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Code source wiki de H. Facturer

Version 1.1 par admin admin le 2025/04/16 12:27
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admin admin 1.1 1 {{box cssClass="floatinginfobox" title="**Sommaire**"}}
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4
5 Flora autorise l'enregistrement d'une facture et des lignes de facture qu'elle contient ; ce mode d'enregistrement correspond à la facturation ligne à ligne. Pour alléger la saisie, certains sites préfèrent n'enregistrer que le montant total de la facture ; ce mode de saisie correspond à la facturation globale. Dans l'un ou l'autre des modes de facturation, il est possible d'enregistrer plusieurs factures pour une même commande ; on parle dans ce cas de facturation multiple.
6
7 = H.1. Facturer globalement =
8
9 **Standard**
10
11 Profil utilisé : acq/acq
12
13 (% class="etape" %)
14 Etape 1/5 : rechercher les commandes à facturer globalement
15
16 Sélectionnez l'espace de travail Acquisition, puis cliquez sur le menu Acquisition / Facturation / Globale.
17
18 Le formulaire de recherche des commandes à facturer s'affiche.
19
20 Cliquez sur Rechercher. Puisque le critère coché par défaut est l'état A facturer, vous visualisez la liste de toutes les commandes qui ne sont pas encore facturées. Plus précisément, il s'agit des commandes commandées ou annulées pour lesquelles la facturation globale a été choisie.
21
22 (% class="etape" %)
23 Etape 2/5 : visualiser les commandes déjà facturées
24
25 Sélectionnez l'état Facturé totalement puis cliquez sur Rechercher. Les commandes dont la facturation est terminée s'affichent.
26
27 (% class="etape" %)
28 Etape 3/5 : créer une facture pour le montant total de la commande
29
30 Recherchez une commande à facturer globalement puis cliquez sur [[image:1569589203948-589.png||height="16" width="16"]] , placé devant la commande.
31
32 Une grille de saisie de facture s'ouvre, avec le nombre d'exemplaires et les montants pré-renseignée. Dans la partie supérieure, une vue synthétique des données de la commande est affichée.
33
34 Ici, la facture concerne l'ensemble des exemplaires : il suffit de saisir le numéro de la facture, et d'ajouter éventuellement un commentaire.
35
36 (% style="text-align:center" %)
37 [[image:1569589218867-975.png||height="475" width="576"]]
38
39 (% class="MsoCaption" %)
40 //Saisie d'une facture pour la totalité de la commande//
41
42 Cliquez sur [[image:1569589236688-624.png||height="24" width="24"]] pour enregistrer la nouvelle facture.
43
44 Cliquez sur le numéro placé devant la commande traité. Visualisez la section Gestion. La commande est désormais à l'état Facturé totalement. Il n'y a plus d'exemplaires à facturer.
45
46 (% style="text-align:center" %)
47 [[image:1569589247527-940.png||height="76" width="488"]]
48
49 (% class="MsoCaption" %)
50 //Données de facturation de la commande//
51
52 (% class="etape" %)
53 Etape 4/5 : créer une facture pour une partie de la commande
54
55 Ouvrez une grille de saisie de facture de la même manière qu'à l'étape précédente.
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57 En plus du numéro de facture, saisissez le nombre d'exemplaires à facturer et le montant HT ou TTC. Flora recalcule automatiquement les autres montants.
58
59 Enregistrez la facture. La commande est à l'état Facturé partiellement. Elle apparaîtra dans la liste de commandes à facturer jusqu'à ce que le nombre à facturer soit égal à 0.
60
61 (% style="text-align:center" %)
62 [[image:1569589263194-101.png||height="77" width="489"]]
63
64 (% class="MsoCaption" %)
65 //Exemple de commande partiellement facturée//
66
67 (% class="etape" %)
68 Etape 5/5 : visualiser les informations budgétaires mises à jour
69
70 Les budgets concernés sont mis à jour en fonction de ces opérations de facturation : le montant facturé augmente et le montant engagé diminue au fur et mesure.
