Modifications pour le document Assurer le récolement des biens
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Détails
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- Contenu
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... ... @@ -12,10 +12,8 @@ 12 12 ((( 13 13 = Qu'est-ce que le récolement décennal ? = 14 14 15 -Le récolement décennal vise à vérifier la présence, la localisation, l’état de conservation et la conformité à l’inventaire des biens appartenant aux collections des musées de France, conformément à l’article L.451-2 du Code du patrimoine et l’arrêté du 25 mai 2004. 15 +Le récolement décennal vise à vérifier la présence, la localisation, l’état de conservation et la conformité à l’inventaire des biens appartenant aux collections des musées de France, conformément à l’article L.451-2 du Code du patrimoine et l’arrêté du 25 mai 2004. Il permet : 16 16 17 -Il permet : 18 - 19 19 * De s'assurer de la **traçabilité des biens**, 20 20 * De corriger les **écarts** entre la réalité physique et les données inventoriées, 21 21 * D’identifier **les biens manquants, à régulariser **ou** à documenter**, ... ... @@ -25,7 +25,7 @@ 25 25 26 26 = Comment fonctionne le récolement dans Flora ? = 27 27 28 -Le récolement dans Flora repose sur trois tables principales etun ensemble de fonctions associées.26 +Le récolement dans Flora repose sur trois tables principales : 29 29 30 30 (% class="active" %)|(% style="width:147px" %)**Espace de travail**|(% style="width:140px" %)**Table**|(% style="width:314px" %)**Rôle**|(% style="width:205px" %)**Exemple / Utilisation ** 31 31 |(% style="width:147px" %)Décrire|(% style="width:140px" %)Emplacements|(% style="width:314px" %)Structure l'espace muséal de manière hiérarchique. Sert de base à la planification.|(% style="width:205px" %)Musée Flora > Réserves > A - Réserve peinture > Grille A-01 ... ... @@ -32,19 +32,8 @@ 32 32 |(% style="width:147px" %)Récoler|(% style="width:140px" %)Campagnes de récolement|(% style="width:314px" %)Permet de planifier les opérations par décennie et de créer des sous-campagnes par emplacement ou par panier. |(% style="width:205px" %)Campagne décennale 2025 > Sous-campagne Réserves textiles 33 33 |(% style="width:147px" %)Récoler|(% style="width:140px" %)Notices de récolement|(% style="width:314px" %)Enregistre les constats réalisés pour chaque bien pendant une campagne. |(% style="width:205px" %)Bien 1987.1.45 : localisé, état bon, marqué sur le bien, conforme au registre. 34 34 35 -== FonctionsassociéesaumoduleRécolement==33 +== Préparer la base avant de récoler == 36 36 37 -(% class="active" %)|Fonction|Détail 38 -|Planification|Définir un périmètre, une période, une équipe 39 -|Saisie|Constater la présence, l'état, la localisation réelle, l’état de conservation 40 -|Comparaison automatique|Met en évidence les écarts entre localisation de référence et localisation observée 41 -|Rapports et exports|Génère des états de suivi, de synthèse ou d’anomalies 42 -|Historique|Trace toutes les opérations de récolement avec leur date, leur résultat, et la personne responsable 43 -|Liens aux documents|Ajout possible de fiches, constats, photos 44 -|Compatible avec la relocalisation|Un bien non localisé ne peut pas être récolé : le récolement pousse à l’utilisation de la relocalisation en amont 45 - 46 -== Prérequis pour récoler dans Flora == 47 - 48 48 Avant toute planification dans Flora, certains prérequis sont indispensables : 49 49 50 50 1. ((( ... ... @@ -72,205 +72,158 @@ 72 72 * Cela déterminera la méthode à privilégier (par emplacement ou par panier). 73 73 ))) 74 74 62 +== Étapes du processus de récolement dans Flora == 75 75 64 +Une fois les prérequis vérifiés, le récolement dans Flora s’organise selon une séquence claire en 5 étapes clés : 76 76 66 +1. **Créer la campagne** 67 +Définir la période, indiquer le numéro de récolement et les objectifs. 68 +1. **Créer les sous-campagnes** 69 +À partir d’un emplacement ou d’un panier de biens. 70 +1. **Ajouter les biens à récoler** 71 +Automatiquement ou manuellement. 