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Modifications pour le document Utiliser l’outil d’audit des photos

Modifié par Doriane Bautista le 2025/09/08 14:26
Depuis la version 2.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/15 10:56
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À la version 69.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/08 14:11
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
1 +2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,49 +1,163 @@
1 1  (% class="mark small" %)**Version 4.5 et ultérieures**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 -
4 +(% class="box" %)
5 +(((
6 +L’outil d'**audit des photos** permet de **contrôler automatiquement la présence **ou** l’absence de fichiers associés aux notices de la Photothèque.**
5 5  
8 +Il offre un accès rapide au diagnostic, la possibilité de lancer un audit, d’interpréter les résultats et d’engager les actions correctives nécessaires.
9 +)))
6 6  
11 += À quoi sert l'audit des photos dans Flora ? =
7 7  
13 +L’outil **Audit des photos** permet de contrôler la qualité des données de la Photothèque en :
8 8  
9 -
10 -)))|(% style="width:300px" %)
15 +* identifiant les** notices dépourvues de fichiers associés** (photos, documents, 3D…) ;
16 +* donnant un **accès direct aux notices concernées **grâce à des listes de résultats dynamiques ;
17 +* **facilitant les actions correctives**, qu’il s’agisse d’ajouter des fichiers manquants ou de supprimer en lot des notices orphelines.
11 11  
19 +>(% class="small" %)Cas d'usage :  L'audit peut être utilisé aussi bien en **suivi régulier** qu’en **contrôle ponctuel**, par exemple pour :
12 12  
21 +(((
22 +>(% class="small" %)vérifier que les notices photos saisies sont complètes et qu’aucun fichier n’a été oublié ;
13 13  
14 -(% class="box infomessage" %)
24 +>(% class="small" %)contrôler, après un import de photos, que toutes se sont correctement liées aux notices correspondantes ;
25 +
26 +>(% class="small" %)repérer les notices restées sans photos lorsqu’un doublon a empêché la liaison automatique.
27 +)))
28 +
29 +(% class="box warningmessage" %)
15 15  (((
16 -**Cet outil permet de sonder les notices de la table Photothèque, pour vérifier si ces dernières ont des fichiers bureautiques ou photos associés. **Les tables concernées pouvant être très volumineuses (plusieurs centaines de milliers d'enregistrements), la requête permettant d'obtenir cette liste peut être longue et consommer beaucoup de ressource serveur.
31 +**Attention** : l’audit peut porter sur un **volume très importan**t (jusqu’à plusieurs centaines de milliers de notices). Le **traitement** peut donc s’avérer **long **et solliciter fortement le serveur.
17 17  )))
18 18  
19 -Cet outil est disponible dans l'espace de travail **Décrire**, menu **Outils**, sous-menu **Outils d'audit - Audit des photos**.
34 += Accéder à l'audit =
20 20  
21 -En cliquant sur** Audit des photos** les notices sont automatiquement moissonnées.
36 +L’audit est accessible depuis l’espace de travail **Décrire > Outils > Outils d’audit > Audit des photos**
22 22  
23 -[[image:1742566015398-578.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
38 +[[//Accès outil d'audit des photos//>>image:1742566015398-578.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
24 24  
25 25  
26 -Après achèvement du sondage, les utilisateurs peuvent consulter le nombre total de notices associées à chaque type de document.
41 += Lancer l'audit =
27 27  
28 -[[image:1742566082955-618.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
43 +Lorsque vous cliquez sur le sous-menu **Audit des photos : **
29 29  
45 +* Le système lance automatiquement un **moissonnage des notices de la Photothèque**.
46 +* À l’issue du traitement, un **tableau de synthèse** s’affiche avec la répartition des notices selon **les catégories de fichiers associés**.
30 30  
31 -En cliquant sur une ligne, l'utilisateur est renvoyé vers une liste de résultats avec la liste des notices concernées par l'audit.
48 +(% class="box successmessage" %)
49 +(((
50 +**Bonnes pratiques : **
32 32  
33 -[[image:1742566390051-187.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
52 +* Lancez l’audit **en dehors des heures de forte activité** pour éviter une surcharge serveur.
53 +* **Programmez des audits réguliers **afin d’assurer un suivi de la complétude des notices.
54 +)))
34 34  
56 +[[//Tableau de synthèse : nombre de notices concernées par catégorie//>>image:1752571808697-560.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
35 35  
36 -__Exemple :__ cliquer sur la ligne DOCUMENT-NON (Aucun document) : l'utilisateur disposera alors de toutes les notices Photothèque qui ne sont associées à aucun fichier photo.
37 37  
38 -[[image:1742566144603-425.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
59 += Interpréter les résultats =
39 39  
61 +Le tableau de synthèse fournit une vision globale de l’état de la Photothèque.
40 40  
41 -L'utilisateur peut alors décidé de régulariser ces notices en[[ intégrant les fichiers photos associés>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/C.%20Visualiser/#HIntE9grerdesfichiersphotosdansFlora]] ou bien, en [[supprimant par lot les notices photos>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/5%20Le%20service%20R%C3%A9f%C3%A9rencement/5.F.%20Modifications%20globales/#HSupprimerlesnotices]], si ces dernières ne sont pas liées à d'autres notices.
