Modifications pour le document Assurer le récolement des biens
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Résumé
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Détails
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... ... @@ -4,7 +4,7 @@ 4 4 |(% style="width:840px" %)((( 5 5 (% class="box" %) 6 6 ((( 7 -Le récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**. 7 +NaLe récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**. 8 8 9 9 Ce guide vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre du récolement décennal dans Flora. 10 10 ))) ... ... @@ -114,13 +114,12 @@ 114 114 115 115 == Ajouter des sous-campagnes == 116 116 117 - Unefoislacampagnecrééeet enregistrée,vous pouvezy associerles espacesàrécolervia dessous-campagnes.117 +Flora permet de créer des sous-campagnes de récolement selon deux approches complémentaires, en fonction de vos besoins et de votre organisation : 118 118 119 -Deux méthodes sont possibles : 119 +(% class="active" %)|=Méthode|=Principe|=Cas d’usage privilégié 120 +|**Par emplacement**|Basée sur la **hiérarchie des emplacements physiques** saisie dans la base (ex. : bâtiment > salle > vitrine).|Idéal pour un récolement **progressif par zone** : salle, étage, réserve… 121 +|**Par panier**|Basée sur un **panier de notices de biens**, constitué selon vos critères (domaines, typologies, statuts, etc.).|Utile pour créer un **corpus ciblé** : peintures du XIXe, instruments de musique, dépôts extérieurs… 120 120 121 -* par emplacement à récoler. 122 -* par paniers. 123 - 124 124 === Créer une sous-campagne à partir d'un emplacement à récoler === 125 125 126 126 1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter un emplacement à récoler**. ... ... @@ -143,6 +143,9 @@ 143 143 [[Sous-campagne de récolement → bouton ajouter des biens à récoler.>>image:1752848549573-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 144 144 145 145 145 +[[Focus → fonctionnalités fenêtre d'ajout des biens à récoler par emplacement.>>image:1753691090075-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 146 + 147 + 146 146 [[Ajouter des biens à récoler → filtre par emplacement. Sélection des notices et validation.>>image:1752849192912-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 147 147 148 148 ... ... @@ -155,302 +155,479 @@ 155 155 === Créer une sous-campagne à partir d'un panier === 156 156 157 157 1. **Préparez un panier** contenant les notices de biens à récoler. 158 -1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter via un panier.** 159 -1. Sélectionnez le **panier concerné.** 160 -1. ((( 161 -Flora génère automatiquement : 160 +1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler depuis un panier.** 161 +1. Sélectionnez le panier concerné et **remplissez les champs requis.** 162 +1. Cliquez sur **Valider.** 162 162 163 -* Les **sous-campagnes** à partir des emplacements les plus hauts communs aux notices. 164 -* Les **notices de récolement** pour tous les biens inclus. 165 -))) 164 +Flora effectue automatiquement les opérations suivantes : 166 166 166 +* Création des **sous-campagnes** à partir des **emplacements les plus hauts** communs aux notices. 167 +* Génération des **notices de récolement** pour chaque bien inclus. 168 + 167 167 (% class="box warningmessage" %) 168 168 ((( 169 -Le nombre de biens maximum par sous-campagne est limité à 2000 biens. 170 -Si le panier contient plus de 2000 biens, les biens vont se répartir en plusieurs sous-campagne en fonction de leur emplacement. 171 +Si le panier contient plus de **2000 biens**, Flora répartit automatiquement les notices dans plusieurs sous-campagnes, en fonction des emplacements. 171 171 ))) 172 172 174 +[[Campagne de récolement → bouton** **ajouter des biens à récoler depuis un panier.>>image:1752850578506-261.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 173 173 174 174 177 +[[Création de la sous-campagne à partir d'un panier → saisie des données et validation.>>image:1752850630973-190.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 175 175 176 176 180 +[[Résultat → sous campagne créée et bien à récolés automatiquement générés. >>image:1752851075877-338.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 177 177 178 178 183 +== Naviguer entre campagne et sous-campagne == 179 179 185 +* Pour **ouvrir une sous-campagne** depuis la campagne, cliquez sur la **loupe associée à l’emplacement lié**.. 180 180 187 +[[Campagne → clic sur la loupe pour ouvrir la sous-campagne.>>image:1753691802617-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 181 181 182 182 183 - 184 -))) 185 -)))|(% style="width:300px" %)((( 186 -(% class="box" %) 187 -((( 188 -**Sommaire** 189 -))) 190 +[[Résultat → ouverture de la campagne de récolement.>>image:1753692311188-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 190 190 191 -(% class="box" %) 192 -((( 193 -**Aller plus loin** 194 194 195 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]] 196 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]] 197 -* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]] 198 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]] 193 +* Pour **revenir à la campagne** depuis une sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée à la campagne**, en haut à droite de l’écran. 