Qu'est ce qu'exemplariser ?

Dans un système de gestion informatisée des bibliothèques (SIGB), exemplariser une notice consiste à rattacher un exemplaire physique (le document possédé par la bibliothèque) à une notice bibliographique décrivant l’ouvrage.
Chaque exemplaire est ainsi identifié et suivi dans Flora, avec ses propres informations pratiques (cote, localisation, statut, disponibilité…).

Cette fonctionnalité permet de gérer plusieurs exemplaires d’un même ouvrage, qu’ils soient localisés au même endroit ou répartis dans différents services.

Dans le cadre de la documentation des biens du musée, l’exemplarisation joue aussi un rôle important :

• les ouvrages présents dans la bibliothèque sont décrits à la fois par une notice bibliographique et une notice exemplaire,
• les ouvrages mentionnés uniquement à titre documentaire (par exemple dans une bibliographie ou une recherche), mais non détenus physiquement par la bibliothèque, disposent uniquement d’une notice bibliographique, sans exemplaire rattaché.

Exemplariser une notice bibliographique

1. Depuis la visualisation d’une notice bibliographique, cliquez sur le bouton Créer un exemplaire dans la barre d’outils.
2. La grille de saisie d’exemplaire s’ouvre. Certains champs (type de document, support, cote) sont automatiquement hérités de la notice bibliographique si ceux-ci ont été renseignés.

3. Les champs obligatoires à renseigner sont :

   • la catégorie de prêt
   • le site
   • le code-barres : si aucun code-barres n’est renseigné à l’enregistrement, Flora en génère automatiquement un.
   • le champ Nouveauté
4. Complétez les champs nécessaires et enregistrez la notice d’exemplaire.

La version 4.7 introduit une refonte complète des grilles de saisie des exemplaires, avec un objectif de simplification, de cohérence et de meilleure adaptation aux niveaux d’usage.

• Niveaux 1 & 2 :
  → Mise en place d’une grille unique, plus simple, intégrant de nouveaux champs descriptifs.
  → Les champs strictement liés au prêt ont été supprimés.
• Niveau 3 :
  → Introduction d’une grille spécifique “Exemplaire de prêt”, adaptée à la gestion de la circulation.
  → Disponibilité d’une grille “Catalogage à la volée” pour la création rapide d’exemplaires simplifiés.

Visualiser et gérer les exemplaires

• Dans la notice de l’exemplaire, le lien vers la notice bibliographique est généré automatiquement.

• Les exemplaires liés apparaissent également en bas de la notice bibliographique.

Patrimonialiser un exemplaire

Lorsqu’un exemplaire acquiert une valeur patrimoniale (édition rare, exemplaire ancien ou précieux), il peut être converti en bien afin d’intégrer la base des collections.

1. Depuis la notice d’exemplaire, cliquez sur le bouton Patrimonialiser.
2. Renseignez le numéro d’inventaire dans la fenêtre pop-up (par défaut, Flora reprend le code-barres de l’exemplaire, modifiable si besoin).
3. Choisissez la grille de saisie adaptée au bien.
4. Les principales données de la notice bibliographique (titre, auteur-exécutant…) sont automatiquement reprises dans la notice de bien.
5. Complétez les champs et enregistrez.

Le lien entre la notice exemplaire et la notice bien est conservé. Les trois notices (bibliographique, exemplaire, bien) restent stockées dans leurs tables respectives, permettant un suivi cohérent à la fois documentaire et patrimonial.