture d'une nouvelle fenêtre avec la notice de bien → clic sur le bouton modifier.>>image:1753710381080-177.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 327 327 328 -[[image:2021-12-30_12h22_35.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 329 329 330 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 331 -(% class="small" %)Validation des biens à récoler. 533 +[[Notice de bien → choix de la grille de saisie.>>image:1753710416684-469.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 332 332 333 -[[image:2021-12-30_12h28_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="123" width="424" class="img-thumbnail"]] 334 334 335 -(% class="CxSpMiddle" style="text-align: center;" %) 336 -(% class="small" %)Confirmation de l'opération pour les éléments sélectionnés. 536 +[[Grille de saisie des biens → modification et enregistrement des données.>>image:1753710476371-194.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 337 337 338 -(% class="CxSpMiddle" %) 339 -Après confirmation de l'opération, les objets ont été validés, nous pouvons l’observer par l’état qui est passé de vert à gris dans l'onglet [[image:2021-12-30_14h33_46.png]] ou [[image:2021-12-30_14h33_16.png]]. 340 340 341 - [[image:2021-12-30_14h21_35.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]539 +== Ajouter un bien à la liste des biens à récoler == 342 342 343 -(% class="CxSpMiddle" style="text-align: center;" %) 344 -(% class="small" %)Tous. 541 +En cours de campagne, il peut être nécessaire d’ajouter un bien qui n’avait pas été prévu initialement : objet réintégré, bien découvert sur place, ou oubli lors de la sélection initiale. Deux cas se présentent alors, selon que le bien existe déjà dans Flora ou non. 345 345 346 - [[image:2021-12-30_14h24_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]543 +=== Ajouter un bien déjà existant === 347 347 348 -(% style="text-align: center;" %) 349 -(% class="small" %)Réalisés sans suites à donner. 545 +S’il s’agit d’un bien déjà inventorié et documenté dans Flora, vous pouvez l’ajouter à la sous-campagne via le bouton d’ajout manuel. 350 350 547 +**Procédure :** 351 351 352 -=== Traitement unitaire des anomalies et suites à donner === 549 +1. Rendez-vous dans la **sous-campagne concernée**. 550 +1. Cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**. 551 +1. Dans la fenêtre qui s’ouvre, **recherchez le bien** par son numéro d’inventaire. 552 +1. Sélectionnez le bien dans les résultats. 553 +1. Cliquez sur **Valider **puis sur **OUI** pour confirmer l'ajout. Une notice de récolement est automatiquement créée pour ce bien dans la sous-campagne. 353 353 354 - Danscecasdefigureiln'estpluspossible detravailler enmasse,ilfaudrasaisir les anomaliesetles suites à données unitairement dans chaquenoticerécolement555 +[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton ajouter de biens à récoler.>>image:1753713018938-859.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 355 355 356 -(% class="CxSpMiddle" %) 357 -Commençons par aller sur cette notice : 358 358 359 -[[image: 2021-12-30_14h38_16.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]558 +[[Ajouter des biens à récoler → recherche par numéro d'inventaire, sélection du bien à récoler et validation ajout.>>image:1753712963796-835.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 360 360 361 -(% class="CxSpMiddle" %) 362 -Passons en modification : 363 363 364 -[[image: 2021-12-30_14h43_40.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]561 +[[Massage de confirmation.>>image:1753711653879-124.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 365 365 366 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 367 -(% class="small" %)Vue sur la notice de récolement du bien et outils de modification pour entrée en saisie. 368 368 369 -(% class="CxSpFirst" %) 370 -Nous avons constaté ici la présence de moisissure et un effacement partiel du numéro d’inventaire. Ces deux problèmes vont donc nécessiter l’intervention d’une restauration à moyen terme. 564 +[[Résultat sous-campagne de récolement → notice de récolement générée pour le bien ajouté.>>image:1753713079683-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 371 371 372 -(% class="CxSpLast" %) 373 -J’indique donc : 374 374 375 -* L’état d’avancement de la notice, ici « récolé sur pièce et sur place, suite à donner ». 376 -* Les deux problèmes. 377 -* Les suites à donner. 378 -* Le nom du récoleur. 567 +=== Ajouter un bien non existant === 379 379 380 -(% class="MsoCaption" %) 381 -[[image:2021-12-30_14h58_49.