Code source wiki de Créer et gérer les utilisateurs

Version 69.1 par Joséphine Ducruet le 2025/12/05 11:37

version	line-number	content
2.1	1	(% class="mark small" %)Version 3.5 et ultérieures
	2
4.1	3	\|(% style="width:840px" %)(((
	4	(% class="box" %)
	5	(((
67.1	6	Chaque personne désirant consulter ou intervenir sur Flora doit disposer d’un compte utilisateur.
10.1	7
67.1	8	Les administrateurs peuvent créer un compte, en modifier les informations, réinitialiser un mot de passe, désactiver un accès.
10.1	9
13.1	10	Ils définissent également le rattachement de chaque utilisateur à un groupe, lequel est composé de rôles déterminant les droits effectifs dans Flora.
4.1	11	)))
2.1	12
4.1	13	(((
67.1	14	= Comprendre la gestion des utilisateurs dans Flora =
1.1	15
67.1	16	La gestion des utilisateurs dans Flora repose sur trois niveaux complémentaires, qui permettent de contrôler précisément l’accès aux fonctionnalités et aux données. Cette organisation garantit à la fois la sécurité, la cohérence et l’adaptation du système aux besoins de chaque établissement.
4.1	17
67.1	18	== Les comptes utilisateurs ==
4.1	19
67.1	20	C’est le premier niveau : l’identification individuelle.
	21	Chaque utilisateur dispose d’un compte personnel, créé par un administrateur. Le compte définit :
16.1	22
67.1	23	* l’identité de l’utilisateur (nom, identifiant, coordonnées) ;
	24	* son statut actif/inactif ;
	25	* son appartenance à un groupe.
14.1	26
67.1	27	Ce niveau permet simplement de dire //qui// utilise Flora.
14.1	28
67.1	29	>(% class="small" %)Exemple : Marie Dupont dispose d’un identifiant et d’un mot de passe personnels.
14.1	30
67.1	31	== Les groupes utilisateurs ==
	32
	33	Le deuxième niveau organise les utilisateurs en groupes utilisateurs (ils correspondent souvent à un métier particulier).
	34	Les groupes servent de base au modèle d’autorisation : ce sont eux, et non les utilisateurs individuellement, qui portent les droits.
	35
	36	Les groupes sont composés de plusieurs rôles.
	37
	38	Ainsi, rattacher un utilisateur à un groupe revient à lui attribuer automatiquement l’ensemble des rôles associées.
	39
	40	>(% class="small" %)Exemple : Marie Dupont est rattachée au groupe Conservateur.
	41
	42	== Les rôles ==
	43
	44	Troisième niveau : le niveau déterminant.
	45	Ce sont les rôles qui portent les autorisations applicatives dans Flora. Ils définissent concrètement :
	46
	47	* quelles tables ou types de notices peuvent être consultés, créés, modifiés, supprimés ;
	48	* quelles fonctionnalités sont accessibles (exports, paniers, administration, paramétrages, etc.) ;
	49	* quelles actions sensibles sont autorisées (récolement, mouvements, intégration au registre, suppression, validation, etc.).
	50
	51	Les rôles sont donc l’élément clé de la sécurité :
	52	ils traduisent le périmètre métier d’un groupe en droits réels dans l’application.
	53
	54	>(% class="small" %)Exemple : Le groupe Conservateur contient des rôles permettant de créer, modifier et supprimer les notices de biens.
	55
	56	(% class="box warningmessage" %)
	57	(((
	58	Les rôles associés aux groupes sont définis lors du paramétrage initial en mode projet, en fonction des besoins métiers de l’établissement.
	59
	60	Les administrateurs fonctionnels ne modifient pas les rôles d’un groupe.
68.1	61	Leur seule action consiste à choisir le groupe auquel rattacher un utilisateur, ce qui lui attribue automatiquement les rôles préconfigurés.
67.1	62	)))
	63
	64	(% class="box infomessage" %)
	65	(((
	66	== Synthèse ==
	67
	68	La gestion des utilisateurs dans Flora fonctionne selon ce modèle :
	69
68.1	70	1. Utilisateur → une personne identifiée rattaché à un groupe
67.1	71	1. Groupe → rassemble plusieurs rôles
	72	1. Rôles → définissent les droits effectifs dans Flora
	73	)))
	74
69.1	75	= Consulter une notice utilisateur =
58.1	76
69.1	77	== Rechercher un utilisateur ==
	78
	79	1. (% id="cke_bm_282986S" style="display:none" %) (%%)Dans l’espace de travail Administration > Accès > Utilisateur, cliquez sur l’icône Loupe.
	80	1. Renseignez le nom et/ou le prénom de l’utilisateur souhaité.
