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Modifications pour le document Assurer le récolement des biens

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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Récoler
1 +Récoler des biens
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,382 +1,236 @@
1 -{{box title="**Sommaire**
1 +(% class="wikigeneratedid" %)
2 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**
2 2  
3 -{{toc/~}~}
4 -
5 - "}}
6 -
7 -{{/box}}
8 -
9 -= Généralités =
10 -
11 -La gestion du récolement dans le progiciel Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.
12 -
4 +|(% style="width:840px" %)(((
5 +(% class="box" %)
13 13  (((
14 -(% class="mark" %)Plus d’informations sur le portail Joconde : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/>>http://www2.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/recolement-informatise.htm]]
7 +Le récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.
8 +
9 +Ce guide vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre du récolement décennal dans Flora.
15 15  )))
16 16  
17 -L’institut national du patrimoine (INP) propose à la consultation un document intitulé « L’inventaire et le récolement des collections publiques » :
18 -
19 19  (((
20 -(% class="mark" %)[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]]
21 -)))
13 += Qu'est-ce que le récolement décennal ? =
22 22  
23 -== Rappel des textes ==
15 +Le récolement décennal vise à vérifier la présence, la localisation, l’état de conservation et la conformité à l’inventaire des biens appartenant aux collections des musées de France, conformément à l’article L.451-2 du Code du patrimoine et l’arrêté du 25 mai 2004. Il permet :
24 24  
25 -(% class="CxSpFirst" %)
26 -L’article L. 451-2 du code de du patrimoine (ancien article 12 de la loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France) dispose que « les collections des musées de France font l’objet d’une inscription sur un inventaire. Il est procédé à leur récolement tous les dix ans ».
17 +* De s'assurer de la **traçabilité des biens**,
18 +* De corriger les **écarts** entre la réalité physique et les données inventoriées,
19 +* D’identifier **les biens manquants, à régulariser **ou** à documenter**,
20 +* De garantir la continuité et la fiabilité de la gestion des collections.
27 27  
22 +Cette vérification doit être menée **tous les dix ans **sur l’ensemble des collections, y compris celles en dépôt. Elle donne lieu à un procès-verbal signé par le responsable des collections. Les cas particuliers (radiation, disparition, double inventaire…) sont également encadrés réglementairement.
28 28  
29 -(% class="CxSpMiddle" %)
30 -Les opérations de récolement s’appliquent à la totalité des collections du musée, qu’elles soient conservées dans l’établissement ou déposées à l’extérieur.
24 += Comment fonctionne le récolement dans Flora ? =
31 31  
32 -(% class="CxSpLast" %)
33 -Le récolement est l’opération qui consiste à vérifier, sur pièce et sur place, à partir d’un bien ou de son numéro d’inventaire :
26 +Le récolement dans Flora repose sur trois tables principales :
34 34  
35 -* La présence du bien dans les collections ;
36 -* Sa localisation.
37 -* L’état du bien.
38 -* Son marquage.
39 -* La conformité de l’inscription à l’inventaire avec le bien ainsi que, le cas échéant, avec les différentes sources documentaires, archives, dossiers d’œuvres, catalogues. » (article 11 de l’arrêté du 25 mai 2004).
28 +(% class="active" %)|(% style="width:147px" %)**Espace de travail**|(% style="width:140px" %)**Table**|(% style="width:314px" %)**Rôle**|(% style="width:205px" %)**Exemple / Utilisation **
29 +|(% style="width:147px" %)Décrire|(% style="width:140px" %)Emplacements|(% style="width:314px" %)Structure l'espace muséal de manière hiérarchique. Sert de base à la planification.|(% style="width:205px" %)Musée Flora > Réserves > A - Réserve peinture > Grille A-01
30 +|(% style="width:147px" %)Récoler|(% style="width:140px" %)Campagnes de récolement|(% style="width:314px" %)Permet de planifier les opérations par décennie et de créer des sous-campagnes par emplacement ou par panier. |(% style="width:205px" %)Campagne décennale 2025 > Sous-campagne Réserves textiles
31 +|(% style="width:147px" %)Récoler|(% style="width:140px" %)Notices de récolement|(% style="width:314px" %)Enregistre les constats réalisés pour chaque bien pendant une campagne. |(% style="width:205px" %)Bien 1987.1.45 : localisé, état bon, marqué sur le bien, conforme au registre.
40 40  
41 -(% class="CxSpFirst" %)
42 -Le récolement, obligatoire au moins une fois tous les dix ans, est mené par campagnes planifiées en fonction de l’organisation du musée, notamment par lieu, par technique, par corpus ou par campagne annuelle » (article 12 de l’arrêté du 25 mai 2004).
