Modifications pour le document Assurer le récolement des biens
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Résumé
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Détails
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- Contenu
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... ... @@ -23,7 +23,7 @@ 23 23 24 24 = Comment fonctionne le récolement dans Flora ? = 25 25 26 -Le récolement dans Flora repose sur trois tables principales etun ensemble de fonctions associées.26 +Le récolement dans Flora repose sur trois tables principales : 27 27 28 28 (% class="active" %)|(% style="width:147px" %)**Espace de travail**|(% style="width:140px" %)**Table**|(% style="width:314px" %)**Rôle**|(% style="width:205px" %)**Exemple / Utilisation ** 29 29 |(% style="width:147px" %)Décrire|(% style="width:140px" %)Emplacements|(% style="width:314px" %)Structure l'espace muséal de manière hiérarchique. Sert de base à la planification.|(% style="width:205px" %)Musée Flora > Réserves > A - Réserve peinture > Grille A-01 ... ... @@ -30,19 +30,8 @@ 30 30 |(% style="width:147px" %)Récoler|(% style="width:140px" %)Campagnes de récolement|(% style="width:314px" %)Permet de planifier les opérations par décennie et de créer des sous-campagnes par emplacement ou par panier. |(% style="width:205px" %)Campagne décennale 2025 > Sous-campagne Réserves textiles 31 31 |(% style="width:147px" %)Récoler|(% style="width:140px" %)Notices de récolement|(% style="width:314px" %)Enregistre les constats réalisés pour chaque bien pendant une campagne. |(% style="width:205px" %)Bien 1987.1.45 : localisé, état bon, marqué sur le bien, conforme au registre. 32 32 33 -== FonctionsassociéesaumoduleRécolement==33 +== Préparer la base avant de récoler == 34 34 35 -(% class="active" %)|Fonction|Détail 36 -|Planification|Définir un périmètre, une période, une équipe 37 -|Saisie|Constater la présence, l'état, la localisation réelle, l’état de conservation 38 -|Comparaison automatique|Met en évidence les écarts entre localisation de référence et localisation observée 39 -|Rapports et exports|Génère des états de suivi, de synthèse ou d’anomalies 40 -|Historique|Trace toutes les opérations de récolement avec leur date, leur résultat, et la personne responsable 41 -|Liens aux documents|Ajout possible de fiches, constats, photos 42 -|Compatible avec la relocalisation|Un bien non localisé ne peut pas être récolé : le récolement pousse à l’utilisation de la relocalisation en amont 43 - 44 -== Prérequis pour récoler dans Flora == 45 - 46 46 Avant toute planification dans Flora, certains prérequis sont indispensables : 47 47 48 48 1. ((( ... ... @@ -70,206 +70,153 @@ 70 70 * Cela déterminera la méthode à privilégier (par emplacement ou par panier). 71 71 ))) 72 72 62 +== Étapes du processus de récolement dans Flora == 73 73 64 +Une fois les prérequis vérifiés, le récolement dans Flora s’organise selon une séquence claire en 5 étapes clés : 74 74 66 +1. **Créer la campagne** 67 +Définir la période, indiquer le numéro de récolement et les objectifs. 68 +1. **Créer les sous-campagnes** 69 +À partir d’un emplacement ou d’un panier de biens. 70 +1. **Ajouter les biens à récoler** 71 +Automatiquement ou manuellement. 72 +1. **Effectuer le récolement** 73 +En saisie directe ou déconnectée (RecolApp). 74 +1. **Clôturer la campagne et produire le procès verbal** 75 +Valider les résultats, consigner les anomalies, éditer le procès-verbal. 75 75 77 +== Fonctionnalités du module Récolement == 76 76 79 +Le module Récolement de Flora intègre un ensemble de fonctionnalités clés permettant de structurer, piloter et documenter l’ensemble des opérations de récolement, depuis la planification jusqu’à l’analyse des résultats : 77 77 78 - 79 -))) 80 -)))|(% style="width:300px" %)((( 81 -(% class="box" %) 82 -((( 83 -**Sommaire** 84 -))) 81 +(% class="active" %)|Fonction|Détail 82 +|Planification|Définir un périmètre, une période, une équipe 83 +|Saisie|Constater la présence, l'état, la localisation réelle, l’état de conservation 84 +|Comparaison automatique|Met en évidence les écarts entre localisation de référence et localisation observée 85 +|Rapports et exports|Génère des états de suivi, de synthèse ou d’anomalies 86 +|Historique|Trace toutes les opérations de récolement avec leur date, leur résultat, et la personne responsable 87 +|Liens aux documents|Ajout possible de fiches, constats, photos 88 +|Compatible avec la relocalisation|Un bien non localisé ne peut pas être récolé : le récolement pousse à l’utilisation de la relocalisation en amont 85 85 86 -(% class="box" %) 87 -((( 88 -**Aller plus loin** 90 += Planifier les campagnes de récolement = 89 89 90 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]] 91 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]] 92 -* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]] 93 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]] 92 +La campagne est l’unité centrale de planification dans Flora : elle structure le travail de récolement sur une période donnée, à travers des sous-campagnes (espaces à récoler). 