À quoi servent les constats d'état dans Flora ?

Les constats d’état jouent un rôle central dans la régie des collections. Ils interviennent à toutes les étapes clés : entrée dans les collections, exposition, prêt, stockage longue durée, ou encore restauration. En apportant une vision datée et qualifiée de l’état d’un bien, ils facilitent les arbitrages, assurent une meilleure prévention, et protègent juridiquement l’établissement.

Ils répondent à plusieurs objectifs essentiels :

• Conformité réglementaire
  Le constat initial est requis pour tout bien inscrit dans un registre réglementaire, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
• Traçabilité conservatoire
  Ils garantissent le suivi dans le temps de l’état physique des objets, en conservant une trace datée des altérations, restaurations ou stabilisations.
• Encadrement des mouvements
  Réalisés avant ou après toute manipulation importante (prêt, exposition, restauration, transport…), les constats sécurisent les échanges et permettent d’identifier toute modification d’état.
• Aide à la décision
  Ils fournissent des éléments tangibles pour orienter les décisions de traitement, de retrait temporaire, de relocalisation ou d’intervention conservatoire.

Exemples d'usages : 
Réaliser un constat pour une sculpture en pierre récemment acquise afin de consigner l’état d’érosion ou de fissuration observé à l’arrivée.
Constater l’état d’une tapisserie fragile, noter un décollement existant en bordure.
Comparer l’état du cadre d’un tableau à l’aller et au retour d'un prêt, et détecter une cassure nouvellement apparue.
Vérifier qu’aucun pigment n’a été altéré sur une céramique nettoyée, ou qu’une surface métallique n’a pas été abrasée.
Décrire précisément l’état d’un objet composite (bois et métal) avant qu’un restaurateur externe n’intervienne, pour conserver une trace de l’état avant restauration.
Saisir un constat précisant les zones réintégrées, consolidées ou modifiées, en complément du rapport du restaurateur.
Constater l’apparition d’un début d’infestation ou de moisissures sur un textile et alerter le service conservation.
Documenter l’état général d’un ensemble de biens à manipuler ou déplacer temporairement.
Dans le cadre du récolement décennal, joindre un constat pour signaler une instabilité ou une fragilité avant la manipulation.

Comment créer un constat d'état ?

Saisir un constat d'état initial

1. Depuis la grille de saisie des biens, renseignez les champs du groupe État de conservation-Conditions.
2. Une fois tous les éléments complétés, enregistrez la notice pour valider la saisie.

Ajouter un constat d'état complémentaire

Les constats complémentaires peuvent être saisis :

• depuis la notice du bien, pour une mise à jour indépendante d’un mouvement ;
• depuis un bien rattaché à un mouvement, via le module de Régie ;
• depuis l’application Horus Condition Report, qui permet de réaliser les constats sur le terrain, puis de les réimporter dans Flora avec rattachement automatique à la notice du bien.

Depuis une notice de bien

1. Ouvrez la notice du bien concerné.
2. Cliquez sur l’icône Saisir un constat d'état complémentaire dans la barre d’outils
3. Renseignez les champs de la grille de saisie : date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations,...
4. Enregistrez la notice.

Le constat est automatiquement historisé dans la notice du bien.

Depuis un bien lié au mouvement

1. Rendez-vous dans le mouvement concerné.
2. Repérez le bien lié au mouvement pour lequel vous souhaitez ajouter ou mettre à jour un constat d'état, puis cliquez sur la loupe pour accéder à sa notice.
3. Dans la barre d’outils, cliquez sur l’icône Saisir un constat d'état complémentaire.
4. Dans la grille de saisie, complétez les champs requis : date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations,...
5. Cliquez sur Enregistrer pour valider la création du constat d'état.

Le constat est désormais enregistré et historisé, à la fois dans la notice du bien et dans le mouvement auquel il est rattaché.

Depuis l'application Horus Condition Report

L’application Horus Condition Report permet d'effectuer des constats d’état sur le terrain en mode déconnecté. Elle est idéale pour les constats effectués en réserve, en exposition, en transit ou lors d’opérations de manipulation.

Elle peut être utilisée pour :

• mettre à jour l’état de conservation d’un bien, de manière indépendante ;
• documenter un mouvement en liant automatiquement le constat au bien concerné.

Lors d’un récolement, un état sommaire est généralement renseigné dans la notice de récolement. Dès lors, un constat de récolement apparaît automatiquement dans la notice du bien concerné. Si l’état observé appelle une description plus précise (altération inhabituelle, évolution inquiétante, dommage avéré…), il est possible d’ajouter un constat d’état complémentaire directement depuis la notice de récolement.

Cela permet d’archiver une description plus précise, datée, et historisée dans la notice de récolement, tout en conservant le lien avec la notice du bien.

Pour ajouter un constat complémentaire :

1. Passez en modification sur la notice de récolement.
2. Cliquez sur le bouton + à droite du champ Constat lié.
3. Remplissez les champs de la grille de constat d’état.
4. Enregistrez la notice de constat.
5. Puis, enregistrez la notice de récolement pour que le lien avec le constat apparaisse.

Le constat complémentaire ainsi créé est visible dans la notice de récolement.