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Modifications pour le document Radier des biens du registre réglementaire

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/09/04 10:48
Depuis la version 77.1
modifié par admin admin
sur 2025/08/12 16:39
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À la version 34.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 15:59
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -3,18 +3,12 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -La radiation est l’acte officiel par lequel un bien est retiré de l’inventaire des collections, conformément aux dispositions du [[Code du patrimoine>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000024240936/2011-05-27]].
7 -Elle **n’entraîne jamais la suppression de la notice** : celle-ci est conservée et mise à jour, afin d’assurer la traçabilité et de préserver toutes les données scientifiques et documentaires.
8 -
9 -Cette page présente :
10 -
11 -* les cas de radiation autorisés,
12 -* le processus complet dans Flora,
13 -* les bonnes pratiques pour garantir la conformité réglementaire et documentaire.
6 +La radiation d’un bien constitue l’**acte officiel par lequel un objet est retiré de l’inventaire des collections**, dans des conditions strictement encadrées par la réglementation.** Cette opération ne signifie pas la suppression de la notice documentaire, mais son actualisation**, avec maintien de la traçabilité et conservation des données scientifiques.
7 +Cette page décrit les cas de radiation autorisés, les étapes à suivre dans Flora pour réaliser cette opération, et les bonnes pratiques à respecter, notamment en matière de commissions, d’édition de registre, et de relocalisation.
14 14  )))
15 15  
16 16  (((
17 -= Dans quels cas radier un bien ? =
11 += Qu’est-ce qu’une radiation ? =
18 18  
19 19  La radiation d’un bien est strictement limitée aux cinq cas suivants :
20 20  
... ... @@ -24,58 +24,56 @@
24 24  * Transfert de propriété
25 25  * Déclassement
26 26  
21 +Elle résulte d’une décision du propriétaire des collections ou de l’autorité de tutelle, formalisée par un acte officiel (ex. arrêté). Cette décision est notifiée au préfet de région au titre du contrôle de légalité.
22 +
23 +Dans Flora, **la radiation ne supprime jamais la notice**. L'information est ajoutée dans la fiche de l'objet et imprimée dans le registre papier avec des mentions spécifiques.
24 +
27 27  (% class="box infomessage" %)
28 28  (((
29 -**À savoir** :
30 -
31 -* La décision de radiation appartient au propriétaire des collections ou à l’autorité de tutelle.
32 -* Elle est formalisée par un acte officiel (arrêté, délibération…) et transmise au préfet de région pour contrôle de légalité.
33 -* Le déclassement suppose un avis conforme du **Haut Conseil des musées de France** et la démonstration d’une perte d’intérêt public avérée.
27 +Le déclassement suppose une perte d’intérêt public avérée et un avis conforme du Haut Conseil des musées de France.
34 34  )))
35 35  
36 -= Comment radier un bien dans Flora ? =
30 += Mettre en œuvre une radiation dans Flora =
37 37  
38 -La radiation dans Flora suit un **circuit structuré, **, conçu pour garantir la traçabilité réglementaire et documentaire de l’opération. Elle s’appuie sur la création d’une **sous-commission de déclassement**, sur laquelle viennent se greffer les biens concernés. Le circuit prévoit des phases successives :
32 +== Préparer une commission de radiation ==
39 39  
40 -1. Création d’une **sous-commission de déclassement**.
41 -1. **Rattachement des biens concernés**.
42 -1. **Enrichissement des notices des biens**, pour préciser le contexte ou le devenir prévisible.
43 -1. **Saisie de la décision**, bien par bien : acceptation ou refus de la radiation, avec indication de la suite donnée et du motif de refus.
44 -1. **Liaison documentaire**, via l’archivage et l’association d’un arrêté ou d’un document justificatif à la commission et/ou aux biens.
45 -1. **Mise à jour du registre informatisé**, si l’option est utilisée par l’établissement.