94 94 95 -* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] 96 -* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]] 97 -* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]] 98 -))) 94 +== Créer une campagne de récolement == 99 99 100 -(% class="box" %) 96 +1. Rendez-vous dans l’espace de travail **Récoler** > Menu** Récolement** > Sous-menu **Campagne récolmt.** 97 +1. Cliquez sur le bouton créer. 98 +1. Renseignez les champs requis (libellé, numéro de récolement, dates, etc.). 99 +1. Cliquez sur Enregistrer. La campagne est créée, vous pouvez maintenant y ajouter des sous-campagnes. 100 + 101 +(% class="box infomessage" %) 101 101 ((( 102 -** Icônes principales**103 +**Astuce** : vous pouvez **choisir de masquer ou d'afficher la description de la campagne** lors de sa visualisation. 103 103 ))) 104 -))) 105 105 106 +[[Campagne de récolement → bouton créer.>>image:1752844034622-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 106 106 107 107 109 +[[Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.>>image:1752844118678-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 108 108 109 109 112 +[[Résultat → Campagne de récolement créée. Possibilité de masquer-démasquer la description de la campagne.>>image:1752844204524-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 110 110 111 -(% style="margin-bottom: 10pt; text-align: left;text-align:left" %) 112 -= Planification des campagnes de récolement = 113 113 114 -(% class="CxSpFirst" %) 115 -Dans ce chapitre nous verrons comment organiser la liste des emplacements à récoler, puis comment organiser sa planification dans le temps. 115 +== Ajouter des sous-campagnes == 116 116 117 -(% class="CxSpMiddle" %) 118 -Il faudra tout d’abord finaliser la liste (hiérarchique) de tous les emplacements du musée (Salles d’exposition, Armoires, Réserves…..). Si votre saisie dans la base documentaire est à jour, il vous suffira de compléter les informations nécessaires dans les notices concernées de la table d’autorité des emplacements. 117 +Une fois la campagne créée et enregistrée, vous pouvez y associer les espaces à récoler via des sous-campagnes. 119 119 120 -(% class="CxSpMiddle" %) 121 -Le cas échéant il vous faut saisir l’arborescence des emplacements du musée et y rattacher les biens déjà saisis dans la base documentaire. Si les biens présents dans ces emplacements ne sont pas encore saisis dans la base documentaire Il est possible de procéder à des imports de fichiers Excel pour les créer rapidement ou de le créer manuellement dans la base de données. 119 +Deux méthodes sont possibles : 122 122 121 +* par emplacement à récoler. 122 +* par paniers. 123 123 124 -== Pointsd’organisation pratique ==124 +=== Créer une sous-campagne à partir d'un emplacement à récoler === 125 125 126 -(% class="CxSpFirst" %) 127 -**POINT 1 :** le récolement ne peut pas se dissocier de la problématique de la gestion des registres à cause des biens à inventorier rétrospectivement mis à jour par le récolement. 126 +1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter un emplacement à récoler**. 127 +1. Renseignez les champs requis : **libellé**, **emplacement concerné**, **dates**, etc. 128 +1. Cliquez sur **Enregistrer**. La sous-campagne est créée, mais elle ne contient encore aucun bien. Il faut maintenant **ajouter les biens à récoler** dans l’emplacement pour générer les notices de récolement. 128 128 129 -(% class="CxSpMiddle" %) 130 -**POINT 2 :** Flora a pris le parti de s’appuyer sur les bases documentaires pour éviter toute double saisie et pour pouvoir tirer parti des données informatiques déjà saisie. Le récolement dans Flora a donc pour objectif de compléter la saisie dans les bases documentaires, pour capitaliser sur le travail réalisé. 130 +[[Campagne → bouton ajouter un emplacement à récoler.>>image:1752848188511-734.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 131 131 132 -(% class="CxSpMiddle" %) 133 -**POINT 3 :** le plan de récolement s’appuie sur la table d’autorité hiérarchique des emplacements, et la saisie des informations de récolement en vue de l’édition des PV de récolement s’appuiera sur la localisation des biens. 134 134 135 -(% class="CxSpMiddle" %) 136 -Il faut donc veiller à ce que la localisation des biens soit à jour dans Flora et que des déplacements importants ne soient pas prévus pendant la période du récolement (par emplacement). 133 +[[Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.>>image:1752848287528-181.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 137 137 138 -(% class="CxSpLast" %) 139 -**POINT 4 :** dans la pratique, le premier récolement décennal va mettre en évidence deux types de données manquantes dans la base documentaire : 140 140 141 -1. Les biens déjà inventoriés sur les registres papier mais pas encore saisis dans la base documentaire (on les repérera au fait qu’ils ont généralement déjà un numéro d’inventaire). 