Flora offre plusieurs solutions pour enrichir le catalogue sans ressaisir manuellement toutes les informations. Grâce aux fonctionnalités d’import et de dérivation, il est possible de récupérer directement des notices déjà constituées dans des catalogues de référence (BnF, Sudoc, IdRef, autres serveurs Z39.50).
Cette démarche présente plusieurs avantages :
gain de temps : les notices sont déjà complètes et structurées en UNIMARC par des professionnels ;
qualité et fiabilité : les données proviennent de catalogues reconnus et validés ;
interopérabilité : les notices sont normalisées et peuvent être exploitées dans d’autres systèmes ;
cohérence interne : l’utilisation d’autorités partagées (ex. IdRef) limite la création de doublons et harmonise la base.
Cette page décrit les différents modes d’import et de dérivation disponibles dans Flora, leurs usages, ainsi que les bonnes pratiques à respecter pour garantir un traitement optimal des notices.
Dériver depuis le catalogue de la BnF ou du Sudoc
La BnF (Bibliothèque nationale de France) est la bibliothèque nationale française. Elle a pour mission de collecter, conserver et valoriser l’ensemble de la production éditoriale française grâce au dépôt légal, mais aussi d’enrichir et de diffuser son vaste patrimoine documentaire.
Le Sudoc (Système Universitaire de Documentation) est le catalogue collectif français géré par l’Agence bibliographique de l’enseignement supérieur (Abes). Il recense l’ensemble des collections documentaires de l’enseignement supérieur et de la recherche : livres, thèses, revues, documents électroniques, etc.
Bonnes pratiques de dérivation :
Toujours vérifier l’existence d’une notice dans Flora avant d’importer.
Privilégier les notices complètes et validées.
Compléter systématiquement les données locales après import.
Uniformiser les autorités via IdRef pour garantir la cohérence.
Dédoublonner régulièrement en cas d’imports multiples.
Accéder au catalogue de la BnF
Depuis le menu saisie
Il est possible d’accéder au catalogue de la BnF depuis le menu Saisie, mais uniquement pour dériver des notices bibliographiques.
Accès au catalogue de la BnF depuis le menu saisie
Depuis le menu Réservoirs biblio.
Depuis le menu Réservoirs biblio., le sous-menu BnF donne accès soit au catalogue bibliographique, soit aux autorités, permettant ainsi de dériver aussi bien des notices de documents que des notices d’autorités.
Accès au catalogue bibliographique de la BnF depuis le menu Réservoirs biblio.
Accès aux autorités de la BnF depuis le menu Réservoirs biblio.
Accéder au catalogue du Sudoc
Pour le catalogue Sudoc, l’accès se fait uniquement depuis le menu Réservoirs biblio., puis le sous-menu Sudoc. Il n’est possible d’y dériver que des notices bibliographiques.
Accès au catalogue du Sudoc
Rechercher une notice à dériver
Via l'interface de recherche
Quand vous utilisez l’interface de recherche dans un réservoir (BnF bibliographique, BnF autorités ou Sudoc), vous interrogez directement le catalogue externe concerné, en dehors de la base Flora. La requête ne s’effectue pas dans Flora mais dans la base du réservoir.
Choisir le réservoir
Paramétrer les critères de recherche
Lancer la recherche en cliquant sur Rechercher
Exemple de recherche dans le catalogue de la BnF
Bonnes pratiques Si la recherche est trop large ou imprécise, le catalogue peut retourner un très grand nombre de résultats et l’affichage peut alors prendre du temps.Pour optimiser vos recherches et gagner du temps, il est fortement conseillé d’utiliser les identifiants normalisés :
ISBN (International Standard Book Number) : code international de 13 chiffres identifiant tout livre destiné à être commercialisé.
ISSN (International Standard Serial Number) : identifiant unique des publications en série (revues, journaux, bases en ligne, podcasts scientifiques…).
EAN (European Article Numbering / GENCODE) : code-barres associé à l’ISBN, imprimé au dos des livres.
PPN (Pica Production Number) : identifiant unique attribué par le Sudoc à chaque notice bibliographique.
Par lecture de code-barre
Il est possible d’utiliser un lecteur de code-barres pour rechercher directement une notice dans les catalogues de dérivation à partir d’un ISBN, ISSN ou EAN.
Lors de l’ouverture d’une grille de saisie sur une table où la dérivation est activée, un formulaire de recherche s’affiche avec une zone dédiée à la saisie EAN / ISBN.
Le scannage du code-barres de l’objet à cataloguer déclenche automatiquement une recherche séquentielle :
d’abord dans le catalogue local de Flora,
puis dans les réservoirs paramétrés (BnF, Sudoc).
Si une seule notice correspond, elle est affichée directement.
Si plusieurs notices sont trouvées, Flora affiche la liste des résultats avec un message précisant leur provenance.
Lorsqu’une notice est identifiée dans un réservoir externe, elle s’ouvre automatiquement.
Attention : Flora ne prend pas en charge les QR codes. Seuls les codes ISBN, ISSN et EAN sont reconnus.
Dériver une notice
Il est possible de définir précisément quels champs des notices doivent être importés depuis les catalogues de dérivation.
Ce paramétrage est optionnel et est réalisé lors du projet, en fonction des besoins de l’institution.
