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Version 29.1 par Doriane Bautista le 2025/09/15 16:35
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Doriane Bautista 5.1 1 (% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures **
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Doriane Bautista 5.1 3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
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Doriane Bautista 7.1 6 Dans Flora, les grilles de saisie définissent **quels champs sont visibles et modifiables** lors de la création ou de l’édition d’une notice. Elles peuvent être :
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Doriane Bautista 5.1 8 * **standard**, fournies et mises à jour par Flora ;
9 * **personnalisées**, créées directement par l’institution et **stockées dans la base de données**.
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Doriane Bautista 5.1 11 Les grilles personnalisées sont **préservées lors des montées de version** et apparaissent **exactement comme les grilles standard** du point de vue des utilisateurs.
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13 Pour l’administrateur, elles constituent un outil essentiel : il est possible de **créer, modifier ou supprimer** des grilles adaptées aux besoins locaux **sans modifier les fichiers livrés par défaut**.
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Doriane Bautista 8.1 17 = Pourquoi créer et gérer des grilles de saisie personnalisées dans Flora ? =
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Doriane Bautista 8.1 19 Les grilles de saisie livrées en standard par Flora sont pensées pour couvrir un maximum de situations. Elles comportent donc **un grand nombre de champs**, dont certains ne sont pas utilisés par toutes les institutions.
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Doriane Bautista 8.1 21 La personnalisation permet d’alléger ces écrans et de les adapter aux pratiques locales, tout en conservant la richesse des grilles complètes pour les administrateurs.
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23 Concrètement, créer des grilles sur mesure offre plusieurs bénéfices :
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Doriane Bautista 7.1 25 * **Simplifier les écrans de saisie** en masquant les champs superflus.
26 * **Adapter l’interface aux profils métiers** (régie, documentation, conservation, recherche).
27 * **Faciliter la formation et l’intégration** des nouveaux utilisateurs.
Doriane Bautista 15.1 28 * **Garantir la cohérence documentaire** en imposant le remplissage de champs essentiels pour l’institution (cf. charte de saisie).
Doriane Bautista 7.1 29 * **Accélérer les tâches récurrentes** grâce à des écrans ciblés et optimisés.
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Doriane Bautista 7.1 31 En pratique, une grille bien conçue rend la saisie plus rapide, plus claire et mieux adaptée à chaque usage.
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Doriane Bautista 11.1 33 >(% class="small" %)Cas d'usage :
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Doriane Bautista 14.1 36 >(% class="small" %)Documentation simplifiée //(table biens)// : limiter l’écran aux champs de base nécessaires pour **créer une notice minimale et cohérente** : numéro d’inventaire, type de bien, statut juridique, désignation, domaine, titre, matière, technique, dimensions, emplacement de référence, date de localisation, constat d’état initial, date du constat d’état initial, photographie. Cette grille est particulièrement utile pour** accompagner des collègues novices ou stagiaires**, en leur proposant un cadre de saisie allégé et orienté qui** facilite l’apprentissage tout en garantissant la qualité des données**.
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Doriane Bautista 14.1 40 >(% class="small" %)Prêts et expositions : //(table évènements)// : **privilégier les champs nécessaires à la planification et au suivi des évènements **: titre de l’événement, dates de début et de fin, organisme organisateur ou emprunteur, transporteurs, artistes liés, parcours thématique, transporteurs, photographie, documents.
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Doriane Bautista 14.1 42 >(% class="small" %)Campagne photo//(table photothèque)// : **concevoir une grille centrée sur les informations techniques et documentaires associées aux prises de vue** : cote, titre-légende, date de prise de vue, nom du photographe, mentions de droits et copyright, possibilité de diffusion (POP, portail institutionnel, etc.).
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Doriane Bautista 14.1 44 >(% class="small" %)Étude scientifique //(table biens)// : **concevoir une grille destinée à des collaborateurs externes** (chercheurs, restaurateurs, experts) qui viennent **enrichir les notices avec des données spécialisées**, comme les matériaux, les techniques de fabrication, les noms scientifiques, les analyses comparatives, la bibliographie, ainsi que les représentations et décors.
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Doriane Bautista 24.1 47 == Dans quelle table créer des grilles de saisie ? ==
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49 Les grilles de saisie personnalisées peuvent être créées dans la plupart des tables de Flora. Elles concernent :
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51 * **Archives** : Unités d’archives, Versements.
52 * **Bibliothèque** : Catalogue, Autorités UNIMARC.
53 * **Musée** : Biens et Ensembles, Colis, Collections, Autres documents, Entrées, Événements, Matériels, Personnes, Photos, Vidéos-Sons.
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Doriane Bautista 18.1 57 Bonnes pratiques :
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Doriane Bautista 19.1 59 * Toujours travailler avec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//) pour créer ou modifier des grilles. Ainsi, elles sont rattachées à l’institution et restent visibles et modifiables par tous les administrateurs, même en cas de changement de personnel.
Doriane Bautista 17.1 60 * Toujours conserver une **grille complète** par table, accessible aux administrateurs, pour garder l’accès à tous les champs.
61 * **Documenter clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
62 * **Tester chaque nouvelle grille** avec un utilisateur du profil concerné avant de la diffuser plus largement.