33 +== Préparer la base avant de récoler ==
43 43  
35 +Avant toute planification dans Flora, certains prérequis sont indispensables :
44 44  
45 -(% class="CxSpMiddle" %)
46 -Pour chaque bien, les opérations de récolement réalisées et les informations rassemblées sont notées sur des fiches de récolement. L’utilisation de l’exemplaire original de l’inventaire pour la réalisation du récolement est proscrite » (cf. annexe 5, partie 5a, 1er alinéa, de l’arrêté du 25 mai 2004).
37 +1. (((
38 +**Une arborescence à jour des emplacements** dans la base (table d'autorité Emplacements) :
47 47  
48 -(% class="CxSpMiddle" %)
49 -Chaque campagne de récolement fait l’objet d’un procès-verbal rédigé par le responsable des collections au sens de l’article L. 442-8 du code du patrimoine. Le procès-verbal est conservé par le musée (article 13 alinéa 1er de l’arrêté du 25 mai 2004).
40 +* Chaque lieu physique contenant des biens doit être saisi et structuré correctement.
41 +* Les biens doivent être **localisés dans ces emplacements** dans leur notice documentaire.
42 +)))
43 +1. (((
44 +**Une saisie documentaire suffisamment avancée** :
50 50  
46 +* Les biens doivent être présents dans la base (au moins avec une fiche minimale).
47 +* Les champs d’identification principaux doivent être renseignés (numéro d’inventaire, domaine, etc.).
48 +)))
49 +1. (((
50 +**Des localisations fiables** :
51 51  
52 -(% class="Sous-titredossier" %)
53 -Cas particuliers à prévoir (cf conséquences du récolement, arrêté du 25 mai 2004)
52 +* Si les localisations ne sont pas à jour, les listes générées risquent d’être inexactes.
53 +* Il est donc important de **synchroniser la base avant la campagne**.
54 +)))
55 +1. (((
56 +**Un périmètre clair** :
54 54  
55 -1. Si un bien ne porte pas son numéro d’inventaire, il est procédé à son marquage.
56 -1. Si un bien a été plusieurs fois inventorié, il est procédé au choix du numéro à prendre en considération pour la gestion du bien. Les renvois nécessaires à l’inventaire sont effectués par utilisation de la rubrique “ Observations ” du registre d’inventaire. Le cas échéant, une explication des raisons de ce choix, qui peuvent concerner un bien ou une série de biens, est portée dans le dossier d’acquisition ou de dépôt de chacun des biens considérés. Les numéros devenus caduques, s’ils ont été portés sur le bien, n’y sont pas effacés mais barrés tout en devant demeurer lisibles.
57 -1. Si la destruction irrémédiable d’un bien est constatée, le bien est radié de l’inventaire, dans les conditions prévues à l’article 4 du décret n° 2002-852 du 2 mai 2002.
58 -1. Si la disparition d’un bien est constatée, il est procédé à des recherches approfondies. En cas de recherches répétées et infructueuses, la disparition du bien et la date à laquelle elle a été constatée sont, après information de l’instance délibérante compétente, inscrites à l’inventaire, dans la rubrique “ Observations ”. Il est ouvert si besoin un fichier particulier des biens disparus.
59 -1. S’il est constaté qu’un bien n’a jamais été inventorié, il est procédé à son inscription sur le registre d’inventaire. A partir des sources disponibles, les éléments relatifs à l’identification et au statut du bien sont complétés ou reconstitués. En l’absence de toute trace d’entrée du bien dans les collections du musée, des éléments de preuve ou de présomption de propriété sont réunis. La mention “ inconnu ” est alors portée dans la rubrique “ mode d’acquisition ” et la rubrique “ Observations ” est complétée par la mention suivante : “ attesté au musée depuis.... ”. Un dossier d’acquisition comportant les informations rassemblées est ouvert.
58 +* Que souhaite-t-on récoler ? Une salle, une réserve, un type de bien, des dépôts ?
59 +* Cela déterminera la méthode à privilégier (par emplacement ou par panier).
60 +)))
60 60  
61 -== Organisation et modalités pratiques ==
62 +== Étapes du processus de récolement dans Flora ==
62 62  
63 -Pour toute information les site Joconde et du ministère de la culture sont des mines d’informations :
64 +Une fois les prérequis vérifiés, le récolement dans Flora s’organise selon une séquence claire en 5 étapes clés :
64 64  
65 -* [[http:~~/~~/www.culturecommunication.gouv.fr/Regions/Drac-Occitanie/Patrimoines-et-architecture/Musees/Le-recolement-decennal-dans-les-musees>>url:http://www.culturecommunication.gouv.fr/Regions/Drac-Occitanie/Patrimoines-et-architecture/Musees/Le-recolement-decennal-dans-les-musees]]
66 -* [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/recolement-informatise.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/recolement-informatise.htm]]
67 -* [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/note-circulaire-post-recolement.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/note-circulaire-post-recolement.pdf]]
66 +1. **Créer la campagne**
67 +Définir la période, indiquer le numéro de récolement et les objectifs.