142 -1. Les biens non inventoriés à inventorier rétrospectivement. 136 +==== Lier les biens à récoler dans l'emplacement ==== 143 143 144 -**POINT 5 :** Comment procéder lorsque l’on ne dispose pas d’accès internet sur place : 138 +1. Depuis la sous-campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**. 139 +1. Recherchez les notices dans les emplacements pour les rapatrier. 140 +1. Sélectionnez les notices et cliquer sur valider. 141 +1. Les biens sont ajoutés et les notices de récolement générées. 145 145 146 - //SansApplication déconnectée surtablette(Recol'App)//143 +[[Sous-campagne de récolement → bouton ajouter des biens à récoler.>>image:1752848549573-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 147 147 148 -1. Imprimer ou exporter dans Excel la liste des biens localisés à cet emplacement dans les bases documentaire. 149 -1. Une fois sur place : saisir (sur papier ou dans un tableau Excel à réimporter) les notices des biens inexistantes dans la base documentaire (attention à la numérotation de l’inventaire rétrospectif). 150 -1. De retour à un poste Flora : saisir ou importer ces données. Compléter si nécessaire dans Flora les données documentaires annexes (photos, constat d’état…). 151 -1. Une fois que le nombre de notices de biens dans Flora correspond au nombre de notices trouvées sur place, générer les notices de récolement pour saisir les résultats et les anomalies ou suites à donner constatée et éditer le PV de l’emplacement. 152 152 153 -//Avec Application déconnectée sur tablette (Recol'App)// 154 154 155 -1. Planifier une campagne avec un emplacement à récoler 156 -1. Générer les notices récolement pour les biens localisés dans cet emplacement 157 -1. Exporter ces notices sur la tablette 158 -1. Aller in situ saisir les résultats (possibilité de créer des notices biens à minima si non présentes sur l'export de la tablette) 159 -1. Importer la saisie de la tablette dans Flora 160 160 161 -(% class="CxSpLast" %) 162 -**POINT 6 :** Quels sont les champs à remplir dans la table des biens (préconisations SMF) ? 163 163 164 -1. Pour les biens déjà inscrits au registre : à minima les données inscrites sur le registre + Domaine, Dénomination, Titre ou appellation, Matières Techniques, Dimensions, Inscriptions, Auteur (tableaux), date du constat d’état initial et état de conservation initial. 165 -1. Pour les biens inventoriés rétrospectivement : Les mêmes champs que précédemment ainsi que les champs obligatoires de la grille de saisie des biens du registre d’inventaire des biens affectés (marquer néant si vous n’avez pas l’info) //: Date d’entrée, avis des instances scientifiques, prix d’achat//. 149 +=== Méthode 2 : par panier === 166 166 167 -== ETAPE 1 : Elaborer le plan de récolement sur Flora == 151 +1. Préparez un **panier de notices de biens**. 152 +1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter via un panier**. 153 +1. Sélectionnez le panier concerné. 154 +1. Flora génère automatiquement les sous-campagnes à partir des emplacements les plus hauts communs aux notices. 168 168 169 -=== Compléter la saisie dans la table des Emplacements === 170 - 171 -(% class="CxSpFirst" %) 172 -Ce plan s’appuie sur la structure hiérarchisée de la table des emplacements existante. On y identifiera les emplacements servant de point de départ à l’élaboration des campagnes de récolement. 173 - 174 -[[image:2021-12-28_18h18_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 175 - 176 -(% class="CxSpLast" %) 177 -Chaque emplacement défini dans le plan sera défini par : 178 - 179 -(% style="list-style-type:circle" %) 180 -* Son type : (bâtiment, niveau…). 181 -* Sa dénomination précise (basée sur un identifiant chiffré invariant et éventuellement sur une dénomination fonctionnelle). 182 -* Ses caractéristiques : salle ouverte au public / réserve. 183 -* Informations sur les collections contenues (type, nombre approximatif, mode de présentation, de rangement de conditionnement, durée prévisible du récolement). 184 -* Son accessibilité. 185 - 186 -[[image:2021-12-28_18h23_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 187 - 188 -=== Créer les campagnes de récolement === 189 - 190 190 (% class="box infomessage" %) 191 191 ((( 192 - [[image:Créerunecampagnerécolement.jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]158 +**Astuce** : si le panier contient plus de 2000 notices, la création est automatiquement découpée en plusieurs sous-campagnes selon les emplacements. 193 193 ))) 194 194 195 -Le schéma de la création d'un campagne est disponible en téléchargement en pdf[[ ici.