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 569 +Si le bien n’est pas encore présent dans la base, il peut être créé **directement depuis la sous-campagne** grâce à une saisie rapide. 382 382 383 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 384 -(% style="font-size:11.9px" %)Changement de l'état d'avancement de la notice de "En attente de récolement" à "Récolé sur pièce et sur place, suite à donner". 571 +**Procédure :** 385 385 386 -(% class="MsoCaption" %) 387 -[[image:2021-12-30_15h10_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 573 +1. Rendez-vous dans la **sous-campagne concernée**. 574 +1. Cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**. 575 +1. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur le bouton **Nouveau** en bas à droite. 576 +1. Une **grille rapide** s’affiche : saisissez les champs minimaux pour documenter la notice. 577 +1. Si besoin, cliquez sur **Compléter** (en bas à droite) pour ouvrir la notice complète et renseigner des champs supplémentaires. 578 +1. Sinon, cliquez sur **Valider**. 388 388 389 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 390 -(% style="font-size:11.9px" %)Les deux problèmes. 580 +(% class="box infomessage" %) 581 +((( 582 +La **notice de bien** est créée dans la table des biens, et une **notice de récolement** est automatiquement générée dans la sous-campagne 583 +))) 391 391 392 -(% class="MsoCaption" %) 393 -[[image:2021-12-30_15h13_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 585 +[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton ajouter de biens à récoler.>>image:1753713329069-153.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 394 394 395 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 396 -(% style="font-size:11.9px" %)Les suites à donner qui peuvent se cumuler. 397 397 398 -(% class="CxSpMiddle" %) 399 -Nous voyons donc les modifications sur la notice, après un enregistrement, avec en gras l’état d’avancement du récolement pour ce bien. 588 +[[Ajouter des biens à récoler → création d'un nouveau bien.>>image:1753713390736-226.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 400 400 401 -[[image:2021-12-30_15h13_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 402 402 403 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 404 -(% class="small" %)Résultat d'un récolement d'un bien après enregistrement. 591 +[[Création d'un nouveau bien → saisie des données et enregistrement.>>image:1753713514335-146.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 405 405 406 -(% class="CxSpMiddle" %) 407 -Pour revenir à la liste des notices de récolement, cliquer sur Ré-afficher les récolements de ce niveau... [[image:2021-12-30_15h42_53.png||height="19" width="73"]] Nous constatons désormais sur l’emplacement la présence de 14 biens dans « réalisés sans suite » et d’un bien dans « réalisés suite à donner ».[[image:2021-12-30_15h42_53 copie.png||height="23" width="78"]] 408 408 409 -[[image: 2021-12-30_15h42_53 copie 2.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]594 +[[Résultat → création du bien et génération automatique de la notice de récolement.>>image:1753713940405-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 410 410 411 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 412 -(% class="small" %)Réalisé suite à donner. 413 413 414 - [[image:2021-12-30_15h56_11.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]597 +== Récoler sans outil informatique : quelles options ? == 415 415 416 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 417 -(% class="small" %)Réalisé sans suite 599 +**Parfois, des restrictions techniques** (réseau non accessible dans certaines zones, limitations matérielles…) empêchent d’utiliser Flora directement **in situ**, dans les réserves, les salles ou les dépôts. 418 418 419 -(% id="HRelocalisationsuiteaurE9colement" class="MsoCaption" %) 420 -=== Modification de localisation d'un bien pendant le récolement === 601 +Dans ce contexte, vous pouvez avoir recours à **deux modes de collecte d’information déconnectée** : 421 421 422 -Depuis la version 4.0, la saisie d'un nouvel emplacement de référence ou d'une nouvelle localisation dans la notice de récolement sera automatiquement reportée sur la notice bien l**ors du changement d'état d'avancement de la notice récolement** 603 +|=Mode de collecte|=Description 604 +|**Export papier**|Impression d’une liste de notices localisées dans l’emplacement à récoler, contenant les principales informations documentaires. 605 +|**Application RecolApp**|Application mobile dédiée, permettant de récoler les biens hors connexion puis de synchroniser les données avec Flora. 