199 199 200 -* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] 201 -* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]] 202 -* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]] 203 -))) 195 +[[Sous-campagne → clic sur la loupe pour revenir à la campagne.>>image:1753691951692-221.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 204 204 205 -(% class="box" %) 197 + 198 +[[Résultat → retour sur la campagne.>>image:1753692262168-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 199 + 200 + 201 +== Éditer le planning d'une campagne == 202 + 203 +Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le **format d’impression Liste des emplacements**. 204 +Ce document affiche les **dates prévisionnelles de récolement** des espaces liés à la campagne, et peut ensuite être **imprimé pour diffusion ou affichage**. 205 + 206 +[[Campagne → choix format d’impression** Liste des emplacements**. >>image:1753692557528-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 207 + 208 + 209 +[[Résultat → ouverture d'une nouvelle fenêtre : liste des sous-campagnes et dates prévisionnelles de récolement. >>image:1753692577956-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 210 + 211 + 212 += Récoler les biens = 213 + 214 +== Filtrer les biens à récoler dans une sous-campagne == 215 + 216 +Vous pouvez **filtrer les notices de récolement** pour cibler plus facilement les biens concernés. 217 + 218 +Les filtres disponibles portent sur : 219 + 220 +* **Le numéro d’inventaire** 221 +* **L'emplacement de référence théorique** 222 +* **L'état d’avancement** (ex. : en attente de récolement, récolé avec suite à donner, détruit,...) 223 + 224 + Pour activer les filtres : 225 + 226 +1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements** 227 +1. Indiquez les **critères de filtrage** souhaités 228 +1. Cliquez sur **Valider** : seules les notices correspondant aux critères s’affichent. 229 + 230 +(% class="box infomessage" %) 206 206 ((( 207 - **Icônes principales**232 +Ces filtres sont particulièrement utiles pour isoler les objets en attente ou répartir le travail par zone ou par agent. 208 208 ))) 209 -))) 210 210 235 +[[Ex. Filtres sur les biens à récoler par emplacement théorique et état d'avancement.>>image:1753693905391-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 211 211 212 212 238 +[[Résultat → affichage des biens en attente de récolement de l'étagère G-01-A-01>>image:1753694138543-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 213 213 214 214 241 +Pour désactiver le filtre : 215 215 243 +1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements** 244 +1. Cliquez sur le bouton **Effacer** pour revenir à la liste complète. 216 216 246 +[[Bouton effacer le filtre.>>image:1753694265836-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 217 217 218 218 249 +== Récoler un bien par action rapide == 219 219 251 +L’action rapide permet de valider un bien sans ouvrir sa notice de récolement. Elle est réservée aux cas sans anomalie à signaler. 220 220 253 +1. **Positionnez-vous sur le bien à récoler** dans la sous-campagne 254 +1. **Cliquez sur le tampon** (action rapide) associé à la notice 255 +1. ((( 256 +Indiquez : 221 221 258 +* Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé 259 +* La **date de récolement**, si différente de celle proposée 260 +))) 261 +1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer l'opération. 222 222 263 +**Cette action renseigne automatiquement les champs :** 223 223 265 +* Récolé le 266 +* Récolé par 267 +* État d'avancement : récolé sur pièce et sur place 268 +* Conformité avec le registre : oui 224 224 270 +[[Récoler sur pièce et sur place par action rapide → saisie des données et validation.>>image:1753694394791-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 225 225 226 226 273 +[[Message de confirmation.>>image:1753694774887-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 227 227 228 228 276 +[[Résultat → bien récolé sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753694819576-878.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 229 229 230 230 231 -(% id="HAfficherlesnoticesderE9colementniveauparniveauoupourtouslesniveaux" style="margin-left: 0cm;" class="Encarttexte" %) 232 -==== Afficher les notices de récolement niveau par niveau ou pour tous les niveaux ==== 279 +== Récoler des biens en lot == 233 233 281 +La validation par lot permet d’appliquer l’action rapide **simultanément à plusieurs notices** de récolement, à condition qu’aucune n’ait d’anomalie à signaler. 234 234 235 -(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %) 283 +1. **Sélectionnez les notices de biens à récoler** : cochez plusieurs lignes dans la liste des biens à récoler 284 +1. **Cliquez sur l’icône tampon**, qui se trouve dans la **barre d’outils des récolements** 285 +1. ((( 286 +Renseignez : 287 + 288 +* Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé 289 +* La **date de récolement**, si différente de la date du jour 290 +))) 291 +1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer. 292 + 293 +**Cette action renseigne automatiquement les champs :** 294 + 295 +* Récolé le 296 +* Récolé par 297 +* État d'avancement : récolé sur pièce et sur place 298 +* Conformité avec le registre : oui 299 + 300 +(% class="box infomessage" %) 236 236 ((( 237 -**Par défaut : **Le filtre par emplacement (dans l'écran de gauche) permet de ne voir que les biens **d'un niveau** (Exemple : les biens présents dans le tiroir de l'étagere), pour voir ceux qui serainet spécifiquement dans la Boite 1 il faut "descendre dedans" 238 -En cochant la case « afficher les récolements préparés pour tous les niveaux de l’emplacement », nous ferons apparaitre la totalité des biens présents dans tous les niveaux de l' emplacement concerné. 