Code source wiki de Gérer les registres réglementaires
Version 54.1 par Doriane Bautista le 2025/07/17 10:17
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| author | version | line-number | content |
|---|---|---|---|
 |
53.1 | 1 | (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures** |
| |
1.1 | 2 | |
| |
22.1 | 3 | |(% style="width:840px" %)((( |
| 4 | (% class="box" %) | ||
| 5 | ((( | ||
| |
31.1 | 6 | En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004. |
| 7 | Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution. | ||
| 8 | |||
| 9 | Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**. | ||
| |
22.1 | 10 | ))) |
| 11 | |||
| 12 | ((( | ||
| |
33.1 | 13 | = Cadre légal et normes applicables aux registres = |
| |
22.1 | 14 | |
| |
49.1 | 15 | La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous : |
| |
22.1 | 16 | |
| |
34.1 | 17 | (% class="active" %)|=Référence|=Contenu |
| 18 | |**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation. | ||
| 19 | |**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**. | ||
| |
35.1 | 20 | |**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires. |
| |
22.1 | 21 | |
| |
36.1 | 22 | = Principes de fonctionnement dans Flora = |
| |
22.1 | 23 | |
| |
36.1 | 24 | * **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**. |
| 25 | * **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis. | ||
| 26 | * **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires. | ||
| 27 | * **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires. | ||
| 28 | * **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année. | ||
| |
33.1 | 29 | |
| |
50.1 | 30 | = Grilles de saisie à utiliser = |
| |
33.1 | 31 | |
| |
50.1 | 32 | Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent : |
| |
47.1 | 33 | |
| |
50.1 | 34 | * de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres, |
| 35 | * d’**activer les contrôles de complétude** sur les champs obligatoires, | ||
| 36 | * et de **préparer l’intégration automatique** des notices au registre papier. | ||
| |
47.1 | 37 | |
| |
50.1 | 38 | (% class="box infomessage" %) |
| 39 | ((( | ||
| 40 | **Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation. | ||
| 41 | ))) | ||
| |
47.1 | 42 | |
| |
50.1 | 43 | (% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage** |
| 44 | |Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés | ||
| 45 | |Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions | ||
| 46 | |Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt | ||
| 47 | |Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue | ||
| 48 | |Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété) | ||
| 49 | |02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes | ||
| 50 | |02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt | ||
| 51 | |02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis | ||
| 52 | |02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés | ||
| 53 | |02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété) | ||
| 54 | |||
| |
52.1 | 55 | [[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
50.1 | 56 | |
| 57 | |||
| |
52.1 | 58 | [[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
50.1 | 59 | |
| 60 | |||
| 61 | = Organisation de la saisie selon la nature des biens = | ||
| 62 | |||
| 63 | La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…). | ||
| 64 | Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles. | ||
| 65 | Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires. | ||
| 66 | |||
| |
42.1 | 67 | (% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)** |
| |
38.1 | 68 | |**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)((( |
| |
47.1 | 69 | Entrées : grille** Registre - Acquisition ** |
| |
36.1 | 70 | |
| |
47.1 | 71 | Biens :** **grille** Registre - Biens affectés** |
| |
46.1 | 72 | )))|(% style="width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien |
| 73 | - Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)((( | ||
| |
38.1 | 74 | Entrée : 2025.1 |
| 75 | |||
| 76 | Bien : 2025.1.1 | ||
| 77 | ))) | ||
| |
37.1 | 78 | |((( |
| |
40.1 | 79 | **Nouvelles acquisitions -ensembles complexes** |