63 * **Limiter le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
64 * Faire évoluer vos grilles au fil du temps : il est toujours possible **d’ajouter ou de retirer des champs** selon l’évolution des pratiques.
Doriane Bautista 5.1 65 )))
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Doriane Bautista 25.1 67 = Créer une grille de saisie =
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Doriane Bautista 27.1 69 == Préparer un modèle de saisie rapide ==
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Doriane Bautista 26.1 71 Un modèle de saisie rapide fonctionne comme un **réservoir de champs** : il regroupe ceux que vous souhaitez voir apparaître dans la future grille.
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Doriane Bautista 28.1 73 1. **Connectez-vous** avec le compte administrateur générique (ex. //adminfonc//).
Doriane Bautista 27.1 74 1. Accédez à la table concernée puis** créez une nouvelle notice.**
Doriane Bautista 26.1 75 1. **Choisissez la grille de saisie de référence**. En général, sélectionnez la **grille complète** afin de disposer de l’ensemble des champs possibles.
76 1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône[[image:1754557965715-163.png]] en bas à gauche.
Doriane Bautista 27.1 77 1. Nommez le modèle de saisie rapide et enregistrez-le  [[image:1754557909695-525.png]]
Doriane Bautista 26.1 78 1. **Sélectionnez les champs** à mémoriser (clic sur les étoiles) [[image:1757940991758-173.png]]
79 1. **Enregistrez le modèle de saisie rapide **en cliquant sur l'icône [[image:1754557915659-743.png]] et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1754558217657-486.png]]
80 1. **Annulez la saisie** afin de ne pas créer de fiche inutile.
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Doriane Bautista 28.1 82 (% class="box successmessage" %)
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Doriane Bautista 29.1 84 **Bonnes pratiques : **
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86 Vous pouvez **pré-paramétrer des champs à liste contrôlée avec des valeurs par défaut**. Pour cela :
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88 * choisissez d’abord un terme dans la liste (ex. Statut juridique = Propriété publique)
89 * cliquez ensuite sur l’étoile pour mémoriser le champ avec ce terme.
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Doriane Bautista 26.1 92 [[//Ex. table des biens : créer une notice//>>image:1757941162233-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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Doriane Bautista 26.1 95 [[//Choix de la grille de saisie **Complète**//>>image:1757941197364-969.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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Doriane Bautista 26.1 98 [[//Activer la barre de saisie rapide//>>image:1757941242059-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Doriane Bautista 23.1 99
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Doriane Bautista 26.1 101 [[//Remplir et sélectionner les champs à mémoriser//>>image:1757941261207-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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104 [[//Enregistrer et fermer le modèle de saisie rapide//>>image:1757941452035-618.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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106
107 [[//Annuler le saisie//>>image:1757941538116-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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110 [[//Message de confirmation annuler la saisie//>>image:1757941590456-896.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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Doriane Bautista 29.1 113 == Créer la grille et paramétrer ses champs ==
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Doriane Bautista 29.1 115 Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée à partir de celui-ci et configurer les champs qu’elle contiendra.
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Doriane Bautista 29.1 117 1. (((
118 **Accédez au menu** **Administrer > Données > Édition de grilles**.
Doriane Bautista 26.1 119
Doriane Bautista 29.1 120 * Sélectionnez la **source de données** (ex. //Musée// ou //Bibliothèque//).
121 * Choisissez ensuite la **table cible**.
122 )))
123 1. **Cliquez sur le bouton Créer, situé en bas à droite.**
124 1. **Nommez la nouvelle grille** et sélectionnez le **scénario standard de référence** (en général, la **Grille complète**).
125 1. **Associez le modèle de saisie rapide** préparé à l’étape 1.
126 1. (((
127 **Ajoutez les champs** de votre modèle :
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Doriane Bautista 29.1 129 * Cliquez sur **Ajouter tous les champs** pour aller plus vite, ou
130 * **Sélectionnez-les un par un** si nécessaire.
131 )))
132 1. **Configurez les champs** : cochez les champs obligatoires ou important et paramétrez les champs à liste si besoin (éditables ou non éditables).
133 1. **Sauvegardez la grille** pour finaliser la création.
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Doriane Bautista 5.1 142 )))|(% style="width:300px" %)(((
143 (% class="box" %)
144 (((
145 **Sommaire**
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147 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
Doriane Bautista 5.1 148 )))
149
150 (% class="box" %)
151 (((
152 **Aller plus loin**
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Doriane Bautista 21.1 154 * [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
Doriane Bautista 5.1 155 )))
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157 (% class="box" %)
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159 **Icônes principales**
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Doriane Bautista 4.1 179 Ce modèle de saisie est ensuite appelé dans le menu des **Editions de scénarios** afin de saisir un nouveau scénario.
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181 [[image:1744032578836-556.png]]
182
183 //La saisie du nouveau scénario s’appuie sur le modèle de saisie créé au préalable.//
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185 Les champs du modèle sont ainsi éligibles dans le nouveau scénario.
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187 [[image:1744032650325-591.png]]
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189 //L’utilisateur sélectionne parmi les champs proposés par le modèle//
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191 Le scénario ainsi créé doit être autorisé dans la gestion des rôles.
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193 [[image:1744032706632-723.png]]
194
195 //Le scénario est attribué à un profil de saisie//
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admin admin 1.1 200
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