Création d'une nouvelle notice
Consulter les résultats et choisir la notice la plus pertinente.
Ouvrir la notice en cliquant sur le titre
Cliquer sur Importer la notice et ses autorités dans le catalogue
La notice et ses autorités associées sont importées dans Flora.
Liste de résultats
Importer la notice
Exemple d'une notice importée
Mise à jour d'une notice déjà existante
Lorsque vous actualisez une notice déjà existante dans Flora via la dérivation, les données locales peuvent être écrasées. En effet, les informations importées depuis le réservoir remplacent les champs correspondants de la notice.
Toute modification faite manuellement dans Flora (ex. corrections, ajouts dans certains champs bibliographiques) sera donc perdue au moment de l’import.
Exception : Les champs du regroupement “Musée” sont propres à Flora et ne sont pas modifiés lors d’une mise à jour par dérivation.
Consulter les résultats et choisir la notice la plus pertinente.
Ouvrir la notice en cliquant sur le titre
Cliquer sur Importer la notice et ses autorités dans le catalogue
La notice déjà existante est actualisée dans Flora.
Liste de résultats
Importer la notice
Exemple de mise à jour d'une notice
Il est possible d’automatiser la mise à jour des notices dérivées grâce à un fichier de configuration spécifique.
La fréquence du déclenchement peut être définie à intervalle régulier (par exemple : une fois par jour, par semaine ou par mois).
Le principe repose sur un moissonnage d’une source externe (ex. : catalogue BnF) afin de fusionner les nouvelles données avec les notices déjà dérivées dans la base locale de Flora.
Ce paramétrage est optionnel et doit être mis en place lors du projet, en fonction des besoins de l’institution.
Erreur d'import
Il peut arriver qu’une dérivation échoue et qu’une notice ne soit pas importée dans Flora. Dans ce cas, un message s’affiche et vous donne la possibilité de télécharger un fichier de traces.
Ces erreurs relèvent le plus souvent d’un problème de configuration du connecteur entre Flora et le réservoir. Il est donc recommandé d’ouvrir un ticket auprès du support Flora et de transmettre le fichier de traces afin que l’équipe technique puisse analyser et corriger le problème.
Exemple d'échec d'import
Traiter les notices dérivées
Flora enregistre automatiquement des informations liées à l’import :
Source de dérivation
Table de dérivation
Identifiant interne de dérivation
Identifiant notice de dérivation
Date de création par dérivation
Etat de dérivation
Dernière dérivation effectuée.
Il est possible de les consulter en bas de la vue "Standard" de la notice.
Se positionner sur la vue standard
Informations liées à l'import
Après une dérivation, il ne faut pas oublier d’effectuer un certain nombre d’actions pour assurer un traitement complet des notices :
Exemplariser les notices importées (ajouter la cote, l’état, la localisation, la disponibilité).
Créer des numéros de périodiques pour les publications en série.
Compléter les données locales si nécessaire (notes, fichiers associés, liens internes).
Dériver depuis un serveur Z39.50
Le Z39.50 est un protocole de communication normalisé utilisé par les bibliothèques et centres de documentation pour interroger à distance leurs catalogues.
Caractéristiques :
permet d’effectuer des recherches en ligne dans un catalogue externe,
retourne des notices bibliographiques ou d’autorité dans un format structuré,
facilite l’interopérabilité entre logiciels de gestion de bibliothèques,
est utilisé par de nombreux catalogues nationaux et universitaires (ex. Sudoc, Library of Congress, etc.).
Par défaut, Flora permet la dérivation de notices bibliographiques depuis le catalogue Sudoc, accessible via un serveur au format Z39.50.
Flora est également compatible avec d’autres catalogues bibliographiques exposés en Z39.50 (exemple : Oxford Library). Toute source disposant de ce protocole peut être paramétrée comme réservoir de dérivation.
Ce paramétrage est optionnel et doit être réalisé lors du projet.
Flora gère aussi les identifiants internes des notices Z39.50, ce qui permet :
d’optimiser les performances du module,
d’éviter les doublons lors des dérivations et des mises à jour.
Une fois les catalogues externes paramétrés, les modalités de dérivation sont identiques à celles utilisées en standard.
Importer en ISO2709
L’ISO 2709 est une norme internationale qui définit le format d’échange informatique des notices bibliographiques. Elle sert de « conteneur » pour transporter des notices entre différents catalogues, même lorsqu’ils n’utilisent pas exactement la même version du format MARC (par exemple UNIMARC, MARC21).
Caractéristiques :
structure normalisée, indépendante du système informatique,
utilisée pour les échanges massifs entre bibliothèques,
garantit que les données importées soient correctement interprétées et intégrées dans le catalogue destinataire.
Un menu spécifique permet d’importer dans le catalogue bibliographique de Flora des notices normalisées fournies au format ISO2709 UNIMARC par des réservoirs bibliographiques.
Ces fonctions sont paramétrées selon le contexte de l’institution.
En standard :
si vous disposez d’un compte utilisateur sur le site de la BnF, vous pouvez créer un panier de notices et l’exporter au format ISO2709,
une fois le fichier téléchargé, connectez-vous à Flora et utilisez l’espace de travail Bibliothèque, puis le menu Import et Import ISO 2709 pour lancer l’import.
: Importer une notice et ses autorités