Code source wiki de Gérer les estimations
Version 81.1 par Doriane Bautista le 2025/08/01 10:44
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| author | version | line-number | content |
|---|---|---|---|
| 1 | (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures ** | ||
| 2 | |||
| 3 | |(% style="width:840px" %)((( | ||
| 4 | (% class="box" %) | ||
| 5 | ((( | ||
| 6 | Les **estimations** dans Flora permettent de suivre la valeur des biens tout au long de leur vie dans les collections. | ||
| 7 | Elles se déclinent en trois formes complémentaires : | ||
| 8 | |||
| 9 | * une **estimation initiale**, saisie dans la notice du bien au moment de son entrée, | ||
| 10 | * des **estimations complémentaires**, ajoutées pour refléter une réévaluation ou un besoin spécifique (assurance, expertise...), | ||
| 11 | * une **valeur d’assurance globale de mouvement**, calculée automatiquement à partir des estimations des biens liés à un mouvement. | ||
| 12 | |||
| 13 | Chaque forme suit une **logique de saisie propre**, adaptée au contexte documentaire ou logistique du bien. | ||
| 14 | ))) | ||
| 15 | |||
| 16 | ((( | ||
| 17 | = A quoi servent les estimations dans Flora ? = | ||
| 18 | |||
| 19 | Les **estimations** permettent d’attribuer une **valeur financière ou assurantielle** à un bien, à des fins : | ||
| 20 | |||
| 21 | * **patrimoniales** (estimation de la valeur dans le temps), | ||
| 22 | * **réglementaires** (suivi des évolutions), | ||
| 23 | * **opérationnelles** (assurance pour les prêts, expositions, transports...). | ||
| 24 | |||
| 25 | Flora distingue **trois types d’estimations**, traités différemment dans le système : | ||
| 26 | |||
| 27 | |(% style="background-color:#cbcbea" %)**Type**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Objectif principal** | ||
| 28 | |**Estimation initiale**|Première valeur saisie lors de l’entrée du bien | ||
| 29 | |**Estimation complémentaire**|Réévaluation ou estimation contextuelle (assurance, etc.) | ||
| 30 | |**Valeur d'assurance globale**|Calcul automatique du montant total assuré pour un ensemble de biens liés à un même mouvement | ||
| 31 | |||
| 32 | >(% class="small" %)Exemples d'usages : | ||
| 33 | >(% class="small" %)Saisie d'une estimation initiale lors d’une acquisition ou d’un dépôt. | ||
| 34 | >(% class="small" %)Ajout d'une estimation complémentaire après une expertise. | ||
| 35 | >(% class="small" %)Ajout d'une estimation liée à un mouvement dans le module Régie. | ||
| 36 | >(% class="small" %)Garantir une couverture d’assurance cohérente et globale pour un convoi. | ||
| 37 | >(% class="small" %)Réviser la valeur d’un bien pour actualiser la police d’assurance de l’institution. | ||
| 38 | |||
| 39 | = Comment créer une estimation ? = | ||
| 40 | |||
| 41 | (% class="box successmessage" %) | ||
| 42 | ((( | ||
| 43 | Bonnes pratiques : | ||
| 44 | |||
| 45 | * **Commencez toujours par renseigner une estimation initiale** dans la grille de saisie du bien, via le groupe de champs **Valeur d'assurance**. | ||
| 46 | * Une fois l’estimation initiale renseignée, **ne la modifiez plus**. Toute évolution de valeur doit être ajoutée sous forme d’**estimation complémentaire**, qui sera automatiquement **historisée**. | ||
| 47 | Des raccourcis de saisie sont disponibles directement depuis la **notice de bien** ou les** mouvements**. | ||
| 48 | ))) | ||
| 49 | |||
| 50 | == Saisir une estimation initiale == | ||
| 51 | |||
| 52 | 1. Depuis la **grille de saisie des biens**, renseignez les champs du groupe **Valeur d’assurance**. | ||
| 53 | 1. Une fois tous les éléments complétés, **enregistrez la notice** pour valider la saisie. | ||
| 54 | |||
| 55 | (% class="box warningmessage" %) | ||
| 56 | ((( | ||
| 57 | **Ne confondez pas** la **valeur d’assurance** avec le **prix d’entrée** du bien : | ||
| 58 | |||
| 59 | * le **prix d’entrée** correspond au montant réellement payé lors d’une acquisition (champ spécifique dans la grille), | ||
| 60 | * la **valeur d’assurance** représente une estimation de la valeur du bien à des fins de gestion, de couverture ou d’exposition. | ||
| 61 | ))) | ||
| 62 | |||
