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Version 103.1 par Doriane Bautista le 2025/08/01 15:36
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1 (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
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3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
6 Les **estimations** dans Flora permettent de suivre la valeur des biens tout au long de leur vie dans les collections.
7 Elles se déclinent en trois formes complémentaires :
8
9 * une **estimation initiale**, saisie dans la notice du bien au moment de son entrée,
10 * des **estimations complémentaires**, ajoutées pour refléter une réévaluation ou un besoin spécifique (assurance, expertise...),
11 * une **valeur d’assurance globale de mouvement**, calculée automatiquement à partir des estimations des biens liés à un mouvement.
12
13 Chaque forme suit une **logique de saisie propre**, adaptée au contexte documentaire ou logistique du bien.
14 )))
15
16 (((
17 = À quoi servent les estimations dans Flora ? =
18
19 Les **estimations** permettent d’attribuer une **valeur financière ou assurantielle** à un bien, à des fins :
20
21 * **patrimoniales** (estimation de la valeur dans le temps),
22 * **réglementaires** (suivi des évolutions),
23 * **opérationnelles** (assurance pour les prêts, expositions, transports...).
24
25 Flora distingue **trois types d’estimations**, traités différemment dans le système :
26
27 |(% style="background-color:#cbcbea" %)**Type**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Objectif principal**
28 |**Estimation initiale**|Première valeur saisie lors de l’entrée du bien
29 |**Estimation complémentaire**|Réévaluation ou estimation contextuelle (assurance, etc.)
30 |**Valeur d'assurance globale**|Calcul automatique du montant total assuré pour un ensemble de biens liés à un même mouvement
31
32 >(% class="small" %)Exemples d'usages :
33 >(% class="small" %)Saisie d'une estimation initiale lors d’une acquisition ou d’un dépôt.
34 >(% class="small" %)Ajout d'une estimation complémentaire après une expertise.
35 >(% class="small" %)Ajout d'une estimation liée à un mouvement dans le module Régie.
36 >(% class="small" %)Garantir une couverture d’assurance cohérente et globale pour un convoi.
37 >(% class="small" %)Réviser la valeur d’un bien pour actualiser la police d’assurance de l’institution.
38
39 = Comment créer une estimation ? =
40
41 (% class="box successmessage" %)
42 (((
43 Bonnes pratiques :
44
45 * **Commencez toujours par renseigner une estimation initiale** dans la grille de saisie du bien, via le groupe de champs **Valeur d'assurance**.
46 * Une fois l’estimation initiale renseignée, **ne la modifiez plus**. Toute évolution de valeur doit être ajoutée sous forme d’**estimation complémentaire**, qui sera automatiquement **historisée**.
47 Des raccourcis de saisie sont disponibles directement depuis la **notice de bien** ou les** mouvements**.
48 )))
49
50 == Saisir une estimation initiale ==
51
52 1. Depuis la **grille de saisie des biens**, renseignez les champs du groupe **Valeur d’assurance**.
53 1. Une fois tous les éléments complétés, **enregistrez la notice** pour valider la saisie.
54
55 (% class="box warningmessage" %)
56 (((
57 **Ne confondez pas** la **valeur d’assurance** avec le **prix d’entrée** du bien :
58
59 * le **prix d’entrée** correspond au montant réellement payé lors d’une acquisition (champ spécifique dans la grille),
60 * la **valeur d’assurance** représente une estimation de la valeur du bien à des fins de gestion, de couverture ou d’exposition.
61 )))
62
63 [[Grille de saisie des biens → saisie d'une valeur d'assurance initiale et enregistrement.>>image:1753970789988-156.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
64
65
66 [[Résultat sur la notice du bien  → valeur d'assurance initiale.>>image:1753970405431-198.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67
68
69 == Ajouter une estimation complémentaire ==
70
71 Les **estimations complémentaires** peuvent être saisies :
72
73 * soit depuis la **notice du bien**, pour une réévaluation ponctuelle indépendante d’un mouvement,
74 * soit depuis un **bien rattaché à un mouvement**, via le module de **Régie**.
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76 Le tableau ci-dessous récapitule les usages recommandés pour chacun de ces contextes :
77
78 |(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Critère**|(% style="background-color:#cbcbea" %)(((
79 (% style="text-align: center;" %)
80 **Grille « Estimation »**
81
82 (% style="text-align: center;" %)
83 **depuis le bien**
84 )))|(% style="background-color:#cbcbea" %)(((
85 (% style="text-align: center;" %)
86 **Grille « Estimation »**
87
88 (% style="text-align: center;" %)
89 **depuis le bien dans le mouvement**
90 )))
91 |**Accès**|Depuis la notice du bien|Depuis le bien dans le mouvement, via le module Régie
92 |**Type d’estimation**|Choisi manuellement (initiale, assurance, etc.)|Automatiquement défini comme « assurance »
93 |**Contexte d’usage**|(((
94 * Réévaluation ponctuelle
95 )))|(((
96 * Exposition
97 * Prêt
98 * Traitement
99 * Transport
100 )))
101 |**Association à un mouvement**|Facultative|Obligatoire et automatique
102 |**Valeur d’assurance globale**|Non disponible|Oui, pour calcul de la valeur d’assurance globale
103 |**Historisation des estimations**|Oui|Oui
104 |**Champs principaux**|Bien, valeur, devise, date, type, expert, commentaire, etc.|Bien, mouvement, valeur, devise, date, expert, commentaire, etc.
