Code source wiki de Créer et gérer les utilisateurs

Version 71.1 par Joséphine Ducruet le 2025/12/05 12:00

version	line-number	content
2.1	1	(% class="mark small" %)Version 3.5 et ultérieures
	2
4.1	3	\|(% style="width:840px" %)(((
	4	(% class="box" %)
	5	(((
67.1	6	Chaque personne désirant consulter ou intervenir sur Flora doit disposer d’un compte utilisateur.
10.1	7
67.1	8	Les administrateurs peuvent créer un compte, en modifier les informations, réinitialiser un mot de passe, désactiver un accès.
10.1	9
13.1	10	Ils définissent également le rattachement de chaque utilisateur à un groupe, lequel est composé de rôles déterminant les droits effectifs dans Flora.
4.1	11	)))
2.1	12
4.1	13	(((
67.1	14	= Comprendre la gestion des utilisateurs dans Flora =
1.1	15
67.1	16	La gestion des utilisateurs dans Flora repose sur trois niveaux complémentaires, qui permettent de contrôler précisément l’accès aux fonctionnalités et aux données. Cette organisation garantit à la fois la sécurité, la cohérence et l’adaptation du système aux besoins de chaque établissement.
4.1	17
67.1	18	== Les comptes utilisateurs ==
4.1	19
67.1	20	C’est le premier niveau : l’identification individuelle.
	21	Chaque utilisateur dispose d’un compte personnel, créé par un administrateur. Le compte définit :
16.1	22
67.1	23	* l’identité de l’utilisateur (nom, identifiant, coordonnées) ;
	24	* son statut actif/inactif ;
	25	* son appartenance à un groupe.
14.1	26
67.1	27	Ce niveau permet simplement de dire //qui// utilise Flora.
14.1	28
67.1	29	>(% class="small" %)Exemple : Marie Dupont dispose d’un identifiant et d’un mot de passe personnels.
14.1	30
67.1	31	== Les groupes utilisateurs ==
	32
	33	Le deuxième niveau organise les utilisateurs en groupes utilisateurs (ils correspondent souvent à un métier particulier).
	34	Les groupes servent de base au modèle d’autorisation : ce sont eux, et non les utilisateurs individuellement, qui portent les droits.
	35
	36	Les groupes sont composés de plusieurs rôles.
	37
	38	Ainsi, rattacher un utilisateur à un groupe revient à lui attribuer automatiquement l’ensemble des rôles associées.
	39
	40	>(% class="small" %)Exemple : Marie Dupont est rattachée au groupe Conservateur.
	41
	42	== Les rôles ==
	43
	44	Troisième niveau : le niveau déterminant.
	45	Ce sont les rôles qui portent les autorisations applicatives dans Flora. Ils définissent concrètement :
	46
	47	* quelles tables ou types de notices peuvent être consultés, créés, modifiés, supprimés ;
	48	* quelles fonctionnalités sont accessibles (exports, paniers, administration, paramétrages, etc.) ;
	49	* quelles actions sensibles sont autorisées (récolement, mouvements, intégration au registre, suppression, validation, etc.).
	50
	51	Les rôles sont donc l’élément clé de la sécurité :
	52	ils traduisent le périmètre métier d’un groupe en droits réels dans l’application.
	53
	54	>(% class="small" %)Exemple : Le groupe Conservateur contient des rôles permettant de créer, modifier et supprimer les notices de biens.
	55
	56	(% class="box warningmessage" %)
	57	(((
	58	Les rôles associés aux groupes sont définis lors du paramétrage initial en mode projet, en fonction des besoins métiers de l’établissement.
	59
	60	Les administrateurs fonctionnels ne modifient pas les rôles d’un groupe.
68.1	61	Leur seule action consiste à choisir le groupe auquel rattacher un utilisateur, ce qui lui attribue automatiquement les rôles préconfigurés.
67.1	62	)))
	63
	64	(% class="box infomessage" %)
	65	(((
	66	== Synthèse ==
	67
	68	La gestion des utilisateurs dans Flora fonctionne selon ce modèle :
	69
68.1	70	1. Utilisateur → une personne identifiée rattaché à un groupe
67.1	71	1. Groupe → rassemble plusieurs rôles
	72	1. Rôles → définissent les droits effectifs dans Flora
	73	)))
	74
69.1	75	= Consulter une notice utilisateur =
58.1	76
69.1	77	== Rechercher un utilisateur ==
	78
	79	1. (% id="cke_bm_282986S" style="display:none" %) (%%)Dans l’espace de travail Administration > Accès > Utilisateur, cliquez sur l’icône Loupe.
	80	1. Renseignez le nom et/ou le prénom de l’utilisateur souhaité.
	81	1. Lancez la recherche :
	82	1*. si un seul résultat est trouvé, vous êtes redirigé directement vers la notice de l’utilisateur,
	83	1*. si plusieurs résultats apparaissent, une liste s’affiche et vous devez sélectionner l’utilisateur souhaité.
