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Modifications pour le document Utiliser l’outil d’audit des photos

Modifié par Doriane Bautista le 2025/09/08 14:26
Depuis la version 6.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/15 11:08
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À la version 56.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/08 13:46
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
1 +2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
Contenu
... ... @@ -3,51 +3,132 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
6 +L’outil d'**audit des photos** permet de **contrôler automatiquement la présence **ou** l’absence de fichiers associés aux notices de la Photothèque.**
7 +
8 +Il offre un accès rapide au diagnostic, la possibilité de lancer un audit, d’interpréter les résultats et d’engager les actions correctives nécessaires.
7 7  )))
8 8  
9 -(% class="box infomessage" %)
11 += À quoi sert l'audit des photos dans Flora ? =
12 +
13 +L’outil **Audit des photos** permet de contrôler la qualité des données de la Photothèque en :
14 +
15 +* identifiant les notices dépourvues de fichiers associés (photos, documents, 3D…) ;
16 +* donnant un accès direct aux notices concernées grâce à des listes de résultats dynamiques ;
17 +* facilitant les actions correctives, qu’il s’agisse d’ajouter des fichiers manquants ou de supprimer en lot des notices orphelines.
18 +
19 +>(% class="small" %)Cas d'usage :  L'audit peut être utilisé aussi bien en **suivi régulier** qu’en **contrôle ponctuel**, par exemple pour :
20 +
10 10  (((
11 -**Cet outil permet de sonder les notices de la table Photothèque, pour vérifier si ces dernières ont des fichiers bureautiques ou photos associés. **Les tables concernées pouvant être très volumineuses (plusieurs centaines de milliers d'enregistrements), la requête permettant d'obtenir cette liste peut être longue et consommer beaucoup de ressource serveur.
22 +>(% class="small" %)vérifier que les notices photos saisies sont complètes et qu’aucun fichier n’a été oublié ;
23 +
24 +>(% class="small" %)contrôler, après un import de photos, que toutes se sont correctement liées aux notices correspondantes ;
25 +
26 +>(% class="small" %)repérer les notices restées sans photos lorsqu’un doublon a empêché la liaison automatique.
12 12  )))
13 13  
14 -Cet outil est disponible dans l'espace de travail **Décrire**, menu **Outils**, sous-menu **Outils d'audit - Audit des photos**.
29 +(% class="box warningmessage" %)
30 +(((
31 +**Attention** : l’audit peut porter sur un **volume très importan**t (jusqu’à plusieurs centaines de milliers de notices). Le **traitement** peut donc s’avérer **long **et solliciter fortement le serveur.
32 +)))
15 15  
16 -En cliquant sur** Audit des photos** les notices sont automatiquement moissonnées.
17 17  
18 -[[image:1742566015398-578.png]]
19 19  
20 20  
21 -Après achèvement du sondage, les utilisateurs peuvent consulter le nombre total de notices associées à chaque type de document.
22 22  
23 -[[image:1742566082955-618.png]]
24 24  
39 +L’audit est accessible depuis l’espace de travail **Décrire > Outils > Outils d’audit > Audit des photos**
25 25  
26 -En cliquant sur une ligne, l'utilisateur est renvoyé vers une liste de résultats avec la liste des notices concernées par l'audit.
41 +[[Accès outil d'audit des photos.>>image:1742566015398-578.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
27 27  
28 -[[image:1742566390051-187.png]]
29 29  
44 += Lancer l’audit =
30 30  
31 -__Exemple :__ cliquer sur la ligne DOCUMENT-NON (Aucun document) : l'utilisateur disposera alors de toutes les notices Photothèque qui ne sont associées à aucun fichier photo.
46 +1. Cliquez sur **Audit des photos**.
47 +1. Le système lance automatiquement un **moissonnage des notices de la Photothèque**.
48 +1. À l’issue du traitement, un **tableau de synthèse** s’affiche avec la répartition des notices selon **les catégories de fichiers associés**.
32 32  
33 -[[image:1742566144603-425.png]]
50 +(% class="box successmessage" %)
51 +(((
52 +Bonnes pratiques :
34 34  
54 +* Lancez l’audit **en dehors des heures de forte activité** pour éviter une surcharge serveur.
55 +* Planifiez des audits réguliers pour assurer un bon suivi de la **présence de fichiers dans les notices photothèque.**
56 +)))
35 35  
36 -L'utilisateur peut alors décidé de régulariser ces notices en[[ intégrant les fichiers photos associés>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/C.%20Visualiser/#HIntE9grerdesfichiersphotosdansFlora]] ou bien, en [[supprimant par lot les notices photos>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/5%20Le%20service%20R%C3%A9f%C3%A9rencement/5.F.%20Modifications%20globales/#HSupprimerlesnotices]], si ces dernières ne sont pas liées à d'autres notices.
