La gestion des registres réglementaires – registre d’inventaire des biens affectés et registre des biens reçus en dépôt – est une obligation légale pour tous les musées de France, définie par la loi n°2002-5 du 4 janvier 2002 et l’arrêté du 25 mai 2004.
Qu’il s’agisse :
d’intégrer de nouveaux biens,
de transférer la propriété d’objets initialement reçus en dépôt,
ou de radier des biens de l’inventaire,
chaque opération doit être réalisée dans un cadre réglementaire strict et garantir la traçabilité complète des données.
Ces actions sont réservées aux profils habilités à la saisie réglementaire, car elles modifient l’inventaire officiel du musée.
Respecter le cadre légal et les normes applicables aux registres
Les mises à jour reposent sur les textes suivants :
Détermine les conditions d’appellation « Musée de France ». Article 11 : impose la tenue d’un inventaire réglementaire pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
Recommande une méthode pour la rédaction des registres sous forme numérique, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
Exploiter les outils de Flora
Connaître les règles de base
Pas de double saisie : les registres sont générés à partir des notices Biens et Entrées.
Grilles spécifiques : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
Validation obligatoire : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
Déconnexion automatique : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
Le registre papier fait foi. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
Utiliser les grilles spécifiques
Version 4.5.60
Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres.
Ces grilles dédiées :
filtrent l’affichage aux seuls champs requis,
mettent en évidence les champs obligatoires (rouge + astérisque),
activent des contrôles bloquants ou d’alerte selon le cas,
préparent l’intégration au registre papier.
Les champs obligatoires y sont mis en évidence en rouge avec astérisque et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
Entrées → grilles de saisie pour registres.
Biens → grilles de saisie pour registres.
Adapter la saisie selon la nature des biens
La saisie varie selon le type d’entrée et le contexte d’intégration (acquisition, dépôt, inventaire rétrospectif, ensembles complexes, etc.).
Flora prévoit des grilles et règles de numérotation spécifiques pour chaque situation, garantissant cohérence et conformité.
Type de bien
Grilles à utiliser
Spécificités / règles
Exemple(s)
Nouvelles acquisitions
Entrées : grille Registre - Acquisition
- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien - Intégration au registre des biens affectés après arrivée physique
Entrée : 2025.1.1
Biens :grille Registre - Biens affectés
Bien : 2025.1.1
Nouvelles acquisitions -ensembles complexes
Entrées : grille Registre - Acquisition
- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble
- Joindre un document descriptif
- Intégration au registre des biens affectés après arrivée physique
- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation - Intégration au registre des dépôts après arrivée physique
Entrée : D2025.1
Biens :grille Registre - Biens reçus en dépôt
Bien : D2025.1.1
Nouveaux dépôts - ensembles complexes
Entrées : grille Registre - Dépôt
- Saisie immédiate ou différée - Joindre un document descriptif
- Intégration au registre des dépôts après arrivée physique
Entrée : D2011.1
Biens : grille Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt
Ensemble : D2011.1.0
1er bien : D2011.1.1
2eme bien : D2011.1.2
Si biens remarquables : saisie individuelle
Inventaire rétrospectif
Entrées : grille Inventaire rétrospectif
Entrée : 2011.0
Biens : grille Registre - Biens affectés ou bien remarquable
Bien : 2011.0.35
Registre - Ensembles complexes affectés
Ensemble : 2011.0.36.0
Mise à jour via récolement décennal
Utilisation des grilles Registre dans les tables Entrées et Biens
- Pour les biens non inventoriés - Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important
—
Entrées d’origine inconnue
Entrées : grille Registre - Origine inconnue
- Ces entrées ne doivent pas être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire
—
Garantir la complétude des données
L’intégration au registre n’est possible que si tous les champs obligatoires sont renseignés dans les tables Entrées et Biens.
En cas d’information absente :
saisir « néant » si l’absence est avérée,
saisir « indéterminé » en cas de doute ou d’information introuvable.
Table Entrées
Mode d’acquisition (thésaurus)
Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
Musée acquéreur (liste de contrôle)
Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
Référence de l’acte
Date de l’acte d’acquisition
Mention des concours publics (AS / ANS)
Table Biens
Version 4.5.60
Numéro d’inventaire
Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle
Domaine (thésaurus)
Dénomination (thésaurus)
Matières/techniques (thésaurus)
Dimensions
Avis des instances scientifiques (liste de contrôle)
Prix d’achat
Inscriptions (thésaurus)
Constat d’état initial (date + état de conservation)
Effectuer l’intégration d’une notice au registre
Une fois les notices Entrée et Bien correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le registre réglementaire.