68 +1. **Créer les sous-campagnes**
69 +À partir d’un emplacement ou d’un panier de biens.
70 +1. **Ajouter les biens à récoler**
71 +Automatiquement ou manuellement.
72 +1. **Effectuer le récolement**
73 +En saisie directe ou déconnectée (RecolApp).
74 +1. **Clôturer la campagne et produire le procès verbal**
75 +Valider les résultats, consigner les anomalies, éditer le procès-verbal.
68 68  
69 -=== Plan de récolement décennal ===
77 +== Fonctionnalités du module Récolement ==
70 70  
71 -Les opérations de récolement font l’objet d’un plan d’action (plan de récolement décennal) prenant en compte :
79 +Le module Récolement de Flora intègre un ensemble de fonctionnalités clés permettant de structurer, piloter et documenter l’ensemble des opérations de récolement, depuis la planification jusqu’à l’analyse des résultats :
72 72  
73 -* L’espace : répartition des collections dans les divers emplacements.
74 -* Le temps : durée pour assurer le récolement (calendrier prévisionnel).
81 +(% class="active" %)|Fonction|Détail
82 +|Planification|Définir un périmètre, une période, une équipe
83 +|Saisie|Constater la présence, l'état, la localisation réelle, l’état de conservation
84 +|Comparaison automatique|Met en évidence les écarts entre localisation de référence et localisation observée
85 +|Rapports et exports|Génère des états de suivi, de synthèse ou d’anomalies
86 +|Historique|Trace toutes les opérations de récolement avec leur date, leur résultat, et la personne responsable
87 +|Liens aux documents|Ajout possible de fiches, constats, photos
88 +|Compatible avec la relocalisation|Un bien non localisé ne peut pas être récolé : le récolement pousse à l’utilisation de la relocalisation en amont
75 75  
76 -Pour la Description des emplacements il convient de réaliser plusieurs choses :
90 += Planifier les campagnes de récolement =
77 77  
78 -1. Etablissement d’un plan de localisation des collections à partir des plans des bâtiments concernés en listant tous les lieux contenant des collections. Ces espaces sont identifiés par bâtiment, par niveau, etc. ; cette identification se fait uniquement par rapport aux espaces architecturaux sans prendre en compte les mobiliers. Chaque espace est affecté d’une dénomination précise. Il est préférable que celle-ci soit chiffrée (par exemple : salle A.1) et topographique, mais pas fonctionnelle (par exemple : salle des primitifs, réserve Berger, …) car la dénomination des espaces peut changer d’un récolement à l’autre. Cette cartographie – si possible informatisée – constitue le canevas de référence pour toutes les opérations de récolement.
79 -1. Caractérisation de chaque espace ainsi défini en spécifiant, notamment :
92 +La campagne est l’unité centrale de planification dans Flora : elle structure le travail de récolement sur une période donnée, à travers des sous-campagnes (espaces à récoler).
80 80  
81 -* Salles ouvertes au public/réserves.
82 -* Espaces situés dans l’enceinte du musée/espaces extérieurs.
83 -* Types de collections, nombre approximatif, mode de présentation, de rangement et de conditionnement (par exemple, textiles : 30 tapisseries roulées et suspendues).
84 -* Accessibilité.
94 +== Créer une campagne de récolement ==
85 85  
86 -(% start="3" %)
87 -1. Mise en place du plan d’interventions.
96 +1. Rendez-vous dans l’espace de travail **Récoler** > Menu** Récolement** > Sous-menu **Campagne récolmt.**
97 +1. Cliquez sur le bouton créer.
98 +1. Renseignez les champs requis (libellé, numéro de récolement, dates, etc.).
99 +1. Cliquez sur Enregistrer. La campagne est créée, vous pouvez maintenant y ajouter des sous-campagnes.
88 88  
89 -(% class="CxSpLast" %)
90 -Sur la base de ce plan de récolement décennal, le musée pourra organiser les campagnes de récolements.
91 -
92 -(% id="HCampagnederE9colementdE9cennal" class="CxSpLast" %)
93 -=== Campagne de récolement décennal ===
94 -
95 -Sur la base du plan de récolement décennal, le récolement sera organisé par campagne de récolement, chaque campagne devra :
96 -
97 -* Correspondre à un objectif précis et circonscrit (récolement d’une ou de plusieurs salles, d’un type de collections, des dépôts extérieurs….) en cohérence avec le plan de récolement décennal ;
98 -* Permettre l’établissement de la cartographie précise de la zone en s’appuyant sur un relevé des espaces (salles, réserves…) et du mobilier (vitrines, armoires, grilles, travées…), chacun de ces éléments recevant une dénomination précise. Si possible la construction d’un plan numérique peut aider à la réalisation de l’inventaire, de très bons logiciels gratuits tel que SketchUp existent.