| |
38.1 | 80 | )))|(% style="width:209px" %)((( |
| |
46.1 | 81 | Entrées : grille **Registre - Acquisition** |
| |
37.1 | 82 | |
| |
46.1 | 83 | Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés ** |
| |
37.1 | 84 | |
| 85 | Si biens remarquables : saisie individuelle | ||
| |
42.1 | 86 | )))|(% style="width:302px" %)((( |
| |
46.1 | 87 | - Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble |
| 88 | - Joindre un document descriptif | ||
| |
42.1 | 89 | |
| |
46.1 | 90 | - Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique |
| |
42.1 | 91 | |
| |
46.1 | 92 | - Numérotation : |
| 93 | • Ensemble : année.numérolot.0 | ||
| 94 | • Biens remarquables : année.numérolot.1, année.numérolot.2, etc. | ||
| |
42.1 | 95 | )))|(% style="width:257px" %)((( |
| |
38.1 | 96 | Entrée : 2011.3 |
| |
37.1 | 97 | |
| |
38.1 | 98 | Ensemble : 2011.3.0 |
| |
37.1 | 99 | |
| |
46.1 | 100 | 1er bien : 2011.3.1 |
| |
37.1 | 101 | |
| |
46.1 | 102 | 2eme bien : 2011.3.2 |
| |
38.1 | 103 | |
| |
22.1 | 104 | |
| 105 | ))) | ||
| |
39.1 | 106 | |**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)((( |
| |
46.1 | 107 | Entrées : **grille** **Registre - Dépôt** |
| |
39.1 | 108 | |
| |
46.1 | 109 | Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt** |
| 110 | )))|(% style="width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation | ||
| 111 | - Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)((( | ||
| |
39.1 | 112 | Entrée : D2025.1 |
| 113 | |||
| 114 | Bien : D2025.1.1 | ||
| 115 | ))) | ||
| 116 | |((( | ||
| |
40.1 | 117 | **Nouveaux dépôts - ensembles complexes** |
| |
39.1 | 118 | |
| 119 | |||
| 120 | )))|(% style="width:209px" %)((( | ||
| |
46.1 | 121 | Entrées : grille **Registre - Dépôt** |
| |
37.1 | 122 | |
| |
46.1 | 123 | Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt** |
| |
37.1 | 124 | |
| 125 | Si biens remarquables : saisie individuelle | ||
| |
42.1 | 126 | )))|(% style="width:302px" %)((( |
| |
46.1 | 127 | - Saisie immédiate ou différée |
| 128 | - Joindre un document descriptif | ||
| |
42.1 | 129 | |
| |
46.1 | 130 | - Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique |
| 131 | - Numérotation : | ||
| 132 | • Ensemble : Dannée.numérolot.0 | ||
| 133 | • Biens remarquables : Dannée.numérolot.1, Dannée.numérolot.2, etc. | ||
| |
42.1 | 134 | )))|(% style="width:257px" %)((( |
| |
38.1 | 135 | Entrée : D2011.1 |
| |
37.1 | 136 | |
| |
46.1 | 137 | Ensemble : D2011.1.0 |
| |
37.1 | 138 | |
| |
46.1 | 139 | 1er bien : D2011.1.1 |
| |
38.1 | 140 | |
| |
46.1 | 141 | 2eme bien : D2011.1.2 |
| |
37.1 | 142 | ))) |
| |
39.1 | 143 | |**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)((( |
| |
46.1 | 144 | Entrées : grille **Inventaire rétrospectif** |
| |
39.1 | 145 | |
| |
46.1 | 146 | Biens : grille **Registre - Biens affectés **ou** Registre - Ensembles complexes affectés ** |
| |
42.1 | 147 | )))|(% style="width:302px" %)((( |
| |
46.1 | 148 | - Entrée liée : année.0 |
| 149 | Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02) | ||
| |
39.1 | 150 | |
| 151 | |||
| |
46.1 | 152 | - Numérotation biens : |
| 153 | • Bien simple : année.0.numérobien | ||
| 154 | • Ensemble : année.0.numérolot.0 | ||
| 155 | • Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc. | ||
| |
42.1 | 156 | )))|(% style="width:257px" %)((( |
| |
39.1 | 157 | Entrée : 2011.0 |
| 158 | |||
| 159 | Bien : 2011.0.35 | ||
| 160 | |||
| 161 | |||
| 162 | **Ensembles complexes **: | ||
| 163 | |||
| 164 | Entrée : 2011.0 | ||
| 165 | |||
| 166 | Ensemble : 2011.0.36.0 | ||
| 167 | |||
| 168 | Bien remarquable : 2011.0.36.1 | ||
| 169 | ))) | ||
| |
38.1 | 170 | |**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)((( |
| |
47.1 | 171 | Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens** |
| |
46.1 | 172 | )))|(% style="width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés |
| 173 | - Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="width:257px" %)— | ||
| |
38.1 | 174 | |**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)((( |
| |
46.1 | 175 | Entrées : **grille Registre - Origine inconnue** |
| 176 | )))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)— | ||
| |