| 63 | [[Grille de saisie des biens → saisie d'une valeur d'assurance initiale et enregistrement.>>image:1753970789988-156.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 64 | |||
| 65 | |||
| 66 | [[Résultat sur la notice du bien → valeur d'assurance initiale saisie.>>image:1753970405431-198.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 67 | |||
| 68 | |||
| 69 | == Créer une estimation complémentaire == | ||
| 70 | |||
| 71 | Les **estimations complémentaires** peuvent être saisies : | ||
| 72 | |||
| 73 | * soit depuis la **notice du bien**, pour une réévaluation ponctuelle indépendante d’un mouvement, | ||
| 74 | * soit depuis un **bien rattaché à un mouvement**, via le module **Régie**. | ||
| 75 | |||
| 76 | Le tableau ci-dessous récapitule les usages recommandés pour chacun de ces contextes : | ||
| 77 | |||
| 78 | |(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Critère**|(% style="background-color:#cbcbea" %)((( | ||
| 79 | (% style="text-align: center;" %) | ||
| 80 | **Grille « Estimation »** | ||
| 81 | |||
| 82 | (% style="text-align: center;" %) | ||
| 83 | **(depuis le bien)** | ||
| 84 | )))|(% style="background-color:#cbcbea" %)((( | ||
| 85 | (% style="text-align: center;" %) | ||
| 86 | **Grille « Estimation »** | ||
| 87 | |||
| 88 | (% style="text-align: center;" %) | ||
| 89 | **depuis le bien dans le mouvement** | ||
| 90 | ))) | ||
| 91 | |**Accès**|Depuis la notice du bien|Depuis le bien dans le mouvement, via le module Régie | ||
| 92 | |**Type d’estimation**|Choisi manuellement (initiale, assurance, etc.)|Automatiquement défini comme « assurance » | ||
| 93 | |**Contexte d’usage**|((( | ||
| 94 | Réévaluation ponctuelle | ||
| 95 | )))|((( | ||
| 96 | Exposition | ||
| 97 | |||
| 98 | Prêt | ||
| 99 | |||
| 100 | Traitement | ||
| 101 | |||
| 102 | Transport | ||
| 103 | ))) | ||
| 104 | |**Association à un mouvement**|Facultative|Obligatoire et automatique | ||
| 105 | |**Valeur d’assurance globale**|Non disponible|Oui, pour calcul de la valeur d’assurance globale | ||
| 106 | |**Historisation des estimations**|Oui|Oui | ||
| 107 | |**Champs principaux**|Bien, valeur, devise, date, type, expert, commentaire, etc.|Bien, mouvement, valeur, devise, date, expert, commentaire, etc. | ||
| 108 | |||
| 109 | === Depuis une notice de bien === | ||
| 110 | |||
| 111 | 1. Ouvrez la **notice du bien** concerné. | ||
| 112 | 1. Cliquez sur l’**icône Saisir une estimation complémentaire** dans la barre d’outils. | ||
| 113 | 1. **Renseignez les champs** de la grille de saisie : type d’estimation, valeur, devise, date, expert éventuel, commentaire… | ||
| 114 | 1. Enregistrez la notice. | ||
| 115 | |||
| 116 | La nouvelle estimation est désormais **historisée** dans la notice du bien. | ||
| 117 | |||
| 118 | [[Notice de bien → bouton saisir une estimation complémentaire. >>image:1753969496406-734.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 119 | |||
| 120 | |||
| 121 | [[Estimation complémentaire → saisie des données et enregistrement. >>image:1753969724101-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 122 | |||
| 123 | |||
| 124 | [[Résultat → notice estimation complémentaire créée. Retour au bien. >>image:1753969793540-263.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 125 | |||
| 126 | |||
| 127 | [[Résultat sur la notice du bien → dernière estimation historicisée.>>image:1753969985395-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 128 | |||
| 129 | |||
| 130 | === Depuis un bien lié au mouvement === | ||
| 131 | |||
| 132 | 1. **Rendez-vous dans le mouvement concerné**. | ||
| 133 | 1. **Repérez le bien lié au mouvement** pour lequel vous souhaitez ajouter ou mettre à jour une estimation, puis cliquez sur la **loupe** pour accéder à sa notice. | ||
| 134 | 1. Dans la **barre d’outils**, cliquez sur l’icône **Saisir une estimation complémentaire**. | ||
| 135 | 1. Dans la grille de saisie, **complétez les champs requis** : valeur, type, devise, date, expert éventuel, commentaire… | ||
| 136 | 1. Cliquez sur **Enregistrer** pour valider la création de l'estimation. | ||
| 137 | |||
| 138 | L’estimation est désormais **enregistrée et historisée**, à la fois dans la **notice du bien** et dans le **mouvement** auquel il est rattaché. | ||
| 139 | |||