99 -* Permettre de décrire l’ordre opérationnel et le type d’interventions, en prenant en compte les contraintes (accessibilité, matériel…).
100 -* Permettre de préciser les moyens humains, techniques et financiers nécessaires et les responsabilités de chacun.
101 -* Permettre d’établir un calendrier prévisionnel.
102 -
101 +(% class="box infomessage" %)
103 103  (((
104 -**Progression du récolement décennal :**
105 -
106 -* Chaque campagne de récolement fait l’objet d’un procès-verbal (espaces vus, collections récolées, observations….).
107 -* Chaque procès-verbal de campagne est annexé au plan de récolement décennal.
108 -* Le plan de récolement décennal est mis à jour au terme de chaque campagne pour mesurer l’avancement du récolement décennal ; il peut également, le cas échéant, au vu des conditions de réalisation de chaque campagne, être adapté afin d’assurer au mieux l’achèvement des opérations dans les délais prévus.
103 +**Astuce** : vous pouvez **choisir de masquer ou d'afficher la description de la campagne** lors de sa visualisation.
109 109  )))
110 110  
106 +[[Campagne de récolement → bouton créer.>>image:1752844034622-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111 111  
112 112  
109 +[[Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.>>image:1752844118678-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
113 113  
114 114  
112 +[[Résultat → Campagne de récolement créée. Possibilité de masquer-démasquer la description de la campagne.>>image:1752844204524-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
115 115  
116 116  
115 +== Ajouter des sous-campagnes ==
117 117  
117 +Flora permet de créer des sous-campagnes de récolement selon deux approches complémentaires, en fonction de vos besoins et de votre organisation :
118 118  
119 -=== Fiches de récolement (support de saisie) ===
119 +(% class="active" %)|=Méthode|=Principe|=Cas d’usage privilégié
120 +|**Par emplacement**|Basée sur la **hiérarchie des emplacements physiques** saisie dans la base (ex. : bâtiment > salle > vitrine).|Idéal pour un récolement **progressif par zone** : salle, étage, réserve…
121 +|**Par panier**|Basée sur un **panier de notices de biens**, constitué selon vos critères (domaines, typologies, statuts, etc.).|Utile pour créer un **corpus ciblé** : peintures du XIXe, instruments de musique, dépôts extérieurs…
120 120  
121 -Une fiche de récolement, conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 mai 2004 relatif à l’inventaire et au récolement, comporte au minimum les rubriques suivantes :
123 +=== Créer une sous-campagne à partir d'un emplacement à récoler ===
122 122  
123 -* Identification.
124 -* Localisation.
125 -* État du bien.
126 -* Marquage.
127 -* Conformité de l’inscription à l’inventaire avec le bien ainsi que, le cas échéant, avec les différentes sources documentaires, archives, dossiers d’œuvre, catalogues… La fiche de récolement est proposée à titre indicatif ; elle constitue un cadre qui peut être amendé ou complété par le musée en fonction des collections, de leurs spécificités, de leur nombre, des moyens et des équipes disponibles.
125 +1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter un emplacement à récoler**.
126 +1. Renseignez les champs requis : **libellé**, **emplacement concerné**, **dates**, etc.
127 +1. Cliquez sur **Enregistrer**. La sous-campagne est créée, mais elle ne contient encore aucun bien. Il faut maintenant **ajouter les biens à récoler** dans l’emplacement pour générer les notices de récolement.
128 128  
129 -La fiche de récolement offre la possibilité de traiter rapidement des ensembles volumineux ou des séries, en ne récolant que leurs contenants (par exemple, une palette composée uniquement de matériel lithique).
129 +[[Campagne → bouton ajouter un emplacement à récoler.>>image:1752848188511-734.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
130 130  
131 131  
132 -=== Procès-verbal de récolement ===
132 +[[Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.>>image:1752848287528-181.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
133 133  
134 -(% class="CxSpFirst" %)
135 -L’article 13 de l’arrêté du 25 mai 2004 précise que « chaque campagne de récolement fait l'objet d'un procès-verbal rédigé par le professionnel responsable des collections au sens de l'article L. 442-8 du code du patrimoine. Le procès-verbal doit être conservé par le musée. Le procès-verbal décrit la méthode adoptée, le champ couvert par le récolement, ainsi que les résultats de la campagne, notamment la liste des biens non vus ou manquants, la liste des biens détruits, la liste des biens inventoriés ou à inventorier à l'issue du récolement.
136 136  
135 +==== Lier les biens à récoler dans l'emplacement ====
137 137  
138 -==== Radiations ====
137 +1. Depuis la sous-campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.
138 +1. Recherchez les notices de biens dans l’emplacement sélectionné.
139 +1. Sélectionnez les notices à récoler.