46 -1. **Relocalisation des biens radiés**, via un emplacement virtuel (ex. : « Détruit », « Vendu », etc.).
47 -1. **Édition des décisions**, pour produire un état officiel des suites données.
34 +1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Gérer > **Menu **Commissions.**
35 +1. Créez une nouvelle commission de type **Sous-commission de déclassement.**
48 48  
49 49  (% class="box infomessage" %)
50 50  (((
51 -**À noter :** La notice du bien n’est jamais supprimée. La radiation est visible dans la notice, dans la commission liée, et dans le registre informatisé.
39 +Bon à savoir : utilisez le champ** Dépend de** si vous rattachez cette commission à une commission parente (ex. plusieurs passage à effectuer en commission sur la même année).
52 52  )))
53 53  
54 -== Créer une sous-commission de déclassement ==
55 -
56 -1. Dans **Gérer > Commissions**, créer une **nouvelle commission** de type //Sous-commission de déclassement//.
57 -1. Renseigner les informations nécessaires et enregistrer.
58 -
59 59  [[Menu commissions → bouton créer.>>image:1752754985055-115.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60 60  
61 61  
62 62  [[Saisie des données et enregistrement.>>image:1752755016613-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
46 +)))
63 63  
64 64  
65 -[[Légende>>image:1747744491821-660.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
66 66  
67 67  
68 -== Rattacher les biens à la sous-commission ==
69 -)))
51 +[[Résultat → notice sous-commission créée>>image:1747744491821-660.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
70 70  
53 +
54 +== Rattacher les biens à la commission ==
55 +
71 71  Deux méthodes sont possibles :
72 72  
73 -* **Via un panier** : depuis la liste des biens, sélectionner un panier à rattacher.
74 -* **Via une recherche ** : depuis la liste des biens, rechercher les biens, sélectionner les résultats pour les rattacher.
58 +* **Via un panier** : depuis la liste des biens, sélectionner un panier à rattacher
59 +* **Via une recherche ** : depuis la liste des biens, rechercher les biens, sélectionner les résultats pour les rattacher
75 75  
61 +=== Cas 1 : attachement via les paniers ===
62 +
76 76  [[Notice sous-commission → bouton associer des biens à partir d'un panier.>>image:1752755506409-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77 77  
78 78  
66 +[[Recherche du panier et attachement de tous les biens à la commission. >>image:1752755539237-310.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67 +
68 +
69 +=== Cas 2 : attachement via une recherche ===
70 +
79 79  [[Notice sous-commission → bouton associer des biens à partir d'une recherche multicritères.>>image:1752755766140-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 80  
81 81  
... ... @@ -85,20 +85,17 @@
85 85  [[Sélection et attachement des biens à la commission. >>image:1752755896601-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86 86  
87 87  
88 -== Documenter le motif de radiation ==
80 += Documenter les suites données aux biens =
89 89  
90 -Depuis la sous-commission :
82 +== Suivi individuel du bien ==
91 91  
92 -* Dans chaque notice de bien, compléter le **Commentaire administratif** (justification, contexte, perte…).
93 -* Indiquer le **devenir prévu** : vente, destruction, transfert…
84 +Dans le bien lié à l'événement, vous pouvez :
94 94  
95 -Ces informations apparaissent :
86 +* Renseigner un **commentaire administratif** pour expliquer la décision
87 +* Indiquer le devenir du bien : vente, destruction, etc.
96 96  
97 -* dans la liste des biens rattachés à la commission,
98 -* et dans la notice du bien.
89 +Cette information remontera automatiquement dans la notice du bien
99 99  
100 - 
101 -
102 102  [[Modifier le bien lié à l'évènement.>>image:1752756146935-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103 103  
104 104  
... ... @@ -108,27 +108,25 @@
108 108  [[Résultat → les données saisies dans le champ **Commentaire administratif** sont remontées dans la liste des biens.>>image:1752756282609-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
109 109  
110 110  
111 -== Saisir la décision de radiation ==
100 +== Acter la décision de radiation ==
112 112  
113 -Une fois la commission tenue, il est nécessaire de formaliser la suite donnée à chaque bien rattaché.
