Skip to Content

Modifications pour le document Assurer le récolement des biens

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/25 14:16
Depuis la version 23.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/18 15:45
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version
À la version 8.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/18 14:21
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version

Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -12,98 +12,31 @@
12 12  (((
13 13  = Qu'est-ce que le récolement décennal ? =
14 14  
15 -Le récolement décennal vise à vérifier la présence, la localisation, l’état de conservation et la conformité à l’inventaire des biens appartenant aux collections des musées de France, conformément à l’article L.451-2 du Code du patrimoine et l’arrêté du 25 mai 2004. Il permet :
15 +Le récolement décennal vise à vérifier la présence, la localisation, l’état de conservation et la conformité à l’inventaire des biens appartenant aux collections des musées de France, conformément à l’article L.451-2 du Code du patrimoine et l’arrêté du 25 mai 2004.
16 16  
17 +Il permet :
18 +
17 17  * De s'assurer de la **traçabilité des biens**,
18 18  * De corriger les **écarts** entre la réalité physique et les données inventoriées,
19 -* D’identifier **les biens manquants, à régulariser **ou** à documenter**,
21 +* D’identifier **les biens manquants, à régulariser **ou** à documenter**,
20 20  * De garantir la continuité et la fiabilité de la gestion des collections.
21 21  
22 22  Cette vérification doit être menée **tous les dix ans **sur l’ensemble des collections, y compris celles en dépôt. Elle donne lieu à un procès-verbal signé par le responsable des collections. Les cas particuliers (radiation, disparition, double inventaire…) sont également encadrés réglementairement.
23 23  
24 -= Comment fonctionne le récolement dans Flora ? =
25 25  
26 -Le récolement dans Flora repose sur trois tables principales :
27 += Comment fonctionne le récolement dans Flora ? =
27 27  
28 -(% class="active" %)|(% style="width:147px" %)**Espace de travail**|(% style="width:140px" %)**Table**|(% style="width:314px" %)**Rôle**|(% style="width:205px" %)**Exemple / Utilisation **
29 -|(% style="width:147px" %)Décrire|(% style="width:140px" %)Emplacements|(% style="width:314px" %)Structure l'espace muséal de manière hiérarchique. Sert de base à la planification.|(% style="width:205px" %)Musée Flora > Réserves > A - Réserve peinture > Grille A-01
30 -|(% style="width:147px" %)Récoler|(% style="width:140px" %)Campagnes de récolement|(% style="width:314px" %)Permet de planifier les opérations par décennie et de créer des sous-campagnes par emplacement ou par panier. |(% style="width:205px" %)Campagne décennale 2025 > Sous-campagne Réserves textiles
31 -|(% style="width:147px" %)Récoler|(% style="width:140px" %)Notices de récolement|(% style="width:314px" %)Enregistre les constats réalisés pour chaque bien pendant une campagne. |(% style="width:205px" %)Bien 1987.1.45 : localisé, état bon, marqué sur le bien, conforme au registre.
29 +Dans Flora Musées, le récolement repose sur trois éléments clés :
32 32  
33 -== Préparer la base avant de récoler ==
31 +* La **table des emplacements** : elle structure l’espace du musée (salles, réserves, vitrines…) de façon hiérarchique.
32 +* La **table des campagnes de récolement** : elle planifie le travail à l’échelle décennale, via des campagnes et des sous-campagnes.
33 +* La **table des notices de récolement** : elle recueille les constats faits sur chaque bien.
34 34  
35 -Avant toute planification dans Flora, certains prérequis sont indispensables :
36 36  
37 -1. (((
38 -**Une arborescence à jour des emplacements** dans la base (table d'autorité Emplacements) :
39 39  
40 -* Chaque lieu physique contenant des biens doit être saisi et structuré correctement.
41 -* Les biens doivent être **localisés dans ces emplacements** dans leur notice documentaire.
42 -)))
43 -1. (((
44 -**Une saisie documentaire suffisamment avancée** :
45 45  
46 -* Les biens doivent être présents dans la base (au moins avec une fiche minimale).
47 -* Les champs d’identification principaux doivent être renseignés (numéro d’inventaire, domaine, etc.).
48 -)))
49 -1. (((
50 -**Des localisations fiables** :
51 51  
52 -* Si les localisations ne sont pas à jour, les listes générées risquent d’être inexactes.