| 140 | [[Mouvement → basculer sur la notice du bien lié au mouvement.>>image:1753973065281-958.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 141 | |||
| 142 | |||
| 143 | [[Bien lié au mouvement → bouton créer une estimation complémentaire.>>image:1753973095806-407.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 144 | |||
| 145 | |||
| 146 | [[Grille de saisie estimation → saisie des données et enregistrement.>>image:1753973135037-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 147 | |||
| 148 | |||
| 149 | (% class="box successmessage" %) | ||
| 150 | ((( | ||
| 151 | Bonnes pratiques de navigation après saisie : | ||
| 152 | |||
| 153 | * Une fois l’estimation enregistrée, cliquez sur la **loupe en haut de la notice** pour revenir à la **notice du bien dans le mouvement**. | ||
| 154 | * Puis, cliquez à nouveau sur la **loupe** pour revenir au **mouvement** principal. | ||
| 155 | ))) | ||
| 156 | |||
| 157 | [[Résultat → estimation créée. Retour à la notice du bien lié au mouvement.>>image:1753973712268-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 158 | |||
| 159 | |||
| 160 | [[Bien lié au mouvement → retour au mouvement.>>image:1753973224323-278.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 161 | |||
| 162 | |||
| 163 | [[Résultat → l'estimation complémentaire est historisée dans la liste des biens liés au mouvement.>>image:1753973444357-681.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 164 | |||
| 165 | |||
| 166 | [[Résultat → l'estimation complémentaire est également historisée dans la notice du bien.>>image:1753973566441-509.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 167 | |||
| 168 | |||
| 169 | === Consulter l'historique des estimations complémentaires === | ||
| 170 | |||
| 171 | Lorsque plusieurs **estimations complémentaires** sont associées à un bien, un champ intitulé **Historique des estimations** s’affiche dans la notice du bien. | ||
| 172 | Il indique le **nombre total d’estimations** enregistrées et permet d’accéder, en un clic, à la **liste complète des réévaluations** effectuées pour ce bien. | ||
| 173 | |||
| 174 | Chaque estimation y est présentée avec ses informations essentielles : **auteur**, **date**, **montant**, et **type**. | ||
| 175 | |||
| 176 | [[Notice de bien → historique des estimations complémentaires.>>image:1754035510445-756.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 177 | |||
| 178 | |||
| 179 | == Calculer la valeur d'assurance globale d'un mouvement == | ||
| 180 | |||
| 181 | (% class="mark small" %)**Version 4.5.45** | ||
| 182 | |||
| 183 | Une fois que toutes les **estimations** ont été renseignées pour les biens rattachés au mouvement, vous pouvez lancer le calcul automatique de la **valeur d’assurance globale**. | ||
| 184 | |||
| 185 | Étapes à suivre : | ||
| 186 | |||
| 187 | 1. **Ouvrez la notice du mouvement concerné.** | ||
| 188 | 1. Vérifiez que **chaque bien lié au mouvement dispose d’une estimation.** | ||
| 189 | 1. Dans la notice du mouvement, cliquez sur l’icône **Calculer la valeur d’assurance globale**. | ||
| 190 | 1. Le système agrège automatiquement toutes les valeurs d’assurance saisies pour les biens du mouvement. | ||
| 191 | 1. La **valeur globale calculée** s’affiche dans la notice du mouvement. | ||
| 192 | |||
| 193 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 194 | ((( | ||
| 195 | * Le calcul prend en compte **toutes les estimations (initiales ou complémentaires).** | ||
| 196 | * Si un bien rattaché au mouvement ne dispose **d’aucune estimation, ** il sera **exclu du calcul**. | ||
| 197 | * Le calcul peut être relancé à tout moment si de nouvelles estimations sont ajoutées ou modifiées. | ||
| 198 | ))) | ||
| 199 | |||
| 200 | [[Mouvement → bouton calculer la valeur d'assurance globale.>>image:1753973631307-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 201 | |||
| 202 | |||
| 203 | [[Résultat → la valeur globale d'assurance globale du mouvement s'affiche.>>image:1753973635746-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 204 | |||
| 205 | |||
| 206 | = Cas particulier à connaître = | ||
| 207 | |||
| 208 | == Gérer les estimations dans les ensembles (parents/enfants) == | ||
| 209 | |||