71
72 Dans la commande :
73
74 * L'état du budget fonctionnel est mis à Désengagé partiellement ou Désengagé totalement.
75 * Les montants engagés et désengagés du budget fonctionnel sont recalculés.
76 * L'état du budget fournisseur est mis à Désengagé partiellement ou Désengagé totalement.
77 * Les montants engagés et désengagés du budget fournisseur sont recalculés.
78 * L'état des budgets livraison est mis à Désengagé partiellement ou Désengagé totalement.
79 * Les montants engagés et désengagés des budgets livraison sont recalculés.
80
81 Dans la ligne de commande, si la commande est facturée totalement :
82
83 * L'état du budget fonctionnel est mis à Désengagé totalement.
84 * Les montants engagés et désengagés du budget fonctionnel sont recalculés.
85 * L'état du budget fournisseur est mis à Désengagé totalement.
86 * Les montants engagés et désengagés du budget fournisseur sont recalculés.
87
88 (% class="reference" %)
89 Attention, si la commande est facturée partiellement mais qu'il n'a qu'une seule ligne associée, celle-ci n'est pas mise à jour : ses budgets restent engagés et son état de facturation "Non facturé", jusqu'à ce que la commande soit facturée totalement.
90
91 = H.2. Facturer ligne à ligne =
92
93 **Standard**
94
95 Profil utilisé : acq/acq
96
97 (% class="etape" %)
98 Etape 1/7 : rechercher les lignes de commande à facturer ligne à ligne
99
100 Sélectionnez l'espace de travail Acquisition, puis cliquez sur le menu Acquisition / Facturation / Ligne à ligne.
101
102 Le formulaire de recherche de lignes de commande à facturer s'affiche.
103
104 Cliquez sur Rechercher. Puisque le critère coché par défaut est l'état A facturer, vous visualisez la liste de toutes les commandes qui ne sont pas encore facturées. Plus précisément, il s'agit des commandes commandées ou annulées pour lesquelles la facturation ligne à ligne a été choisie.
105
106 Les critères de recherche dans les deux onglets sont les mêmes que ceux décrits dans la recherche des commandes.
107
108 (% class="etape" %)
109 Etape 2/7 : visualiser les commandes déjà facturées
110
111 Sélectionnez l'état Facturé totalement puis cliquez sur Rechercher. Les commandes dont la facturation est terminée s'affichent.
112
113 (% class="etape" %)
114 Etape 3/7 : saisir une facture
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116 Recherchez les lignes de commande à facturer.
117
118 Avant de saisir des lignes de facture à partir des lignes de commande, il faut créer la facture. Cliquez sur [[image:1569589298919-985.png||height="16" width="16"]] , placé devant la ligne de commande, pour ouvrir la grille de saisie de factures.
119
120 Flora propose de créer une facture pour la totalité de la commande.
121
122 (% style="text-align:center" %)
123 [[image:1569589310206-276.png||height="480" width="463"]]
124
125 (% class="MsoCaption" %)
126 //Facture pour les 20 exemplaires de la commande//
127
128 Saisissez le numéro de facture et enregistrez, en cliquant sur [[image:1569589328441-311.png||height="24" width="24"]] .
129
130 (% class="etape" %)
131 Etape 4/7 : modifier une facture
132
133 Tant qu'aucun exemplaire n'a été facturé, il est possible de modifier la facture pour la facturation ligne à ligne.
134
135 (% class="etape" %)
136 Etape 5/7 : saisir une ligne de facture
137
138 Cliquez sur [[image:1569589340013-257.png||height="16" width="16"]] pour ouvrir une grille de saisie de ligne de facture. Flora propose de créer une ligne pour les exemplaires commandés ou les exemplaires reçus (selon le paramétrage choisi). Une vue synthétique des données de la ligne de commande est présentée au-dessus du formulaire de saisie.
