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Modifications pour le document Assurer le récolement des biens

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/25 14:16
Depuis la version 20.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/18 14:58
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/18 16:43
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -61,16 +61,14 @@
61 61  
62 62  == Étapes du processus de récolement dans Flora ==
63 63  
64 -Une fois les prérequis vérifiés, le récolement dans Flora s’organise selon une séquence claire en 6 étapes clés :
64 +Une fois les prérequis vérifiés, le récolement dans Flora s’organise selon une séquence claire en 5 étapes clés :
65 65  
66 66  1. **Créer la campagne**
67 -Définir la période, le numéro de récolement et les objectifs.
67 +Définir la période, indiquer le numéro de récolement et les objectifs.
68 68  1. **Créer les sous-campagnes**
69 69  À partir d’un emplacement ou d’un panier de biens.
70 70  1. **Ajouter les biens à récoler**
71 71  Automatiquement ou manuellement.
72 -1. **Générer les notices de récolement**
73 -À partir de l’emplacement.
74 74  1. **Effectuer le récolement**
75 75  En saisie directe ou déconnectée (RecolApp).
76 76  1. **Clôturer la campagne et produire le procès verbal**
... ... @@ -89,265 +89,140 @@
89 89  |Liens aux documents|Ajout possible de fiches, constats, photos
90 90  |Compatible avec la relocalisation|Un bien non localisé ne peut pas être récolé : le récolement pousse à l’utilisation de la relocalisation en amont
91 91  
90 += Planifier les campagnes de récolement =
92 92  
92 +La campagne est l’unité centrale de planification dans Flora : elle structure le travail de récolement sur une période donnée, à travers des sous-campagnes (espaces à récoler).
93 93  
94 +== Créer une campagne de récolement ==
94 94  
96 +1. Rendez-vous dans l’espace de travail **Récoler** > Menu** Récolement** > Sous-menu **Campagne récolmt.**
97 +1. Cliquez sur le bouton créer.
98 +1. Renseignez les champs requis (libellé, numéro de récolement, dates, etc.).
99 +1. Cliquez sur Enregistrer. La campagne est créée, vous pouvez maintenant y ajouter des sous-campagnes.
95 95  
96 -
97 -
98 -
99 -
100 -
101 -
102 -)))
103 -)))|(% style="width:300px" %)(((
104 -(% class="box" %)
101 +(% class="box infomessage" %)
105 105  (((
106 -**Sommaire**
103 +**Astuce** : vous pouvez **choisir de masquer ou d'afficher la description de la campagne** lors de sa visualisation.
107 107  )))
108 108  
109 -(% class="box" %)
110 -(((
111 -**Aller plus loin**
106 +[[Campagne de récolement → bouton créer.>>image:1752844034622-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
112 112  
113 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
114 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
115 -* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
116 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
117 117  
118 -* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
119 -* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
120 -* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
121 -)))
109 +[[Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.>>image:1752844118678-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
122 122  
123 -(% class="box" %)
124 -(((
125 -**Icônes principales**
126 -)))
127 -)))
128 128  
112 +[[Résultat → Campagne de récolement créée. Possibilité de masquer-démasquer la description de la campagne.>>image:1752844204524-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
129 129  
130 130  
115 +== Ajouter des sous-campagnes ==
131 131  
117 +Une fois la campagne créée et enregistrée, vous pouvez y associer les espaces à récoler via des sous-campagnes.
132 132  
119 +Deux méthodes sont possibles :
133 133  
134 -(% style="margin-bottom: 10pt; text-align: left;text-align:left" %)
135 -= Planification des campagnes de récolement =
121 +* par emplacement à récoler.
122 +* par paniers.
136 136  
137 -(% class="CxSpFirst" %)
138 -Dans ce chapitre nous verrons comment organiser la liste des emplacements à récoler, puis comment organiser sa planification dans le temps.