37.1 | 177 | |
| |
50.1 | 178 | = Champs obligatoires pour le registre = |
| 179 | |||
| 180 | La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**. | ||
| 181 | Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.** | ||
| 182 | |||
| 183 | En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention : | ||
| 184 | |||
| 185 | * **néant **: en l’absence avérée d’information, | ||
| 186 | * **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée. | ||
| 187 | |||
| 188 | == Champs obligatoires dans la table Entrées == | ||
| 189 | |||
| 190 | * Mode d’acquisition (thésaurus) | ||
| 191 | * Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu | ||
| 192 | * Musée acquéreur (liste de contrôle) | ||
| 193 | * Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle) | ||
| 194 | * Référence de l’acte | ||
| 195 | * Date de l’acte d’acquisition | ||
| 196 | * Mention des concours publics (AS / ANS) | ||
| 197 | |||
| 198 | == Champs obligatoires dans la table Biens == | ||
| 199 | |||
| |
52.1 | 200 | (% class="mark small" %)**Version 4.5.60** |
| |
51.1 | 201 | |
| |
50.1 | 202 | * Numéro d’inventaire |
| 203 | * Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle | ||
| 204 | * Domaine (thésaurus) | ||
| 205 | * Dénomination (thésaurus) | ||
| 206 | * Matières/techniques (thésaurus) | ||
| 207 | * Dimensions | ||
| 208 | * Avis des instances scientifiques (liste de contrôle) | ||
| 209 | * Prix d’achat | ||
| 210 | * Inscriptions (thésaurus) | ||
| 211 | * Constat d’état initial (date + état de conservation) | ||
| 212 | |||
| 213 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 214 | ((( | ||
| |
51.1 | 215 | À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF). |
| |
50.1 | 216 | ))) |
| 217 | |||
| |
54.1 | 218 | = Étapes d’intégration d’une notice au registre = |
| |
50.1 | 219 | |
| |
54.1 | 220 | Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**. |
| |
50.1 | 221 | |
| |
54.1 | 222 | == Saisir les notices dans les grilles dédiées == |
| |
51.1 | 223 | |
| |
54.1 | 224 | * ((( |
| 225 | Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 3 et 4). | ||
| 226 | ))) | ||
| 227 | * ((( | ||
| 228 | Le bien doit obligatoirement être lié à une notice d’entrée. | ||
| 229 | ))) | ||
| |
52.1 | 230 | |
| |
54.1 | 231 | [[Notice de bien → vérification lien bien-entrée >>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
53.1 | 232 | |
| |
54.1 | 233 | == Terminer la saisie de chaque notice == |
| 234 | |||
| 235 | * ((( | ||
| 236 | Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète. | ||
| 237 | ))) | ||
| 238 | * ((( | ||
| 239 | **Une fenêtre s’ouvre automatiquement** pour signaler si la notice est **conforme** ou **incomplète** au regard des exigences du registre. | ||
| 240 | – Si tous les champs obligatoires sont renseignés, le message confirme que la notice est complète. | ||
| 241 | – Si certains champs sont manquants, la fenêtre affiche la liste des éléments à compléter. | ||
| 242 | Dans tous les cas, l’utilisateur peut cliquer sur **OK** pour valider la fin de saisie et poursuivre (même si des champs restent vides à ce stade). | ||
| 243 | ))) | ||
| 244 | * Le statut de saisie s’actualise et devient visible dans le pavé de suivi. | ||
| 245 | |||
| 246 | [[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 247 | |||
| 248 | |||
| 249 | [[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 250 | |||
| 251 | == Valider la notice == | ||
| 252 | |||
| 253 | * ((( | ||
| 254 | Dans la barre d’outils, cliquez sur **« Valider »** : | ||
| 255 | – Si la notice est conforme, elle passe en état « validée » ; | ||
| 256 | – Si elle est refusée, un commentaire peut être saisi pour indiquer les corrections à apporter. | ||
| 257 | ))) | ||
| 258 | |||
| 259 | == Lancer l’intégration au registre == | ||
| 260 | |||
| 261 | * ((( | ||
| 262 | Une fois validée, la notice// //Bien (liée à une Entrée valide) peut être intégrée dans le registre. | ||
| 263 | Cliquez sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils. | ||
| 264 | ))) | ||
| 265 | |||
| 266 | |||
| 267 | |||
| 268 | |||
| |
37.1 | 269 | |
| 270 | ))) | ||
| 271 | )))|(% style="width:300px" %)((( | ||
| |
