E.1. Lister

Toute recherche fructueuse aboutit à un lot de réponses. Si la recherche ne renvoie qu'une réponse, la vue de la fiche correspondante est directement affichée (voir chapitre suivant), sinon les réponses sont présentées sous forme de tableau.

Standard

Etape 1/5 : visualiser la liste

Les outils présentés sur la liste des réponses permettent de :

• visualiser les informations caractéristiques des résultats de la recherche
• choisir le mode d'affichage de la liste
• naviguer entre les pages de réponses
• sélectionner des fiches
• agir sur la sélection.

Exemples :

• Sur catalogue (Profil utilisé : cat/cat)

Liste résultat de notices bibliographiques

Etape 2/5 : visualiser les informations sur le résultat

Les pages d’affichage des résultats mentionnent explicitement :

• Le rappel des critères de la recherche. Les critères affichés dans le rappel de la question sont présentés de manière lisible, en reprenant ceux du formulaire (notamment pour les critères issus de choix sur liste ou pour des combinaisons complexes).

Rappel des critères

• Le nombre total de références trouvées et affichées dans la page, sous la liste résultat

Nombre de réponses et navigation entre les pages de résultats

En standard, la consultation ne limite pas le nombre de réponses trouvées (celui-ci est systématiquement affiché).

Si le nombre de réponses dépasse le maximum fixé, un tri est effectué avant de construire le lot de réponses résultat. Ce tri a pour but d’afficher les notices les plus récentes ou modifiées récemment. Le critère de tri utilise soit le champ MODIFY_DATE, soit le champ CREATE_DATE si MODIFY_DATE est vide, soit la date du jour si MODIFY_DATE et CREATE_DATE sont vides.

Si le résultat d’une recherche s’inscrit sur plusieurs pages, les écrans proposent des flèches de navigation entre les pages résultat (Première page, Page précédente, Page suivante, Dernière page). Les boutons de navigation peuvent être désactivés selon le contexte : si l'on est déjà sur la première page, les boutons qui permettent de remonter vers le début sont désactivés. De plus, le cadre de saisie du numéro de la page permet de changer de page de résultats (valider le numéro de page avec la touche Entrée).

Dans l’exemple ci-dessous, des 644 réponses, 200 sont affichées (nombre maximal de réponses paramétré). Elles sont disponibles sur 5 pages (nombre de réponses par pages fixé à 40).

Visualisation partielle des réponses

Le nombre de fiches par page est modifiable. Par défaut, dans la recherche standard, le nombre de notices par page est 20. Vous pouvez changer le nombre de notices en modifiant le nombre et en validant avec la touche Entrée. La page de résultats est rechargée avec le nouveau nombre de références par page et de pages de résultats.

Nombre de réponses par page

Si vous choisissez un nombre supérieur à 100, un message avertit que le nombre maximal est 100. Après un clic sur OK, Flora repagine la liste de résultats avec 100 fiches par page. Cette limitation a pour but d’éviter qu'une pagination trop importante mette à mal les ressources du système (réseau, pool de connexion, ...).

Etape 3/5 : choisir le mode d'affichage de la liste

En standard, deux modes d'affichage sont proposés via la liste déroulante en haut de la liste.

Liste simple

Liste en colonnes

Si des informations complémentaires ont été paramétrées pour la table, un clic sur Détail... permet de les visualiser.

De plus, un affichage personnalisé avec les objets de prêt est proposé pour la table du catalogue :

Liste avec objets de prêt

Etape 4/5 : visualiser les barres d'outils et de navigation

Dans la barre d'outils au-dessus de la liste, certaines fonctions de base sont toujours disponibles. D'autres s'affichent si les droits correspondants vous ont été accordés. Par exemple, la consultation est ouverte à la plupart des utilisateurs, mais il n'est pas accordé à tout le monde de modifier, voire supprimer des notices.

Pour une meilleure lisibilité, certaines fonctions sont logiquement regroupées dans des listes déroulantes : impression, envoi par mail, export, ajout au panier.