	84
70.1	85	[[Recherche d'un utilisateur>>image:1758894846450-231.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69.1	86
	87
	88	== Comprendre la notice utilisateur ==
	89
58.1	90	La notice utilisateur regroupe les informations qui permettent d’identifier un agent et de gérer ses droits d’accès dans Flora. Elle contient plusieurs zones clés :
	91
	92	* Informations sur l’utilisateur : nom, prénom, civilité.
	93	* Lien sur Personne : rattachement à une notice de la table //Personnes//. Ce lien est essentiel pour alimenter automatiquement les champs Rédacteur (biens), Relocalisé par (relocalisations), Récolé par (récolement) ou Suivi par (évènements) dans les notices.
	94	* Groupe utilisateur : rattachement à un groupe, lequel détermine les droits effectifs via les rôles qui le composent.
	95	* Code : identifiant (login) permettant à l’utilisateur de se connecter.
	96	* Compte activé ou inactif : statut qui détermine si l’utilisateur peut accéder ou non à Flora.
	97
	98	[[//Exemple de notice utilisateur//>>image:1759235061114-929.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	99
70.1	100	= Créer un nouvel utilisateur =
22.1	101
43.1	102	1. Rendez-vous dans l'espace de travail Administration > Accès > Utilisateur.
71.1	103	1. Cliquez sur + pour saisir un nouvel utilisateur.
	104	1. Renseignez au minimum les champs obligatoires
	105	1*. Qualificatif
	106	1*. Nom
	107	1*. Prénom
	108	1*. Site
	109	1*. Code (identifiant de l'utilisateur)
	110	1*. Mot de passe (La jauge se remplit progressivement en bleu à mesure que les critères de sécurité sont respectés.)
	111	1*. Confirmation du mot de passe (doit être identique au mot de passe pour faire apparaitre le bouton Enregistrer)
	112	1*. Langue
	113	1*. Groupe
34.1	114	1. Enregistrez la notice.
71.1	115	1. Testez le compte utilisateur en vous connectant avec l'identifiant (code) et le mot de passe renseigné.
34.1	116	1. Transmettez à l’utilisateur son identifiant et son mot de passe pour sa première connexion.
22.1	117
71.1	118	(% class="box successmessage" %)
	119	(((
	120	Bonne pratique :Rattachez systématiquement chaque utilisateur à sa notice de la table Personnes.
	121	Ce lien permet d’alimenter automatiquement les champs :
	122
	123	* Rédacteur (notices de biens),
	124	* Relocalisé par,
	125	* Récolé par,
	126	* Suivi par (évènements).
	127
	128	Cette association garantit une saisie plus rapide, cohérente et facilite la traçabilité des actions réalisées par chaque utilisateur dans Flora
	129	)))
	130
70.1	131	(% class="box infomessage" %)
14.1	132	(((
70.1	133	Sécurité des mots de passe et bonnes pratiques
23.3	134
70.1	135	* Les mots de passe doivent respecter les règles de sécurité définies dans Flora (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre, caractère spécial).
	136	Les critères validés s’affichent en bleu, ceux non respectés en rouge.
	137
	138
	139
	140	* Lorsqu’un mot de passe initial est créé, l’utilisateur doit le modifier à sa première connexion.
	141	Pour respecter le RGPD, les administrateurs ne doivent jamais connaître les mots de passe des utilisateurs.
	142
	143
	144
	145	* Dans les configurations SSO ou LDAP, les identifiants ne sont pas gérés dans Flora : ils dépendent exclusivement du système interne de l’institution.
14.1	146	)))
	147
32.1	148	[[//Créer un nouvel utilisateur//>>image:1758892583386-352.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
16.1	149
	150
25.1	151	= Modifier un utilisateur =
16.1	152
50.1	153	1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur Modifier.
38.1	154	1. Mettez à jour les informations souhaitées.
	155	1. Enregistrez les modifications.
16.1	156
45.1	157	(% class="box successmessage" %)
	158	(((
	159	Bonnes pratiques :
	160
57.1	161	* Lorsqu’un agent change de fonction, modifiez son groupe utilisateur pour adapter ses droits.
	162	* Vérifiez que le groupe choisi correspond bien à ses missions. En cas de doute, consultez la description des groupes dans la rubrique Aller plus loin.
45.1	163	)))
	164
41.1	165	[[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
38.1	166
	167
43.1	168	[[//Ajout d'une adresse mail et enregistrement des données//>>image:1759135149088-581.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
41.1	169
	170
43.1	171	[[//Notice mise à jour avec une adresse mail//>>image:1759135234861-647.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
41.1	172
43.1	173
25.1	174	= Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur =
17.1	175
50.1	176	1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur l'icône Réinitialiser le mot de passe.
46.1	177	1. (((
	178	Saisissez les informations demandées :
40.1	179
46.1	180	* votre mot de passe (administrateur),
	181	* le nouveau mot de passe de l’utilisateur, puis confirmez-le.
	182	)))
	183	1. Cliquez sur Réinitialiser le mot de passe.
	184	1. Transmettez à l’utilisateur son nouveau mot de passe.