	81	1. Lancez la recherche :
	82	1*. si un seul résultat est trouvé, vous êtes redirigé directement vers la notice de l’utilisateur,
	83	1*. si plusieurs résultats apparaissent, une liste s’affiche et vous devez sélectionner l’utilisateur souhaité.
	84
	85	[[image:1758894846450-231.png]]
	86
	87
	88	== Comprendre la notice utilisateur ==
	89
58.1	90	La notice utilisateur regroupe les informations qui permettent d’identifier un agent et de gérer ses droits d’accès dans Flora. Elle contient plusieurs zones clés :
	91
	92	* Informations sur l’utilisateur : nom, prénom, civilité.
	93	* Lien sur Personne : rattachement à une notice de la table //Personnes//. Ce lien est essentiel pour alimenter automatiquement les champs Rédacteur (biens), Relocalisé par (relocalisations), Récolé par (récolement) ou Suivi par (évènements) dans les notices.
	94	* Groupe utilisateur : rattachement à un groupe, lequel détermine les droits effectifs via les rôles qui le composent.
	95	* Code : identifiant (login) permettant à l’utilisateur de se connecter.
	96	* Compte activé ou inactif : statut qui détermine si l’utilisateur peut accéder ou non à Flora.
	97
	98	[[//Exemple de notice utilisateur//>>image:1759235061114-929.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	99
25.1	100	= Créer un utilisateur =
22.1	101
43.1	102	1. Rendez-vous dans l'espace de travail Administration > Accès > Utilisateur.
26.1	103	1. Cliquez sur Saisir un nouvel utilisateur.
	104	1. Renseignez au minimum les champs en rouge (obligatoires).
34.1	105	1. Enregistrez la notice.
35.1	106	1. Testez le compte utilisateur : connectez-vous avec son code comme identifiant et le mot de passe indiqué pour vérifier l’accès et les droits.
34.1	107	1. Transmettez à l’utilisateur son identifiant et son mot de passe pour sa première connexion.
22.1	108
	109	(% class="box successmessage" %)
14.1	110	(((
26.1	111	Bonnes pratiques :
23.3	112
35.1	113	* Sans saisie complète des champs obligatoires, la notice ne peut pas être enregistrée.
57.1	114	* Un mot de passe doit respecter les règles de sécurité configurées dans Flora (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Tant qu’elles ne sont pas respectées, l’enregistrement est impossible. Les règles respectées s’affichent en bleu, celles non respectées en rouge.
35.1	115	* Lorsqu’un mot de passe initial est défini, demandez toujours à l’utilisateur de le modifier dès sa première connexion. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
37.1	116	* Pour les clients dont l’accès est géré par un SSO (authentification unique) ou un LDAP, les codes et mots de passe ne sont pas gérés dans Flora : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
14.1	117	)))
	118
32.1	119	[[//Créer un nouvel utilisateur//>>image:1758892583386-352.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
16.1	120
	121
33.1	122	[[//Saisie des données et enregistrement de la notice//>>image:1758893353238-706.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
16.1	123
26.1	124
33.1	125	[[//Résultat : compte utilisateur créé//>>image:1758893445713-709.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
27.1	126
32.1	127
38.1	128	[[//Test du compte utilisateur créé : code repris pour renseigner l'identifiant//>>image:1758894373395-876.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	129
	130
47.1	131
25.1	132	= Modifier un utilisateur =
16.1	133
50.1	134	1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur Modifier.
38.1	135	1. Mettez à jour les informations souhaitées.
	136	1. Enregistrez les modifications.
16.1	137
45.1	138	(% class="box successmessage" %)
	139	(((
	140	Bonnes pratiques :
	141
57.1	142	* Lorsqu’un agent change de fonction, modifiez son groupe utilisateur pour adapter ses droits.
	143	* Vérifiez que le groupe choisi correspond bien à ses missions. En cas de doute, consultez la description des groupes dans la rubrique Aller plus loin.
45.1	144	)))
	145
41.1	146	[[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
38.1	147
	148
43.1	149	[[//Ajout d'une adresse mail et enregistrement des données//>>image:1759135149088-581.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
41.1	150
	151
43.1	152	[[//Notice mise à jour avec une adresse mail//>>image:1759135234861-647.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
41.1	153
43.1	154
25.1	155	= Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur =
17.1	156
50.1	157	1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur l'icône Réinitialiser le mot de passe.
46.1	158	1. (((
	159	Saisissez les informations demandées :
40.1	160
46.1	161	* votre mot de passe (administrateur),
	162	* le nouveau mot de passe de l’utilisateur, puis confirmez-le.
	163	)))
	164	1. Cliquez sur Réinitialiser le mot de passe.
	165	1. Transmettez à l’utilisateur son nouveau mot de passe.
	166
39.1	167	(% class="box successmessage" %)
	168	(((
	169	Bonnes pratiques :
18.1	170
46.1	171	* Sans saisie complète des champs obligatoires, la réinitialisation ne peut pas être effectuée.
