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FAQ Connaître la différence entre la duplication de notices et l'utilisation d'un modèle de saisie rapide

Modifié par admin admin le 2025/06/30 11:24

 

Qu'est-ce que la duplication de notices ?

La duplication de notice permet de créer une nouvelle notice sur la base d'une notice déjà saisie dans la base de données.

Quels sont les risques de la duplication de notices ?

Lorsque l'on duplique une notice, TOUTES les données sont dupliquées dans la nouvelle notice. De ce fait, il y a un risque d'oublier de supprimer certaines données dans la nouvelle notice. De fait, cela crée une nouvelle notice avec des données erronées.

Exemple

Oublier de supprimer des liens photos.

Les données sont les mêmes, exceptées les photos des oeuvres, qui sont distinctes. Or, il y a eu un oubli lors de la duplication de la notice. Il fallait supprimer le lien vers la photo dans le groupe de champs Documentation et le remplacer par la bonne photo de l'oeuvre.

Notice initialement saisieNotice dupliquée

 

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Résultat après enregistrement : duplication de la notice photo, donnée erronée intégrée dans la nouvelle notice.

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Exemple

Oublier de mettre à jour le constat d'état initial. Un des deux biens est en bon état et l'autre non. Si on oublie de modifier cette donnée, cela est risqué pour la conservation du bien.

Il fallait modifier le champ état de conservation initial pour que la donnée soit cohérente avec l'état de conservation du bien.

Notice initialement saisieNotice dupliquée

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Résultat après enregistrement : duplication de l'état de conservation bon alors qu'il fallait indiquer mauvais dans la notice du bien créée via duplication.

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Dupliquer des notices est donc risqué car cela duplique toutes les données de la notice initiale. Toutes les données ne sont pas réutilisables pour la nouvelle notice, il faut en supprimer, en ajouter, etc. Cela peut faire perdre du temps mais également entraîner la duplication de données erronées dans la nouvelle notice.

Comment utiliser la duplication de notices ?

Cliquer ici pour en savoir plus sur l'utilisation de la duplication de notices. 

Qu'est-ce qu'un modèle de saisie rapide ?

Les modèles de saisie rapide permettent d'ajouter des valeurs par défaut à une grille de saisie standard, pour optimiser la saisie de fiches consécutives ou définir des modèles de fiches utilisables à tout moment. Il est possible de mettre en place des valeurs par défaut dans les champs et appeler les dernières valeurs saisies.

Exemple : on peut utiliser ce type de grille pour les campagnes de saisie de grandes séries, souvent répétitives. Ainsi, lorsque les utilisateurs ouvriront le modèle de saisie rapide, les champs aux valeurs identiques seront déjà alimentés par défaut.

Comparé à la duplication, l'utilisation du modèle de saisie rapide est plus intéressant, car il permet de répéter les champs qui sont communs à toutes les notices. Il n'y a donc moins de risque d'intégrer des données erronées dans les notices. Les données des champs non sélectionnés ne seront pas répétées, il incombera aux utilisateurs de les remplir manuellement.

Comment utiliser le modèle de saisie rapide ?

Cliquer ici pour en savoir plus sur l'utilisation de la grille de saisie rapide.