Les fonctions de consultation susceptibles d'être rencontrées sont les suivantes :

Boutons

 Retour à la page précédente.

 Retour à la dernière liste de résultats.

 Retour au dernier formulaire de recherche.

 Afficher/masquer les facettes de la recherche.

 Visualiser les fiches sélectionnées.

 Publier les fiches sélectionnées.

 Enregistrer la recherche en tant que requête ou alerte mail, qui peut être rappelée à tout moment.

 Pour les listes résultat contenant des documents GED de type photo : affichage des photos sous forme de mosaïque.

Listes déroulantes

Imprimer les fiches sélectionnées.

Envoyer les fiches sélectionnées à une adresse mail.

Exporter un lot de fiches.

Ajouter les fiches sélectionnées au panier sélectionné.

Navigation

Aller à la première page de la liste résultat.

Aller à la page précédente.

Aller à la page suivante.

Aller à la dernière page.

Changer de page de résultats.

Changer le nombre de références par page.

Etape 5/5 : conserver dans le profil utilisateur les choix faits dans la barre d'outils

Le profil utilisateur conserve :

• le nombre de fiches par page de résultats
• le dernier panier sélectionné
• le dernier panier d'acquisition sélectionné
• le mode d'affichage de la liste résultat (simple, en colonnes, avec objets de prêt)
• le dernier tri multicritère défini pour une table donnée.

Ainsi, ces informations sont conservées d'une session à l'autre pour l'utilisateur. Les derniers paniers sélectionnés sont également conservés dans la barre d'outils de visualisation des fiches.

E.2. Affiner

Les listes résultat sont parfois trop volumineuses eu égard à la recherche réalisée. Les fonctions d'affinage (utilisation des facettes) peuvent être proposées à partir de la liste résultat. Elles sont paramétrables par table ou index.

Le nombre de facettes est configurable Nouveauté 4.0.0. !

L'affinage consiste à proposer à l'utilisateur de choisir rapidement, dans la liste de réponses, des facettes (filtres) qui s'appliquent sur le lot de réponses initial. Ces facettes sont regroupées en catégories représentant les dimensions différentes des objets recherchés. La liste des facettes disponibles s'actualise au fur et à mesure que la recherche est affinée. Dans Flora, les facettes correspondent aux index documentaires.

Pour rendre les résultats le plus pertinent possible, les facettes portent sur toutes les réponses : elles ne sont pas limitées au nombre maximal affiché dans la liste résultat.

Standard

Sur catalogue (Profil utilisé : cat/cat)

Etape 1/6 : afficher/masquer les facettes

Sélectionnez l'espace de travail Recherche puis cliquez sur le menu Catalogue / Recherche / Simple. Effectuez une recherche donnant un lot de réponses important.

Lorsque des index de la table ont été configurés pour gérer les facettes, la liste des facettes s'affiche automatiquement. Dans la barre d'outils, le bouton permet de la masquer/réafficher.

Afficher/masquer les facettes

Etape 2/6 : parcourir les facettes

Pour chaque catégorie de facettes, un certain nombre de valeurs est affiché par défaut. Pour en afficher plus, il suffit de cliquer sur les ... en bas de chaque catégorie.

Afficher plus de facettes

Etape 3/6 : ajouter des facettes

Dans la liste de facettes proposée à gauche, cliquez sur le titre d'une catégorie pour la déplier et cochez une facette : la liste résultat s'actualise automatiquement. Vous pouvez ajouter autant de facettes, prises éventuellement dans des catégories différentes, que vous le voulez.

Les facettes appliquées se rajoutent au rappel de la question en haut de la liste résultat, regroupées par catégories.

Ajout d'une facette

Etape 4/6 : supprimer des facettes

Une facette est supprimée :

• en cliquant dessus dans le rappel de la question,
• en la décochant dans la liste des facettes.

Comme pour l'ajout, la liste résultat s'actualise automatiquement.

Etape 5/6 : supprimer un groupe de facettes

Pour supprimer toutes les facettes actives, il suffit de cliquer sur la catégorie correspondante dans le rappel de la question.