105
106 === Depuis une notice de bien ===
107
108 1. Ouvrez la **notice du bien** concerné.
109 1. Cliquez sur l’**icône Saisir une estimation complémentaire** dans la barre d’outils.
110 1. **Renseignez les champs** de la grille de saisie : type d’estimation, valeur, devise, date, expert éventuel, commentaire…
111 1. Enregistrez la notice.
112
113 La nouvelle estimation est désormais **historisée** dans la notice du bien.
114
115 [[Notice de bien → bouton saisir une estimation complémentaire. >>image:1753969496406-734.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
116
117
118 [[Estimation complémentaire → saisie des données et enregistrement. >>image:1753969724101-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
119
120
121 [[Résultat → notice estimation complémentaire créée. Retour au bien. >>image:1753969793540-263.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
122
123
124 [[Résultat sur la notice du bien  → dernière estimation historicisée.>>image:1753969985395-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
125
126
127 === Depuis un bien lié au mouvement ===
128
129 1. **Rendez-vous dans le mouvement concerné**.
130 1. **Repérez le bien lié au mouvement** pour lequel vous souhaitez ajouter ou mettre à jour une estimation, puis cliquez sur la **loupe** pour accéder à sa notice.
131 1. Dans la **barre d’outils**, cliquez sur l’icône **Saisir une estimation complémentaire**.
132 1. Dans la grille de saisie, **complétez les champs requis** : valeur, type, devise, date, expert éventuel, commentaire…
133 1. Cliquez sur **Enregistrer** pour valider la création de l'estimation.
134
135 L’estimation est désormais **enregistrée et historisée**, à la fois dans la **notice du bien** et dans le **mouvement** auquel il est rattaché.
136
137 [[Mouvement → basculer sur la notice du bien lié au mouvement.>>image:1753973065281-958.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
138
139
140 [[Bien lié au mouvement → bouton créer une estimation complémentaire.>>image:1753973095806-407.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
141
142
143 [[Grille de saisie estimation → saisie des données et enregistrement.>>image:1753973135037-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
144
145
146 [[Résultat → l'estimation complémentaire est historisée dans la liste des biens liés au mouvement.>>image:1753973444357-681.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
147
148
149 [[Résultat → l'estimation complémentaire est également historisée dans la notice du bien.>>image:1753973566441-509.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
150
151
152 = Suivre et consulter les estimations complémentaires =
153
154 == Navigation après la création d'une estimation (mouvements) ==
155
156 Après avoir enregistré une estimation complémentaire depuis un bien rattaché à un mouvement, vous pouvez revenir aux notices précédentes à l’aide des icônes **loupe**.
157
158 (% class="box successmessage" %)
159 (((
160 Bonnes pratiques de navigation :
161
162 * Cliquez sur la **loupe** en haut de la notice d’estimation pour revenir à la **notice du bien dans le mouvement**.
163 * Cliquez à nouveau sur la **loupe** pour revenir à la **notice du mouvement principal**.
164 )))
165
166 [[Notice estimation → Retour à la notice du bien lié au mouvement.>>image:1753973712268-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
167
168
169 [[Bien lié au mouvement → retour au mouvement.>>image:1753973224323-278.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
170
171
172 [[Résultat → retour sur la notice du mouvement.>>image:1754038886288-398.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
173
174
175 == Consulter l’historique des estimations dans la notice d’un bien ==
176
177 Lorsque plusieurs **estimations complémentaires** sont associées à un bien, un champ intitulé **Historique des estimations** s’affiche automatiquement dans sa notice.
178
179 * Il indique le **nombre total d’estimations** enregistrées.
180 * Il permet d’accéder rapidement à la **liste complète des réévaluations**.
181 * Chaque estimation est présentée avec ses **informations essentielles** : auteur, date, montant, type.
182
183 [[Notice de bien → historique des estimations complémentaires.>>image:1754035510445-756.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
184
185
186 == Où retrouver les estimations complémentaires ? ==
187
188 Toutes les estimations complémentaires saisies dans Flora sont accessibles via la table dédiée **Estimations**, dans l’espace de travail **Gérer**.
189
190 Pour y accéder :
191
192 1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Gérer.**
193 1. Dans le panneau latéral, cliquez sur **Gestion Matérielle**.
194 1. Cliquez sur **Estimations **pour afficher l’écran de recherche simple, experte ou par liens.