	185
39.1	186	(% class="box successmessage" %)
	187	(((
	188	Bonnes pratiques :
18.1	189
46.1	190	* Sans saisie complète des champs obligatoires, la réinitialisation ne peut pas être effectuée.
57.1	191	* Un mot de passe doit respecter les règles de sécurité configurées dans Flora (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Tant qu’elles ne sont pas respectées, l’enregistrement est impossible. Les règles respectées s’affichent en bleu, celles non respectées en rouge.
	192	* Demandez toujours à l’utilisateur de modifier son mot de passe dès sa première connexion. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent pas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
	193	* Pour les clients dont l’accès est géré par un SSO ou un LDAP, la réinitialisation n’est pas gérée dans Flora : elle dépend du système interne de l’institution.
39.1	194	)))
	195
41.1	196	[[//Réinitialiser le mot de passe//>>image:1758895085671-783.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
39.1	197
40.1	198
43.1	199	[[//Réinitialisation du mot de passe//>>image:1759135496619-329.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
19.1	200
43.1	201
41.1	202	= Désactiver un utilisateur =
	203
57.1	204	La désactivation bloque temporairement l’accès à Flora, tout en conservant le compte et l’historique.
25.1	205
50.1	206	1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur Modifier.
48.1	207	1. Cochez l’option Désactiver l’utilisateur et indiquez la raison de l'inactivation.
46.1	208	1. Enregistrez les modifications.
57.1	209	1. Testez le compte utilisateur : la connexion doit être refusée.
46.1	210
	211	(% class="box successmessage" %)
	212	(((
	213	Bonnes pratiques :
	214
57.1	215	* Utilisez la désactivation pour les absences temporaires (disponibilité, congé long, suspension).
	216	* Dans les bibliothèques, elle permet de bloquer l’accès aux lecteurs dont les cotisations ne sont pas à jour.
46.1	217	)))
	218
48.1	219	[[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
46.1	220
	221
48.1	222	[[//Désactiver le compte utilisateur//>>image:1759232110690-885.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
46.1	223
	224
48.1	225	[[//Test du compte : message indiquant que le compte est inactif//>>image:1759232231542-424.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
46.1	226
47.1	227
41.1	228	= Supprimer un utilisateur =
20.1	229
50.1	230	La suppression d’un utilisateur entraîne la disparition définitive de son compte.
21.1	231
53.1	232	1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur Supprimer.
50.1	233	1. Confirmez l’opération.
23.3	234
50.1	235	(% class="box infomessage" %)
	236	(((
52.1	237	Points clés
	238
	239	* La suppression affecte uniquement le compte utilisateur et les données techniques qui y sont liées.
57.1	240	* Les notices et informations documentaires créées ou modifiées par cet utilisateur restent enregistrées dans Flora. (((
	241	[[* //Exemple de données supprimées avec le compte utilisateur : Saisi par / Modifié par sur une notice de bien//>>image:1759232803928-841.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
50.1	242	)))
52.1	243	)))
23.3	244
52.1	245	(% class="box successmessage" %)
	246	(((
	247	Bonnes pratiques :
23.3	248
52.1	249	* N’utilisez la suppression que lorsque l’agent a définitivement quitté l’institution.
	250	)))
23.3	251
54.1	252	[[//Supprimer le compte utilisateur//>>image:1759233231191-643.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
50.1	253
	254
54.1	255	[[//Confirmer la suppression du compte//>>image:1759233299701-820.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
50.1	256
	257
51.1	258
52.1	259
	260
4.1	261
	262	)))
	263	)))\|(% style="width:300px" %)(((
	264	(% class="box" %)
	265	(((
	266	Sommaire
38.1	267
	268	{{toc depth="2" numbered="true"/}}
4.1	269	)))
	270
	271	(% class="box" %)
	272	(((
	273	Aller plus loin
8.1	274
65.1	275	* [[Référentiel des groupes standards avant la version 4.7 >>doc:.Référentiel des groupes standards après la version 4\.7.WebHome\|\|target="_blank"]]
	276	* [[Référentiel des groupes standards après la version 4.7>>doc:.Référentiel des groupes standards av la version 4\.7.WebHome\|\|target="_blank"]]
4.1	277	)))
	278
	279	(% class="box" %)
	280	(((
	281	Icônes principales
59.1	282
62.1	283	* [[image:1759235413565-330.png\|\|height="22" width="22"]] Saisir un nouvel utilisateur
59.1	284
	285	* [[image:1759235378625-592.png\|\|height="22" width="22"]] Rechercher un utilisateur
	286
	287	* [[image:1759235389129-627.png\|\|height="24" width="24"]] Rafraîchir la liste des utilisateurs
	288
	289	* [[image:1759235459859-991.png]] Modifier un utilisateur
	290
	291	* [[image:1759235517415-813.png\|\|height="25" width="25"]] Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur
	292
	293	* [[image:1759235363456-514.png\|\|height="19" width="19"]] Supprimer un utilisateur
4.1	294	)))
	295	)))
	296
5.1	297

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