Suppression d'un groupe de facettes

Etape 6/6 : modifier le nombre de facettes affichées dans chaque catégorie

En haut de la liste des filtres, une zone permet d'indiquer le nombre de facettes à afficher par catégorie. Il suffit de saisir un nombre et valider par la touche Entrée pour actualiser la liste.

Modification du nombre de facettes affichées

Flora conserve ce choix dans vos préférences et l'applique à la prochaine connexion.

E.3. Trier

Les informations affichées dans la liste résultat sont caractéristiques du contenu des fiches et permettent de les identifier. Les listes de tri permettent de réorganiser l’affichage de la liste, par tri monocritère ou multicritère, croissant ou décroissant des informations caractéristiques des fiches. Les critères de tri sont enrichis avec les données complémentaires qui sont repérables à leur suffixe ''.

Pour les tris monocritère et multicritère dans Flora, si le champ sélectionné est de type date au format jj/mm/AAAA (avec ou sans l'heure hh:mm:ss), le tri sera réalisé sur la valeur réelle du champ DATE au format iso.

Standard

Etape 1/3 : trier par ordre croissant en mono-critère

Dans le bandeau supérieur de la liste résultat, cliquez sur la flèche de la liste déroulante Tri croissant : les items présentés sont ceux sur lesquels un nouveau tri de la liste peut être réalisé. Sélectionnez un item : la liste est retriée en conséquence (les fiches pour lesquelles l'information n'est pas renseignée sont présentées en premier).

• Sur catalogue (Profil utilisé : cat/cat)

Tri croissant sur liste résultat

Etape 2/3 : trier par ordre décroissant en mono-critère

Dans le bandeau supérieur de la liste résultat, cliquez sur la flèche de la liste déroulante Tri décroissant : les items présentés sont ceux sur lesquels un nouveau tri de la liste peut être réalisé. Sélectionnez un item : la liste est retriée en conséquence (les fiches pour lesquelles l'information n'est pas renseignée sont présentées en dernier).

• Sur catalogue (Profil utilisé : cat/cat)

Tri décroissant sur liste résultat

Etape 3/3 : trier avec plusieurs critères

La liste résultat peut être triée selon un tri multicritère composé sur la liste des colonnes et les données complémentaires.

Liste résultats avec tri multicritère

Dans le bandeau supérieur de la liste résultat, cliquez sur le bouton placé à droite des listes déroulantes de tri  : l'assistant de saisie du tri multicritère est proposé.

Assistant de saisie de tri multicritère avec les données complémentaires suffixées avec (c)

Les critères de tri proposés sont :

• les colonnes affichées dans la liste résultat,
• les informations complémentaires, disponibles dans la liste résultat en cliquant sur Détails... (voir plus haut, chapitre Lister, Etape 3/5 : choisir le mode d'affichage de la liste). Ces informations sont suffixées avec .

Les opérations accessibles ici sont les suivantes :

 transférer le(s) critère(s) sélectionné(s) de la liste des critères possibles vers la liste des critères de tri sélectionnés à droite.

 transférer le(s) critère(s) sélectionné(s) de la liste des critères de tri sélectionnés vers la liste des critères de tri possibles à gauche.

 déplacer vers le bas le(s) critère(s) sélectionné(s) dans la liste des critères de tri sélectionnés.

 déplacer vers le haut le(s) critère(s) sélectionné(s) dans la liste des critères de tri sélectionnés.

Pour chaque critère sélectionné, l’ordre de tri est par défaut croissant : un double clic sur un critère permet de changer son ordre de tri.

Tri croissant sur la colonne Année de publication dans l’assistant de saisie de tri multicritère

Ces opérations peuvent également être réalisées sur le formulaire de recherche, via le bouton .

Un clic sur Trier valide le(s) critère(s) sélectionné(s) : la fenêtre se referme, le(s) critères(s) sélectionné(s) apparaî(ssen)t dans la ligne tri de la liste résultat, et la liste est triée sur les critères sélectionnés. Un clic sur Annuler annule l'opération : la fenêtre se referme pour revenir à la liste résultat.