63 +Pour chaque catégorie de notice, il précise :
42 42  
43 -[[image:1742565677654-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
65 +* Le **type de document associé** (photo, document bureautique, aucun, fichier 3D,...)
66 +* Le **nombre de notices** correspondantes
44 44  
45 -(% style="text-align: center;" %)
46 -//Visualisation de la liste de résultats des notices photos sans fichiers photos associés//
68 +[[//Tableau de synthèse → catégories disponibles//>>image:1742566390051-187.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
47 47  
48 48  
71 += Consulter les notices détectées =
72 +
73 +L’audit ne se limite pas à une vue statistique : chaque résultat est interactif.
74 +
75 +En cliquant sur une ligne du tableau, vous accédez directement à **une liste de résultats contenant uniquement les notices concernées.**
76 +
77 +>(% class="small" %)Ex. cliquez sur **DOCUMENT-NON** pour visualiser toutes les notices de la Photothèque **sans fichier photo associé**.
78 +
79 +[[//Cliquer sur la ligne DOCUMENT-NONE//>>image:1742566144603-425.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 +
81 +
82 +[[//Liste de résultats → affichage des notices dépourvues de photos//>>image:1742565677654-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83 +
84 +
85 += Engager des actions correctives =
86 +
87 +Une fois les notices identifiées, l’étape suivante consiste à **corriger les anomalies.**
88 +
89 +Deux principaux scénarios sont possibles : **compléter les notices** en ajoutant les fichiers manquants, ou **supprimer en lot les notices orphelines.**
90 +
91 +== Ajouter les fichiers photos manquants ==
92 +
93 +* Depuis la liste des résultats, **ouvrez chaque notice concernée, **
94 +* Ajoutez le fichier photo manquant via **glisser-déposer **dans le pavé de gestion des fichiers.
95 +
96 +(% class="box successmessage" %)
97 +(((
98 +**Bonnes pratiques : **
99 +
100 +* Pour régulariser un grand nombre de notices, privilégiez l’**import en lot** des fichiers photos.
101 +)))
102 +
103 +[[//Ouvrir la notice à régulariser//>>image:1752578451474-914.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
104 +
105 +
106 +[[//Glisser-déposer le fichier photo//>>image:1752577814121-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
107 +
108 +
109 +== Supprimer en lot les notices orphelines ==
110 +
111 +Certaines notices sans fichiers n’ont plus d’utilité. Vous pouvez les supprimer par lot, mais **assurez-vous au préalable** qu’elles ne sont pas liées à d’autres notices.
112 +
113 +>(% class="small" %)**Cas d’usage** : les notices orphelines apparaissent fréquemment après des imports qui ne se sont pas déroulés correctement (fichiers non liés) ou lorsqu’un doublon a été créé, laissant une notice vide sans photo.
114 +
115 +1. Depuis la liste des résultats, **sélectionnez les notices** à supprimer.
116 +1. Cliquez sur **Modifier le lot de fiches.**
117 +1. Choisissez l’action **Supprimer les notices.**
118 +1. Lancez et confirmez le traitement.
119 +
120 +[[//Sélection des notices à supprimer//>>image:1752577635582-844.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
121 +
122 +
123 +[[//Lancement et confirmation suppression des notices//>>image:1752577681648-547.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
124 +
125 +
126 +
49 49  
128 +)))|(% style="width:300px" %)(((
129 +(% class="box" %)
130 +(((
131 +**Sommaire**
132 +
133 +{{toc depth="1" numbered="true"/}}
134 +)))
135 +
136 +(% class="box" %)
137 +(((
138 +**Aller plus loin**
139 +
140 +* [[Gérer les médias et les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome||target="_blank"]]
141 +* [[Supprimer des notices>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Outils%20de%20structuration%20ou%20d%27harmonisation%20des%20donn%C3%A9es/Manipuler%20les%20donn%C3%A9es%20en%20masse/5.F.%20Modifications%20globales/#HSupprimerdesnotices||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
142 +* [[Importer des photos par lot>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Outils de structuration ou d'harmonisation des données.Manipuler les données en masse.Imports.Imports de photos.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
143 +)))
144 +
145 +(% class="box" %)
146 +(((
147 +**Icônes principales**
148 +
149 +* [[image:1752652403149-471.png||height="33" width="35"]]Menu outils
150 +
151 +* [[image:1752579381417-354.png||height="41" width="35"]]Sous-menu outils d'audit 
152 +
153 +* [[image:1752579398986-328.png||height="36" width="50"]]Table photothèque
154 +
155 +* [[image:1752668041073-871.png||height="40" width="52"]]Glisser-déposer
156 +
157 +* [[image:1752668273366-917.png||height="51" width="51"]]Effectuer des modifications par lot
158 +)))
159 +)))
160 +
161 +
162 +
163 +
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