72 +1. **Effectuer le récolement** 73 +En saisie directe ou déconnectée (RecolApp). 74 +1. **Clôturer la campagne et produire le procès verbal** 75 +Valider les résultats, consigner les anomalies, éditer le procès-verbal. 77 77 77 +== Fonctionnalités du module Récolement == 78 78 79 +Le module Récolement de Flora intègre un ensemble de fonctionnalités clés permettant de structurer, piloter et documenter l’ensemble des opérations de récolement, depuis la planification jusqu’à l’analyse des résultats : 79 79 80 - 81 -))) 82 -)))|(% style="width:300px" %)((( 83 -(% class="box" %) 84 -((( 85 -**Sommaire** 86 -))) 81 +(% class="active" %)|Fonction|Détail 82 +|Planification|Définir un périmètre, une période, une équipe 83 +|Saisie|Constater la présence, l'état, la localisation réelle, l’état de conservation 84 +|Comparaison automatique|Met en évidence les écarts entre localisation de référence et localisation observée 85 +|Rapports et exports|Génère des états de suivi, de synthèse ou d’anomalies 86 +|Historique|Trace toutes les opérations de récolement avec leur date, leur résultat, et la personne responsable 87 +|Liens aux documents|Ajout possible de fiches, constats, photos 88 +|Compatible avec la relocalisation|Un bien non localisé ne peut pas être récolé : le récolement pousse à l’utilisation de la relocalisation en amont 87 87 88 -(% class="box" %) 89 -((( 90 -**Aller plus loin** 90 += Planifier les campagnes de récolement = 91 91 92 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]] 93 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]] 94 -* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]] 95 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]] 92 +La campagne est l’unité centrale de planification dans Flora : elle structure le travail de récolement sur une période donnée, à travers des sous-campagnes (espaces à récoler). 96 96 97 -* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] 98 -* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]] 99 -* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]] 100 -))) 94 +== Créer une campagne de récolement == 101 101 102 -(% class="box" %) 96 +1. Rendez-vous dans l’espace de travail **Récoler** > Menu** Récolement** > Sous-menu **Campagne récolmt.** 97 +1. Cliquez sur le bouton créer. 98 +1. Renseignez les champs requis (libellé, numéro de récolement, dates, etc.). 99 +1. Cliquez sur Enregistrer. La campagne est créée, vous pouvez maintenant y ajouter des sous-campagnes. 100 + 101 +(% class="box infomessage" %) 103 103 ((( 104 -** Icônes principales**103 +**Astuce** : vous pouvez **choisir de masquer ou d'afficher la description de la campagne** lors de sa visualisation. 105 105 ))) 106 -))) 107 107 106 +[[Campagne de récolement → bouton créer.>>image:1752844034622-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 108 108 109 109 109 +[[Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.>>image:1752844118678-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 110 110 111 111 112 +[[Résultat → Campagne de récolement créée. Possibilité de masquer-démasquer la description de la campagne.>>image:1752844204524-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 112 112 113 -(% style="margin-bottom: 10pt; text-align: left;text-align:left" %) 114 -= Planification des campagnes de récolement = 115 115 116 -(% class="CxSpFirst" %) 117 -Dans ce chapitre nous verrons comment organiser la liste des emplacements à récoler, puis comment organiser sa planification dans le temps. 115 +== Ajouter des sous-campagnes == 118 118 119 -(% class="CxSpMiddle" %) 120 -Il faudra tout d’abord finaliser la liste (hiérarchique) de tous les emplacements du musée (Salles d’exposition, Armoires, Réserves…..). Si votre saisie dans la base documentaire est à jour, il vous suffira de compléter les informations nécessaires dans les notices concernées de la table d’autorité des emplacements. 117 +Une fois la campagne créée et enregistrée, vous pouvez y associer les espaces à récoler via des sous-campagnes. 