E.4. Sélectionner

Avant d'effectuer toute action sur les fiches (visualisation, impression, …), il faut choisir les fiches auxquelles l'action s'applique. La sélection des fiches peut être totale ou partielle.

Si vous ne faîtes aucun choix avant de passer en visualisation, toutes les notices recherchées s'affichent. Pour les fonctions Imprimer, Envoyer par mail, Exporter, Publier : si la sélection est vide, Flora propose de traiter l'intégralité des fiches de la liste résultat.

Standard

Profil utilisé : cat/cat (sur catalogue), archg/archg (sur archives), inv/inv (sur musée).

Etape 1/4 : sélectionner/désélectionner toutes les fiches

Au-dessus de la liste résultat, une case à cocher permet – par simple clic – de sélectionner/désélectionner l’intégralité des fiches de la page : toutes les fiches de la page sont cochées/décochées.

Etape 2/4 : sélectionner/désélectionner partiellement les fiches

Pour sélectionner/désélectionner seulement quelques fiches dans la liste, il suffit de cocher/décocher la case présentée devant celles-ci dans les lignes de la liste résultat.

Etape 3/4 : sélection par défaut de tous les résultats de la recherche

Si aucun enregistrement n'est sélectionné dans la liste résultat, Flora propose de réaliser l'action demandée (impression, export, envoi de mail, publication, ...) pour l'ensemble des fiches de la liste résultat, qu'elles soient affichés sur la page en cours ou sur les autres.

Message pour confirmer la sélection par défaut de l'intégralité des enregistrements du résultat de recherche

Etape 4/4 : sélection sur plusieurs pages

Les sélections réalisées sur plusieurs pages sont conservées. L'action choisie ensuite dans la barre d'outils (visualiser, envoyer par mail, imprimer, ...) s'applique à toutes les fiches sélectionnées.

La sélection est conservée tant qu'aucune requête n'est exécutée (rebond sur autorité par exemple). A ce moment-là, on obtient une nouvelle liste de résultat, ce qui réinitialise la sélection. La déconnexion de l’utilisateur efface la sélection.

E.5. Visualiser les fiches

Standard

Etape 1/2 : visualiser un lot de fiches

Pour visualiser un lot de fiches, il suffit de les sélectionner, en utilisant une des méthodes décrites ci-dessus, puis de cliquer sur le bouton  dans la barre d'outils. Un clic sur ce bouton sans avoir sélectionné de fiches entraîne l'affichage de tous les résultats.

La première fiche de la sélection est visualisée, le nombre de résultats et de pages d'affichage est rappelé en bas de la liste, avec les flèches de navigation entre fiches.

Etape 2/2 : visualiser une fiche

Pour visualiser rapidement une seule fiche, cliquez sur son numéro (première colonne de la liste) ou sur toute autre information de la ligne résultat.

• Sur catalogue (Profil utilisé : cat/cat)

Accès à la visualisation d'une fiche par son titre

Une fois visualisée, la fiche est mise en évidence (fond coloré) dans toutes les listes résultat où elle apparaît, et ceci pendant toute la session.

E.6. Visualiser les documents associés

Standard

Etape 1/2 : visualiser les documents associés

Dans les colonnes de droite, la présence d'icônes indique l'existence de documents associés à la fiche :  (images et/ou fichiers bureautiques associés), vignette de photo (vignette de la première photo associée).

• Sur catalogue (Profil utilisé : cat/cat)

Accès aux documents associés à une fiche

Un clic sur l'une de ces icônes ouvre une fenêtre où les documents bureautiques et/ou images associés sont répertoriés à gauche dans l’arborescence des documents, organisés éventuellement dans des dossiers (ici Guide, Fiches, Presse). Un clic sur le nom d'un document l'affiche dans le cadre de droite (pour plus d'informations, merci de vous reporter à la documentation Flora Service GED et Imagerie) :

Visualisation d'un document associé

Etape 2/2 : visualiser les documents associés au texte intégral

La liste résultat d’une recherche sur les documents textuels associés aux fiches contient trois colonnes d’informations supplémentaires spécifiques à ce type de recherche : l'accès au document (texte indexé et fichier natif) et l'indication d'un score de pertinence. La liste résultat peut être triée sur le score.