195
196 [[Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Estimations.**>>image:1754037775246-965.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
197
198
199 = Calculer la valeur d'assurance globale d'un mouvement =
200
201 (% class="mark small" %)**Version 4.5.45**
202
203 Une fois que les **estimations** ont été renseignées pour tous les biens rattachés à un mouvement, Flora permet de **calculer automatiquement la valeur d’assurance globale** de l’opération.
204
205 Cette fonctionnalité garantit une estimation cohérente et centralisée pour les **transports.**
206
207 Étapes à suivre :
208
209 1. **Ouvrez la notice du mouvement concerné.**
210 1. Vérifiez que **chaque bien lié au mouvement dispose d’une estimation.**
211 1. Dans la notice du mouvement, cliquez sur l’icône **Calculer la valeur d’assurance globale**.
212 1. Le système agrège automatiquement toutes les valeurs d’assurance saisies pour les biens du mouvement.
213 1. La **valeur globale calculée** s’affiche dans la notice du mouvement.
214
215 (% class="box infomessage" %)
216 (((
217 * Le calcul prend en compte **toutes les estimations (initiales ou complémentaires).**
218 * Si un bien rattaché au mouvement ne dispose **d’aucune estimation, ** il sera **exclu du calcul**.
219 * Le calcul peut être relancé à tout moment si de nouvelles estimations sont ajoutées ou modifiées.
220 )))
221
222 [[Mouvement → bouton calculer la valeur d'assurance globale.>>image:1753973631307-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
223
224
225 [[Résultat → la valeur globale d'assurance globale du mouvement s'affiche.>>image:1753973635746-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
226
227
228 = Cas particulier : Gérer les estimations dans les ensembles (parent/enfants) =
229
230 Dans Flora, lorsqu’un bien est structuré sous forme d’un ensemble (notice parent) et d’éléments (notices enfants), il est essentiel de choisir le bon niveau de saisie pour garantir la cohérence patrimoniale et assurantielle. La gestion des estimations dans ce contexte dépend de la manière dont la valeur du bien est considérée : globale ou répartie.
231
232 == Quelle stratégie adopter ? ==
233
234 |(% style="background-color:#cbcbea" %)**Cas de figure**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Recommandation**
235 |L’ensemble est indivisible et estimé comme un tout|Saisir **l'estimation sur la notice parent**
236 |Chaque élément a une valeur propre|Saisir **une estimation sur chaque notice enfant** ; pas de valeur globale dans la notice parent
237 |Cas mixte : une valeur globale + éléments avec valeur individuelle|Saisir une **estimation globale sur le parent** + **complémentaires sur certains enfants**
238
239 (% class="box successmessage" %)
240 (((
241 Bonnes pratiques :
242
243 * Avant de saisir des estimations, identifiez clairement la **structure de l’ensemble** (valeur globale ou individuelle).
244 * évitez de dupliquer une estimation identique sur le parent et les enfants, cela fausserait le total estimé ou assuré.
245 )))
246
247 == Estimations dans un mouvement avec un ensemble ==
248
249 Lorsqu’un **ensemble est rattaché à un mouvement**, la logique est identique : il faut adapter le niveau de saisie de l’estimation selon la manière dont les biens sont transportés ou exposés.
250
251 |(% style="background-color:#cbcbea; width:336px" %)**Cas de figure**|(% style="background-color:#cbcbea; width:460px" %)**Recommandation**
252 |(% style="width:336px" %)(((
253 L’ensemble (parent) et ses éléments (enfants) sont **indivisibles** et **doivent être déplacés ensemble**
254 )))|(% style="width:460px" %)Saisir l’estimation **sur le bien parent dans le mouvement**
255 |(% style="width:336px" %)Les éléments sont déplacés **séparément**|(% style="width:460px" %)Saisir les estimations **uniquement sur les biens enfants concernés**
256
257
258 )))
259 )))|(% style="width:300px" %)(((
260 (% class="box" %)
261 (((
262 **Sommaire**
263
264 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
265 )))
266
267 (% class="box" %)
268 (((
269 **Aller plus loin**
270
271 * [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
272 * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
273 * (((
274 [[Décrire un lot ou un ensemble d’objets dans Flora>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Décrire un lot ou un ensemble d’objets dans Flora.WebHome]]
275 )))
276 * [[Référentiel des champs - Estimations>>doc:.Estimations.WebHome]]
277 )))
278
279 (% class="box" %)
280 (((
281 **Icônes principales **
282
283 * [[image:1754034147193-403.png||height="30" width="25"]]Saisir une estimation complémentaire (bien) ou calculer le montant global d'une valeur d'assurance (mouvement)
284
285 * [[image:1754033775449-449.png||height="29" width="22"]] Saisir une estimation complémentaire (bien lié au mouvement)
286
287 * [[image:1754034326139-988.png||height="30" width="32"]]Basculer sur une notice liée
288 )))
289 )))