124 +=== Créer une sous-campagne à partir d'un emplacement à récoler ===
139 139  
140 -(% class="CxSpMiddle" %)
141 -Il faudra tout d’abord finaliser la liste (hiérarchique) de tous les emplacements du musée (Salles d’exposition, Armoires, Réserves…..). Si votre saisie dans la base documentaire est à jour, il vous suffira de compléter les informations nécessaires dans les notices concernées de la table d’autorité des emplacements.
126 +1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter un emplacement à récoler**.
127 +1. Renseignez les champs requis : **libellé**, **emplacement concerné**, **dates**, etc.
128 +1. Cliquez sur **Enregistrer**. La sous-campagne est créée, mais elle ne contient encore aucun bien. Il faut maintenant **ajouter les biens à récoler** dans l’emplacement pour générer les notices de récolement.
142 142  
143 -(% class="CxSpMiddle" %)
144 -Le cas échéant il vous faut saisir l’arborescence des emplacements du musée et y rattacher les biens déjà saisis dans la base documentaire. Si les biens présents dans ces emplacements ne sont pas encore saisis dans la base documentaire Il est possible de procéder à des imports de fichiers Excel pour les créer rapidement ou de le créer manuellement dans la base de données.
130 +[[Campagne → bouton ajouter un emplacement à récoler.>>image:1752848188511-734.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
145 145  
146 146  
147 -== Points d’organisation pratique ==
133 +[[Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.>>image:1752848287528-181.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
148 148  
149 -(% class="CxSpFirst" %)
150 -**POINT 1 :** le récolement ne peut pas se dissocier de la problématique de la gestion des registres à cause des biens à inventorier rétrospectivement mis à jour par le récolement.
151 151  
152 -(% class="CxSpMiddle" %)
153 -**POINT 2 :** Flora a pris le parti de s’appuyer sur les bases documentaires pour éviter toute double saisie et pour pouvoir tirer parti des données informatiques déjà saisie. Le récolement dans Flora a donc pour objectif de compléter la saisie dans les bases documentaires, pour capitaliser sur le travail réalisé.
136 +==== Lier les biens à récoler dans l'emplacement ====
154 154  
155 -(% class="CxSpMiddle" %)
156 -**POINT 3 :** le plan de récolement s’appuie sur la table d’autorité hiérarchique des emplacements, et la saisie des informations de récolement en vue de l’édition des PV de récolement s’appuiera sur la localisation des biens.
138 +1. Depuis la sous-campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.
139 +1. Recherchez les notices de biens dans l’emplacement sélectionné.
140 +1. Sélectionnez les notices à récoler.
141 +1. Cliquez sur **Valider**,** **puis confirmez l'ajout en cliquant sur **Oui**. Les notices de récolement sont générées automatiquement pour les biens sélectionnés.
157 157  
158 -(% class="CxSpMiddle" %)
159 -Il faut donc veiller à ce que la localisation des biens soit à jour dans Flora et que des déplacements importants ne soient pas prévus pendant la période du récolement (par emplacement).
143 +[[Sous-campagne de récolement  →  bouton ajouter des biens à récoler.>>image:1752848549573-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
160 160  
161 -(% class="CxSpLast" %)
162 -**POINT 4 :** dans la pratique, le premier récolement décennal va mettre en évidence deux types de données manquantes dans la base documentaire :
163 163  
164 -1. Les biens déjà inventoriés sur les registres papier mais pas encore saisis dans la base documentaire (on les repérera au fait qu’ils ont généralement déjà un numéro d’inventaire).
165 -1. Les biens non inventoriés à inventorier rétrospectivement.
146 +[[Ajouter des biens à récoler → filtre par emplacement. Sélection des notices et validation.>>image:1752849192912-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
166 166  
167 -**POINT 5 :** Comment procéder lorsque l’on ne dispose pas d’accès internet sur place :
168 168  
169 -//Sans Application déconnectée sur tablette (Recol'App)//
149 +[[Ajouter des biens à récoler → message de confirmation. >>image:1752849300133-140.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
170 170  
171 -1. Imprimer ou exporter dans Excel la liste des biens localisés à cet emplacement dans les bases documentaire.
