Utiliser l’outil d’audit des photos

Version 68.1 par Doriane Bautista le 2025/09/08 14:02

Version 4.5 et ultérieures

L’outil d'audit des photos permet de contrôler automatiquement la présence ou l’absence de fichiers associés aux notices de la Photothèque.

Il offre un accès rapide au diagnostic, la possibilité de lancer un audit, d’interpréter les résultats et d’engager les actions correctives nécessaires.

À quoi sert l'audit des photos dans Flora ?

L’outil Audit des photos permet de contrôler la qualité des données de la Photothèque en :

identifiant les notices dépourvues de fichiers associés (photos, documents, 3D…) ;
donnant un accès direct aux notices concernées grâce à des listes de résultats dynamiques ;
facilitant les actions correctives, qu’il s’agisse d’ajouter des fichiers manquants ou de supprimer en lot des notices orphelines.

Cas d'usage : L'audit peut être utilisé aussi bien en suivi régulier qu’en contrôle ponctuel, par exemple pour :

vérifier que les notices photos saisies sont complètes et qu’aucun fichier n’a été oublié ;

contrôler, après un import de photos, que toutes se sont correctement liées aux notices correspondantes ;

repérer les notices restées sans photos lorsqu’un doublon a empêché la liaison automatique.

Attention : l’audit peut porter sur un volume très important (jusqu’à plusieurs centaines de milliers de notices). Le traitement peut donc s’avérer long et solliciter fortement le serveur.

Accéder à l'audit

L’audit est accessible depuis l’espace de travail Décrire > Outils > Outils d’audit > Audit des photos

Lancer l'audit

Cliquez sur Audit des photos.
Le système lance automatiquement un moissonnage des notices de la Photothèque.
À l’issue du traitement, un tableau de synthèse s’affiche avec la répartition des notices selon les catégories de fichiers associés.

Bonnes pratiques :

Lancez l’audit en dehors des heures de forte activité pour éviter une surcharge serveur.
Planifiez des audits réguliers pour assurer un bon suivi de la présence de fichiers dans les notices photothèque.

*Résultats dynamiques → nombre de notices concernées par catégorie*

Interpréter les résultats

Les résultats indiquent pour chaque catégorie de notice :

Le type de document associé (photo, document bureautique, aucun, fichier 3D,...)
Le nombre de notices correspondantes

*Résultats dynamiques → catégories disponibles dans l'audit*

Consulter les notices détectées

En cliquant sur une ligne, vous êtes redirigé vers une liste de résultats contenant uniquement les notices concernées.

Ex. cliquez sur DOCUMENT-NON pour visualiser toutes les notices de la Photothèque sans fichier photo associé.

*Liste de résultats → affichage des notices dépourvues de photos*

Engager des actions correctives

Après avoir interprété les résultats de l’audit et identifié les notices concernées, l’étape suivante consiste à corriger les anomalies détectées.

Selon la situation, vous pouvez soit compléter les notices incomplètes en ajoutant les fichiers manquants, soit supprimer en lot les notices orphelines qui n’ont aucune utilité.

Ajouter les fichiers photos manquants

Depuis la liste des résultats, cliquez sur une ligne pour ouvrir la notice concernée.
Dans le pavé de gestion des fichiers, glissez-déposez directement le fichier photo manquant pour l’ajouter à la notice.

Bonnes pratiques :