102 +Une fois la commission tenue, il convient de formaliser pour chaque bien la suite qui lui est donnée.
114 114  
115 -Pour cela :
104 +* Accédez à la commission
105 +* (((
106 +Modifiez chaque bien lié à l'évènement :
116 116  
117 -1. **Accédez à la sous-commission** concernée dans Flora.
118 -1. (((
119 -**Ouvrez chaque bien lié à l’événement**, puis :
120 -
121 -* Si la radiation est **acceptée** → saisissez la **suite à donner** ; celle-ci apparaîtra automatiquement dans la notice du bien.
122 -* Si la radiation est **refusée** → utilisez le bouton **Refuser** et précisez le **motif** dans le champ **Commentaire administratif**.
108 +* Si radiation acceptée → saisissez la suite à donnée, qui apparaîtra dans la notice du bien.
109 +* Si radiation refusée → Refusez le bien dans l'évènement et précisez le **motif**
123 123  )))
124 124  
125 -=== Cas d'un déclassement accepté ===
112 +=== Cas 1 : radiation accepté ===
126 126  
127 -Si le déclassement est accepté : la suite donnée apparaît automatiquement dans :
114 +Si le déclassement est accepté : la suite donnée apparaît automatiquement :
128 128  
129 -* la liste des **biens rattachés à la commission**;
130 -* la **notice du bien **(champ **Statut interne**) ;
131 -* et le **commentaire administratif** saisi dans l’événement est **recopié** dans la notice du bien. Si vous gérez le **registre informatisé**, vous pourrez modifier ou effacer ce commentaire une fois l’information transcrite dans le registre.
116 +* dans la **notice de l’événement** ;
117 +* dans la **notice du bien** ;
118 +* le **commentaire administratif** saisi dans l’événement est **recopié** dans la notice du bien. Si vous gérez le **registre informatisé**, vous pourrez également : modifier ou effacer ce commentaire une fois l’information transcrite dans le registre.
132 132  
133 133  [[Choix de la suite à donner et validation.>>image:1747747040744-481.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
134 134  
... ... @@ -139,9 +139,8 @@
139 139  [[Ex. Notice de bien → suite à donnée et commentaire administratif reportés sur la notice du bien via le champ **Statut interne**.>>image:1752760335995-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
140 140  
141 141  
142 -=== Cas d'un déclassement refusé ===
129 +=== Cas 2 : radiation refusée ===
143 143  
144 -**En cas de refus de déclassement**, le motif est saisi dans le champ **Commentaire administratif**. Il est ensuite archivé dans la notice du bien dans l’événement afin d’en assurer la traçabilité.
145 145  
146 146  [[Refus et commentaire sur refus de radiation.>>image:1747747373805-397.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
147 147  
... ... @@ -149,27 +149,25 @@
149 149  [[Résultat → le refus et le commentaire apparaissent dans la liste des biens. >>image:1747747417159-483.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
150 150  
151 151  
152 -== Archiver l’arrêté ou l’acte officiel ==
138 += Gestion documentaire de la radiation =
153 153  
154 -Une fois la décision de radiation prise, il est essentiel d’en conserver une **preuve formelle**. L’arrêté, ou tout autre document administratif validant l’opération, doit être intégré dans Flora afin d’assurer une traçabilité complète.
155 -Ce document peut ensuite être lié à la **sous-commission de déclassement**, et, si nécessaire, aux **notices des biens concernés**.
140 +== Associer l’arrêté ou l’acte officiel ==
156 156  
157 -1. **Archiver le document** dans la table //Autres documents//.
158 -1. (((
159 -**Lier ce document** :
142 +* Archiver l’arrêté dans la table **Autres documents**
143 +* (((
144 +Le lier :
160 160  
161 -* à la notice de la sous-commission,
162 -* et/ou aux notices des biens concernés.