140 +1. Cliquez sur **Valider**,** **puis confirmez l'ajout en cliquant sur **Oui**. Les notices de récolement sont générées automatiquement pour les biens sélectionnés.
139 139  
140 -(% class="CxSpFirst" %)
141 -Un article dédié et un pas à pas est disponible sur [[la radiation.>>http://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Radiation/]]  La radiation d’un bien des collections du musée est un acte du même niveau d’importance que son inscription à l’inventaire. Elle ne peut en aucun cas intervenir sur la décision du seul responsable des collections car, comme l’acquisition, elle ne peut émaner que de la personne morale propriétaire des collections du musée.
142 +[[Sous-campagne de récolement  →  bouton ajouter des biens à récoler.>>image:1752848549573-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
142 142  
143 -(% class="CxSpLast" %)
144 -A la fin du récolement, une radiation ne peut être achevée juridiquement par respect du parallélisme des formes, qu’à l’issue d’une procédure équivalente à l’acte ayant autorisé l’affectation du bien au musée, puis provoqué son inscription sur le registre d’inventaire. Les différentes possibilités de radiation des inventaires sont limitées, selon l’article 4 du décret n° 2002-852 du 2 mai 2002, aux seuls cas suivants :
145 145  
146 -* Destruction totale du bien : un procès-verbal doit alors être dressé et validé par l’autorité compétente (c’est-à-dire le propriétaire du musée).
147 -* Inscription indue sur l’inventaire : cette inscription doit être signalée à l’autorité compétente, propriétaire du musée, qui autorise la radiation. S’il existe deux enregistrements pour le même bien, on raye l’enregistrement le moins pertinent en effectuant un renvoi vers l’autre. Si une inscription est frappée de nullité par décision de justice, elle sera rayée une fois cette dernière devenue définitive, c’est à dire notamment après exercice d’éventuels recours.
148 -* Modification d’affectation entre deux musées de France appartenant à la même personne morale : on radiera le bien dans le registre du musée qui en perd l’affectation et on l’inscrira dans le registre de l’autre musée nouvellement affectataire.
149 -* Transfert de propriété, en application des articles L. 451-8 à L. 451-101 du code du patrimoine.
150 -* Déclassement, en application des articles L. 451-5 à L. 451-7 du code du patrimoine.III - 3.
145 +[[Ajouter des biens à récoler → filtre par emplacement. Sélection des notices et validation.>>image:1752849192912-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
151 151  
152 -==== Dépôts de plaintes ====
153 153  
154 -(% class="CxSpFirst" %)
155 -A l’issue de chaque campagne de récolement, plainte est déposée pour les biens manquants au nom de la collectivité ou de l’organisme propriétaire des collections, aux services de police ou de gendarmerie ou encore directement auprès du procureur de la République, territorialement compétents (article 6 du décret n° 2002-852 du 2 mai 2002).
148 +[[Ajouter des biens à récoler → message de confirmation. >>image:1752849300133-140.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
156 156  
157 157  
158 -(% class="CxSpMiddle" style="text-align: justify;" %)
159 -Sont considérés comme manquants les biens non localisés à la fin d’une campagne malgré des recherches répétées qui se sont révélées infructueuses. Pour chaque dépôt de plainte, un dossier individuel détaillé doit être établi comportant la preuve de l’appartenance du bien à la collection, les éléments d’identification et, dans toute la mesure du possible, une photographie. En l’absence de photographie, il convient de rassembler tous les éléments descriptifs existants. En cas de non-inscription à l’inventaire, tout document justificatif de l’entrée dans la collection (tel que facture, décision ou acte d’acquisition…) est produit.
151 +[[Résultat sous-campagne de récolement → notices de biens à récoler créées. >>image:1752849341105-592.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
160 160  
161 161  
154 +=== Créer une sous-campagne à partir d'un panier ===
162 162  
163 -(% style="margin-bottom: 10pt; text-align: left;text-align:left" %)
164 -= Planification des campagnes de récolement =
156 +1. **Préparez un panier** contenant les notices de biens à récoler.
157 +1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler depuis un panier.**
158 +1. Sélectionnez le **panier concerné et remplissez les champs requis. **
159 +1. Cliquez sur **Valider.**
160 +1. (((
161 +Flora génère automatiquement :
165 165  
166 -(% class="CxSpFirst" %)
167 -Dans ce chapitre nous verrons comment organiser la liste des emplacements à récoler, puis comment organiser sa planification dans le temps.
163 +* Les **sous-campagnes** à partir des emplacements les plus hauts communs aux notices.
164 +* Les **notices de récolement** pour tous les biens inclus.
165 +)))
168 168  
169 -(% class="CxSpMiddle" %)
170 -Il faudra tout d’abord finaliser la liste (hiérarchique) de tous les emplacements du musée (Salles d’exposition, Armoires, Réserves…..). Si votre saisie dans la base documentaire est à jour, il vous suffira de compléter les informations nécessaires dans les notices concernées de la table d’autorité des emplacements.