22.1 | 272 | (% class="box" %) |
| 273 | ((( | ||
| 274 | **Sommaire** | ||
| 275 | ))) | ||
| 276 | |||
| 277 | (% class="box" %) | ||
| 278 | ((( | ||
| 279 | **Aller plus loin** | ||
| |
24.1 | 280 | |
| |
48.1 | 281 | * [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]] |
| 282 | * Saisir une entrée | ||
| |
32.1 | 283 | * [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]] |
| |
30.1 | 284 | * [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]] |
| |
29.1 | 285 | * [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]] |
| 286 | * [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]] | ||
| |
22.1 | 287 | ))) |
| 288 | |||
| 289 | (% class="box" %) | ||
| 290 | ((( | ||
| 291 | **Icônes principales** | ||
| 292 | ))) | ||
| 293 | ))) | ||
| 294 | |||
| 295 | |||
| 296 | |||
| |
1.1 | 297 | |
| 298 | |||
| 299 | |||
| 300 | |||
| 301 | |||
| 302 | |||
| 303 | |||
| 304 | |||
| |
3.2 | 305 | |
| |
1.1 | 306 | |
| 307 | |||
| 308 | |||
| 309 | |||
| 310 | |||
| 311 | |||
| 312 | |||
| 313 | |||
| 314 | |||
| 315 | |||
| 316 | |||
| 317 | |||
| 318 | |||
| 319 | |||
| 320 | |||
| 321 | |||
| 322 | |||
| 323 | |||
| 324 | |||
| |
3.2 | 325 | |
| |
1.1 | 326 | |
| 327 | |||
| 328 | |||
| 329 | |||
| 330 | |||
| 331 | |||
| 332 | |||
| 333 | |||
| 334 | |||
| 335 | |||
| 336 | |||
| 337 | |||
| 338 | |||
| 339 | |||
| 340 | |||
| 341 | = Intégration des notices biens au registre = | ||
| 342 | |||
| 343 | |||
| 344 | === Validation de la saisie d'un Bien === | ||
| 345 | |||
| 346 | |||
| |
6.1 | 347 | Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions. |
| |
1.1 | 348 | |
| 349 | |||
| |
7.1 | 350 | [[image:1747732762213-559.png]] |
| |
1.1 | 351 | |
| 352 | |||
| 353 | Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément. | ||
| 354 | |||
| |
8.1 | 355 | (% class="box infomessage" %) |
| 356 | ((( | ||
| |
9.1 | 357 | En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien : |
| |
1.1 | 358 | |
| |
8.1 | 359 | * Avis des instances scientifiques |
| 360 | * Prix | ||
| 361 | * Inscriptions | ||
| 362 | * Constat d’état initial | ||
| 363 | |||
| 364 | Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant. | ||
| |
10.1 | 365 | |
| 366 | **Disponibilité à partir de la version 4.5.60** | ||
| |
8.1 | 367 | ))) |
| 368 | |||
| |
6.1 | 369 | [[image:1747732693654-638.png]] |
| 370 | |||
| 371 | |||
| |
8.1 | 372 | Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien. |
| |
1.1 | 373 | |
| |
8.1 | 374 | Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**. |
| |
1.1 | 375 | |
| |
8.1 | 376 | Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait. |
| |
1.1 | 377 | |
| 378 | |||
| |
9.1 | 379 | [[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] |
| |
8.1 | 380 | |
| |
1.1 | 381 | L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien. |
| 382 | |||
| 383 | |||
| |
8.1 | 384 | [[image:1747733244856-550.png]] |
| |
1.1 | 385 | |
| |
8.1 | 386 | Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent : [[image:1747733294098-645.png]]. |
| 387 | . | ||
| |
1.1 | 388 | |
| |
8.1 | 389 | [[image:1747733341634-347.png]] |
| 390 | |||
| |
1.1 | 391 | (% class="wikigeneratedid" %) |
| |
9.1 | 392 | Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] . |
| |
1.1 | 393 | |
| 394 | |||
| |
9.1 | 395 | [[image:1747733457810-510.png]] |
| 396 | |||
| |
1.1 | 397 | |
| |
12.1 | 398 | * Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice. |
| |
1.1 | 399 | |
| 400 | |||
| 401 | |||
| |
12.1 | 402 | [[image:1747734678656-824.png]] |
| |
1.1 | 403 | |
| |
12.1 | 404 | |
| 405 | * Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés. | ||
| 406 | |||
| 407 | [[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] | ||
| 408 | |||
| 409 | |||
| |
11.1 | 410 | Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.** |
| |
1.1 | 411 | |
| 412 | |||
| |
12.1 | 413 | [[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] |
| |
1.1 | 414 | |
| 415 | |||
| |
11.1 | 416 | |
| |
1.1 | 417 | La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre. |
| 418 | |||
| |
11.1 | 419 | [[image:1747733892872-758.png]] |
| |
1.1 | 420 | |
| 421 | |||
| 422 | La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre : | ||