Liste résultat d’une recherche en texte intégral

Si la même notice est affichée deux fois dans la liste résultat, c’est que deux de ses documents associés répondent à la question.

Deux boutons permettent de visualiser le document associé, dans une nouvelle fenêtre du navigateur :

 Affiche le texte du document (sans mise en forme), pour vérifier sa pertinence. Les termes recherchés sont mis en évidence, encadrés de flèches de navigation permettant de passer de l’un à l’autre.

 Affiche le document dans son format d'origine – PDF, doc, HTML, etc.

Termes répondant à la question, mis en évidence dans le texte d'un document

E.7. Imprimer

Standard

Profil utilisé : cat/cat (sur catalogue), archg/archg (sur archives), inv/inv (sur musée).

Etape 1/1 : imprimer un lot de fiches

Pour imprimer une ou plusieurs fiche(s), il suffit de les sélectionner puis de choisir le mode d'impression désiré dans la liste déroulante Impression de la barre d'outils : l'impression est automatiquement lancée. Si la sélection est vide, Flora propose de traiter l'intégralité des fiches de la liste résultat.

Une nouvelle fenêtre du navigateur s’affiche avec la ou les fiches(s) présentée(s) dans la visualisation prédéfinie, pour impression.

E.8. Publier

On entend par publication la possibilité d'exporter, publier ou récoler les fiches sélectionnées, en fonction de leur origine (source et table).

Pour plus d'informations sur l'export EAD, merci de vous reporter au guide Flora Administration : Export EAD.

Standard

Profil utilisé : cat/cat (sur catalogue), archg/archg (sur archives), inv/inv (sur musée).

Etape 1/5 : choisir la catégorie et le modèle associé

L'affichage du bouton de publication dans la barre d'outils est conditionné par le fait qu'il existe au moins un modèle de publication configuré et autorisé à l'utilisateur (par l'intermédiaire des rôles), pour la table interrogée.

Pour publier une ou plusieurs fiche(s), il suffit de la(les) sélectionner, puis de cliquer sur le bouton  dans la barre d'outils. Si la sélection est vide, Flora propose de traiter l'intégralité des fiches de la liste résultat. La fenêtre de publication de fiches est présentée :

Fenêtre de publication de fiches

La publication est liée à une catégorie et un modèle associé. Les modèles de publication sont généralement définis pour un type de données (d'où leur nom significatif).

Exemples dans la catégorie Export tabulé :
Le modèle Export tabulé commandes est dédié aux données de la table Commande de la source Données système.
Le modèle Export tabulé Unimarc est dédié aux données de la table Catalogue de la source Catalogue.

Sélectionnez la catégorie et le modèle dans les listes déroulantes correspondantes puis cliquez sur Valider (ou Annuler pour revenir à la liste résultat). Les fiches sont publiées dans le modèle correspondant.

Etape 2/5 : créer un profil

Cette étape est proposée si le modèle a été défini avec cette option. Un profil permet de choisir - parmi les champs paramétrés - ceux que l’on désire voir apparaître dans la publication. Cette action est facultative : si on ne choisit aucun profil, tous les champs sont sélectionnés.

Les publications permettant la gestion de profils sont les publications de type Export de notices et références, Publication Open Office et Export tabulé.

Suite à la sélection de la catégorie et du modèle, une troisième zone de sélection d'un profil est proposée :

Zone de sélection de profil

Par défaut, la liste de profils est vide. Elle s'enrichit au fur et à mesure de la création de profils.

Un profil correspond à une liste de champs liés à un modèle, pour un utilisateur donné. Ces profils ont un identifiant unique qui permet de les retrouver. Les profils sont personnels et ne peuvent être partagés.

Cliquez sur Afficher pour accéder à la liste des champs disponibles pour ce modèle. La liste de droite affiche les champs disponibles, la liste de gauche présente les champs déjà sélectionnés.