167 +(% class="box warningmessage" %)
168 +(((
169 +Le nombre de biens maximum par sous-campagne est limité à 2000 biens.
170 +Si le panier contient plus de 2000 biens, les biens vont se répartir en plusieurs sous-campagne en fonction de leur emplacement.
171 +)))
171 171  
172 -(% class="CxSpMiddle" %)
173 -Le cas échéant il vous faut saisir l’arborescence des emplacements du musée et y rattacher les biens déjà saisis dans la base documentaire. Si les biens présents dans ces emplacements ne sont pas encore saisis dans la base documentaire Il est possible de procéder à des imports de fichiers Excel pour les créer rapidement ou de le créer manuellement dans la base de données.
173 +[[Campagne de récolement  →  bouton** **ajouter des biens à récoler depuis un panier.>>image:1752850578506-261.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
174 174  
175 175  
176 -== Points d’organisation pratique ==
176 +[[Création de la sous-campagne à partir d'un panier.>>image:1752850630973-190.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 177  
178 -(% class="CxSpFirst" %)
179 -**POINT 1 :** le récolement ne peut pas se dissocier de la problématique de la gestion des registres à cause des biens à inventorier rétrospectivement mis à jour par le récolement.
180 180  
181 -(% class="CxSpMiddle" %)
182 -**POINT 2 :** Flora a pris le parti de s’appuyer sur les bases documentaires pour éviter toute double saisie et pour pouvoir tirer parti des données informatiques déjà saisie. Le récolement dans Flora a donc pour objectif de compléter la saisie dans les bases documentaires, pour capitaliser sur le travail réalisé.
183 183  
184 -(% class="CxSpMiddle" %)
185 -**POINT 3 :** le plan de récolement s’appuie sur la table d’autorité hiérarchique des emplacements, et la saisie des informations de récolement en vue de l’édition des PV de récolement s’appuiera sur la localisation des biens.
186 186  
187 -(% class="CxSpMiddle" %)
188 -Il faut donc veiller à ce que la localisation des biens soit à jour dans Flora et que des déplacements importants ne soient pas prévus pendant la période du récolement (par emplacement).
189 189  
190 -(% class="CxSpLast" %)
191 -**POINT 4 :** dans la pratique, le premier récolement décennal va mettre en évidence deux types de données manquantes dans la base documentaire :
192 192  
193 -1. Les biens déjà inventoriés sur les registres papier mais pas encore saisis dans la base documentaire (on les repérera au fait qu’ils ont généralement déjà un numéro d’inventaire).
194 -1. Les biens non inventoriés à inventorier rétrospectivement.
195 195  
196 -**POINT 5 :** Comment procéder lorsque l’on ne dispose pas d’accès internet sur place :
197 197  
198 -//Sans Application déconnectée sur tablette (Recol'App)//
199 199  
200 -1. Imprimer ou exporter dans Excel la liste des biens localisés à cet emplacement dans les bases documentaire.
201 -1. Une fois sur place : saisir (sur papier ou dans un tableau Excel à réimporter) les notices des biens inexistantes dans la base documentaire (attention à la numérotation de l’inventaire rétrospectif).
202 -1. De retour à un poste Flora : saisir ou importer ces données. Compléter si nécessaire dans Flora les données documentaires annexes (photos, constat d’état…).
203 -1. Une fois que le nombre de notices de biens dans Flora correspond au nombre de notices trouvées sur place, générer les notices de récolement pour saisir les résultats et les anomalies ou suites à donner constatée et éditer le PV de l’emplacement.
204 204  
205 -//Avec Application déconnectée sur tablette (Recol'App)//
206 -
207 -1. Planifier une campagne avec un emplacement à récoler
208 -1. Générer les notices récolement pour les biens localisés dans cet emplacement
209 -1. Exporter ces notices sur la tablette
210 -1. Aller in situ saisir les résultats (possibilité de créer des notices biens à minima si non présentes sur l'export de la tablette)
211 -1. Importer la saisie de la tablette dans Flora
212 -
213 -(% class="CxSpLast" %)
214 -**POINT 6 :** Quels sont les champs à remplir dans la table des biens (préconisations SMF) ?
215 -
216 -1. Pour les biens déjà inscrits au registre : à minima les données inscrites sur le registre + Domaine, Dénomination, Titre ou appellation, Matières Techniques, Dimensions, Inscriptions, Auteur (tableaux), date du constat d’état initial et état de conservation initial.
217 -1. Pour les biens inventoriés rétrospectivement : Les mêmes champs que précédemment ainsi que les champs obligatoires de la grille de saisie des biens du registre d’inventaire des biens affectés (marquer néant si vous n’avez pas l’info) //: Date d’entrée, avis des instances scientifiques, prix d’achat//.