121 121 122 -(% class="CxSpMiddle" %) 123 -Le cas échéant il vous faut saisir l’arborescence des emplacements du musée et y rattacher les biens déjà saisis dans la base documentaire. Si les biens présents dans ces emplacements ne sont pas encore saisis dans la base documentaire Il est possible de procéder à des imports de fichiers Excel pour les créer rapidement ou de le créer manuellement dans la base de données. 119 +Deux méthodes sont possibles : 124 124 121 +* par emplacement à récoler. 122 +* par paniers. 125 125 126 -== Pointsd’organisation pratique ==124 +=== Créer une sous-campagne à partir d'un emplacement à récoler === 127 127 128 -(% class="CxSpFirst" %) 129 -**POINT 1 :** le récolement ne peut pas se dissocier de la problématique de la gestion des registres à cause des biens à inventorier rétrospectivement mis à jour par le récolement. 126 +1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter un emplacement à récoler.** 127 +1. Renseignez les champs requis (libellé, emplacement à récoler, dates, etc.). 128 +1. Cliquez sur Enregistrer. La sous-campagne est créée mais elle est vide de biens à récoler. Il faut maintenant ajouter les biens à récoler dans l'emplacement. 130 130 131 -(% class="CxSpMiddle" %) 132 -**POINT 2 :** Flora a pris le parti de s’appuyer sur les bases documentaires pour éviter toute double saisie et pour pouvoir tirer parti des données informatiques déjà saisie. Le récolement dans Flora a donc pour objectif de compléter la saisie dans les bases documentaires, pour capitaliser sur le travail réalisé. 130 +[[Campagne → bouton ajouter un emplacement à récoler.>>image:1752848188511-734.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 133 133 134 -(% class="CxSpMiddle" %) 135 -**POINT 3 :** le plan de récolement s’appuie sur la table d’autorité hiérarchique des emplacements, et la saisie des informations de récolement en vue de l’édition des PV de récolement s’appuiera sur la localisation des biens. 136 136 137 -(% class="CxSpMiddle" %) 138 -Il faut donc veiller à ce que la localisation des biens soit à jour dans Flora et que des déplacements importants ne soient pas prévus pendant la période du récolement (par emplacement). 133 +[[Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.>>image:1752848287528-181.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 139 139 140 -(% class="CxSpLast" %) 141 -**POINT 4 :** dans la pratique, le premier récolement décennal va mettre en évidence deux types de données manquantes dans la base documentaire : 142 142 143 -1. Les biens déjà inventoriés sur les registres papier mais pas encore saisis dans la base documentaire (on les repérera au fait qu’ils ont généralement déjà un numéro d’inventaire). 144 -1. Les biens non inventoriés à inventorier rétrospectivement. 136 +==== Lier les biens à récoler dans l'emplacement ==== 145 145 146 -**POINT 5 :** Comment procéder lorsque l’on ne dispose pas d’accès internet sur place : 138 +1. Depuis la sous-campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**. 139 +1. Recherchez les notices dans les emplacements pour les rapatrier. 147 147 148 - //SansApplication déconnectée surtablette(Recol'App)//141 +[[Sous-campagne de récolement → bouton ajouter des biens à récoler.>>image:1752848549573-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 149 149 150 -1. Imprimer ou exporter dans Excel la liste des biens localisés à cet emplacement dans les bases documentaire. 151 -1. Une fois sur place : saisir (sur papier ou dans un tableau Excel à réimporter) les notices des biens inexistantes dans la base documentaire (attention à la numérotation de l’inventaire rétrospectif). 152 -1. De retour à un poste Flora : saisir ou importer ces données. Compléter si nécessaire dans Flora les données documentaires annexes (photos, constat d’état…). 153 -1. Une fois que le nombre de notices de biens dans Flora correspond au nombre de notices trouvées sur place, générer les notices de récolement pour saisir les résultats et les anomalies ou suites à donner constatée et éditer le PV de l’emplacement. 