139
140 (% style="text-align:center" %)
141 [[image:1569589352170-504.png||height="434" width="599"]]
142
143 (% class="MsoCaption" %)
144 //Ouvrir la liste des factures à laquelle la ligne peut être rattachée//
145
146 Cliquez sur [[image:1569589369750-199.png||height="16" width="16"]] pour sélectionner la facture à laquelle la ligne sera rattachée. Flora propose la liste des factures dont :
147
148 * le fournisseur
149 * la devise d'achat
150 * le taux TVA
151
152 correspondent à ceux de la ligne de commande et qui ne sont pas encore totalement facturés.
153
154 Après avoir choisi une facture et enregistré la ligne, visualisez la liste des lignes facturées totalement et cliquez sur le numéro placé devant la ligne de commande. Visualisez la section Gestion. Il ne reste rien à facturer.
155
156 (% style="text-align:center" %)
157 [[image:1569589380174-208.png||height="90" width="391"]]
158
159 (% class="MsoCaption" %)
160 //Informations sur la facturation de la ligne de commande//
161
162 (% class="reference" %)
163 L'état de facturation de la commande est (% style="font-style:normal; font-weight:normal" %)Facturé partiellement(%%).
164
165 (% class="etape" %)
166 Etape 6/7 : créer une facture
167
168 Il est possible de créer une facture indépendamment de toute ligne de commande. Elle sera ainsi disponible lors de la saisie ultérieure d'une ligne de facture.
169
170 Cliquez sur le bouton [[image:1569589397214-897.png||height="24" width="24"]] qui se trouve en dessous du formulaire de recherche.
171
172 Une grille de saisie vierge s'ouvre, permettant la création d'une facture indépendante des lignes de commande. Remplissez tous les champs obligatoires avant de valider.
173
174 (% style="text-align:center" %)
175 [[image:1569589406376-758.png||height="481" width="426"]]
176
177 (% class="MsoCaption" %)
178 //Création de facture non associée à une ligne de commande//
179
180 (% class="etape" %)
181 Etape 7/7 : visualiser les informations budgétaires mises à jour
182
183 Les budgets concernés sont mis à jour en fonction de ces opérations de facturation : le montant facturé augmente et le montant engagé diminue au fur et mesure.
184
185 Dans la commande et les lignes de commande :
186
187 * L'état du budget fonctionnel est mis à Désengagé partiellement ou Désengagé totalement.
188 * Les montants engagés et désengagés du budget fonctionnel sont recalculés.
189 * L'état du budget fournisseur est mis à Désengagé partiellement ou Désengagé totalement.
190 * Les montants engagés et désengagés du budget fournisseur sont recalculés.
191
192 = H.3. Facture =
193
194 Ce menu permet de gérer les factures saisies lors de la facturation des commandes et lignes de commande.
195
196 **Standard**
197
198 Profil utilisé : acq/acq
199
200 (% class="etape" %)
201 Etape 1/6 : accéder au formulaire
202
203 Sélectionnez l'espace de travail Acquisition, puis cliquez sur le menu Acquisition / Facturation / Facture.
204
205 Si vous avez le droit fonctionnel de gérer les factures pour au moins un site, le formulaire de recherche de factures s'affiche.
206
207 (% class="etape" %)
208 Etape 2/6 : choisir le type de facturation
209
210 Si vous avez le droit de gérer les deux types de facturation, globale et ligne à ligne, des boutons radio vous permettent de sélectionner le type avec lequel vous voulez travailler. Le type de facturation Ligne à ligne est présélectionné. Nous verrons que les possibilités de gestion diffèrent un peu selon le type de facturation.
211
212 (% class="etape" %)
213 Etape 3/6 : créer une facture ligne à ligne
214
215 Sélectionnez le type de facturation Ligne à ligne puis cliquez sur le bouton [[image:1569589432145-587.png||height="24" width="24"]] pour ouvrir une grille de saisie de facture ligne à ligne. Reportez-vous à cette étape de la section précédente.
