Pour consulter et intervenir sur les notices dans Flora, chaque agent doit disposer d’un compte utilisateur.
Les administrateurs peuvent créer un compte, en modifier les informations, réinitialiser un mot de passe, désactiver temporairement un accès ou supprimer définitivement un utilisateur.
Ils définissent également le rattachement de chaque utilisateur à un groupe, lequel est composé de rôles déterminant les droits effectifs dans Flora.
Pourquoi créer et gérer des utilisateurs dans Flora ?
La gestion des utilisateurs permet de :
sécuriser l’accès aux données,
garantir la traçabilité des actions réalisées dans le logiciel,
adapter les droits selon les responsabilités de chacun,
ajuster les accès dans le temps selon les besoins de l'institution.
Cas d'usage : Un nouveau collègue arrive : créer un nouvel utilisateur et l’associer au groupe adapté. Un collègue change de poste (par exemple, devient régisseur) : modifier son groupe utilisateur pour qu’il corresponde à sa nouvelle fonction. Un collaborateur part temporairement (disponibilité, congé long, mission extérieure) : désactiver son compte jusqu’à son retour, afin de bloquer son accès sans perdre son historique.
Utilisateur, groupe et rôles : quelle différence ?
Pour bien comprendre la gestion des accès dans Flora, il est essentiel de distinguer trois notions complémentaires : l’utilisateur, le groupe et les rôles.
Élément
Définition
Exemple
Utilisateur
Personne qui se connecte à Flora avec un compte nominatif.
Marie Dupont dispose d’un identifiant et d’un mot de passe personnels.
Groupe utilisateur
Ensemble d’utilisateurs partageant les mêmes droits. Un groupe utilisateur correspond souvent à un métier particulier (régisseur, administrateur, conservateur, etc.)
Marie Dupont est rattachée au groupe Conservateur.
Rôles
Ils définissent les actions possibles (consulter, créer, modifier, supprimer) ou les restrictions d'un groupe utilisateur.
Le groupe Conservateur contient des rôles permettant à Marie Dupont de créer, modifier et supprimer les notices de biens qu’elle doit documenter.
Créer un utilisateur
Rendez-vous dans l'espace de travail Administration > Accès > Utilisateur.
Cliquez sur Saisir un nouvel utilisateur.
Renseignez au minimum les champs en rouge (obligatoires).
Enregistrez la notice.
Testez le compte utilisateur : connectez-vous avec son code comme identifiant et le mot de passe indiqué pour vérifier l’accès et les droits.
Transmettez à l’utilisateur son identifiant et son mot de passe pour sa première connexion.
Bonnes pratiques :
Sans saisie complète des champs obligatoires, la notice ne peut pas être enregistrée.
Un utilisateur doit toujours appartenir à un groupe, lequel est composé de plusieurs rôles qui déterminent ses droits effectifs dans Flora.
Liez l’utilisateur à sa notice Personne : elle doit être créée au préalable. Le lien sur Personne permet ensuite d’alimenter automatiquement les champs Rédacteur (biens), Relocalisé par (relocalisations), Récolé par (récolement) ou Suivi par (évènements) dans les notices.
Lorsqu’un mot de passe initial est défini, demandez toujours à l’utilisateur de le modifier dès sa première connexion. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
Pour les clients dont l’accès est géré par un SSO (authentification unique) ou un LDAP, les codes et mots de passe ne sont pas gérés dans Flora : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
Créer un nouvel utilisateur
Saisie des données et enregistrement de la notice
Résultat : compte utilisateur créé
Test du compte utilisateur créé : code repris pour renseigner l'identifiant
Modifier un utilisateur
Dans l’espace de travail Administration > Accès > Utilisateur, recherchez l’utilisateur concerné.
Cliquez sur Modifier.
Mettez à jour les informations souhaitées.
Enregistrez les modifications.
Bonnes pratiques :
Lorsqu’un agent change de fonction, modifiez son groupe utilisateur afin qu’il dispose des droits adaptés. Vérifiez toujours que le nouvel attribut de groupe correspond bien aux missions réelles de l’agent. En cas de doute, consultez la description des groupes disponibles dans la rubrique Aller plus loin.
Rechercher l'utilisateur
Modifier l'utilisateur
Ajout d'une adresse mail et enregistrement des données
Notice mise à jour avec une adresse mail
Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur
Dans l’espace de travail Administration > Accès > Utilisateur : recherchez l’utilisateur concerné.
Cliquez sur Réinitialiser le mot de passe.
Indiquez votre mot de passe
Indiquez le nouveau mot de passe de l'utilisateur et confirmez.
Cliquez sur réinitialiser le mot de passe.
Transmettez à l’utilisateur son nouveau mot de passe.
Bonnes pratiques :
Sans saisie complète des champs obligatoires, la réinitialisation ne peut être effectuée.
Lorsqu’un mot de passe est réinitialisé, demandez toujours à l’utilisateur de le modifier dès sa première connexion. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
Pour les clients dont l’accès est géré par un SSO (authentification unique) ou un LDAP, la réinitialisation des mots de passe n'est pas gérée dans Flora : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
Rechercher un utilisateur
Réinitialiser le mot de passe
Réinitialisation du mot de passe
Désactiver un utilisateur
A noter : un utilisateur peut être désactivé temporairement. Dans ce cas, il ne pourra plus se connecter. Cela permet de nettoyer les paniers des utilisateurs dans les musée par exemple (seul le propriétaire peut supprimer son panier). Dans les bibliothèques quand les lecteurs ne sont plus à jour de leurs cotisations, on peut utiliser aussi cette procédure.