302 +Astuce : utilisez les **filtres (entonnoir)** pour isoler plus facilement les biens concernés avant de lancer l’action par lot. 239 239 ))) 240 240 241 -[[image:16 62994468477-740.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]305 +[[Sélection des notices à récoler en lot et clic sur le tampon.>>image:1753695447493-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 242 242 243 243 308 +[[Récoler sur pièce et sur place par lot → saisie des données et validation.>>image:1753695502865-294.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 244 244 245 -[[image:2021-12-30_12h08_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 246 246 247 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 248 -(% class="small" %)Nous observons que ces biens sont tous en attente de récolement (en gras à droite). 311 +[[Message de confirmation.>>image:1753695520521-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 249 249 250 -(% class="box warningmessage" %) 313 + 314 +[[Résultat → cinq biens récolés sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753695559458-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 315 + 316 + 317 +== Récoler un bien via la notice de récolement == 318 + 319 +Vous devez passer par la **notice de récolement** dès qu’un **constat ou une anomalie** nécessite un traitement individualisé. 320 + 321 +Cette méthode est **obligatoire** dans les cas suivants : 322 + 323 +* Marquage défaillant ou absent 324 +* État de conservation dégradé 325 +* Non-conformité avec le registre ou la base 326 +* Mauvaise localisation 327 +* Bien non vu, détruit ou manquant 328 +* Saisie d'un constat d'état complémentaire 329 + 251 251 ((( 252 -Les filtres des Domaines et Typologie ne fonctionnent pas après l'apparition des notices de récolement à saisir, ils sont utilisables uniquement avant pour ne faire apparaitre que certaines notices. 331 +Procédure à suivre : 332 + 333 +1. Positionnez-vous sur la notice du bien concerné dans la liste des biens à récoler 334 +1. Cliquez sur l’**icône crayon** pour modifier la **notice de récolement** 335 +1. ((( 336 +Renseignez les anomalies constatées : 337 + 338 +* Précisez la **nature du problème dans les champs dédiés** 339 +* Indiquez la ou les **suites à donner** (à traiter,à marquer, à inventorier, déposer plainte, etc.) 253 253 ))) 341 +1. Mettez à jour** la date, l'agent récoleur et l’état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, suites à donner) 342 +1. Cliquez sur **Enregistrer **: la notice est à jour et intègre vos constats. 254 254 255 - === Exportercesnoticesde récolementpoursaisiesur TabletteviaRecol'App===344 +[[Choix notice de bien à récoler et clic sur le bouton modifier.>>image:1753698865086-809.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 256 256 257 -une fois les notices de récolement générées pour un emplacement dans la campagne, il est possible de les [[exporter sur la tablette>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/RecolApp/]] via un fichier zip à télécharger 258 258 259 -[[image: 2021-12-30_16h06_25.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]347 +[[Notice de récolement → saisie des anomalies et enregistrement.>>image:1753698189331-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 260 260 261 -== ETAPE 3 : Saisir les données de récolement des Biens == 262 262 263 - ===TravaillerdéconnectédeFlora===350 +[[Résultat → affichage du bien récolé avec des suites à donner.>>image:1753698284257-229.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 264 264 265 -(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %) 352 + 353 +== Naviguer entre notice de récolement, biens et sous-campagne == 354 + 355 +Une fois la notice de récolement mise à jour, vous pouvez à tout moment **consulter l’ensemble des données saisies** (constats, état d’avancement, suites à donner, etc.). 356 + 357 +Procédure : 358 + 359 +1. Rendez-vous dans la **liste des biens à récoler** 360 +1. Repérez le bien concerné 361 +1. Cliquez sur l’**icône loupe** située à gauche de la ligne du bien. Vous accédez à la **notice complète de récolement**, avec tous les champs renseignés et modifiables selon vos droits. 362 +1. Pour revenir à la sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée**, en haut à droite de l’écran. 363 + 364 +(% class="box infomessage" %) 266 266 ((( 267 -A ce stade apparaissent des difficultés pratiques liées à des problématiques génériques dans tous les musées : Vous n’avez pas accès à votre logiciel de récolement quand vous êtes in situ dans les salles face aux biens. Dans ce cas, il faudra opter pour trois solutions de collecte d’information déconnectée : 268 -- via un tableur. 269 -- via papier-crayon. 270 -- via l'application RecolApp. 366 +Astuce : vous pouvez également accéder à cette fiche depuis la notice du bien, via les champs **Récolement en cours** ou **Dernier récolement**. 