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Optimiser votre usage de Flora

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/29 15:52

Pour tirer pleinement parti de Flora et travailler efficacement au quotidien, quelques habitudes simples peuvent faire la différence. Cette page vous propose des recommandations essentielles pour structurer vos usages et faciliter le travail collaboratif.

Vous y découvrirez comment :

  • Élaborer une charte de saisie pour garantir une documentation homogène,
  • Utiliser ce Wiki comme outil de référence et d’auto-formation,
  • Profiter des supports de formation à votre disposition,
  • Consulter le glossaire intégré pour mieux comprendre les termes techniques ou documentaires,
  • Et bien d’autres astuces pour une utilisation optimale de l’interface.

 

Élaborer une charte de saisie

Rédiger une charte de saisie, c’est poser un cadre commun à tous les contributeurs d’une base documentaire.

Ce document permet de :

  • Clarifier les choix de saisie : quels champs sont obligatoires ? quels formats utiliser ? quelles sources privilégier ?
  • Limiter les erreurs ou les incohérences dès la saisie, plutôt que de devoir les corriger a posteriori.
  • Assurer la qualité et la fiabilité des données, essentielles pour la recherche, l’inventaire, la valorisation ou la diffusion en ligne.
  • Pérenniser les bonnes pratiques malgré les changements d’équipe ou les nouveaux arrivants.

Autrement dit, élaborer une charte, c’est investir dans la qualité documentaire à long terme.

Utiliser ce Wiki comme outil de référence et d’auto-formation

Le Wiki Flora est conçu comme un guide d’accompagnement au quotidien. Il centralise des contenus utiles, régulièrement mis à jour, pour vous aider à :

  • Retrouver rapidement des explications sur les fonctionnalités de Flora,
  • Revoir les procédures étape par étape avec des exemples concrets,
  • Accéder à des ressources métiers adaptées à votre profil (musée, bibliothèque, archives...).

Consulter régulièrement ce Wiki, c’est gagner en autonomie, approfondir vos connaissances, et rester à jour sur les évolutions de l’outil.

Profiter des supports de formation à votre disposition

Les supports de formation remis lors de la formation initiale constituent une base précieuse pour bien démarrer avec Flora. Ils sont adaptés à votre profil métier et restent accessibles à tout moment pour revoir les points essentiels.

Ces ressources vous permettent de :

  • Consolider les acquis après la formation,
  • Approfondir certaines fonctionnalités à votre rythme,
  • Gagner en autonomie dans l’utilisation quotidienne de Flora,
  • Trouver rapidement des réponses sans avoir à solliciter de l’aide.

Conservez-les à portée de main, et complétez-les avec les contenus du Wiki en cas de besoin.

Consulter le glossaire documentaire et technique

Ce glossaire est accessible à tous les utilisateurs Flora. Il vous aide à mieux comprendre les termes spécifiques utilisés dans la gestion informatisée des collections.

Listes d’autorités & thésaurus

Les langages documentaires normalisés sont utilisés pour l’indexation et la recherche dans Flora. Ils garantissent une saisie cohérente et facilitent l’accès à l’information.

  • Autorités : listes évolutives de termes normalisés décrivant des notions transversales (ex. : auteur, lieu, période, emplacement...).
    Elles permettent d’unifier la saisie même en cas de variantes (ex. : Paris ≠ Ville de Paris).
  • Thésaurus : listes hiérarchisées et structurées de concepts spécifiques à un domaine (ex. : arts, archéologie, sciences…).
    Chaque terme y est relié à des termes plus génériques, spécifiques ou associés.

Indexation

L’indexation est une méthode de structuration des données qui organise l’information de façon logique et cohérente, afin de faciliter la recherche.

Elle s’appuie sur des termes normalisés (auteurs, lieux, périodes, types d’objet...) pour classer les contenus et les rendre facilement retrouvables.

  • Index : liste générée automatiquement à partir des valeurs saisies dans un champ.
    Elle sert de base à la recherche, à l’autocomplétion et à la navigation dans les données.

Troncature

La troncature est un symbole (souvent * ou %) utilisé pour remplacer une ou plusieurs lettres dans un mot, afin d’élargir une recherche.

Elle permet de retrouver toutes les variantes d’un même radical.