| 423 | |||
| |
11.1 | 424 | [[image:1747733938343-251.png]] |
| |
1.1 | 425 | |
| 426 | (% class="box warningmessage" %) | ||
| 427 | ((( | ||
| 428 | //Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.// | ||
| 429 | ))) | ||
| 430 | |||
| 431 | Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF. | ||
| 432 | |||
| 433 | * AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions). | ||
| 434 | * ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions). | ||
| 435 | |||
| 436 | Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS. | ||
| 437 | |||
| 438 | |||
| 439 | = Édition des registres = | ||
| 440 | |||
| 441 | |||
| |
13.1 | 442 | Accéder au menu **Registres / Recherche** |
| |
1.1 | 443 | |
| |
13.1 | 444 | [[image:1747734834496-206.png]] |
| |
1.1 | 445 | |
| 446 | |||
| 447 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 448 | ((( | ||
| 449 | //La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.// | ||
| 450 | ))) | ||
| 451 | |||
| 452 | Il est possible de sélectionner : | ||
| 453 | |||
| 454 | * Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt | ||
| 455 | * L’année d'inscription au registre | ||
| 456 | * Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées) | ||
| 457 | |||
| 458 | de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné. | ||
| 459 | |||
| 460 | Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique. | ||
| 461 | |||
| 462 | |||
| |
13.1 | 463 | Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** : |
| |
1.1 | 464 | |
| |
13.1 | 465 | [[image:1747734875829-175.png]] |
| |
1.1 | 466 | |
| |
13.1 | 467 | Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider : |
| |
1.1 | 468 | |
| |
13.1 | 469 | [[image:1747734980868-601.png]] |
| |
1.1 | 470 | |
| |
13.1 | 471 | Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier : |
| |
1.1 | 472 | |
| |
13.1 | 473 | [[image:1747735028293-815.png]] |
| |
1.1 | 474 | |
| 475 | |||
| 476 | |||
| 477 | Résultat : | ||
| 478 | |||
| |
14.1 | 479 | [[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] |
| |
1.1 | 480 | |
| 481 | |||
| 482 | (% class="wikigeneratedid" %) | ||
| 483 | Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD). | ||
| 484 | |||
| 485 | |||
| 486 | == Page de garde et annexes aux registres papiers == | ||
| 487 | |||
| 488 | |||
| 489 | Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde. | ||
| 490 | |||
| 491 | (% class="box successmessage" %) | ||
| 492 | ((( | ||
| |
13.1 | 493 | L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document. |
| |
1.1 | 494 | ))) |
| 495 | |||
| |
13.1 | 496 | Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier. |
| |
1.1 | 497 | |
| 498 | (% class="box successmessage" %) | ||
| 499 | ((( | ||
| |
13.1 | 500 | **Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.** |
| |
1.1 | 501 | ))) |
| 502 | |||
| 503 | |||
| |
13.1 | 504 | [[image:1747735219379-682.png]] |
| |
1.1 | 505 | |
| 506 | |||
| |
13.1 | 507 | __Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt) |
| |
1.1 | 508 | |
| |
14.1 | 509 | [[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] |
| |
1.1 | 510 | |
| 511 | |||
| |
13.1 | 512 | |
| |
1.1 | 513 | = Cas particulier : Gestion des transferts de propriété = |
| 514 | |||
| 515 | |||
| 516 | Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre). | ||
| 517 | |||
| 518 | (% class="box successmessage" %) | ||
| 519 | ((( | ||
| 520 | //Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.// | ||
| 521 | ))) | ||
| 522 | |||
| 523 | Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter : | ||
| 524 | |||
| 525 | * Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété | ||
| 526 | * Radier le bien du registre des dépôts | ||
| 527 | * Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours | ||
| 528 | |||
| 529 | == Rattachement à la nouvelle entrée == | ||
| 530 | |||
| 531 | |||
| |
14.1 | 532 | === Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** === |
| |
1.1 | 533 | |
| 534 | |||
| |
14.1 | 535 | [[image:1747739157175-278.png]] |
| |
1.1 | 536 | |
| 537 | |||
| |
14.1 | 538 | [[image:1747739231189-417.png]] |
| |
1.1 | 539 | |
| 540 | |||
| 541 | |||