271 271 ))) 272 272 273 - //Danscescas defigures,ilfaudraemmenerinsitu,**nonseulementvos registrespapier pour vérifierlaconformité avec l’inventaire,**maisaussi ~://369 +[[Depuis une sous-campagne → clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753698904656-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 274 274 275 -* //Une impression papier de la liste des notices localisées à cet emplacement dans la base documentaire.// 276 -* //Ou un export Excel, ou l'application REcolApp qui contiendra la description à minima des biens à récoler telle que saisie dans la base documentarie des bioens// 277 277 278 -(% class="CxSpFirst" %) 279 -S’il y a des informations à modifier concernant des notices déjà présentes dans la base documentaire (constat d’état, dimensions, matières-techniques…) notez les et corrigez les notices concernées à votre retour au bureau. 372 +[[Depuis un bien → champ **Dernier récolement **: clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753707109840-484.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 280 280 281 -(% class="CxSpMiddle" %) 282 -Vous pourrez ensuite utiliser le tableur, in situ, pour saisir les notices inexistantes dans la base documentaire, afin de pouvoir les importer en masse à votre retour au bureau, mais attention, une deuxième problématique sera présente. 283 283 284 - (%id="HBiensdE9jainventoriE9smaisnonsaisisdanslabasedocumentaire"class="CxSpMiddle"%)285 - === Biens déja inventoriés mais non saisis dans la base documentaire ===375 +[[Résultat → affichage de la notice de récolement avec les données saisies.>>image:1753698940640-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 376 +))) 286 286 287 -(% class="CxSpLast" %) 288 -Vous risquez de trouver dans vos emplacements,** des biens qui ne sont pas encore saisis dans la base documentaire informatique.** Et dans ce cas apparaitront les options suivantes : 289 289 290 -* **Le bien est déjà inscrit à l’inventaire papier (i**l possède donc déjà un numéro d’inventaire). Il suffira donc de le créer dans la base documentaire, **avec la grille miniale de création de bien pour récolement **qui contient très peu de champs obligatoires, de le localiser, puis de l'ajouter à l'emplacement à récoler dans la campagne et à saisir sa notice de récolement 291 291 292 -=== Biens non inventoriés et non saisis dans la base documentaire === 293 293 294 -* **Le bien n’est pas encore inscrit à l’inventaire papier** : il faudra donc le créer dans la base documentaire avec un numéro d’inventaire rétrospectif, puis[[ l’intégrer au registre des biens affectés ou des biens reçus en dépôt.>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] 295 -** **Il sera parfois pratique d'utiliser les ensemble complexe** pour inventorier sous un seul numéro un nombre important de biens physiquement présents. Dans ce cas de figure on ne saisira pas une notice par bien, mais une notice pour l’ensemble en y a adjoignant éventuellement un registre de sous-inventaire (listing papier ou bureautique). Reportez-vous au manuel de [[gestion des registres d’inventaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] pour ces problématiques. 296 -//A titre d'exemples 1 notice d'ensemble complexe peut concerner// 297 -*** tous les biens d'un donateur localisé à un même emplacement 298 -*** un emplacement dans le musée contenant des biens de nature hétérogène 299 -** Toutefois la saisie des données nécessaires l'intégration aux registres peut prendre beaucoup de temps, eut égard aux champs obligatoires nécessaires (notemment ceux concernant l'acquisition). dans ce cas on indiquera dans l'état d'avancement du récolement : [[image:1663083598490-895.png||height="39" width="389"]] 381 +[[Notice de récolement → clic sur la loupe pour revenir à la sous-campagne de récolement. >>image:1753707203678-608.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 300 300 301 -(% class="CxSpMiddle" %) 302 -En résumé : dans le cas ou vous ne choisiriez pas l'option RecolApp ne partez pas in situ sans emporter une liste des biens localisés à cet endroit dans la base documentaire. Choisissez un format d’impression ou d’export contenant à minima le numéro d’inventaire, les dimensions, matières, techniques et constat d’état. 303 303 304 -(% class="CxSpMiddle" %) 305 -L’impression (préalablement triée par numéro d’inventaire) aura l’avantage de contenir une photo, si elle existe, vous saurez donc alors s’il vous faut ou non photographier ce bien. 384 +[[Résultat → affichage de la sous-campagne de récolement.>>image:1753707373097-989.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 306 306 307 -(% class="CxSpMiddle" %) 308 -Les exports Excel complet ou 18colonnes n’affichent pas l’image, mais si la colonne Image n’est pas vide (elle contient une url d’accès à l’image), vous saurez que la photo existe. 309 309 310 -== =Validationenmassedes bienssansanomalieousuiteàdonner ===387 +== Comprendre l’état d’avancement des notices de récolement == 311 311 389 +Dans chaque **sous-campagne**, les notices de biens sont accompagnées d’une **icône colorée** indiquant leur **état d’avancement**. Ces codes visuels vous permettent de **suivre facilement la progression du récolement** et d’identifier rapidement les situations à traiter. 