57.1	172	* Un mot de passe doit respecter les règles de sécurité configurées dans Flora (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Tant qu’elles ne sont pas respectées, l’enregistrement est impossible. Les règles respectées s’affichent en bleu, celles non respectées en rouge.
	173	* Demandez toujours à l’utilisateur de modifier son mot de passe dès sa première connexion. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent pas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
	174	* Pour les clients dont l’accès est géré par un SSO ou un LDAP, la réinitialisation n’est pas gérée dans Flora : elle dépend du système interne de l’institution.
39.1	175	)))
	176
41.1	177	[[//Réinitialiser le mot de passe//>>image:1758895085671-783.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
39.1	178
40.1	179
43.1	180	[[//Réinitialisation du mot de passe//>>image:1759135496619-329.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
19.1	181
43.1	182
41.1	183	= Désactiver un utilisateur =
	184
57.1	185	La désactivation bloque temporairement l’accès à Flora, tout en conservant le compte et l’historique.
25.1	186
50.1	187	1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur Modifier.
48.1	188	1. Cochez l’option Désactiver l’utilisateur et indiquez la raison de l'inactivation.
46.1	189	1. Enregistrez les modifications.
57.1	190	1. Testez le compte utilisateur : la connexion doit être refusée.
46.1	191
	192	(% class="box successmessage" %)
	193	(((
	194	Bonnes pratiques :
	195
57.1	196	* Utilisez la désactivation pour les absences temporaires (disponibilité, congé long, suspension).
	197	* Dans les bibliothèques, elle permet de bloquer l’accès aux lecteurs dont les cotisations ne sont pas à jour.
46.1	198	)))
	199
48.1	200	[[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
46.1	201
	202
48.1	203	[[//Désactiver le compte utilisateur//>>image:1759232110690-885.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
46.1	204
	205
48.1	206	[[//Test du compte : message indiquant que le compte est inactif//>>image:1759232231542-424.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
46.1	207
47.1	208
41.1	209	= Supprimer un utilisateur =
20.1	210
50.1	211	La suppression d’un utilisateur entraîne la disparition définitive de son compte.
21.1	212
53.1	213	1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur Supprimer.
50.1	214	1. Confirmez l’opération.
23.3	215
50.1	216	(% class="box infomessage" %)
	217	(((
52.1	218	Points clés
	219
	220	* La suppression affecte uniquement le compte utilisateur et les données techniques qui y sont liées.
57.1	221	* Les notices et informations documentaires créées ou modifiées par cet utilisateur restent enregistrées dans Flora. (((
	222	[[* //Exemple de données supprimées avec le compte utilisateur : Saisi par / Modifié par sur une notice de bien//>>image:1759232803928-841.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
50.1	223	)))
52.1	224	)))
23.3	225
52.1	226	(% class="box successmessage" %)
	227	(((
	228	Bonnes pratiques :
23.3	229
52.1	230	* N’utilisez la suppression que lorsque l’agent a définitivement quitté l’institution.
	231	)))
23.3	232
54.1	233	[[//Supprimer le compte utilisateur//>>image:1759233231191-643.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
50.1	234
	235
54.1	236	[[//Confirmer la suppression du compte//>>image:1759233299701-820.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
50.1	237
	238
51.1	239
52.1	240
	241
4.1	242
	243	)))
	244	)))\|(% style="width:300px" %)(((
	245	(% class="box" %)
	246	(((
	247	Sommaire
38.1	248
	249	{{toc depth="2" numbered="true"/}}
4.1	250	)))
	251
	252	(% class="box" %)
	253	(((
	254	Aller plus loin
8.1	255
65.1	256	* [[Référentiel des groupes standards avant la version 4.7 >>doc:.Référentiel des groupes standards après la version 4\.7.WebHome\|\|target="_blank"]]
	257	* [[Référentiel des groupes standards après la version 4.7>>doc:.Référentiel des groupes standards av la version 4\.7.WebHome\|\|target="_blank"]]
4.1	258	)))
	259
	260	(% class="box" %)
	261	(((
	262	Icônes principales
59.1	263
62.1	264	* [[image:1759235413565-330.png\|\|height="22" width="22"]] Saisir un nouvel utilisateur
59.1	265
	266	* [[image:1759235378625-592.png\|\|height="22" width="22"]] Rechercher un utilisateur
	267
	268	* [[image:1759235389129-627.png\|\|height="24" width="24"]] Rafraîchir la liste des utilisateurs
	269
	270	* [[image:1759235459859-991.png]] Modifier un utilisateur
	271
	272	* [[image:1759235517415-813.png\|\|height="25" width="25"]] Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur
	273
	274	* [[image:1759235363456-514.png\|\|height="19" width="19"]] Supprimer un utilisateur
4.1	275	)))
	276	)))
	277
5.1	278

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