172 -1. Une fois sur place : saisir (sur papier ou dans un tableau Excel à réimporter) les notices des biens inexistantes dans la base documentaire (attention à la numérotation de l’inventaire rétrospectif).
173 -1. De retour à un poste Flora : saisir ou importer ces données. Compléter si nécessaire dans Flora les données documentaires annexes (photos, constat d’état…).
174 -1. Une fois que le nombre de notices de biens dans Flora correspond au nombre de notices trouvées sur place, générer les notices de récolement pour saisir les résultats et les anomalies ou suites à donner constatée et éditer le PV de l’emplacement.
175 175  
176 -//Avec Application déconnectée sur tablette (Recol'App)//
152 +[[Résultat sous-campagne de récolement → notices de biens à récoler créées. >>image:1752849341105-592.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 177  
178 -1. Planifier une campagne avec un emplacement à récoler
179 -1. Générer les notices récolement pour les biens localisés dans cet emplacement
180 -1. Exporter ces notices sur la tablette
181 -1. Aller in situ saisir les résultats (possibilité de créer des notices biens à minima si non présentes sur l'export de la tablette)
182 -1. Importer la saisie de la tablette dans Flora
183 183  
184 -(% class="CxSpLast" %)
185 -**POINT 6 :** Quels sont les champs à remplir dans la table des biens (préconisations SMF) ?
155 +=== Créer une sous-campagne à partir d'un panier ===
186 186  
187 -1. Pour les biens déjà inscrits au registre : à minima les données inscrites sur le registre + Domaine, Dénomination, Titre ou appellation, Matières Techniques, Dimensions, Inscriptions, Auteur (tableaux), date du constat d’état initial et état de conservation initial.
188 -1. Pour les biens inventoriés rétrospectivement : Les mêmes champs que précédemment ainsi que les champs obligatoires de la grille de saisie des biens du registre d’inventaire des biens affectés (marquer néant si vous n’avez pas l’info) //: Date d’entrée, avis des instances scientifiques, prix d’achat//.
157 +1. Préparez un **panier de notices de biens**.
158 +1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter via un panier**.
159 +1. Sélectionnez le panier concerné.
160 +1. Flora génère automatiquement les sous-campagnes à partir des emplacements les plus hauts communs aux notices.
161 +1. Flora génère automatique les notices de récolement.
189 189  
190 -== ETAPE 1 : Elaborer le plan de récolement  sur Flora ==
191 -
192 -=== Compléter la saisie dans la table des Emplacements ===
193 -
194 -(% class="CxSpFirst" %)
195 -Ce plan s’appuie sur la structure hiérarchisée de la table des emplacements existante. On y identifiera les emplacements servant de point de départ à l’élaboration des campagnes de récolement.
196 -
197 -[[image:2021-12-28_18h18_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
198 -
199 -(% class="CxSpLast" %)
200 -Chaque emplacement défini dans le plan sera défini par :
201 -
202 -(% style="list-style-type:circle" %)
203 -* Son type : (bâtiment, niveau…).
204 -* Sa dénomination précise (basée sur un identifiant chiffré invariant et éventuellement sur une dénomination fonctionnelle).
205 -* Ses caractéristiques : salle ouverte au public / réserve.
206 -* Informations sur les collections contenues (type, nombre approximatif, mode de présentation, de rangement de conditionnement, durée prévisible du récolement).
207 -* Son accessibilité.
208 -
209 -[[image:2021-12-28_18h23_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
210 -
211 -=== Créer les campagnes de récolement ===
212 -
213 -(% class="box infomessage" %)
163 +(% class="box warningmessage" %)
214 214  (((
215 -[[image:Créer une campagne récolement.jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
165 +Le nombre de biens maximum par sous-campagne est limité à 2000 biens.
166 +Si le panier contient plus de 2000 biens, les biens vont se répartir en plusieurs sous-campagne en fonction de leur emplacement.