216
217 (% class="etape" %)
218 Etape 4/6 : afficher la liste de factures ligne à ligne
219
220 Avec type de facturation Ligne à ligne sélectionné, et après avoir saisi éventuellement une question et positionné les filtres, lancez une recherche. La liste de factures qui y répondent se présente en-dessous du formulaire.
221
222 Suite à la création d'une nouvelle facture, la liste de factures se présente également.
223
224 Vous pouvez cliquer sur le numéro à gauche de chaque ligne pour visualiser la fiche de la facture. Il est possible de rebondir de cette fiche aux lignes de commande associées, ou, en cliquant sur le numéro à gauche, à la vue de la ligne de facture. Les lignes de facture associées peuvent être triées selon les colonnes d’affichage :
225
226 (% style="text-align:center" %)
227 [[image:1569589443872-339.png||height="482" width="580"]]
228
229 (% class="MsoCaption" %)
230 //Tri sur les lignes de facture//
231
232 (% class="reference" %)
233 La recherche avancée propose le critère (% style="font-style:normal; font-weight:normal" %)N° commande(%%). En standard, celui-ci n'est pas renseigné pour les factures ligne à ligne, donc n'est pas opérationnel pour la recherche associée. Il est exploité dans la recherche de factures globales.
234
235 (% class="etape" %)
236 Etape 5/6 : supprimer une facture ligne à ligne
237
238 Le bouton [[image:1569589461582-968.png||height="24" width="24"]] est toujours disponible pour saisir une facture pour la facturation ligne à ligne. Un deuxième bouton s'affiche avec la liste de factures, qui permet la suppression. Cochez la ou les facture(s) à supprimer avant de cliquer sur [[image:1569589474106-294.png||height="24" width="24"]] . Les factures sélectionnées sont supprimées de la base et ne s'affichent plus dans la liste.
239
240 (% class="etape" %)
241 Etape 6/6 : afficher la liste de factures globales
242
243 Avec type de facturation globale sélectionné, et après avoir saisi éventuellement une question et fait votre choix de site, lancez une recherche. La liste de factures qui y répondent se présente en-dessous du formulaire.
244
245 Aucun bouton n'est proposé au-dessus de la liste. En revanche, dans chaque ligne, vous pouvez non seulement visualiser la fiche de la facture (cf. étape 4) mais aussi :
246
247 * charger les autres factures associées à la même commande
248 * voir la commande.
249
250 = H.4. Ligne de facture =
251
252 Ce menu permet de gérer les lignes de facture saisies lors de la facturation des lignes de commande.
253
254 **Standard**
255
256 Profil utilisé : acq/acq
257
258 (% class="etape" %)
259 Etape 1/3 : accéder au formulaire
260
261 Sélectionnez l'espace de travail Acquisition, puis cliquez sur le menu Acquisition / Facturation / Ligne de facture.
262
263 Si vous avez le droit fonctionnel de gérer les lignes de facture pour au moins un site le formulaire de recherche de lignes de facture s'affiche.
264
265 (% class="etape" %)
266 Etape 2/3 : afficher la liste de lignes de facture
267
268 Après avoir saisi éventuellement une question et fait votre choix de site, lancez une recherche. La liste de lignes de facture qui y répondent se présente en-dessous du formulaire.
269
270 Vous pouvez cliquer sur le numéro à gauche de chaque ligne pour visualiser la fiche de la facture. De cette fiche vous pouvez rebondir sur les lignes de commande associées.
271
272 Vous pouvez aussi :
273
274 * charger les autres lignes de la même facture
275 * voir la commande
276
277 (% class="etape" %)
278 Etape 3/3 : annuler une facturation ligne à ligne
279
280 Cochez la ou les ligne(s) à annuler avant de cliquer sur [[image:1569589498645-317.png||height="24" width="24"]] . Les lignes sélectionnées sont annulées et ne s'affichent plus dans la liste. Les données de la facture, de la commande et de la ligne de commande sont mises à jour en fonction de l'annulation.
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