Il suffit simplement de sélectionner le(s) champ(s) désiré(s) et d'utiliser les flèches  et  pour les faire passer d'une liste à l'autre.

Détail d'un profil non renseigné

Selon le type de champ disponible sélectionné, les règles d'utilisation sont les suivantes :

• regroupement de champs : tous les champs de la sélection sont conservés (tous les nœuds fils)
• champ simple : seul le champ est pris en compte
• un champ et son parent : équivaut à ne sélectionner que le parent
• aucune sélection : tous les champs sont pris en compte.

Une fois la sélection réalisée, saisissez un libellé dans la zone supérieure pour le profil du modèle en cours. Un clic sur Enregistrer valide la sélection et affiche le profil dans la liste déroulante. Un clic sur Supprimer supprime le profil courant. Un clic sur Fermer revient à l'affichage standard de publication de fiches.

Libellé du profil

Les noms de profils sont uniques pour le couple code utilisateur/Modèle de publication.

Etape 3/5 : modifier un profil

Il suffit de sélectionner le profil à modifier dans la liste puis de cliquer sur Afficher. Les opérations sont identiques à celles de la création, un clic sur Enregistrer provoque l'affichage d'une demande de confirmation avant mise à jour.

Etape 4/5 : sélectionner un profil

Il suffit de sélectionner le profil dans la liste. Les listes des champs sélectionnés ou pouvant être sélectionnés sont automatiquement mises à jour. Un clic sur Afficher permet d'accéder au détail du profil.

Etape 5/5 : publier un lot de fiches

La validation du choix du modèle/profil déclenche la publication, qui se déroule en tâche de fond et peut durer plusieurs minutes (en fonction du nombre de notices et du fichier de configuration).

Lorsque le traitement est terminé, cliquez sur Obtenir le résultat pour rapatrier le fichier généré :

Message de fin de traitement

Publier avec Triton Nouveauté 4.0.0. !

Triton est un service de publication des données de Flora.

C'est un serveur indépendant de Flora, attaché à son propre port et adresse d'écoute. Il prend les requêtes de publication et les traite, une à une ou bien en parallèle sans passer par une base de données.

Le principe de Triton est simple : vous écrivez votre document comme vous le rédigeriez d'habitude avec LibreOffice ou bien OpenOffice mais en spécifiant les éléments dynamiques au fur et à mesure à l'aide d'une syntaxe simple et concise.

Une fois ce document réalisé, il suffit de l'enregistrer et de l'ajouter au serveur de publication.

Ensuite, il suffira d'envoyer les données au serveur pour récupérer ce document.

Enfin, lors du processus de publication, le document est lu et analysé par Triton, puis évalué (remplissage des données) pour pouvoir construire le rendu.

E.9. Envoyer par mail

Standard

Profil utilisé : cat/cat (sur catalogue), archg/archg (sur archives), inv/inv (sur musée).

Etape 1/3 : préparer l'envoi d'un lot de fiches par mail

Pour envoyer une ou plusieurs fiche(s) à une adresse mail, il suffit de les sélectionner, puis de choisir le type de mail désiré dans la liste déroulante Envoyer de la barre d'outils. Si la sélection est vide, Flora propose de traiter l'intégralité des fiches de la liste résultat. La fenêtre d'envoi est présentée. Saisissez l’adresse mail à laquelle envoyer les fiches :

Saisie de l’adresse mail

Etape 2/3 : personnaliser l'envoi

Vous disposez de quelques zones de saisie (texte libre, liste de valeurs) permettant de personnaliser le message.

Exemple de mail permettant sélection dans une liste, et saisie dans zones de texte

Etape 3/3 : envoyer le mail

Un clic sur Envoyer envoie le mail selon le format qui a été défini (en standard : liste des liens permettant de rebondir sur les fiches dans Flora), un clic sur Annuler annule l’opération et revient à la liste résultat.

E.10. Ajouter au panier

La liste déroulante Panier permet de mettre de côté les fiches sélectionnées dans un panier de sélection, accessible à tout moment. Pour le service Acquisition, c'est la liste déroulante Acquisition qui est utilisée pour ajouter des notices au panier d'acquisition. Leur fonctionnement est identique.