146 +* À la notice de **sous-commission**
147 +* Et/ou aux **notices des biens concernés**
163 163  )))
164 164  
165 -(% class="box infomessage" %)
166 -(((
167 -Pour un ensemble de biens, la liaison peut être réalisée par **modification par lot**.
168 -)))
150 +Cette opération peut se faire par **modification par lot** pour plusieurs notices.
169 169  
170 170  [[Ex. Autres documents →  arrêté de déclassement avec liens sur l'évènement et les biens concernés. >>image:1752757623375-971.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
171 171  
172 172  
155 +=== Cas 1 : associer l'arrêté à la sous-commission de déclassement ===
156 +
173 173  [[Notice sous-commission → bouton modifier.>>image:1752757826317-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
174 174  
175 175  
... ... @@ -179,6 +179,8 @@
179 179  [[Notice sous-commission → notice document disponible dans la notice et dans le pavé de visualisation (à droite).>>image:1752757862451-993.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
180 180  
181 181  
166 +=== Cas 2 : associer l'arrêté aux notices de biens par lot ===
167 +
182 182  [[Table des biens → sélection des notices à modifier par lot dans la liste de résultats. >>image:1752757893148-116.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
183 183  
184 184  
... ... @@ -188,13 +188,13 @@
188 188  [[Résultat sur la notice de bien → document disponible dans le pavé de visualisation à droite.>>image:1752758215165-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
189 189  
190 190  
191 -== Mettre à jour le registre ==
177 +== Mise à jour du registre informatisé (optionnel) ==
192 192  
193 -Pour les utilisateurs du **registre informatisé** :
179 +Pour les utilisateurs du **registre des biens affectés** :
194 194  
195 195  1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Décrire > **Menu** Registres > **Sous-Menu **Recherche**
196 196  1. Recherchez le bien concerné et ouvrez sa notice.
197 -1. Modifiez le champ** Observations.**
183 +1. Modifiez le champ** Observations**
198 198  1. L'observation est automatiquement reportée dans la notice du bien.
199 199  
200 200  [[Table registres → formulaire de recherche.>>image:1752757321339-516.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -212,18 +212,22 @@
212 212  [[Résultat dans la table des biens → données du champ Observation (table Registres) reportées dans la notice.>>image:1752757115828-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
213 213  
214 214  
215 -== Relocaliser les biens radiés ==
201 += Relocalisation après radiation =
216 216  
217 -Une fois la décision de radiation actée, il est recommandé de relocaliser les biens concernés afin de préciser leur devenir physique.
218 -Pour cela, il convient de procéder en deux étapes :
203 +Si le bien a été détruit, vendu ou transféré :
219 219  
220 -1. **Créer un emplacement virtuel** dans la table des emplacements (ex. : « Détruit », « Vendu », « Cédé ») ;
221 -1. **Relocaliser les biens**, soit **unitairement** depuis leur notice, soit **par lot** à l’aide d’un panier.
205 +* Créer un **emplacement virtuel** (ex. « Détruit ») dans la table des emplacements.
206 +* (((
207 +Relocaliser :
222 222  
223 -Cette manipulation garantit une traçabilité claire du devenir des biens radiés.
209 +* **Unitairement** via la notice du bien
210 +* **Par lot** via un panier
211 +)))
224 224  
225 -=== Relocaliser un bien manuellement ===
213 +Cette manipulation permet d’assurer la **traçabilité physique** du bien, même après sa sortie de l’inventaire.