218 -
219 -== ETAPE 1 : Elaborer le plan de récolement  sur Flora ==
220 -
221 -=== Compléter la saisie dans la table des Emplacements ===
222 -
223 -(% class="CxSpFirst" %)
224 -Ce plan s’appuie sur la structure hiérarchisée de la table des emplacements existante. On y identifiera les emplacements servant de point de départ à l’élaboration des campagnes de récolement.
225 -
226 -[[image:2021-12-28_18h18_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
227 -
228 -(% class="CxSpLast" %)
229 -Chaque emplacement défini dans le plan sera défini par :
230 -
231 -(% style="list-style-type:circle" %)
232 -* Son type : (bâtiment, niveau…).
233 -* Sa dénomination précise (basée sur un identifiant chiffré invariant et éventuellement sur une dénomination fonctionnelle).
234 -* Ses caractéristiques : salle ouverte au public / réserve.
235 -* Informations sur les collections contenues (type, nombre approximatif, mode de présentation, de rangement de conditionnement, durée prévisible du récolement).
236 -* Son accessibilité.
237 -
238 -[[image:2021-12-28_18h23_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
239 -
240 -=== Créer les campagnes de récolement ===
241 -
242 -(% class="box infomessage" %)
187 +
188 +)))
189 +)))|(% style="width:300px" %)(((
190 +(% class="box" %)
243 243  (((
244 -[[image:Créer une campagne récolement.jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
192 +**Sommaire**
245 245  )))
246 246  
247 -Le schéma de la création d'un campagne est disponible en téléchargement en pdf[[ ici.>>attach:Créer une campagne récolement.pdf]]
248 -
249 -(% class="CxSpFirst" %)
250 -La table des campagnes de récolement permet de planifier l’ordre d’exécution du récolement d’une série d’emplacements architecturaux tels que définis dans le plan de récolement (table d’autorité des emplacements). Cette table permet aussi de saisir les informations nécessaires à la préparation de la campagne (calendrier prévisionnel). Son fonctionnement est calqué sur le principe ergonomique de la régie. Pour y accéder, aller dans l'espace de travail Récoler puis la table Récolement et choisir Campagne récolement. Pour créer une campagne cliquer sur [[image:2021-12-30_11h10_55.png||height="22" width="23"]].
251 -
252 -[[image:2021-12-28_18h26_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
253 -
254 -(% class="CxSpMiddle" %)
255 -Dans l’exemple, ci-dessous, nous définirons un plan de récolement décennal réalisé en trois campagnes successives. La première campagne concernera les salles d’exposition permanente du musée, les deux suivantes les réserves du musée.
256 -
257 -[[image:2021-12-30_11h09_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
258 -
259 -(% style="text-align: center;" %)
260 -(% class="small" %)Saisie d'une campagne de récolement
261 -
262 -
263 -(% class="CxSpMiddle" %)
264 -Le numéro de récolement concerne la décennie en cours. En 2022, nous sommes à la seconde compagne de récolement (2014-2024). Il sera donc égal à deux jusqu’au démarrage du troisième récolement décennal.
265 -
266 -(% class="CxSpMiddle" %)
267 -Le numéro d’ordre de la campagne permet de gérer leur succession dans le temps. Ce fonctionnement permettra de programmer dans le temps les campagnes de récolement nécessaires à l’institution.
268 -
269 -(% class="CxSpMiddle" %)
270 -Une fois la campagne crée, il faudra choisir les différents emplacements récolés.
271 -
272 -(% id="HEtape3:ChoisirlesemplacementsE0rE9coler." class="CxSpMiddle" %)
273 -=== Choisir les emplacements à récoler dans chaque campagne ===
274 -
275 -(% class="box infomessage" %)
195 +(% class="box" %)
276 276  (((
277 -[[image:Ajout d'un emplacement de récolement.jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
278 -)))
197 +**Aller plus loin**
279 279  
280 -Le schéma de l'ajout de l'emplacement de récolement est téléchargeable[[ ici.>>attach:Ajout d'un emplacement de récolement.pdf]]
199 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
200 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
201 +* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
202 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
281 281  
282 -(% class="box infomessage" %)
283 -(((
284 -Astuce: Choisissez des emplacements peu étendus comme une travée, par exemple, pour organiser votre travail plus facilement et savoir où reprendre le travail. Ajoutez en plusieurs.
204 +* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
205 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
206 +* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
207 +* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
285 285  )))
286 286  
287 -(% class="MsoCaption" %)
288 -[[image:2021-12-30_10h32_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
289 -
290 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
291 -(% class="small" %)Ajout d'un emplacement
292 -
293 -(% class="MsoCaption" %)
294 -[[image:2021-12-30_10h29_17.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
295 -
296 -(% style="text-align: center;" %)
297 -(% class="small" %)Saisie d'un emplacement
298 -
299 -Nous avons mis en place 6 emplacements différents dans cet exemple :
300 -
301 -* European Paintings, 1250-1800.