Cette opération suit un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la conformité des données et leur verrouillage légal.
Saisir les notices dans les grilles dédiées
Utiliser les grilles Registre adaptées à la nature du bien.
Le bien doit obligatoirement être lié à une notice d’entrée.
Notice de bien → vérification lien bien-entrée.
Terminer la saisie de chaque notice
Cliquer sur le bouton Terminer la saisie (barre d’outils).
Une fenêtre s’ouvre et signale si la notice est complète.
Si des champs requis sont absents, la liste est affichée.
Vous pouvez cliquer sur OK pour continuer malgré les manques.
La notice passe en état « attente validation saisie ».
Notice de bien → bouton terminer la saisie.
Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.
Valider ou refuser la saisie
Valider la saisie
En cas de notice conforme, cliquez sur Valider la saisie, la notice
passe en état « saisie validée »
peut être intégrée au registre.
Notice de bien → bouton valider la saisie.
Refuser la saisie
En cas de notice est incomplète ou incorrecte : cliquez sur Refuser la saisie.
Elle passe alors en état « saisie refusée »
une fenêtre vous permet d’ajouter un commentaire pour indiquer les corrections à effectuer.
Une fois les modifications apportées, la notice peut de nouveau passer en validation.
Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.
Notice de bien → commentaire disponible dans le regroupement SUIVI.
Notice de bien → bouton terminer la saisie pour repasser les étapes de validation après correction.
Lancer l’intégration au registre
Version 4.5.60
Une fois la notice validée, cliquer sur l’icône du tampon dans la barre d’outils.
Deux cas de figure :
Tous les champs obligatoires sont remplis → le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés apparaît. Cliquer pour lancer l’intégration.
Champs obligatoires manquants → Flora affiche une alerte listant les champs à compléter. Cliquer sur Retour, modifier la notice et compléter les informations avant de réessayer.
Depuis la version 4.5.60, si les champs Avis des instances scientifiques, Prix, Inscriptions ou Constat d’état initial sont vides, Flora y insère automatiquement la mention « néant », conformément aux recommandations du SMF.
Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire.
Cas 1 : champs obligatoires renseignés
Cliquer sur le bouton validation intégration au registre.
Cas 2 : champs obligatoires manquants
Cliquer sur le bouton retour pour compléter les champs manquants.
Confirmer l’intégration
Une fenêtre demande confirmation → cliquer sur Oui.
La date d’intégration est enregistrée.
Un lien vers la version figée du registre s’affiche dans la notice Bien.
Message de confirmation
Résultat sur la notice de bien → notice mise à jour avec la date d'intégration au registre et le lien vers le registre. Notice modifiable.
Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable.
Consulter et éditer les registres
Conformément à la réglementation, le registre papier constitue la version officielle et opposable. Il doit être produit chaque année, signé et conservé dans les archives de l’établissement.
Flora permet d’éditer le registre au format numérique, prêt à l’impression, à partir des notices intégrées dans la table des registres.
Consulter le registre
Accédez au menu : Registres > Recherche
Renseignez les critères de filtrage :
Année d’inscription au registre
Type de registre : biens affectés ou biens reçus en dépôt
Musée concerné, en cas d'application mutualisée
Cliquez sur Rechercher pour afficher les notices inscrites.
Ex. Rechercher les biens affectés aux collections de l'année 2012.
Table registre → formulaire de recherche
Éditer le registre
Version 4.5.60
Sélectionnez les notices à inclure dans l’édition.
Cliquez sur Imprimer (PDF ou ODF).
Choisissez le modèle de publication et validez.
Cliquez sur Obtenir le résultat pour générer le fichier (enregistré dans vos téléchargements).
Le fichier généré contient les notices au format réglementaire, prêtes à être imprimées et archivées.
Sélection des notices à éditer.
Choix sur modèle de publication.
Bouton obtenir le résultat.
Résultat.
Ajouter la page de garde et les annexes
Version 4.5.60
Depuis la version 4.5.60 : Flora met à disposition des utilisateurs des modèles d’annexes prêts à l’emploi. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation.
Un encart dans le formulaire de recherche du registre indique automatiquement les pages à annexer à l’impression annuelle.
Formulaire de recherche table Registres → pages annexes.
Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
Table des entrées
Table des biens
Table des registres
Créer une notice
Terminer la saisie ou les modifications
Valider la saisie ou les modifications
Refuser la saisie ou les modifications
Intégrer au registre réglementaire
Imprimer via les modèles de publication