226 226  
215 +== Cas 1 : relocalisation unitaire ==
216 +
227 227  [[Relocaliser le bien.>>image:1752758740810-899.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
228 228  
229 229  
... ... @@ -230,7 +230,7 @@
230 230  [[Module de relocalisation.>>image:1752758785933-189.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
231 231  
232 232  
233 -=== Relocaliser en lot via les paniers ===
223 +== Cas 2 : relocation par lot ==
234 234  
235 235  [[Relocaliser le panier.>>image:1752758827608-924.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
236 236  
... ... @@ -241,39 +241,22 @@
241 241  [[Résultat sur les notices de biens.>>image:1752758886088-241.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
242 242  
243 243  
244 -== Éditer les décisions de commission ==
234 += Cas particuliers =
245 245  
246 -Une fois les décisions de commission enregistrées, il est possible de générer une édition regroupant les biens concernés, triés selon leur statut final (accepté ou refusé). Cette opération repose sur une structuration rigoureuse des commissions et des suites données à chaque bien.
236 +== Transfert d’affectation ==
247 247  
248 -À partir de Flora, vous pouvez éditer un modèle LibreOffice personnalisé incluant :
249 -
250 -* le type de décision (accepté ou refusé),
251 -* la liste des biens rattachés à la commission.
252 -
253 -[[Tri des biens liés à l'évènement par état.>>image:1752759369525-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
254 -
255 -
256 -[[Impression de la notice et des biens liés via les modèles de publication.>>image:1752759418072-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
257 -
258 -
259 -= Gérer les cas particuliers =
260 -
261 -Certaines situations appellent des traitements spécifiques : transferts d’affectation à distinguer des radiations classiques, corrections exceptionnelles en cas de redécouverte d’un bien, ou procédures simplifiées sans passage en commission. Ces cas particuliers doivent être traités avec précaution tout en respectant les exigences de traçabilité.
262 -
263 -== Traiter un transfert d’affectation ==
264 -
265 265  Le processus est identique à celui d’une radiation. Il suffit de modifier le **type de sous-commission** et les **suites données** à chaque bien.
266 266  
267 -== Corriger une radiation (bien retrouvé) ==
240 +== Revenir sur une radiation (exceptionnel) ==
268 268  
269 269  Une radiation peut exceptionnellement être corrigée, par exemple en cas de **redécouverte d’un bien déclaré détruit ou perdu**.
270 270  
271 271  Procédure :
272 272  
273 -* Refuser la suite donnée dans l’événement, en précisant comme motif : « Bien retrouvé le [date] » ;
274 -* Relocaliser le bien ;
275 -* Mettre à jour les constats d’état ;
276 -* Supprimer la mention de radiation dans le registre.
246 +* Refuser la suite donnée dans l’évènement, avec comme motif : « Bien retrouvé en date du… »
247 +* Relocaliser le bien
248 +* Mettre à jour les constats d’état
249 +* Supprimer la mention de radiation dans le registre
277 277  
278 278  (% class="box infomessage" %)
279 279  (((
... ... @@ -280,7 +280,7 @@
280 280  Cette action doit être **justifiée, documentée et validée** par l’autorité compétente.
281 281  )))
282 282  
283 -== Effectuer une radiation sans commission ==
256 +== Radiation sans commission ==
284 284  
285 285  Dans certains cas, une radiation peut être réalisée sans commission, à condition de respecter les règles de gestion :
286 286  
... ... @@ -291,12 +291,34 @@
291 291  (((
292 292  Cette méthode ne met **pas à jour automatiquement** le champ **Statut interne **dans la notice du bien. Elle doit donc rester **exceptionnelle**.
293 293  )))
267 +
268 += Édition des décisions de commission =
269 +
270 +Les décisions peuvent être exportées et triées par **type de décision finale** (bien accepté ou refusé).
271 +
272 +Conditions :
273 +
274 +* Types de commissions correctement définis
275 +* Suites données saisies sur chaque bien
276 +
277 +Il est possible d’éditer un modèle LibreOffice personnalisé à partir de Flora, incluant :
278 +
279 +* Le type de décision (état accepté ou refusé)
280 +* La liste des biens concernés
281 +
282 +[[Tri des biens liés à l'évènement par état.>>image:1752759369525-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
283 +
284 +
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303 +* Gérer les emplacements
304 +* Gérer les relocalisations
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