154 154 155 -//Avec Application déconnectée sur tablette (Recol'App)// 156 156 157 -1. Planifier une campagne avec un emplacement à récoler 158 -1. Générer les notices récolement pour les biens localisés dans cet emplacement 159 -1. Exporter ces notices sur la tablette 160 -1. Aller in situ saisir les résultats (possibilité de créer des notices biens à minima si non présentes sur l'export de la tablette) 161 -1. Importer la saisie de la tablette dans Flora 162 162 163 -(% class="CxSpLast" %) 164 -**POINT 6 :** Quels sont les champs à remplir dans la table des biens (préconisations SMF) ? 165 165 166 -1. Pour les biens déjà inscrits au registre : à minima les données inscrites sur le registre + Domaine, Dénomination, Titre ou appellation, Matières Techniques, Dimensions, Inscriptions, Auteur (tableaux), date du constat d’état initial et état de conservation initial. 167 -1. Pour les biens inventoriés rétrospectivement : Les mêmes champs que précédemment ainsi que les champs obligatoires de la grille de saisie des biens du registre d’inventaire des biens affectés (marquer néant si vous n’avez pas l’info) //: Date d’entrée, avis des instances scientifiques, prix d’achat//. 147 +=== Méthode 2 : par panier === 168 168 169 -== ETAPE 1 : Elaborer le plan de récolement sur Flora == 149 +1. Préparez un **panier de notices de biens**. 150 +1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter via un panier**. 151 +1. Sélectionnez le panier concerné. 152 +1. Flora génère automatiquement les sous-campagnes à partir des emplacements les plus hauts communs aux notices. 170 170 171 -=== Compléter la saisie dans la table des Emplacements === 172 - 173 -(% class="CxSpFirst" %) 174 -Ce plan s’appuie sur la structure hiérarchisée de la table des emplacements existante. On y identifiera les emplacements servant de point de départ à l’élaboration des campagnes de récolement. 175 - 176 -[[image:2021-12-28_18h18_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 177 - 178 -(% class="CxSpLast" %) 179 -Chaque emplacement défini dans le plan sera défini par : 180 - 181 -(% style="list-style-type:circle" %) 182 -* Son type : (bâtiment, niveau…). 183 -* Sa dénomination précise (basée sur un identifiant chiffré invariant et éventuellement sur une dénomination fonctionnelle). 184 -* Ses caractéristiques : salle ouverte au public / réserve. 185 -* Informations sur les collections contenues (type, nombre approximatif, mode de présentation, de rangement de conditionnement, durée prévisible du récolement). 186 -* Son accessibilité. 187 - 188 -[[image:2021-12-28_18h23_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 189 - 190 -=== Créer les campagnes de récolement === 191 - 192 192 (% class="box infomessage" %) 193 193 ((( 194 - [[image:Créerunecampagnerécolement.jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]156 +**Astuce** : si le panier contient plus de 2000 notices, la création est automatiquement découpée en plusieurs sous-campagnes selon les emplacements. 195 195 ))) 196 196 197 -Le schéma de la création d'un campagne est disponible en téléchargement en pdf[[ ici.>>attach:Créer une campagne récolement.pdf]] 198 198 199 -(% class="CxSpFirst" %) 200 -La table des campagnes de récolement permet de planifier l’ordre d’exécution du récolement d’une série d’emplacements architecturaux tels que définis dans le plan de récolement (table d’autorité des emplacements). Cette table permet aussi de saisir les informations nécessaires à la préparation de la campagne (calendrier prévisionnel). Son fonctionnement est calqué sur le principe ergonomique de la régie. Pour y accéder, aller dans l'espace de travail Récoler puis la table Récolement et choisir Campagne récolement. Pour créer une campagne cliquer sur [[image:2021-12-30_11h10_55.png||height="22" width="23"]]. 201 201 202 -[[image:2021-12-28_18h26_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 203 203 204 -(% class="CxSpMiddle" %) 205 -Dans l’exemple, ci-dessous, nous définirons un plan de récolement décennal réalisé en trois campagnes successives. La première campagne concernera les salles d’exposition permanente du musée, les deux suivantes les réserves du musée. 