302 -* Musical instruments.
303 -* Greek and Roman Art.
304 -* Réserves MET.
305 -* L'aile Americaine.
306 -* European Sculpture and Decorative Arts.
307 -
308 -(% class="MsoCaption" %)
309 -[[image:2021-12-30_10h38_01.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
310 -
311 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
312 -(% class="small" %)Visu des emplacements récolés
313 -
314 -(% class="CxSpMiddle" %)
315 -Prenons maintenant l’exemple de l’emplacement « Musical instruments », en cliquant sur la loupe [[image:2021-12-30_11h27_36.png]]près du terme, vous pourrez vous rendre directement sur l’emplacement en question. Les objets présent sur l'emplacement apparaitrons à droite.
316 -
317 -[[image:2021-12-30_11h28_27.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
318 -
319 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
320 -(% class="small" %)Emplacement "Musical instruments"
321 -
322 -(% class="CxSpMiddle" %)
323 -Nous allons donc faire remonter **tous** les biens de cet emplacement.
324 -
325 -(% id="HETAPE4:FaireremonterlesBiens" class="CxSpMiddle" %)
326 -== ETAPE 2 : Générer les notices de récolement des Biens dans l'emplacement ==
327 -
328 -Cette étape doit être réalisée** le plus tard possibl**e afin de prendre en compte les éventuels changements de localisation des biens cpncernés
329 -
330 -(% class="box infomessage" %)
210 +(% class="box" %)
331 331  (((
332 -[[image:Générer les notices de récolements.jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
212 +**Icônes principales**
333 333  )))
214 +)))
334 334  
335 -Le schéma de la génération des notices de récolement d'un bien dans l'emplacement est disponible au format pdf[[ ici.>>attach:Générer les notices de récolements.pdf]]
336 336  
337 -(% class="MsoCaption" %)
338 -[[image:2022-02-04_23h44_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
339 339  
340 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
341 -(% class="small" %)Préparation des notices biens de l'emplacement et de tous ces contenants.
342 342  
343 -=== Récoler par domaine / typologie ===
344 344  
345 -Possibilité d'ajouter un filtre en choisissant un ou plusieurs Domaines ou une ou plusieurs Typologie, pour préparer des notices de récolement pour uniquement certains domaines ou certains types de Biens.
346 346  
347 -[[image:2021-12-30_11h43_52.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
348 348  
349 349  
350 -[[image:2021-12-30_11h42_27.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
351 351  
352 -Cumuler les Domaines ou les Typologies au besoin avec "et" ou "ou".
353 353  
354 -[[image:2021-12-30_11h58_50.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
355 355  
356 -(% class="CxSpMiddle" %)
357 -Après avoir cliquer sur[[image:2021-12-30_12h04_02.png]]. Nous devons valider ensuite les biens désirés pour ce récolement, la plupart du temps il suffira de tous les sélectionner.
358 358  
359 -(% class="box infomessage" %)
360 -(((
361 -Avec [[image:2022-02-04_23h53_31.png||height="25" width="28"]] préparer les notices de récolement pour ce niveau uniquement, avec [[image:2022-02-04_22h47_34.png||height="38" width="29"]] préparer les notices de récolement pour ce niveau et tous ses contenants. Privilégier [[image:2022-02-04_22h47_34.png||height="35" width="27"]] pour être sûre de ne pas oublier aucun biens à récoler, par exemple : un colonne contenant des tiroirs, pour ne pas oublier de générer les notices de récolement des biens dans les tiroirs.
362 -)))
363 363  
364 -[[image:2021-12-30_12h01_33.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
365 365  
366 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
367 -(% class="small" %)Listes des biens à sélectionner
368 368  
369 -(% class="MsoCaption" %)
370 -[[image:2021-12-30_12h03_33.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="135" width="445" class="img-thumbnail"]]
371 371  
372 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
373 -(% class="small" %)Fenêtre de confirmation de la sélection
374 374  
375 375  
376 -(% class="Encarttexte" style="margin-left:0cm" %)
377 -Cliquer sur[[image:2021-12-30_12h02_57.png]] pour générer les notices de récolement pour saisie, confirmer votre sélection et voici le résultat :
378 378  
379 -[[image:2021-12-30_12h11_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
380 380  
381 381  
382 382  (% id="HAfficherlesnoticesderE9colementniveauparniveauoupourtouslesniveaux" style="margin-left: 0cm;" class="Encarttexte" %)
... ... @@ -886,7 +886,7 @@
886 886  ⚠** Si vous souhaitez supprimer une notice de récolement, ce ne sera pas possible car cette dernière est liée au bien (et vice-versa).**
887 887  )))
888 888  
889 -= =
743 += =
890 890  
891 891  = Informations du tableau de bord =
892 892  
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