>>attach:Créer une campagne récolement.pdf]] 196 196 197 -(% class="CxSpFirst" %) 198 -La table des campagnes de récolement permet de planifier l’ordre d’exécution du récolement d’une série d’emplacements architecturaux tels que définis dans le plan de récolement (table d’autorité des emplacements). Cette table permet aussi de saisir les informations nécessaires à la préparation de la campagne (calendrier prévisionnel). Son fonctionnement est calqué sur le principe ergonomique de la régie. Pour y accéder, aller dans l'espace de travail Récoler puis la table Récolement et choisir Campagne récolement. Pour créer une campagne cliquer sur [[image:2021-12-30_11h10_55.png||height="22" width="23"]]. 199 199 200 -[[image:2021-12-28_18h26_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 201 201 202 -(% class="CxSpMiddle" %) 203 -Dans l’exemple, ci-dessous, nous définirons un plan de récolement décennal réalisé en trois campagnes successives. La première campagne concernera les salles d’exposition permanente du musée, les deux suivantes les réserves du musée. 204 204 205 -[[image:2021-12-30_11h09_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 206 206 207 -(% style="text-align: center;" %) 208 -(% class="small" %)Saisie d'une campagne de récolement 209 209 210 210 211 -(% class="CxSpMiddle" %) 212 -Le numéro de récolement concerne la décennie en cours. En 2022, nous sommes à la seconde compagne de récolement (2014-2024). Il sera donc égal à deux jusqu’au démarrage du troisième récolement décennal. 168 + 169 +))) 170 +)))|(% style="width:300px" %)((( 171 +(% class="box" %) 172 +((( 173 +**Sommaire** 174 +))) 213 213 214 -(% class="CxSpMiddle" %) 215 -Le numéro d’ordre de la campagne permet de gérer leur succession dans le temps. Ce fonctionnement permettra de programmer dans le temps les campagnes de récolement nécessaires à l’institution. 176 +(% class="box" %) 177 +((( 178 +**Aller plus loin** 216 216 217 -(% class="CxSpMiddle" %) 218 -Une fois la campagne crée, il faudra choisir les différents emplacements récolés. 180 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]] 181 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]] 182 +* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]] 183 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]] 219 219 220 -(% id="HEtape3:ChoisirlesemplacementsE0rE9coler." class="CxSpMiddle" %) 221 -=== Choisir les emplacements à récoler dans chaque campagne === 222 - 223 -(% class="box infomessage" %) 224 -((( 225 -[[image:Ajout d'un emplacement de récolement.jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 185 +* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] 186 +* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]] 187 +* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]] 226 226 ))) 227 227 228 -Le schéma de l'ajout de l'emplacement de récolement est téléchargeable[[ ici.>>attach:Ajout d'un emplacement de récolement.pdf]] 229 - 230 -(% class="box infomessage" %) 190 +(% class="box" %) 231 231 ((( 232 - Astuce: Choisissez des emplacements peu étenduscomme une travée,parexemple, pour organiser votre travail plus facilement et savoir où reprendre le travail. Ajoutez en plusieurs.192 +**Icônes principales** 233 233 ))) 194 +))) 234 234 235 -(% class="MsoCaption" %) 236 -[[image:2021-12-30_10h32_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 237 237 238 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 239 -(% class="small" %)Ajout d'un emplacement 240 240 241 -(% class="MsoCaption" %) 242 -[[image:2021-12-30_10h29_17.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 243 243 244 -(% style="text-align: center;" %) 245 -(% class="small" %)Saisie d'un emplacement 246 246 247 -Nous avons mis en place 6 emplacements différents dans cet exemple : 248 248 249 -* European Paintings, 1250-1800. 250 -* Musical instruments. 251 -* Greek and Roman Art. 252 -* Réserves MET. 253 -* L'aile Americaine. 254 -* European Sculpture and Decorative Arts. 255 255 256 -(% class="MsoCaption" %) 257 -[[image:2021-12-30_10h38_01.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 258 258 259 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 260 -(% class="small" %)Visu des emplacements récolés 261 261 262 -(% class="CxSpMiddle" %) 263 -Prenons maintenant l’exemple de l’emplacement « Musical instruments », en cliquant sur la loupe [[image:2021-12-30_11h27_36.png]]près du terme, vous pourrez vous rendre directement sur l’emplacement en question. Les objets présent sur l'emplacement apparaitrons à droite. 264 264 265 -[[image:2021-12-30_11h28_27.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 266 266 267 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 268 -(% class="small" %)Emplacement "Musical instruments" 269 269 270 -(% class="CxSpMiddle" %) 271 -Nous allons donc faire remonter **tous** les biens de cet emplacement. 272 272 208 + 273 273 (% id="HETAPE4:FaireremonterlesBiens" class="CxSpMiddle" %) 274 274 == ETAPE 2 : Générer les notices de récolement des Biens dans l'emplacement == 275 275
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