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Gérer les transferts de propriété

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/25 15:03

Version 3.5 et ultérieures

Lorsqu’un bien reçu en dépôt inscrit au registre devient propriété du musée, il est indispensable de consigner un transfert de propriété dans Flora.

Cette opération garantit la traçabilité documentaire, la conformité réglementaire et le respect des procédures d’inventaire.

La procédure s’articule en trois étapes successives :

  1. Créer une nouvelle entrée de transfert de propriété et rattacher le bien.
  2. Radier le dépôt initial dans le registre correspondant.
  3. Intégrer le bien au registre des biens affectés.

Créer et rattacher une entrée de transfert de propriété

Créer l’entrée

  1. Depuis la table des entrées, créez une nouvelle notice en sélectionnant la grille Registre – Transfert de propriété.

  2. Renseignez les champs obligatoires puis enregistrez.
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Création d'une entrée → choix grille Registre - Transfert de propriété. 

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Entrée → saisie des champs et enregistrement. 

Rattacher le bien à la nouvelle entrée

Deux méthodes sont possibles :

Attachement unitaire (depuis la notice du bien)

  1. Dans le champ Ancienne entrée, sélectionnez l’entrée du dépôt initial.
  2. Dans le champ Entrée, sélectionnez la nouvelle entrée de transfert.
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Ex. Notice de biens → renseignement de l'ancienne et de la nouvelle entrée. 

Attachement en lot (depuis la liste de résultats)

  1. Sélectionnez les biens concernés.
  2. 1ʳᵉ opération : associez l’ancienne entrée (dépôt).
  3. 2ᵉ opération : associez la nouvelle entrée (transfert).
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Table des biens →  sélection des notices à associer via la liste de résultats.

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Première association → renseigner l’ancienne entrée de dépôt

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Seconde association  → renseigner la nouvelle entrée de transfert.

Radier le bien du registre des dépôts

  1. Ouvrez le menu Registres / Recherche et localisez la notice concernée.
  2. Passez en modification sur la version figée de la notice.

  3. Dans le champ Observation, saisissez la mention :

    « Bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d’inventaire… »

  4. Rééditez le registre des dépôts pour faire apparaître la mention de radiation.
  5. Recherchez la notice dans le menu Registres / Recherche.
  6. Passez en modification sur la version figée de la notice. Dans le champ Observation, saisissez la mention suivante : « Bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d’inventaire… »
  7. Rééditez la notice du registre des dépôts pour faire apparaître la mention de radiation.

Cette étape est obligatoire avant toute intégration dans le registre des biens affectés.

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Table registres → recherche du bien à radier.

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Table registres → Bouton modifier

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Table registres → saisie de la mention de radiation et enregistrement.

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Table registres → bouton d'édition du registre.

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Résultat → ré-édition du registre des dépôts avec mention de radiation sur la notice.

Intégrer le bien au registre des biens affectés

  1. Modifiez la notice dans la table des biens.
  2. Sélectionnez la grille 02. Registre – Transfert de propriété.

  3. Renseignez :

    • le nouveau numéro d’inventaire,
    • les anciens numéros (dépôt, inventaire du déposant) dans les champs Autres numéros.
    • le champ Enregistrer le transfert de propriété : sélectionnez Oui.
  4. Enregistrez la notice.
  5. Cliquez sur le bouton Tampon dans la barre d’outils.
  6. Confirmez l’intégration en cliquant sur OUI.
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Table des biens → bouton modifier.

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Table des biens → choix grille 02.Registre - Transfert de propriété.

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Table des biens → saisie des champs dans la grille de saisie et enregistrement.

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Table des biens → bouton d'intégration au registre réglementaire.

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Validation intégration du bien au registre des acquisitions de l'année 2025.

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Message de confirmation intégration au registre.

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Résultat table registres → création d'une nouvelle notice dans le registre des biens affectés