53 -* Il est donc important de **synchroniser la base avant la campagne**.
54 -)))
55 -1. (((
56 -**Un périmètre clair** :
57 57  
58 -* Que souhaite-t-on récoler ? Une salle, une réserve, un type de bien, des dépôts ?
59 -* Cela déterminera la méthode à privilégier (par emplacement ou par panier).
60 -)))
61 -
62 -== Étapes du processus de récolement dans Flora ==
63 -
64 -Une fois les prérequis vérifiés, le récolement dans Flora s’organise selon une séquence claire en 5 étapes clés :
65 -
66 -1. **Créer la campagne**
67 -Définir la période, indiquer le numéro de récolement et les objectifs.
68 -1. **Créer les sous-campagnes**
69 -À partir d’un emplacement ou d’un panier de biens.
70 -1. **Ajouter les biens à récoler**
71 -Automatiquement ou manuellement.
72 -1. **Effectuer le récolement**
73 -En saisie directe ou déconnectée (RecolApp).
74 -1. **Clôturer la campagne et produire le procès verbal**
75 -Valider les résultats, consigner les anomalies, éditer le procès-verbal.
76 -
77 -== Fonctionnalités du module Récolement ==
78 -
79 -Le module Récolement de Flora intègre un ensemble de fonctionnalités clés permettant de structurer, piloter et documenter l’ensemble des opérations de récolement, depuis la planification jusqu’à l’analyse des résultats :
80 -
81 -(% class="active" %)|Fonction|Détail
82 -|Planification|Définir un périmètre, une période, une équipe
83 -|Saisie|Constater la présence, l'état, la localisation réelle, l’état de conservation
84 -|Comparaison automatique|Met en évidence les écarts entre localisation de référence et localisation observée
85 -|Rapports et exports|Génère des états de suivi, de synthèse ou d’anomalies
86 -|Historique|Trace toutes les opérations de récolement avec leur date, leur résultat, et la personne responsable
87 -|Liens aux documents|Ajout possible de fiches, constats, photos
88 -|Compatible avec la relocalisation|Un bien non localisé ne peut pas être récolé : le récolement pousse à l’utilisation de la relocalisation en amont
89 -
90 -= Planifier des campagnes de récolement =
91 -
92 -== Créer une campagne de récolement ==
93 -
94 -
95 -[[Légende>>image:1752844034622-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96 -
97 -
98 -[[Légende>>image:1752844118678-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
99 -
100 -
101 -[[Légende>>image:1752844204524-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
102 -
103 -
104 -
105 -
106 -
107 107  
108 108  )))
109 109  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -150,10 +150,68 @@
150 150  Le cas échéant il vous faut saisir l’arborescence des emplacements du musée et y rattacher les biens déjà saisis dans la base documentaire. Si les biens présents dans ces emplacements ne sont pas encore saisis dans la base documentaire Il est possible de procéder à des imports de fichiers Excel pour les créer rapidement ou de le créer manuellement dans la base de données.
151 151  
152 152  
153 -1. aisie des biens du registre d’inventaire des biens affectés (marquer néant si vous n’avez pas l’info) //: Date d’entrée, avis des instances scientifiques, prix d’achat//.
86 +== Points d’organisation pratique ==
154 154  
155 -== Etape 1 créer une campagne ==
88 +(% class="CxSpFirst" %)
89 +**POINT 1 :** le récolement ne peut pas se dissocier de la problématique de la gestion des registres à cause des biens à inventorier rétrospectivement mis à jour par le récolement.
156 156  
91 +(% class="CxSpMiddle" %)
92 +**POINT 2 :** Flora a pris le parti de s’appuyer sur les bases documentaires pour éviter toute double saisie et pour pouvoir tirer parti des données informatiques déjà saisie. Le récolement dans Flora a donc pour objectif de compléter la saisie dans les bases documentaires, pour capitaliser sur le travail réalisé.
93 +
94 +(% class="CxSpMiddle" %)
95 +**POINT 3 :** le plan de récolement s’appuie sur la table d’autorité hiérarchique des emplacements, et la saisie des informations de récolement en vue de l’édition des PV de récolement s’appuiera sur la localisation des biens.