Pour la gestion des paniers, merci de vous reporter au chapitre Mes recherches / Paniers (pour les paniers standard) et à la documentation du service Acquisition (pour les paniers d'acquisition).

Selon son profil, l'utilisateur n'a accès qu'à un panier (étape 1) ou a la possibilité d'en créer de nouveaux et de choisir celui à utiliser (étape 2 et 3).

Standard

Etape 1/3 : ajouter un lot de fiches sans sélection de panier

Profil utilisé : lecteur/lecteur (pour le panier standard)

Le bouton   permet d'ajouter les fiches sélectionnées dans le panier. Suite à la mise à jour du panier, la liste résultat est réaffichée.

Si l'ajout de fiches dépasse la capacité autorisée pour le panier, Flora propose de supprimer les fiches les plus anciennes qui s'y trouvent pour les remplacer par les nouvelles fiches. Un message de ce type s'affiche : Le panier de sélection est plein. N nouvelle(s) fiche(s) va(vont) remplacer la/les plus ancienne(s). Voulez-vous continuer ?

Cliquez sur Oui pour mettre à jour le panier ou sur Non pour annuler l'opération.

Etape 2/3 : ajouter un lot de fiches avec sélection du panier

Profil utilisé : cat/cat (pour le panier standard), acq/acq (pour le panier d'acquisition)

Les paniers se présentent sous forme de listes déroulantes : Panier et Acquisition. Cliquez sur la flèche à droite de la liste pour accéder aux fonctions avancées du panier.

Le dernier panier sélectionné (pour un ajout au panier ou par le menu Mes recherches / Paniers) est celui affiché sous la rubrique Dernier.

Cliquez sur le nom du panier désiré : les fiches sélectionnées sont ajoutées à ce panier / panier d'acquisition.

Si l'ajout de fiches dépasse la capacité autorisée pour le panier, Flora propose de supprimer les fiches les plus anciennes qui s'y trouvent pour les remplacer par les nouvelles fiches.

Un message de ce type s'affiche : Le panier de sélection est plein. N nouvelle(s) fiche(s) va(vont) remplacer la/les plus ancienne(s). Voulez-vous continuer ?

Cliquez sur Oui pour mettre à jour le panier ou sur Non pour annuler l'opération.

Etape 3/3 : créer un nouveau panier

Profil utilisé : cat/cat (pour le panier standard), acq/acq (pour le panier d'acquisition)

Sous la rubrique Nouveau panier, l'option Créer... permet aux utilisateurs habilités de créer de nouveaux paniers : saisissez le nom du nouveau panier dans la zone réservée à cet effet puis cliquez sur  : le panier est rajouté dans la liste déroulante. Il est désormais disponible pour y ajouter des fiches.

Attention, le libellé du panier ne doit pas commencer par un chiffre. Si c'est le cas, le message "Basket label must not contain only decimal digits" s'affiche : cliquez sur Retour pour revenir an arrière et corriger la saisie.

E.11. Exporter des fiches

Standard

Profil utilisé : cat/cat

Etape 1/1 : exporter des fiches

Pour exporter une ou plusieurs fiche(s) sélectionnées de Flora dans un fichier de l’environnement de votre ordinateur, utilisez la liste déroulante Exporter de la barre d'outils.

Si la sélection est vide, Flora propose de traiter l'intégralité des fiches de la liste résultat.

Choisissez le format d'export désiré dans la liste déroulante (qui propose les formats standard et ceux paramétrés pour l'application) : l'export est automatiquement lancé. Un message s’affiche ensuite pour confirmer la réussite de l’opération et proposer l’enregistrement dans l'environnement local.

Message de confirmation et d’enregistrement de l’export

Un clic sur le lien Enregistrer le fichier en local ouvre la boîte de téléchargement permettant l'enregistrement du fichier à l'emplacement et avec le nom choisis.

E.12. Enregistrer une requête

Toute recherche réalisée peut être enregistrée sous forme de requête.

