Saisir des archives
Versions 3.5 et ultérieures
La saisie des archives dans Flora permet de documenter et d’organiser l’ensemble des documents confiés ou produits par une institution. Ces archives constituent une mémoire essentielle, qu’elle soit liée au fonctionnement courant ou à la conservation patrimoniale. On distingue notamment :
Ces différents ensembles coexistent dans Flora : certains garantissent la traçabilité administrative et scientifique, d’autres contribuent à la valorisation patrimoniale des fonds documentaires. La saisie d’archives dans Flora s’adresse aussi bien à des centres d’archives (archives départementales, municipales ou spécialisées), qu’à des musées qui souhaitent gérer leurs archives historiques selon les normes archivistiques, ou encore à toute institution désirant organiser et exploiter ses propres archives de fonctionnement. La structuration des données archivistiques dans Flora s’appuie sur la norme ISA-G (ISAD(G) en anglais, General International Standard Archival Description). Cette norme définit les éléments de description nécessaires pour identifier un document, préciser son contexte, et situer chaque pièce dans une hiérarchie (versement, article, dossier, sous-dossier, pièce). En respectant ce standard, Flora assure la cohérence, la pérennité et l’interopérabilité des descriptions archivistiques, qu’il s’agisse de dossiers administratifs récents, de documents patrimoniaux anciens ou de fonds iconographiques et multimédias. Dans Flora, la saisie des archives s’effectue toujours à travers deux tables distinctes et complémentaires : la table Versements, qui enregistre le dépôt ou transfert global, et la table Unités d’archives, qui décrit chaque élément constitutif du versement (article, dossier, sous-dossier ou pièce). Cette organisation garantit une structuration hiérarchique conforme à la norme ISA-G et facilite le suivi des fonds. |