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Version 9.2 par admin admin le 2025/08/14 12:52
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admin admin 9.2 4 L'espace de travail Gérer de Flora assemble l’ensemble des tables et outils nécessaires au suivi et à la gestion des opérations de régie des collections..
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6 Il offre un accès centralisé aux modules permettant de planifier, documenter, suivre et finaliser toutes les actions logistiques et administratives, qui jalonnent la vie des biens patrimoniaux.
admin admin 5.1 7 Il permet aux équipes de **coordonner les mouvements**, **gérer les événements** et **maintenir un historique documenté et traçable** de chaque action, depuis le simple déplacement interne jusqu’à l’organisation d’expositions internationales.
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admin admin 5.1 9 Au-delà de la gestion documentaire, la régie apporte une **vision opérationnelle** :
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admin admin 5.1 11 * Où se trouvent les biens à un instant donné ?
12 * Quels prêts, dépôts, restaurations ou expositions sont en préparation ?
13 * Quelles pièces doivent être emballées, assurées, restaurées ou documentées avant leur départ ?
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admin admin 5.1 15 Pour répondre à ces besoins, le module propose :
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17 * **Une gestion fine des évènements** : expositions temporaires, prêts, dépôts, restaurations, commissions, chantiers de collections…
18 * **Un suivi précis des mouvements** : départs, arrivées, transferts, retours partiels, itinérances.
19 * **Des outils transverses** : constats d’état, estimations de valeur, colis et matériels, parcours thématiques, demande de travaux.
20 * **Une intégration fluide** avec des applications mobiles telles que //Horus Condition Report// (constats d’état) et //MouvApp// (suivi des mouvements).
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22 La force du module réside dans sa **souplesse d’utilisation** : chaque musée peut définir son propre niveau de précision, de la saisie minimale destinée à garder trace des opérations, à la documentation exhaustive permettant une gestion partagée et en temps réel entre les différents services (conservation, régie, documentation, communication…).
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24 En adoptant ce module, vous garantissez :
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26 * La **traçabilité complète** des biens et opérations.
27 * La **sécurité et la conformité réglementaire**.
28 * Un **gain d’efficacité** grâce à la centralisation et au partage des données.
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admin admin 9.2 32 === Événements ===
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admin admin 9.2 34 Cette table, centrale dans la gestion des biens, permet de définir et de suivre tout type d’évènement lié aux collections.
35 Un évènement peut correspondre à :
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37 * Commission
38 * Déménagement
39 * Dépôt de plainte
40 * Exposition temporaire au musée
41 * Mise en dépôt
42 * Chantier de collection
43 * Demande de marquage
44 * Demande de mise à disposition sur place
45 * Demande de photographie
46 * Mouvement interne temporaire
47 * Prêt pour exposition
48 * Prêt autre que pour exposition
49 * Traitement de conservation ou analyse (préventive, curative, restauration, analyse)
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51 Un ou plusieurs biens sont associés à l’évènement ; ils peuvent être retenus ou non.
52 Chaque évènement est ensuite lié à un ou plusieurs mouvements, correspondant chacun à un déplacement physique commun d’un groupe de biens.
53 Dans le cas d’une exposition itinérante, il est possible de créer une notice mère et des notices filles.
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57 === Commissions ===
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59 Les commissions sont un type particulier d’évènement, identifié dans une section spécifique pour faciliter la recherche.
60 Des formulaires simples et experts permettent de les retrouver rapidement.
61 Un article dédié détaille la gestion et la saisie des commissions (radiation, déclassement), avec un pas à pas complet.
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65 === Parcours ===
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67 La table d’autorité **Parcours thématiques** permet de regrouper les biens selon des critères intellectuels.
68 Elle est notamment utilisée pour :
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70 * Préparer la scénographie d’expositions temporaires
71 * Organiser les thématiques des catalogues
72 * Structurer des sélections pour le portail des collections
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74 Un bien peut appartenir à plusieurs parcours simultanément.
75 Dans la notice de bien, les champs //Sommaire Catalogue expo// et //Parcours thématique// sont liés à cette autorité.
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79 == Gestion matérielle ==
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81 === Mouvements ===
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83 La table **Mouvements** recense tous les déplacements de biens (sorties, entrées, transferts).
84 Chaque mouvement est associé à :
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86 * Un emplacement de départ
87 * Un emplacement d’arrivée
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89 **Cas fréquents :**
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91 * **Mouvement de sortie** : départ = emplacement de référence du musée ; arrivée = lieu d’exposition, de dépôt ou nouvel emplacement.
92 * **Mouvement d’entrée** : départ = lieu extérieur ; arrivée = emplacement prévu dans le musée (par défaut, l’emplacement de référence).
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94 Pour les prêts à l’extérieur, on indique généralement uniquement que le bien est //en mouvement//, en précisant l’organisme de destination.
95 Pour les expositions temporaires internes, on privilégie le regroupement via un **parcours thématique** plutôt qu’une localisation dans les salles.
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99 === Biens dans l’évènement ===
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101 Permet d’accéder à la liste des biens associés à un évènement, avec la possibilité d’ajouter des informations spécifiques au contexte : dimensions pour l’emballage, commentaires, cartels, etc.
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105 === Biens dans le mouvement ===
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107 Permet de gérer les données propres à chaque bien dans le cadre d’un mouvement : emplacement d’arrivée, constats, valeurs d’assurance, instructions de transport, etc.
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111 === Colis ===
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113 Table dédiée à la création et au suivi des colis utilisés pour transporter ou protéger les biens (caisses, cartons, palettes, tubes, etc.).
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117 === Matériels ===
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119 Table permettant de créer et gérer les matériels scénographiques ou techniques associés aux biens (socles, cadres, lutrins, mannequins, etc.).
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123 === Constats d’état ===
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125 Table regroupant tous les constats d’état complémentaires créés via les biens, les mouvements ou **Horus Condition Report**.
126 Il est également possible d’en créer directement depuis cette table.
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130 === Estimations ===
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132 Table centralisant les valeurs d’assurance complémentaires créées dans la base (depuis les biens ou les mouvements).
133 Des saisies directes sont également possibles depuis cette table.
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137 == Travaux ==
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139 Table permettant de gérer les demandes de travaux concernant les biens (reproduction, copie, etc.).
140 Un article dédié détaille la saisie et le suivi de ces demandes.
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144 == Re-localiser ==
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146 Menu regroupant toutes les méthodes de relocalisation :
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148 * Relocalisation depuis les biens
149 * Relocalisation via les paniers
150 * Relocalisation via les emplacements
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152 Un accès à l’historique des relocalisations permet des recherches simples ou expertes sur les mouvements passés.
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156 == Import ==
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158 Menu dédié aux imports liés aux applications **Horus Condition Report** et **MouvApp**.
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163 **Sommaire**
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166 (% class="box" %)
167 (((
168 **Aller plus loin**
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admin admin 7.1 170 * [[Gérer les évènements>>doc:.Gérer les évènements.WebHome]]
171 * [[Gérer les localisations>>doc:.Gérer les relocalisation.WebHome]]
172 * [[Documenter et suivre l’état de conservation>>doc:.Créer et gérer les constats d'état.WebHome]]
173 * [[Saisir et suivre les estimations>>doc:.Créer et gérer les estimations.WebHome]]
174 * [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome]]
admin admin 8.1 175 * [[Gérer les demandes de travaux>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/La%20r%C3%A9gie%20des%20collections/Demandes%20de%20travaux%20%28reproductions%2C%20copies...%29/]]
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