390 + 391 +Les icônes apparaissent dans la **colonne centrale**, à gauche de chaque ligne de bien : 392 + 393 +|(% style="width:122px" %)**Icône**|(% style="width:672px" %)**État de la notice** 394 +|(% style="width:122px" %)[[image:1753697301456-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé sur pièce et sur place; avec ou sans anomalies mineures, ou bien retrouvé 395 +|(% style="width:122px" %)[[image:1753697279492-248.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé non vu, manquant ou détruit (anomalies majeures) 396 +|(% style="width:122px" %)[[image:1753697256223-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien en attente de récolement 397 + 312 312 (% class="box infomessage" %) 313 313 ((( 314 -[[image:Récoler les biens sur pièce et sur place .jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 400 +Astuce : vous pouvez **filtrer** les notices selon ces états grâce au **filtre par état d’avancement**. 401 +Pour cela, cliquez sur l’**icône entonnoir** dans la barre d’outils des récolements, sélectionnez l’état souhaité, puis cliquez sur **Valider**. 402 +Pour annuler le filtre, cliquez de nouveau sur l’entonnoir, puis sur **Effacer**. 315 315 ))) 316 316 317 - Leschéma durécolementdesbiens surpièceetsur placeenmasseestdisponibleenformatPDF [[ici>>attach:Récoler lesbiens surpièceetsurplace.pdf]].405 +[[Sous-campagne de récolement → affichage des états d'avancement.>>image:1753697372537-107.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 318 318 319 -(% class="CxSpFirst" %) 320 -Pour procéder à une validation en masse, il suffira d’aller dans l’onglet [[image:2021-12-30_12h24_07.png]] et de valider les objets [[image:2021-12-30_12h22_41.png||height="32" width="26"]] dont le récolement n’a posé aucun problème. Si l’opérateur de saisie n’a rien à ajouter sur la notice récolement de l’objet, il peut passer par cette validation. Nous validerons donc tous les biens sauf la lampe à huile. Il faut aussi sélectionner un « récoleur » parmi les personnes présente dans l’autorité susnommé et une date de validation.[[image:2021-12-30_12h25_25.png]] 407 +== Relocaliser un bien pendant le récolement == 321 321 409 +Le récolement est souvent l’occasion de constater que certains biens ne se trouvent **pas à leur emplacement théorique**. Flora permet alors de **corriger la localisation** directement depuis la notice de récolement. 322 322 323 -[[image:2021-12-30_12h22_35.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 411 +(% class="box warningmessage" %) 412 +((( 413 +La **relocalisation n'est effective** dans la notice du bien que si vous modifiez l’**état d’avancement** de la notice de récolement. La simple saisie d’un nouvel emplacement ne suffit pas. 414 +))) 324 324 325 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 326 -(% class="small" %)Validation des biens à récoler. 416 +=== Notions d'emplacements === 327 327 328 - [[image:2021-12-30_12h28_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"height="123"width="424"class="img-thumbnail"]]418 +Dans Flora, plusieurs types de localisation coexistent pour assurer un suivi rigoureux des mouvements des biens, notamment lors du récolement. Ce tableau vous aide à bien appréhender les différences : 329 329 330 -(% class="CxSpMiddle" style="text-align: center;" %) 331 -(% class="small" %)Confirmation de l'opération pour les éléments sélectionnés. 420 +(% class="active" %)|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 421 +Terme 422 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 423 +Définition 424 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 425 +Usage courant 426 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 427 +Évolue automatiquement dans la notice du bien ? 428 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 429 +Équivalence notice de bien 430 +))) 431 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 432 +Emplacement de référence théorique (ou ancien) 433 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 434 +Localisation durable attendue du bien, renseignée dans la notice bien 435 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 436 +Sert de base à la préparation des campagnes 437 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 438 +Non 439 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 440 +Emplacement de référence 441 +))) 442 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 443 +Nouvel emplacement de référence 444 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 445 +Saisie d’un nouvel emplacement fixe lors du récolement 446 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 447 +Si le bien a définitivement changé de lieu 448 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 449 +Oui, si couplée à une validation de la notice de récolement 450 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 451 +Emplacement de référence 452 +))) 453 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 454 +Localisation temporaire théorique (ou ancienne) 455 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 456 +Emplacement temporaire prévu pour un bien, renseigné dans la notice bien 457 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 458 +Utilisée en cas de mouvements planifiés 459 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 460 +Non 461 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 462 +Localisation temporaire 463 +))) 464 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 465 +Nouvelle localisation temporaire 466 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 467 +Saisie manuelle d’une localisation temporaire lors du récolement 468 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 469 +Sert à signaler un changement temporaire de place 470 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 471 +Non, valeur uniquement informative 472 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 473 +Localisation temporaire 474 +))) 332 332 333 -(% class="CxSpMiddle" %) 334 -Après confirmation de l'opération, les objets ont été validés, nous pouvons l’observer par l’état qui est passé de vert à gris dans l'onglet [[image:2021-12-30_14h33_46.png]] ou [[image:2021-12-30_14h33_16.png]]. 476 +=== Procédure pour relocaliser un bien === 335 335 336 -[[image:2021-12-30_14h21_35.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 478 +1. **Rendez-vous dans la sous-campagne** de récolement. 479 +1. **Cliquez sur l'icône crayon **à gauche du bien concerné pour modifier la notice de récolement. 480 +1. ((( 481 +Dans les champs dédiés : 337 337 338 -(% class="CxSpMiddle" style="text-align: center;" %) 339 -(% class="small" %)Tous. 483 +* Renseignez le **nouvel emplacement de référence**, si le changement est définitif. 484 +* Ou saisissez une **nouvelle localisation temporaire**, si le déplacement est ponctuel. 485 +))) 486 +1. Mettez à jour l’**état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, Récolés sur pièce et sur place, emplacement modifié, suites à donner, etc.). 487 +1. Cliquez sur **Enregistrer**. 340 340 341 -[[image:2021-12-30_14h24_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 489 +(% class="box warningmessage" %) 490 +((( 491 +La modification ne sera **propagée dans la notice du bien** qu’à l’enregistrement, **à condition que l’état d'avancement ait bien été mis à jour**. 492 +))) 342 342 343 -(% style="text-align: center;" %) 344 -(% class="small" %)Réalisés sans suites à donner. 494 +[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton modifier. >>image:1753708743299-288.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 345 345 346 346 347 - ===Traitementunitaire desanomaliesetsuitesàdonner ===497 +[[Notice de récolement → saisie d'un nouvel emplacement de référence et modification de l'état d'avancement.>>image:1753709395401-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 348 348 349 -Dans ce cas de figure il n'est plus possible de travailler en masse, il faudra saisir les anomalies et les suites à données unitairement dans chaque notice récolement 350 350 351 -(% class="CxSpMiddle" %) 352 -Commençons par aller sur cette notice : 500 +[[Résultat sur la notice du bien → emplacement de référence automatiquement modifié.>>image:1753709019438-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 353 353 354 -[[image:2021-12-30_14h38_16.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 355 355 356 -(% class="CxSpMiddle" %) 357 -Passons en modification : 503 +== Saisir des informations manquantes sur la notice du bien == 358 358 359 -[[image:2021-12-30_14h43_40.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 360 360 361 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 362 -(% class="small" %)Vue sur la notice de récolement du bien et outils de modification pour entrée en saisie. 506 +== Ajouter un bien à la liste des biens à récoler == 363 363 364 -(% class="CxSpFirst" %) 365 -Nous avons constaté ici la présence de moisissure et un effacement partiel du numéro d’inventaire. Ces deux problèmes vont donc nécessiter l’intervention d’une restauration à moyen terme. 508 +== Connaître les exports pour récoler sans outil informatique == 366 366 367 -(% class="CxSpLast" %) 368 -J’indique donc : 369 369 370 -* L’état d’avancement de la notice, ici « récolé sur pièce et sur place, suite à donner ». 371 -* Les deux problèmes. 372 -* Les suites à donner. 373 -* Le nom du récoleur. 374 374 375 -(% class="MsoCaption" %) 376 -[[image:2021-12-30_14h58_49.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 377 377 378 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 379 -(% style="font-size:11.9px" %)Changement de l'état d'avancement de la notice de "En attente de récolement" à "Récolé sur pièce et sur place, suite à donner". 380 380 381 -(% class="MsoCaption" %) 382 -[[image:2021-12-30_15h10_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 383 383 384 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 385 -(% style="font-size:11.9px" %)Les deux problèmes. 386 386 387 -(% class="MsoCaption" %) 388 -[[image:2021-12-30_15h13_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 516 + 517 +))) 518 +)))|(% style="width:300px" %)((( 519 +(% class="box" %) 520 +((( 521 +**Sommaire** 389 389 390 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 391 -(% style="font-size:11.9px" %)Les suites à donner qui peuvent se cumuler. 523 +{{toc depth="3" numbered="true"/}} 392 392 393 - (%class="CxSpMiddle" %)394 - Nous voyons donc les modifications sur la notice, après un enregistrement, avec en gras l’état d’avancement du récolement pour ce bien.525 + 526 +))) 395 395 396 -[[image:2021-12-30_15h13_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 528 +(% class="box" %) 529 +((( 530 +**Aller plus loin** 397 397 398 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 399 -(% class="small" %)Résultat d'un récolement d'un bien après enregistrement. 