206 206 207 -[[image:2021-12-30_11h09_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 208 208 209 -(% style="text-align: center;" %) 210 -(% class="small" %)Saisie d'une campagne de récolement 211 211 165 + 166 +))) 167 +)))|(% style="width:300px" %)((( 168 +(% class="box" %) 169 +((( 170 +**Sommaire** 171 +))) 212 212 213 -(% class="CxSpMiddle" %) 214 -Le numéro de récolement concerne la décennie en cours. En 2022, nous sommes à la seconde compagne de récolement (2014-2024). Il sera donc égal à deux jusqu’au démarrage du troisième récolement décennal. 173 +(% class="box" %) 174 +((( 175 +**Aller plus loin** 215 215 216 -(% class="CxSpMiddle" %) 217 -Le numéro d’ordre de la campagne permet de gérer leur succession dans le temps. Ce fonctionnement permettra de programmer dans le temps les campagnes de récolement nécessaires à l’institution. 177 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]] 178 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]] 179 +* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]] 180 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]] 218 218 219 -(% class="CxSpMiddle" %) 220 -Une fois la campagne crée, il faudra choisir les différents emplacements récolés. 182 +* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] 183 +* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]] 184 +* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]] 185 +))) 221 221 222 -(% id="HEtape3:ChoisirlesemplacementsE0rE9coler." class="CxSpMiddle" %) 223 -=== Choisir les emplacements à récoler dans chaque campagne === 224 - 225 -(% class="box infomessage" %) 187 +(% class="box" %) 226 226 ((( 227 - [[image:Ajout d'un emplacement derécolement.jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]189 +**Icônes principales** 228 228 ))) 191 +))) 229 229 230 -Le schéma de l'ajout de l'emplacement de récolement est téléchargeable[[ ici.>>attach:Ajout d'un emplacement de récolement.pdf]] 231 231 232 -(% class="box infomessage" %) 233 -((( 234 -Astuce: Choisissez des emplacements peu étendus comme une travée, par exemple, pour organiser votre travail plus facilement et savoir où reprendre le travail. Ajoutez en plusieurs. 235 -))) 236 236 237 -(% class="MsoCaption" %) 238 -[[image:2021-12-30_10h32_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 239 239 240 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 241 -(% class="small" %)Ajout d'un emplacement 242 242 243 -(% class="MsoCaption" %) 244 -[[image:2021-12-30_10h29_17.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 245 245 246 -(% style="text-align: center;" %) 247 -(% class="small" %)Saisie d'un emplacement 248 248 249 -Nous avons mis en place 6 emplacements différents dans cet exemple : 250 250 251 -* European Paintings, 1250-1800. 252 -* Musical instruments. 253 -* Greek and Roman Art. 254 -* Réserves MET. 255 -* L'aile Americaine. 256 -* European Sculpture and Decorative Arts. 200 + 257 257 258 258 (% class="MsoCaption" %) 259 - [[image:2021-12-30_10h38_01.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]203 + 260 260 261 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 262 -(% class="small" %)Visu des emplacements récolés 205 + 263 263 264 -(% class="C xSpMiddle" %)265 - Prenonsmaintenant l’exemple de l’emplacement « Musical instruments », en cliquant sur la loupe [[image:2021-12-30_11h27_36.png]]près du terme, vous pourrez vous rendre directement sur l’emplacement en question. Les objets présent sur l'emplacement apparaitrons à droite.207 +(% class="MsoCaption" %) 208 + 266 266 267 - [[image:2021-12-30_11h28_27.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]210 + 268 268 269 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) 270 -(% class="small" %)Emplacement "Musical instruments" 271 - 272 272 (% class="CxSpMiddle" %) 273 - Nousallons donc faire remonter **tous** les biens de cet emplacement.213 + 274 274 275 275 (% id="HETAPE4:FaireremonterlesBiens" class="CxSpMiddle" %) 276 276 == ETAPE 2 : Générer les notices de récolement des Biens dans l'emplacement ==
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