Modifications pour le document Assurer le récolement des biens

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Détails

Propriétés de la Page

Contenu

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30	30	|(% style="width:147px" %)Récoler|(% style="width:140px" %)Campagnes de récolement|(% style="width:314px" %)Permet de planifier les opérations par décennie et de créer des sous-campagnes par emplacement ou par panier. |(% style="width:205px" %)Campagne décennale 2025 > Sous-campagne Réserves textiles
31	31	|(% style="width:147px" %)Récoler|(% style="width:140px" %)Notices de récolement|(% style="width:314px" %)Enregistre les constats réalisés pour chaque bien pendant une campagne. |(% style="width:205px" %)Bien 1987.1.45 : localisé, état bon, marqué sur le bien, conforme au registre.
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33		-== Fonctionnalités du module Récolement ==
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35		-Le module Récolement de Flora intègre un ensemble de fonctionnalités clés permettant de structurer, piloter et documenter l’ensemble des opérations de récolement, depuis la planification jusqu’à l’analyse des résultats :
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37		-(% class="active" %)|Fonction|Détail
38		-|Planification|Définir un périmètre, une période, une équipe
39		-|Saisie|Constater la présence, l'état, la localisation réelle, l’état de conservation
40		-|Comparaison automatique|Met en évidence les écarts entre localisation de référence et localisation observée
41		-|Rapports et exports|Génère des états de suivi, de synthèse ou d’anomalies
42		-|Historique|Trace toutes les opérations de récolement avec leur date, leur résultat, et la personne responsable
43		-|Liens aux documents|Ajout possible de fiches, constats, photos
44		-|Compatible avec la relocalisation|Un bien non localisé ne peut pas être récolé : le récolement pousse à l’utilisation de la relocalisation en amont
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46	46	== Préparer la base avant de récoler ==
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48	48	Avant toute planification dans Flora, certains prérequis sont indispensables :
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89	89	1. **Clôturer la campagne et produire le procès verbal**
90	90	Valider les résultats, consigner les anomalies, éditer le procès-verbal.
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	79	+== Fonctionnalités du module Récolement ==
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	81	+Le module Récolement de Flora intègre un ensemble de fonctionnalités clés permettant de structurer, piloter et documenter l’ensemble des opérations de récolement, depuis la planification jusqu’à l’analyse des résultats :
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	83	+(% class="active" %)|Fonction|Détail
	84	+|Planification|Définir un périmètre, une période, une équipe
	85	+|Saisie|Constater la présence, l'état, la localisation réelle, l’état de conservation
	86	+|Comparaison automatique|Met en évidence les écarts entre localisation de référence et localisation observée
	87	+|Rapports et exports|Génère des états de suivi, de synthèse ou d’anomalies
	88	+|Historique|Trace toutes les opérations de récolement avec leur date, leur résultat, et la personne responsable
	89	+|Liens aux documents|Ajout possible de fiches, constats, photos
	90	+|Compatible avec la relocalisation|Un bien non localisé ne peut pas être récolé : le récolement pousse à l’utilisation de la relocalisation en amont
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99	99	)))|(% style="width:300px" %)(((
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140	140	Le cas échéant il vous faut saisir l’arborescence des emplacements du musée et y rattacher les biens déjà saisis dans la base documentaire. Si les biens présents dans ces emplacements ne sont pas encore saisis dans la base documentaire Il est possible de procéder à des imports de fichiers Excel pour les créer rapidement ou de le créer manuellement dans la base de données.
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143		-== Points d’organisation pratique ==
	147	+1. aisie des biens du registre d’inventaire des biens affectés (marquer néant si vous n’avez pas l’info) //: Date d’entrée, avis des instances scientifiques, prix d’achat//.
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145		-(% class="CxSpFirst" %)
146		-**POINT 1 :** le récolement ne peut pas se dissocier de la problématique de la gestion des registres à cause des biens à inventorier rétrospectivement mis à jour par le récolement.
147		-
148		-(% class="CxSpMiddle" %)
149		-**POINT 2 :** Flora a pris le parti de s’appuyer sur les bases documentaires pour éviter toute double saisie et pour pouvoir tirer parti des données informatiques déjà saisie. Le récolement dans Flora a donc pour objectif de compléter la saisie dans les bases documentaires, pour capitaliser sur le travail réalisé.
150		-
151		-(% class="CxSpMiddle" %)
152		-**POINT 3 :** le plan de récolement s’appuie sur la table d’autorité hiérarchique des emplacements, et la saisie des informations de récolement en vue de l’édition des PV de récolement s’appuiera sur la localisation des biens.
153		-
154		-(% class="CxSpMiddle" %)
155		-Il faut donc veiller à ce que la localisation des biens soit à jour dans Flora et que des déplacements importants ne soient pas prévus pendant la période du récolement (par emplacement).
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157		-(% class="CxSpLast" %)
158		-**POINT 4 :** dans la pratique, le premier récolement décennal va mettre en évidence deux types de données manquantes dans la base documentaire :
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160		-1. Les biens déjà inventoriés sur les registres papier mais pas encore saisis dans la base documentaire (on les repérera au fait qu’ils ont généralement déjà un numéro d’inventaire).
161		-1. Les biens non inventoriés à inventorier rétrospectivement.
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163		-**POINT 5 :** Comment procéder lorsque l’on ne dispose pas d’accès internet sur place :
164		-
165		-//Sans Application déconnectée sur tablette (Recol'App)//
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167		-1. Imprimer ou exporter dans Excel la liste des biens localisés à cet emplacement dans les bases documentaire.
168		-1. Une fois sur place : saisir (sur papier ou dans un tableau Excel à réimporter) les notices des biens inexistantes dans la base documentaire (attention à la numérotation de l’inventaire rétrospectif).
169		-1. De retour à un poste Flora : saisir ou importer ces données. Compléter si nécessaire dans Flora les données documentaires annexes (photos, constat d’état…).
170		-1. Une fois que le nombre de notices de biens dans Flora correspond au nombre de notices trouvées sur place, générer les notices de récolement pour saisir les résultats et les anomalies ou suites à donner constatée et éditer le PV de l’emplacement.
171		-
172		-//Avec Application déconnectée sur tablette (Recol'App)//
173		-
174		-1. Planifier une campagne avec un emplacement à récoler
175		-1. Générer les notices récolement pour les biens localisés dans cet emplacement
176		-1. Exporter ces notices sur la tablette
177		-1. Aller in situ saisir les résultats (possibilité de créer des notices biens à minima si non présentes sur l'export de la tablette)
178		-1. Importer la saisie de la tablette dans Flora
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180		-(% class="CxSpLast" %)
181		-**POINT 6 :** Quels sont les champs à remplir dans la table des biens (préconisations SMF) ?
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183		-1. Pour les biens déjà inscrits au registre : à minima les données inscrites sur le registre + Domaine, Dénomination, Titre ou appellation, Matières Techniques, Dimensions, Inscriptions, Auteur (tableaux), date du constat d’état initial et état de conservation initial.
184		-1. Pour les biens inventoriés rétrospectivement : Les mêmes champs que précédemment ainsi que les champs obligatoires de la grille de saisie des biens du registre d’inventaire des biens affectés (marquer néant si vous n’avez pas l’info) //: Date d’entrée, avis des instances scientifiques, prix d’achat//.
185		-
186	186	== ETAPE 1 : Elaborer le plan de récolement  sur Flora ==
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188	188	=== Compléter la saisie dans la table des Emplacements ===