Pour consulter et intervenir sur les notices dans Flora, chaque agent doit disposer d’un compte utilisateur.
Les administrateurs peuvent créer un compte, en modifier les informations, réinitialiser un mot de passe, désactiver temporairement un accès ou supprimer définitivement un utilisateur.
Ils définissent également le rattachement de chaque utilisateur à un groupe, lequel est composé de rôles déterminant les droits effectifs dans Flora.
Pourquoi créer et gérer des utilisateurs dans Flora ?
La gestion des utilisateurs permet de :
sécuriser l’accès aux données,
garantir la traçabilité des actions réalisées dans le logiciel,
adapter les droits selon les responsabilités de chacun,
ajuster les accès dans le temps selon les besoins de l'institution.
Cas d'usage : Un nouveau collègue arrive : créer un nouvel utilisateur et l’associer au groupe adapté. Un collègue change de poste (par exemple, devient régisseur) : modifier son groupe utilisateur pour qu’il corresponde à sa nouvelle fonction. Un collaborateur part temporairement (disponibilité, congé long, mission extérieure) : désactiver son compte jusqu’à son retour, afin de bloquer son accès sans perdre son historique.
Utilisateur, groupe et rôles : quelle différence ?
Pour bien comprendre la gestion des accès dans Flora, il est essentiel de distinguer trois notions complémentaires : l’utilisateur, le groupe et les rôles.
Élément
Définition
Exemple
Utilisateur
Personne qui se connecte à Flora avec un compte nominatif.
Marie Dupont dispose d’un identifiant et d’un mot de passe personnels.
Groupe utilisateur
Ensemble d’utilisateurs partageant les mêmes droits. Un groupe utilisateur correspond souvent à un métier particulier (régisseur, administrateur, conservateur, etc.)
Marie Dupont est rattachée au groupe Conservateur.
Rôles
Ils définissent les actions possibles (consulter, créer, modifier, supprimer) ou les restrictions d'un groupe utilisateur.
Le groupe Conservateur contient des rôles permettant à Marie Dupont de créer, modifier et supprimer les notices de biens qu’elle doit documenter.
Créer un utilisateur
Rendez-vous dans l'espace de travail Administration > Accès > Utilisateur.
Cliquez sur Saisir un nouvel utilisateur.
Renseignez au minimum les champs en rouge (obligatoires).
Enregistrez la notice.
Testez le compte utilisateur : connectez-vous avec son code comme identifiant et le mot de passe indiqué pour vérifier l’accès et les droits.
Transmettez à l’utilisateur son identifiant et son mot de passe pour sa première connexion.
Bonnes pratiques :
Sans saisie complète des champs obligatoires, la notice ne peut pas être enregistrée.
Un utilisateur doit toujours appartenir à un groupe, lequel est composé de plusieurs rôles qui déterminent ses droits effectifs dans Flora.
Liez l’utilisateur à sa notice Personne : elle doit être créée au préalable. Le lien sur Personne permet ensuite d’alimenter automatiquement les champs Rédacteur (biens), Relocalisé par (relocalisations), Récolé par (récolement) ou Suivi par (évènements) dans les notices.
Il est recommandé de saisir une adresse mail : cela permet d’activer certaines fonctionnalités comme la création d’alertes par mail dans les requêtes.
Un mot de passe doit respecter les règles de sécurité configurées dans Flora (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Tant qu’elles ne sont pas respectées, l’enregistrement est impossible : les critères valides s’affichent en bleu, les autres en rouge.
Lorsqu’un mot de passe initial est défini, demandez toujours à l’utilisateur de le modifier dès sa première connexion. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
Pour les clients dont l’accès est géré par un SSO (authentification unique) ou un LDAP, les codes et mots de passe ne sont pas gérés dans Flora : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
Créer un nouvel utilisateur
Saisie des données et enregistrement de la notice
Résultat : compte utilisateur créé
Test du compte utilisateur créé : code repris pour renseigner l'identifiant
Rechercher un utilisateur
Avant de modifier un compte, de réinitialiser un mot de passe, de désactiver ou de supprimer un utilisateur, il est nécessaire de le rechercher dans la base.
Dans l’espace de travail Administration > Accès > Utilisateur, cliquez sur l’icône Loupe.
Renseignez le nom et/ou le prénom de l’utilisateur souhaité.
Lancez la recherche.
Deux cas de figure :
si un seul résultat correspond à votre recherche, vous êtes automatiquement redirigé vers la notice de l’utilisateur,
si plusieurs résultats apparaissent, une liste d’utilisateurs s’affiche et vous devez sélectionner celui à modifier.
Rechercher l'utilisateur
Modifier un utilisateur
Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur Modifier.
Mettez à jour les informations souhaitées.
Enregistrez les modifications.
Bonnes pratiques :
Lorsqu’un agent change de fonction, modifiez son groupe utilisateur afin qu’il dispose des droits adaptés. Vérifiez toujours que le nouvel attribut de groupe correspond bien aux missions réelles de l’agent. En cas de doute, consultez la description des groupes disponibles dans la rubrique Aller plus loin.
Modifier l'utilisateur
Ajout d'une adresse mail et enregistrement des données
Notice mise à jour avec une adresse mail
Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur
Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur l'icône Réinitialiser le mot de passe.
Saisissez les informations demandées :
votre mot de passe (administrateur),
le nouveau mot de passe de l’utilisateur, puis confirmez-le.
Cliquez sur Réinitialiser le mot de passe.
Transmettez à l’utilisateur son nouveau mot de passe.
Bonnes pratiques :
Sans saisie complète des champs obligatoires, la réinitialisation ne peut pas être effectuée.
Un mot de passe doit respecter les règles de sécurité configurées dans Flora (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Tant qu’elles ne sont pas respectées, l’enregistrement est impossible : les critères valides s’affichent en bleu, les autres en rouge.
Lorsqu’un mot de passe est réinitialisé, demandez toujours à l’utilisateur de le modifier dès sa première connexion. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
Pour les clients dont l’accès est géré par un SSO (authentification unique) ou un LDAP, la réinitialisation des mots de passe n'est pas gérée dans Flora : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
Réinitialiser le mot de passe
Réinitialisation du mot de passe
Désactiver un utilisateur
Un utilisateur peut être désactivé temporairement. Dans ce cas, il ne pourra plus se connecter à Flora, mais son compte et son historique restent conservés.
Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur Modifier.
Cochez l’option Désactiver l’utilisateur et indiquez la raison de l'inactivation.
Enregistrez les modifications.
Testez le compte utilisateur avec avec son code et le mot de passe : l'accès à la base doit vous être refusé.
Bonnes pratiques :
La désactivation est à privilégier pour les absences temporaires (ex. disponibilité, congé long, suspension).
Dans les bibliothèques, elle permet de bloquer l’accès aux lecteurs dont les cotisations ne sont pas à jour.
Préférez la désactivation à la suppression afin de préserver l’historique documentaire.
Modifier l'utilisateur
Désactiver le compte utilisateur
Test du compte : message indiquant que le compte est inactif
Supprimer un utilisateur
La suppression d’un utilisateur entraîne la disparition définitive de son compte.
Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur Supprimer.
Confirmez l’opération.
Points clés
La suppression affecte uniquement le compte utilisateur et les données techniques qui y sont liées.
Les notices et informations documentaires créées ou modifiées par cet utilisateur restent enregistrées dans Flora et ne sont pas supprimées.
Exemple de données supprimées avec le compte utilisateur : Saisi par / Modifié par sur une notice de bien
Bonnes pratiques :
N’utilisez la suppression que lorsque l’agent a définitivement quitté l’institution.