58 +[[Affichage du tableau de synthèse → nombre de notices concernées pour chaque catégorie.>>image:1752571808697-560.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
37 37  
38 -[[image:1742565677654-416.png]]
39 39  
40 -(% style="text-align: center;" %)
41 -//Visualisation de la liste de résultats des notices photos sans fichiers photos associés//
61 += Interpréter les résultats =
42 42  
63 +Le tableau indique pour chaque catégorie de notice :
43 43  
65 +* Le **type de document associé** (photo, document bureautique, aucun, fichier 3D,...)
66 +* Le **nombre de notices** correspondantes
44 44  
68 +[[Tableau de synthèse → description des catégories disponibles dans l'audit.>>image:1742566390051-187.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
45 45  
70 +
71 += Consulter les notices détectées =
72 +
73 +En cliquant sur une ligne du tableau, vous êtes redirigé vers **une liste de résultats contenant uniquement les notices concernées**.
74 +
75 +>(% class="small" %)Ex. cliquez sur **DOCUMENT-NON** pour visualiser toutes les notices de la Photothèque **sans fichier photo associé**.
76 +
77 +[[Audit des photos → clic sur ligne DOCUMENT-NONE.>>image:1742566144603-425.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
78 +
79 +
80 +[[Résultat → affichage des notices concernée dans une liste de résultats.>>image:1742565677654-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
81 +
82 +
83 += Que faire ensuite ? =
84 +
85 +Selon les cas, vous pouvez :
86 +
87 +== Ajouter les fichiers photos manquants ==
88 +
89 +1. Depuis la **liste des résultats**, cliquez sur une ligne pour **ouvrir la notice** concernée.
90 +1. Dans le **pavé de gestion des fichiers**, glissez-déposez directement le **fichier photo manquant** pour l’ajouter à la notice.
91 +
92 +[[Liste de résultats → clic pour ouvrir la notice à régulariser. >>image:1752578451474-914.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
93 +
94 +
95 +[[Glisser-déposer le fichier photo pour régulariser la notice.>>image:1752577814121-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96 +
97 +
98 +(% class="box infomessage" %)
99 +(((
100 +Pour régulariser un grand nombre de notices, privilégiez l’**import en lot** des fichiers photos.
101 +)))
102 +
103 +== Supprimer en lot les notices orphelines ==
104 +
105 +(% class="box warningmessage" %)
106 +(((
107 +Vérifiez systématiquement que les notices sans fichiers **ne sont pas liées à d'autres notices** avant suppression.
108 +)))
109 +
110 +1. Depuis la liste des résultats, **cochez les notices** à supprimer.
111 +1. Cliquez sur **Modifier le lot de fiches.**
112 +1. Choisissez l’action **Supprimer les notices.**
113 +1. Lancez et confirmez le traitement.
114 +
115 +[[Liste de résultats →Sélection des notices pour suppression par lot.>>image:1752577635582-844.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
116 +
117 +
118 +[[Lancement et confirmation suppression des notices. >>image:1752577681648-547.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
119 +
120 +
121 +
122 +
123 +
124 +
46 46  
47 47  )))|(% style="width:300px" %)(((
48 48  (% class="box" %)
49 49  (((
50 50  **Sommaire**
130 +
131 +{{toc depth="1" numbered="true"/}}
51 51  )))
52 52  
53 53  (% class="box" %)
... ... @@ -54,14 +54,20 @@
54 54  (((
55 55  **Aller plus loin**
56 56  
57 -* [[Gérer les fichiers photos>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Visualiser.WebHome]]
58 -* [[Gérer les fichiers 3D>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.Gérer les fichiers 3D.WebHome]]
59 -* Supprimer par lot
138 +* [[Gérer les médias et les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]]
139 +* [[Supprimer par lot>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Manipuler%20les%20donn%C3%A9es%20en%20masse/5.F.%20Modifications%20globales/#HSupprimerlesnotices]]
140 +* [[Importer des photos par lot>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Outils de structuration ou d'harmonisation des données.Manipuler les données en masse.Imports.Imports de photos.WebHome]]
60 60  )))
61 61  
62 62  (% class="box" %)
63 63  (((
64 64  **Icônes principales**
146 +
147 +* [[image:1752652403149-471.png||height="33" width="35"]]Menu outils
148 +* [[image:1752579381417-354.png||height="41" width="35"]]Sous-menu outils d'audit
149 +* [[image:1752579398986-328.png||height="36" width="50"]]Table photothèque
150 +* [[image:1752668041073-871.png||height="40" width="52"]]Glisser-déposer
151 +* [[image:1752668273366-917.png||height="51" width="51"]]Effectuer des modifications par lot
65 65  )))
66 66  )))
67 67  
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