532 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]] 533 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]] 534 +* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]] 535 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]] 400 400 401 -(% class="CxSpMiddle" %) 402 -Pour revenir à la liste des notices de récolement, cliquer sur Ré-afficher les récolements de ce niveau... [[image:2021-12-30_15h42_53.png||height="19" width="73"]] Nous constatons désormais sur l’emplacement la présence de 14 biens dans « réalisés sans suite » et d’un bien dans « réalisés suite à donner ».[[image:2021-12-30_15h42_53 copie.png||height="23" width="78"]] 537 +* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]] 538 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]] 539 +* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] 540 +* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]] 541 +))) 403 403 404 -[[image:2021-12-30_15h42_53 copie 2.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 543 +(% class="box" %) 544 +((( 545 +**Icônes principales** 546 +))) 547 +))) 405 405 406 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 407 -(% class="small" %)Réalisé suite à donner. 408 408 409 -[[image:2021-12-30_15h56_11.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 410 410 411 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 412 -(% class="small" %)Réalisé sans suite 413 413 414 -(% id="HRelocalisationsuiteaurE9colement" class="MsoCaption" %) 415 -=== Modification de localisation d'un bien pendant le récolement === 416 416 417 -Depuis la version 4.0, la saisie d'un nouvel emplacement de référence ou d'une nouvelle localisation dans la notice de récolement sera automatiquement reportée sur la notice bien l**ors du changement d'état d'avancement de la notice récolement** 418 418 419 -//Exemple : le bien 880.1.1 initialement localisé dans la boite 1006 est trouvé dans la boite 1046// 420 420 421 -(% class="MsoCaption" %) 422 -Modifier une fiche récolement [[image:2022-02-25_10h36_53.png||height="32" width="34" class="img-circle img-rounded"]] pour renseigner les nouveaux emplacements et indiquer l'état d'avancement. 423 423 424 -[[image:2022-02-25_10h54_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 425 425 426 -(% class="MsoCaption" %) 427 -Dans la grille de saisie, se trouve la Localisation actuelle théorique ou ancienne et l'Emplacement de référence théorique ou ancienne. Elles sont pré-remplies par les informations de la fiche Bien dans les champs Localisation actuelle et Emplacement de référence lors de la génération des fiches de récolement. 428 428 429 -(% class="box infomessage" %) 430 -((( 431 -Changer les localisations théoriques ou anciennes ne changera pas la localisation sur la fiche Bien mais uniquement sur la fiche Récolement. De plus, La fiche récolement restera présente dans la campagne et dans la liste des fiches de récolement comme auparavant, elle ne sortira pas de la campagne. IL est donc recommandé de ne pas modifier ces champs 432 -))) 433 433 434 -[[image:1656937191065-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 435 435 436 -Plus bas sur la grille de saisie de la fiche Récolement, se trouve la possibilité de saisir le nouvel emplacement 437 437 438 -[[image:1656937498343-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 439 439 440 -(% class="box warningmessage" %) 562 + 563 + 564 + 565 + 566 + 567 + 568 + 569 + 570 + 571 + 572 + 573 +=== Exporter ces notices de récolement pour saisie sur Tablette via Recol'App === 574 + 575 +une fois les notices de récolement générées pour un emplacement dans la campagne, il est possible de les [[exporter sur la tablette>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/RecolApp/]] via un fichier zip à télécharger 576 + 577 +[[image:2021-12-30_16h06_25.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 578 + 579 +== ETAPE 3 : Saisir les données de récolement des Biens == 580 + 581 +=== Travailler déconnecté de Flora === 582 + 583 +(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %) 441 441 ((( 442 -ATTENTION : Pour que ce nouvel emplacement soit reporté sur la notice du bien 880.1.1, il faut modifier l'état d'avancement du récolement, par exemple en le passant à Récolé sur pièce et sur place 585 +A ce stade apparaissent des difficultés pratiques liées à des problématiques génériques dans tous les musées : Vous n’avez pas accès à votre logiciel de récolement quand vous êtes in situ dans les salles face aux biens. Dans ce cas, il faudra opter pour trois solutions de collecte d’information déconnectée : 586 +- via un tableur. 587 +- via papier-crayon. 588 +- via l'application RecolApp. 443 443 ))) 444 444 445 - [[image:1656937677197-202.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]591 +//Dans ces cas de figures, il faudra emmener in situ, **non seulement vos registres papier pour vérifier la conformité avec l’inventaire,** mais aussi ~:// 446 446 447 -L'historique de changement de localisation sera mentionné dans l'historique de récolement sur la notice bien 593 +* //Une impression papier de la liste des notices localisées à cet emplacement dans la base documentaire.