Une requête peut être rappelée à tout moment par le menu Mes recherches / Requêtes de Flora, qui donne accès à la liste de vos requêtes (voir plus loin le chapitre qui y est consacré).

Standard

Profil utilisé : cat/cat (sur catalogue), archg/archg (sur archives), inv/inv (sur musée).

Etape 1/1 : enregistrer la requête

Une requête permet d'enregistrer le contexte global d'une recherche. Ici, il n'est donc pas nécessaire de présélectionner des fiches dans la liste résultat avant d'enregistrer la requête.

Pour enregistrer une requête, cliquez sur le bouton  dans la barre d'outils :

Zone d'enregistrement des requêtes

Saisissez le nom que vous désirez donner à votre requête, puis cliquez sur le bouton  .

Flora confirme la réussite de l'opération : cliquez sur OK pour revenir à la liste résultat.

Message de confirmation d'enregistrement de la requête

E.13. Enregistrer une alerte mail

Toute recherche que vous réalisez peut être enregistrée pour diffusion par alerte mail, selon la périodicité définie.

Une alerte mail peut être rappelée à tout moment par le menu Mes recherches / Requêtes de Flora, qui donne accès à la liste de vos requêtes et alertes mails (voir plus loin le chapitre qui y est consacré).

Standard

Profil utilisé : cat/cat (sur catalogue), archg/archg (sur archives), inv/inv (sur musée).

Etape 1/2 : définir l'alerte

Une alerte mail permet d'enregistrer le contexte global d'une recherche. Ici, il n'est donc pas nécessaire de présélectionner des fiches dans la liste résultat avant d'enregistrer l'alerte mail.

Pour définir une alerte, cliquez sur le bouton  dans la barre d'outils :

Zone d'enregistrement des requêtes

Cliquez sur le bouton  : le formulaire de définition de l'alerte est présenté :

Formulaire de définition d'alerte

Il suffit de compléter les informations suivantes :

Nom : nom de l'alerte tel qu'il apparaîtra dans l'objet du mail envoyé et dans la liste des requêtes et alertes mails enregistrées (menu Mes recherches / Requêtes). Cette information est obligatoire et unique (non utilisée par un autre profil)

Description : information complémentaire libre, qui est affichée dans la liste des requêtes et alertes mails enregistrées (menu Mes recherches / Requêtes).

Domaine : domaine d'appartenance de l'alerte, à sélectionner dans la table Domaine. Cette information facultative est utilisée comme champ de tri dans la liste résultat du menu Mes recherches / Requêtes.

Périodicité : périodicité de diffusion de l'alerte mail, à sélectionner dans la liste déroulante : Minute, Heure, Journalière, Hebdomadaire, Mensuelle, Bimensuelle, Trimestrielle, Annuelle. Cette information est obligatoire.

Fréquence : fréquence de diffusion de l'alerte mail pour la périodicité sélectionnée, à définir à l'aide des flèches à droite de la zone. Cette information est obligatoire.

Etape 2/2 : enregistrer l'alerte

Une fois les informations saisies, cliquez sur Enregistrer pour valider, ou Annuler pour stopper l'opération.

Dès que la description est enregistrée, l'alerte est activée selon la périodicité demandée, entraînant la réception d'un mail pour le créateur de l'alerte :

Alerte mail

Le nombre de fiches contenues dans un mail est limité à 200.

E.14. Retourner au dernier formulaire

Suite à une recherche, les navigations à partir d'une vue permettent d'approfondir le résultat (changement de vues, rebonds, citations, ...). Le retour au dernier formulaire de recherche utilisé est facilité par un bouton de la barre d'outils.

Standard

Profil utilisé : cat/cat (sur catalogue), archg/archg (sur archives), inv/inv (sur musée).

Etape 1/1 : retourner au formulaire de recherche

Effectuez une recherche via un formulaire, naviguer dans la liste résultat ou visualisez une fiche et naviguez au sein de ses informations.

Le bouton   dans la barre d'outils permet en un clic de revenir au formulaire de départ.