| 210 | Dans Flora, lorsqu’un bien est structuré sous forme d’un ensemble (notice parent) et d’éléments (notices enfants), il est essentiel de choisir le bon niveau de saisie pour garantir la cohérence patrimoniale et assurantielle. La gestion des estimations dans ce contexte dépend de la manière dont la valeur du bien est considérée : globale ou répartie. | ||
| 211 | |||
| 212 | === Quelle stratégie adopter ? === | ||
| 213 | |||
| 214 | |(% style="background-color:#cbcbea" %)**Cas de figure**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Recommandation** | ||
| 215 | |L’ensemble est indivisible et estimé comme un tout|Saisir **l'estimation sur la notice parent** | ||
| 216 | |Chaque élément a une valeur propre|Saisir **une estimation sur chaque notice enfant** ; pas de valeur globale dans la notice parent | ||
| 217 | |Cas mixte : une valeur globale + éléments avec valeur individuelle|Saisir une **estimation globale sur le parent** + **complémentaires sur certains enfants** | ||
| 218 | |||
| 219 | (% class="box successmessage" %) | ||
| 220 | ((( | ||
| 221 | Bonnes pratiques : | ||
| 222 | |||
| 223 | * Avant de saisir des estimations, identifiez clairement la **structure de l’ensemble** (valeur globale ou individuelle). | ||
| 224 | * évitez de dupliquer une estimation identique sur le parent et les enfants, cela fausserait le total estimé ou assuré. | ||
| 225 | ))) | ||
| 226 | |||
| 227 | === Estimations dans un mouvement avec un ensemble === | ||
| 228 | |||
| 229 | Lorsqu’un **ensemble est rattaché à un mouvement**, la logique est identique : il faut adapter le niveau de saisie de l’estimation selon la manière dont les biens sont transportés ou exposés. | ||
| 230 | |||
| 231 | |(% style="background-color:#cbcbea; width:336px" %)**Cas de figure**|(% style="background-color:#cbcbea; width:460px" %)**Recommandation** | ||
| 232 | |(% style="width:336px" %)((( | ||
| 233 | L’ensemble (parent) et ses éléments (enfants) sont **indivisibles** et **doivent être déplacés ensemble** | ||
| 234 | )))|(% style="width:460px" %)Saisir l’estimation **sur le bien parent dans le mouvement** | ||
| 235 | |(% style="width:336px" %)Les éléments sont déplacés **séparément**|(% style="width:460px" %)Saisir les estimations **uniquement sur les biens enfants concernés** | ||
| 236 | |||
| 237 | = Où retrouver les estimations complémentaires ? = | ||
| 238 | |||
| 239 | Pour accéder à l’ensemble des estimations complémentaires : | ||
| 240 | |||
| 241 | 1. Depuis le menu Espace de travail, rendez-vous dans le menu **Gérer** | ||
| 242 | 1. Dans le panneau latéral, cliquez sur **Gestion Matérielle**. | ||
| 243 | 1. Cliquez sur **Estimations **pour afficher l’écran de recherche simple ou experte. | ||
| 244 | |||
| 245 | [[Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Estimations.**>>image:1754037775246-965.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 246 | |||
| 247 | |||
| 248 | |||
| 249 | |||
| 250 | ))) | ||
| 251 | )))|(% style="width:300px" %)((( | ||
| 252 | (% class="box" %) | ||
| 253 | ((( | ||
| 254 | **Sommaire** | ||
| 255 | |||
| 256 | {{toc depth="2" numbered="true"/}} | ||
| 257 | ))) | ||
| 258 | |||
| 259 | (% class="box" %) | ||
| 260 | ((( | ||
| 261 | **Aller plus loin** | ||
| 262 | |||
| 263 | * [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]] | ||
| 264 | * ((( | ||
| 265 | [[Décrire un lot ou un ensemble d’objets dans Flora>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Décrire un lot ou un ensemble d’objets dans Flora.WebHome]] | ||
| 266 | ))) | ||
| 267 | * [[Référentiel des champs - Estimations>>doc:.Estimations.WebHome]] | ||
| 268 | ))) | ||
| 269 | |||
| 270 | (% class="box" %) | ||
| 271 | ((( | ||
| 272 | **Icônes principales ** | ||
| 273 | |||
| 274 | * [[image:1754034147193-403.png||height="30" width="25"]]Saisir une estimation complémentaire (bien) ou calculer le montant global d'une valeur d'assurance (mouvement) | ||
| 275 | |||
| 276 | * [[image:1754033775449-449.png||height="29" width="22"]] Saisir une estimation complémentaire (bien lié au mouvement) | ||
| 277 | |||
| 278 | * [[image:1754034326139-988.png||height="30" width="32"]]Basculer sur une notice liée | ||
| 279 | ))) | ||
| 280 | ))) |