216 216  )))
217 217  
218 -Le schéma de la création d'un campagne est disponible en téléchargement en pdf[[ ici.>>attach:Créer une campagne récolement.pdf]]
219 219  
220 -(% class="CxSpFirst" %)
221 -La table des campagnes de récolement permet de planifier l’ordre d’exécution du récolement d’une série d’emplacements architecturaux tels que définis dans le plan de récolement (table d’autorité des emplacements). Cette table permet aussi de saisir les informations nécessaires à la préparation de la campagne (calendrier prévisionnel). Son fonctionnement est calqué sur le principe ergonomique de la régie. Pour y accéder, aller dans l'espace de travail Récoler puis la table Récolement et choisir Campagne récolement. Pour créer une campagne cliquer sur [[image:2021-12-30_11h10_55.png||height="22" width="23"]].
222 222  
223 -[[image:2021-12-28_18h26_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
224 224  
225 -(% class="CxSpMiddle" %)
226 -Dans l’exemple, ci-dessous, nous définirons un plan de récolement décennal réalisé en trois campagnes successives. La première campagne concernera les salles d’exposition permanente du musée, les deux suivantes les réserves du musée.
227 227  
228 -[[image:2021-12-30_11h09_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
229 229  
230 -(% style="text-align: center;" %)
231 -(% class="small" %)Saisie d'une campagne de récolement
232 232  
233 233  
234 -(% class="CxSpMiddle" %)
235 -Le numéro de récolement concerne la décennie en cours. En 2022, nous sommes à la seconde compagne de récolement (2014-2024). Il sera donc égal à deux jusqu’au démarrage du troisième récolement décennal.
236 236  
237 -(% class="CxSpMiddle" %)
238 -Le numéro d’ordre de la campagne permet de gérer leur succession dans le temps. Ce fonctionnement permettra de programmer dans le temps les campagnes de récolement nécessaires à l’institution.
239 239  
240 -(% class="CxSpMiddle" %)
241 -Une fois la campagne crée, il faudra choisir les différents emplacements récolés.
242 -
243 -(% id="HEtape3:ChoisirlesemplacementsE0rE9coler." class="CxSpMiddle" %)
244 -=== Choisir les emplacements à récoler dans chaque campagne ===
245 -
246 -(% class="box infomessage" %)
178 +
179 +)))
180 +)))|(% style="width:300px" %)(((
181 +(% class="box" %)
247 247  (((
248 -[[image:Ajout d'un emplacement de récolement.jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
183 +**Sommaire**
249 249  )))
250 250  
251 -Le schéma de l'ajout de l'emplacement de récolement est téléchargeable[[ ici.>>attach:Ajout d'un emplacement de récolement.pdf]]
252 -
253 -(% class="box infomessage" %)
186 +(% class="box" %)
254 254  (((
255 -Astuce: Choisissez des emplacements peu étendus comme une travée, par exemple, pour organiser votre travail plus facilement et savoir où reprendre le travail. Ajoutez en plusieurs.
256 -)))
188 +**Aller plus loin**
257 257  
258 -(% class="MsoCaption" %)
259 -[[image:2021-12-30_10h32_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
190 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
191 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
192 +* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
193 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
260 260  
261 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
262 -(% class="small" %)Ajout d'un emplacement
195 +* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
196 +* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
197 +* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
198 +)))
263 263  
264 -(% class="MsoCaption" %)
265 -[[image:2021-12-30_10h29_17.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
266 -
267 -(% style="text-align: center;" %)
268 -(% class="small" %)Saisie d'un emplacement
269 -
270 -Nous avons mis en place 6 emplacements différents dans cet exemple :
271 -
272 -* European Paintings, 1250-1800.
273 -* Musical instruments.
274 -* Greek and Roman Art.
275 -* Réserves MET.
276 -* L'aile Americaine.
277 -* European Sculpture and Decorative Arts.