// 594 +* //Ou un export Excel, ou l'application REcolApp qui contiendra la description à minima des biens à récoler telle que saisie dans la base documentarie des bioens// 448 448 449 -[[image:1656938064489-651.png]] 596 +(% class="CxSpFirst" %) 597 +S’il y a des informations à modifier concernant des notices déjà présentes dans la base documentaire (constat d’état, dimensions, matières-techniques…) notez les et corrigez les notices concernées à votre retour au bureau. 450 450 599 +(% class="CxSpMiddle" %) 600 +Vous pourrez ensuite utiliser le tableur, in situ, pour saisir les notices inexistantes dans la base documentaire, afin de pouvoir les importer en masse à votre retour au bureau, mais attention, une deuxième problématique sera présente. 451 451 452 -[[image:2022-02-25_15h37_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 602 +(% id="HBiensdE9jainventoriE9smaisnonsaisisdanslabasedocumentaire" class="CxSpMiddle" %) 603 +=== Biens déja inventoriés mais non saisis dans la base documentaire === 453 453 605 +(% class="CxSpLast" %) 606 +Vous risquez de trouver dans vos emplacements,** des biens qui ne sont pas encore saisis dans la base documentaire informatique.** Et dans ce cas apparaitront les options suivantes : 607 + 608 +* **Le bien est déjà inscrit à l’inventaire papier (i**l possède donc déjà un numéro d’inventaire). Il suffira donc de le créer dans la base documentaire, **avec la grille miniale de création de bien pour récolement **qui contient très peu de champs obligatoires, de le localiser, puis de l'ajouter à l'emplacement à récoler dans la campagne et à saisir sa notice de récolement 609 + 610 +=== Biens non inventoriés et non saisis dans la base documentaire === 611 + 612 +* **Le bien n’est pas encore inscrit à l’inventaire papier** : il faudra donc le créer dans la base documentaire avec un numéro d’inventaire rétrospectif, puis[[ l’intégrer au registre des biens affectés ou des biens reçus en dépôt.>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] 613 +** **Il sera parfois pratique d'utiliser les ensemble complexe** pour inventorier sous un seul numéro un nombre important de biens physiquement présents. Dans ce cas de figure on ne saisira pas une notice par bien, mais une notice pour l’ensemble en y a adjoignant éventuellement un registre de sous-inventaire (listing papier ou bureautique). Reportez-vous au manuel de [[gestion des registres d’inventaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] pour ces problématiques. 614 +//A titre d'exemples 1 notice d'ensemble complexe peut concerner// 615 +*** tous les biens d'un donateur localisé à un même emplacement 616 +*** un emplacement dans le musée contenant des biens de nature hétérogène 617 +** Toutefois la saisie des données nécessaires l'intégration aux registres peut prendre beaucoup de temps, eut égard aux champs obligatoires nécessaires (notemment ceux concernant l'acquisition). dans ce cas on indiquera dans l'état d'avancement du récolement : [[image:1663083598490-895.png||height="39" width="389"]] 618 + 619 +(% class="CxSpMiddle" %) 620 +En résumé : dans le cas ou vous ne choisiriez pas l'option RecolApp ne partez pas in situ sans emporter une liste des biens localisés à cet endroit dans la base documentaire. Choisissez un format d’impression ou d’export contenant à minima le numéro d’inventaire, les dimensions, matières, techniques et constat d’état. 621 + 622 +(% class="CxSpMiddle" %) 623 +L’impression (préalablement triée par numéro d’inventaire) aura l’avantage de contenir une photo, si elle existe, vous saurez donc alors s’il vous faut ou non photographier ce bien. 624 + 625 +(% class="CxSpMiddle" %) 626 +Les exports Excel complet ou 18colonnes n’affichent pas l’image, mais si la colonne Image n’est pas vide (elle contient une url d’accès à l’image), vous saurez que la photo existe. 627 + 628 + 629 + 630 + 631 + 632 + 454 454 (% id="HETAPE3.1:ImporterdesrE9sultatsderE9colementsaisissurtablette" class="CxSpFirst" %) 455 455 === Importer des résultats de récolement saisis sur tablette via Recol'App === 456 456 ... ... @@ -460,15 +460,10 @@ 460 460 461 461 [[image:1662995226581-313.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 462 462 463 -(% id="HETAPE3.2:ImporterdesdonnE9esderE9colementsaisiessuruntableur" class="CxSpFirst" %) 464 -=== Importer des données de récolement saisies sur un tableur === 642 + 465 465 466 - L'interfaced'import générique de Flora musée (notices et photos) permet d'importer des fichiers tabulés dans la table des biens et la photothèque, notamment pour y créer et y localiser les biens qui n'existaient pas encore dans la table documentaire des biens.644 + 467 467 468 -Il est aussi possible d'importer des notices de récolement qui n'auraient pas été générés via l'interface de flora (attention au lien sur l'emplacement à récoler dans la campagne), se reporter au manuel d'import 469 - 470 -[[image:1662995550681-609.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 471 - 472 472 (% id="HUtilisationduworkflow" class="CxSpFirst" %) 473 473 == ETAPE 4 : Suivi de l'état d'avancement du plan de récolement == 474 474
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