Ex. : arch* retrouve archéologie, architecte, archives…

Autocomplétion

Cette fonction de saisie assistée propose automatiquement des termes déjà enregistrés dans la base, au fur et à mesure de la frappe.

Elle permet de gagner du temps, d’éviter les erreurs de frappe et d’assurer l’usage de termes normalisés (ex. : autorités, thésaurus…).

Bon à savoir : les suggestions dépendent du champ utilisé et du type d’index associé.

Opérateurs booléens

Ce sont des connecteurs logiques utilisés pour combiner plusieurs critères dans une recherche, afin d’en affiner ou d’en élargir les résultats.

  • ET : affiche les résultats contenant toutes les conditions.

Ex. : peinture ET 19e → uniquement les peintures du XIXe siècle.

  • OU : affiche les résultats contenant au moins une des conditions.

dessin OU gravure → tous les dessins et toutes les gravures.

  • SAUF : exclut une condition des résultats.

Ex. : sculpture SAUF bronze → toutes les sculptures sauf celles en bronze.

Opérateurs de comparaison

Les opérateurs de comparaison permettent de filtrer les résultats au sein d’un même champ, en fonction d’une valeur numérique, alphabétique ou chronologique.

Ils sont particulièrement utiles pour cibler :

  • des plages de dates (ex. : œuvres postérieures à 1950),
  • des valeurs numériques (ex. : poids, dimensions, numéro d’inventaire),
  • ou des termes.

Autopostage

L’autopostage est un mécanisme d’indexation automatique qui complète la saisie ou la recherche avec des termes liés hiérarchiquement.

Il fonctionne selon deux logiques :

  • Vers un terme plus générique (niveau supérieur) : automatiquement proposé lors de la saisie ou de la recherche,
  • Vers un terme plus spécifique (niveau inférieur) : proposé uniquement lors de la recherche, pour élargir les résultats.

UNIMARC (UNIversal MARC)

UNIMARC est un format international normalisé utilisé pour le catalogage et l’échange de données bibliographiques entre institutions (bibliothèques, centres de documentation...).

Il permet de structurer les notices selon des règles communes, facilitant l’interopérabilité entre systèmes documentaires.

Flora prend en charge UNIMARC dans le cadre de la gestion des fonds bibliographiques et des exports/imports normalisés.

Table

Une table est la structure de base d’une base de données. Elle regroupe les champs (colonnes) et les données saisies (lignes).
Dans Flora, toutes les informations sont enregistrées dans des tables : sans elles, aucune donnée ne peut être stockée ni consultée.

ARK (Archival Resource Key)

L’ARK est un identifiant unique et pérenne attribué à un objet physique, numérique ou immatériel.
Il permet d’assurer sa traçabilité dans le temps et de garantir un lien stable, même en cas de changement de système ou de diffusion en ligne.

API (Application Programming Interface)

Une API est une interface de communication qui permet à deux applications d’échanger des données ou des fonctionnalités.
Dans Flora, les API peuvent être utilisées pour interagir avec d’autres systèmes (site web, portail documentaire, ...).

SSO (Single Sign-On)

Le SSO est un système d’authentification unique : un seul identifiant et mot de passe permet de se connecter à plusieurs services sans devoir se reconnecter à chaque fois.
Ce mécanisme facilite l’accès à Flora tout en renforçant la sécurité.

Vider régulièrement le cache de son navigateur

Le cache du navigateur est un espace de stockage temporaire qui enregistre certains éléments des pages web (images, fichiers, scripts…).
Son objectif est d’accélérer le chargement des sites lors de visites ultérieures.

Mais à la longue, ce cache peut provoquer des dysfonctionnements, notamment :

  • des problèmes d’affichage ou de mise en page,
  • une prise en compte incomplète des mises à jour de Flora,
  • des bugs visuels ou techniques dans l’interface.

Pour garantir un fonctionnement optimal de Flora, il est recommandé de vider régulièrement le cache de votre navigateur, après avoir quitté Flora en utilisant le bouton “Quitter” prévu dans la barre de menus. Fermer simplement l’onglet ou le navigateur peut entraîner des erreurs à la reconnexion.

La méthode varie selon le navigateur utilisé (Chrome, Firefox…). Consultez l’aide en ligne de votre navigateur ou demandez à votre service informatique si besoin.