96 +
97 +(% class="CxSpMiddle" %)
98 +Il faut donc veiller à ce que la localisation des biens soit à jour dans Flora et que des déplacements importants ne soient pas prévus pendant la période du récolement (par emplacement).
99 +
100 +(% class="CxSpLast" %)
101 +**POINT 4 :** dans la pratique, le premier récolement décennal va mettre en évidence deux types de données manquantes dans la base documentaire :
102 +
103 +1. Les biens déjà inventoriés sur les registres papier mais pas encore saisis dans la base documentaire (on les repérera au fait qu’ils ont généralement déjà un numéro d’inventaire).
104 +1. Les biens non inventoriés à inventorier rétrospectivement.
105 +
106 +**POINT 5 :** Comment procéder lorsque l’on ne dispose pas d’accès internet sur place :
107 +
108 +//Sans Application déconnectée sur tablette (Recol'App)//
109 +
110 +1. Imprimer ou exporter dans Excel la liste des biens localisés à cet emplacement dans les bases documentaire.
111 +1. Une fois sur place : saisir (sur papier ou dans un tableau Excel à réimporter) les notices des biens inexistantes dans la base documentaire (attention à la numérotation de l’inventaire rétrospectif).
112 +1. De retour à un poste Flora : saisir ou importer ces données. Compléter si nécessaire dans Flora les données documentaires annexes (photos, constat d’état…).
113 +1. Une fois que le nombre de notices de biens dans Flora correspond au nombre de notices trouvées sur place, générer les notices de récolement pour saisir les résultats et les anomalies ou suites à donner constatée et éditer le PV de l’emplacement.
114 +
115 +//Avec Application déconnectée sur tablette (Recol'App)//
116 +
117 +1. Planifier une campagne avec un emplacement à récoler
118 +1. Générer les notices récolement pour les biens localisés dans cet emplacement
119 +1. Exporter ces notices sur la tablette
120 +1. Aller in situ saisir les résultats (possibilité de créer des notices biens à minima si non présentes sur l'export de la tablette)
121 +1. Importer la saisie de la tablette dans Flora
122 +
123 +(% class="CxSpLast" %)
124 +**POINT 6 :** Quels sont les champs à remplir dans la table des biens (préconisations SMF) ?
125 +
126 +1. Pour les biens déjà inscrits au registre : à minima les données inscrites sur le registre + Domaine, Dénomination, Titre ou appellation, Matières Techniques, Dimensions, Inscriptions, Auteur (tableaux), date du constat d’état initial et état de conservation initial.
127 +1. Pour les biens inventoriés rétrospectivement : Les mêmes champs que précédemment ainsi que les champs obligatoires de la grille de saisie des biens du registre d’inventaire des biens affectés (marquer néant si vous n’avez pas l’info) //: Date d’entrée, avis des instances scientifiques, prix d’achat//.
128 +
129 +== ETAPE 1 : Elaborer le plan de récolement  sur Flora ==
130 +
131 +=== Compléter la saisie dans la table des Emplacements ===
132 +
133 +(% class="CxSpFirst" %)
134 +Ce plan s’appuie sur la structure hiérarchisée de la table des emplacements existante. On y identifiera les emplacements servant de point de départ à l’élaboration des campagnes de récolement.
135 +
136 +[[image:2021-12-28_18h18_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
137 +
138 +(% class="CxSpLast" %)
139 +Chaque emplacement défini dans le plan sera défini par :
140 +
141 +(% style="list-style-type:circle" %)
142 +* Son type : (bâtiment, niveau…).
143 +* Sa dénomination précise (basée sur un identifiant chiffré invariant et éventuellement sur une dénomination fonctionnelle).
144 +* Ses caractéristiques : salle ouverte au public / réserve.
145 +* Informations sur les collections contenues (type, nombre approximatif, mode de présentation, de rangement de conditionnement, durée prévisible du récolement).
146 +* Son accessibilité.
147 +
157 157  [[image:2021-12-28_18h23_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
158 158  
159 159  === Créer les campagnes de récolement ===
1752844006598-152.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -133.2 KB
Contenu
1752844034622-695.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -144.6 KB
Contenu
1752844118678-927.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -149.7 KB
Contenu
1752844204524-206.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -162.3 KB
Contenu