| 542 | === Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée === | ||
| 543 | |||
| 544 | |||
| |
18.1 | 545 | ==== Attachement unitaire ==== |
| |
1.1 | 546 | |
| |
17.1 | 547 | Dans la notice du bien indiquer manuellement : |
| |
1.1 | 548 | |
| |
17.1 | 549 | * l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée |
| 550 | * I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée | ||
| |
15.1 | 551 | |
| |
17.1 | 552 | [[image:1747740793119-487.png]] |
| |
14.1 | 553 | |
| 554 | |||
| |
17.1 | 555 | ==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ==== |
| 556 | |||
| 557 | Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]]. | ||
| 558 | |||
| 559 | Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats. | ||
| 560 | |||
| 561 | * Sélectionner les notices à rattacher | ||
| 562 | * Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]] | ||
| 563 | |||
| 564 | [[image:1747740946609-961.png]] | ||
| 565 | |||
| 566 | |||
| 567 | Première association à effectuer : | ||
| 568 | |||
| 569 | * Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée | ||
| 570 | * Lancer le traitement | ||
| 571 | |||
| 572 | [[image:1747741015186-251.png]] | ||
| 573 | |||
| 574 | |||
| 575 | Seconde association à effectuer : | ||
| 576 | |||
| 577 | * Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée | ||
| 578 | * Lancer le traitement | ||
| 579 | |||
| 580 | [[image:1747741041295-431.png]] | ||
| 581 | |||
| 582 | |||
| |
1.1 | 583 | == Radiation du registre des dépôts == |
| 584 | |||
| 585 | |||
| 586 | === Rechercher la notice du bien déposé === | ||
| 587 | |||
| 588 | |||
| 589 | Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche. | ||
| 590 | |||
| |
15.1 | 591 | [[image:1747739687774-731.png]] |
| |
1.1 | 592 | |
| 593 | |||
| 594 | === Radier le bien du registre des dépôts via la modification === | ||
| 595 | |||
| 596 | |||
| 597 | Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts. | ||
| 598 | |||
| |
15.1 | 599 | [[image:1747739728922-844.png]] |
| |
1.1 | 600 | |
| 601 | |||
| 602 | (% class="box successmessage" %) | ||
| 603 | ((( | ||
| 604 | //**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).// | ||
| 605 | ))) | ||
| 606 | |||
| 607 | |||
| |
15.1 | 608 | [[image:1747739870875-332.png]] |
| |
1.1 | 609 | |
| 610 | |||
| 611 | (% class="box warningmessage" %) | ||
| 612 | ((( | ||
| 613 | //**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !// | ||
| 614 | ))) | ||
| 615 | |||
| 616 | |||
| 617 | Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour : | ||
| 618 | |||
| |
15.1 | 619 | [[image:1747739908497-919.png]] |
| |
1.1 | 620 | |
| 621 | |||
| |
16.1 | 622 | [[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] |
| |
1.1 | 623 | |
| 624 | |||
| 625 | == Intégration du bien au registre des biens affectés == | ||
| 626 | |||
| 627 | |||
| 628 | Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens. | ||
| 629 | |||
| |
15.1 | 630 | Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.** |
| |
1.1 | 631 | |
| 632 | |||
| |
15.1 | 633 | [[image:1747740027614-948.png]] |
| |
1.1 | 634 | |
| 635 | |||
| |
15.1 | 636 | [[image:1747740075472-359.png]] |
| |
1.1 | 637 | |
| 638 | |||
| 639 | Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien. | ||
| 640 | |||
| 641 | |||
| |
15.1 | 642 | [[image:1747740216286-288.png]] |
| |
1.1 | 643 | |
| |
15.1 | 644 | |
| |
1.1 | 645 | (% class="box warningmessage" %) |
| 646 | ((( | ||
| 647 | //**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.// | ||
| 648 | ))) | ||
| 649 | |||
| 650 | |||
| 651 | Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés : | ||
| 652 | |||
| 653 | |||
| |
16.1 | 654 | (% class="box warningmessage" %) |
| 655 | ((( | ||
| 656 | //**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! // | ||
| 657 | ))) | ||
| 658 | |||
| |
15.1 | 659 | [[image:1747740258746-408.png]] |
| |
1.1 | 660 | |
| 661 | |||
| |
15.1 | 662 | [[image:1747740398485-927.png]] |
| |
1.1 | 663 | |
| 664 | |||
| |
16.1 | 665 | Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.** |
| 666 | |||
| 667 | [[image:1747733815373-706.png]] | ||
| 668 | |||
| 669 | |||
| 670 | Résultat : | ||
| 671 | |||
| 672 | [[image:1747740624210-211.png]] |