Créer et gérer les grilles de saisie personnalisées

Version 17.1 par Doriane Bautista le 2025/09/15 14:21

Version 4.2 et ultérieures

Dans Flora, les grilles de saisie définissent quels champs sont visibles et modifiables lors de la création ou de l’édition d’une notice. Elles peuvent être :

standard, fournies et mises à jour par Flora ;
personnalisées, créées directement par l’institution et stockées dans la base de données.

Les grilles personnalisées sont préservées lors des montées de version et apparaissent exactement comme les grilles standard du point de vue des utilisateurs.

Pour l’administrateur, elles constituent un outil essentiel : il est possible de créer, modifier ou supprimer des grilles adaptées aux besoins locaux sans modifier les fichiers livrés par défaut.

Pourquoi créer et gérer des grilles de saisie personnalisées dans Flora ?

Les grilles de saisie livrées en standard par Flora sont pensées pour couvrir un maximum de situations. Elles comportent donc un grand nombre de champs, dont certains ne sont pas utilisés par toutes les institutions.

La personnalisation permet d’alléger ces écrans et de les adapter aux pratiques locales, tout en conservant la richesse des grilles complètes pour les administrateurs.

Concrètement, créer des grilles sur mesure offre plusieurs bénéfices :

Simplifier les écrans de saisie en masquant les champs superflus.
Adapter l’interface aux profils métiers (régie, documentation, conservation, recherche).
Faciliter la formation et l’intégration des nouveaux utilisateurs.
Garantir la cohérence documentaire en imposant le remplissage de champs essentiels pour l’institution (cf. charte de saisie).
Accélérer les tâches récurrentes grâce à des écrans ciblés et optimisés.

En pratique, une grille bien conçue rend la saisie plus rapide, plus claire et mieux adaptée à chaque usage.

Cas d'usage :

Documentation simplifiée (table biens) : limiter l’écran aux champs de base nécessaires pour créer une notice minimale et cohérente : numéro d’inventaire, type de bien, statut juridique, désignation, domaine, titre, matière, technique, dimensions, emplacement de référence, date de localisation, constat d’état initial, date du constat d’état initial, photographie. Cette grille est particulièrement utile pour accompagner des collègues novices ou stagiaires, en leur proposant un cadre de saisie allégé et orienté qui facilite l’apprentissage tout en garantissant la qualité des données.

Prêts et expositions : (table évènements) : privilégier les champs nécessaires à la planification et au suivi des évènements : titre de l’événement, dates de début et de fin, organisme organisateur ou emprunteur, transporteurs, artistes liés, parcours thématique, transporteurs, photographie, documents.

Campagne photo(table photothèque) : concevoir une grille centrée sur les informations techniques et documentaires associées aux prises de vue : cote, titre-légende, date de prise de vue, nom du photographe, mentions de droits et copyright, possibilité de diffusion (POP, portail institutionnel, etc.).

Étude scientifique (table biens) : concevoir une grille destinée à des collaborateurs externes (chercheurs, restaurateurs, experts) qui viennent enrichir les notices avec des données spécialisées, comme les matériaux, les techniques de fabrication, les noms scientifiques, les analyses comparatives, la bibliographie, ainsi que les représentations et décors.

Où peut-on créer des grilles de saisie ?

Les grilles de saisie personnalisées peuvent être créées dans la plupart des tables de Flora. Elles concernent :

Archives : Unités d’archives, Versements.
Bibliothèque : Catalogue, Autorités UNIMARC.
Musée : Biens et Ensembles, Colis, Collections, Autres documents, Entrées, Événements, Matériels, Personnes, Photos, Vidéos-Sons.

Bonnes pratiques :

Toujours travailler avec un compte administrateur générique (ex. adminfonc) pour créer ou modifier des grilles.
Toujours conserver une grille complète par table, accessible aux administrateurs, pour garder l’accès à tous les champs.
Documenter clairement le nom de vos grilles (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
Tester chaque nouvelle grille avec un utilisateur du profil concerné avant de la diffuser plus largement.
Limiter le nombre de grilles par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
Faire évoluer vos grilles au fil du temps : il est toujours possible d’ajouter ou de retirer des champs selon l’évolution des pratiques.

Sommaire

Aller plus loin

Icônes principales

Voir la documentation complète sur les grilles de saisie et le pas à pas en cliquant sur ce lien.

Flora propose un outil permettant, à tout utilisateur, de créer un scénario de saisie personnalisé sans utiliser de fichier de configuration XML, uniquement via l'interface Web.

Lorsque l'on crée une nouvelle grille de saisie, il faut utiliser un compte utilisateur générique (tel que adminfonc), pour que celle-ci puisse être utilisée de tous les administrateurs.

Lors de la création du modèle de saisie (partir d’un scénario très complet comme Gille complète par exemple), l’administrateur sélectionne les champs qui seront proposés lors de la création du nouveau scénario.

Cf le pas à pas dans le lien ci-inclus.

Créer un modèle de saisie

Ce modèle de saisie est ensuite appelé dans le menu des Editions de scénarios afin de saisir un nouveau scénario.

La saisie du nouveau scénario s’appuie sur le modèle de saisie créé au préalable.

Les champs du modèle sont ainsi éligibles dans le nouveau scénario.

L’utilisateur sélectionne parmi les champs proposés par le modèle

Le scénario ainsi créé doit être autorisé dans la gestion des rôles.

Le scénario est attribué à un profil de saisie