278 -
279 -(% class="MsoCaption" %)
280 -[[image:2021-12-30_10h38_01.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
281 -
282 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
283 -(% class="small" %)Visu des emplacements récolés
284 -
285 -(% class="CxSpMiddle" %)
286 -Prenons maintenant l’exemple de l’emplacement « Musical instruments », en cliquant sur la loupe [[image:2021-12-30_11h27_36.png]]près du terme, vous pourrez vous rendre directement sur l’emplacement en question. Les objets présent sur l'emplacement apparaitrons à droite.
287 -
288 -[[image:2021-12-30_11h28_27.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
289 -
290 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
291 -(% class="small" %)Emplacement "Musical instruments"
292 -
293 -(% class="CxSpMiddle" %)
294 -Nous allons donc faire remonter **tous** les biens de cet emplacement.
295 -
296 -(% id="HETAPE4:FaireremonterlesBiens" class="CxSpMiddle" %)
297 -== ETAPE 2 : Générer les notices de récolement des Biens dans l'emplacement ==
298 -
299 -Cette étape doit être réalisée** le plus tard possibl**e afin de prendre en compte les éventuels changements de localisation des biens cpncernés
300 -
301 -(% class="box infomessage" %)
200 +(% class="box" %)
302 302  (((
303 -[[image:Générer les notices de récolements.jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
202 +**Icônes principales**
304 304  )))
204 +)))
305 305  
306 -Le schéma de la génération des notices de récolement d'un bien dans l'emplacement est disponible au format pdf[[ ici.>>attach:Générer les notices de récolements.pdf]]
307 307  
308 -(% class="MsoCaption" %)
309 -[[image:2022-02-04_23h44_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
310 310  
311 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
312 -(% class="small" %)Préparation des notices biens de l'emplacement et de tous ces contenants.
313 313  
314 -=== Récoler par domaine / typologie ===
315 315  
316 -Possibilité d'ajouter un filtre en choisissant un ou plusieurs Domaines ou une ou plusieurs Typologie, pour préparer des notices de récolement pour uniquement certains domaines ou certains types de Biens.
317 317  
318 -[[image:2021-12-30_11h43_52.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
319 319  
320 320  
321 -[[image:2021-12-30_11h42_27.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
322 322  
323 -Cumuler les Domaines ou les Typologies au besoin avec "et" ou "ou".
324 324  
325 -[[image:2021-12-30_11h58_50.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
326 326  
327 -(% class="CxSpMiddle" %)
328 -Après avoir cliquer sur[[image:2021-12-30_12h04_02.png]]. Nous devons valider ensuite les biens désirés pour ce récolement, la plupart du temps il suffira de tous les sélectionner.
329 329  
330 -(% class="box infomessage" %)
331 -(((
332 -Avec [[image:2022-02-04_23h53_31.png||height="25" width="28"]] préparer les notices de récolement pour ce niveau uniquement, avec [[image:2022-02-04_22h47_34.png||height="38" width="29"]] préparer les notices de récolement pour ce niveau et tous ses contenants. Privilégier [[image:2022-02-04_22h47_34.png||height="35" width="27"]] pour être sûre de ne pas oublier aucun biens à récoler, par exemple : un colonne contenant des tiroirs, pour ne pas oublier de générer les notices de récolement des biens dans les tiroirs.
333 -)))
334 334  
335 -[[image:2021-12-30_12h01_33.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
336 336  
337 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
338 -(% class="small" %)Listes des biens à sélectionner
339 339  
340 -(% class="MsoCaption" %)
341 -[[image:2021-12-30_12h03_33.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="135" width="445" class="img-thumbnail"]]
342 342  
343 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
344 -(% class="small" %)Fenêtre de confirmation de la sélection
345 345  
346 346  
347 -(% class="Encarttexte" style="margin-left:0cm" %)
348 -Cliquer sur[[image:2021-12-30_12h02_57.png]] pour générer les notices de récolement pour saisie, confirmer votre sélection et voici le résultat :
349 349  
350 -[[image:2021-12-30_12h11_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
351 351  
352 352  
353 353  (% id="HAfficherlesnoticesderE9colementniveauparniveauoupourtouslesniveaux" style="margin-left: 0cm;" class="Encarttexte" %)
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