423 423 424 -//Exemple : le bien 880.1.1 initialement localisé dans la boite 1006 est trouvé dans la boite 1046// 425 425 426 -(% class="MsoCaption" %) 427 -Modifier une fiche récolement [[image:2022-02-25_10h36_53.png||height="32" width="34" class="img-circle img-rounded"]] pour renseigner les nouveaux emplacements et indiquer l'état d'avancement. 428 428 429 -[[image:2022-02-25_10h54_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 430 430 431 -(% class="MsoCaption" %) 432 -Dans la grille de saisie, se trouve la Localisation actuelle théorique ou ancienne et l'Emplacement de référence théorique ou ancienne. Elles sont pré-remplies par les informations de la fiche Bien dans les champs Localisation actuelle et Emplacement de référence lors de la génération des fiches de récolement. 433 433 434 -(% class="box infomessage" %) 611 + 612 + 613 + 614 + 615 +))) 616 +)))|(% style="width:300px" %)((( 617 +(% class="box" %) 435 435 ((( 436 -Changer les localisations théoriques ou anciennes ne changera pas la localisation sur la fiche Bien mais uniquement sur la fiche Récolement. De plus, La fiche récolement restera présente dans la campagne et dans la liste des fiches de récolement comme auparavant, elle ne sortira pas de la campagne. IL est donc recommandé de ne pas modifier ces champs 619 +**Sommaire** 620 + 621 +{{toc depth="3" numbered="true"/}} 622 + 623 + 437 437 ))) 438 438 439 -[[image:1656937191065-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 626 +(% class="box" %) 627 +((( 628 +**Aller plus loin** 440 440 441 -Plus bas sur la grille de saisie de la fiche Récolement, se trouve la possibilité de saisir le nouvel emplacement 630 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]] 631 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]] 632 +* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]] 633 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]] 442 442 443 -[[image:1656937498343-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 635 +* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]] 636 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]] 637 +* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] 638 +* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]] 639 +))) 444 444 445 -(% class="box warningmessage" %)641 +(% class="box" %) 446 446 ((( 447 - ATTENTION : Pour quecenouvel emplacementsoitreporté sur la notice du bien880.1.1, il faut modifier l'état d'avancement du récolement,par exempleen le passant à Récolé sur pièce et sur place643 +**Icônes principales** 448 448 ))) 645 +))) 449 449 450 -[[image:1656937677197-202.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 451 451 452 -L'historique de changement de localisation sera mentionné dans l'historique de récolement sur la notice bien 453 453 454 -[[image:1656938064489-651.png]] 455 455 456 456 457 -[[image:2022-02-25_15h37_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 458 458 459 -(% id="HETAPE3.1:ImporterdesrE9sultatsderE9colementsaisissurtablette" class="CxSpFirst" %) 460 -=== Importer des résultats de récolement saisis sur tablette via Recol'App === 461 461 462 -les données saisies sur tablettes doivent etre récupérées sur un PC connecté à FLora (via un fichier zip exporté depis la tablette) 463 463 464 -ce fichier zip devra etre déposé dans l'écran d'import des récolements 465 465 466 -[[image:1662995226581-313.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 467 467 468 -(% id="HETAPE3.2:ImporterdesdonnE9esderE9colementsaisiessuruntableur" class="CxSpFirst" %) 469 -=== Importer des données de récolement saisies sur un tableur === 470 470 471 -L'interface d'import générique de Flora musée (notices et photos) permet d'importer des fichiers tabulés dans la table des biens et la photothèque, notamment pour y créer et y localiser les biens qui n'existaient pas encore dans la table documentaire des biens. 472 472 473 -Il est aussi possible d'importer des notices de récolement qui n'auraient pas été générés via l'interface de flora (attention au lien sur l'emplacement à récoler dans la campagne), se reporter au manuel d'import 474 474 475 -[[image:1662995550681-609.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 476 476 660 + 661 + 662 + 663 + 664 + 665 + 666 + 667 + 668 + 669 + 670 + 671 + 672 + 673 + 674 + 675 + 676 + 677 + 678 + 679 + 680 + 681 + 477 477 (% id="HUtilisationduworkflow" class="CxSpFirst" %) 478 478 == ETAPE 4 : Suivi de l'état d'avancement du plan de récolement == 479 479
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